Sur un ordinateur Macintosh datant de 1997, Kevan J. Atteberry a créé le premier assistant bureautique de la marque Microsoft : Clippy.
Peu importe le nombre de fois où j'ai essayé de bien faire les choses, Clippy était toujours là pour me dire que je n'étais pas encore assez bon. Il surgissait de nulle part pour m'offrir son « aide » parce que mon travail n'était pas à la hauteur. 😵💫
Aujourd'hui, grâce à la technologie et à Internet, nous avons accès à une vaste bibliothèque de connaissances à portée de main. Et heureusement pour moi, Clippy a pris sa retraite.
Selon certaines sources, Office 365 est utilisé par plus d'un million d'entreprises dans le monde entier. On peut donc affirmer sans risque que savoir utiliser Microsoft Office est un atout indispensable pour votre CV.
Les formulaires à remplir sont une ressource que presque tout le monde a déjà créée ou achevée au cours de sa carrière, et ils ne sont pas près de disparaître ! Les formulaires permettent de collecter des données, fournissent des voies de communication et font gagner du temps dans les flux de travail. ✨
À la fin de cet article, vous serez capable de :
- Utilisez les commandes de l'onglet Développeur de Microsoft Word comme un pro.
- Créer un document Word à remplir
- Personnaliser un document Word à remplir
- Protéger, enregistrer et partager un formulaire à remplir dans Word
C'est parti !
Qu'est-ce qu'un formulaire à remplir ?
Un formulaire à remplir est un formulaire numérique que les utilisateurs peuvent remplir et renvoyer. Bien sûr, vous pouvez également imprimer un formulaire, mais nous ne sommes plus en 1997 : passons au zéro papier ! 👩💻
Les organisations créent des formulaires pour collecter des données utiles auprès de leurs employés et de leurs clients. Outre les avantages en termes de durabilité et d'environnement, cela améliore la précision et la productivité. (Sans parler de l'expérience conviviale pour les utilisateurs !)
Le niveau de personnalisation dépend du degré de simplicité ou de complexité que vous souhaitez donner à votre formulaire à remplir.
Vous avez peut-être déjà utilisé quelques commandes de base pour rédiger des lettres de motivation ou des rapports. Cependant, lorsque vous utilisez Microsoft Word pour créer des formulaires à remplir, il y a beaucoup plus de commandes à apprendre, alors retroussez vos manches.
Commandes de l'onglet Développeur dans Microsoft Word
Avant de nous plonger dans un tutoriel étape par étape, expliquons ce terme intimidant : l'onglet Développeur.
Bon, ce n'est pas si intimidant une fois que vous avez pris le coup de main. Pour créer le type de formulaire que vous souhaitez, familiarisez-vous avec la section des contrôles, cela vous permettra de gagner du temps lors de la création de votre formulaire.
Ces contrôles de formulaire (lorsqu'ils sont utilisés correctement) fournissent un formulaire interactif permettant aux utilisateurs de comprendre rapidement ce que l'on attend d'eux.
🔶L'onglet Développeur
Créé dans Microsoft Word
- Visual Basic : enregistrez, créez et effectuez la modification en cours de macros qui peuvent automatiser des tâches dans les applications Office.
- Macros : série d'actions regroupées en une seule commande pour accomplir une tâche automatiquement.
- Enregistrer des macros : petits programmes qui enregistrent vos frappes au clavier pendant que vous effectuez une tâche.
- Pause l'enregistrement : met en pause l'enregistrement de la macro.
- Compléments : commandes ou fonctionnalités personnalisées pour des fonctions supplémentaires
- Compléments Word : programme pouvant être ajouté à Word pour lui donner des fonctions supplémentaires.
- Champ de texte : objet permettant de placer et de saisir du texte n'importe où dans le document.
- Case à cocher : objet à placer et à cliquer pour cocher n'importe où dans le document.
- Zone de liste déroulante : champ de texte associé à une liste déroulante.
- Options : modification en cours Champ de texte, Case à cocher et Box de liste déroulante personnalisée
- Cadre : conteneur pour le texte et les objets
- Ombrage : couleur d'arrière-plan qui s'actualise lorsque vous passez à un autre thème de document.
