Comment créer un organigramme dans Word : Incluant des modèles utiles

Soyons honnêtes, la plupart d'entre nous oublions le nom d'un nouveau collègue quelques minutes après l'avoir entendu. À mesure que l'entreprise se développe et accueille de nouveaux visages, il devient plus difficile de suivre tout le monde.

Avec un diagramme d'organigramme à portée de main, vous n'avez plus besoin de tout garder en tête ! 🤯

Les diagrammes d'organigramme sont un moyen simple mais efficace de comprendre qui fait quoi au sein d'une organisation. Ils sont également très faciles à réaliser. Des programmes polyvalents largement utilisés, notamment le bon vieux Microsoft Word, offrent cette option.

Dans cet article, nous vous expliquons comment créer un diagramme dans Word en cinq étapes simples. Nous vous présenterons également des alternatives telles que ClickUp qui vous feront gagner du temps et révolutionneront votre façon de créer des diagrammes ! 🙌

Qu'est-ce qu'un diagramme d'organe ?

Un organigramme, ou org chart en abrégé, est un diagramme représentant la structure d'une organisation, y compris la hiérarchie des rôles et leurs relations. Il peut être général, couvrant l'ensemble du personnel d'une entreprise, ou se concentrer sur des départements et des équipes spécifiques.

Les diagrammes peuvent avoir de nombreuses utilisations, telles que :

Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon de créer et d'utiliser des diagrammes d'organigramme. Ils se composent généralement de formes représentant des personnes et de flèches symbolisant leurs connexions.

Les formes, généralement des cercles ou des rectangles, contiennent souvent le nom, le titre, l'image et les coordonnées. Vous pouvez toujours personnaliser l'apparence du diagramme et les informations affichées afin de représenter fidèlement la structure de votre organisation.

Les types de diagrammes d'organigrammes les plus courants

Les diagrammes peuvent prendre plusieurs formes. Découvrez ci-dessous quelques-uns des plus remarquables :

Comment créer un diagramme d'organigramme dans Microsoft Word en 5 étapes

Bien qu'il s'agisse avant tout d'un programme de modification de texte, Microsoft Word offre quelques outils de dessin et de création de diagrammes de base permettant de créer un diagramme simple.

Ci-dessous, nous vous expliquons la manière la plus simple de créer un diagramme d’organigramme dans Word, étape par étape. Le processus est plus ou moins le même avec les autres programmes de la suite Office, vous pouvez donc répéter ces étapes dans Excel et PowerPoint.

N'oubliez pas que ce tutoriel s'applique uniquement aux versions 2010 et supérieures. Pour commencer, ouvrez Word et créez un nouveau document vierge, puis suivez les étapes suivantes.

Étape 1 : insérez un graphique SmartArt

Allez dans l'onglet Insertion, puis sélectionnez l'option SmartArt pour ouvrir le panneau de sélection des modèles. Les organigrammes ont pour emplacement le dossier Hiérarchie. Vous pouvez choisir parmi 15 modèles prédéfinis, notamment :

À des fins de démonstration, nous utiliserons l'option de diagramme d'organigramme par défaut. Après avoir appuyé sur OK, le diagramme apparaîtra sur la page.

Étape 2 : Modifier le texte

Cliquez sur le nœud ou l'élément de liste adjacent dans le volet Texte pour commencer à saisir les noms et autres informations sur les employés. Réduisez et agrandissez le volet en cliquant sur la petite flèche située à gauche de la zone de sélection du diagramme dans Microsoft Word.

Étape 3 : Ajouter, supprimer et repositionner des nœuds

Pour insérer d'autres nœuds, sélectionnez l'un des nœuds existants et cliquez sur l'option Ajouter une forme dans l'onglet Conception SmartArt. Choisissez l'option appropriée dans le menu déroulant et insérez la nouvelle forme sous, au-dessus ou de chaque côté du nœud sélectionné. Il existe également une option spécifique pour les assistants.

La suppression d'un nœud est simple. Il vous suffit de le sélectionner et d'appuyer sur la touche Supprimer pour la disposition de votre organigramme.

Repositionnez un nœud en le sélectionnant et en choisissant l'une des options du groupe Créer un graphique (Promouvoir, rétrograder, déplacer vers le haut, déplacer vers le bas). Pour modifier l'affichage des nœuds, cliquez sur le menu déroulant Disposition et sélectionnez l'une des quatre options suivantes :

N'oubliez pas que vous devez d'abord sélectionner le nœud supérieur du diagramme pour activer cette option sur l'organigramme dynamique. Vous pouvez également changer d'avis concernant le modèle et en sélectionner un autre dans le panneau supérieur.

Attention, modifier les modèles pourrait altérer la hiérarchie établie dans votre diagramme.

Étape 4 : Personnalisez l'apparence

Sélectionnez une nouvelle palette de couleurs pour le diagramme dans le menu déroulant Modifier les couleurs. Pour donner un nouveau look aux nœuds, choisissez l'un des styles SmartArt proposés dans le panneau. Modifiez la disposition de l'organigramme en déplaçant une nouvelle forme dans le document.

