Sebuah agensi pernah melakukan rebranding yang menakjubkan untuk klien. Semua orang menyukainya. Klien sangat senang. Tim merayakannya. Kemudian direktur keuangan menghitung angka-angka dan menemukan bahwa mereka kehilangan $12.000 dalam proyek tersebut. 📉
Hal ini terjadi di agensi-agensi di mana-mana. Anda mengutip proyek sebesar 40 jam, tim Anda mencatat 65 jam, dan entah bagaimana tidak ada yang menyadarinya hingga saat penagihan.
Sebagian besar agensi tahu bahwa mereka kehilangan uang di suatu tempat. Mereka hanya tidak bisa menentukan di mana tepatnya hingga kerusakan sudah terjadi. Saat Anda menyadari bahwa proyek berjalan tidak sesuai rencana, Anda sudah harus menjelaskan kepada mitra bisnis Anda mengapa angka bulan ini terlihat buruk.
Panduan ini menjelaskan cara agensi dapat melacak anggaran proyek. Kami akan membahas sistem pelacakan waktu, tanda peringatan dini, dan bagaimana ClickUp membantu mengelola anggaran proyek dan profitabilitas. 💰
⭐ Template Terpilih
Jaga agar proyek Anda tetap menguntungkan dan kesehatan mental Anda tetap terjaga. Dengan Template Manajemen Proyek Beranggaran ClickUp, Anda mendapatkan kendali penuh atas setiap dolar dan akhirnya melihat bagaimana agensi dapat melacak anggaran proyek dengan cara yang cerdas.
Tantangan Umum dalam Pelacakan Anggaran Proyek bagi Agen
Inilah tempat di mana agensi biasanya menemui kendala saat mengelola anggaran proyek. 💳
Klien yang beragam dan kampanye yang tumpang tindih
Tim Anda sedang menjalankan lima kampanye untuk tiga klien yang berbeda, semuanya berlangsung secara bersamaan.
Desainer A bekerja pada Klien X di pagi hari dan Klien Y setelah makan siang. Penulis B membagi waktunya antara dua proyek. Siapa yang melacak ke mana jam kerja tersebut sebenarnya dialokasikan?
Ketika kampanye tumpang tindih, mudah untuk kehilangan jejak siapa yang melakukan apa dan di mana. Satu jam yang terbuang di sini, satu jam lagi di sana, dan tiba-tiba margin keuntungan Anda hilang.
🧠 Fakta Menarik: Agen periklanan pertama didirikan pada tahun 1800 oleh James ‘Jem’ White di London. Agennya, RF White & Son, dimulai di Warwick Square, dan klien pertamanya adalah sekolah lamanya, Christ’s Hospital.
Kesulitan menghubungkan tugas dengan biaya
Anda tahu bahwa pengembang Anda telah mencatat 40 jam kerja bulan ini. Tapi apakah Anda yakin klien atau proyek spesifik mana yang harus dibagi jam kerja tersebut, atau dalam proporsi berapa? Tanpa hubungan yang jelas antara pekerjaan yang dilakukan dan anggaran yang dikonsumsi, Anda pada dasarnya bekerja tanpa arah yang jelas.
Inilah di mana manajemen proyek agensi seringkali mengalami kendala bagi sebagian besar tim. Selamat mencoba menjelaskan kelebihan biaya kepada klien saat Anda tidak dapat menunjukkan secara tepat ke mana uang mereka mengalir. 😶🌫️
Pengeluaran tak terduga dan perluasan ruang lingkup
Klien meminta 'hanya satu perubahan kecil.' Lalu yang lain. Sebelum Anda menyadarinya, tim Anda telah menghabiskan 15 jam ekstra untuk revisi yang tidak dianggarkan oleh siapa pun.
Sementara itu, lisensi foto stok yang Anda kira seharga $50 ternyata adalah lisensi extended seharga $250. Kejutan-kejutan seperti ini bisa cepat menumpuk, tetapi kebanyakan agensi baru menyadarinya saat sudah terlambat untuk melakukan koreksi.
💡 Tips Pro: Tambahkan buffer kelelahan pengambilan keputusan ke perkiraan Anda. Tambahkan 5-10% jam ekstra untuk persetujuan dan revisi saat melibatkan banyak pemangku kepentingan. Ini mencegah tekanan terakhir dan menjaga jadwal Anda tetap tercapai.
Visibilitas terbatas terhadap pengeluaran real-time
Sebagian besar agensi meninjau anggaran mereka setiap minggu, jika itu pun dilakukan. Saat Anda menyadari bahwa proyek telah melebihi anggaran sebesar 80%, Anda sudah melewati titik di mana Anda bisa melakukan sesuatu untuk mengatasinya.
