Si vous avez déjà travaillé sur un projet comportant plusieurs échéances, vous savez à quel point il est précieux de disposer d'un support visuel pour comprendre comment toutes les tâches s'articulent entre elles.
L'un des outils de gestion de projet permettant de démontrer cela est appelé diagramme de Gantt. Dans cet article, nous vous montrerons comment créer un diagramme de Gantt dans PowerPoint, tout en soulignant que PowerPoint n'est peut-être pas le meilleur outil à cet effet, d'autres plateformes de diagrammes de Gantt étant bien plus performantes.
Quel que soit l'outil que vous utilisez, les diagrammes de Gantt constituent un excellent moyen de représenter visuellement le statut de votre projet !
Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?
⭐ Modèle présenté
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Un diagramme de Gantt est un diagramme à barres qui montre la progression d'un projet au fil du temps. Il peut être utilisé pour des projets de toute taille et de toute envergure, des petites tâches aux projets à grande échelle. Les chefs de projet utilisent les diagrammes de Gantt pour les aider à planifier et à suivre leurs projets plus efficacement. Ils peuvent également faciliter la communication avec les autres personnes impliquées dans le projet, telles que les membres de l'équipe et les clients.
Certains chefs de projet créent des diagrammes de Gantt dans PowerPoint. Si vous envisagez de le faire, poursuivez votre lecture pour découvrir ce qu’il faut faire !
Comment créer un diagramme de Gantt dans PowerPoint en 6 étapes
Tout d'abord, vous devez saisir vos données dans Excel. Une fois vos données Excel disponibles, importez-les dans PowerPoint. Cliquez sur l'onglet « Insertion » et sélectionnez « Diagramme » dans le menu déroulant. Vous verrez alors apparaître différentes options de diagrammes.
Sélectionnez le diagramme à barres empilées comme type de diagramme souhaité et cliquez sur OK pour confirmer.
Ensuite, cliquez sur Couleur de la bordure dans le coin inférieur gauche de la même fenêtre où vous êtes en cours de modification des couleurs utilisées dans les bordures autour de chaque forme rectangulaire créée précédemment ; mettez en surbrillance l'option de couleur de la bordure avec le curseur (elle deviendra bleue une fois mise en surbrillance), puis cliquez sur le bouton « Plus d'options » à côté de la liste déroulante « Style de bordure » qui contient quatre types différents : Ligne pointillée (par défaut), Ligne en pointillés (par défaut), Double bordure (sans effet) et Aucune (pas de bordure).
Pour modifier l'épaisseur des lignes entre les cellules individuelles dans des zones plus grandes, telles que des colonnes ou des lignes comportant de nombreuses petites cases placées à l'intérieur de lignes qui se croisent pour former une forme de grille globale, assurez-vous qu'aucune ligne qui se croise n'est sélectionnée avant de choisir un autre style de ligne, tel que le style pointillé, afin que les lignes ne se chevauchent pas lorsque vous essayez de modifier leur épaisseur via les options de la barre de propriétés.
Maintenant que vous avez créé votre diagramme, voici les étapes à suivre pour l’achever.
Étape 1 : Choisissez votre modèle de diagramme de Gantt
Vous devez choisir le modèle de diagramme de Gantt que vous souhaitez utiliser. Il existe de nombreux modèles de diagrammes de Gantt : vous pouvez en choisir un qui a été spécialement conçu pour une application de gestion de projet ou créer le vôtre à partir de zéro. Quelle que soit l'option que vous choisissez, le modèle doit comporter suffisamment de détails et d'informations sur chaque barre pour que tous ceux qui consultent le diagramme comprennent ce qui se passe.
Une fois que vous avez choisi votre modèle de diagramme de Gantt, personnalisez-le si nécessaire. Par exemple, si des tâches ou des jalons manquent dans votre plan de projet, ajoutez-les dans les cellules vides à l'aide des outils de dessin de PowerPoint. Vous pouvez également modifier la couleur de la police de caractère pour certains éléments afin de faciliter la visualisation du diaporama sur différents écrans.
Étape 2 : Personnalisez votre modèle de diagramme de Gantt
Le modèle de diagramme de Gantt vous donne accès à de nombreuses options de mise en forme, notamment les polices de caractère et les couleurs. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité Smart Guide pour aligner rapidement les éléments de votre diagramme de Gantt. De plus, de nombreux outils vous permettent de personnaliser votre modèle.
L'onglet Format vous permet de modifier les styles de police de caractère, les couleurs, l'alignement et les bordures des zones de texte ou des remplissages/contours des formes. L'onglet Insertion contient une vaste galerie d'éléments pouvant être utilisés dans votre projet, notamment des images et des formes telles que des flèches et des Calendriers.
