62 % des travailleurs du savoir passent trop de temps à rechercher des informations. Pour les équipes commerciales, cela représente une perte de revenus. Chaque minute qu'un commercial passe à fouiller dans des documents, des fils de discussion Slack ou d'anciennes présentations est une minute qu'il ne consacre pas à la vente. Même les retards mineurs peuvent compromettre une transaction qui évolue rapidement. Ils entraînent des réponses plus lentes, des messages contradictoires et des signaux d'achat manqués.
La gestion des connaissances de l'équipe commerciale permet de remédier à cela. Elle transforme un savoir-faire dispersé en stratégies reproductibles et génératrices de revenus. Lorsque les commerciaux peuvent trouver en quelques secondes le bon argumentaire, les précédents en matière de tarification ou les nuances d'un produit, les contrats sont conclus plus rapidement, les nouvelles recrues sont opérationnelles plus tôt et les acheteurs se sentent plus en confiance.
Dans cet article, nous vous montrerons comment mettre en place un système de gestion des connaissances de l’équipe commerciale qui fournit les bonnes réponses, le contexte et les preuves nécessaires à vos commerciaux, là où ils travaillent. Nous vous expliquerons également comment ClickUp facilite cette tâche à grande échelle.
Qu'est-ce que la gestion des connaissances pour l'équipe commerciale ?
La gestion des connaissances de l'équipe commerciale consiste à collecter, organiser et partager les informations essentielles à la vente afin que les commerciaux puissent les trouver rapidement. Cela inclut les messages sur les produits, les règles de tarification, la gestion des objections et les informations sur la concurrence.
Au lieu de s'appuyer sur des connaissances tribales ou des outils dispersés, les équipes utilisent un système centralisé et fiable pour faciliter les ventes. Il en résulte des ventes cohérentes, des décisions plus rapides et de meilleurs résultats tout au long du processus.
Types de connaissances de l'équipe commerciale
Les connaissances commerciales se présentent sous deux formes : tacites et explicites. Les connaissances tacites résident dans l'esprit de vos commerciaux. Il s'agit de leur instinct, de leur jugement et de leurs petites astuces de discussion. Les connaissances explicites sont consignées par écrit. Pensez aux scripts de vente, aux cartes techniques et aux processus documentés.
⚡️ Un système de gestion des connaissances de l'équipe commerciale performant transforme les connaissances tacites en connaissances explicites. Ainsi, toute l'équipe peut apprendre des meilleurs éléments, et pas seulement des personnes assises à côté d'eux.
💡 Conseil de pro : un hub de connaissances centralisé évite aux commerciaux de devoir rechercher des informations dans des e-mails, des feuilles de calcul et des fils de discussion. Il permet également d'éliminer la dispersion du contexte, où les détails essentiels sont répartis entre trop d'outils.
Pour ce faire, créez une source unique de vérité avec ClickUp Docs, un gestionnaire de documents qui vous permet de créer, modifier, collaborer et lier des documents entre eux, tout en vous laissant contrôler l'accès et faciliter le partage du contexte.
Une autre astuce ? Donnez à votre équipe un accès instantané aux connaissances grâce à ClickUp Brain.
Intégré à votre environnement de travail, il s'agit de l'assistant IA le plus sensible au contexte au monde. Il recherche, résume et affiche les informations provenant de vos documents ClickUp, tâches ClickUp et discussions ClickUp Chat. Vos commerciaux obtiennent ainsi des réponses rapides et fiables, sans avoir à fouiller dans des dossiers ou à interrompre leur flux de travail.
Pourquoi la gestion des connaissances est-elle importante pour l'équipe commerciale ?
Les employés perdent 32 jours de travail par an à passer d'une application à l'autre simplement pour trouver ce dont ils ont besoin.
Pour les équipes commerciales, ces frictions ralentissent les cycles de vente, retardent les suivis et freinent la dynamique, en particulier lorsque les informations contextuelles essentielles sont dispersées entre différents outils non connectés entre eux.
Ce problème est souvent causé par la prolifération des tâches. Lorsque les connaissances, les discussions et les tâches sont réparties sur trop de plateformes, les commerciaux perdent du temps à chercher au lieu de vendre. Au fil du temps, même les meilleurs commerciaux ressentent cette pénalité.
Une gestion efficace des connaissances commerciales change la donne. Les équipes qui disposent de connaissances centralisées et faciles d'accès obtiennent des résultats clairs et mesurables :
- Amélioration de la productivité de l'équipe commerciale: les commerciaux consacrent plus de temps aux discussions avec les clients, et non aux recherches internes.
