Votre processus de gestion des dépenses ne devrait pas ressembler à un travail de détective. Pourtant, pour de nombreuses équipes, la fin du mois signifie encore parcourir des fils de discussion par e-mail, rechercher des reçus et deviner quelle dépense par carte correspond à quel voyage ou à quelle dépense.
Une étude menée par American Express montre que les petites et moyennes entreprises perdent en moyenne 11 heures par mois à soumettre ou à gérer leurs dépenses. Cela représente plus de trois semaines de travail par an consacrées à des tâches d'administrateur plutôt qu'à l'analyse.
C'est là que l'IA pour la gestion des dépenses fait vraiment la différence. Au lieu de s'appuyer sur des feuilles de calcul manuelles et la mémoire, l'IA peut lire les reçus, signaler les dépenses non conformes à la politique et alimenter vos outils comptables en données plus fiables en arrière-plan.
Dans ce guide, nous examinerons ce que l'IA peut réellement faire pour la gestion des dépenses et les principaux cas d'utilisation qui intéressent les équipes financières. Nous aborderons également les fonctionnalités indispensables des outils modernes et la manière de les intégrer à vos flux de travail actuels.
⭐ Fonctionnalité présentée
Le modèle de rapport de dépenses ClickUp offre à votre équipe un moyen structuré de collecter, d'examiner et de résumer les dépenses d'entreprise sans avoir à rechercher des feuilles de calcul ou des fils de discussion par e-mail. Au lieu que chacun crée son propre mise en forme, vous disposez d'une disposition cohérente pour les dates, les catégories, les montants, les modes de paiement et les approbations en un seul endroit.
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Qu'est-ce que l'IA pour la gestion des dépenses ?
L'IA pour la gestion des dépenses utilise l'apprentissage automatique et l'automatisation pour réduire le travail manuel tout au long du processus de gestion des dépenses. Cela inclut tout, de la saisie des reçus aux approbations, en passant par le rapprochement et la création de rapports.
La plupart des outils s'appuient sur un ensemble de fonctionnalités :
- La reconnaissance optique de caractères (OCR) permet de lire les données des reçus à partir d'images ou de fichiers PDF et de les convertir en texte structuré.
- Extraction et catégorisation des données afin de suggérer un code approprié des dépenses (par exemple, frais de déplacement ou abonnement) en fonction des tendances passées.
- Application des politiques pour signaler les dépenses non conformes lors de l'envoi plutôt qu'après coup
- Détection des anomalies pour repérer les frais en double ou les habitudes de dépenses inhabituelles qui nécessitent un examen plus approfondi
Une façon utile d'envisager les choses : la gestion des dépenses basée sur l'IA permet d'éliminer les étapes répétitives, afin que les équipes financières puissent se concentrer sur les contrôles, les analyses et les opportunités de réduction des coûts.
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Avantages de l'IA pour la gestion des dépenses
L'IA élimine le travail répétitif lié à la gestion des dépenses et offre aux équipes financières une vue plus claire de ce qui se passe réellement avec les dépenses de l'entreprise. Parmi les principaux avantages, on peut citer :
- Réduisez la saisie manuelle des données et les erreurs : l'IA peut capturer automatiquement les données des reçus et préremplir les champs de dépenses, ce qui réduit la saisie manuelle et le travail de nettoyage que les équipes financières doivent faire par la suite. L'OCR est une base courante dans ce domaine, car il convertit les scans de reçus en données utilisables.
- Accélération de l'envoi et de l'approbation des dépenses : les employés peuvent télécharger leurs reçus, envoyer leurs dépenses avec les champs clés déjà remplis et passer par le processus d'approbation avec moins de suivis. Les approbateurs disposent d'un contexte plus clair, ce qui leur permet d'approuver les dépenses plus rapidement au lieu de demander des modifications en cours.
- Améliorez la visibilité en temps réel sur les dépenses de l'entreprise : au lieu d'attendre les cumuls de fin de mois, les responsables financiers peuvent repérer plus tôt les tendances : quelles équipes dépassent leur budget, où les dépenses de déplacement et les frais augmentent, et quels fournisseurs génèrent des surprises.