Anda perlu tahu hari ini—bukan minggu depan—bahwa kampanye Klien Z sedang menuju kerugian. Tanpa perangkat lunak akuntansi proyek yang tepat, Anda selalu melihat angka-angka dari hari kemarin.
Laporan keuangan yang tidak konsisten untuk klien dan manajemen
Manajer akun Anda semua melacak anggaran dengan cara yang berbeda. Satu menggunakan spreadsheet, yang lain mengandalkan ingatan, dan yang ketiga memiliki sistem rumit yang tidak dipahami oleh orang lain.
Ketika klien meminta pembaruan, Anda terburu-buru mengumpulkan angka dari empat tempat berbeda, berharap semuanya cocok. Pendekatan yang tidak konsisten dalam pengelolaan biaya proyek ini membuat semua orang frustrasi dan bingung.
💡 Tips Pro: Pantau tingkat upaya versus dampak untuk setiap tugas. Lacak tugas mana yang memakan waktu paling banyak tetapi memberikan nilai klien paling sedikit. Alokasikan ulang sumber daya atau sesuaikan harga untuk memastikan waktu yang dihabiskan sejalan dengan pendapatan dan dampak.
Strategi untuk Melacak Anggaran Proyek
Anggaran seringkali menghilang sebelum proyek bahkan mencapai setengah jalan. Mari kita atasi hal itu. ⚒️
Berikut adalah beberapa cara cerdas untuk mengelola anggaran proyek Anda menggunakan perangkat lunak manajemen agensi kreatif ClickUp, yang dipadukan dengan solusi manajemen proyek keuangan ClickUp.
Tetapkan dan lacak tujuan anggaran yang jelas per proyek
Agen-agen yang paling menguntungkan mengintegrasikan sistem peringatan dini ke dalam setiap dolar yang mereka alokasikan. Bagi angka $10.000 menjadi alur kerja yang dilindungi dengan titik keputusan bawaan yang memaksa Anda untuk melakukan penyesuaian sebelum margin menghilang.
Misalnya, Anda dapat merencanakan peluncuran produk senilai $10.000 seperti ini:
- Pembuatan konten: $3.000 (memicu tinjauan pada $2.400)
- Desain: $3.500 (memicu tinjauan pada $2.800)
- Penempatan media: $2.000 (memicu tinjauan pada $1.600)
- Manajemen proyek: $1.500 (cadangan Anda, tanpa pemicu)
Ketika suatu kategori mencapai 80%, Anda memiliki tiga opsi yang jelas: menanggung kelebihan biaya, mengurangi cakupan di bagian lain, atau membebankan biaya perubahan kepada klien. Kunci utamanya adalah mengambil keputusan tersebut saat masih ada 20% sisa anggaran, bukan saat sudah melebihi batas.
Untuk melakukannya, pastikan Anda mencatat biaya untuk setiap tugas. Anda dapat melakukannya menggunakan Bidang Kustom di ClickUp. Dengan menggunakan jenis Bidang Kustom Uang atau Rumus, catat biaya proyek dengan detail yang Anda butuhkan di dalam Tugas ClickUp.
Saat tim Anda mencatat waktu atau memperbarui biaya, bidang tersebut akan diperbarui secara otomatis. Anda selalu tahu seberapa dekat Anda dengan mencapai target keuangan Anda, tanpa perlu meminta laporan manual atau menunggu tim keuangan untuk mengejar ketinggalan.
Untuk mempermudah perencanaan, coba templat Manajemen Proyek Berbasis Anggaran ClickUp. Templat ini menyediakan bidang siap pakai seperti Anggaran Proyek, Anggaran Tersisa, dan Biaya Proyeksi sehingga Anda dapat melihat dengan tepat apa yang telah direncanakan versus apa yang sedang dibelanjakan.
Anda dapat beralih antara berbagai tampilan—Tampilan Anggaran untuk gambaran jelas tentang biaya, Tampilan Jadwal Proyek untuk melacak tenggat waktu, dan Fase Proyek untuk melihat tahap mana yang menghabiskan sumber daya paling banyak. Template anggaran proyek ini memberikan satu tempat yang jelas untuk memantau pengeluaran, mendeteksi kelebihan anggaran sejak dini, dan mengambil keputusan yang menjaga tim dan keuntungan Anda tetap pada jalur yang benar.
Lacak waktu untuk alokasi sumber daya yang efisien
Anggaran operasional yang sehat memerlukan dua lapisan visibilitas: bagaimana tim Anda menghabiskan waktu dan berapa biaya setiap tugas.
