Postingan Reddit ini merangkum pola yang hampir setiap manajer proyek pernah lihat: kesenjangan antara seberapa teliti kita merencanakan dan seberapa santai kita mengukur apa yang sebenarnya terjadi.
Kami merancang rencana yang kokoh, meramalkan setiap tonggak pencapaian, dan menyatakan kickoff sebagai kesuksesan. Kemudian eksekusi dimulai, dan pelacakan tersisihkan ke latar belakang, tersembunyi dalam spreadsheet atau terlupakan dalam pembaruan. Namun, celah antara ekspektasi dan kenyataan itulah tempat wawasan paling berharga berada.
Dalam posting blog ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara tepat untuk melacak perbandingan antara upaya yang direncanakan dan yang sebenarnya, serta mengidentifikasi di mana perkiraan melenceng. Anda juga akan melihat bagaimana ClickUp membantu Anda mencatat upaya yang sebenarnya dan mengubah wawasan menjadi perencanaan yang lebih cerdas.
Ayo mulai! 💪
Apa Itu Perbedaan Antara Upaya yang Direncanakan dan yang Sebenarnya?
Perbedaan antara upaya yang direncanakan dan yang sebenarnya (juga dikenal sebagai analisis varian) adalah indikator kinerja yang mengukur kesesuaian antara apa yang diharapkan dilakukan dan apa yang terjadi selama pelaksanaan.
Ini mencakup dua komponen utama:
1. Upaya yang direncanakan
Yang juga dikenal sebagai 'jadwal dasar,' upaya yang direncanakan mewakili perkiraan jumlah waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas, sprint, atau proyek.
Nilai ini ditetapkan selama fase perencanaan berdasarkan faktor-faktor seperti kompleksitas, cakupan, data proyek sebelumnya, dan ketersediaan sumber daya. Nilai yang direncanakan ini berfungsi sebagai acuan untuk mengevaluasi kinerja dan memprediksi beban kerja.
2. Upaya aktual
Upaya aktual mencerminkan jumlah waktu dan upaya yang sebenarnya dihabiskan untuk menyelesaikan suatu tugas atau proyek. Hal ini mencakup seluruh proses dari awal hingga akhir, termasuk pekerjaan yang tidak direncanakan atau tambahan yang muncul selama proses berlangsung.
Hal ini mencerminkan bagaimana pekerjaan sebenarnya berlangsung di lapangan, melampaui asumsi yang dibuat selama perencanaan.
Memahami variasi upaya
Perbedaan antara upaya yang direncanakan dan upaya yang sebenarnya dikenal sebagai variasi upaya. Anda menghitungnya sebagai persentase atau perbedaan absolut untuk melihat seberapa jauh perkiraan Anda melenceng.
Perbedaan kecil menunjukkan perkiraan yang akurat dan proses yang stabil, sementara perbedaan besar mungkin menandakan perkiraan yang terlalu rendah, perluasan ruang lingkup, atau ketidakefisienan.
Perbedaan upaya secara langsung memengaruhi:
- Perencanaan kapasitas: Ketika upaya aktual secara konsisten melebihi rencana, kapasitas yang dapat digunakan tim Anda berkurang, dan mereka mulai terlalu banyak berkomitmen, kelelahan, atau tidak pernah mencapai pengiriman yang diproyeksikan.
- Keandalan jadwal: Perkiraan yang meleset dapat menyebabkan penundaan pada tonggak waktu. Jika Anda selalu merencanakan 40 tetapi mengantarkan 50, Anda akan kehilangan jam anggaran dan janji pengiriman.
- Moril tim: Tim yang terus-menerus meleset dari perkiraan merasa tertekan dan meragukan perencanaan mereka. Pelacakan selisih yang jelas memberikan umpan balik jujur dan membantu tim meningkatkan keyakinan dalam perkiraan.
🧠 Fakta Menarik: Arkeolog menemukan ribuan ostraca (pecahan tembikar yang digunakan seperti catatan tempel) di desa Deir el-Medina yang mencatat segala hal mulai dari kehadiran harian dan cuti sakit hingga kuota bahan dan penugasan tugas. Pekerja diorganisir ke dalam tim terstruktur yang disebut gangs dan phyles, masing-masing dengan hierarki kepemimpinan sendiri.
Perbedaan antara perkiraan yang direncanakan dan upaya yang sebenarnya tercatat
Berikut ini perbandingan langsung untuk membuat hal ini jelas:
| Aspek | Upaya yang direncanakan | Upaya aktual |
| Tujuan | Membimbing keputusan, mengalokasikan kapasitas, dan meramalkan pengiriman. | Mengukur apa yang sebenarnya terjadi |
| Sumber kebenaran | Rencana proyek, alat perkiraan, dan sesi perencanaan sprint | Lembar waktu, pembaruan tugas, dan sistem pelacakan perangkat lunak |
| Tingkat kepastian | Prediktif dan rentan terhadap ketidakpastian | Definitif dan didukung bukti |
| Kemampuan penyesuaian | Dapat direvisi selama perencanaan atau pada titik pemeriksaan kunci. | Tetap setelah pekerjaan selesai (catatan historis) |
| Peran dalam analisis kinerja | Berfungsi sebagai acuan untuk mengevaluasi variasi. | Berfungsi sebagai titik perbandingan untuk memvalidasi perkiraan. |
🔍 Tahukah Anda? Otak manusia menggunakan 'bias optimisme,' yang membuat kita percaya bahwa kita lebih cepat, lebih pintar, atau lebih efisien daripada kenyataannya.
Mengapa Melacak Perbedaan Antara Upaya yang Direncanakan dan yang Sebenarnya Meningkatkan Pengiriman Proyek
Begini cara pelacakan upaya meningkatkan kinerja pengiriman:
- Meningkatkan akurasi dalam perencanaan masa depan: Memberikan manajer data konkret untuk menyempurnakan model perkiraan. Seiring waktu, hal ini menghasilkan prediksi yang lebih andal, jadwal pengiriman yang realistis, dan beban kerja yang seimbang.
- Memungkinkan deteksi masalah secara proaktif: Berfungsi sebagai sinyal peringatan dini, menyoroti penyimpangan jadwal atau perkiraan yang tidak realistis sebelum berkembang menjadi kelebihan biaya proyek.
- Optimalkan penggunaan sumber daya: Menunjukkan apakah anggota tim terlalu terbebani atau kurang dimanfaatkan.