- Renforcez l'application des politiques et garantissez la conformité : l'IA peut signaler les reçus manquants, les dépenses dépassant les limites ou les dépenses suspectes au moment de l'envoi. Cela réduit les allers-retours et garantit la cohérence des approbations entre les équipes et les différentes entités.
- Protégez votre santé financière grâce à des données de meilleure qualité : des données de dépenses plus claires permettent d'établir des rapports plus fiables. Lorsque les données de suivi des dépenses sont fiables, il est plus facile d'analyser les dépenses, d'identifier les possibilités de réduction des coûts et de prendre des décisions fondées sur les données.
👀 Anecdote : bien avant l'apparition des outils de gestion des dépenses basés sur l'IA, les voyageurs d'affaires cherchaient déjà à simplifier le paiement des dîners et des voyages avec leurs clients. En 1950, Diners Club a lancé la première carte de crédit polyvalente au monde afin que les professionnels puissent régler leurs frais de représentation et de déplacement sans avoir à transporter d'argent liquide.
Principaux cas d'utilisation de l'IA dans la gestion des dépenses
Voici quelques-uns des cas d'utilisation les plus pratiques de l'IA sur lesquels vous pouvez compter pour gérer vos dépenses :
1. Automatisation de la saisie des reçus
La saisie des reçus est généralement le point de départ des problèmes dans la gestion des dépenses. L'IA facilite cette tâche en transformant les reçus numérisés en données structurées (date, commerçant, montant, taxe) prêtes à être examinées.
📌 Exemple : un commercial prend une photo après un dîner avec un client. Le système extrait les champs clés, suggère « Repas et divertissements » et ajoute la pièce jointe du reçu au rapport de dépenses.
Pourquoi cela est utile :
- Réduisez les rapports de frais manuels et l'entrée manuelle des données.
- Améliorez la précision de la saisie des données à partir des reçus.
- Réduisez le temps passé à rechercher les documents manquants.
📖 À lire également : Comment créer un rapport de dépenses dans Excel : modèle gratuit
2. Appliquez les politiques en temps réel
Au lieu d'attendre que le service financier détecte les problèmes après l'envoi des notes de frais, l'IA peut appliquer des règles personnalisables lors de l'envoi et déclencher des alertes lorsque quelque chose semble hors normes.
📌 Exemple : les frais d'hôtel dépassent le plafond fixé pour les voyages. L'outil le signale immédiatement et demande une justification avant de passer à la phase du flux de travail d'approbation.
Pourquoi cela est utile :
- Détectez plus tôt les problèmes liés à l'application des politiques.
- Acheminez les dépenses à faible risque via des approbations automatisées.
- Aidez les responsables à approuver les dépenses grâce à un contexte plus clair.
👀 Anecdote : l'IA ne se contente pas de corriger les fraudes liées aux dépenses, elle en crée également. En 2025, la plateforme de gestion des dépenses AppZen a signalé que 14 % des documents frauduleux qu' elle avait détectés étaient de faux reçus générés par l'IA, contre 0 % l'année précédente.
3. Visibilité des dépenses
L'IA rassemble les données relatives aux dépenses provenant des cartes, des remboursements et des outils de voyage, puis met en évidence les habitudes de dépenses. C'est là que la « visibilité instantanée des dépenses » devient une réalité, plutôt qu'un simple exercice de compilation de feuilles de calcul à la fin du mois.
📌 Exemple : le service financier constate qu'un seul fournisseur de logiciels est remboursé par trois équipes, ce qui suggère un doublon dans les outils et des possibilités de réduction des coûts.
Pourquoi cela est utile :
- Assistance à la visibilité en temps réel des dépenses pour les responsables financiers.
- Facilitez le contrôle des dépenses avant qu'elles ne s'accumulent.
- Améliorez les discussions avec les propriétaires budgétaires grâce à des informations en temps réel.
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4. Accélérer la clôture de fin de mois
La clôture de fin de mois est ralentie lorsque les dépenses sont en retard, non classées ou accompagnées de reçus manquants. L'IA peut réduire le retard accumulé en conservant les données de dépenses plus propres dès leur réception et en offrant une assistance plus tôt pour le rapprochement des cartes de crédit.