- Intégration : les nouvelles recrues sont opérationnelles plus rapidement, car les réponses sont plus faciles à trouver.
- Cohérence : tous les commerciaux de votre équipe transmettent le même message précis et percutant aux prospects.
L'IA accélère ces gains. Des sondages récentes montrent que 62 % des travailleurs gagnent déjà du temps grâce aux Outils d'IA au travail. Cela s'explique en grande partie par la capacité à trouver plus rapidement des informations et à réduire les efforts manuels.
Voici un aperçu plus détaillé des avantages :
Amélioration de la productivité
👀 Le saviez-vous ? Dans le sondage KM mené par l'APQC, 41 % des professionnels ont déclaré que le principal avantage attendu de la technologie KM était la réduction du travail redondant et cloisonné ; 30 % ont souligné une meilleure prise de décision et 22 % ont mis en avant l'amélioration de la durée du cycle.
Une base de connaissances centralisée résout le problème « Je sais que j'ai vu ça quelque part... » qui freine la dynamique de l'équipe commerciale. Au lieu de fouiller dans d'anciens e-mails ou historiques de chat, vos commerciaux peuvent obtenir ce dont ils ont besoin et se remettre à vendre. Cette concentration est essentielle pour atteindre les objectifs et maintenir le moral au beau fixe.
📮 ClickUp Insight : En moyenne, un professionnel passe plus de 30 minutes par jour à rechercher des informations liées à son travail, soit plus de 120 heures par an perdues à fouiller dans ses e-mails, ses fils de discussion Slack et ses fichiers éparpillés. Un assistant IA intelligent intégré à votre environnement de travail peut changer cela. Découvrez ClickUp Brain. Il fournit des informations et des réponses instantanées en faisant apparaître les bons documents, discussions et détails de tâches en quelques secondes, afin que vous puissiez arrêter de chercher et commencer à travailler.
💫 Résultats concrets : des équipes telles que QubicaAMF ont gagné plus de 5 heures par semaine grâce à ClickUp, soit plus de 250 heures par an et par personne, en éliminant les processus de gestion des connaissances obsolètes. Imaginez ce que votre équipe pourrait accomplir avec une semaine supplémentaire de productivité chaque trimestre !
En réduisant le besoin de passer constamment d'une application à l'autre, vous redonnez à vos commerciaux leur ressource la plus précieuse : le temps. Vous pouvez obtenir des réponses instantanées directement à partir des documents, tâches et commentaires de votre équipe en posant des questions à ClickUp Brain dans un anglais simple. Plus besoin d'essayer de se souvenir des noms de fichiers ou des structures de dossiers exacts.
Réduction du temps d'intégration
Les nouveaux employés se sentent souvent submergés d'informations. Il leur faut parfois plusieurs mois avant d'atteindre une productivité maximale.
Un bon système de gestion des connaissances leur permet de trouver eux-mêmes les réponses à leurs questions au lieu d'interrompre constamment leurs collègues plus expérimentés, qui devraient se concentrer sur la conclusion des ventes. Cette autonomie responsabilise les nouveaux commerciaux et accélère leur prise en main.
Vous pouvez utiliser le modèle d'intégration commerciale dans ClickUp comme un « guide ». Attribuez à chaque nouveau commercial une liste de tâches d'intégration préétablie avec des propriétaires clairement identifiés, des délais et des documents de connaissances liés.
Associez-le à ClickUp Brain afin que les commerciaux puissent poser des questions telles que « Comment répondre aux objections liées aux prix ? » et obtenir des réponses instantanées à partir de vos guides stratégiques, ce qui réduit le temps de formation sans avoir besoin d'un accompagnement constant de la part des responsables.
💡 Conseil de pro : vous pouvez conserver tous vos documents d'intégration essentiels (guides pratiques, guides de gestion des objections, FAQ sur les produits, etc.) dans un seul endroit consultable grâce à ClickUp Docs. Pour accélérer encore davantage l'apprentissage, vous pouvez utiliser ClickUp Brain pour résumer instantanément de longs documents, transformant ainsi une méthodologie de vente dense de 50 pages en quelques points clés à retenir.