- Memperkuat akuntabilitas dan transparansi: Memperkuat rasa kepemilikan dan membangun kepercayaan mutual di dalam tim dengan memberikan visibilitas terhadap kemajuan dan tantangan proyek.
- Memungkinkan pengambilan keputusan berbasis data: Menyediakan metrik kuantitatif yang mendukung keputusan yang terinformasi. Baik saat meminta anggaran tambahan, menyesuaikan ukuran sprint, atau merevisi tenggat waktu, pemimpin dapat membenarkan perubahan menggunakan bukti empiris.
- Meningkatkan kepercayaan pemangku kepentingan: Menunjukkan kendali atas perencanaan dan pelaksanaan. Klien dan eksekutif akan lebih percaya ketika melihat pengukuran yang konsisten dan penjelasan yang rasional.
🔍 Tahukah Anda? Sebelum jam mekanik ditemukan, biarawan abad pertengahan menggunakan jam lilin: lilin dengan tanda-tanda untuk memperkirakan durasi pekerjaan.
Apa yang Menyebabkan Perbedaan Antara Upaya yang Direncanakan dan yang Sebenarnya
Memahami mengapa upaya yang direncanakan dan upaya aktual berbeda sangat penting karena, kecuali Anda mengidentifikasi penyebab dasarnya, Anda akan terus mengulangi kesalahan perkiraan yang sama. ➿
1. Perkiraan optimis (Kekeliruan perencanaan)
Tim sering kali meremehkan kompleksitas atau risiko karena mereka merencanakan berdasarkan asumsi terbaik daripada kenyataan. Penelitian psikologi menyebut ini sebagai " planning fallacy," yaitu bias kognitif umum di mana perencana meremehkan keterlambatan di masa lalu.
2. Perubahan ruang lingkup
Bahkan perubahan kecil pada persyaratan selama suatu fase dapat secara diam-diam menambah beban kerja, melebihi perkiraan awal. Perluasan ruang lingkup mencakup semua koordinasi tambahan, pekerjaan ulang, dan pengujian yang muncul akibat perubahan.
3. Ketersediaan sumber daya dan gangguan
Anggota tim sering terlibat dalam tugas tak terduga, rapat, dukungan, atau keadaan darurat. Dan setiap gangguan menambah jam kerja tak terduga.
📖 Baca Juga: Pelacakan Waktu Proyek dengan Time Doctor
4. Kompleksitas tersembunyi
Faktor-faktor yang tidak diketahui (masalah integrasi, pengaturan lingkungan, penundaan ketergantungan) sering kali baru terungkap setelah pekerjaan dimulai, yang dapat meningkatkan upaya aktual. Selain itu, persyaratan yang ambigu, tidak lengkap, atau sering berubah membuat sulit untuk memperkirakan upaya dengan andal.
5. Teknik perkiraan yang tidak dapat diandalkan
Upaya sering diperkirakan menggunakan perkiraan kasar, analogi yang tidak lengkap, atau metode yang tidak konsisten, yang menyebabkan kesalahan sistematis bahkan sebelum pekerjaan dimulai.
Tim yang memiliki manajemen waktu proyek yang buruk dan proses perkiraan yang tidak terstandarisasi cenderung secara konsisten memperkirakan terlalu rendah atau terlalu tinggi.
6. Pengalaman estimator yang terbatas
Ada kesenjangan yang jelas jika perkiraan Anda berasal dari orang-orang yang memiliki pengalaman terbatas dalam bidang, teknis, atau proyek. Ketidaktahuan tentang throughput aktual tim, alat, atau ketergantungan juga membuat perkiraan menyimpang dari kenyataan.
🧠 Fakta Menarik: Penelitian menunjukkan bahwa tim dapat meningkatkan akurasi perkiraan ketika lebih banyak orang terlibat, tetapi akurasi kembali menurun jika terlalu banyak orang yang berpartisipasi. Hal ini menjadi dasar untuk Planning Poker dalam Agile.
Metrik yang Perlu Dilacak Saat Membandingkan Upaya yang Direncanakan vs. Upaya yang Sebenarnya
Nilai sebenarnya berasal dari melacak metrik yang menjelaskan mengapa upaya menyimpang, bagaimana hal itu memengaruhi pengiriman, dan apa yang berubah di hilir, melintasi jadwal, biaya, sumber daya, dan hasil bisnis.
Mari kita uraikan metrik kunci yang perlu dilacak. ⚒️
Metrik upaya inti
Metrik kinerja ini membandingkan upaya yang direncanakan dengan upaya yang sebenarnya dilakukan. Mereka membentuk dasar untuk semua analisis variasi.
1. Selisih upaya (%)
Perbedaan upaya adalah persentase selisih antara upaya aktual dan perkiraan awal. Hal ini memudahkan untuk membandingkan akurasi di antara tugas, tim, atau proyek dengan ukuran yang berbeda.
🧮 Rumus: Selisih upaya (%) = (Upaya aktual − Upaya yang direncanakan) ÷ Upaya yang direncanakan × 100
👀 Cara menginterpretasikan:
- Nilai positif: Usaha lebih besar dari yang direncanakan (perkiraan yang terlalu rendah)
- Nilai negatif: Usaha yang lebih sedikit dari yang direncanakan (perkiraan berlebihan)
- Dekat nol: Perkiraan yang akurat
📮 ClickUp Insight: Meskipun 40% karyawan menghabiskan kurang dari satu jam per minggu untuk tugas-tugas yang tidak terlihat di tempat kerja, sebanyak 15% karyawan kehilangan 5+ jam per minggu, setara dengan 2,5 hari per bulan!
Waktu yang tampaknya tidak signifikan namun tidak terlihat ini dapat secara perlahan mengikis produktivitas Anda. ⏱️
Manfaatkan fitur Pelacakan Waktu dan Asisten AI ClickUp untuk mengetahui secara tepat di mana jam-jam yang tidak tercatat menghilang. Identifikasi ketidakefisienan, biarkan AI mengotomatisasi tugas-tugas berulang, dan dapatkan kembali waktu yang kritis!
2. Jam yang direncanakan vs. waktu yang sebenarnya dihabiskan
Metrik ini membandingkan jam yang diperkirakan dengan waktu yang dicatat untuk tugas, sprint, atau proyek. Hal ini dengan cepat mengidentifikasi celah yang disebabkan oleh gangguan, pekerjaan ulang, pertemuan, atau ruang lingkup yang tidak jelas.