📌 Exemple : les transactions effectuées avec les cartes d'entreprise correspondent aux reçus téléchargés au cours du mois. À la clôture, il reste moins d'exceptions.
Pourquoi cela est utile :
- Réduisez les retouches et les tâches manuelles à la clôture.
- Renforcez la confiance dans les données relatives aux dépenses.
- Réduisez le délai entre les dépenses et la création des rapports.
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Fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de gestion des dépenses basé sur l'IA
Une fois que vous savez où l'IA peut vous aider, l'étape suivante consiste à choisir une solution de gestion des dépenses dotée des fonctionnalités appropriées. Voici les fonctionnalités qui font la plus grande différence pour les équipes financières au quotidien.
OCR des reçus et automatisation des notes de service
L'OCR est la base de la capture automatique des flux de travail. Si le logiciel ne parvient pas à extraire de manière fiable les données des reçus, le reste de l'automatisation a tendance à être fragile. L'OCR est conçu pour identifier et convertir le texte des images ou des documents numérisés en texte lisible par machine.
✅ À vérifier :
- Assistance de la numérisation des reçus à partir d'un appareil mobile, d'un e-mail ou d'un téléchargement.
- Extraction puissante des données relatives aux taxes, aux devises et aux fournisseurs
- Traitement rapide des exceptions lorsqu'un reçu est illisible
💲 Pourquoi est-ce important pour les équipes financières ?
- Réduisez l'entrée manuelle des données en convertissant les images des reçus en données structurées et exploitables.
- Renforcez la documentation et la justification des dépenses d'entreprise (en particulier lorsque des reçus sont requis, comme pour l'hébergement ou les dépenses importantes).
- Améliorez la précision des notes de frais en saisissant systématiquement les champs clés des reçus (commerçant, date, montant, taxe).
💡 Conseil de pro : vous cherchez un moyen simple de suivre vos dépenses mensuelles sans avoir à créer de flux de travail à partir de zéro ? Le modèle de rapport de dépenses mensuelles de ClickUp peut vous aider en suivant et en fournissant des rapports sur vos dépenses mensuelles dans une mise en forme facilement personnalisable.
Voici pourquoi vous allez aimer ce modèle :
- Déclarez vos dépenses mensuelles avec précision et en toute confiance.
- Identifiez facilement les domaines potentiels de réduction des coûts.
- Analysez les tendances de dépenses au fil du temps pour améliorer vos prévisions.
Catégorisation et code par IA
Une fois les reçus enregistrés, le prochain casse-tête consiste généralement à tout étiqueter correctement. Chaque ligne doit être classée dans la bonne catégorie, le bon projet ou le bon compte du grand livre.
Recherchez une catégorisation IA qui apprend au fil du temps et fournit l'assistance pour un code cohérent, en particulier si vous avez besoin de centres de coûts, de projets ou d'étiquettes liées au grand livre.
✅ À vérifier :
- Capacité à classer automatiquement les fournisseurs courants
- Des contrôles permettant au service financier d'approuver ou de passer outre les règles de code.
- Piste d'audit pour les modifications apportées à la catégorisation des dépenses
💲 Pourquoi est-ce important pour les équipes financières ?
- Améliorez l'intégrité des données financières en assurant la cohérence de la catégorisation des dépenses.
- Facilite l'analyse des habitudes de dépenses, car les catégories et les codes sont appliqués de la même manière dans toutes les équipes et entités. Réduit les frictions liées à l'audit en assurant la maintenance d'une raison plus claire pour les décisions de codage.
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Application des politiques et alertes en temps réel
L'application des politiques est particulièrement importante au moment de l'envoi, et non plusieurs semaines plus tard. Les outils performants combinent règles, alertes et routage des flux de travail.
✅ À vérifier :
- Règles personnalisables par équipe, emplacement ou entité
- Alertes en cas de reçus manquants, de dépassement de limite de dépenses et de doublons
- Assistance pour les flux de travail pour les approbations, les escalades et les exceptions
💲 Pourquoi est-ce important pour les équipes financières ?
- Offrez l'assistance aux contrôles internes en imposant des approbations et des vérifications au fur et à mesure que les dépenses sont effectuées.