- Protéger le formulaire : empêche les autres utilisateurs de modifier le formulaire.
Bonus : comment créer un formulaire à remplir dans Google Docs!
🔷Options des champs de formulaire
🖋 Contrôle du contenu en texte simple
Les champs de texte sont particulièrement utiles pour recueillir un large éventail de réponses possibles. Ces champs peuvent être utilisés pour saisir des noms, des adresses e-mail, ou tout autre type d'informations ! Si vous avez besoin d'un champ de date, utilisez le contrôle de contenu du sélecteur de date et personnalisez-le.
Créé dans Microsoft Word
- Type : texte normal, nombre, date, date actuelle, heure actuelle, options de calcul
- Texte par défaut : instructions pour les utilisateurs
- Longueur maximale : nombre total de caractères alloués
- Mise en forme du texte : majuscules, minuscules, première majuscule, options de majuscules au titre.
✔️ Contrôle du contenu des cases à cocher
Les cases à cocher conviennent aux questions oui/non ou pour sélectionner une ou plusieurs options parmi un ensemble de choix.
Créé dans Microsoft Word
- Valeur par défaut : les cases peuvent être pré-cochées si vous le souhaitez.
- Taille de la case à cocher : augmenter ou réduire les options
📦 Contrôle du contenu de la Box déroulante
Avec la liste déroulante, les utilisateurs ne peuvent effectuer qu'une seule sélection parmi un ensemble de choix.
Créé dans Microsoft Word
- Élément déroulant : saisissez la liste et cliquez sur + pour ajouter ou – pour supprimer.
- Éléments de la liste déroulante : ajouter, supprimer et réorganiser les éléments de la liste
Vous recherchez plus d'informations sur les outils de création de formulaires ? Consultez notre guide des alternatives à Jotform ! ⭐️
Comment créer un formulaire à remplir dans Word
Dans ce tutoriel, j'utilise Microsoft Word pour Mac version 16. 54. Les étapes et les fonctionnalités peuvent sembler différentes si vous utilisez une autre plateforme ou version. Cependant, le résultat final est le même, vous pouvez donc appliquer ces conseils à votre version !
Étape 1 : Création du formulaire à remplir
1️⃣ Créez un nouveau document
- Lancez Microsoft Word.
- Sélectionnez Document vierge > Créer
Créé dans Microsoft Word
2️⃣ Ajouter l'onglet Développeur au ruban
Dans le menu Word, sélectionnez Préférences > Ruban et barre d'outils > cochez Développeur > cliquez sur Enregistrer.
Créé dans Microsoft Word
3️⃣ Organisez le contenu en sections
Si vous ne devez retenir qu'une seule chose, ce devrait être celle-ci : organisez votre contenu avant de commencer à le mettre en forme.
Vous gagnerez du temps et éviterez bien des frustrations si tout votre contenu est rédigé et organisé. Je suis très humble aujourd'hui, car j'ai perdu beaucoup de temps à tout recommencer parce que je ne savais pas ce dont j'avais besoin.
Mettons cela en pratique. Je souhaite créer un formulaire pour les bénévoles d'un musée. Voici le contenu que j'ai prévu :
- Titre : Formulaire de bénévolat au musée
- Section 1 : Coordonnées
- Section 2 : Disponibilité (jours et heures)
- Section 3 : Sondage (Comment avez-vous entendu parler de nous ?)
Ce n'est pas mal pour commencer, mais nous pouvons faire mieux :
Version 2 :
| Section | Contenu | Type de remplissage |
|---|---|---|
| Coordonnées | Nom complet Adresse e-mail Numéro de téléphone Date | Champ de texte |
| Disponibilité | Samedi matin Samedi après-midi Samedi soir Dimanche matin Dimanche après-midi Dimanche soir | Case à cocher |
| Sondage | Comment avez-vous entendu parler de nous ? Bouche-à-oreille Réseaux sociaux Site web de l'entreprise Moteur de recherche | Zone de liste déroulante |
Pouvez-vous repérer la différence ?