Begini cara menghitungnya:
- Jam yang direncanakan: Jumlah dari perkiraan upaya
- Waktu aktual: Jumlah waktu yang dilacak atau dicatat
Kemudian, bandingkan keduanya seiring waktu atau berdasarkan jenis pekerjaan.
💡 Tips Pro: Gunakan ClickUp Timesheets untuk meninjau jam kerja yang direncanakan versus waktu aktual setelah jam kerja dikirimkan dan dikunci. Saat anggota tim mengirimkan lembar waktu mereka, entri tersebut dikunci dan dikirim untuk persetujuan, sehingga perbandingan Anda didasarkan pada data yang telah final dan dapat ditinjau.
Metrik jadwal dan waktu
Metrik-metrik ini membantu Anda menghubungkan perbedaan upaya dengan kinerja jadwal proyek, sehingga Anda dapat melihat seberapa banyak pekerjaan yang telah dilakukan dan bagaimana hal itu memengaruhi penjadwalan dan pengiriman.
3. Selisih Jadwal (SV)
Perbedaan Jadwal memberi tahu Anda apakah pekerjaan yang telah Anda selesaikan sejauh ini berada di depan atau di belakang jadwal yang direncanakan pada titik waktu tertentu. Ini merupakan bagian dari Manajemen Nilai Tercapai (EVM), metode untuk mengukur kemajuan terhadap garis dasar.
🧮 Rumus: SV = Nilai yang Diperoleh (EV) − Nilai yang Direncanakan (PV)
- Nilai Rencana (PV) adalah jumlah pekerjaan yang diharapkan telah selesai hingga saat ini, diungkapkan dalam satuan nilai (misalnya, jam atau biaya yang dianggarkan).
- Nilai yang Diperoleh (EV) adalah jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan hingga saat ini, dalam istilah nilai, berdasarkan rencana awal Anda.
👀 Cara menginterpretasikan:
- Nilai SV positif berarti lebih banyak pekerjaan yang diselesaikan daripada yang direncanakan (Anda berada di depan jadwal).
- Nilai SV negatif berarti pekerjaan yang dilakukan lebih sedikit dari yang direncanakan (Anda tertinggal).
- Zero SV berarti Anda tepat waktu.
4. Indeks Kinerja Jadwal (SPI)
SPI mengambil konsep SV dan mengubahnya menjadi rasio. Alih-alih membandingkan kemajuan yang direncanakan dan aktual, SPI menunjukkan seberapa efisien Anda mencapai kemajuan relatif terhadap rencana.
🧮 Rumus: SPI = Nilai yang Diperoleh (EV) ÷ Nilai yang Direncanakan (PV)
👀 Cara menginterpretasikan:
- SPI > 1 berarti Anda menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dari yang direncanakan (lebih awal dari jadwal).
- SPI = 1 berarti Anda sesuai jadwal
- SPI < 1 berarti Anda menyelesaikan pekerjaan lebih lambat dari yang direncanakan (terlambat dari jadwal).
5. Waktu siklus
Waktu siklus mengukur waktu aktual yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu item pekerjaan dari awal hingga selesai setelah pekerjaan dimulai. Hal ini menunjukkan seberapa cepat pekerjaan bergerak melalui alur kerja Anda. Waktu siklus yang lebih singkat biasanya berarti lebih sedikit hambatan dan pengiriman yang lebih dapat diprediksi.
Begini cara kerjanya:
- Mulai hitung waktu saat tugas berpindah ke status 'sedang berjalan' atau 'aktif'.
- Berhenti saat mencapai 'selesai' atau 'selesai'.
- Waktu antara dua titik tersebut adalah waktu siklus.
🚀 Keunggulan ClickUp: Lacak waktu siklus bersama dengan upaya, kemajuan, dan metrik pengiriman menggunakan Dashboard ClickUp.
Anda dapat menggabungkan beberapa tampilan ke dalam satu dasbor dan melihat bagaimana variasi upaya memengaruhi aliran kerja secara real-time. Hal ini membantu pemimpin mengidentifikasi pekerjaan yang terhenti, kemacetan yang muncul, atau perlambatan sebelum menjadi komitmen yang tidak terpenuhi.
6. Throughput atau kecepatan
Throughput dan velocity keduanya mengukur output, tetapi keduanya berasal dari perspektif yang sedikit berbeda:
- Throughput menghitung jumlah item pekerjaan yang diselesaikan dalam periode tertentu (misalnya, tugas per minggu), menjadikannya ukuran sederhana untuk laju pengiriman.
- Velocity adalah konsep Agile yang menggambarkan seberapa banyak pekerjaan (sering dalam bentuk story points atau satuan yang telah didefinisikan) yang dapat diselesaikan oleh tim dalam satu sprint atau iterasi. Hal ini memberikan gambaran tentang kapasitas tim seiring berjalannya waktu.
Merasa kewalahan dengan tugas-tugas? Pelajari cara sederhana dengan tujuh langkah untuk tetap mengontrol pekerjaan Anda dengan ClickUp. 👇🏼
Metrik biaya dan anggaran
Ketika upaya melebihi ekspektasi, biaya biasanya mengikuti. Metrik ini menghubungkan variasi upaya dengan dampak finansial.
1. Selisih Biaya (CV)
Perbedaan Biaya mengukur apakah nilai pekerjaan yang telah diselesaikan sebanding dengan biaya yang dikeluarkan untuknya.
🧮 Rumus: CV = Nilai yang Diperoleh (EV) – Biaya Aktual (AC)
👀 Cara menginterpretasikan:
- Positif CV: Di bawah anggaran
- Negatif CV: Melebihi anggaran
2. Indeks Kinerja Biaya (CPI)
Indeks ini mengukur seberapa efisien uang dibelanjakan relatif terhadap nilai yang dihasilkan. CPI berguna untuk memprediksi biaya akhir proyek jika tren saat ini berlanjut.
🧮 Rumus: CPI = EV/AC
👀 Cara menginterpretasikan:
- CPI > satu: Efisien biaya
- CPI = satu: Sesuai anggaran
- CPI < satu: Pengeluaran berlebihan
🧠 Fakta Menarik: Proses terstruktur dan dapat diulang dalam mengadakan sesi 'pelajaran yang dipetik ' mulai terbentuk pada tahun 1980-an, terinspirasi secara signifikan oleh model After Action Review (AAR) resmi Angkatan Darat AS.
