Selamat datang di dunia otomatisasi alur kerja, di mana asisten AI Anda tidak pernah tidur, tidak pernah lupa, dan tidak pernah menilai kalender Anda yang berantakan.
Berita baik: ChatGPT dapat menjadi asisten Anda, dan prompt yang dirancang dengan baik dapat mengubahnya menjadi mesin produktivitas di balik layar. Baik Anda seorang pendiri tunggal, manajer tim, atau seseorang yang berusaha mengendalikan kekacauan hari kerja Anda, daftar prompt ini adalah jalan pintas Anda untuk bekerja lebih cerdas.
Dalam panduan ini, Anda akan menemukan prompt terbaik untuk mengotomatisasi alur kerja di ChatGPT. Selain itu, kita akan melihat bagaimana ClickUp menjadi alat andalan Anda untuk otomatisasi alur kerja yang didukung AI. Mari kita mulai dan mulai mendelegasikan tugas-tugas manual.
Apa Itu Otomatisasi Alur Kerja dan Bagaimana ChatGPT Dapat Membantu?
Otomatisasi alur kerja adalah proses menggantikan langkah-langkah manual dan berulang dalam proses bisnis dengan rutinitas yang didorong oleh teknologi, yang menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas.
Bagi freelancer dan tim kecil, ini sering kali berarti tugas-tugas seperti menyusun email klien, merangkum catatan, menghasilkan ide blog, atau mengisi formulir.
Begini cara ChatGPT membantu dalam otomatisasi alur kerja. Anda dapat meminta ChatGPT untuk menulis email tindak lanjut, merangkum wawancara, brainstorming konten, menerjemahkan pesan, atau menyortir informasi dengan mengetikkan prompt sederhana. Cara lain untuk memanfaatkan otomatisasi alur kerja AI adalah dengan menghubungkan ChatGPT dengan alat produktivitas Anda.
Misalnya, dengan menggunakan Zapier, Anda dapat mengatur alur kerja di mana entri formulir baru secara otomatis dirangkum oleh ChatGPT dan ditambahkan sebagai tugas di ClickUp.
Mengapa Mengotomatisasi Alur Kerja dengan ChatGPT?
Jika Anda merasa kewalahan oleh tumpukan tugas berulang—seperti menyalin data antar lembar kerja, menyortir email yang tak ada habisnya, atau menulis balasan yang sama untuk kesepuluh kalinya hari ini—menggunakan ChatGPT untuk mengotomatisasi tugas adalah langkah cerdas:
Inilah alasannya:
- Hemat waktu dengan mengotomatisasi entri data, penyortiran email, dan komunikasi berulang.
- Pastikan keakuratan dengan membiarkan AI menangani detail, sehingga mengurangi kesalahan salin-tempel.
- Skalakan proses secara instan, kelola beban kerja yang lebih besar tanpa perlu merekrut tambahan.
- Tanggapi prospek, klien, dan tim secara real-time menggunakan AI yang selalu aktif.
- Sesuaikan otomatisasi dengan cepat, sesuaikan langkah-langkahnya sesuai dengan perubahan proyek atau kebutuhan.
Kami tidak bercanda saat mengatakan bahwa dengan prompt yang tepat dan sedikit kreativitas, ChatGPT dapat mengubah alur kerja harian Anda dari sesuatu yang memakan waktu menjadi sistem yang berjalan sendiri.
Bagaimana Cara Menggunakan ChatGPT Secara Efektif untuk Otomatisasi Alur Kerja?
Berikut ini panduan langkah demi langkah untuk mengintegrasikan ChatGPT ke dalam alur kerja Anda:
Langkah #1: Identifikasi pemicu otomatisasi
Daftar peristiwa spesifik yang harus memicu ChatGPT secara otomatis, seperti ‘sebuah brief kreatif baru dikirimkan,’ ‘seorang calon pelanggan mengisi formulir,’ atau ‘status tugas berubah menjadi ‘review.’’ Pemicu-pemicu ini menjadi titik masuk untuk otomatisasi Anda.
Langkah #2: Buat prompt yang dapat digunakan ulang secara pra-konfigurasi
Alih-alih mengetik prompt ChatGPT setiap kali, simpan templat prompt yang terstruktur.
Misalnya, ketika brief kreatif baru diajukan, buat ringkasan proyek dengan tujuan, target audiens, dan jadwal dalam poin-poin.
Dengan cara ini, sistem selalu tahu apa yang harus dijalankan tanpa perlu salin-tempel manual oleh manusia.
💡 Tips Pro: Ini adalah trik ChatGPT untuk Anda. Gabungkan prompt secara berurutan sehingga output dari satu prompt menjadi input untuk prompt berikutnya, menciptakan alur kerja multi-langkah tanpa intervensi manual.
Langkah #3: Hubungkan ChatGPT dengan alat otomatisasi
ChatGPT tidak dapat beroperasi secara mandiri. Anda memerlukan perangkat lunak otomatisasi untuk mengintegrasikannya dan memungkinkan ChatGPT merespons peristiwa dunia nyata tanpa input manual.
