Qui n'a jamais assisté à une réunion d'équipe dont l'objectif était flou ? Et quand les participants s'écartent du sujet...

C'est la cata assurée.

Votre équipe passe son temps en réunions, sans avancer vers les objectifs.

Bonne nouvelle !

La solution à ces difficultés est simple : donnez un ordre du jour à votre réunion ! ✌

Un ordre du jour efficace est un programme que vous partagez avant la réunion avec les personnes qui y prendront part. Ainsi, votre équipe sait à quoi s'attendre avant, pendant et après la réunion.

Dans cet article, nous définirons ce qu'est un ordre du jour, puis nous verrons comment en rédiger un en cinq étapes. Ensuite, nous vous proposerons 16 modèles, ainsi qu'une liste des avantages à inclure un ordre du jour à vos réunions d'équipe.

Si vous avez besoin de visuels pour apprendre, regardez nos vidéos sur les ordres du jour de réunion !

Allons-y !

Participer à une réunion sans ordre du jour, c'est un peu comme partir à la chasse au trésor sans carte.

Avec un ordre du jour, votre équipe est en mesure de fixer la fréquence des réunions, de se préparer aux sujets qui seront abordés et de vérifier que tout le monde dispose des mêmes informations pour atteindre les objectifs.

Un ordre du jour :

• donne un objectif clair à la réunion ;
• vous aide à garder le cap ;
• permet de cerner les responsabilités.

L'ordre du jour se compose d'une liste de sujets, d'actions et d'activités que vous souhaitez aborder pendant la réunion.

Une liste à puces convient à un ordre du jour simple. Votre ordre du jour peut également être plus sophistiqué avec des descriptions pour chaque élément, des références et les résultats attendus pour chaque sujet de discussion.

Les ordres du jour formels comprennent en plus la chronologie et des informations sur chaque élément.

Par exemple, pour une réunion du conseil municipal, l'ordre du jour formel communiqué à l'avance inclura une section Questions du public qui prévoit du temps pour les commentaires de l'assistance.

Mais les ordres du jour ne sont pas réservés aux institutions. Ils seront très utiles dans vos réunions professionnelles. Vous devez juste concevoir l'ordre du jour qui convient le mieux à votre équipe.

Maintenant que le terme est défini, voyons comment écrire un ordre du jour. ✍

Voici cinq étapes simples à suivre pour concevoir l'ordre du jour adapté à votre équipe :

1. Définir le type de réunion

Si vous n'informez pas votre équipe du type de réunion à laquelle elle va prendre part, vous risquez de provoquer quelques malentendus.

Imaginez si une personne de votre équipe pensait assister à une réunion classique, alors qu'il s'agit de son évaluation de performance.

Le stress ! 😱

Pour éviter de prendre vos collègues par surprise, communiquez bien le sujet de la réunion.

Il existe plusieurs types de réunion, notamment :

• Réunion d'équipe : ces réunions permettent à vos collègues de parler des différents aspects de leur travail.
• Réunion de conseil d'administration : réunion formelle de la direction de votre organisation généralement organisée à intervalles réguliers pour examiner les performances de l'équipe et régler les problèmes de politiques.
• Séance de travail : réunion organisée régulièrement par les membres du conseil d'administration en préparation des réunions formelles.
• Réunion récurrente : réunions quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.
• Réunion de lancement de projet : au début de chaque nouveau projet, cette réunion est l'occasion d'informer l'équipe des objectifs, des services/produits à livrer et de la chronologie.
• Réunion de brainstorming : sert à travailler sur une nouvelle idée avec vos équipes.
• Réunion de feedback : organisée pour écouter les commentaires constructifs de votre équipe sur les nouveaux projets et processus.
• Réunion agile : réunion spéciale pour les équipes agiles permettant de focaliser les discussions sur les évaluations de sprints, de partager des informations utiles sur le projet, des commentaires clients, des mises à jour, etc.
• Réunion Scrum : l'ordre du jour d'une réunion Scrum peut inclure la planification des sprints, les comptes rendus quotidiens, l'affinage du backlog de produit, l'évaluation des sprints, etc.
• Réunion rétrospective : organisée à la fin d'un projet pour parler des réussites et des difficultés rencontrées.
• Réunion d'intégration : permet d'aider les nouvelles recrues à comprendre les attentes professionnelles de leur environnement de travail.
• Réunion de comité : permet d'aider un groupe de collègues de votre entreprise à former un comité pour mener à bien une mission spécifique.

