Vous redoutez une nouvelle réunion improductive ? Vous n'êtes pas seul. La surcharge de réunions n'est que trop fréquente, et c'est l'un des plus grands problèmes de l'entreprise perte de temps au bureau .
Mais que se passerait-il si vous pouviez transformer ces discussions interminables en sessions ciblées et pleines d'action ?
La préparation d'une réunion est un paramètre de réussite. Elle ne demande pas beaucoup d'efforts, mais vous permet de rester concentré et d'éviter de perdre du temps pendant la réunion. Le fait de savoir à quoi s'attendre et d'organiser ses idées à l'avance peut également renforcer la confiance en soi lors de la réunion.
Dans cet article, nous vous dévoilons les étapes clés qui vous permettront non seulement de survivre à votre prochaine réunion, mais aussi d'y prospérer !
Pourquoi est-il important de se préparer à une réunion ?
En prenant le temps de forfaiter une réunion, vous vous assurez que vos discussions sont ciblées et efficaces. Vous atteignez avec succès l'objectif visé résultats de la réunion .
Les avantages d'une préparation minutieuse des réunions sont les suivants :
- Augmentation de l'efficacité: Un ordre du jour clair permet de maintenir les discussions sur la bonne voie et d'éviter les pertes de temps
- Amélioration de la prise de décision: Les participants bien préparés sont informés, ce qui permet des discussions plus réfléchies et de meilleures décisions
- Amélioration de la collaboration: Le partage des informations et des objets à l'avance crée un environnement propice à la collaboration
- Amélioration du moral: Les réunions bien gérées respectent le temps de chacun, ce qui accroît la satisfaction et la motivation
Les erreurs courantes à éviter dans la préparation des réunions
Examinons quelques pièges courants qui peuvent nuire à l'efficacité des réunions :
- L'absence d'objectifs clairs: Sans objectif défini, les réunions deviennent sans but et improductives. Identifiez le résultat souhaité avant de commencer la réunion
- Absence d'agenda ou mauvaise conception de l'agenda: Un agenda manquant fait perdre du temps. Un agenda mal conçu manque de précision et d'orientation. Effacez l'ordre du jour en précisant les sujets, les horaires et les points de discussion
- Invitations de dernière minute: Donnez aux participants suffisamment de temps pour se préparer en envoyant les invitations bien à l'avance
- **Ne vous fiez pas à l'improvisation. Préparez vos points de discussion, faites des recherches sur le sujet et anticipez les questions potentielles afin d'optimiser le temps de chacun
- La méconnaissance de la technologie: Assurez-vous que tout le monde a accès à la technologie nécessaire et qu'il est à l'aise pour l'utiliser
$$$a étapes de la préparation d'une réunion
Maintenant que vous savez pourquoi il est essentiel de préparer une réunion et comment vous pouvez éviter de le faire de la mauvaise manière, voici les cinq paramètres qui vous permettront de préparer l'étape d'une réunion productive et réussie :
Étape 1 : Organiser la réunion
Identifiez clairement l'objet de la réunion, qu'il s'agisse d'un brainstorming, d'une prise de décision ou d'une mise à jour des cours. Ensuite, envoyez une invitation aux seules personnes directement impliquées dans la réalisation des objectifs de la réunion.
Choisissez une heure qui convienne à la plupart des participants et respectez l'emploi du temps de chacun.
Conseil d'expert : Utilisez des outils de planification des réunions pour éviter les allers-retours incessants entre les courriels et les messages pour choisir des créneaux de réunion. |
Étape 2 : Créer et partager un agenda
Structurez l'agenda avec des points de discussion clairs dans une commande logique. Estimez la durée nécessaire pour chaque point afin d'éviter tout dépassement de programme.
Déléguer des responsabilités spécifiques, telles que la présentation d'exposés ou l'animation de discussions (le cas échéant), est une bonne pratique. Cela permet de s'assurer que tout le monde contribue à la réunion au lieu qu'une seule personne la domine.