- Protégez les actifs de l'entreprise et réduisez le risque de perte ou de non-conformité en détectant rapidement les exceptions.
- Réduisez la durée du cycle d'approbation en acheminant automatiquement les demandes conformes aux politiques.
📽️ Regardez la vidéo : Si les budgets de vos projets dépassent toujours les prévisions (ou si vous êtes constamment surpris par des coûts de dernière minute), cette vidéo vous sera utile.
Ce guide étape par étape vous apprendra à gérer en toute confiance les budgets de vos projets, de l'estimation des coûts au suivi des dépenses en temps réel, en passant par la prévention des dépassements.
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Intégrations ERP et synchroniser bidirectionnellement
Une solution de gestion des dépenses n'est utile que si les données relatives aux dépenses sont correctement enregistrées dans le système comptable. Synchroniser bidirectionnellement réduit le travail superflu et évite les nombres incohérents.
✅ À vérifier :
- Synchronisez les dépenses, les catégories et les approbations avec votre logiciel ERP/de compte.
- Assistance des installations multi-entités et des diagrammes de comptes partagés
- Traitement clair des modifications en cours après envoi (pour que les changements ne soient pas perdus)
💲 Pourquoi est-ce important pour les équipes financières ?
- Vous vous rapprochez des données en temps réel dans vos principaux outils financiers.
- Les vues d'afficher la gestion des dépenses sont basées sur les mêmes nombres que ceux que tout le monde voit.
- La fin du mois et les audits se déroulent plus facilement, car il existe une source unique et cohérente d'informations fiables, au lieu de systèmes dispersés à rapprocher manuellement.
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Assistance mondiale et contrôles multi-entités
Si vous opérez dans plusieurs pays ou avec plusieurs entités, l'assistance pour les devises, les règles locales et les rapports consolidés devient essentielle.
✅ À vérifier :
- Gestion multidevises et fiscale spécifique à chaque région
- Flux de travail d'approbation distincts par entité
- Des rapports consolidés permettent aux responsables financiers de comparer les dépenses de l'entreprise entre les différentes régions.
💲 Pourquoi est-ce important pour les équipes financières ?
- Les opérations commerciales mondiales s'appuient sur un processus de gestion des dépenses cohérent, plutôt que sur des processus régionaux ponctuels.
- Les dépenses de l'entreprise sont plus faciles à comparer entre les régions, car les données sont structurées de la même manière.
- Les responsables financiers bénéficient d'une vue plus claire de la santé financière tant au niveau de l'entité que du groupe, sans travail manuel supplémentaire pour consolider les rapports.
Toute cette automatisation fonctionne mieux lorsqu'elle s'inscrit dans un flux de travail structuré. C'est là que ClickUp devient le système d'exploitation pour les approbations et la visibilité.
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Risques et garde-fous que les équipes financières doivent forfait
L'IA accélère les flux de travail liés aux dépenses, mais les équipes financières doivent protéger trois éléments : l'exactitude, la conformité et la confiance.
Voici les risques courants et comment les réduire :
- Fausses factures générées par l'IA : ajoutez des règles de validation des factures plus strictes (doublons, modèles de fournisseurs, vérifications des métadonnées) et exigez l'approbation d'un vérificateur pour les catégories à haut risque.
- Erreurs de catégorisation : conservez les contrôles manuels et maintenez une piste d'audit pour les modifications de code.
- Évolution des politiques : mettez à jour les règles lorsque les plafonds de déplacement ou les indemnités journalières changent, et documentez les exceptions de manière cohérente.
- Confidentialité des données : vérifiez où sont stockées les données des reçus, qui peut y accéder et combien de temps elles sont conservées.
- Sur-automatisation : laissez l'IA préparer et acheminer, mais confiez aux humains la responsabilité des approbations à haut risque et des décisions exceptionnelles.
Un travail simple fonctionne bien : Automatisez les tâches routinières. Signalez les exceptions.
Liste de contrôle pour la mise en œuvre : comment déployer l'automatisation des dépenses par l'IA sans chaos
Vous n'avez pas besoin d'un projet de transformation gigantesque. Vous avez besoin d'un déploiement contrôlé.
