Les entreprises fonctionnent grâce à des processus. Des procédures d'embauche aux évaluations des risques en passant par la définition des objectifs, les processus et les flux de travail fonctionnent en arrière-plan pour vous permettre d'atteindre vos objets.
Vérifier que vous avez mis en place des processus efficaces peut faire la différence en termes de réussite. À cet effet, vous ne pouvez pas vous contenter de laisser les processus faire leur travail, vous devez jouer un rôle actif dans la conception, le développement et l'amélioration constante de ces flux de travail.
L'un des moyens d'y parvenir est de procéder à une analyse du flux de travail. Il s'agit d'examiner régulièrement vos flux de travail et vos procédures pour déterminer ce qui fonctionne bien et ce qu'il convient d'améliorer.
Nous allons ici approfondir l'analyse du flux de travail et dresser la liste des avantages de ce type d'examen. En outre, nous vous présenterons les différents types d'analyse du flux de travail, nous vous proposerons une approche étape par étape de l'analyse du flux de travail et nous vous fournirons des exemples concrets pour vous guider dans vos efforts. ✨
Qu'est-ce que l'analyse du flux de travail ?
L'analyse du flux de travail est le processus d'examen des procédures dans l'objectif de les rendre plus efficaces. Ce type d'analyse fait partie intégrante la gestion d'entreprise .
Il s'agit d'examiner quels flux de travail sont inefficaces, puis d'utiliser ces informations pour créer de meilleures solutions. Par exemple, vous pourriez identifier les tâches manuelles répétitives qui peuvent être automatisées ou trouver une nouvelle façon de diviser le travail en fonction de la bande passante de votre équipe.
En bref, l'analyse des flux de travail est un moyen pour vous d'examiner les tendances dans vos flux de travail, de découvrir les faiblesses de votre processus et de générer des pistes d'amélioration. 📝
En général, le processus d'analyse du flux de travail comprend :
- Documenter le flux de travail existant
- Identifier les points faibles ou les obstacles
- Déterminer les tâches qui se prêtent le mieux à l'automatisation
- La création de forfaits d'action intégrant les résultats de l'analyse
(en anglais)
4 Avantages de la mise en œuvre d'une analyse de flux de travail
L'analyse du flux de travail présente de nombreux avantages, notamment une meilleure efficacité, des attentes plus claires et une conformité plus simple aux réglementations. Non seulement l'analyse du flux de travail permet de rationaliser le fonctionnement interne de vos processus d'entreprise, mais elle crée aussi une un meilleur environnement de travail et vous positionne de manière à être plus compétitif sur la grande étape.
Voici quelques-uns des principaux avantages de l'analyse du flux de travail.
1. Meilleure efficacité entre les différentes équipes
L'objectif clé de cette analyse est de réorganiser les processus d'entreprise et les rendre plus efficaces. Par rationalisant vos flux de travail vous pouvez vous concentrer sur les objectifs les plus importants, sans que rien ne vienne perturber votre travail.
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Revoir les processus signifie également supprimer les tâches redondantes, assigner les tâches groupées aux membres de l'équipe appropriés, et classer les tâches par ordre de priorité qui ont des dépendances. L'utilisation d'un gestion du flux de travail un outil fait son apparition automatisation du flux de travail opportunités de libérer le temps d'un membre de l'équipe afin qu'il puisse concentrer ses efforts ailleurs. 👩💻
2. Adaptabilité accrue pour repérer et éviter les goulets d'étranglement
Une bonne analyse du flux de travail est un processus continu. Cela signifie que vous ne faites pas ce processus une seule fois.
Vous devriez plutôt prévoir une analyse du flux de travail tous les trimestres ou tous les ans pour réévaluer la façon dont vous faites les choses. Incorporez cette analyse à l'étape finale d'un projet afin de commencer à jeter les bases de projets futurs réussis, sur la base du retour d'expérience des projets existants.
En réexaminant constamment vos procédures, vous serez mieux à même de vous adapter aux évolutions du marché, à la satisfaction et aux préférences des clients, ainsi qu'à la rotation du personnel. Vous êtes également mieux préparé à gérer les goulets d'étranglement en documentant les forces et les faiblesses que vous avez rencontrées dans le passé et en expliquant comment vous les avez résolues.
3. Des employés plus heureux sont synonymes de flux de travail plus efficaces
La gestion et l'analyse des flux de travail permettent de créer un meilleur environnement de travail, en particulier en ce qui concerne l'engagement des employés.