2. Indiquer l'objectif de la réunion

Pour quelles raisons principales organisez-vous cette réunion avec votre équipe ? Vous voulez les informer des avancées d'un projet ? Vous avez besoin de leur avis sur un sujet en particulier ?

En indiquant clairement l'objectif de la réunion, vous prévenez votre équipe de ce qui les attend. Vos collègues sauront au moins s'ils doivent apporter un rapport de projet ou une bière à la réunion.

3. Lister les sujets de la réunion

Une fois que vous avez défini l'objectif de votre réunion, faites la liste des sujets que vous souhaitez aborder avec votre équipe.

Vous voulez connaître notre secret pour des réunions plus intéressantes ?

Choisissez des sujets de discussion qui concernent toutes les personnes présentes lors de la réunion. Ainsi, tous vos collègues auront une raison de participer aux discussions.

Sur le même thème : notre guide des bonnes manières pour les réunions en visio !

4. Prévoir du temps pour aborder chaque sujet

Les réunions sont coûteuses et parfois difficiles à organiser. Pour en retirer un bénéfice, vous devez utiliser votre temps efficacement.

Il faut donc prévoir le temps nécessaire pour parler de chaque sujet tout en évitant de dévier ou de passer toute la réunion sur un seul thème.

Pour gagner du temps pendant vos réunions, utilisez les résolutions en bloc. Les résolutions en bloc regroupent les sujets récurrents sous un seul point de l'ordre du jour que vous pouvez donc traiter rapidement.

Ces mesures servent à éviter que vos réunions ne soient une perte de temps. 👀

5. Lister les documents nécessaires

Imaginons que vous organisez une réunion avec les parties prenantes de votre projet.

Pour améliorer la productivité de votre réunion, pensez à partager tous les documents du projet par le biais de l'ordre du jour de la réunion d'équipe.

C'est un peu comme les devoirs de préparation que vous demandaient vos professeurs à l'école. 🤓 Cette pratique permet à tous les participants de connaître le contexte des discussions et de disposer des outils nécessaires pour y contribuer.

Maintenant que vous savez ce que vous devez faire, mettons en pratique ces étapes avec quelques exemples d'ordres du jour. * Bonus : modèles d'ordre du jour pour conférences*

L'intelligence artificielle (abrégée en IA) peut simplifier la gestion de vos réunions et vous faire gagner en efficacité et en productivité. Avec des outils de gestion de projet qui intègrent l'IA, comme ClickUp Brain, vos équipes peuvent utiliser l'automatisation pour gérer des tâches fastidieuses et améliorer la productivité de leurs réunions.

Voici ce que l'IA peut faire pour vous :

• Ordres du jour générés par l'IA : l'IA de ClickUp peut rédiger des ordres du jour personnalisés pour vos réunions en fonction des postes des personnes présentes, des comptes rendus précédents et des exigences du projet en cours. En analysant les rapports de réunions et les objectifs, l'IA inclura automatiquement tous les sujets incontournables.
• Résumés intelligents : après la réunion, l'IA peut synthétiser des pages de prises de notes en un résumé succinct contenant des actions concrètes. Les participants seront en mesure de saisir l'essentiel de la réunion et de revoir des points qui leur auraient échappé. Le résultat : toute l'équipe est mieux informée.
• Actions concrètes instantanées : l'IA de ClickUp peut générer des tâches à partir de vos notes et créer automatiquement une liste d'éléments d'action dans ClickUp. Cette transition fluide de la discussion à l'action vous permet de vérifier facilement que vos décisions sont réalisées dans les délais impartis.

L'intégration de l'IA dans votre processus de réunions vous fait gagner du temps et permet des échanges de meilleure qualité. Cet outil vous aide à maintenir le focus sur la progression vers vos objectifs et encourage une culture de la transparence.