Des outils comme Modèle d'agenda de réunion de ClickUp peut s'avérer extrêmement utile à cette étape de la préparation de votre réunion.
Structurez et ordonnez vos réunions grâce au modèle d'agenda de réunion de ClickUp
Le modèle propose des sections pour enregistrer les détails de la réunion, les objectifs, les sujets de discussion, les éléments d'action et les participants, ce qui vous permet de créer un agenda complet et bien organisé. Vous pouvez décomposer les tâches de la réunion en éléments d'action et répartir les responsabilités entre les participants à la réunion, afin d'assurer le suivi des points de décision clés.
Dans ce modèle :
- Créez des statuts personnalisés pour suivre la progression des différents éléments de l'agenda
- Ajoutez des champs personnalisés pour attribuer des attributs à la gestion des tâches de l'agenda
- Utilisez des vues personnalisées pour construire votre flux ClickUp, qui comprend Liste, Gantt, Charge de travail, Calendrier, etc
- Lier de manière transparente l'agenda de la réunion avec les éléments suivantsDocuments ClickUp pour enregistrer le compte rendu de la réunion. Cela permet de créer un emplacement central pour documenter les décisions, les éléments d'action et les prochaines étapes
Étape 3 : Envoyer les invitations aux réunions
Indiquez clairement dans l'invitation l'objet de la réunion, l'agenda, la date, l'heure, le lieu et les préparatifs nécessaires. Informez les participants s'ils doivent se préparer avec des informations ou des idées spécifiques.
Il est également conseillé d'encourager les participants à suggérer des ajouts à l'ordre du jour ou à poser des questions à l'avance.
Étape 4 : Recueillir les questions et les idées de l'équipe
Animez la discussion avant la réunion et recueillez des informations à l'aide de Formulaires ClickUp .
Utilisez les formulaires ClickUp pour recueillir des questions, des idées et des préoccupations qui seront abordées lors d'une réunion
Vous pouvez les utiliser pour organiser automatiquement les données de réponse et y donner suite. Cela vous permet d'adapter l'agenda aux besoins des participants. Le résultat est que chacun arrive préparé avec ses contributions.
Étape 5 : Distribuer les documents d'assistance
Fournissez à l'avance les rapports, les présentations ou les données indispensables à la réunion. En faisant cela, vous vous assurez que tout le monde est sur la même page et vous minimisez le besoin d'explications détaillées pendant la réunion.
Si ces étapes fonctionnent pour la plupart des réunions, toutes les réunions ne sont pas identiques.
Types de réunions et leurs besoins uniques en matière de préparation
L'objectif d'une réunion peut aller de la recherche de nouvelles idées à la prise de décisions cruciales. Pour tirer le meilleur parti de votre temps de réunion, il est important de comprendre les différents types de réunions et de savoir comment les préparer efficacement.
Réunions en tête-à-tête
Ces réunions personnalisées nécessitent une préparation approfondie car elles se concentrent généralement sur un seul problème ou sont organisées pour discuter des performances individuelles.
Voici ce que vous pouvez faire : Personnalisez l'agenda pour répondre aux besoins spécifiques et aux domaines de développement de la personne avec laquelle vous vous réunissez.
Utilisez l'outil Modèle de réunion individuelle ClickUp pour structurer la discussion autour des objectifs, de la progression et des obstacles.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-7.png Établissez des relations de travail solides avec vos subordonnés directs grâce au modèle de réunion individuelle ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-333dffe Télécharger ce modèle /$$cta/
Il comprend des sections détaillant les rôles des employés, les objectifs et les attentes de la réunion, les notes de chaque réunion précédente et les ordres du jour des réunions récurrentes. Vous pouvez créer des pages imbriquées dans le modèle et suivre les points clés de chaque réunion dans un emplacement central.
| Pro-tip: Utilisez ces modèles de réunion /href/https://clickup.com/fr-FR/blog/48409/modeles-de-reunions-individuelles/one-on-one de ClickUp/%href/ pour améliorer vos réunions en gérant le temps efficacement ! |
Réunions avec les grands donateurs ou réunions similaires à fort enjeu
Les réunions avec les grands donateurs sont cruciales pour les organisations à but non lucratif et les organismes de collecte de fonds qui cherchent à obtenir des dons importants. Ces réunions sont très importantes car elles peuvent avoir un impact significatif sur la santé financière de l'organisation.