Les employés n'ont pas à s'accommoder d'une technologie ancienne et dépassée. Encouragez votre équipe à faire des suggestions lorsqu'il s'agit de outils d'amélioration des processus . Comme ce sont eux qui travaillent quotidiennement avec le logiciel de gestion du flux de travail, ils sont bien positionnés pour donner un aperçu de ce qui doit être amélioré.
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À faire non seulement de meilleurs flux de travail, mais aussi de responsabiliser vos employés. Ils se sentent entendus et respectés et disposent d'une plus grande autonomie et d'un meilleur contrôle sur leurs processus de travail. 🤩
4. Une conformité et des cadres réglementaires plus faciles à mettre en place
Pour les entreprises processus dans les entreprises de soins de santé les outils d'analyse du flux de travail facilitent la mise en conformité avec les réglementations pour les entreprises de santé, les organismes publics et les établissements financiers ou bancaires. Ils offrent une vision et une structure qui permettent à chacun de savoir ce qui est requis et fournissent des mises à jour sur la progression en temps réel.
L'analyse de vos processus d'entreprise existants vous permet de développer la structure nécessaire à une meilleure conformité. Créer des bases de données de connaissances dans le cadre de vos flux de travail pour dresser la liste de tous les cadres réglementaires requis, attribuer des étiquettes aux tâches pour suivre la responsabilité et créer des étapes pour des rapports d'audit rapides.
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Les principaux types d'analyse de flux de travail
Il existe trois types différents d'analyse du flux de travail. Chacun partage l'objectif d'améliorer les processus de travail et de stimuler l'efficacité. 💪
Voici les trois types d'analyse du flux de travail :
- Linéaire analyse du flux de travail : Ce type d'examen se concentre sur les processus qui travaillent en ligne droite. Cette méthode convient mieux aux organisations dont les étapes des tâches sont effacées, les processus bien définis et les responsabilités des employés clairement établies
- **Ce type d'analyse est conçu pour examiner les processus entre les départements ou dans les organisations où les étapes des tâches ne sont pas clairement délimitées
- **Ce type d'analyse est axé sur l'examen minutieux des flux de travail entre les départements et au sein des départements. Il est idéal pour évaluer les processus sur des projets où différents départements sont impliqués, mais il y a aussi des processus au sein des départements qui ont besoin d'être rationalisés
Chaque type d'analyse des flux de travail peut être utilisé pour améliorer les flux de travail de l'entreprise. Réfléchissez à la structure de votre entreprise ou de votre projet et choisissez le meilleur type d'analyse pour répondre à vos besoins optimisation du flux de travail besoins.
Comment effectuer une analyse du flux de travail
Prêt à intégrer l'analyse dans votre système de gestion du flux de travail ? Voici quatre étapes d'analyse du flux de travail pour mieux conduire et planifier un processus d'entreprise efficace. 🗺️
1. Recueillir des données pour comprendre ce qui doit être amélioré
Avant de commencer à optimiser, vous devez recueillir des informations sur ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré. Le type de données dont vous avez besoin varie en fonction du type de flux de travail que vous optimisez.
Veillez à évaluer à la fois les données quantitatives (comme le nombre de tâches incomplètes) et les données qualitatives (par exemple, l'opinion des membres de l'équipe sur les ressources nécessaires à la tâche).
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La meilleure façon de recueillir des données est de parcourir votre processus existant à l'aide d'un outil tel que Tableaux blancs ClickUp à créer des organigrammes de processus qui vous permet de suivre et d'optimiser vos opérations à l'aide de diagrammes visuels. Procédez étape par étape et prenez des notes sur les responsabilités de chacun livrables et mettre en évidence les obstacles potentiels. ⚠️
Vous souhaitez également mener des entretiens avec les employés pour avoir un aperçu du niveau de base du projet. Pour les projets plus complexes, organisez un atelier au cours duquel chaque employé pourra vous expliquer son flux de travail.
Parmi les données à rechercher, citons
- Le nombre de tâches dont chaque membre de l'équipe est responsable
- Le calendrier général des tâches du projet
- Le temps nécessaire pour achever une tâche
- Le nombre de fois qu'une tâche est répétée
- La fréquence à laquelle les tâches sont achevées ou rejetées
Rassemblez tout votre travail dans un aperçu de haut niveau grâce aux tableaux de bord
Utiliser Tableaux de bord ClickUp pour afficher et analyser les données. Il fournit un aperçu de haut niveau de toutes les tâches qui font partie de la réunion des objectifs de l'entreprise. Affichez rapidement ce qui est en progression et ce qui est en retard. De plus, identifiez les redondances afin d'adapter vos flux de travail pour une meilleure efficacité grâce à un aperçu de votre analyse transversale des flux de travail.