Begini cara kerjanya:
- Pilih otomatisasi Anda: Pilih platform seperti Zapier, Make, atau ClickUp Automations sebagai mesin yang mendeteksi pemicu dan meneruskan informasi ke ChatGPT.
- Konfigurasikan pemicu: Tetapkan tindakan sebagai sumber peristiwa Anda. Misalnya, 'Pengiriman formulir baru di ClickUp.' Setiap kali seseorang mengisi formulir Creative Brief, otomatisasi secara instan mengambil input tersebut dan meneruskannya ke alur kerja. Memilih pemicu yang tepat memastikan alur kerja dimulai pada saat yang tepat sesuai kebutuhan Anda, tanpa intervensi manual.
- Tentukan tindakan untuk ChatGPT: Kirimkan detail yang dikirimkan secara otomatis ke API ChatGPT. Buat templat prompt yang mengintegrasikan bidang formulir tersebut dan meminta ChatGPT untuk menghasilkan brief kreatif.
- Rekam hasilnya: Respons langsung terintegrasi kembali ke alur kerja Anda, misalnya dengan membuat dokumen ClickUp baru atau menambahkan komentar ke tugas.
Dengan cara ini, Anda pada dasarnya membangun agen AI dengan ChatGPT yang bekerja untuk Anda!
Langkah #4: Bangun otomatisasi berantai
Langkah otomatisasi tunggal memang baik, tetapi menggabungkannya akan mengubah dokumen statis Anda menjadi alur kerja yang dinamis.
Inilah yang dapat Anda lakukan:
- Langkah pertama: ChatGPT secara otomatis menghasilkan brief kreatif.
- Langkah kedua: Platform seperti Zapier atau ClickUp kemudian secara otomatis memposting ringkasan tersebut ke saluran obrolan Anda untuk direview, atau mengunggahnya secara otomatis sebagai dokumen di ClickUp.
- Langkah ketiga: Setelah direview (mungkin diberi label ‘Disetujui’), aturan lain memperbarui status tugas, menugaskan tugas tersebut kepada anggota tim yang tepat, atau memicu fase berikutnya dalam proyek.
Anda pada dasarnya sedang membangun rantai logika domino di mana setiap tindakan yang dihasilkan oleh AI atau dilakukan secara manual secara otomatis menyiapkan langkah berikutnya.
Langkah #5: Pantau dan sempurnakan secara terus-menerus
Periksa hasil secara berkala untuk mendeteksi kesalahan atau memperbaiki nada. Perbarui templat prompt dan aturan otomatisasi seiring perkembangan proyek Anda. Setelah stabil, Anda dapat memperluas penggunaan ke kasus-kasus lanjutan seperti pelaporan otomatis, ringkasan kampanye, atau pembaruan klien yang dipersonalisasi.
💡 Tips Pro: Uji prompt dengan skenario ekstrem untuk mengidentifikasi kelemahan tersembunyi sebelum menerapkan otomatisasi secara besar-besaran.
25+ Prompt untuk Mengotomatisasi Alur Kerja di ChatGPT
Di bawah ini, kami telah mengelompokkan lebih dari 25 prompt siap pakai berdasarkan berbagai proses bisnis, sehingga Anda dapat langsung menggunakannya di ChatGPT dan mulai mengotomatisasi tugas dengan AI. 🤖
Penemuan dan perencanaan tugas
1. Mengidentifikasi tugas-tugas berulang
Prompt: Berperan sebagai konsultan otomatisasi. Analisis alur kerja harian tim pemasaran dan identifikasi tugas-tugas berulang yang dapat diotomatisasi. Sajikan dalam tabel yang mencakup tugas, waktu yang dihabiskan, potensi otomatisasi, dan alat yang disarankan.
2. Perpustakaan kasus penggunaan otomatisasi
Prompt: Saya [jelaskan masalah yang Anda hadapi secara detail beserta konteksnya]. Buat daftar 5 contoh penggunaan otomatisasi yang praktis untuk [industri atau departemen, misalnya, ‘departemen HR di perusahaan menengah’]. Untuk setiap contoh, jelaskan alur kerja, manfaat otomatisasi, dan sarankan alat atau platform yang sesuai. Saya ingin Anda [jelaskan bagaimana Anda ingin outputnya secara detail dengan contoh].
3. Daftar periksa kesiapan otomatisasi
Prompt: Berperan sebagai analis sistem. Buat daftar periksa untuk mengevaluasi apakah suatu proses siap untuk diotomatisasi. Sertakan kriteria seperti keterulangan, aturan, format data, dan penanganan pengecualian.
🎥 Tonton: Cara menggunakan AI yang terintegrasi dengan ruang kerja Anda
Pemilihan dan integrasi alat
4. Memilih alat otomatisasi yang tepat
Prompt: Bertindak sebagai penasihat teknologi. Rekomendasikan platform otomatisasi terbaik untuk menangani [tugas]. Bandingkan Zapier, Make, ClickUp Automations, atau API dalam tabel kelebihan/kekurangan dengan biaya.
