Ingat show and tell? Hari ketika kamu akhirnya bisa membawa ikan peliharaanmu ke sekolah dan memperkenalkannya kepada teman-teman sekelasmu di kelas satu? Itu masa-masa yang indah. đ
Sebagai profesional, kita kini menghadapi situasi serupa dalam bentuk presentasi ide, brainstorming, dan pelaksanaan proyek bersama tim.
Kami telah belajar bahwa menunjukkan lebih efektif daripada sekadar menjelaskan, dan kami telah menemukan berbagai cara yang menarik untuk menyampaikan ide-ide kami. Ini merupakan keuntungan besar bagi orang-orang yang memproses informasi secara berbeda, termasuk 65% populasi kami yang mengidentifikasi diri sebagai pembelajar visual.
Masuk: Papan Kanban.
Papan Kanban adalah pendekatan manajemen proyek agile yang sangat visual untuk membantu tim mengoptimalkan alur kerja, meningkatkan transparansi, mengidentifikasi hambatan, dan dengan cepat mengubah arah jika diperlukan. Meskipun tujuannya adalah untuk mulai menghemat waktu secepat mungkin, membuat papan Kanban dari awal bisa memakan waktu lama, dan bahkan kontraproduktif hingga batas tertentuâdi sinilah templat sangat berguna. đ¤
Tim dapat bekerja lebih cepat dan efisien dengan templat papan Kanban yang tepat dan disesuaikan dengan kebutuhan unik merekaâtapi siapa yang punya waktu untuk mencoba dan menguji setiap templat Kanban yang membanjiri hasil pencarian Google mereka? Kami yang melakukannya. đđźââď¸
Anggap artikel ini sebagai kursus kilat Anda tentang segala hal terkait Kanban, termasuk struktur, FAQ, tips, manfaat, dan tentu saja, 11 templat Kanban gratis untuk mencapai tujuan alur kerja Anda!
Apa itu templat papan Kanban?
Template papan Kanban adalah papan yang sudah dibuat sebelumnya dan dapat disesuaikan, yang mempercepat tahap persiapan dan penyiapan dalam pembuatan papan Anda sehingga Anda dapat mulai menghemat waktu dalam sekejap. Pada dasarnya, template ini adalah papan Kanban siap pakai yang hanya perlu diisi, yang dapat Anda sesuaikan atau edit sesuai kebutuhan.
Dan karena metode Kanban dapat diterapkan di berbagai departemen dan industri, templat yang terstruktur dengan baik memastikan tim Anda menggunakannya dengan cara yang paling efisien. Namun, ini baru sekilas mengenai manfaat dari templat papan Kanban yang fleksibel!
Manfaat menggunakan templat papan Kanban
Lebih dari sekadar penghemat waktu, templat papan Kanban membantu Anda memulai dengan langkah yang tepat berkat antarmuka yang rapi dan terawat dengan baik, memastikan papan Anda selalu siap untuk dipamerkanâbahkan dalam waktu singkatâkepada pemangku kepentingan, manajer, atau departemen lain.
Template ini juga menginspirasi inovasi dalam hal penyesuaian, otomatisasi, dan status tugas yang lebih efektif. Karena pendekatan Kanban dapat bermanfaat untuk berbagai kasus penggunaan, memiliki template khusus dapat berfungsi sebagai panduan awal bagi Anda, menunjukkan status, Batas Pekerjaan yang Sedang Berjalan, dan otomatisasi mana yang umumnya berguna untuk industri Anda.
Selain itu, tersedia templat untuk setiap tingkat keahlian. Jika Anda baru mengenal papan Kanban, ada banyak templat yang ramah pemula untuk memudahkan Anda memahami metodologi agile ini. Atau, jika Anda sudah menggunakan papan Kanban selama bertahun-tahun dan membutuhkan perspektif baru atau mencari cara untuk menginovasi proses Kanban Anda, templat adalah cara yang sangat baik untuk mengajarkan Anda cara meningkatkan kualitas papan Kanban Anda.
Inti dari artikel ini adalah bahwa templat papan Kanban hadir untuk membantu Anda. Biarkan templat yang dirancang dengan baik yang menangani pekerjaan beratnya, sehingga Anda dapat fokus pada proyek dan tim yang mengembangkannya.
Bonus: Template storyboard!
11 templat papan Kanban gratis
Ini adalah topik yang sangat pentingâayo lihat templat-templat hebat ini dalam praktiknya! Berikut adalah 11 templat papan Kanban favorit kami untuk ClickUp, OneNote, dan Excel, serta bagaimana templat-templat ini dapat membawa tim Anda ke level berikutnya.