Messagerie cohérente
Lorsque chaque commercial utilise un ensemble de notes ou des fichiers obsolètes différents, votre message au marché devient fragmenté. Les prospects sont confus et la crédibilité de votre marque en pâtit. Une base de connaissances centralisée garantit que chaque commercial utilise des messages approuvés et à jour qui trouvent un écho auprès de vos clients idéaux.
💡 Conseil de pro : évitez la circulation de cartes commerciales ou de listes de prix obsolètes en utilisant les fonctionnalités de contrôle de version de ClickUp Docs. Suivez les modifications et conservez une source unique d'informations fiables pour tous. Une communication cohérente améliore l'expérience client. Elle renforce également la confiance envers la marque, essentielle à sa réussite à long terme.
Comment fonctionne un système de gestion des connaissances de l'équipe commerciale ?
Lorsqu'il est terminé, un système de gestion des connaissances pour l'équipe commerciale transforme des informations éparses en connaissances claires et exploitables qui s'améliorent au fil du temps. Au lieu de documents statiques, vous disposez d'un système vivant sur lequel votre équipe peut réellement s'appuyer.
Vous pouvez gérer l'ensemble de ce processus à l'aide d'outils d'IA natifs sur une seule plateforme. Pourquoi ? Parce que cela vous aide à éviter la prolifération incontrôlée des outils d'IA, c'est-à-dire la multiplication imprévue d'outils d'IA sans supervision ni stratégie, qui entraîne des coûts inutiles et une duplication des efforts.
Un système performant couvre l'ensemble du cycle de vie des connaissances, qui comprend généralement cinq étapes clés :
- Capturez les connaissances issues des appels et des transactions
- Organisez le contenu de manière à faciliter sa récupération.
- Partagez-le avec les bonnes personnes, en utilisant les permissions appropriées.
- Appliquez-le dans vos flux de travail quotidiens.
- Vérifiez-le et mettez-le à jour régulièrement.
Voyons ce qui est le plus important à chaque étape :
Capturez les connaissances
La première étape consiste à extraire les connaissances des esprits pour les intégrer dans un système. Cela inclut les informations issues des appels commerciaux, des analyses de transactions et des discussions d'équipe. Plus il est facile de saisir les informations, plus les commerciaux sont susceptibles de les faire.
Vous pouvez automatiser ce processus en utilisant l'outil AI Notetaker de ClickUp pour transcrire et résumer vos appels commerciaux. Il participe à vos réunions, prend des notes pour vous et crée un enregistrement consultable de vos discussions. Pour des réflexions rapides ou des idées ponctuelles, vos commerciaux peuvent utiliser ClickUp Notepad ou ajouter des notes directement dans ClickUp Docs ou ClickUp Task Comments.
🧠 Anecdote amusante : grâce à la fonction Talk to Text de l'application de bureau ClickUp BrainGPT, vous pouvez capturer vos idées en les exprimant à voix haute. Talk to Text convertit instantanément la parole en texte structuré et l'ajoute même au document ou à la tâche approprié(e) dans ClickUp si vous en avez besoin.
Organisez le contenu
Les connaissances acquises ne sont utiles que si les gens peuvent les trouver. Sans structure, votre base de connaissances devient désordonnée et difficile à utiliser.
Une bonne structure offre :
- Hiérarchie claire : vous pouvez organiser votre contenu dans une structure logique à l'aide des dossiers et sous-dossiers ClickUp. Par exemple, vous pouvez créer des dossiers pour différentes gammes de produits, concurrents ou étapes de transaction.
- Étiquetage cohérent : une bonne taxonomie, ou système d'étiquettes, facilite la recherche de contenu même lorsque vous ne vous souvenez pas du titre exact. Utilisez les étiquettes ClickUp pour classer les documents par type de contenu (par exemple, « carte de combat », « étude de cas ») ou par sujet.
- Conventions de nommage standard : convenez d'une méthode cohérente pour nommer les fichiers afin que chacun sache à quoi s'attendre.
ClickUp Enterprise AI Search aide les équipes commerciales à trouver rapidement des informations organisées. Les commerciaux peuvent effectuer des recherches dans leur environnement de travail et les outils connectés à l'aide de mots-clés simples. Même s'ils ne savent pas où se trouve une information, ils la trouveront quand même.
Les résultats respectent les permissions et renvoient à la source d'origine. Cela signifie qu'il n'est plus nécessaire de deviner ou de demander des réponses à ses collègues.