5. Rencana integrasi untuk tim dan kasus penggunaan tertentu
Prompt: Saya menggunakan [Tool A] untuk CRM dan [Tool B] untuk pemasaran email. Desain alur kerja otomatisasi untuk menyinkronkan kontak antara kedua platform. Daftar API yang diperlukan, langkah-langkah, dan pertimbangan keamanan.
6. Pengelolaan alat multi-fungsi
Prompt: Bertindak sebagai arsitek alur kerja. Buat rencana integrasi di mana ClickUp, Slack, dan Google Drive bekerja sama untuk [proses]. Petakan pemicu dan tindakan yang tepat di seluruh alat.
Pembuatan alur kerja
7. Membuat alur kerja otomatisasi kustom
Prompt: Berperanlah sebagai spesialis otomatisasi. Desain alur kerja untuk mengotomatisasi tugas seperti [Masukkan Tugas]. Sertakan langkah-langkah detail untuk mengatur otomatisasi menggunakan alat seperti [Masukkan Alat] dan mengintegrasikannya dengan platform seperti [Masukkan Platform, misalnya Excel, Google Sheets, atau Trello].
8. Aturan alur kerja bersyarat
Prompt: Berperan sebagai mesin aturan. Bangun logika kondisional untuk otomatisasi yang mengarahkan tugas baru secara berbeda tergantung pada prioritas dan departemen. Tampilkan sebagai diagram alur IF → THEN.
9. Template dokumentasi alur kerja
Prompt: Berperan sebagai insinyur proses. Buat templat dokumentasi untuk alur kerja otomatisasi dengan bagian-bagian: Ringkasan, Pemicu, Tindakan, Alat, Penanganan Kecuali, dan Pemilik.
🔍 Tahukah Anda? Sistem pengumpulan tol otomatis, seperti E-ZPass, pertama kali diperkenalkan pada akhir tahun 1980-an. Sebelum itu, pengemudi harus antre lama di jalur kas, menjadikan otomatisasi jalan raya salah satu teknologi kenyamanan mainstream pertama.
Otomatisasi data dan pelaporan
10. Mengotomatisasi pengumpulan data dan pelaporan
Prompt: Berperan sebagai ahli otomatisasi data. Berikan rencana langkah demi langkah untuk mengotomatisasi pengumpulan data, pengorganisasian, dan pembangkitan laporan untuk [Masukkan Tujuan, misalnya, pelacakan penjualan, pemantauan kinerja]. Sertakan panduan penggunaan alat seperti Google Apps Script, Power Query, atau API.
📮 ClickUp Insight: 62% responden kami mengandalkan alat AI percakapan seperti ChatGPT dan Claude. Antarmuka chatbot yang familiar dan kemampuan serbaguna mereka—untuk menghasilkan konten, menganalisis data, dan lainnya—mungkin menjadi alasan mengapa mereka begitu populer di berbagai peran dan industri.
Namun, jika pengguna harus beralih ke tab lain setiap kali ingin bertanya kepada AI, biaya toggle dan biaya peralihan konteks yang terkait akan terus bertambah seiring waktu.
Namun, tidak dengan ClickUp Brain. Fitur ini terintegrasi langsung di Workspace Anda, memahami apa yang sedang Anda kerjakan, dapat memahami prompt teks biasa, dan memberikan jawaban yang sangat relevan dengan tugas Anda! Rasakan peningkatan produktivitas 2x lipat dengan ClickUp!
11. Desain otomatisasi dashboard
Prompt: Berperan sebagai analis bisnis. Buat alur kerja otomatisasi yang memperbarui dasbor di [Alat, misalnya, Google Data Studio, Power BI, ClickUp Dashboards ] dengan data real-time dari [sumber]. Jelaskan pemicu, transformasi data, dan frekuensi pembaruan.
12. Alur kerja jaminan kualitas data
Prompt: Desain alur kerja otomatis yang memvalidasi data masuk untuk kesalahan sebelum dilaporkan. Sertakan langkah-langkah untuk deteksi duplikat, pemeriksaan format, dan pemberitahuan saat masalah ditemukan.
Komunikasi dan kolaborasi
13. Otomatisasi alur kerja email
Prompt: Buat alur kerja di mana pertanyaan baru dari pelanggan secara otomatis menghasilkan tugas di ClickUp, menyusun balasan di Gmail melalui ChatGPT, dan mengirimkannya untuk persetujuan ke manajer di Slack.
⚙️ Bonus: Template Otomatisasi Email ClickUp mengotomatisasi alur kerja email Anda dengan memicu email berdasarkan status tugas, tanggal jatuh tempo, atau tindakan pelanggan. Anda dapat mengatur urutan, pengingat, dan tindak lanjut sehingga kampanye berjalan secara otomatis, mengurangi pekerjaan manual sambil memastikan setiap pesan tetap sesuai jadwal dan tepat sasaran.