Pelacakan waktu memberikan data diagnostik untuk mendeteksi pola-pola ini sejak dini. Saat Anda mencatat jam kerja di tingkat tugas, Anda dapat membandingkan perkiraan dengan apa yang sebenarnya terjadi. Selisih tersebut memberi tahu Anda segalanya:
- Apakah klien menambahkan permintaan di tengah proses?
- Apakah tim Anda meremehkan kompleksitasnya?
- Apakah satu orang menanggung seluruh proyek sementara yang lain tidak melakukan apa-apa?
Anda tidak dapat memperbaiki apa yang tidak Anda lihat.
ClickUp Project Time Tracking mengintegrasikan pencatatan waktu langsung ke setiap tugas. Desainer Anda cukup mengklik "Mulai" saat membuka Figma dan "Berhenti" saat beralih ke proyek lain.
Pada akhir minggu, Anda melihat 12 jam tercatat untuk desain grafis media sosial yang Anda anggarkan 6 jam. Itu adalah tanda bagi Anda untuk menunda revisi, mengalokasikan ulang jam dari deliverable lain, atau menandai kelebihan anggaran untuk perubahan pesanan. Semakin cepat Anda mendeteksinya, semakin mudah percakapannya.
Namun, data tugas individu tidak memberikan gambaran lengkap. Anda perlu memperluas pandangan dan melihat siapa yang kewalahan dan siapa yang santai (ya, kami berbicara tentang alokasi sumber daya!).
Pandang Beban Kerja ClickUp menampilkan kapasitas setiap anggota tim di seluruh proyek aktif.
Anda dapat melihat dengan sekilas bahwa Desainer A kelebihan beban pada Kampanye A, sementara Desainer B memiliki kapasitas untuk menangani grafis Kampanye B yang telah Anda tunda. Alihkan pekerjaan sebelum batas waktu mendekat, dan Anda menghindari biaya darurat—biaya tambahan, jam kerja akhir pekan, atau pengiriman pekerjaan yang kurang berkualitas karena kehabisan waktu.
Sentralisasikan data anggaran dengan dasbor
Anda sedang dalam panggilan dengan klien ketika mereka bertanya berapa sisa anggaran $15.000 mereka. Anda kebingungan membuka tiga tab browser, tetapi saat Anda akhirnya menyusun jawaban, Anda telah kehilangan kredibilitas dan membuang delapan menit yang seharusnya bisa digunakan untuk menyelesaikan masalah sebenarnya.
Fragmentasi ini tidak hilang saat Anda mengembangkan skala. Sebaliknya, ia bertambah. 🙃
Dashboard ClickUp berfungsi sebagai pusat kendali keuangan Anda.
Buat yang menarik data langsung dari setiap proyek aktif:
- Total biaya yang telah diakumulasikan di seluruh tugas dan pengeluaran proyek
- Sisa anggaran untuk setiap kampanye, beserta persentase yang telah digunakan
- Jam kerja yang dicatat per peran sehingga Anda dapat melihat di mana waktu terkonsentrasi
- Tingkat penyelesaian tugas untuk membandingkan kemajuan dengan pengeluaran
- Biaya per hasil kerja untuk mengidentifikasi hasil kerja mana yang menguras sumber daya
Anda melihat apa yang sedang terjadi saat ini, artinya Anda dapat bertindak saat intervensi masih relevan.
Visibilitas ini memberi Anda tiga langkah segera: membekukan tugas-tugas yang tidak esensial, menagih klien untuk lingkup yang diperluas, atau menanggung kelebihan biaya dan mendokumentasikan selisihnya untuk penetapan harga di masa depan.
Anda juga dapat menggunakan alat pelaporan untuk menjadwalkan laporan untuk pemangku kepentingan dan menambahkan Kartu AI untuk menampilkan wawasan dan tren secara otomatis.
🧠 Fakta Menarik: Dalam Studi Benchmark Pertumbuhan Agen, 74% agen meningkatkan pendapatan mereka pada tahun sebelumnya, dan hampir setengahnya meningkat sebesar 25% atau lebih.
Otomatisasi pengelolaan pengeluaran dan faktur
Videografer Anda mengirimkan faktur. Produser Anda meneruskannya ke departemen keuangan. Departemen keuangan menanyakan kampanye mana yang terkait. Produser Anda mencari melalui email dan menjawab dengan kode proyek. Departemen keuangan memasukkannya secara manual ke QuickBooks, tetapi mencatat jumlah yang salah.
Sekarang anggaran Kampanye B Anda menampilkan dana fiktif, dan Anda membuat keputusan sumber daya berdasarkan angka yang tidak akurat.
Solusinya dimulai dengan mengonsolidasikan tempat pengajuan dan persetujuan pengeluaran.