2. Analyser les données pour découvrir les domaines d'amélioration
Une fois que vous avez recueilli des informations, il est temps d'analyser les données. N'oubliez pas que l'objectif principal est d'optimiser les processus qui ne fonctionnent pas. Parfois, vous procéderez à des changements importants, mais d'autres fois, des ajustements mineurs seront nécessaires.
ClickUp facilite l'analyse des données personnalisées grâce à sa fonction gestion du flux de travail fonctionnalités. Vous pouvez créer un Diagramme de flux de travail pour obtenir une feuille de route visuelle de tous vos processus existants. Vous pourrez ainsi découvrir les goulets d'étranglement et documenter les systèmes existants qui doivent être améliorés.
Voyez la progression des tâches et l'état d'avancement des travaux grâce à l'affichage du Tableau dans ClickUp
Un autre outil très utile est l'outil Vue Tableau ClickUp où vous pouvez faire défiler chaque tâche et voir rapidement comment elle évolue à travers les étapes du projet.
Examinez les données que vous avez recueillies et posez-vous les questions suivantes :
- Cette tâche ou ce processus est-il nécessaire ?
- Quel est l'objectif de cette tâche ?
- Est-elle utile ?
- Cette tâche prend-elle beaucoup de temps ?
- Existe-t-il des indicateurs permettant d'évaluer les performances ?
- À ce processus, l'expérience utilisateur est-elle conviviale ?
- À fait-elle l'objet d'une courbe d'apprentissage abrupte ou nécessite-t-elle d'importantes ressources d'intégration ?
- Les employés font-ils appel aux ressources dont ils ont besoin pour achever l'étape ?
- Ce processus manuel peut-il être automatisé ?
Il est également utile d'examiner les changements qui auront le plus d'impact, en particulier si vous manquez de temps ou si vos ressources sont limitées.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/11/image2-3.png Code couleur des statuts d'urgence des tâches dans ClickUp /$$$img/
Définissez des priorités de tâches avec un code couleur dans ClickUp pour que votre équipe sache ce qui doit être traité au plus vite Priorités des tâches ClickUp vous permettent de choisir parmi quatre drapeaux pour identifier les éléments les plus importants. Donnez la priorité aux changements qui ont le plus d'impact et qui nécessitent le moins de travail. Ces changements peuvent faire une grande différence sans affecter votre budget, et vous pouvez travailler ensuite sur les changements moins pressants. 🙋🏻♂️
3. Mettez en œuvre les changements découlant de vos conclusions
Une fois que vous avez examiné vos données, vous devriez avoir une idée des changements à apporter à vos flux de travail.
Vous avez peut-être identifié des tâches qui prendront moins de temps si elles sont automatisées. Vous avez peut-être déterminé les domaines dans lesquels les transferts à d'autres membres de l'équipe peuvent être rationalisés. Peut-être avez-vous décidé que vous aviez besoin de nouveaux flux de travail ou que vous souhaitiez mettre en place un système de gestion de l'information des contrôles de projet lorsque cela est nécessaire pour rester dans les limites de votre budget.
Il est facile d'ajouter des valeurs monétaires aux tâches afin de maintenir les budgets des projets sur la bonne voie
Quelles que soient les données, réfléchissez à la manière dont vous pouvez apporter des changements pour rationaliser le flux de travail. Outils d'automatisation des processus comme la fonctionnalité Tableau blanc de ClickUp, vous permettent de visualiser les modifications apportées au flux de travail. Une fois le flux de travail finalisé, vous pouvez créer des tâches en quelques secondes directement à partir du Tableau blanc et ajouter du contexte avec des documents, des descriptions et des fichiers. 💪
Veillez à informer toutes les parties prenantes des changements. De l'équipe de gestion du projet au service des ressources humaines, informez toutes les personnes impliquées dans le processus. Créez des lignes directrices et des instructions claires pour les changements afin que tout le monde sache ce qui est attendu à l'avenir.
4. Examinez régulièrement le flux de travail de votre entreprise
L'analyse du flux de travail ne s'arrête pas à la mise en œuvre. Vous devez revoir et analyser vos processus régulièrement pour garantir l'efficacité du flux de travail et faire en sorte que tout se passe bien.
Fixez un paramètre pour l'examen des performances du flux de travail. Tirez parti les outils de rapports et outils rétrospectifs pour suivre de manière cohérente la progression des choses.