14. Pemberitahuan Slack
Prompt: Buat otomatisasi yang memposting ringkasan semua tugas ClickUp yang dipindahkan ke 'Selesai' pada pukul 5 sore setiap hari. Sertakan nama tugas, penugas, dan waktu penyelesaian.
15. Pemberitahuan lintas platform
Prompt: Buat otomatisasi yang memposting pembaruan dari [Alat A, misalnya, ClickUp] ke [Alat B, misalnya, Slack] dalam bentuk ringkasan harian yang terstruktur. Sertakan bidang seperti status tugas, penanggung jawab, dan tanggal jatuh tempo.
🚀 Keunggulan ClickUp: Anda tidak selalu punya waktu untuk mengetik prompt. ClickUp Brain MAX mendukung fitur "Talk to Text", sehingga Anda dapat mendiktekan prompt atau ide sambil berpindah antara rapat.
Misalnya, seorang pemimpin proyek dapat membuat permintaan cepat seperti ‘ringkas rapat standup teknik kemarin dan soroti hambatan’, dan Brain MAX akan menghasilkan ringkasan tertulis yang terhubung dengan daftar tugas yang tepat.
Otomatisasi berbasis skrip dan kode
16. Pembuatan skrip kustom
Prompt: Tulis skrip Python untuk mengunduh lampiran dari Gmail secara otomatis dan menyimpannya ke Google Drive. Sertakan komentar untuk deployment.
17. Otomatisasi berbasis webhook
Prompt: Buat skrip webhook yang dipicu saat [Masukkan Acara, misalnya, pengiriman formulir baru] terjadi di [Alat]. Skrip tersebut harus memanggil ChatGPT untuk merangkum acara dan mempostingnya ke [Alat Tujuan]. Sertakan instruksi deployment.
18. Alur kerja integrasi API
Prompt: Berperan sebagai ahli API. Tulis panggilan API yang diperlukan untuk mensinkronkan [jenis data] antara [Alat A] dan [Alat B]. Berikan langkah-langkah autentikasi, contoh endpoint, dan strategi penanganan kesalahan.
🚀 Keunggulan ClickUp: Ketika Anda mengumpulkan tanggapan survei melalui ClickUp Forms, setiap pengiriman akan menjadi tugas di ruang kerja Anda. Artinya, data tersebut sudah terstruktur dan siap untuk dianalisis.
Anda dapat meminta ClickUp Brain untuk meninjau respons, menyoroti tema yang berulang, dan mengidentifikasi kutipan kunci. Misalnya, jika beberapa pelanggan menyebutkan kesulitan selama proses onboarding, AI dapat menandai tren tersebut dan membantu Anda menugaskan tugas tindak lanjut kepada tim onboarding secara langsung.
ROI dan optimasi
19. Perhitungan ROI untuk otomatisasi
Prompt: Saya [jelaskan masalah yang Anda hadapi secara detail beserta konteksnya]. Bantu saya menghitung return on investment (ROI) untuk mengotomatisasi [jelaskan proses, misalnya, ‘entri data faktur’]. Daftar faktor yang perlu dipertimbangkan, berikan templat perhitungan contoh, dan jelaskan cara menginterpretasikan hasilnya. Saya ingin Anda [jelaskan bagaimana Anda ingin outputnya secara detail dengan contoh].
20. Perkiraan penghematan waktu
Prompt: Buat model proyeksi penghematan waktu untuk mengotomatisasi proses penyaringan prospek. Bagikan hasilnya dalam grafik proyeksi 12 bulan.
21. Skenario dampak otomatisasi
Prompt: Buat tiga skenario (konservatif, realistis, agresif) yang menunjukkan dampak otomatisasi tugas onboarding pelanggan terhadap produktivitas tim.
Pemecahan masalah dan skalabilitas
22. Pemecahan masalah kesalahan
Prompt: Saya mengalami [error] dalam alur kerja Zapier saya. Analisis penyebab yang mungkin, daftar langkah diagnostik, dan sarankan solusi dalam format daftar periksa.
🧠 Fakta Menarik: Autoresponder email pertama dibuat pada tahun 1971 untuk ARPANET, jaringan internet awal. Autoresponder ini mengirimkan pemberitahuan 'tidak di kantor' yang sederhana untuk menjelaskan keterlambatan dalam balasan email.
23. Perencanaan ketahanan
Prompt: Berperan sebagai insinyur keandalan. Sarankan strategi failover jika langkah otomatisasi gagal (misalnya, waktu tunggu API habis). Hasilkan dalam bentuk pohon keputusan.
24. Memperluas alur kerja otomatisasi
Prompt: Saya saat ini menggunakan [sebutkan pengaturan otomatisasi saat ini]. Sarankan peta jalan untuk memperluas alur kerja ini ke beberapa departemen. Sertakan pemetaan ketergantungan, konsolidasi alat, dan pertimbangan tata kelola.