Buat formulir ClickUp di mana anggota tim proyek dapat mengirimkan pengeluaran dengan bidang yang wajib diisi: jumlah, vendor, nama kampanye, unggahan bukti pembayaran, dan kategori. Setiap pengiriman akan menjadi tugas dengan semua informasi yang dibutuhkan oleh pemimpin keuangan Anda.
Selain itu, Anda dapat menggunakan integrasi sinkronisasi ClickUp dan QuickBooks untuk menyinkronkan pelanggan, produk, layanan, dan faktur antara kedua aplikasi.
Sekarang gunakan ClickUp Automations untuk menghilangkan pekerjaan tindak lanjut yang biasanya memakan waktu 10 menit per pengeluaran:
- Ketika status pengeluaran berubah menjadi 'Disetujui,' kirim pemberitahuan kepada manajer akun
- Ketika status pengeluaran berubah menjadi ‘Disetujui,’ tambahkan jumlahnya ke total pengeluaran proyek secara otomatis
- Ketika faktur tinggal lima hari dari tanggal jatuh tempo, kirim pengingat kepada tim akuntansi piutang Anda
Konfigurasikan alur kerja Anda sekali di ClickUp for Agencies, lalu biarkan sistem menangani pengalihan dan perhitungan sementara tim Anda mengerjakan proyek klien
🤝 Pengingat Ramah: Kontrak yang Anda pilih dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan anggaran Anda. Metode Time and Materials memungkinkan Anda membebankan biaya untuk setiap jam tambahan dan hasil kerja, sehingga perluasan ruang lingkup proyek menjadi kurang menakutkan. Metode Fixed Fee menempatkan sebagian besar risiko di pihak Anda, yang disukai klien, tetapi dapat mengikis margin keuntungan Anda saat perubahan muncul.
Lakukan analisis anggaran pasca-proyek
Anda menyelesaikan proyek rebranding senilai $15.000 dengan margin 9%, padahal perkiraan awalnya 28%. Tim desain menghabiskan 40% lebih banyak jam kerja dari perkiraan, tetapi tiga minggu kemudian, tidak ada yang ingat alasannya.
Agen-agen yang secara konsisten mencapai margin 25-30% memperlakukan setiap proyek sebagai proses diagnostik.
Mereka bertanya: Apa yang kami perkirakan? Apa yang sebenarnya terjadi? Mengapa ada selisih? Mereka melacak akurasi perkiraan berdasarkan fase, kecepatan revisi, waktu tunggu persetujuan, dan pemicu perubahan ruang lingkup.
Setelah 10-15 proyek, pola-pola mulai muncul: klien korporat menambah 18% pada jadwal, persetujuan komite membutuhkan 25% lebih banyak putaran revisi, dan brief yang tidak jelas menghabiskan anggaran.
ClickUp Brain, asisten AI terintegrasi dalam perangkat lunak agensi pemasaran, membuat proses ini cepat dan dapat ditindaklanjuti. Karena berada di tempat Anda bekerja, Anda dapat meminta ringkasan pengeluaran versus anggaran, mengidentifikasi di mana biaya melebihi atau kurang dari anggaran, dan menyoroti tugas yang paling berdampak pada hasil keuangan Anda.
✅ Coba prompt ini: Tunjukkan fase mana yang secara konsisten melebihi perkiraan dalam delapan rebranding terakhir.
Pendekatan ini menunjukkan bagaimana agensi dapat melacak anggaran proyek sambil mengubah setiap proyek menjadi kesempatan belajar untuk perencanaan yang lebih cerdas.
📮 ClickUp Insight: 78% responden survei kami membuat rencana detail sebagai bagian dari proses penetapan tujuan mereka. Namun, secara mengejutkan, 50% di antaranya tidak melacak rencana tersebut dengan alat pelacakan anggaran khusus. 👀
Dengan ClickUp, Anda dapat dengan mudah mengubah tujuan proyek menjadi tugas-tugas yang dapat dilaksanakan, memungkinkan Anda menaklukkannya langkah demi langkah. Selain itu, Dashboard tanpa kode kami menyediakan representasi visual yang jelas tentang kemajuan Anda, menampilkan kemajuan Anda dan memberikan Anda lebih banyak kontrol dan visibilitas atas pekerjaan Anda. Karena "berharap yang terbaik" bukanlah strategi yang dapat diandalkan.
💫 Hasil Nyata: Pengguna ClickUp mengatakan mereka dapat menangani ~10% lebih banyak pekerjaan tanpa kelelahan.
Lakukan tinjauan dan penyesuaian anggaran secara teratur
Peninjauan anggaran dapat memicu keputusan nyata atau hanya menjadi rapat Jumat biasa di mana semua orang mengangguk, mengatakan 'terlihat baik,' dan kembali menangani masalah mendesak. Perbedaan terletak pada apakah Anda meninjau metrik yang tepat dan apakah metrik tersebut benar-benar memicu tindakan.