Voici comment vous pouvez rehausser l'importance de ces réunions grâce à une préparation adéquate :
- Fixez des objectifs clairs À quoi faites-vous allusion lors de cette réunion ? S'agit-il d'obtenir un don d'un montant précis, d'établir une relation ou de partager des informations ? Des objectifs clairs guideront votre discussion
- Faites des recherches sur les intérêts du donateur et sur ses contributions passées pour adapter votre présentation et vos points de discussion
- Créez une présentation convaincante qui mette en valeur le travail de votre organisation, ses réussites et ses informations financières. Faites en sorte qu'elle soit concise et visuellement attrayante
- Répétez votre présentation. Cela renforcera votre confiance et vous aidera à délivrer votre message en douceur. Entraînez-vous également à répondre aux questions potentielles
- Adaptez votre message aux intérêts du donateur. Soulignez comment votre organisation s'aligne sur leurs valeurs et comment leur contribution aura un impact spécifique
Sauter les réunions de niveau Sauter des réunions sont des réunions au cours desquelles les employés rencontrent directement le responsable de leur supérieur, sans passer par leur supérieur direct dans la hiérarchie. Elles offrent aux employés la possibilité d'entrer en connexion avec les cadres supérieurs.
Voici comment vous pouvez vous y préparer en tant que dirigeant :
- Créer un forum anonyme pour que les employés puissent soumettre leurs questions à l'avance, ce qui permettra à la direction de répondre aux préoccupations clés
- Anticipez les questions les plus courantes et préparez des sujets de discussion clairs et concis pour renforcer la transparence et l'efficacité de l'entretienla communication au sein de l'équipe *Établissez un paramètre régulier pour ces réunions afin de garantir la cohérence et d'éviter les perturbations inutiles
Réunions d'équipe récurrentes et réunions de l'ensemble de l'entreprise
Faites en sorte que les réunions récurrentes soient ciblées et concises afin d'éviter l'épuisement et de maintenir l'engagement de l'équipe. C'est ici que vous pouvez utiliser le Modèle de réunion "All Hands" de ClickUp .
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-8.png Planifiez, développez et suivez les réunions d'équipe avec plus d'efficacité en utilisant le modèle de réunion ClickUp All Hands https://app.clickup.com/signup?template=t-216126539 Télécharger ce modèle /$$cta/
Ce modèle riche en fonctionnalités et adaptable offre une forme cohérente pour mettre en forme les mises à jour de la réunion, garantissant ainsi que vous couvrirez tous les sujets pertinents lors de votre réunion.
Le modèle comprend des statuts et des champs personnalisés pour créer des tâches, suivre la progression et visualiser les différents aspects de la réunion. Pour obtenir un aperçu achevé de la réunion, vous avez le choix entre cinq affichages différents : Tableau, Liste, Échéancier, Gantt et le Guide de démarrage.
Des fonctionnalités telles que l'Étiquette, les sous-tâches imbriquées et les libellés de priorité facilitent le suivi de la réunion et garantissent que tout le monde est sur la même page pour la réunion réunion générale .
Réunions de recherche
Les réunions de recherche sont organisées pour obtenir un retour d'information sur votre projet ou lors de la préparation d'un mémoire de master avec un conseiller de recherche.
