Vous travaillez sur un projet important et vous avez besoin de connaître la procédure exacte de soumission d'un appel d'offres.
Vous fouillez dans tout votre environnement de travail au dernier moment, et il vous semble presque impossible de trouver ce que vous cherchez. Cette situation vous est familière ?
Ces situations se produisent bien trop souvent. La plupart des informations organisationnelles sont stockées dans des systèmes cloisonnés tels que des dossiers et des applications disparates, ce qui rend difficile la recherche des informations dont vous avez besoin.
Et si vous disposiez d'un organisateur numérique pour le cerveau collectif de votre équipe, comme une bibliothèque bien organisée où vous pouvez rapidement rechercher et accéder aux informations importantes ?
C'est là qu'interviennent les systèmes de gestion des connaissances.
Dans ce blog, nous discutons des systèmes de gestion des connaissances et de leur importance. Nous dressons également une liste d'exemples de systèmes de gestion des connaissances populaires afin de vous donner une idée plus précise des solutions disponibles et de la manière dont elles améliorent l'efficacité organisationnelle.
Comprendre le système de gestion des connaissances
Un système de gestion des connaissances aide une organisation à **capturer, stocker et partager les connaissances explicites (documents, rapports ou manuels) et les connaissances tacites (expériences ou idées personnelles)
Le système de gestion des connaissances exploite les connaissances collectives de l'organisation pour stimuler l'innovation, améliorer l'efficacité et renforcer la prise de décision. Voyons pourquoi vous avez besoin d'un système de gestion des connaissances et quels sont les avantages de son intégration dans les activités de votre entreprise.
Le rôle d'un système de gestion des connaissances dans différents scénarios
Le système de gestion des connaissances sert dans les cas suivants :
- Centraliser l'information : Un système de gestion des connaissances robuste agit comme une plateforme centralisée pour stocker et organiser différents types d'informations organisationnelles et de connaissances précieuses
- Le partage des connaissances : Ces systèmes disposent généralement de fonctionnalités telles que des forums de discussion ou des wikis qui peuvent être utilisés pour mettre les connaissances organisationnelles à la disposition de différentes équipes
- Formation et intégration : Les nouveaux employés peuvent accéder à des articles pratiques, à des systèmes de gestion du contenu, à un référentiel centralisé, etc. pour obtenir du matériel de formation détaillé. Une stratégie de gestion des connaissances bien pensée accélère la création de valeur pour les employés et leur permet de se mettre rapidement à niveau
- Libre-service : Vos clients peuvent accéder à la plateforme de gestion des connaissances pour trouver eux-mêmes des résolutions à des requêtes
Avantages d'un système de gestion des connaissances
- Accès facile aux informations essentielles de l'organisation, ce qui les aide à prendre plus rapidement des décisions éclairées
- Réduire le temps consacré à la recherche d'informations et faire plus de travail terminé
- Capture et sauvegarde des idées et stratégies clés pour assurer la continuité des opérations
- Exploiter les informations existantes pour améliorer les processus en cours, assister l'apprentissage continu et créer de nouvelles solutions
## Caractéristiques d'un bon système de gestion des connaissances
Voici quelques fonctionnalités à prendre en compte lors du choix d'un système de gestion des connaissances efficace.
- Convivialité : Choisissez un logiciel de gestion des connaissances intuitif et facile à utiliser. Les systèmes compliqués alourdissent la charge cognitive de leurs utilisateurs, ce qui finit par les faire décrocher
- Collaboration : Le bon système de gestion des connaissances offre des fonctionnalités de collaboration telles que des forums de discussion, des discussions dans l'application et des wikis pour encourager un partage transparent des connaissances
- **Les rapports intégrés et les outils d'analyse donnent un aperçu de l'utilisation du système, de l'engagement des utilisateurs, de la satisfaction des clients et de l'efficacité de vos efforts en matière de gestion des connaissances
- Gestion du contenu : Le système doit permettre aux utilisateurs d'utiliser plusieurs formes de contenu et de télécharger des images, des vidéos, des fichiers audio et des présentations. Recherchez également des fonctionnalités qui vous permettent de classer différents types de contenu
- Recherche et récupération : Une fonction de recherche puissante avec des filtres permet aux utilisateurs de rechercher et de récupérer facilement des informations dans votre système de connaissances
- alimentés par l'IA : les meilleurs outils de gestion des connaissances sont désormais alimentés par des fonctions d'IA et de ML
💡Pro Tip: Assurez-vous d'utiliser un outil de gestion des connaissances efficace stratégie de gestion des connaissances qui comprend le contrôle de la qualité et une gestion méticuleuse du contenu afin d'utiliser à bon escient les informations de l'organisation.
L'importance de l'IA et de l'apprentissage automatique dans les systèmes modernes de gestion des connaissances
L'IA et l'apprentissage automatique jouent un rôle clé dans l'amélioration de la capacité des systèmes de gestion des connaissances à capturer et à organiser les informations.