1. Template Papan Kanban
Terapkan templat ClickUp Simple Kanban Board ke ruang kerja ClickUp Anda dan mulailah mengoptimalkan siklus rilis Anda dalam waktu singkat. Folder ini dilengkapi dengan lima status untuk membagi tugas Anda, serta dokumen bantuan yang berisi tips dan penjelasan rinci tentang setiap fitur. Bahkan, folder ini menawarkan sumber daya tambahan untuk mengatur otomatisasi tugas, membuat daftar periksa untuk tugas-tugas kecil, serta integrasi yang disarankan agar transisi Anda ke tampilan Papan di ClickUp menjadi lebih lancar.
Status tugasnya cukup fleksibel untuk disesuaikan dengan hampir semua alur kerja, terutama jika Anda memerlukan revisi atau umpan balik pada tugas Andaâmulai dari pemasaran hingga pengembangan produk, bahkan pengeditan blog atau desain grafis. Meskipun ini adalah templat tingkat menengah, panduan langkah demi langkahnya sangat jelas dan mudah diikuti, terlepas dari seberapa banyak pengalaman Anda dengan Kanban.
2. Template Papan Kanban Manajemen Agile
Template Papan Kanban Manajemen Agile dari ClickUp membantu Anda mengatur alur kerja yang kompleks dengan cepat.
Pendekatan agile mungkin terasa membingungkan pada awalnya, tetapi templat ini membuat Ruang di ClickUp dengan semua yang Anda butuhkan untuk menerapkan alur kerja agile dasar dalam hitungan menit.
Bagi tim agile yang bekerja dalam sprint, Anda memiliki opsi untuk mengaktifkan 13 ClickApps yang berbeda guna menyesuaikan cara Anda mengatur backlog, mengelola beban kerja, dan bekerja sama dengan tim. Fitur-fitur ini meliputi Batas Pekerjaan yang Sedang Berjalan, Tonggak Pencapaian, ketergantungan, Poin Sprint, dan banyak lagi!
Dengan 30 status kustom, satu Bidang Kustom, delapan tag, enam tampilan, dan empat otomatisasi, templat ini dilengkapi dengan semua fitur yang diperlukan untuk memberikan umpan balik, mengalokasikan sumber daya, dan mulai mencapai hasil dengan lebih cepat.
3. Template Papan Kanban Sprint Sederhana
Cobalah pengalaman sprint dengan templat Papan Kanban Simple Sprints dari ClickUp! Lebih sederhana dan lebih ramah bagi pengguna tingkat menengah dibandingkan Templat Manajemen Agile sebelumnya, templat ini menambahkan Ruang ke Ruang Kerja ClickUp Anda dengan sembilan status, sembilan ClickApps, serta tampilan Papan dan Daftar yang telah diatur sebelumnya.
Template ini mencakup semua dasar-dasar sprint bagi tim Agile untuk meluncurkan produk lebih cepat dan menyediakan dokumen panduan yang berguna untuk menunjukkan cara menyelaraskan template ini dengan alur kerja Anda serta memaksimalkan penggunaan Multitask Toolbar.
4. Template Papan Kanban Manajemen Akun
Jika Anda seorang manajer kantor, penasihat keuangan, bekerja di bidang penjualan, atau sekadar seseorang yang ingin mengelola anggaran dengan baik, templat ini cocok untuk Anda.
Template Papan Kanban Manajer Akun dari ClickUp melacak segala hal, mulai dari aktivitas terakhir pengguna hingga perpanjangan akun, kontak, dan risiko. Folder ini menambahkan 19 status yang bergunaâhitung saja!âtermasuk Nurturing, Up For Renewal, Churned, Onboarding, dan lainnyaâsangat cocok untuk calon pelanggan dan menjaga hubungan dengan klien saat ini.
Template ini juga sangat cocok untuk menjalin hubungan dengan klien baru, dilengkapi dengan tujuh jenis tampilan untuk memelihara keterlibatan dengan prospek, serta tampilan Formulir untuk mendaftarkan klien baru melalui survei yang jawabannya dapat diubah menjadi tugas ClickUp yang dapat ditindaklanjuti. Dan apakah kami sudah menyebutkan bahwa template ini kaya akan Bidang Kustom? Dengan 10 pilihan yang tersedia, Anda memiliki lebih banyak cara untuk menyortir, menyaring, dan mengelompokkan papan Kanban Anda.
5. Template Papan Kanban Permintaan Tim
Papan Kanban adalah alat manajemen proyek agile yang populer, tetapi sebenarnya sangat dipercaya dan digunakan oleh tim di berbagai departemenâtermasuk HR!