Pour modifier chaque nœud individuellement, accédez à l'onglet Format. Vous y trouverez un large éventail d'options de personnalisation. Modifiez manuellement le remplissage et le contour, et ajoutez des effets à une nouvelle forme et à du texte. Vous pouvez également choisir parmi de nombreux styles prédéfinis et modèles de diagrammes.

Étape 5 : Enregistrer, partager et imprimer

Une fois votre diagramme achevé dans Word, allez dans Fichier et enregistrez le document sur votre appareil. Dans le même onglet, vous pouvez :

Ressources connexes

3 alternatives aux modèles de diagrammes d'organigrammes dans Word

Au lieu de créer un diagramme dans Word à partir de zéro, utilisez un modèle ClickUp pour gagner du temps et économiser vos efforts. Ces trois modèles vous donnent une longueur d'avance dans la création de diagrammes organisationnels fonctionnels et esthétiques. 🏃

1. Modèle de diagramme d'organigramme ClickUp

Le modèle de diagramme d'organigramme ClickUp est un moyen simple et pratique de conserver une trace de tous les membres de votre équipe ou de vos employés. Il est facile à utiliser et à adapter, avec des fonctionnalités intuitives qui ne prennent pas de temps à maîtriser.

Chaque nœud vous permet d'inscrire le nom de l'employé (rectangle jaune) et son titre (rectangle bleu). Ajoutez la photo de chaque personne dans le petit cercle à droite pour faciliter l'identification. En haut, insérez votre logo et le nom de votre entreprise pour refléter votre image de marque.

Après avoir lancé le modèle, remplacez le texte factice par les informations réelles. Pour ajouter d'autres nœuds, dupliquez ceux qui existent déjà (Ctrl+Suppr ou clic droit et Dupliquer). Ajoutez des connecteurs en sélectionnant l'option dans le menu de gauche, puis en les faisant glisser d'un nœud à l'autre.

Ce modèle est affiché en mode Tableau blanc, ce qui signifie que vous pouvez laisser libre cours à votre créativité. Modifiez la disposition, ajoutez des sections supplémentaires telles que les informations de contact, introduisez une nouvelle palette de couleurs et intégrez des documents, des vidéos et des cartes de site web pour faire passer votre diagramme d’organigramme au niveau supérieur. 🎚️

Contrairement à un diagramme dans Word, qui est souvent peu pratique et nécessite beaucoup de saisie manuelle d’entrées de données, ClickUp fait la moitié du travail à votre place. Il est flexible et vous permet de manipuler tous les éléments (volet de texte ou structure organisationnelle des lignes) sans effort et sans craindre de tout gâcher.

2. Modèle de tableau de service ClickUp

Le modèle de tableau de service ClickUp ne ressemble peut-être pas à un diagramme classique dans Word, mais il remplit la même fonction. Il vous offre un espace illimité pour suivre vos employés et leurs responsabilités. Vous pouvez également garder un œil sur leurs horaires, leur charge de travail, leur salaire et d'autres informations importantes.

Il s'agit d'un modèle de flux de travail polyvalent comprenant différentes vues, telles que :

Commencez par saisir les noms de tous les employés dans la vue Liste. Dans les champs prédéfinis ou personnalisés, saisissez leurs coordonnées, leur service, leur taux horaire, leurs heures supplémentaires, leur niveau de satisfaction et toute autre information dont vous avez besoin. Regroupez-les par service, responsable ou tout autre critère pertinent pour votre structure organisationnelle.

Attribuez des tâches dans la vue Calendrier, suivez la progression de chaque tâche dans la vue Équipe et surveillez les paiements dans la vue Tableau. Comme pour tout autre modèle ClickUp, n'hésitez pas à personnaliser et à ajouter des vues pour adapter le modèle à vos besoins et le faire vôtre.

Vous vous sentez dépassé par toutes ces fonctionnalités ? Vous pouvez toujours revenir au document de démarrage et rafraîchir vos connaissances. 📚

3. Modèle de répertoire de photos de l'équipe ClickUp

Utilisez le modèle de répertoire photo de l'équipe ClickUp pour présenter vos employés et leur beau visage. Parfait pour les équipes à distance, ce modèle aide vos employés à faire connaissance avec leurs collègues au sein de leur équipe ou de leur entreprise. C'est un moyen facile de les présenter et de favoriser un sentiment de camaraderie. 🤝

Contrairement à un diagramme traditionnel, ce modèle ne suit pas la hiérarchie au sein de votre entreprise. En revanche, il vous offre plus d'espace pour inclure des informations supplémentaires, telles que les coordonnées de vos employés ou même une courte biographie créative.

Vous pouvez spécifier la hiérarchie à l'aide de connecteurs si nécessaire, car le modèle est en mode Tableau blanc et donc très adaptable. Au lieu de créer une hiérarchie, envisagez de regrouper les photos par équipe ou par service afin de structurer votre document.

Les nouveaux employés pourraient également tirer profit d'autres types de photos. Utilisez le modèle comme une occasion de leur présenter les différents emplacements de l'entreprise, les bureaux, les équipements ou tout autre élément de votre activité.