Metrik sumber daya dan efisiensi
Metrik-metrik ini menjelaskan apakah variasi upaya disebabkan oleh ketidakseimbangan beban kerja atau masalah kapasitas.
1. Tingkat pemanfaatan sumber daya
Seberapa besar kapasitas yang tersedia sebenarnya digunakan.
🧮 Rumus: Penggunaan = Jam kerja aktual/Kapasitas tersedia x 100
👀 Cara menginterpretasikan:
- Sangat tinggi: Risiko kelelahan
- Sangat rendah: Penggunaan yang kurang optimal atau ketidakefisienan perencanaan
💡 Tips Pro: Tambahkan Tampilan Beban Kerja ClickUp ke ruang kerja Anda dan visualisasikan upaya yang dialokasikan dibandingkan dengan kapasitas yang tersedia untuk individu atau tim. Alih-alih mengandalkan persentase utilisasi saja, manajer dapat secara visual melihat kapan orang-orang terlalu terbebani atau beban kerjanya tidak merata.
Cara Melacak Perbedaan Antara Upaya yang Direncanakan dan yang Sebenarnya: Langkah demi Langkah
Sekarang setelah Anda memahami mengapa pelacakan upaya penting, apa yang menyebabkan kesenjangan, dan metrik mana yang perlu dipantau, saatnya untuk menerapkannya.
Bagian ini menjelaskan pendekatan praktis dan bertahap untuk melacak perbandingan antara upaya yang direncanakan dan yang sebenarnya dalam alur kerja nyata.
Sepanjang proses, Anda juga akan melihat bagaimana ClickUp mendukung Anda sebagai ruang kerja AI terintegrasi pertama di dunia. Kemampuan AI-nya terintegrasi langsung ke dalam pekerjaan Anda, sehingga tugas, dokumen, obrolan, dan alur kerja Anda tetap terhubung, membantu Anda menghindari perpindahan konteks. 🤩
Langkah #1: Tentukan upaya yang direncanakan dengan jelas
Sebelum pelaksanaan dimulai, Anda memerlukan jawaban yang jelas untuk satu pertanyaan: Berapa banyak upaya yang kami perkirakan akan dibutuhkan untuk pekerjaan ini?
Upaya yang direncanakan adalah komitmen yang didokumentasikan, yang diungkapkan dalam bentuk waktu, kapasitas, atau upaya relatif, yang nantinya dapat dibandingkan dengan kenyataan. Jadi, tanpa perkiraan yang jelas, kelebihan waktu terlihat seperti kejutan daripada sinyal peringatan.
Upaya yang direncanakan harus:
- Tentukan sebelum pekerjaan dimulai
- Didefinisikan pada tingkat tugas atau item kerja
- Konsisten di seluruh jenis pekerjaan yang serupa
Sebelum mengalokasikan waktu atau poin, tim seringkali memerlukan kejelasan mengenai pekerjaan mana yang memerlukan perkiraan yang lebih ketat. Template Matriks Dampak Upaya ClickUp membantu Anda memetakan secara visual tugas-tugas ClickUp yang akan datang berdasarkan upaya yang diharapkan dan dampak pengiriman.
Gunakan alat ini untuk mengidentifikasi pekerjaan yang berdampak tinggi dan memerlukan upaya besar, yang membutuhkan analisis lebih mendalam dan perkiraan yang lebih akurat. Alat ini juga membantu Anda menghindari pengeluaran waktu perkiraan yang berlebihan pada tugas-tugas yang berdampak rendah atau bersifat eksploratif.
Gunakan untuk:
- Kategorikan tugas untuk identifikasi yang mudah dengan Bidang Kustom ClickUp seperti Departemen, Upaya, Dampak, Kuadran, dan Progres.
- Beralih antara berbagai tampilan ClickUp, seperti Daftar Aktivitas, Papan Status, dan Jadwal Aktivitas.
- Tandai status tugas ClickUp, seperti Terblokir, Selesai, Sedang Berlangsung, dan Menunggu, untuk memantau kemajuan tugas.
- Identifikasi pekerjaan kritis yang harus direncanakan lebih awal atau diberi buffer.
🚀 Keunggulan ClickUp: Catat berapa lama suatu tugas diperkirakan akan memakan waktu sebelum pekerjaan dimulai dengan ClickUp Time Estimates. Anda dapat menambahkan perkiraan waktu langsung pada setiap tugas ClickUp, menentukan berapa jam kerja yang membentuk satu hari, dan memilih cara tampilan perkiraan tersebut.
Langkah #2: Anggap rencana awal sebagai acuan dasar
Setelah pekerjaan dimulai, upaya yang direncanakan harus tetap utuh. Mengubah perkiraan di tengah pelaksanaan menyembunyikan variasi dan menghilangkan pertanggungjawaban dari proses perencanaan.
Tentu saja, rencana dapat berubah, tetapi perubahan harus dilacak secara terpisah, bukan ditimpa.
Bagi tim yang menjalankan siklus pengiriman Agile atau bahkan semi-terstruktur, ClickUp Sprints dirancang untuk mengunci upaya yang direncanakan pada waktu yang tepat. Pada awal sprint, upaya didefinisikan menggunakan Sprint Points atau Time Estimates.
ClickUp kemudian memungkinkan Anda mengunci perkiraan ini dengan salah satu dari dua cara berikut:
- Konfirmasi sprint secara manual: Setelah perencanaan sprint selesai, Anda dapat mengonfirmasi sprint dari header sprint dan mengunci total upaya yang diperkirakan. Poin atau perkiraan baru yang ditambahkan setelahnya tidak akan mengubah perkiraan asli, sehingga baseline Anda tetap terjaga.
- Mengunci perkiraan secara otomatis: Jika seluruh tim Anda secara konsisten menyelesaikan perencanaan sebelum sprint dimulai, Anda dapat mengonfigurasi ClickUp untuk mengunci tanggal dan waktu awal perkiraan sprint. Sistem akan mencatat total Sprint Points atau Perkiraan Waktu pada saat itu dan menggunakannya sebagai dasar tetap.
Bagi tim non-agile, Catatan Audit ClickUp menyediakan riwayat yang jelas tentang perubahan apa dan kapan. Catatan ini mencatat perubahan penting, termasuk:
- Pembaruan tugas, seperti perubahan penugas, perubahan Status Kustom, dan pengeditan nilai Bidang Kustom.
- Pembuatan, penghapusan, atau pemindahan Daftar, Folder, dan Ruang
- Aksi pengguna yang terkait dengan tanggal, peran, dan hasil tertentu.