Gardez ces points à l'esprit lorsque vous vous demandez comment vous préparer à une réunion :
- Définissez ce que vous attendez de la réunion, qu'il s'agisse d'obtenir un retour d'information sur la progression de la recherche, de discuter de la méthodologie ou de demander des conseils
- Décrivez les points clés de votre projet de recherche, la méthodologie et toutes les questions spécifiques que vous avez à poser à votre conseiller
- Apportez des documents de recherche pertinents, des données ou des ébauches à partager avec votre conseiller en vue d'une discussion productive
Le rôle de la technologie et des logiciels dans la préparation des réunions
La technologie peut considérablement améliorer la préparation des réunions. Logiciel de conférence téléphonique vous permet de vous réunir sans avoir à vous déplacer. Les aides visuelles telles que les présentations, les graphiques de données et les diagrammes améliorent la communication et la compréhension au cours des réunions.
De même, les outils de collaboration tels que les sondages et les tableaux blancs virtuels encouragent la participation et permettent de recueillir des informations les idées de réunion en temps réel.
ClickUp offre des fonctions qui rationalisent les aspects techniques d'une préparation efficace des réunions :
1. ClickUp Brain
Transformez automatiquement la voix en texte et utilisez l'IA pour répondre aux questions de vos réunions à l'aide de ClickUp Brain ClickUp Brain est un Outil alimenté par l'IA qui peut vous aider à toutes les étapes de votre réunion, de la préparation au suivi.
Voici comment procéder :
Préparation de la réunion
- Création de l'agenda : ClickUp Brain peut suggérer un agenda en fonction de l'objet de votre réunion. Il s'appuie sur les réunions et les tâches passées pour recommander des thèmes
- Organisation des documents : Demandez n'importe quoi à ClickUp Brain : il rassemble toutes les informations pertinentes (tâches, documents, etc.) en un seul endroit, afin que vous ayez tout ce dont vous avez besoin à portée de main
- Revue des tâches : Avant la réunion, ClickUp Brain vous rappelle de passer en revue les tâches en cours liées au sujet de la réunion, afin de s'assurer que vous êtes à jour
Pendant la réunion
- Prise de notes : Vous pouvez prendredes notes de réunion directement dans ClickUp, et Brain peut mettre en évidence des éléments d'action ou des points importants au fur et à mesure que vous tapez
- Collaboration en direct : Les membres de l'Équipe peuvent afficher et modifier les notes de réunion en cours, ce qui rend la collaboration transparente
Suivi
- Éléments d'action : Après la réunion, ClickUp Brain peut aider à identifier et à créer des tâches à partir de vos notes, garantissant qu'aucun élément d'action n'est oublié
- Délais et assignés : Il suggère des échéances pour les nouvelles tâches en fonction de votre emploi du temps et les assigne aux membres de l'équipe appropriée
- Rappels : ClickUp Brain définit des rappels pour ces tâches afin que vous restiez sur la bonne voie avec votre forfait d'action post-réunion
2. Modèle de notes de réunion ClickUp
Prenez des notes de réunion de manière efficace en utilisant le modèle de notes de réunion ClickUp
Gardez les discussions de votre équipe sur la bonne voie grâce à des directives et des structures de réunion pour le suivi de l'agenda, des notes et des éléments d'action.
Le modèle Modèle de notes de réunion ClickUp vous aide à forfaiter des réunions d'équipe hebdomadaires détaillées et à préparer un compte rendu quotidien. Il permet de s'assurer que chaque réunion est productive et bien documentée.
3. Modèle de procès-verbal de réunion ClickUp
Rédigez le procès-verbal de la réunion dans une forme structurée grâce au modèle de procès-verbal de réunion ClickUp
Le modèle de compte rendu de réunion ClickUp, hautement personnalisable et facile à utiliser pour les débutants, est un modèle de compte rendu de réunion Modèle de procès-verbal de réunion ClickUp facilite l'enregistrement de ce qui s'est passé au cours d'une réunion.