Limites de la création d'un diagramme d'organigramme dans Word

Bien qu'il s'agisse d'une solution acceptable en cas d'urgence, Word est loin d'être l'outil idéal pour créer des diagrammes d'organigrammes. Découvrez ci-dessous ses principales lacunes :

1. Fonctionnalités limitées

Word est avant tout un programme de traitement de texte. Comparé à un logiciel spécialisé dans les organigrammes, il présente des lacunes en termes de fonctionnalités et d'options de personnalisation. Si vous avez besoin d'un organigramme simple et basique, Word fera l'affaire. Mais si vous souhaitez un organigramme interactif esthétique pour représenter des structures et des relations organisationnelles complexes, vous devrez vous tourner vers d'autres solutions.

2. Les diagrammes sont difficiles à mettre à l'échelle

Word offre un espace de travail limité : vous êtes confiné à une seule page A4. Pour agrandir votre diagramme, vous devrez trouver des solutions de contournement. Si cela peut convenir aux équipes et aux petites organisations, les grandes entreprises auront du mal à s'adapter.

3. Chronophage

La mise en forme d'un diagramme d'organigramme dans Word est manuelle, répétitive et fastidieuse. Vous devez vous soucier d'aligner les formes, d'ajuster les tailles et d'organiser les connecteurs. Encore une fois, cela n'est peut-être pas un problème pour les diagrammes d'organigramme petits et occasionnels, mais la création de diagrammes élaborés nécessite une approche plus intuitive et plus efficace.

4. Ne fournit pas d’assistance pour la collaboration

Bien qu'il dispose d'un contrôle de version, Word ne permet pas la communication et la collaboration en temps réel. Il peut être difficile de suivre les modifications ou de recevoir des commentaires immédiats. Pour cette raison, la création d'un diagramme d'organigramme dans Word peut ne pas être aussi efficace qu'avec des applications telles que ClickUp.

Créez de meilleurs diagrammes dans ClickUp !

Créer un organigramme, une carte mentale ou un diagramme de flux peut être un jeu d'enfant grâce aux puissantes fonctionnalités du Tableau blanc de ClickUp. 🚶

Spoiler alert : le processus ne comporte que 3 étapes simples !

N'oubliez pas que vous pouvez toujours compter sur le modèle gratuit de diagramme d'organigramme ClickUp pour vous guider dans la visualisation de la structure de votre organisation.

Étape 1 : Ajoutez une nouvelle vue Tableau blanc

Dans le dossier de l'environnement de travail de votre choix, ajoutez une nouvelle vue Tableau blanc. Cette option se trouve à côté de la vue Charge de travail par défaut. Sélectionnez Tableau blanc dans le menu déroulant.

Étape 2 : créer la structure

Choisissez la forme souhaitée dans le menu de gauche. Nous vous recommandons d'utiliser des rectangles, car ils offrent le plus d'espace pour ajouter du texte. Cliquez sur le Tableau pour placer la forme.

Le menu de modification en cours apparaîtra au-dessus de la forme. Il vous donne accès à des options telles que :

Ajoutez toutes les formes, de celles représentant les positions les plus élevées aux plus bas. Pour ce faire, dupliquez les formes existantes et ajoutez des connecteurs séparément. Vous pouvez également cliquer sur les points bleus entourant la forme pour en insérer une nouvelle avec la flèche de connexion.

Cliquez et faites glisser les formes pour les réorganiser. Voici une astuce de pro : maintenez la barre d'espace de votre clavier enfoncée et cliquez avec le bouton gauche de la souris pour vous déplacer dans le modèle de diagramme d'organigramme du Tableau blanc.

Étape 3 : Ajoutez le texte et les photos

Sélectionnez l'option champ de texte dans le menu et placez-le sur le Tableau comme vous le feriez avec une forme. Saisissez le texte souhaité dans le champ de texte, mettez-le en forme et positionnez le champ à l'intérieur de la forme. 🔠

Téléchargez les images et utilisez les points situés sur leurs bords pour les redimensionner afin qu'elles s'adaptent à la forme. 🖼️

Vous pouvez agrémenter votre organigramme en modifiant les couleurs pour indiquer les différents niveaux hiérarchiques ou départements, ou en ajoutant un volet de texte avec des en-têtes de différentes tailles. 🎨

Répétez l'opération jusqu'à ce que vous ayez répertorié toutes les personnes de l'organisation et visualisé leurs relations. Et voilà, vous obtenez un magnifique diagramme !

Créer un diagramme d’organigramme dans Word — Conclusions

Microsoft Word peut vous aider si vous avez besoin rapidement d'un organigramme simple. Dans tous les autres cas, il est préférable d'opter pour un outil offrant des fonctionnalités plus spécialisées et une plus grande flexibilité, comme ClickUp ou un autre modèle d'organigramme ou logiciel de cartographie.

Un tel outil vous offre plus d'espace, propose des fonctionnalités utiles dont vous avez réellement besoin et vous permet de naviguer de manière intuitive pour atteindre votre objectif ultime : créer des diagrammes d'organigrammes rapidement et sans effort. 🛠️