Langkah #3: Catat upaya aktual saat pekerjaan berlangsung
Salah satu cara tercepat di mana upaya aktual menjadi tidak akurat adalah ketika tim mengandalkan ingatan di akhir sprint daripada data real-time. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mencatat upaya sesegera mungkin dan dengan cara yang seminimal mungkin hambatan.
Begini caranya:
- Minta anggota tim untuk mencatat waktu saat mereka mengubah status tugas, daripada menunggu hingga akhir hari/sprint.
- Tetap lakukan pencatatan upaya di dalam alat yang sama di mana pekerjaan dilakukan, sehingga tidak perlu beralih sistem hanya untuk mencatat upaya.
- Tetapkan ekspektasi yang jelas seperti ‘perbarui perkiraan upaya setidaknya dua kali sehari’ dan tekankan hal ini dalam rapat harian dan tinjauan sprint.
ClickUp Time Tracking dirancang khusus untuk pencatatan real-time semacam ini. Anggota tim dapat memulai dan menghentikan timer langsung dari tugas ClickUp, menggunakan timer global, atau menambahkan waktu secara retroaktif jika diperlukan.
Waktu dapat dilacak dari desktop, perangkat seluler, web, atau ekstensi Chrome, sehingga Anda dapat menghitung jam kerja terlepas dari di mana Anda bekerja.
Dengarkan cerita dari Alistair Wilson, Konsultan Transformasi Digital di Compound, tentang bagaimana ClickUp membantu mereka:
Kami telah mengevaluasi beberapa opsi dan merasa bahwa secara keseluruhan, ClickUp memberikan kombinasi yang tepat antara kekuatan dan fleksibilitas. Kami juga perlu menyelesaikan masalah pelacakan waktu untuk mengukur dan melacak catatan waktu kontraktor eksternal tanpa perlu menggunakan aplikasi atau layanan eksternal tambahan. Fitur pelacakan waktu bawaan ClickUp berfungsi dengan mulus di antara perangkat mobile, tablet, dan desktop.
Kami telah mengevaluasi beberapa opsi dan merasa bahwa secara keseluruhan, ClickUp memberikan kombinasi yang tepat antara kekuatan dan fleksibilitas. Kami juga perlu menyelesaikan masalah pelacakan waktu untuk mengukur dan melacak catatan waktu kontraktor eksternal tanpa perlu menggunakan aplikasi atau layanan eksternal tambahan. Fitur pelacakan waktu bawaan ClickUp bekerja dengan mulus di antara perangkat mobile, tablet, dan desktop.
💡 Tips Pro: Catat perubahan upaya seiring berjalannya sprint menggunakan Laporan Tugas Sprint ClickUp. Terkadang disebut sebagai laporan say-do, laporan ini menunjukkan secara tepat bagaimana komitmen awal Anda berubah selama pelaksanaan.
Langkah #4: Bandingkan upaya yang direncanakan dengan upaya aktual pada tingkat yang relevan
Perbandingan antara upaya yang direncanakan dan yang sebenarnya hanya berguna jika dianalisis pada tingkat upaya yang tepat. Melihat total upaya dari satu proyek biasanya menyembunyikan cerita sebenarnya. Sebaliknya, pecah upaya tersebut agar Anda dapat mengidentifikasi di mana perkiraan meleset, mengapa, dan apa yang perlu diubah pada kali berikutnya.
Mulailah dari tingkat tugas, dan cari pola-pola berikut:
- Jenis tugas apa yang secara konsisten melebihi perkiraan?
- Apakah integrasi, pengujian, tinjauan, atau refaktorisasi memakan waktu lebih lama dari yang diperkirakan?
- Apakah ada tugas-tugas tertentu yang selalu diestimasi terlalu rendah, terlepas dari siapa yang mengerjakannya?
Selanjutnya, gabungkan data tugas ke tingkat fase atau proyek, misalnya, penemuan, desain, pembangunan, pengujian, dan implementasi.
Di sini, tujuan utamanya adalah mengidentifikasi masalah struktural dalam pengiriman:
- Apakah fase penemuan terus meluas melampaui cakupan aslinya?
- Apakah pengujian secara rutin menghabiskan lebih banyak upaya daripada yang direncanakan?
- Apakah fase proyek pada tahap akhir menyerap kesalahan perkiraan pada tahap awal?
Ketika suatu fase secara konsisten melebihi batas waktu, Anda dapat merespons dengan perbaikan yang ditargetkan, seperti cakupan yang lebih ketat, kriteria keluar yang lebih jelas, dan fase yang dibatasi waktu, daripada pekerjaan yang tidak terbatas.
Akhirnya, bandingkan upaya di tingkat tim atau peran. Aggregate upaya yang direncanakan versus upaya aktual berdasarkan:
- Peran (desain, frontend, backend, QA, ops)
- Tim atau fungsi
- Kontributor spesialis vs. kontributor umum
👀 Bonus: Coba templat ini!
Saat Anda mulai membandingkan upaya yang direncanakan versus upaya aktual di seluruh tugas, fase, dan peran, angka mentah saja dapat menjadi membingungkan. Template Analisis Waktu ClickUp membantu Anda mengorganisir data tersebut untuk mengidentifikasi pola.
Dengan templat ini, Anda dapat:
- Lacak perkembangan upaya dengan Status Kustom ClickUp seperti Action In Progress, Done, dan Needs Action untuk melihat dengan jelas di mana pekerjaan terhenti, diperpanjang, atau memerlukan perbaikan.
- Kumpulkan data dengan Bidang Kustom seperti Jam Waktu Luang, Biaya Pekerja per Jam, Departemen, dan Jumlah Pekerja untuk memahami mengapa tugas atau peran tertentu melebihi waktu yang direncanakan.
- Analisis kelebihan waktu dengan Tampilan Kustom yang dirancang khusus, seperti Tampilan Masalah Waktu Kosong, Tampilan Status Tindakan, dan Daftar Waktu Kosong.
🚀 Keunggulan ClickUp: Setelah Anda tahu cara membandingkan upaya yang direncanakan dengan yang sebenarnya, Kartu Sprint ClickUp memungkinkan Anda menganalisis upaya di tingkat tugas, fase, dan tim menggunakan data real-time yang tetap terhubung dengan pekerjaan itu sendiri.
