10 modelli gratuiti di spettacolo in Excel e ClickUp
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10 modelli gratuiti di spettacolo in Excel e ClickUp

La pianificazione di un evento richiede un notevole investimento di tempo ed energia, in quanto bisogna destreggiarsi tra numerose scadenze, rincorrere fornitori e aziende e affrontare l'incertezza e i cambiamenti dell'ultimo minuto del giorno dell'evento.

Gli strumenti giusti possono aiutarvi a rispettare i tempi. Cosa succederebbe se poteste delineare tutte le tappe fondamentali, i dettagli e le consegne in una tabella di marcia per il vostro evento, dalla riunione iniziale di pianificazione fino alla pulizia post-evento?

Un modello di presentazione può fare esattamente questo! Abbiamo raccolto questo elenco di modelli di presentazione gratuiti, pronti all'uso, che faranno sì che il vostro prossimo evento si svolga senza intoppi, sia per i padroni di casa che per gli ospiti.

Che cos'è un modello di presentazione?

Un modello di presentazione può essere la spina dorsale della pianificazione di un evento. È un programma che delinea l'evento dall'inizio alla fine e copre le caratteristiche, i partecipanti e i dati dell'evento in modo esauriente. L'obiettivo è fornire un flusso continuo durante l'evento e garantire che ci si occupi di ogni elemento importante.

Per gli eventi in presenza, le informazioni possono includere la sede, la posizione, la disposizione dei posti a sedere, i punti di accesso e altro ancora. Per un evento virtuale, le informazioni possono includere la piattaforma digitale, le istruzioni di accesso e i requisiti tecnici.

I modelli di esecuzione dello spettacolo possono essere semplici fogli di calcolo in Microsoft Excel o Google Sheets o complessi flussi di lavoro in software dedicati.

Cosa rende un buon modello di Run of Show?

Un buon modello di run of show è più di un semplice programma: è un documento dinamico che si adatta alle esigenze del team dell'evento. Nel valutare le opzioni disponibili, ecco alcune caratteristiche chiave da ricercare in un modello di sfilata:

  • Struttura chiara: Il modello deve descrivere in dettaglio l'intero evento. Deve essere strutturato in modo tale da consentire al team dell'evento di annotare facilmente i dettagli cruciali lungo il percorso
  • **Un modello di run of show può garantire che l'evento si svolga senza intoppi, fornendo un itinerario dettagliato, comprese le responsabilità di ciascun membro del team
  • Flessibilità: Gli eventi sono dinamici e in continuo cambiamento. Un modello di presentazione deve essere abbastanza flessibile da adattarsi ai piani modificati
  • **Se un evento ha più relatori, una timeline dettagliata aiuterà il team di produzione a rispettare i tempi e gli argomenti, aiutando l'evento a procedere senza intoppi
  • Collaborazione con il team: I modelli di esecuzione dello spettacolo devono allineare i membri del team e consentire la collaborazione, diminuendo lo stress e riducendo la confusione
  • **Valutazione dei rischi: il successo dell'evento si basa molto sulla pianificazione degli imprevisti. Un modello di run-of-show deve fornire valutazioni del rischio che consentano di affrontare i problemi prima che si verifichino
  • **Elementi visivi, come la codifica dei colori, possono aiutare i pianificatori di eventi a comprendere il loro documento di run-of-show a colpo d'occhio
  • **Accesso ai partecipanti: un modello che fornisca anche una versione semplificata dell'agenda dell'evento aiuterà a informare i partecipanti e gli altri partecipanti sull'itinerario

**Per saperne di più

**Eventi di ClickUp_

**Per aiutarvi a pianificare eventi virtuali e di persona!

10 modelli di presentazione da usare nel 2024

Quando confermate il vostro prossimo evento, provate uno di questi modelli per pianificare e programmare i dettagli e renderlo la migliore esperienza possibile.

1. Modello di presentazione ClickUp

Schermata di ClickUp Run of Show possibile per i locali

Il modello Run of Show di ClickUp garantisce il funzionamento perfetto del vostro evento

Per gestire un evento senza intoppi, è necessario un modello che copra tutte le basi. Il Modello ClickUp per la gestione dello spettacolo fa proprio questo. Questo modello di livello intermedio aiuta a organizzare gli eventi e a non dimenticare alcun dettaglio. Permette di programmare i compiti, assegnarli ai team giusti e seguirne i progressi.