Utilisez cette séquence :
- Standardisez d'abord les champs (catégorie, centre de coûts, fournisseur, projet, reçu requis)
- Commencez par un seul flux de travail (par exemple, les remboursements ou les frais de déplacement).
- Définissez des règles d'« approbation automatique » (montants faibles, catégories conformes à la politique).
- Définissez des règles de « vérification systématique » (montants élevés, espèces, fournisseurs inhabituels, reçus manquants)
- Testez le système avec une équipe pendant 2 à 4 semaines et examinez les évaluations d'exception.
- Mesurer les résultats : délai de soumission, délai d'approbation, pourcentage des dépenses déjà codeées automatiquement, exceptions en fin de mois.
- Déployez progressivement par entité, région ou service.
L'objectif n'est pas d'accélérer l'approbation à tout prix. Il s'agit plutôt d'approuver de manière plus claire et de clôturer plus tôt.
Comment ClickUp utilise l'IA pour rationaliser les flux de travail liés aux dépenses
ClickUp n'est pas exactement un outil de remboursement des dépenses, mais il fonctionne bien comme « couche de flux de travail » autour des logiciels de gestion des dépenses : saisie, documentation, approbations, suivis et visibilité.
Cela s'avère particulièrement utile lorsque les demandes de remboursement sont dispersées à plusieurs endroits (boîte de réception, discuter, feuilles de calcul) et que le processus d'approbation devient difficile à suivre. Il s'agit là d'une prolifération du travail qui coûte du temps et de l'argent aux entreprises.
ClickUp relève ce défi en proposant un espace de travail convergent basé sur l'IA. L'objectif est simple : regrouper les demandes de remboursement, le contexte des politiques, les approbations et la visibilité en un seul endroit, puis utiliser ClickUp Brain pour mettre de l'ordre dans le « désordre intermédiaire » (mémos peu clairs et décisions de réunion qui ne se concrétisent jamais).
Voici à quoi ressemble un flux type :
Créez des politiques et des processus d'approbation des dépenses dans ClickUp.
La plupart des ralentissements liés aux dépenses trouvent leur origine dans deux problèmes : des politiques consignées dans un PDF que personne ne lit et des approbations qui s'effectuent dans des fils de discussion sur plusieurs plateformes.
Dans ClickUp, vous pouvez maintenir la connexion entre la politique et la piste d'approbation en transformant chaque demande de dépenses en une tâche traçable, puis en la liant au document de politique pour une référence instantanée.
Comment la configurer dans ClickUp (pratique et adapté aux finances) :
- Enregistrez votre politique de dépenses dans ClickUp Docs, puis associez-la directement à la tâche de demande de remboursement via ClickUp Tasks.
- Ajoutez des champs personnalisés tels que montant, catégorie, centre de coûts, fournisseur, date de paiement et « reçu joint » afin que les approbations soient basées sur des données structurées.
- Utilisez les automatisations ClickUp pour réduire les suivis manuels, par exemple : déclenchez des approbations lorsqu'une tâche est créée ou lorsqu'un champ personnalisé change. Modifiez automatiquement les assignés, appliquez un modèle, définissez des champs personnalisés, créez des sous-tâches ou déplacez la tâche vers la liste appropriée pour l'étape suivante.
- Déclenchez les approbations lorsqu'une tâche est créée ou lorsqu'un champ personnalisé change.
- Modifiez automatiquement les assignés, appliquez un modèle, définissez des champs personnalisés, créez des sous-tâches ou déplacez la tâche vers la liste appropriée pour l'étape suivante.
- Déclenchez les approbations lorsqu'une tâche est créée ou lorsqu'un champ personnalisé change.
- Modifiez automatiquement les assignés, appliquez un modèle, définissez des champs personnalisés, créez des sous-tâches ou déplacez la tâche vers la liste appropriée pour l'étape suivante.
Comment ClickUp AI peut vous aider :ClickUp Brain peut aider les employés à réécrire les notes de dépenses peu claires dans les tâches et les documents. Il peut également aider les équipes financières à résumer les longs fils de commentaires afin que les approbateurs puissent voir plus rapidement les détails essentiels à la prise de décision.