Misalnya, Kartu Burnup Sprint ClickUp sangat ideal untuk memahami bagaimana kenyataan berbeda dari rencana awal setiap hari.
Kemudian, Kartu Burndown Sprint ClickUp fokus pada disiplin eksekusi, menunjukkan seberapa efisien pekerjaan yang direncanakan sebenarnya diselesaikan dalam sprint.
Pada awal sprint, grafik dimulai dengan 100% upaya yang direncanakan masih tersisa. Seiring dengan penyelesaian tugas, garis upaya yang tersisa bergerak ke bawah menuju nol.
Langkah #5: Review selisih selama pelaksanaan
Perbedaan upaya hanya berguna jika dapat mengubah keputusan. Ketika tim menunggu hingga akhir sprint atau proyek untuk meninjau perbandingan antara upaya yang direncanakan dan yang sebenarnya, mereka telah kehilangan kesempatan untuk mempengaruhi hasil.
Keuntungan sebenarnya datang dari meninjau selisih saat pekerjaan masih berlangsung, ketika masih ada ruang untuk menyesuaikan ruang lingkup, urutan, atau ekspektasi.
Perbedaan awal tidak selalu muncul sebagai tenggat waktu yang terlewat. Lebih sering, hal itu muncul sebagai sinyal eksekusi yang halus:
- Pekerjaan dimulai tetapi tidak selesai sesuai dengan kecepatan yang diharapkan.
- Usaha yang tersisa tetap stabil selama beberapa hari.
- Tugas-tugas yang membutuhkan usaha besar mendominasi paruh kedua sprint.
- Tim terlihat 'sibuk,' tetapi upaya yang telah diselesaikan tertinggal dari rencana.
Mereview perbedaan ini selama pelaksanaan memungkinkan tim untuk:
- Pisahkan masalah perencanaan dari masalah pelaksanaan
- Sesuaikan ekspektasi pengiriman sebelum kepercayaan tergerus.
- Hindari memadatkan pekerjaan ke hari-hari terakhir sprint.
💡 Tips Pro: Manfaatkan Kartu Kecepatan ClickUp untuk menentukan apakah yang Anda lihat adalah masalah sprint tunggal atau bagian dari pola pengiriman yang lebih besar. Alih-alih merespons variasi secara terpisah, bandingkan kemajuan sprint saat ini dengan rata-rata kecepatan rolling tim Anda dari 3-10 sprint terakhir.
Begini cara ini memberikan kejelasan selama tinjauan tengah sprint:
- Jika waktu penyelesaian yang diperkirakan jauh di bawah rata-rata kecepatan bergerak, masalahnya kemungkinan terkait dengan eksekusi.
- Jika rata-rata kecepatan bergerak itu sendiri secara konsisten lebih rendah dari upaya yang diperkirakan, masalah tersebut menunjuk pada masalah sistemik, seperti perkiraan yang berlebihan.
- Jika batang perkiraan tetap tinggi sementara pekerjaan yang selesai tetap datar di beberapa sprint, hal ini menandakan adanya bottleneck pengiriman yang persisten.
Langkah #6: Gunakan data upaya historis untuk meningkatkan perkiraan di masa depan
Inilah saatnya pelacakan antara upaya yang direncanakan dan yang sebenarnya akhirnya membuahkan hasil.
Tanpa siklus umpan balik yang tepat, tim cenderung mengulangi asumsi optimis yang sama dan menganggap perkiraan yang meleset sebagai insiden terisolasi daripada sebagai sinyal. Ketika Anda melihat melintasi beberapa proyek atau sprint, tren mulai muncul yang tidak terlihat dalam pengiriman tunggal:
- Jenis pekerjaan tertentu secara konsisten melebihi perkiraan awalnya.
- Beberapa tim atau peran menyelesaikan pekerjaan sesuai rencana, sementara yang lain sering melebihi batas waktu.
- Tugas-tugas kecil cenderung diselesaikan secara terprediksi, sementara tugas-tugas berukuran sedang memiliki variasi terbesar.
- Pekerjaan 'sederhana' yang melibatkan ketergantungan eksternal seringkali memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan, lebih sering daripada tidak.
Gunakan data ini untuk menyesuaikan perkiraan kinerja di masa depan, menetapkan batas kapasitas yang lebih realistis, menentukan di mana pekerjaan perlu dibagi lebih lanjut, dan menambahkan buffer secara sengaja.
💡 Tips Pro: Memahami data upaya historis di seluruh sprint, proyek, dan tim dapat menjadi tantangan. ClickUp Brain memberikan nilai tambah yang nyata di sini.
AI yang sadar konteks ClickUp terintegrasi langsung ke dalam ruang kerja Anda. Berbeda dengan alat manajemen waktu AI generik, AI ini memahami tugas-tugas Anda, perkiraan waktu, status, data sprint, dan riwayat aktivitas.
Hal ini membantu dengan:
- Membuat ringkasan yang jelas tentang seluruh sprint atau proyek, menggabungkan upaya yang direncanakan versus yang sebenarnya, hambatan, dan hasil pengiriman.
- Mereview data historis Anda untuk menyesuaikan perkiraan proyek di masa depan dan menentukan di mana pekerjaan harus dibagi.
- Mengimplementasikan ClickUp Agents untuk memantau dan menganalisis pola upaya secara berkelanjutan di seluruh sprint dan jenis pekerjaan berdasarkan instruksi Anda.
Anda juga dapat menggunakan ClickUp Docs untuk mendokumentasikan retrospeksi sprint, tinjauan, ringkasan, dan keputusan terkait buffer, perubahan ruang lingkup, atau pemecahan tugas. Kemudian, ClickUp Brain dapat mengekstrak wawasan kunci dari dokumen, merangkum data historis, dan menyoroti tema yang berulang.
Berikut cara Anda dapat memanfaatkan kemampuan AI ClickUp:
Contoh Nyata dalam Melacak Perbedaan Antara Upaya yang Direncanakan dan yang Sebenarnya
Melacak perbandingan antara upaya yang direncanakan dan yang sebenarnya hanya menjadi berarti ketika Anda melihat bagaimana hal itu berlaku dalam skenario pengiriman yang sebenarnya.
Contoh-contoh berikut menunjukkan bagaimana tim-tim yang berbeda menggunakan perbandingan upaya untuk mengidentifikasi risiko pengiriman, menjelaskan rencana yang tidak tercapai, dan meningkatkan akurasi perkiraan seiring waktu.