È possibile delineare le informazioni sull'evento in una timeline di facile lettura. Dettagli come i compiti dei fornitori, la logistica dei materiali e i ruoli e le responsabilità del personale aiutano a mantenere l'evento in orario. Questo modello è un documento ricco di dettagli, con spazio per i moduli dei team, la gestione del tempo, le attività di sensibilizzazione e altro ancora.

Grazie a questo modello di gestione dello spettacolo, potrete massimizzare il successo del vostro evento. Potrete essere al passo con i cambiamenti delle condizioni modificando facilmente la timeline. Le funzioni di comunicazione consentono al personale e ai fornitori di sincronizzarsi, assicurando che tutto vada secondo i piani e che tutte le parti siano pronte per la giornata. Funzioni per il monitoraggio delle spese e gestione dei budget di progetto mantenere le parti interessate soddisfatte. Scarica questo modello

2. Modello di pianificazione eventi ClickUp

Modello di pianificazione dell'evento ClickUp

Il modello di pianificazione eventi di ClickUp semplifica le attività di gestione degli eventi

Pianificare un evento di successo significa organizzare i dettagli in modo efficiente. Il Modello di pianificazione eventi ClickUp vi fornisce gli strumenti per farlo.

Questo modello è una pietra miliare per gli organizzatori di eventi. Aiuta a tenere traccia della ricerca della location, delle informazioni sulla sede, dei budget, delle offerte, degli elenchi degli ospiti e delle presenze. È possibile pianificare e visualizzare tutto ciò che riguarda l'evento. Dispone di strumenti di collaborazione per allineare il team e fornisce le risorse necessarie per realizzare un evento nei tempi e nei costi previsti. Modelli di pianificazione degli eventi dovrebbero offrire una varietà di visualizzazioni, e questo modello offre una visualizzazione a elenco per organizzare il processo di pianificazione dell'evento, una visualizzazione a tabellone per visualizzare le priorità e i flussi di lavoro e una visualizzazione a calendario per gestire le tempistiche dell'evento. Con elenchi pre-salvati per le attività, le strutture, i compiti pre-evento e la fatturazione, il modello di pianificazione eventi di ClickUp vi aiuta a organizzare un grande evento. Scarica questo modello

3. Modello di Brief per evento ClickUp

Schermata ClickUp Event Brief

Il modello Event Brief di ClickUp suddivide il programma di produzione dell'evento in un documento organizzato

Un event planner spesso si affida a un brief completo per organizzare i dettagli dell'evento. Il Modello di brief per eventi ClickUp permette di fare proprio questo.

Questo modello, adatto ai principianti, vi aiuterà a organizzare gli eventi senza la complessità di altri modelli. Pur essendo più semplice, consente di tenere traccia di dettagli importanti, dal budget iniziale all'esecuzione finale. Delinea obiettivi chiari per l'evento e consente di ricevere input dalle parti interessate, in modo da creare una strategia organizzata e collaborativa per il successo dell'evento. Concentrandosi su collaborazione di squadra aiuta a riunire tutti per garantire la copertura di tutti i dettagli.

I contatti del team dell'evento sono organizzati con campi personalizzati per categorizzare e gestire i dettagli dell'evento e viste personalizzate per adattare il flusso di lavoro alle vostre preferenze ed esigenze. Grazie alla modifica in tempo reale e alla ricca formattazione, questi documenti possono organizzare la giornata e gestire le tempistiche dell'evento. Scarica questo modello

4. Modello di gestione eventi ClickUp

Il modello di gestione degli eventi di ClickUp vi aiuta ad acquisire i dettagli fondamentali del foglio di esecuzione in un'unica posizione

Una gestione efficace dell'evento può aiutare il vostro evento a svolgersi in modo puntuale. Il Modello di gestione eventi ClickUp organizza le informazioni necessarie per una gestione impeccabile.

Questo modello vi aiuta a seguire l'intero evento, pianificando meticolosamente ogni dettaglio. Potrete mantenere il vostro team organizzato e in linea con i vostri compiti con utilizzo delle risorse e la gestione del tempo. Il personale dell'evento conoscerà le proprie responsabilità individuali e i fornitori e i partecipanti comprenderanno la tempistica. Il modello crea un ambiente privo di stress per i team interni e di produzione, in modo che gli ospiti e i partecipanti possano godersi l'evento.