Template Papan Kanban Permintaan Tim dari ClickUp adalah alat penting bagi manajer SDM, TI, dan kantor yang bertugas melacak dan mengatur permintaan tim jarak jauh mereka.
Folder ini menambahkan empat tampilan ke Workspace Anda, termasuk papan Kanban terpisah untuk berbagai jenis permintaan yang masuk dan Formulir Permintaan Internal dengan tanggapan yang dapat langsung diubah menjadi tugas ClickUp yang muncul di papan Anda. Selain itu, lima status memastikan tidak ada permintaan yang terlewat.
6. Template Papan Kanban Produksi Video
Template Papan Kanban Produksi Video dari ClickUp adalah contoh sempurna betapa fleksibelnya papan Kanban. Rencanakan jadwal syuting Anda mulai dari pra-produksi hingga pasca-produksi dengan template yang ramah pemula ini. Visualisasikan jadwal Anda dalam bentuk Daftar atau pindahkan tugas ke tahap selanjutnya dalam alur produksi dengan menyeret dan melepaskannya di papan Kanban Anda.
Selain itu, templat papan Kanban dasar ini dilengkapi dengan dokumen panduan untuk meningkatkan organisasi Anda dan membawa proyek-proyek kreatif Anda hingga garis finis tanpa kesulitan.
7. Template Papan Kanban Manajemen Proyek
Jika semua templat ini terdengar bagus tetapi mungkin sedikit terlalu rumit untuk tingkat pengalaman Kanban Anda saat ini, inilah templat yang tepat untuk Anda.
Baik Anda sedang mengelola proyek atau mengatur daftar tugas mingguan, templat papan manajemen proyek yang ramah pemula dari ClickUp ini mencakup semua dasar-dasar Kanban. Mulailah dengan papan yang sudah dibagi menjadi lima status yang dapat diterapkan pada hampir semua alur kerjaâTerbuka, Sedang Berjalan, Tinjauan, Terhambat, dan Tutup.
8. Template Papan Kanban untuk Pelacakan Kampanye
Inilah templat yang selama ini diimpikan oleh tim pemasaran Anda. â¨
Di antara mengelola berbagai alat, menjalankan banyak kampanye, menjaga anggaran, dan tekanan kinerja, mudah merasa kewalahan dengan alur kerja pemasaran Andaâtetapi templat Pelacakan dan Analisis Kampanye dari ClickUp dirancang untuk memantau semua aspek yang terus berubah tersebut.
Template ini dilengkapi dengan 10 Bidang Kustom sehingga Anda dapat memasukkan detail sebanyak yang diperlukan ke dalam setiap tugas dan memvisualisasikan kampanye Anda dengan cara yang paling sesuai untuk Anda. Dengan berbagai kampanye dan tugas yang berjalan bersamaan, papan Kanban Anda memastikan bahwa tidak ada yang memikul beban lebih dari yang dapat mereka tangani. Selain papan Anda, Anda akan menemukan jadwal kampanye Anda dalam tampilan Kalender yang rapi serta Daftar semua kampanye untuk menghindari tumpang tindih.
9. Template Peta Jalan Kanban
Pengembangan produk tidak memiliki pendekatan yang serba cocok untuk semua. Setiap bisnis memiliki kebutuhan uniknya sendiri, dan terserah pada masing-masing tim untuk menentukan jalannya sendiri. Tingkatkan proses Anda dengan alat Kanban ini. Template Peta Jalan Kanban ClickUp memungkinkan Anda mengelola tugas dan tujuan, memprioritaskan elemen-elemen penting, dan pada akhirnya mendapatkan gambaran yang jelas tentang aktivitas pengembangan Anda.
10. Template Aliran Kumulatif Kanban untuk Excel
Kami telah menyebutkan bahwa papan Kanban dapat hadir dalam berbagai bentuk dan ukuranâdan templat Excel ini adalah contoh yang sangat baik untuk hal tersebut! Tim menyukai papan Kanban karena papan ini berfokus pada alur kerja yang berkelanjutan dan konsisten untuk menyelesaikan proyek tepat waktu, satu tugas demi satu. Dengan Batas Pekerjaan yang Sedang Berjalan, tim dapat mengontrol jumlah tugas yang sedang mereka kerjakan, memastikan bahwa mereka tidak mengambil lebih banyak pekerjaan daripada yang mampu mereka tangani. Template papan Kanban Excel ini berfokus pada aspek tersebut dari papan Kanban.