Dans la version 2, je sais exactement :
- Le nombre de champs dont j'ai besoin pour chaque section (nom complet, adresse e-mail, numéro de téléphone et date, soit quatre au total)
- Le type de remplissage qui aide à visualiser le formulaire au fur et à mesure que je le crée
Le plus difficile est fait. Passons maintenant à la mise en forme !
4️⃣ Ajouter des tableaux
Section 1 : Coordonnées
- Placez votre curseur à l'emplacement souhaité.
- Dans l'onglet Insertion, sélectionnez Tableau.
- Passez la souris sur un tableau 2×2 et cliquez pour le remplir.
- Saisissez du texte
Créé dans Microsoft Word
Section 2 : Disponibilité
- Placez votre curseur à l'emplacement souhaité.
- Dans l'onglet Insertion, sélectionnez Tableau.
- Passez la souris sur un tableau 2×6 et cliquez pour le remplir.
- Saisissez du texte
Créé dans Microsoft Word
Section 3 : Sondage
- Placez votre curseur à l'emplacement souhaité.
- Dans l'onglet Insertion, sélectionnez Tableau.
- Passez la souris sur un tableau 2×1 et cliquez pour le remplir.
- Saisissez du texte (nous ajouterons les options plus tard lorsque nous ajouterons les contrôles de contenu !)
Créé dans Microsoft Word
5️⃣ Définir les contrôles de contenu : champ de texte
Champ de texte avec texte normal
- Placez votre curseur à l'emplacement souhaité.
- Dans l'onglet Développeur, sélectionnez Champ de texte.
- Double-cliquez sur le champ de texte pour mettre en forme > cliquez sur OK.
Astuce : copiez le champ de texte et collez-le dans d'autres champs de texte pour accélérer la création.
Créé dans Microsoft Word
Champ de texte avec la date du jour
- Placez votre curseur à l'emplacement souhaité.
- Dans l'onglet Développeur, sélectionnez Champ de texte.
- Double-cliquez sur le champ de texte.
- Remplacez Type par Date actuelle.
- Mettez en forme la date en M/j/aa > cliquez sur OK.
Créé dans Microsoft Word
6️⃣ Définir les contrôles de contenu : case à cocher
- Placez votre curseur à l'emplacement souhaité.
- Dans l'onglet Développeur, sélectionnez Case à cocher.
- Double-cliquez sur la case à cocher pour vérifier la mise en forme > cliquez sur OK.
Astuce : copiez la case à cocher et collez-la dans d'autres champs de case à cocher pour accélérer la création.
Créé dans Microsoft Word
7️⃣ Définir les contrôles de contenu : liste déroulante
- Placez votre curseur à l'emplacement souhaité.
- Dans l'onglet Développeur, effectuez la sélection de Zone de liste déroulante.
- Double-cliquez sur la liste déroulante.
- Ajoutez du texte à Élément déroulant > cliquez sur OK
Créé dans Microsoft Word
Voici un aperçu des listes déroulantes une fois votre formulaire protégé. ⬇️
Créé dans Microsoft Word
Étape 2 : Personnalisation du formulaire à remplir
Amusez-vous avec cette section ! Modifiez la police de caractère, ajoutez des bordures de page, appliquez des thèmes MS Word... tout ce qui vous fait envie !
Voici quelques recommandations pour rendre votre formulaire convivial :
1️⃣ Modifier la hauteur de ligne
- Sélectionnez l'intégralité du tableau.
- Dans l'onglet Disposition, cliquez sur la flèche vers le haut pour augmenter la hauteur de ligne.
Créé dans Microsoft Word
2️⃣ Aligner le texte à l'intérieur du tableau
- Sélectionnez l'intégralité du tableau.
- Dans l'onglet Disposition, sélectionnez l'option centre gauche.
Créé dans Microsoft Word
3️⃣ Mettre en forme les tableaux
- Cliquez et faites glisser la ligne de la colonne vers la gauche pour déplacer les cases à cocher.
- Sélectionnez l'intégralité du tableau.
- Sous l'onglet Conception de tableau, sélectionnez Aucune bordure.