💡 Conseil de pro : utilisez ClickUp Super Agents pour automatiser le processus d'approbation des dépenses.
Si votre liste de dépenses présente des goulots d'étranglement prévisibles (reçus manquants, approbations bloquées, notes de service peu claires), configurez un Super Agent qui s'exécute dans cette liste et ne prend des mesures que lorsqu'il est déclenché par des évènements et des conditions définis.
Comme ces agents IA peuvent utiliser ClickUp AI (pour mettre à jour une tâche, modifier un statut ou publier un commentaire, par exemple), vous pouvez transformer la tâche « quelqu'un doit assurer le suivi » en une étape automatique.
- Publiez un commentaire de rappel lorsqu'une tâche de dépense passe au statut « Reçu requis ».
- Mettez à jour la tâche (ou le commentaire) avec une courte checklist des éléments manquants avant qu'elle puisse être approuvée.
- Modifiez le statut de la tâche une fois que les champs/pièces jointes requis sont en place, afin que les approbateurs n'examinent que les envois achevés.
Si vous souhaitez également obtenir des réponses rapides à vos questions dans un canal ClickUp pour discuter des finances (« Quels remboursements sont bloqués ? »), l'agent Ambient Answers de ClickUp peut vous fournir des réponses contextuelles à partir des sources de connaissances que vous autorisez.
Automatisez la saisie et l'acheminement des données grâce aux formulaires ClickUp.
C'est au niveau de la saisie que la gestion manuelle des dépenses échoue généralement : mises en forme différentes, données manquantes sur les reçus et champs incohérents obligent les services financiers à effectuer une entrée manuelle des données.
ClickUp Formulaire résout ce problème en saisissant les mêmes champs obligatoires à chaque fois, puis en transformant chaque envoi en une tâche afin qu'il puisse passer par un processus d'approbation.
Vous pouvez rendre vos formulaires plus intelligents (et réduire les allers-retours) en suivant ces étapes :
- Dans les paramètres du formulaire, vous pouvez appliquer un modèle de tâche aux envois ou attribuer automatiquement les envois, afin que chaque demande commence avec la bonne structure et le bon propriétaire.
- Si vous utilisez Business Plus ou Enterprise, vous pouvez ajouter une logique conditionnelle afin que le formulaire ne demande que les informations pertinentes (exemple : si « frais de déplacement » est sélectionné, ajoutez des champs pour les dates du voyage ou le nom du client).
- Si vous avez besoin d'un contrôle plus strict, ClickUp prend en charge les formulaires authentifiés par compte afin que seules les personnes de votre environnement de travail puissent afficher et soumettre des formulaires.
Idée de routage (simple mais efficace) : Utilisez les automatisations ClickUp pour que, lorsqu'un champ personnalisé « Montant » dépasse un certain seuil, la tâche soit réattribuée ou escaladée. Lorsque le statut passe à « Approuvé », la tâche est transférée vers la file d'attente des remboursements.
💡 Conseil de pro : utilisez ClickUp Brain pour combler les lacunes de vos formulaires. Lorsqu'une demande de remboursement est soumise, vous pouvez demander à ClickUp Brain de résumer les détails, de réécrire les notes peu claires ou de générer rapidement des questions de suivi dans la tâche afin que les approbateurs n'aient pas à rechercher le contexte dans discuter. Cela permet de garder chaque demande claire et facile à examiner.
Consultez le statut des approbations et des remboursements en temps réel grâce aux tableaux de bord ClickUp (et aux cartes IA).
Les tableaux de bord ClickUp transforment les données de tâches en temps réel (statuts, assignés, dates, champs personnalisés) en rapports visuels, vous évitant ainsi d'attendre la fin du mois pour consulter un tableau Excel et voir ce qui bloque.
Pour les flux de travail liés aux dépenses, voici votre couche de visibilité : ce qui est en attente, ce qui est bloqué, ce qui est approuvé et ce qui attend un reçu.