Prompt yang spesifik untuk industri/kasus penggunaan
25. Otomatisasi alur kerja HR
Prompt: Saya adalah [sebutkan konteks tim HR]. Sarankan lima alur kerja otomatisasi untuk HR yang mencakup perekrutan, onboarding, penggajian, dan kepatuhan. Berikan rincian alat dan langkah-langkah untuk implementasi.
📖 Baca Juga: Cara Menggunakan ChatGPT-4o di Tempat Kerja
26. Otomatisasi alur kerja pemasaran
Prompt: Bertindak sebagai konsultan otomatisasi pemasaran. Desain lima alur kerja otomatisasi untuk brief kreatif, persetujuan aset, pelaporan kampanye, dan pembaruan untuk pemangku kepentingan. Hasilkan sebagai perpustakaan kasus penggunaan.
🚀 Keunggulan ClickUp: Tim dukungan sering menghabiskan berjam-jam menjawab pertanyaan yang sama, seperti reset kata sandi atau pertanyaan tagihan. Agen Autopilot Bawaan ClickUp mengambil langkah-langkah akurat dari dokumen bantuan Anda dan langsung menjawab pelanggan.
Misalnya, ketika beberapa pelanggan meminta pembaruan detail pembayaran mereka, agen langsung memberikan instruksi, memungkinkan tim Anda fokus pada penanganan masalah yang memerlukan sentuhan pribadi.
Menggunakan ChatGPT Projects untuk Otomatisasi Alur Kerja Jangka Panjang
Proyek ChatGPT adalah ruang kerja digital cerdas yang andal untuk tugas-tugas kompleks atau berdurasi panjang.
Anda mengumpulkan semua percakapan, file referensi, dan instruksi khusus proyek ke dalam satu folder agar alat kolaborasi AI dapat memahami apa yang Anda kerjakan dan tetap fokus pada topik.
Fitur ini juga dilengkapi dengan Deep Research, yang memungkinkan Anda menjalankan penyelidikan multi-langkah berbasis web, serta Voice Mode, yang memungkinkan Anda berkreasi tanpa menggunakan tangan atau mengajukan pertanyaan tentang PDF dengan mengetuk ikon mikrofon.
Praktik Terbaik untuk Mengoptimalkan Otomatisasi ChatGPT
Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk mengoptimalkan otomatisasi ChatGPT:
- Siapkan rencana cadangan untuk saat-saat darurat. Siapkan orang yang siap mengambil alih, atau buat respons sederhana seperti "Saya akan menghubungi Anda kembali" yang memberi Anda waktu untuk memperbaiki masalah.
- Buat dokumen suara merek dengan 5-10 kalimat contoh yang menunjukkan cara perusahaan Anda berkomunikasi, lalu tempelkan ini ke setiap prompt otomatisasi alur kerja. Hal ini memastikan respons Anda terdengar seolah-olah ditulis oleh tim Anda.
- Jadwalkan sesi pelatihan rutin di mana Anda memberikan ChatGPT respons terbaik yang ditulis oleh manusia untuk permintaan serupa, membantu ChatGPT mempelajari gaya favorit Anda dan terus berkembang seiring waktu.
- Gunakan prompting dengan batasan dengan memberitahu ChatGPT apa yang TIDAK boleh dilakukan bersama dengan apa yang harus dilakukan. Katakan ‘jangan gunakan istilah teknis, jangan sebutkan pesaing, jangan janji tentang waktu pengiriman’ untuk batasan yang lebih jelas.
- Terapkan metode rubber duck dengan meminta ChatGPT menjelaskan alasannya sebelum memberikan output akhir, lalu gunakan hanya jawaban akhir. Hal ini akan mendeteksi kesalahan logika sebelum mencapai pelanggan Anda.
🔍 Tahukah Anda? Orang Yunani kuno menciptakan beberapa perangkat otomatis pertama. Hero of Alexandria merancang mesin bertenaga uap pada abad ke-1 Masehi, yang sering dianggap sebagai contoh pertama perangkat yang dapat diprogram.
⚙️ Bonus: Dapatkan inspirasi dari contoh alur kerja ini untuk memberi tim Anda kebebasan dalam menyelesaikan proyek besar.
Apakah Ada Batasan dalam Mengotomatisasi Alur Kerja dengan Prompt ChatGPT?
Meskipun ChatGPT dapat mengotomatisasi banyak tugas berbasis teks, ada batasan pada kemampuannya.
Batasan-batasan ini berarti bisnis harus merancang alur kerja dengan pengamanan dan pengawasan manusia, serta mempertimbangkan alternatif ChatGPT untuk kebutuhan khusus:
- Keandalan output: Menghasilkan respons yang tidak dapat diprediksi atau tidak konsisten yang memerlukan validasi sebelum digunakan.
- Pemikiran kompleks: Kesulitan dengan logika multi-langkah atau tugas-tugas spesifik yang memerlukan perhitungan yang tepat.
- Ketepatan informasi: Menghasilkan detail yang masuk akal tetapi salah (disebut halusinasi), berisiko menyebarkan informasi yang salah.