Bangun ritme tinjauan Anda berdasarkan dua pola: pemeriksaan operasional mingguan (untuk memastikan akurasi angka) dan penilaian berdasarkan milestone (untuk mendeteksi masalah sebelum menjadi krisis).
Bersama-sama, mereka menciptakan sistem di mana masalah terdeteksi cukup awal sehingga Anda dapat mengambil tindakan yang berguna berdasarkan informasi tersebut.
Tinjauan mingguan Anda memerlukan tiga metrik diagnostik:
- Anggaran yang telah digunakan vs. hasil proyek yang telah diselesaikan (jika persentase ini tidak sesuai, Anda memiliki masalah dalam pengelolaan waktu)
- Jam yang telah dicatat vs. jam yang tersisa dalam perkiraan Anda (memberitahu Anda apakah tim Anda dapat menyelesaikan proyek dalam waktu yang tersisa)
- Penambahan ruang lingkup yang ditandai oleh manajer akun tetapi tidak pernah dimasukkan ke dalam pesanan perubahan (pembunuh margin yang diam-diam)
Jadikan tinjauan ini sebagai bagian penting dari proses agensi pemasaran Anda. Kumpulkan manajer proyek, kepala keuangan, dan manajer akun selama 15 menit setiap minggu. Setiap orang membawa bagian dari puzzle mereka.
Ketika suatu kampanye mencapai 50% dari jadwalnya, itu adalah titik pemeriksaan Anda untuk menilai apakah paruh kedua akan tetap dalam anggaran atau melebihi anggaran. Ketika suatu proyek menghabiskan 70% dari anggaran yang dialokasikan, otomatiskan tinjauan segera terlepas dari posisi Anda dalam kalender.
Pelajari lebih lanjut tentang mengotomatisasi alur kerja ini dengan ClickUp di sini:
🚀 Keunggulan ClickUp: Atur pengingat di ClickUp untuk tim Anda atau diri sendiri untuk meninjau anggaran pada milestone tertentu atau interval mingguan.
Misalnya, Anda dapat mengatur pengingat setiap Jumat untuk memeriksa pengeluaran setiap kampanye dibandingkan dengan anggaran yang diproyeksikan. Saat pengingat muncul, tim Anda dapat memperbarui biaya, meninjau kemajuan tugas, dan melakukan penyesuaian secara langsung.
💡 Tips Pro: Jaga anggaran dan komunikasi dengan klien tetap terkendali dengan Template Rencana Proyek untuk Agen Kreatif dari ClickUp. Template ini membantu Anda mengorganisir tugas, melacak anggaran, dan berbagi pembaruan dengan lancar, sehingga tim dan klien Anda selalu sejalan.
Berkomunikasi tentang status anggaran kepada klien dan pemangku kepentingan
Perbincangan anggaran terburuk terjadi di akhir proyek saat Anda menjelaskan kelebihan anggaran yang tidak pernah diduga oleh klien. Mereka mengira semuanya baik-baik saja karena tidak ada yang memberitahu mereka sebaliknya.
Agen-agen yang menghindari hal ini menganggap komunikasi anggaran sebagai alat strategis. Ketika klien Anda melihat bahwa mereka telah menghabiskan 65% anggaran media mereka di tengah kampanye, Anda dapat bekerja sama untuk mencari solusi: mengalihkan anggaran ke saluran yang lebih efektif, memperpanjang jadwal, atau menambah anggaran untuk taktik yang berhasil.
Kirim ringkasan anggaran singkat setiap dua minggu untuk kampanye yang lebih lama. Jawab tiga pertanyaan: Di mana posisi kita saat ini? Apa yang mendorong pengeluaran? Keputusan apa yang perlu kita ambil bersama?
ClickUp Chat memudahkan berbagi pembaruan anggaran. Anda dapat membuat saluran khusus untuk setiap klien atau kampanye, memposting pembaruan status anggaran, dan melampirkan dokumen atau tugas yang relevan.
Misalnya, setelah menyelesaikan pemeriksaan anggaran mingguan, Anda dapat mengirim ringkasan singkat kepada klien dengan grafik yang menunjukkan sisa anggaran dan pengeluaran yang akan datang. Pemangku kepentingan dapat mengajukan pertanyaan atau memberikan persetujuan langsung di Chat, sehingga percakapan dan konteks keuangan tetap terpusat di satu tempat.