Enfin, un outil de zone de texte intégré vous permet d'ajouter du texte sans utiliser les polices de caractère par défaut de PowerPoint.
Étape 3 : Ajoutez des jalons à votre diagramme de Gantt
Les jalons sont un élément essentiel de votre diagramme de Gantt, car ils vous permettent de suivre votre progression. Vous pouvez ajouter des jalons de deux manières :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre ou la barre des tâches, sélectionnez Insérer une tâche, puis choisissez « Jalon ». Cela créera une nouvelle tâche avec un nom par défaut tel que « Tâche 2 Jalon » ou « Projet Jalon », selon le nom que vous souhaitez lui donner. Si vous souhaitez un nom différent, modifiez-le dans Projet > Paramètres > onglet Général et cliquez sur OK.
- Pour ajouter des informations supplémentaires sur la barre de jalon, par exemple des éléments tels que la date, le lieu et la raison pour laquelle le travail est effectué, cliquez dessus (elle sera mise en surbrillance), saisissez votre texte par-dessus le texte existant, puis cliquez en dehors une fois la modification en cours terminée. PowerPoint enregistre automatiquement, vous n'avez donc pas à craindre de perdre quoi que ce soit.
Étape 4 : Ajoutez des barres à votre diagramme de Gantt
Pour ajouter des barres à votre diagramme de Gantt, cliquez sur l'onglet Barres dans le ruban. Vous verrez deux types de barres : Tâche (ou Début) et Durée (ou Fin). Cliquez sur l'une de ces options et vous verrez apparaître une liste déroulante avec tous les styles de barres disponibles pour ce type de barre.
Cette liste comprend des styles prédéfinis et des styles personnalisés que vous pouvez créer à l'aide des outils artistiques de PowerPoint. Si vous souhaitez modifier la couleur, l'épaisseur ou le style d'une barre existante, cliquez à l'intérieur de sa forme et sélectionnez Mettre en forme la forme dans le menu contextuel.
Vous pouvez y apporter des modifications dans la boîte de dialogue Format de la forme qui s'affiche à l'écran.
Étape 5 : Ajoutez des libellés à votre diagramme de Gantt
Les libellés de votre diagramme de Gantt doivent être courts et descriptifs. Ils doivent également être dans la même police de caractère que votre texte, dans la même couleur et dans la même taille. Cela permettra de garantir que les informations sont faciles à lire et à comprendre d'un seul coup d'œil.
Étape 6 : Complétez votre diagramme de Gantt avec des graphiques
Il est temps d'achever votre diagramme de Gantt avec quelques graphiques. Essayez d'utiliser des images de personnes pour représenter les tâches, d'équipements pour les ressources, de fournitures pour les jalons et d'animaux pour les tâches retardées.
Cela rendra votre projet plus attrayant visuellement et vous aidera à mieux le présenter. N'oubliez pas que le diagramme de Gantt est avant tout un outil de communication. Il doit permettre de communiquer les aspects essentiels de votre projet de manière claire et compréhensible.
Ressources connexes :
Comment modifier votre diagramme de Gantt PowerPoint
Pour effectuer la modification en cours de votre diagramme de Gantt dans PowerPoint, procédez comme suit :
- Cliquez sur l'onglet « Mettre en forme » et sélectionnez « Outils de diagramme ».
- Sélectionnez la flèche déroulante à côté de « Dispositions du diagramme », puis cliquez sur « Insérer un diagramme vierge ».
- Cliquez sur le bouton « Mettre en forme l'axe » (celui avec une ligne horizontale) et choisissez un type d'axe dans le menu qui s'affiche (par exemple, linéaire ou logarithmique). Cliquez ensuite sur chacune de vos tâches pour modifier leurs couleurs afin qu'elles correspondent à celles des autres feuilles de calcul ou présentations (faites cela si vous avez plusieurs versions du même projet).
Maintenant que vous comprenez les étapes à suivre pour créer un diagramme de Gantt à l'aide de PowerPoint, voici quelques conseils que vous pouvez utiliser pour améliorer votre diagramme.
Astuce n° 1 : utilisez fréquemment l'onglet Format pour mettre en forme vos documents.
Pour modifier la police de caractère, la taille, la couleur et le style de ligne de votre texte :
- Accédez à l'onglet Accueil.
- Sélectionnez l'option Mettre en forme dans le groupe Disposition situé à droite de votre écran.
- Sélectionnez une police de caractère dans cette liste d'options qui s'affiche à l'écran.
- Choisissez ce que vous souhaitez faire avec votre texte en sélectionnant l'une des options suivantes : style de police de caractère, taille de police de caractère, couleur de police de caractère et effets de texte (par exemple, gras).
- Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.
Bien que ces conseils vous aideront à utiliser les fonctionnalités de base, PowerPoint présente encore certaines limites par rapport à d'autres outils. Si vous avez besoin d'une solution plus performante pour créer des diagrammes de Gantt, essayez ClickUp.
Astuce n° 2 : utilisez les repères intelligents pour accélérer la modification en cours
Les repères intelligents sont disponibles dans l'onglet Affichage et peuvent être activés ou désactivés. Ils sont très utiles pour aligner les libellés avec les tâches et les barres. Garder votre diagramme de Gantt organisé aide votre public à mieux le comprendre, et c'est là que les repères intelligents sont utiles.
Les repères intelligents sont utiles car dès que vous commencez à faire glisser cette tâche avec le curseur de votre souris, elle se place automatiquement à l'endroit où elle doit être jusqu'à ce que vous la modifiiez manuellement.
Conseil n° 3 : utilisez une image pour votre barre des tâches (facultatif)
Vous pouvez ajouter une image à la barre des tâches afin d'apporter un contexte visuel supplémentaire à votre diagramme de Gantt. L'image doit être en rapport avec le projet et utiliser une couleur contrastée qui se détache de l'arrière-plan afin d'être toujours facilement visible.
Maintenant que nous avons vu comment créer un diagramme de Gantt et donné des conseils pour l'améliorer, abordons l'un des éléments les plus importants de la création d'un diagramme de Gantt dans PowerPoint : l'importation de données.
Comment importer des données dans des modèles de diagrammes de Gantt PowerPoint
Une fois votre diagramme de Gantt PowerPoint créé, vous devrez y importer des données. Pour cela, vous pouvez utiliser l'option Coller. Cela vous permettra de coller les données dans les cellules de votre diagramme de Gantt. Vous pouvez également copier des données provenant d'une autre source directement dans votre diagramme de Gantt ou utiliser une fonction Importer si aucune autre option n'est disponible.
Enfin, si aucune de ces méthodes ne fonctionne pour ce que vous essayez de faire avec votre diagramme de Gantt, essayez plutôt d'utiliser la fonctionnalité « Importer en tant que ».
Option 1 : utilisez le connecteur Microsoft Excel pour PowerPoint
Si vous souhaitez extraire des données dans PowerPoint, vous pouvez procéder de deux manières : utiliser le connecteur Excel pour PowerPoint, un complément gratuit pour PowerPoint, ou exporter les données depuis Project et les importer dans PowerPoint. Le connecteur Excel facilite l'extraction des données, car il vous permet de vous connecter directement à Excel. Vous n'avez donc pas besoin d'exporter les données depuis Project au préalable.
Option 2 : copier-coller un diagramme de Gantt
La première option consiste à copier et coller une seule ligne ou colonne à la fois. Pour ce faire, sélectionnez les lignes, les colonnes ou les deux, puis sélectionnez Copier dans l'onglet Accueil du ruban. Ensuite, sélectionnez votre présentation et collez-la dans l'onglet Accueil du ruban. Vous disposez désormais d'un double ensemble de données dans votre fichier PowerPoint.
Si vous devez effectuer cette opération sur plusieurs lignes ou colonnes, il peut être plus facile d'utiliser Excel ou Word (ou même Google Sheets de Google Docs ) comme étape intermédiaire. Commencez par sélectionner toutes les lignes ou colonnes souhaitées dans Excel, puis sélectionnez Fichier > Enregistrer sous... Entrez un nom pour votre nouveau fichier (vous pouvez conserver l'extension .xlsx) et cliquez sur Enregistrer.
Option 3 : extraire des colonnes de votre feuille de calcul et les coller une par une
Une fois toutes vos données regroupées dans une feuille de calcul, vous pouvez utiliser l'outil « Sélectionner les données » pour sélectionner une seule colonne. Vous pouvez ensuite copier cette colonne dans PowerPoint.
Vous devrez répéter ce processus pour chaque ligne de votre fichier, une par une.
Option 4 : Convertir une feuille Excel en images et les insérer dans une présentation PowerPoint
Si votre diagramme de Gantt est déjà créé dans Excel, vous pouvez suivre les étapes suivantes pour le convertir en images individuelles et les insérer dans PowerPoint.
- Enregistrez la feuille Excel sous forme de fichier image (Microsoft Office > Enregistrer sous > Parcourir).
- Sélectionnez l'onglet Insertion > option Image dans la barre du ruban en haut de la fenêtre > À partir du bouton Fichier > Recherchez le premier fichier image que vous souhaitez insérer dans votre présentation PowerPoint. Ouvrez PowerPoint, créez une présentation vierge et ajoutez une diapositive.
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