Vous pouvez accéder à tous les procès-verbaux des réunions dans un emplacement central pour s'assurer que tout le monde comprend les éléments d'action et les solutions discutés pendant les réunions.
| Pro-tip: Améliorez votre façon de prendre des notes de réunion avec ces /href/https://clickup.com/fr-FR/blog/76312/modeles-de-notes-de-reunion/10 modèles gratuits de compte-rendu de réunion/%href/. |
4. Modèle de présentation ClickUp
Créez et organisez facilement des présentations avec le modèle de présentation ClickUp
Le modèle Modèle de présentation ClickUp propose un plan de présentation préétabli que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins et de votre esthétique.
Il vous offre tous les outils nécessaires à l'élaboration d'une présentation claire et structurée. Vous pouvez modifier les sections pour les rendre plus attrayantes et recueillir des commentaires.
Le modèle permet également :
- Facilite le suivi de toutes les tâches liées à la réunion en un seul endroit
- Permet de gagner du temps en aidant à préparer les documents à l'avance
- Assure une mise en forme cohérente des présentations
- Élimine les problèmes frustrants liés à la collaboration en ligne
- Réduit le risque de commettre des erreurs lors de la présentation
Actions après la réunion
Le suivi des réunions est aussi important que leur préparation. Il permet de s'assurer que les décisions sont documentées, que les tâches sont assignées et que tout le monde reste compte tenu de l'avancement des projets.
La clarification des tâches, des responsabilités et des échéances au cours de la réunion elle-même est une excellente pratique pour éviter toute confusion.
L'attribution d'actions à des personnes spécifiques avec des dates d'échéance garantit la responsabilité et aide à suivre la progression après la réunion.
Comment ClickUp aide à la planification des actions de suivi pendant la préparation de la réunion
Prenez des notes, gérez un agenda et définissez des éléments d'action avec ClickUp Meetings ClickUp Réunions permet la création collaborative de documents, notamment les agendas des réunions . Les membres de l'équipe peuvent faire un brainstorming, ajouter des points de discussion et assigner des actions de suivi directement dans l'agenda pour une meilleure gestion de la réunion.
Vous pouvez également utiliser Meetings comme emplacement central pour enregistrer les éléments de suivi qui surviennent au cours de la réunion. Les membres de l'équipe peuvent ajouter des commentaires, poser des questions et s'assurer que toutes les bases sont couvertes.
Conseils pratiques pour tirer le meilleur parti de ClickUp pour les réunions:
- Activez les discussions et les commentaires au sein de chaque élément d'action dans ClickUp, ce qui facilite la communication et la clarification autour des tâches abonnés, conduisant à une planification collaborative
- Définissez des dates d'échéance et des rappels pour chaque élément de l'action dans ClickUp. Cela permet de tenir tout le monde informé et de s'assurer que les tâches de suivi sont achevées à temps
- Utilisez la fonction de ClickUpmodèles de gestion des tâches de ClickUp pour organiser le processus de suivi de vos réunions. Des modèles prédéfinis peuvent inclure des tâches de suivi communes, ce qui permet de gagner du temps et d'assurer la cohérence
Bien se préparer pour faire de chaque réunion une session productive
Une réunion bien forfaitaire est une réunion productive. Elle permet à chacun de se mettre à jour, favorise le flux gratuit des idées et donne lieu à de nombreux moments où l'on peut " faire ".
Et le plus beau, c'est que vous pouvez y parvenir avec l'aide d'un conseiller Vous pouvez y parvenir avec l'aide de outils de réunion en ligne comme ClickUp.
ClickUp est votre centre de commande virtuel pour la préparation des réunions. Imaginez un espace où l'ordre du jour, les documents et même les sessions de brainstorming sont parfaitement organisés et accessibles à tous. Plus besoin de chercher ses notes ou de se demander où a disparu un document clé.
Grâce à ClickUp, tout est rationalisé et collaboratif, et vos prochaines réunions ressembleront davantage à des discussions animées qu'à des regards rivés sur une horloge. S'inscrire à ClickUp dès aujourd'hui et trouvez tout ce dont vous avez besoin pour organiser des réunions efficaces sur une seule plateforme !