Membandingkan poin cerita yang direncanakan dengan kecepatan aktual dalam tim Agile
Dalam pengiriman Agile, story points mewakili upaya atau kompleksitas yang diperkirakan oleh tim untuk sekelompok user stories atau item backlog. Velocity, di sisi lain, mengukur berapa banyak story points yang diselesaikan oleh tim dalam satu sprint.
Jika poin cerita yang direncanakan oleh tim secara konsisten melebihi kecepatan penyelesaiannya, hal ini menunjukkan bahwa perkiraan terlalu optimis, yang dapat menimbulkan risiko jadwal dan komitmen yang tidak stabil.
📌 Contoh: Pada awal inisiatif Agile, tim merencanakan 40 story points untuk satu sprint. Pada akhir sprint, mereka menyelesaikan 28 points, menghasilkan kecepatan (velocity) sebesar 28. Selama 3-4 sprint berikutnya, tim secara konsisten menyelesaikan antara 26 dan 30 points.
Polanya menunjukkan bahwa rencana awal tidak didasarkan pada kenyataan pengiriman. Tim dapat menyesuaikan komitmen tren masa depan ke rentang kecepatan yang realistis (misalnya, 26-30).
Pemantauan jam kerja yang direncanakan versus jam kerja yang tercatat dalam jadwal proyek
Jika suatu inisiatif direncanakan dalam jam, membandingkan perkiraan tersebut dengan waktu yang sebenarnya tercatat akan menunjukkan seberapa dekat pelaksanaan sesuai dengan rencana.
📌 Contoh: Rencana proyek memperkirakan 120 jam untuk desain, 240 jam untuk pengembangan, dan 80 jam untuk pengujian.
Ketika pekerjaan selesai:
- Desain mencatat 140 jam (+16%)
- Pengembangan mencatat 260 jam (+8%)
- Pengujian mencatat 100 jam (+25%)
< planned hours, you may be overestimating and compressing capacity unnecessarily. And if actual hours > Pembagian selisih ini menunjukkan pengujian sebagai selisih perkiraan terbesar. Jika jam kerja aktual melebihi jam kerja yang direncanakan, Anda mungkin perlu meninjau ulang proses perencanaan Anda atau memeriksa kategori pekerjaan tersembunyi.
🚀 Keunggulan ClickUp: Perbedaan antara upaya yang direncanakan dan yang sebenarnya terjadi ketika pekerjaan nyata tidak pernah tercatat. ClickUp BrainGPT’s Talk to Text membantu menutup celah tersebut dengan mengubah pembaruan lisan menjadi masukan terstruktur dan dapat dilacak langsung di tempat pekerjaan dilakukan.
Selama standup, tinjauan sprint, atau pemeriksaan tengah sprint, anggota tim dapat dengan mudah membicarakan hambatan, kemajuan, pekerjaan ulang, atau perubahan ruang lingkup. Talk to Text mengubah percakapan tersebut menjadi teks yang rapi dan kontekstual di dalam ClickUp. Fitur ini secara otomatis memformat catatan, menghubungkan tugas ClickUp yang relevan, dan menambahkan @mention atau tindak lanjut saat Anda berbicara.
Misalnya, saat meninjau kemajuan sprint, seorang manajer pengiriman dapat menggunakan Talk to Text untuk mendeskripsikan perubahan yang terjadi di tengah sprint, seperti 'siklus QA tambahan' dan 'penundaan vendor'. BrainGPT secara instan mengubahnya menjadi dokumentasi terstruktur yang terhubung dengan sprint tersebut. Seiring waktu, transkrip ini menjadi masukan berharga untuk meningkatkan perkiraan masa depan, analisis kecepatan, dan perkiraan pengiriman.
Mengidentifikasi pola underestimasi kronis di seluruh tim
Di seluruh tim dan siklus, beberapa jenis pekerjaan (misalnya: integrasi, perbaikan bug, dan dokumentasi) seringkali melebihi perkiraan awal. Saat Anda mengumpulkan data upaya seiring waktu, pola-pola ini muncul dengan jelas dan menciptakan peluang untuk perbaikan sistemik.
📌 Contoh: Dalam lebih dari lima siklus:
- Pengembangan fitur secara konsisten mencapai perkiraan dalam rentang ±5%.
- Pekerjaan integrasi melebihi anggaran sekitar 30-40% setiap kali.
- Dokumentasi seringkali diremehkan hingga ~50%
Polanya yang kronis menandakan bias perkiraan, dan mengatasi bias-bias ini secara signifikan meningkatkan akurasi perencanaan di masa depan.
Menggunakan selisih upaya untuk meningkatkan perencanaan kapasitas di masa depan
Secara mandiri, variasi upaya menjelaskan kinerja masa lalu. Namun, ketika digunakan secara konsisten seiring waktu, variasi upaya menjadi salah satu masukan paling andal untuk alokasi sumber daya. Dua tim dengan ketersediaan yang sama dapat memiliki kapasitas yang sangat berbeda jika salah satu tim secara rutin melebihi perkiraan atau menyelesaikan pekerjaan terlambat dalam siklus karena berbagai batasan waktu.
📌 Contoh: Jika tim secara konsisten mengalami variasi –15% (menggunakan 15% lebih banyak upaya proyek daripada yang direncanakan), perencana akan:
- Sesuaikan perkiraan kapasitas masa depan ke bawah dengan faktor tersebut.
- Tambahkan buffer ke dalam komitmen untuk melindungi tanggal pengiriman.
- Redistribusikan beban kerja atau tambahkan kemampuan lintas fungsi.
Jika tim bekerja dengan selisih +10% (membutuhkan usaha lebih sedikit dari yang direncanakan), perencana dapat menyesuaikan perkiraan ke atas atau menjelaskan mengapa waktu dapat dihemat (misalnya, efisiensi atau penyederhanaan tugas).
🔍 Tahukah Anda? Francesco Cirillo menciptakan Teknik Pomodoro pada tahun 1980-an, bukan untuk meningkatkan produktivitas, tetapi untuk mengurangi kecemasan tentang waktu. Timeboxing secara tidak sengaja menjadi salah satu cara termudah untuk membandingkan upaya yang direncanakan dengan upaya yang sebenarnya.
Praktik Terbaik untuk Pelacakan Upaya yang Akurat dan Pengurangan Selisih
Mari kita jelajahi kebiasaan praktis dan perilaku perencanaan yang membantu Anda menghasilkan perkiraan yang lebih andal dan mengurangi kejutan dalam pengiriman untuk perbaikan berkelanjutan.