- Ketergantungan kualitas prompt: Membutuhkan prompt yang detail dan terstruktur dengan baik untuk menjaga akurasi dan relevansi.
🧠 Fakta Menarik: Robot industri pertama bernama Unimate, dan mulai beroperasi di pabrik General Motors pada tahun 1961. Tugasnya? Memindahkan potongan logam yang baru dicetak panas. Orang-orang begitu takut padanya pada awalnya sehingga mereka memaksa perusahaan untuk menempatkannya di balik kandang keamanan.
Mengintegrasikan ChatGPT dengan Aplikasi Produktivitas
Alur kerja modern sering menggabungkan perangkat lunak otomatisasi tugas dengan AI. Jika digunakan dengan cerdas, ChatGPT dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam sistem ini. Mari kita bahas dengan dua metode efisien. ⚒️
1. Menggunakan Zapier (atau platform iPaaS serupa)
Zapier menghubungkan ChatGPT dengan lebih dari 8.000 aplikasi, memicu tindakan yang didukung AI berdasarkan peristiwa di tempat lain.
Misalnya, ketika respons baru dari Google Form tiba, Anda dapat memicu ChatGPT untuk membuat draf email, lalu menyimpannya sebagai draf di Gmail.
Para freelancer juga telah mengembangkan otomatisasi manajemen proyek yang cerdas, misalnya ketika pesan masuk dikirim melalui ChatGPT, yang kemudian mengkategorikannya (hadir, pembatalan, atau pertanyaan), dan memperbarui Airtable sesuai dengan itu, semuanya didukung oleh Zapier.
2. Sinkronisasi dengan perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp
ClickUp terintegrasi dengan Zapier untuk memungkinkan konten yang dihasilkan oleh ChatGPT secara otomatis muncul sebagai item yang dapat ditindaklanjuti di ruang kerja Anda. Anda dapat memicu pembuatan tugas dari prompt, menandai komentar yang tidak pantas, atau merangkum pembaruan tugas secara otomatis menggunakan AI.
Begini cara mengubah wawasan AI menjadi alur kerja PM yang terstruktur:
- Gunakan ChatGPT di ClickUp Brain (melalui Zapier) untuk menghasilkan daftar tugas atau rencana kampanye.
- Buat tugas yang sesuai secara otomatis di ClickUp, masing-masing dengan judul, deskripsi, dan penugasan.
- Gunakan ChatGPT untuk merangkum pembaruan dan mempostingnya kembali ke komentar tugas atau Dokumen untuk kejelasan.
📌 Contoh: Misalkan seorang blogger menambahkan ide ke Google Sheet.
Sebuah Zap memantau baris baru dan, melalui Zapier, memicu ChatGPT untuk menyempurnakan konsep menjadi kerangka blog. Kemudian, ia membuat Tugas ClickUp dengan bidang yang dipetakan seperti judul, penulis, dan tanggal jatuh tempo. Dengan cara ini, Anda dapat langsung beralih dari brainstorming ide ke pekerjaan yang terkelola dan ditugaskan.
Bagaimana ClickUp Memungkinkan Otomatisasi Alur Kerja yang Lebih Cerdas
Tim sering menghabiskan berjam-jam setiap minggu untuk tugas-tugas yang tidak mendorong kemajuan proyek: menulis ulang prompt yang sama, mencari konteks di berbagai aplikasi, atau mengatur penugasan tugas secara manual.
Hasilnya biasanya eksekusi yang lebih lambat dan rekan tim yang frustrasi.
ClickUp, sebuah ruang kerja AI terintegrasi, benar-benar membuat perbedaan di sini dengan menggabungkan templat manajemen proyek, otomatisasi, dan AI untuk mengoptimalkan seluruh alur kerja.
Selain itu, pengguna ClickUp AI mendapatkan akses penuh ke model AI premium terbaru, termasuk ChatGPT, Gemini, dan Claude!
Mari kita lihat lebih dekat bagaimana caranya. 💁
Beralih langsung dari perencanaan ke pelaksanaan
Wawasan tidak memiliki nilai jika terhenti pada tahap perencanaan. ClickUp Automations memastikan pekerjaan terus berjalan dengan memicu langkah berikutnya tanpa usaha manual.
Misalnya, ketika tim produk menyalin rencana peluncuran fitur dari ChatGPT ke tugas ClickUp, Automations dapat secara instan menugaskan insinyur, membuat tugas pengujian, dan memberi tahu QA setelah milestone pengembangan selesai.
Berikut cara mengatur perangkat lunak otomatisasi alur kerja ini dan memaksimalkan potensinya:
1. Gunakan templat otomatisasi yang sudah jadi
ClickUp menyediakan lebih dari 100 templat otomatisasi alur kerja yang sudah siap pakai, dirancang untuk menangani alur kerja umum, sehingga Anda tidak perlu memulai dari nol.