Ce modèle de rétrospective de projet permet d'évaluer la réussite ou l'échec global du projet tout en identifiant les améliorations à apporter pour éviter de nouvelles erreurs
En fait, vous pouvez utiliser le modèle Modèle de rétrospective du projet ClickUp pour recueillir facilement des commentaires, trouver les forces et les faiblesses du flux de travail et apporter des changements pour améliorer les projets futurs. ✍️
Ayez des discussions avec les membres de votre équipe pour vous assurer que tout le monde est sur la même page. Vous obtiendrez des commentaires précieux que vous pourrez mettre en œuvre et pourrez améliorer vos flux de travail en fonction des suggestions des employés.
3 Exemples d'analyse de flux de travail
Tout cela semble excellent en théorie, mais en pratique, c'est encore mieux ! Vous voulez des exemples concrets d'analyse de flux de travail ? Nous avons tout prévu avec ces différents cas d'utilisation. 👀
Cas d'utilisation 1 : Simplifier la croissance de l'entreprise
À mesure que les entreprises connaissent une plus grande réussite, elles ont tendance à se développer. Les processus et les procédures que vous utilisiez avec une petite équipe de cinq à dix personnes commencent soudainement à se briser lorsque vous passez à l'échelle de 50 employés ou plus. Cela crée des obstacles à l'efficacité et peut même entraver votre croissance.
Vous avez besoin d'un système de flux de travail plus fin ou plus segmenté pour suivre les changements. Utilisez les automatisations de flux de travail pour créer une nouvelle feuille de route pour la réussite avec une équipe plus importante et améliorer ces processus.
De plus, comme vous avez plus de personnes à bord, vous obtiendrez des points de vue plus diversifiés et un plus grand intervalle de retour d'information, ce qui aboutira à des solutions créatives. 🥳
Cas d'utilisation 2 : Rationaliser les processus manuels
De nombreux gestionnaires de projet et leurs équipes s'occupent de tâches répétitives manuellement. Parfois, cela signifie répondre aux factures des clients par e-mail. D'autres fois, ce travail peut inclure la rédaction du même brief d'article de blog encore et encore à partir de zéro.
Ces tâches prennent du temps et lorsqu'on passe à l'échelle supérieure ou que l'on travaille sur des projets plus importants, elles peuvent devenir une véritable perte de temps.
Automatisez vos tâches répétitives en quelques clics grâce à l'un des centaines de modèles d'automatisation de flux de travail de ClickUp
Automatisez les processus manuels chaque fois que vous le pouvez. Cela peut signifier utiliser des outils financiers comme QuickBooks pour gérer les paiements et les factures. Cela peut également signifier utiliser des applications de création de contenu et autres modèles pour réduire le temps nécessaire à la création de contenus répétitifs. ⌚️
Cas d'utilisation 3 : S'engager plus efficacement auprès des clients
La communication avec les clients est un enjeu majeur. Vous souhaitez obtenir les commentaires des utilisateurs afin de pouvoir proposer de meilleurs produits et services.
Pour les petites entreprises, il est facile d'établir une connexion personnelle avec les clients. Vous répondez à leurs e-mails, leur donnez des conseils sur l'utilisation de vos produits et services et résolvez les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent.
Dans le cas d'une entreprise plus importante et de plusieurs employés à temps plein, ou lorsque vous entreprenez des projets plus importants, il peut s'avérer plus difficile de gérer ces tâches vous-même. De plus, vos efforts sont probablement mieux concentrés sur des objectifs plus vastes et des tâches plus importantes.
Gérer les données des clients, les tâches personnelles et la communication dans ClickUp à partir de n'importe quel appareil
A Outil de flux de travail CRM est une meilleure façon de gérer les relations avec les clients grâce à des flux de travail automatisés. Après avoir analysé vos processus existants, vous pouvez utiliser le CRM pour automatiser les réponses et générer des tâches pour les membres de l'équipe concernés. 📚
Effectuez une analyse des flux de travail et rationalisez vos processus avec ClickUp
Assistez les entreprises et dirigez des équipes plus efficaces en ajoutant l'analyse des flux de travail à votre liste de choses à faire. Avec ce guide pratique, vous avez tout ce qu'il faut pour collecter des données, analyser les résultats et créer.. éléments d'action de l'examen de votre flux de travail. Essayez ClickUp dès aujourd'hui pour profiter des fonctionnalités de flux de travail, notamment des diagrammes, des organigrammes et des centaines de modèles conçus pour rendre votre travail plus méthodique. Chacun d'entre eux est personnalisable afin que vous puissiez tirer parti de l'outil pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. 🏙