- Dasarkan perkiraan pada bukti: Manfaatkan data historis dari proyek atau sprint sebelumnya untuk mendukung perkiraan, bukan hanya mengandalkan insting semata. Standarkan cara Anda mencatat kinerja masa lalu.
- Coba teknik yang berbeda: Jangan mengandalkan satu metode saja. Gabungkan perkiraan bottom-up dengan teknik perkiraan proyek seperti ‘perkiraan tiga titik (optimistis/mungkin/pesimistis)’ dan ‘pendapat ahli’.
- Jadikan perkiraan sebagai kegiatan tim: Libatkan pengembang, desainer, QA, dan tim operasional dalam proses perkiraan pekerjaan. Masukan lintas fungsi dapat mengurangi titik buta yang sering menyebabkan upaya aktual melebihi upaya yang direncanakan.
- Dokumentasikan asumsi dan batasan secara eksplisit: Catat asumsi tentang ruang lingkup, ketergantungan, tingkat keterampilan, dan risiko. Melacaknya sejak awal membantu Anda memahami mengapa perbedaan terjadi kemudian.
- Kalibrasi dan sesuaikan perkiraan masa depan berdasarkan pola: Gunakan tren variasi upaya untuk menyesuaikan kecepatan, kapasitas, atau tingkat buffer untuk sprint atau fase mendatang.
🔍 Tahukah Anda? Otak Anda lebih baik dalam mengingat berapa lama sesuatu sebelumnya memakan waktu daripada menebak berapa lama akan memakan waktu. Itulah mengapa melacak upaya aktual sangat penting; hal ini melatih ulang perkiraan Anda di masa depan.
Kesalahan Umum yang Menyebabkan Pelacakan Perbedaan Antara Upaya yang Direncanakan dan yang Sebenarnya Tidak Akurat
Bahkan proyek yang direncanakan dengan baik pun seringkali gagal melacak upaya dengan akurat.
Di sini, kami akan menguraikan kesalahan yang memengaruhi perbedaan antara upaya yang direncanakan dan yang sebenarnya, serta cara memperbaikinya untuk mendorong perbaikan berkelanjutan dalam estimasi dan keyakinan pengiriman.
| Kesalahan | Solusi |
| Gagal mencatat semua upaya aktual (pertemuan, tinjauan, administrasi, dan pekerjaan ulang seringkali tidak dicatat) | Sertakan semua upaya yang relevan dengan mendefinisikan kategori (misalnya, perbaikan, dukungan, penelitian) dalam praktik pelacakan Anda sehingga upaya aktual mencerminkan upaya yang sebenarnya. |
| Mengabaikan ketergantungan eksternal dan dampaknya terhadap upaya | Mapping ketergantungan secara eksplisit dalam perencanaan dan tambahkan waktu cadangan berdasarkan penundaan historis dengan vendor atau proses tersebut. |
| Membiarkan perluasan ruang lingkup tersembunyi dalam total upaya | Tentukan lingkup dasar di awal dan pisahkan perkiraan ulang atau pekerjaan tambahan, sehingga perbandingan antara rencana dan aktual tetap bermakna. |
| Tidak memperbarui perkiraan saat konteks proyek berubah | Perbarui dan sesuaikan kembali perkiraan saat persyaratan berubah atau hal-hal yang tidak diketahui terungkap; hubungkan pembaruan perkiraan dengan titik pemeriksaan milestone. |
| Mengabaikan bias kognitif dalam estimasi (anchoring, wishful thinking) | Latih tim tentang bias umum dan gunakan teknik estimasi terstruktur seperti Planning Poker atau peramalan berbasis data untuk mengatasi penilaian subjektif. |
Kurangi Upaya Aktual dalam Perencanaan dengan ClickUp
Perkiraan upaya yang direncanakan versus yang sebenarnya sering gagal karena data tersebar di terlalu banyak tempat, diperbarui terlalu terlambat, atau tidak pernah terhubung kembali ke rencana awal.
ClickUp mengintegrasikan perencanaan, pelaksanaan, dan analisis aktual ke dalam sistem yang terhubung. Anda mendapatkan ClickUp Sprints untuk menjaga komitmen awal Anda, dan ClickUp Time Tracking untuk mencatat upaya saat pekerjaan berlangsung.
Dashboard mengubah data mentah menjadi visibilitas real-time di seluruh tugas, tim, dan jadwal. Dan ClickUp Brain mengintegrasikan semuanya dengan merangkum tren, mengidentifikasi pola variasi, dan mengubah upaya historis menjadi panduan.
Daftar ke ClickUp secara gratis hari ini! ✅
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Beberapa pertanyaan yang paling sering diajukan tentang TOPIC.
Perbandingan antara upaya yang direncanakan dan upaya yang sebenarnya adalah perbandingan antara upaya yang Anda perkirakan untuk pekerjaan (dalam jam, poin cerita, atau satuan lain) dan upaya yang sebenarnya digunakan saat pekerjaan selesai. Hal ini menyoroti di mana perkiraan akurat dan di mana pelaksanaan berbeda dari rencana.
Akurasi upaya diukur dengan membandingkan upaya yang direncanakan dengan upaya yang sebenarnya, seringkali sebagai persentase variasi: ‘(Upaya yang sebenarnya – Upaya yang direncanakan) ÷ Upaya yang direncanakan x 100. ’ Variasi yang lebih rendah menunjukkan kesesuaian yang lebih baik antara perkiraan dan kenyataan.
Sistem manajemen proyek dan pelacakan waktu seperti ClickUp memungkinkan Anda mencatat perkiraan, mencatat waktu aktual, dan melaporkan perbedaan tersebut di dasbor atau laporan.
Perkiraan seringkali berbeda karena bias optimisme, kompleksitas tersembunyi, gangguan, ketergantungan, atau risiko yang tidak diketahui. Orang cenderung membayangkan kondisi ideal dan mengabaikan variabilitas dunia nyata, fenomena yang dikenal sebagai kesalahpahaman perencanaan.
Tim dapat meningkatkan estimasi dengan memanfaatkan data pengiriman historis, memasukkan perspektif lintas fungsi, dan menyempurnakan teknik estimasi. Disarankan juga untuk meninjau variasi masa lalu untuk menginformasikan estimasi di masa depan. Pembelajaran berkelanjutan dan analisis retrospektif dapat membantu meningkatkan akurasi.