Untuk menerapkan contoh otomatisasi yang sudah jadi:
- Buka Ruang, Folder, atau Daftar tempat Anda ingin menambahkan otomatisasi.
- Buka Automations → Browse
- Pilih templat yang relevan dengan alur kerja Anda
- Sesuaikan pemicu dan tindakan jika diperlukan (misalnya, menugaskan anggota tim tertentu, memperbarui bidang kustom)
- Aktifkan otomatisasi dengan satu klik
2. Buat otomatisasi kustom
Untuk alur kerja yang membutuhkan fleksibilitas lebih, AI Automation Builder memungkinkan Anda membuat otomatisasi kustom menggunakan prompt dalam bahasa Inggris yang sederhana:
- Cukup deskripsikan alur kerja Anda: misalnya, ‘Ketika brief kreatif baru diajukan, tugaskan ke pemimpin pemasaran, beritahu saluran Slack #creative, dan pindahkan tugas ke ‘Dalam Peninjauan’’
- ClickUp Brain secara instan mengubah ini menjadi otomatisasi yang berfungsi dengan pemicu dan tindakan.
- Anda dapat mengedit dan menyesuaikan otomatisasi sebelum dipublikasikan, memastikan sesuai dengan persyaratan Anda.
📣 Suara pelanggan: Jodi Salice dari United Way Suncoast berbagi:
Saya tidak bisa cukup memuji fitur ini. Dengan otomatisasi, templat, dan berbagai jenis pelacakan serta tampilan, tidak ada cara untuk salah dengan ClickUp.
Saya tidak bisa cukup memuji fitur ini. Dengan otomatisasi, templat, dan berbagai jenis pelacakan serta tampilan, tidak ada cara untuk salah dengan ClickUp.
3. Deploy agen AI pra-bangun dan kustom
Agen AI ClickUp adalah agen AI yang dapat secara mandiri melakukan tindakan kompleks bertahap, mengambil keputusan, dan berinteraksi dengan ruang kerja Anda menggunakan bahasa alami dan konteks.
Jika Anda menghabiskan berjam-jam mengumpulkan pembaruan untuk pemangku kepentingan, Anda dapat menggunakan Weekly Report Agent untuk menangani hal itu. Alat ini mengumpulkan tugas, kemajuan, dan tenggat waktu menjadi ringkasan yang jelas dan mempostingnya secara otomatis.
Atau ketika rapat harian mulai mengganggu waktu produktif, Daily Standup Agent membuat ringkasan cepat tentang kemajuan, prioritas, dan hambatan, sehingga tim Anda mendapatkan kejelasan dari rapat standup tanpa harus menghabiskan 30 menit dalam pertemuan.
Jika tim Anda terus-menerus menanyakan pertanyaan yang sama seperti ‘Siapa yang bertanggung jawab atas tugas ini?’ atau ‘Kapan tenggat waktunya?’, Auto-Answers Agent akan membantu, mengambil data langsung dari ClickUp, sehingga jawaban diberikan secara instan dan akurat tanpa perlu mencari-cari.
Anda juga dapat menggunakan AI untuk produktivitas dalam merancang Agen Autopilot Kustom ClickUp.
Misalnya, ubah catatan rapat yang berantakan menjadi ringkasan tugas yang dapat ditindaklanjuti, arahkan pengiriman formulir secara otomatis ke pemilik yang tepat, atau bahkan gabungkan beberapa tindakan, seperti menghasilkan ringkasan brief kreatif dan mengirimkannya langsung ke Slack dan email untuk persetujuan.
🎥 Tonton: Cara mengatur agen AI pertama Anda?
⚙️ Bonus: Anda juga dapat mencoba Prompt ChatGPT ClickUp untuk Pemasaran Konten dan Template Pembuatan Konten. Tersimpan langsung di ClickUp Docs, template ini dilengkapi dengan prompt siap pakai untuk membuat blog, posting media sosial, atau salinan iklan.
Temukan jawaban tanpa perlu meninggalkan ruang kerja Anda.
Bahkan dengan sumber daya yang terdokumentasi, tim seringkali kesulitan untuk menyusun konteks.
ClickUp Brain mengatasi hal ini dengan terhubung ke tugas, Dokumen, obrolan, dan aplikasi terintegrasi, sehingga jawaban muncul secara instan.
Misalkan seorang manajer pemasaran sedang menyiapkan laporan kinerja bulanan. Mereka dapat meminta manajer tugas AI untuk menunjukkan kampanye mana yang menghasilkan keterlibatan tertinggi selama bulan lalu, dan mendapatkan ringkasan yang terhubung dengan tugas, ringkasan kampanye, dan aset kreatif.
Manajer menghemat berjam-jam waktu yang biasanya dihabiskan untuk tinjauan manual dan dapat menyajikan wawasan yang didukung oleh referensi langsung ke pekerjaan tim.
Gunakan AI canggih saat pekerjaan membutuhkan lebih banyak.
Ringkasan singkat membantu, tetapi beberapa situasi memerlukan tingkat analisis yang lebih mendalam.