Cukup isi tanggal yang terkait dengan tugas atau proses Anda serta jumlah tugas Work In Progress yang diizinkan per hari untuk melihat alur kerja Anda ditampilkan dalam diagram Alur Kumulatif visual di Excel dengan warna yang terkait dengan setiap tugas.
Papan Kanban Excel ini adalah alat yang sangat berguna bagi mereka yang lebih mudah belajar secara visual dan perlu melihat bagaimana tugas-tugas saling berurutan setiap hari!
Sangat mengandalkan alur kerja berbasis Excel? Kami punya alat yang tepat untuk Anda! Pelajari
11. Template Papan Kanban oleh OneNote
Sama seperti cara Anda menyusun papan Kanban di Excel atau papan tulis digital, Anda juga dapat membuat papan di OneNote! Buat kolom untuk mengelola alur kerja Anda di kantor atau di rumah dengan fleksibilitas untuk menambahkan kolom, warna, dan detail sebanyak yang Anda butuhkan.
Sumber Daya Template Manajemen Proyek Lainnya:
Praktik terbaik papan Kanban
Berawal dari industri manufaktur otomotif pada tahun 1940-an, papan Kanban telah beradaptasi dan berkembang untuk memberikan manfaat bagi tim di berbagai industri melalui kerangka kerja yang sederhana namun fleksibel dalam memvisualisasikan alur kerja.
Tim kembali menggunakan papan Kanban karena papan ini sederhana, intuitif, dan konsisten. Papan Kanban cukup fleksibel untuk mendukung hampir semua kasus penggunaanâdan begitu Anda memahami cara membaca satu papan Kanban, Anda pada dasarnya dapat membaca semuanya.
Jika digunakan dengan benar, papan Kanban menciptakan alur kerja yang lancar dan berkelanjutan, meningkatkan transparansi, serta secara jelas menentukan penanggung jawab setiap tugas.
Meskipun tidak terbatas pada satu âtampilanâ saja, papan Kanban biasanya dimulai dengan setidaknya tiga kolomâatau statusâyang mewakili tahapan menuju penyelesaian, serta kartu tugas yang berpindah-pindah di papan hingga proyek selesai.
Tapi seperti apa sebenarnya bentuknya? Nah, mari kita buat satu!
Bagaimana cara menggunakan papan Kanban? Dengan contoh papan Kanban
Anda dapat membuat papan Kanban secara langsung di permukaan seperti papan gabus atau papan tulis pribadiâatau dengan bantuan perangkat lunak Kanban dinamis yang dirancang khusus untuk pendekatan ini. Namun, baik Anda lebih suka papan di atas meja atau di layar, ikuti panduan ini saat kami menguraikan ciri-ciri khas yang harus dimiliki setiap papan Kanban yang efisien:
1. Kolom
Kolom-kolom pada papan Kanban Anda mewakili status yang harus dilalui setiap tugas sebelum dapat dianggap selesai. Jika Anda baru memulai dengan pendekatan Kanban, buatlah sesederhana mungkin dengan tiga kolom yang mirip dengan To-Do, In Progress, dan Done, tetapi idealnya, Anda menargetkan jumlah kolom yang sama dengan jumlah langkah dalam alur kerja Anda.
Ini juga merupakan kesempatan pertama Anda untuk menyesuaikan papan agar sesuai dengan proses tim Anda.
Jika tim Anda secara rutin menggunakan serangkaian status khusus yang berbeda atau tahap tambahan untuk penelitian, pengembangan, atau umpan balik, cukup tambahkan kolom tambahan untuk mewakili langkah-langkah tersebut dalam alur kerja Anda.
Kelompokkan tugas berdasarkan status, penanggung jawab, prioritas, dan lainnya dengan tampilan Papan mirip Kanban dari ClickUp yang intuitif dan fleksibel
2. Tugas
Di sinilah Anda mengisi setiap tugas yang terkait dengan proyek Andaâya, setiap tugasnya. Inilah salah satu cara papan Kanban mendorong transparansi.
Kategorikan tugas berdasarkan statusnya saat ini untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang status keseluruhan proyek Andaâberapa banyak tugas yang belum dimulai, jumlah tugas yang sedang dikerjakan, dan tugas yang telah Anda selesaikan.
Tugasâatau kartu tugasâbergerak melintasi papan dari kiri ke kanan, dimulai dari status To-Do hingga selesai dan mencapai kolom Done.
Kolom-kolom Anda akan cepat terisi, tetapi Anda ingin papan Anda tetap rapi dan jelas agar siapa pun dapat membacanya dengan mudah kapan saja. Saat melihat papan Anda, Anda ingin melihat semua informasi tugas dasar, termasuk nama, penanggung jawab, tanggal jatuh tempo, dan gambar (jika ada).