Il modello suddivide il processo in diverse fasi. Si stabiliscono alcuni punti iniziali e obiettivi poi create una tabella di marcia che illustri nel dettaglio ogni attività, come la definizione del budget e la creazione di un team. Il passo successivo è la promozione dell'evento, con un piano di marketing. In seguito, potrete monitorare i progressi prima dell'evento e apportare eventuali modifiche dell'ultimo minuto. Scarica questo modello

5. Modello di gestione del programma ClickUp

Gantt del progetto di gestione del programma ClickUp

Il modello di gestione del programma di ClickUp ha tutto ciò che serve per il successo del vostro programma!

La gestione dei programmi può essere un processo caotico. Disporre di un piano può essere d'aiuto nel caso in cui sia necessario adattare la propria strategia. Il Modello di gestione del programma ClickUp fornisce l'aiuto necessario per mantenere il vostro programma sulla strada del successo.

Questo modello è in grado di gestire programmi complessi con più componenti e parti interessate. Gli stati personalizzati possono creare attività che consentono di monitorare facilmente i progressi del programma, mentre i campi personalizzati aiutano a coordinare e visualizzare il progetto.

Con questo modello, è possibile organizzare il proprio approccio e risparmiare tempo snellendo i processi ed eliminando l'inserimento manuale dei dati. Monitoraggio dell'avanzamento del progetto sarà più facile e potrete tenere traccia di ogni membro del team. Seguendo attentamente il modello e utilizzando la funzionalità di reporting di ClickUp, potrete aggiornare i principali stakeholder e mantenere il progetto in linea con i tempi. Il vostro team può anche commentare all'interno del modello, rendendo più facile per loro fornire un feedback vitale. Scarica questo modello

6. Modello di lista di controllo per organizzatori di eventi ClickUp

Lista di controllo per organizzatori di eventi ClickUp

Il modello di lista di controllo per organizzatori di eventi di ClickUp rende la pianificazione dell'evento un gioco da ragazzi

Gli organizzatori di eventi hanno molte cose da tenere sotto controllo. Il Modello di lista di controllo per organizzatori di eventi ClickUp rende il vostro lavoro un po' più facile. È una lista di controllo affidabile che vi aiuterà a ricordare ogni compito essenziale per il vostro prossimo evento. L'approccio strutturato elimina lo stress, concentra i membri del team e aiuta il vostro evento a svolgersi senza intoppi.

Questo modello può aiutarvi a stabilire le priorità dei compiti, a monitorare i progressi in tempo reale e a condividere con i membri del team i dettagli che cambiano. Creazione di un elenco di partecipanti e fornitori informerà il vostro team sui partecipanti più importanti dell'evento.

Il modello vi guiderà attraverso tutte le fasi dell'evento, compresa la pianificazione iniziale, la definizione della data e del luogo, la pulizia dopo l'evento e l'invio del personale a casa. Seguendo l'approccio graduale del modello, potrete facilmente tenere conto di tutti i dettagli che contano. Scarica questo modello

7. Modello di evento aziendale ClickUp

Modello di evento aziendale ClickUp

Il modello di evento aziendale ClickUp consente a team e fornitori di essere sempre sulla stessa lunghezza d'onda durante l'intero processo

Gli eventi aziendali possono essere stressanti e gli organizzatori possono sentirsi sotto esame. Il Modello di evento aziendale ClickUp possono favorire un risultato positivo, creare fiducia e garantire il corretto svolgimento dell'evento.

Il modello aiuterà a mantenere alto il morale dei dipendenti, compresi gli organizzatori dell'evento, nel momento in cui fissano la data, iniziano a pianificare e riuniscono il personale per l'evento. È possibile creare rapidamente piani personalizzati per l'evento, delegare compiti, assegnare ruoli e tenere traccia delle aspettative, garantendo un evento senza problemi.

Il modello utilizza diversi elementi per fornire un quadro completo. La guida rapida organizza i pensieri iniziali mentre si apprende il funzionamento del modello. Gli stati personalizzati aiutano a creare attività adatte al flusso di lavoro aziendale. I solidi strumenti di gestione dei progetti di ClickUp consentono agli organizzatori di eventi di monitorare le tappe del progetto e fornire ai membri del personale responsabilità chiare e un calendario dei compiti assegnati. Scarica questo modello

8. Modello di pianificazione di un evento di grandi dimensioni ClickUp

ClickUp Modello di pianificazione di un evento di grandi dimensioni

Il modello per la pianificazione di eventi di grandi dimensioni di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a gestire e seguire i progressi di eventi di grandi dimensioni

Gli eventi di grandi dimensioni generano liste di cose da fare ancora più lunghe. Quando avete bisogno di un quadro strutturato per organizzare e gestire il vostro prossimo evento, rivolgetevi a ClickUp Modello di pianificazione per grandi eventi di ClickUp che dispone di strumenti per tenere traccia di ogni dettaglio e fornire a ciascuno le proprie responsabilità.