ClickUp Brain MAX menciptakan lingkungan desktop khusus untuk ini, menghubungkan data ruang kerja, alat eksternal, dan berbagai model AI seperti GPT, Claude, atau Gemini. Ini berarti Anda tidak perlu lagi berpindah-pindah antara alat AI. Dengan Brain Max, Anda menghindari penyebaran AI secara keseluruhan. Begini caranya:
Misalnya, seorang direktur HR yang mempersiapkan penilaian kinerja tahunan dapat meminta Brain MAX untuk menganalisis catatan kinerja karyawan, tugas yang telah diselesaikan, dan umpan balik dari rekan kerja.
Sistem ini menghasilkan laporan detail yang menyoroti kekuatan, area yang perlu ditingkatkan, dan pencapaian menonjol dari setiap anggota tim. Dengan informasi yang terkonsolidasi ini, direktur HR dapat menjalankan evaluasi dengan lebih efisien dan memberikan umpan balik yang bermakna didukung oleh data.
🎥 Tonton: Manfaatkan potensi tak terbatas Brain MAX
Siapkan prompt yang siap digunakan
Menggunakan kembali informasi seringkali terasa lebih sulit daripada membuatnya dari awal. Sebuah tim mungkin memiliki prompt ChatGPT yang bagus untuk merangkum umpan balik klien, tetapi jika prompt tersebut hanya tersimpan di catatan seseorang, orang lain tidak akan mendapat manfaat darinya.
ClickUp Docs mengatasi masalah ini dengan memungkinkan tim menyimpan templat prompt yang dapat digunakan ulang di tempat yang dapat diakses oleh semua orang.
Misalnya, tim dukungan pelanggan dapat membuat dokumen yang berisi prompt yang dapat digunakan ulang untuk menyusun tanggapan tiket, merangkum umpan balik pelanggan, dan menindaklanjuti masalah.
Ketika hari dengan volume tinggi tiba, agen membuka Dokumen, mengambil prompt yang telah teruji, dan menghasilkan respons akurat yang sesuai dengan standar tim. Seiring waktu, Dokumen berkembang menjadi basis pengetahuan yang dapat digunakan oleh agen baru pada hari pertama, sehingga secara signifikan mengurangi waktu pelatihan.
Dari Chat ke Aksi dengan ClickUp
Pada akhirnya, ChatGPT adalah alat yang luar biasa untuk memicu ide kreatif, menyusun konten, atau menjawab pertanyaan secara instan.
Namun, ketika berbicara tentang mengotomatisasi alur kerja dan mengintegrasikan tugas, dokumen, komunikasi, dan pelaporan di bawah satu atap, ClickUp memimpin.
Mengapa harus berpindah-pindah antara alat saat ClickUp menggabungkan AI, manajemen proyek, dan otomatisasi dalam satu platform? Dengan ClickUp Brain dan ClickUp Automations, Anda mendapatkan jawaban dan mengubahnya menjadi tindakan, tanpa perlu meninggalkan ruang kerja Anda.
Mulai otomatisasi dengan ClickUp hari ini!
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
1. Seberapa aman menggunakan ChatGPT untuk otomatisasi alur kerja bisnis?
ChatGPT memfasilitasi pemrosesan data yang aman sesuai dengan standar OpenAI, namun keamanan bergantung pada implementasi Anda saat mengintegrasikan AI ke dalam alur kerja Anda. Selalu gunakan koneksi API yang aman, batasi akses melalui otentikasi, dan hindari berbagi informasi sensitif atau yang dapat diidentifikasi secara pribadi secara langsung dengan AI.
2. Apa saja keterampilan yang saya butuhkan untuk mengimplementasikan prompt otomatisasi ChatGPT ini?
Anda tidak perlu menjadi ahli pemrograman, tetapi pemahaman dasar tentang penulisan prompt dan langkah-langkah kunci dalam alur kerja Anda akan sangat membantu. Pengetahuan tentang alat yang Anda integrasikan (seperti ClickUp, Zapier, atau API) serta pengalaman dengan platform otomatisasi dapat mempercepat proses pengaturan.
3. Berapa banyak waktu yang dapat saya hemat dengan otomatisasi alur kerja ChatGPT?
Penghematan waktu bervariasi tergantung pada kompleksitas tugas, tetapi banyak pengguna melaporkan penghematan waktu berjam-jam pada tugas-tugas berulang seperti penulisan konten, ringkasan data, dan pembaruan status.
4. Apakah ChatGPT dapat mengotomatisasi proses pengambilan keputusan yang kompleks?
ChatGPT unggul dalam menghasilkan saran dan menganalisis masukan berbasis teks, tetapi tidak dirancang untuk sepenuhnya menggantikan penilaian manusia dalam keputusan yang kompleks. Untuk keputusan berisiko tinggi atau kompleks, sebaiknya digunakan sebagai alat pendukung yang dipadukan dengan otomatisasi berbasis aturan dan pengawasan manusia.