Partagez entre les équipes
Les connaissances ne créent de la valeur que lorsque les bonnes personnes peuvent y accéder au bon moment. Vous avez besoin d'un système qui facilite le partage, mais qui vous permet également de contrôler qui voit quoi. Par exemple, vous pouvez souhaiter que l'ensemble de votre entreprise ait accès aux mises à jour des produits, mais vous voudrez limiter l'accès aux informations sensibles sur la concurrence à l'équipe commerciale.
Gérez qui a accès à des documents ou dossiers spécifiques grâce aux permissions de ClickUp. Vous pouvez également utiliser les intégrations ClickUp pour partager les mises à jour dans les outils que votre équipe utilise déjà, sans ajouter de bruit supplémentaire.
Appliquez les connaissances dans les flux de travail
Les meilleurs systèmes font apparaître les connaissances au moment où elles sont nécessaires. Les commerciaux ne devraient pas avoir à interrompre leur travail pour rechercher des réponses. Ce sont les informations qui devraient venir à eux.
Intégrez le contexte pertinent à votre processus de vente au moment où vous en avez besoin grâce à ClickUp Brain. Par exemple, lorsqu'un commercial travaille sur une tâche pour un compte spécifique, il peut demander à Brain d'afficher l'historique du compte, les notes des appels précédents ou les informations tarifaires pertinentes sans jamais quitter la tâche.
Lorsque les connaissances font partie intégrante des flux de travail quotidiens, leur adoption augmente sans imposer de changements comportementaux.
Réviser et mettre à jour régulièrement
Une base de connaissances obsolète est pire que pas de base de connaissances du tout. Un contenu périmé sape la confiance et peut entraîner des erreurs coûteuses. C'est pourquoi il est essentiel de procéder à des révisions régulières.
Maintenez votre base de connaissances à jour en attribuant la propriété de chaque élément de contenu dans ClickUp. Simplifiez les révisions régulières du contenu à l'aide des rappels ClickUp. Permettez aux propriétaires de contenu d'auditer leurs documents tous les trimestres ou tous les semestres. Les commerciaux peuvent également signaler les informations obsolètes dans les commentaires des tâches, créant ainsi une boucle de rétroaction simple.
Bonnes pratiques pour la gestion des connaissances de l'équipe commerciale
La mise en place d'un système de gestion des connaissances efficace nécessite une approche réfléchie et des habitudes cohérentes. De nombreuses équipes sont confrontées à des problèmes tels que l'accumulation de connaissances, l'absence de propriété claire et la médiocrité des fonctionnalités de recherche.
Voici quelques bonnes pratiques qui vous aideront à mettre en place un système évolutif et qui apporte une réelle valeur. 🛠️
- Attribuez des propriétaires de contenu : chaque document de votre base de connaissances doit avoir un propriétaire désigné. Celui-ci est chargé de veiller à l'exactitude et à la mise à jour des informations. Vous pouvez utiliser ClickUp Assignees pour définir clairement cette responsabilité.
- Mettez en place un modèle de gouvernance du contenu: vous devez établir des règles claires concernant les personnes autorisées à créer, modifier et archiver du contenu. Ce modèle de gouvernance permet de maintenir la qualité et la cohérence sans créer de goulot d'étranglement.
- Utilisez un système d'étiquetage cohérent : déterminez à l'avance vos étiquettes officielles (par exemple, « informations sur la concurrence », « guide des prix ») et respectez-les.
- Planifiez des audits réguliers : ne laissez pas votre contenu devenir obsolète. Mettez en place un processus d'audits réguliers afin de vérifier et de supprimer les informations obsolètes avant qu'elles n'induisent votre équipe en erreur.
- Facilitez la contribution : si l'ajout de connaissances au système est fastidieux, vos commerciaux ne le feront pas. Réduisez les obstacles à la contribution grâce à des outils simples et des fonctionnalités de saisie rapide.
- Mesurez l'adoption et recueillez les commentaires : identifiez les contenus utilisés et ceux qui ne le sont pas. Demandez à votre équipe de vous faire part de ses commentaires afin de comprendre ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré.
La gestion des connaissances sur les produits est particulièrement importante. Veillez à ce que toutes les informations sur vos produits (fonctionnalités, avantages, cas d'utilisation et spécifications techniques) soient exactes et facilement accessibles. Vos commerciaux ne peuvent pas vendre ce qu'ils ne comprennent pas, et des informations obsolètes sur les produits peuvent entraîner directement la perte de contrats.