Utilisez un tableau de bord financier pour suivre des éléments tels que la taille de la file d'attente des approbations, les remboursements de grande valeur, les demandes sans justificatifs et les approbations en attente depuis longtemps à l'aide des cartes et des filtres du tableau de bord. Les tableaux de bord ClickUp prennent également en charge le partage et l'exportation au format PDF lorsque vous avez besoin d'une vue d'ensemble rapide à présenter à la direction.
Comment ClickUp AI s'intègre-t-il dans ce processus : ajoutez des cartes IA pour générer des comptes rendus de type stand-up et en résumé à partir du contexte du travail de votre équipe.
Cela est utile lorsque vous souhaitez obtenir un aperçu rapide de ce qui a changé depuis la semaine dernière ou de ce qui nécessite votre attention immédiate.
📖 À lire également : Comment rédiger un article sous forme de liste avec des exemples
Résumer les discussions sur les dépenses avec ClickUp AI Notetaker.
Les décisions relatives à la politique de dépenses sont souvent prises lors de réunions, puis disparaissent dans les notes de quelqu'un. ClickUp AI Notetaker est conçu pour capturer ces décisions et les rendre exploitables. ClickUp AI Notetaker peut participer à des réunions, générer un résumé structuré avec des actions à entreprendre et une transcription, puis enregistrer ces notes dans ClickUp.
Pour les équipes financières, cela est particulièrement utile pour :
- Enregistrement des décisions « nous avons approuvé ce fournisseur » ou « nous avons modifié le plafond de dépenses de déplacement » avec un enregistrement horodaté.
- Transformer les éléments à entreprendre en tâches suivibles, au lieu d'espérer que quelqu'un s'en souvienne après l'appel.
- Conservation d'un historique consultable des modifications apportées aux politiques et des décisions budgétaires dans l'environnement de travail
💡 Conseil de pro : accélérez l'examen des dépenses avec ClickUp BrainGPT.
ClickUp BrainGPT vous aide à rendre les demandes de remboursement lisibles, consultables et faciles à approuver, sans pour autant transformer chaque envoi en un long fil. Voici comment :
Saisissez le contexte des dépenses à l'aide de votre voix : utilisez la fonction Talk to Text pour dicter les informations clés, telles que le fournisseur, le montant, l'objet, le centre de coûts et la personne qui a approuvé la dépense, directement dans BrainGPT ou dans n'importe quel champ de texte. Votre discours est converti en texte, amélioré à l'aide de l'IA, puis collé là où vous en avez besoin.
Demandez à ClickUp BrainGPT de révéler instantanément la raison derrière chaque dépense : ouvrez la recherche ClickUp BrainGPT et posez des questions telles que « Quel est le statut des approbations de renouvellement des fournisseurs ? » ou « Affichez les dépenses étiquetées « voyage » qui sont encore en attente. » Enterprise Search utilise le contenu ClickUp ainsi que les applications connectées (par défaut), vous n'avez donc pas besoin de chercher la même réponse dans différents outils.
Retrouvez les décisions passées avant de les remettre en question : utilisez ClickUp BrainGPT pour rechercher dans les discussions, les documents et les notes de réunion antérieurs des expressions telles que « plafond de déplacement », « indemnité journalière » ou le nom d'un fournisseur. Intégrez ensuite le fil de discussion pertinent à votre tâche d'approbation en cours afin que le service financier n'ait pas à se fier à sa mémoire.
Changez de modèle d'IA lorsque vous avez besoin d'un autre type d'aide : dans ClickUp BrainGPT, vous pouvez passer du modèle Brain à ChatGPT (GPT-5. 1/GPT-4. 1), Claude ou Gemini.
À qui s'adresse la gestion des dépenses par IA ?
La gestion des dépenses par IA est particulièrement utile dans les cas suivants :
- Vous avez un volume élevé de remboursements ou de dépenses par carte d'entreprise
- Les approbations sont lentes car les reçus et les notes de service ne sont pas cohérents.
- Vous gérez plusieurs entités, devises ou régions
- Le service financier consacre trop de temps au nettoyage des données au lieu de se concentrer sur leur analyse.
- La direction souhaite bénéficier d'une visibilité en temps réel sur les dépenses, sans surprise à la fin du mois.