Dayana Mileva berbagi pandangannya tentang penggunaan ClickUp di Pontica Solutions:
Dengan ClickUp, kami melangkah lebih jauh dan menciptakan dasbor di mana klien kami dapat mengakses dan memantau kinerja, tingkat okupansi, dan proyek secara real-time. Hal ini memungkinkan klien untuk merasa terhubung dengan tim mereka, terutama mengingat mereka berada di negara yang berbeda, dan terkadang bahkan di benua yang berbeda
Dengan ClickUp, kami melangkah lebih jauh dan menciptakan dasbor di mana klien kami dapat mengakses dan memantau kinerja, tingkat okupansi, dan proyek secara real-time. Hal ini memungkinkan klien untuk merasa terhubung dengan tim mereka, terutama karena mereka berada di negara yang berbeda, dan terkadang bahkan di benua yang berbeda
🌟 Bonus: ClickUp Brain MAX, asisten AI desktop, dapat menjadi alat yang powerful untuk memantau anggaran proyek dengan memanfaatkan fitur pencarian, ringkasan, dan otomatisasi yang didukung AI.
- Cari di seluruh ClickUp, aplikasi terhubung (seperti Google Drive, spreadsheet, dan lainnya), serta web untuk menemukan dokumen, tugas, dan pembaruan terkait anggaran secara instan tanpa perlu beralih alat
- Ringkas laporan anggaran, tugas proyek, atau bahkan dokumen lengkap. Misalnya, Anda dapat meminta ClickUp untuk “ringkas status anggaran saat ini untuk Proyek X” dan mendapatkan pembaruan yang ringkas
- Sebutkan tugas spesifik, Daftar, atau dokumen dalam kueri Brain MAX Anda (menggunakan @), dan minta ringkasan anggaran, perubahan terbaru, atau area risiko
- Brain MAX dapat mengidentifikasi wawasan yang dapat ditindaklanjuti dari data proyek Anda, seperti menyoroti tugas yang melebihi anggaran atau mengidentifikasi risiko keuangan yang akan datang
- Ajukan pertanyaan terkait anggaran atau atur pengingat tanpa menggunakan tangan dengan fitur Talk to Text dari ClickUp
Praktik Terbaik Pengelolaan Anggaran untuk Agen
Memahami cara agensi melacak anggaran proyek adalah satu hal. Membangun disiplin operasional yang sebenarnya melindungi margin keuntungan Anda adalah hal lain. 👀
Coba praktik terbaik ini untuk mendukung upaya Anda.
Buat anggaran fleksibel yang dapat menyesuaikan dengan kondisi nyata
Anggaran tetap hancur begitu klien mengubah strategi atau saluran terbaik Anda tiba-tiba dua kali lipat biayanya.
Cadangan darurat Anda sebaiknya berada di antara 10-15% dari total anggaran proyek. Hal ini memberi Anda ruang gerak saat cakupan proyek meluas, jadwal molor, atau kompleksitas yang tidak terduga. Tanpa cadangan ini, setiap perubahan tak terduga akan memaksa Anda untuk mengorbankan margin keuntungan atau mengadakan percakapan yang tidak nyaman dengan klien tentang biaya tambahan.
Langkah yang lebih cerdas adalah membagi anggaran bulanan menjadi rilis berdasarkan fase:
- Strategi dan penemuan didanai terlebih dahulu
- Desain dan produksi dapat dimulai setelah arah kreatif disetujui
- Anggaran media dan distribusi mengalir berdasarkan hasil fase-fase sebelumnya
Struktur ini memungkinkan Anda mengalokasikan ulang anggaran di tengah kampanye. Ketika konten organik berkinerja baik dan iklan berbayar tidak optimal, Anda dapat mengalihkan anggaran media tersebut ke produksi konten tambahan sebelum kampanye berakhir.
Tetapkan kepemilikan anggaran yang jelas
Setiap dolar harus memiliki nama yang terhubung dengannya.
Biarkan satu manajer proyek mengelola gambaran keuangan lengkap suatu kampanye—melacak, menyetujui, melaporkan selisih, semuanya. Mereka adalah sumber kebenaran tunggal Anda. Namun, tanggung jawab ini diteruskan ke bawah. Pemimpin kreatif Anda memerlukan wewenang pengeluaran sehingga pembelian foto stok tidak memerlukan waktu tunggu dua hari.
Manajer akun Anda memiliki tanggung jawab yang berbeda:
- Klien secara santai menyebutkan ingin 'beberapa posting media sosial tambahan' dalam panggilan status? Hal itu langsung ditandai
- Seorang pemangku kepentingan baru bergabung dengan proyek dan meminta perubahan pada desain yang telah disetujui? Dokumenkan hal tersebut dan libatkan Manajer Proyek (PM)
- Jadwal proyek terganggu karena umpan balik klien tertunda dua minggu? Hitung berapa biayanya dalam hal peralihan konteks dan ketersediaan sumber daya
Rapat mingguan untuk memeriksa kepemilikan anggaran memaksa setiap orang untuk mengidentifikasi masalah yang muncul. Ketika setiap orang bertanggung jawab atas bagian anggaran mereka, masalah dapat terdeteksi dan diperbaiki sebelum menjadi lebih parah.