Créé dans Microsoft Word
Étape 3 : protéger le formulaire à remplir
- Sous l'onglet Développeur, sélectionnez Protéger le formulaire.
- Dans l'onglet Révision, sélectionnez Protéger > Protéger le document.
- Sélectionnez Protéger le document pour > Formulaires > cliquez sur OK
Créé dans Microsoft Word
Étape 4 : Enregistrer le formulaire à remplir en tant que modèle de formulaire
- Dans le menu Fichier, sélectionnez Enregistrer comme modèle.
- Nommez votre modèle de formulaire > cliquez sur Enregistrer.
Créé dans Microsoft Word
Étape 5 : Partage du formulaire à remplir
Maintenant que vous disposez d'un modèle enregistré, l'envoi d'un formulaire aux utilisateurs les invitera à enregistrer leur formulaire achevé sous un nouveau nom et au format .docx.
Créé dans Microsoft Word
Réussite ! Vous savez désormais comment créer un formulaire à remplir dans Word ! Excellent travail ! 🥳
Limitations des formulaires remplissables dans MS Word
Bien que vous puissiez désormais ajouter des formulaires remplissables Microsoft Word à votre CV, ce n'est pas le meilleur logiciel pour créer et envoyer des formulaires et vous aurez peut-être besoin d'une alternative à MS Word. Voici quelques raisons :
- Si vous n'êtes pas familier avec Microsoft Word, vous devrez passer par une phase d'apprentissage.
- La création et la mise en forme manuelles de toutes les sections prennent beaucoup de temps.
- Ce n'est pas très convivial pour les utilisateurs qui ne maîtrisent pas Word (cela leur demande également beaucoup de temps si le document est mal mis en forme).
- De nombreuses fonctionnalités des formulaires Word ne sont pas compatibles avec d'autres applications, ce qui peut entraîner des problèmes de mise en forme.
- Vous devez utiliser les outils MS Office ou des solutions de contournement pour extraire les données.
- Les formulaires remplis par les destinataires sont renvoyés par e-mail, ce qui n'est pas fiable et demande également beaucoup de temps pour les trier.
Les réponses au formulaire commencent à arriver. Que faites-vous ? 🤔
Il s'agit d'un processus complexe qui nécessite l'utilisation de Microsoft Excel pour extraire les données des réponses au formulaire MS Word. Vous avez créé ce formulaire pour gagner du temps, alors ne faisons pas de travail en arrière !
Ressources connexes :
- Comment créer un échéancier de projet dans Excel (guide 2022)
- Comment créer un échéancier dans Word
- Comment créer un calendrier dans Word
- Comment créer un échéancier dans Google Docs
- Comment créer une carte mentale dans Word
- Comment créer un diagramme de Gantt dans Word
- Comment créer un organigramme dans Word
- Comment créer un diagramme de Gantt dans PowerPoint
La meilleure alternative aux formulaires à remplir dans Word
Les formulaires ClickUp sont l'avenir. La bonne nouvelle ? Vous pouvez commencer à les utiliser dès aujourd'hui !
Et comme ClickUp fonctionne sur tous les appareils, les utilisateurs peuvent facilement achever et renvoyer un formulaire à partir d'un lien, où qu'ils se trouvent ! 📲🌐
Passez rapidement du mode de modification en cours au mode d'affichage de votre formulaire ClickUp.
Bien qu'il existe divers logiciels de création de formulaires en ligne, seul ClickUp Forms vous permet de transformer les réponses recueillies en tâches exploitables.
Examinez les envois et prenez des décisions rapides dans une vue Liste de ClickUp.
Les formulaires ClickUp sont faciles à créer, personnaliser, protéger et partager dans ClickUp. De plus, il existe plusieurs façons de partager un lien :
- Liens expirés : définissez une date d'expiration pour le lien (disponible dans le forfait Enterprise ).
- Partager les liens : autoriser l'indexation de ce lien par les moteurs de recherche
- Code d'intégration : intégrez-le à n'importe quel site web en collant le code (dans votre éditeur de site web ou votre CMS).