Tips pro: jika Anda menggunakan perangkat lunak manajemen tugas yang fleksibel seperti ClickUp, tidak perlu repot memilih informasi tugas mana yang akan dibagikan! Perangkat lunak ini akan melakukannya untuk Anda. đ
Lengkapi tugas Anda dengan tautan, Bidang Kustom, Prioritas, deskripsi terperinci, beberapa penugas, pengamat, dan banyak lagi untuk setiap tugas sambil menjaga papan Anda tetap teratur dan rapi.
đŽWawasan ClickUp: 92% pekerja menggunakan metode yang tidak konsisten untuk melacak item tindakan, yang mengakibatkan keputusan terlewatkan dan pelaksanaan tertunda. Baik Anda mengirim catatan tindak lanjut atau menggunakan spreadsheet, prosesnya sering kali terpecah-pecah dan tidak efisien.
Solusi Manajemen Tugas ClickUp memastikan konversi percakapan menjadi tugas secara mulusâsehingga tim Anda dapat bertindak cepat dan tetap selaras.
3. Batas Pekerjaan yang Sedang Berjalan
Ini adalah salah satu cara utama papan Kanban menjaga alur kerja yang konsisten. Untuk mencegah anggota menangani banyak tugas sekaligus, Batas Pekerjaan dalam Proses (WIP) membatasi jumlah tugas yang dapat dipindahkan dari To-Do ke In Progress dalam satu waktu.
4. Jalur kerja
Kolom memberikan struktur vertikal pada papan Anda, sedangkan jalur kerja membagi papan secara horizontal untuk membantu Anda memvisualisasikan beberapa alur kerja dalam satu papan. Jika Anda mengelola beberapa proyek atau mengawasi berbagai anggota tim, jalur kerja akan membuat bagian-bagian pada papan Anda untuk menunjukkan tugas mana yang menjadi tanggung jawab anggota tim atau proyek mana.
Jika Anda pengguna spreadsheet, Anda dapat membayangkan swimlanes sebagai baris yang hanya berisi tugas-tugas yang terkait dengan kategori informasi tertentu.
Ta-da!
Setelah Anda menambahkan informasi ini, tim Anda siap bertindak menggunakan pendekatan Kanban! Kedengarannya cukup sederhana, tetapi kelemahan membuat papan Kanban dari awal adalah bahwa masing-masing dari empat langkah ini memerlukan perencanaan yang matang, waktu, dan usaha yang cukup. Terutama jika Anda baru mengenal papan Kanban atau menangani alur kerja yang rumitâmudah sekali melupakan tugas dan informasi penting.
Namun, itu belum semuanya. Tanpa templat atau perangkat lunak manajemen proyek yang fleksibel, upaya pemeliharaan yang diperlukan untuk menjaga papan Anda tetap terkini justru dapat menghambat proyek daripada membantu Anda.
Inilah mengapa banyak manajer proyek beralih ke templat sebagai solusi siap pakai untuk mulai menggunakan papan Kanban secepat mungkin.
Kelola proyek Anda berikutnya dengan templat Kanban
Meskipun ada banyak templat yang beredar di setiap hasil pencarian Google, tidak semua papan Kanban dibuat sama.
Karena Kanban memiliki kemampuan untuk mengoptimalkan proses di berbagai departemen dan industri, penting untuk memilih templat yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Dengan cara ini, Anda dapat mengambil inspirasi dari status dan otomatisasi yang disediakan, serta menggunakannya sebagai landasan bagi Anda dan tim untuk mengembangkan pendekatan Kanban Anda lebih jauh lagi.
Saran kami? Pilih templat yang dibuat oleh dan untuk perangkat lunak manajemen kerja yang andal seperti ClickUp.
Karena tugas, pekerjaan, tim, dan proses Anda sudah ada di dalam Workspace Anda, papan Kanban Anda pun akan otomatis tersedia! Hal ini tidak hanya menghemat waktu saat menyiapkan alur kerja, tetapi juga membantu memperlancar proses di papan yang terus diperbarui secara otomatis seiring Anda bekerja.
Tapi bagian terbaiknya? Gratis! đ¸
Dapatkan akses ke ratusan templat papan Kanban, ditambah penyimpanan 100MB, tugas dan anggota tanpa batas, lebih dari 1.000 integrasi, dokumen kolaboratif, dan masih banyak lagi secara gratis, selamanya di ClickUp! đŚ