Comment mettre en place une base de connaissances de l'équipe commerciale évolutive
La création d'une base de connaissances pour l'équipe commerciale capable d'évoluer avec votre équipe nécessite des fondations solides. Il ne s'agit pas seulement de choisir un outil, mais aussi de concevoir un système.
Regardez ce guide vidéo complet pour découvrir le processus étape par étape de création et de gestion d'une base de connaissances IA à l'aide de ClickUp Brain, depuis la définition de vos objectifs jusqu'à l'organisation des documents et la formation de votre système IA pour obtenir des résultats optimaux.
📮ClickUp Insight : les équipes peu performantes sont 4 fois plus susceptibles d'utiliser plus de 15 outils, tandis que les équipes très performantes maintiennent leur efficacité en limitant leur boîte à outils à 9 plateformes ou moins. Mais pourquoi ne pas utiliser une seule plateforme ? ClickUp regroupe vos tâches, projets, documents, wikis, chats et appels sur une seule plateforme, avec des flux de travail optimisés par l'IA. Prêt à travailler plus intelligemment ? ClickUp fonctionne pour toutes les équipes, offre une visibilité sur le travail et vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment, tandis que l'IA s'occupe du reste.
Le fait de regrouper tout au même endroit réduit les changements de contexte et accélère l'exécution. Commencez par deux étapes fondamentales.
Identifiez les besoins clés en matière de connaissances
Avant de créer quoi que ce soit, déterminez les informations dont votre équipe commerciale a le plus besoin. Évaluez votre situation actuelle. Où vos commerciaux rencontrent-ils des difficultés ? Quelles questions reviennent sans cesse ?
Vous trouverez les réponses à ces questions en :
- Examinez les rapports sur les contrats perdus pour identifier vos lacunes.
- Écouter les enregistrements d'appels pour identifier les objections et les questions courantes
- Interrogez vos meilleurs éléments pour découvrir les « connaissances tribales » qui ne sont consignées nulle part.
Choisissez la bonne plateforme
Le stockage seul ne suffit pas. Recherchez une plateforme qui facilite l'utilisation des connaissances.
Priorisez :
- Facilité de recherche : est-il facile de trouver des informations ?
- Facilité de contribution : est-il facile pour les commerciaux d'ajouter de nouvelles connaissances ?
- Intégrations : s'intègre-t-il aux autres outils que votre équipe utilise quotidiennement ?
- Capacités de l'IA : peut-elle vous aider à résumer automatiquement le contenu et à faire ressortir des informations pertinentes ?
Un environnement de travail unique et connecté (comme l'environnement de travail IA convergé de ClickUp) empêche la prolifération des tâches et s'adapte à la taille de votre équipe.
Prêt à créer une base de connaissances pour l’équipe commerciale qui sera réellement utilisée ? Commencez gratuitement avec ClickUp!
Foire aux questions (FAQ)
Une plateforme de gestion des connaissances pour l'équipe commerciale est un système qui aide votre équipe à stocker, organiser et trouver rapidement les informations essentielles à la vente. Cela comprend les guides stratégiques, les cartes techniques, les notes sur les prix et les détails des produits. Au lieu d'être dispersées dans des e-mails, des chats et des dossiers, toutes les informations sont regroupées au même endroit. L'objectif est simple : aider les commerciaux à trouver rapidement les bonnes réponses, à rester cohérents et à consacrer plus de temps à la vente plutôt qu'à la recherche.
La gestion du contenu consiste à créer et à publier des documents destinés à l'extérieur, tels que des études de cas et des articles de blog, à l'intention de vos clients. La gestion des connaissances consiste à recueillir et à organiser les informations et les connaissances internes à l'usage de votre équipe.
Les équipes commerciales ne fonctionnent pas de manière isolée. Les équipes produit partagent les mises à jour des fonctionnalités et les feuilles de route. Le marketing fournit des informations sur le positionnement et la concurrence. Le service client apporte des commentaires concrets et les objections des comptes actifs. Un système de gestion des connaissances performant rassemble toutes ces informations afin que les commerciaux disposent toujours du contexte le plus récent.
Oui, la gestion des connaissances sur les produits est un élément essentiel de la gestion des connaissances de l'équipe commerciale. Elle garantit que les fonctionnalités, les avantages, les cas d'utilisation et le positionnement des produits restent précis et faciles d'accès. Lorsque les commerciaux comprennent clairement ce qu'ils vendent, ils répondent mieux aux questions, évitent les informations erronées et instaurent plus rapidement la confiance.