Si votre outil de gestion des dépenses traite les transactions, ClickUp devient le système qui assure la visibilité et le bon déroulement des saisies, des approbations, des exceptions et des responsabilités.
Gérez vos dépenses plus intelligemment avec ClickUp
La gestion des dépenses sera toujours importante, mais elle ne doit pas nécessairement monopoliser chaque clôture de fin de mois comme la semaine finale d'une saison. Lorsque vous utilisez l'IA pour la gestion des dépenses de manière réfléchie, les aspects pénibles commencent à s'atténuer.
Les reçus sont enregistrés automatiquement, les notes de frais sont plus claires, les vérifications des politiques sont effectuées en temps réel et les équipes financières peuvent voir les dépenses de l'entreprise plus tôt au lieu de réagir après coup.
Le véritable changement intervient lorsque vos données de dépenses ne sont plus dispersées dans des chats, des feuilles de calcul et des boîtes de réception.
Grâce à un environnement de travail unique tel que ClickUp, vous regroupez le processus, les personnes et l'historique en un seul endroit. L'IA sert alors moins à nettoyer les données erronées qu'à fournir une assistance pour la prise de meilleures décisions au quotidien.
Utilisé de cette manière, le logiciel de gestion des dépenses cesse d'être une corvée mensuelle et devient un système stable qui synchronise en toute discrétion les nombres, le contexte et les approbations.
Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp et créez un flux de travail pour les dépenses où les demandes et les informations sont enfin regroupées dans un seul espace de travail.
Foire aux questions (FAQ)
L'IA ne vous aide pas seulement à nettoyer vos notes de frais. Elle récupère les reçus, en extrait les détails, trie chaque ligne dans la bonne catégorie, vérifie vos politiques et envoie les demandes au bon approbateur. Elle peut même gérer en arrière-plan une partie du rapprochement des cartes de crédit. Dans un environnement de travail comme ClickUp, ces étapes se transforment en tâches et en flux d'approbation clairs. Vous voyez d'un seul coup d'œil où en est chaque demande, au lieu d'avoir à fouiller dans de longues chaînes d'e-mail ou d'anciens fils de discussion.
Un outil de suivi des dépenses basé sur l'IA est généralement personnel. Il enregistre les dépenses d'un utilisateur ou d'une carte et classe chaque transaction dans une catégorie. L'IA pour la gestion des dépenses a une portée plus large. Elle gère les envois, les approbations, les vérifications des politiques et synchroniser avec votre système comptable afin que le service financier puisse voir les dépenses au fur et à mesure qu'elles sont effectuées, et non plusieurs semaines plus tard. La plupart des équipes utilisent un outil de gestion des dépenses pour les données relatives aux cartes et aux remboursements, puis effectuent les approbations, les politiques et les rapports dans ClickUp afin que l'ensemble du processus reste connecté.
La plupart des équipes connectent leur outil de gestion des dépenses à ClickUp et l'utilisent comme centre de contrôle des approbations. Les demandes de remboursement sont soumises via ClickUp Formulaire et sont instantanément transformées en tâches avec des champs pour le montant, la catégorie et les centres de coûts. Ces tâches sont ensuite traitées via des flux de travail d'automatisation simples qui identifient le responsable approprié en fonction de l'équipe ou des limites d'approbation. Les responsables financiers peuvent ouvrir un tableau de bord ClickUp et voir en quelques secondes les demandes en attente, approuvées ou bloquées, au lieu de devoir rechercher les mises à jour dans leurs e-mails et leurs chats.
Les indicateurs les plus utiles sont assez simples. Examinez le temps nécessaire pour soumettre et approuver les dépenses, le nombre de dépenses codées automatiquement, le nombre de demandes non conformes à la politique que vous détectez avant le paiement, et le nombre de jours nécessaires pour clôturer les comptes. Vous pouvez également suivre le nombre d'heures économisées sur le travail manuel et le convertir en un gain de productivité approximatif pour votre équipe financière. De nombreuses équipes surveillent ces tendances dans les tableaux de bord ClickUp et utilisent des outils tels que le calculateur gratuit de productivité des employés ClickUp pour mettre une valeur claire sur le temps qu'elles ont gagné grâce à l'automatisation des dépenses basée sur l'IA.