Il modello separa i compiti in sezioni più piccole, contribuendo a rendere il percorso di pianificazione più gestibile ed efficiente. Aiuta a identificare gli obiettivi, i compiti e le scadenze dell'evento e fornisce gli strumenti per tenerne traccia. Utilizzando le potenti funzioni di collaborazione di ClickUp, il modello aiuta gli organizzatori a definire le aspettative per l'evento e facilita la comunicazione tra tutti gli azionisti e i membri del team.

Dalla fase di pianificazione al completamento dell'evento, gli strumenti di gestione del progetto di ClickUp consentono agli organizzatori di assegnare compiti, fissare tappe e monitorare i progressi. Il programma, facile da seguire, assicura che tutti conoscano il proprio calendario e le proprie responsabilità. Questo modello garantisce la migliore esperienza possibile per il vostro pubblico. Scarica questo modello

9. Template Hopin Run of Show

Schermata del modello di Excel per l'esecuzione dello spettacolo di HopinEvents

Via Hopin

Il prossimo è un modello gratuito di Run of Show di Hopin che può aiutare il vostro prossimo spettacolo dal vivo a scorrere senza problemi dall'inizio alla fine. Fornisce un documento centralizzato che contiene le informazioni chiave sull'evento, rendendolo uno strumento fondamentale per mantenere lo spettacolo in orario. Grazie a questo documento, i membri del team saranno ben informati e conosceranno i loro ruoli e le loro responsabilità fin dall'inizio.

Il modello personalizzabile può fornire ai team di produzione i dettagli necessari per organizzare, programmare e monitorare gli eventi dal vivo. L'agenda strutturata definisce in modo semplice le tempistiche dell'evento, rendendo la itinerario chiaro e di facile comprensione.

Il modello Hopin run of show è disponibile per il download immediato ed è adatto per eventi dal vivo, virtuali o ibridi. Scarica questo modello

10. SpotMe Modello di presentazione dell'evento definitivo

esempio di utilizzo del modello di esecuzione dello spettacolo di SpotMe

Tramite SpotMe

L'ultimo modello gratuito di presentazione del nostro elenco proviene da SpotMe. L'Ultimate Event Run of Show Template di SpotMe calma i nervi prima dell'evento. Delinea il chi, il cosa, il quando, il dove e il come di ogni aspetto del vostro prossimo evento, rendendo facile l'organizzazione e la mappatura di ogni dettaglio in modo logico.

Il modello fornisce un esempio che dimostra come il vostro team possa utilizzarlo. Alcune delle più importanti aziende del settore life science e delle grandi società presenti nell'elenco Fortune 500 utilizzano questo modello, e alcune hanno persino contribuito a crearlo. Grazie a questo modello, queste aziende hanno organizzato oltre 12.000 eventi di persona, virtuali e ibridi. Ora potete creare facilmente una timeline dettagliata per lanciare il vostro prossimo evento. Scaricate questo modello

Eleva la tua pianificazione di eventi con i modelli ClickUps

Nel mondo della pianificazione degli eventi, avere gli strumenti giusti può cambiare le carte in tavola e, nel 2024, il modello Run of Show di ClickUp è la scelta migliore. Questo modello versatile offre una soluzione completa per garantire che i vostri eventi si svolgano come un orologio.

Il modello di ClickUp offre numerose funzioni, dalla programmazione delle attività al monitoraggio dei progressi, fino alla gestione delle spese e dei budget di progetto. La sua struttura chiara, gli ordini del giorno dettagliati e la sua flessibilità lo rendono una risorsa preziosa per i pianificatori di eventi. Grazie agli aiuti visivi e all'accesso facilitato per i partecipanti, semplifica il processo di pianificazione e mantiene tutti allineati.

Scegliendo i modelli ClickUp, decidete di massimizzare il successo dei vostri eventi. Potrete adattarvi facilmente a condizioni mutevoli, facilitare la collaborazione tra i team e rimanere un passo avanti rispetto a sfide inaspettate. Rendete la pianificazione dei vostri eventi più semplice ed efficiente. Iniziate oggi stesso con ClickUp !