Voici un exemple d'ordre du jour simple pour démarrer :

Réunion de l'équipe design

• Date : 20/07/24

• Heure : 9 h à 9 h 45

• Participants : @BoblEponge, @Patrick, @M.Krabs, @Carlo

Objectif de la réunion :

•  Développer une nouvelle page de site Web pour les avis client

Ordre du jour

a. Avant la réunion :

• Tous les participants doivent lire le document sur les avis client.

b. Sujets de discussion :

• Passer en revue le document sur les avis client (10 min)
• Parler du contenu à inclure sur la page web (10 min, @BoblEponge)
• Présenter des exemples de design pour la page Internet (15 min, @M.Krabs)
• Soumettre des suggestions et voter pour le design de la page (10 min)

c. Actions :

• Créer une chronologie pour le design à livrer - @BoblEponge
• Partager une première ébauche du design de la page - @Patrick
• Programmer et concevoir un processus pour une deuxième réunion de finalisation du design - @M.Krabs

Réunion mensuelle des RH

• Date : 21/04/24

• Heure : 11 h à 12 h

• Participants : @Emma, @Franck, @Noah, @Olivia

Objectif de la réunion :

•  Planifier les activités de RH du mois prochain et informer des initiatives en cours pour les employés

Ordre du jour

a. Avant la réunion :

• Lire les commentaires des employés du mois précédent

b. Sujets de discussion :

• Analyser les résultats de l'enquête de satisfaction des employés (20 min)
• Faire le point sur les efforts de recrutement en cours (15 min, @Emma)
• Prévoir des activités en faveur de l'implication des employés pour le mois prochain (15 min, @Noah)
• Parler des changements des politiques RH (10 min)

c. Actions :

• Mettre en place des changements en fonction des commentaires des employés - @Franck
• Finaliser le calendrier et les procédure de recrutement - @Olivia
• Préparer le calendrier des prochaines activités en faveur de l'implication - @Emma

Ces exemples devraient vous donner une assez bonne idée de comment concevoir l'ordre du jour de vos réunions. Pour vous inspirer, voyons à présent quelques modèles d'ordres du jour proposés par les outils de visioconférence les plus connus.

Rassemblez tous vos ordres du jour, actions et feedbacks à un seul et même endroit selon une structure claire avec ce modèle de réunion individuelle hebdomadaire par ClickUp.

Les réunions individuelles sont une belle occasion d'échanger avec les personnes de votre équipe. Le modèle de réunion individuelle de ClickUp permet de rassembler tous vos ordres du jour, adaptés en fonction de chaque personne, à un seul endroit.

Ce modèle collaboratif est un document ClickUp avec la trame parfaite pour un résumé de réunion réussi.

Le modèle de minutes de réunion par ClickUp inclut des pages prêtes à l'emploi pour structurer les équipes, les notes de réunions individuelles et des instructions pour optimiser votre réunion.

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Lorsque vous prévoyez une réunion, pensez à rédiger un ordre du jour structuré pour en assurer le bon déroulement et atteindre vos objectifs. Un ordre du jour de réunion sera particulièrement utile aux :

1. Gestionnaires de projet : disposer d'un ordre du jour bien pensé aidera les gestionnaires de projet chargés d'animer les réunions d'équipe à couvrir tous les sujets pertinents.

2. Équipes de direction : un ordre du jour de réunion aidera également les équipes de direction à aborder les thèmes les plus importants, à prendre des décisions efficacement et à harmoniser les stratégies et objectifs de l'entreprise.

Un ordre du jour efficace facilite grandement la collaboration.

Et lorsque la collaboration devient naturelle, votre équipe peut être plus créative et productive.

Avec l'aide d'un outil de gestion de projet comme ClickUp, écrire un ordre du jour efficace et gérer les réunions est un jeu d'enfant !

ClickUp vous permet de garder une trace écrite de toutes vos réunions, de gérer les ordres du jour, de rédiger des comptes rendus efficaces, d'assigner des commentaires à votre équipe et beaucoup plus.

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