Aktifkan pelaporan klien yang transparan
Klien yang menjadi mitra jangka panjang adalah mereka yang tidak pernah merasa kaget dengan berita anggaran. Mereka melihat perkembangan keuangan proyek sepanjang proses, artinya ketika penyesuaian diperlukan, mereka menjadi bagian dari solusi.
Dashboard anggaran real-time memberikan klien visibilitas kapan pun mereka membutuhkannya. Mereka dapat melacak pengeluaran tanpa harus menunggu Anda menyusun laporan atau menjadwalkan panggilan.
Padukan akses tersebut dengan ringkasan dua mingguan yang menyederhanakan kompleksitas menjadi tiga pertanyaan yang sebenarnya penting bagi klien: di mana posisi kita saat ini, apa yang mendorong pengeluaran, dan keputusan apa yang harus kita ambil bersama dalam beberapa minggu ke depan.
💡 Tips Pro: Buat dasbor klien untuk memberikan akses hanya-baca yang bersih kepada klien terhadap keuangan proyek mereka tanpa mengungkapkan catatan internal Anda, data klien lain, atau cara Anda menghitung margin. Anda juga dapat mencoba templat portal klien untuk menstandarkan informasi yang dibagikan.
Prediksi pengeluaran menggunakan kecerdasan buatan
Memprediksi pengeluaran berarti menghentikan siklus kejutan biaya yang mahal. Anda mencari tanda-tanda yang menunjukkan 'proyek ini akan menggerogoti keuntungan Anda' sebelum Anda terlalu dalam untuk memperbaikinya.
Agen-agen yang berhasil dalam hal ini tahu bahwa kebanyakan bencana anggaran mengikuti pola yang dapat diprediksi, dan pola-pola tersebut meninggalkan jejak yang dapat dilacak.
AI dapat memproses data proyek historis Anda untuk mengidentifikasi korelasi yang mungkin terlewatkan secara manual:
- Klien korporat yang menjalani tinjauan hukum secara konsisten menambah biaya peralihan konteks sebesar $2.400
- Proyek video yang direncanakan untuk tiga revisi sebenarnya rata-rata membutuhkan delapan putaran
- Fase desain melebihi perkiraan sebesar 35% karena tahap konseptualisasi dihargai terlalu rendah
- Persetujuan yang dipimpin oleh komite menambah 25% pada waktu dan biaya sumber daya
🚀 Keunggulan ClickUp: Gunakan ClickUp Brain untuk memprediksi pola pengeluaran. Fitur ini menganalisis riwayat Anda dan menandai kampanye aktif yang menunjukkan tanda peringatan dini dalam perangkat lunak manajemen proyek.
✅ Coba prompt ini: Bandingkan proyek aktif saya dengan data historis dan identifikasi proyek mana yang menghabiskan anggaran lebih cepat daripada menyelesaikan deliverables. Juga, tunjukkan kepada saya apa yang terjadi pada proyek-proyek sebelumnya dengan pola serupa.
Setelah Anda memahami pola-pola tersebut, penetapan harga menjadi berbasis bukti. Biaya rebranding sebesar $18.000 dibagi menjadi $18.000 untuk keputusan tunggal dan $23.500 untuk akun yang dipengaruhi oleh komite.
AI juga melacak kecepatan real-time pada proyek saat ini—ketika Anda sudah dua minggu berjalan, telah menghabiskan 55% anggaran tetapi hanya menyelesaikan 30% dari hasil yang diharapkan, AI akan menandai bahwa selisih ini sesuai dengan pola yang mendahului kelebihan anggaran sebelumnya.
💡Tips Pro: Agen AI di ClickUp dapat menjadi sistem peringatan dini 24/7 Anda! Gunakan Agen Pra-bangun untuk mengirim pembaruan proyek harian/mingguan di saluran obrolan yang relevan, dan buat Agen Kustom menggunakan pembuat tanpa kode kami untuk memberi peringatan saat batas anggaran terlampaui.
Hal-hal yang Harus Dihindari Saat Melacak Anggaran Proyek
Pengendalian biaya dalam manajemen proyek menjadi rumit ketika kesalahan kecil mulai muncul. Mari kita bahas beberapa jebakan umum yang dapat mengacaukan anggaran. 👇
| Jebakan | Mengapa hal ini terjadi? | Cara menghindarinya |
| Menganggap retainer sebagai anggaran tetap | Retainer seringkali menyembunyikan beban kerja yang tidak merata. Beberapa bulan berakhir dengan beban kerja ringan, sementara bulan lain jauh lebih berat, yang membuat biaya aktual terlihat seimbang padahal sebenarnya tidak | Pantau upaya terhadap hasil kerja di dalam kontrak retainer dan tinjau pemanfaatan secara bulanan |
| Melupakan biaya pengalihan vendor | Biaya subkontraktor, pengeluaran iklan, dan faktur freelancer sering kali dicatat terlambat atau terlewatkan, yang menyebabkan margin keuntungan terlihat lebih tinggi di atas kertas | Catat biaya eksternal segera setelah terjadi dan tandai ke kampanye yang benar |
| Mengabaikan siklus revisi | Pekerjaan kreatif jarang berjalan lurus. Revisi berulang-ulang dengan cepat menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang dianggarkan | Buat jam cadangan untuk revisi berdasarkan riwayat proyek sebelumnya dan tetapkan batas yang jelas |
| Melacak anggaran berdasarkan proyek, bukan kampanye | Kampanye sering kali mencakup beberapa proyek seperti iklan, halaman web, dan acara. Melacak masing-masing secara terpisah menyembunyikan pengeluaran sebenarnya | Lakukan pelaporan terpadu di tingkat kampanye atau klien untuk mendapatkan total yang akurat |
| Mengabaikan musiman dalam penggunaan sumber daya | Periode sibuk seperti peluncuran produk atau liburan dapat meningkatkan biaya lembur dan biaya vendor eksternal, yang memengaruhi rata-rata pengeluaran | Prediksi lonjakan musiman dan sesuaikan alokasi sebelum kampanye dimulai |
🔍 Tahukah Anda? Distribusi kelebihan biaya jarang normal; mereka mengikuti distribusi ekor tebal. Ini berarti sebagian besar proyek berjalan lancar, tetapi beberapa kelebihan biaya ekstrem bisa sangat besar. Agen yang mengabaikan risiko skenario langka dan mahal sering kali berakhir dengan kerugian besar.
Kelola Anggaran dengan Lebih Baik Menggunakan ClickUp
Setiap agensi pasti pernah mengalami proyek yang terlihat lancar di permukaan hingga faktur akhir tiba. Angka-angka menunjukkan cerita yang berbeda, dan Anda pun bertanya-tanya bagaimana hal-hal bisa lepas kendali.
Menjaga profitabilitas berarti tetap terhubung dengan anggaran, waktu, dan hasil kerja tim Anda. Setelah Anda memahami aliran dana, Anda dapat mengarahkan setiap proyek dengan percaya diri.
Perangkat lunak manajemen proyek ClickUp membuat hal itu menjadi mudah. Anda dapat melacak tujuan anggaran, memantau pengeluaran, meramalkan biaya dengan AI, dan menghasilkan laporan yang menampilkan kemajuan secara real-time. Hasilnya adalah gambaran keuangan yang jelas untuk setiap proyek dan lebih sedikit kejutan di akhir bulan.
Jadi, ayo berikan anggaran Anda struktur yang pantas. Daftar ke ClickUp hari ini! 📝
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Agen dapat melacak anggaran klien yang berbeda dengan menjaga anggaran terpisah untuk setiap proyek dan memantau pengeluaran aktual dibandingkan dengan biaya yang direncanakan. Menggunakan alat terpusat seperti ClickUp untuk manajemen biaya dan sumber daya membantu melihat semuanya di satu tempat tanpa kebingungan.
Alat seperti ClickUp, Microsoft Excel, atau alat manajemen proyek khusus lainnya dapat memberi peringatan kepada tim proyek saat pengeluaran mendekati batas, memungkinkan Anda menyesuaikan alokasi, dan memberikan visibilitas real-time terhadap biaya.
Ya. ClickUp memungkinkan agensi menghubungkan anggaran dengan tugas dan entri waktu, sehingga Anda dapat melihat bagaimana jam kerja memengaruhi biaya dan menjaga proyek tetap pada jalur keuangan yang benar.
Agen harus memeriksa anggaran setidaknya seminggu sekali atau pada setiap tonggak proyek utama. Pemeriksaan rutin membantu mendeteksi kelebihan anggaran sejak dini dan menyesuaikan rencana sesuai kebutuhan.
Catat semua biaya di satu tempat, bandingkan pengeluaran aktual dengan yang direncanakan secara rutin, perbarui anggaran sesuai perubahan ruang lingkup, dan buat laporan yang jelas dan mudah dibaca bagi tim dan klien.