Un moteur de recherche alimenté par l'IA peut mieux comprendre les requêtes des utilisateurs, améliorant ainsi la pertinence des résultats de recherche affichés aux utilisateurs. Il interprète l'intention de l'utilisateur à partir de la requête en analysant des mots-clés spécifiques et en les faisant correspondre aux informations disponibles dans le système. Le contenu qui correspond étroitement aux mots-clés est alors affiché à l'utilisateur.
Les algorithmes de ML peuvent également analyser les données disponibles et les comparer aux mots-clés couramment utilisés ou aux requêtes fréquentes afin d'identifier toutes les lacunes de contenu dans la base de connaissances. De cette façon, vous pouvez créer de nouvelles données de manière proactive et vous assurer que tout le monde peut accéder aux informations les plus récentes.
💡Pro Tip: Outils d'écriture IA peuvent être configurés pour automatiser la création de contenu, garantissant ainsi que les informations de votre entreprise sont documentées rapidement et avec précision.
10 exemples de systèmes de gestion des connaissances
Voici les meilleures options si vous recherchez un outil de gestion des connaissances pour rationaliser les processus organisationnels tels que la formation et l'intégration, centraliser les informations pour en faciliter l'accès et améliorer la collaboration entre les membres de l'équipe.
1. ClickUp
Simplifiez la gestion du travail avec ClickUp's Project Management ClickUp est un puissant outil de gestion de projet tout-en-un qui se double d'un système de gestion des connaissances grâce à ses fonctionnalités robustes. Il offre plusieurs capacités de capture, d'organisation et de partage de l'information.
Ses fonctionnalités polyvalentes, telles que Les documents ClickUp et Tâches ClickUp permettent la création de wikis, de référentiels de documents et la gestion des tâches liées à la connaissance. Vous pouvez organiser les connaissances en différents Espaces ClickUp les espaces de travail, les dossiers et les listes facilitent la recherche et l'accès aux informations pertinentes.
En outre, les outils de collaboration de ClickUp, tels que ClickUp Discussion et Commentaires attribués permettent aux équipes de collaborer sur des documents, de partager des idées et de s'assurer que tout le monde est au courant des dernières mises à jour.
En fournissant un hub centralisé pour le partage des connaissances et la collaboration, ClickUp peut rationaliser les processus, améliorer l'efficacité et favoriser une culture d'apprentissage continu au sein de votre organisation.
2. SharePoint
via Microsoft SharePoint de Microsoft est une suite complète d'outils de gestion de contenu et de connaissances d'entreprise permettant aux organisations de partager et de gérer l'information au sein des équipes. Des fonctionnalités telles que la bibliothèque de documents, l'intranet et les filtres de recherche permettent aux utilisateurs de trouver facilement des informations pertinentes.
3. IBM Watson
via IBM IBM Watson comprend un ensemble d'outils et d'applications alimentés par l'IA pour rationaliser le processus de découverte des connaissances. La fonction de recherche de la plateforme-Watson Discovery utilise le traitement du langage naturel pour faire remonter à la surface les connaissances enfouies dans les documents d'entreprise.
IBM Watson analyse de grandes quantités de données et de contenu pour en extraire automatiquement des idées et des schémas utiles.
4. Notion
via Notion Notion est un environnement de travail tout-en-un pour la prise de notes et la gestion des connaissances. La plateforme permet de construire des bases de données de connaissances personnalisables avec des catégories, des étiquettes et des liens
Des fonctionnalités comme l'espace de travail partagé, les commentaires et les mentions permettent une collaboration en temps réel et en font un bon système de gestion des connaissances. En outre, vous pouvez lier des documents, des pages et des bases de données afin que les informations soient contextuelles et facilement accessibles.
5. Confluence par Atlassian
via Atlassian Les équipes de développeurs utilisent souvent Confluence d'Atlassian pour créer des bases de connaissances internes et documenter les processus d'entreprise critiques.
Des fonctionnalités telles que la modification en cours, les commentaires en ligne, les mentions et les notifications permettent aux équipes de travailler ensemble en temps réel au sein de la base de connaissances système de gestion des connaissances pour gagner du temps à la recherche d'informations cloisonnées.
La fonction de moteur de recherche indexe les informations disponibles afin que les utilisateurs puissent les localiser à l'aide de divers attributs tels que le titre, le contenu ou les étiquettes.
6. Gourou
via Gourou Guru est une logiciel de gestion des connaissances qui connecte les documents, les applications et les discussions en une seule source de vérité. Cela signifie que vos équipes peuvent effectuer des recherches dans les connaissances collectives de votre organisation à partir d'un hub centralisé, sans avoir à passer au crible des informations éparses.
La fonctionnalité NLP peut être utilisée pour analyser les requêtes des utilisateurs et afficher les informations les plus pertinentes en fonction de critères spécifiques tels que le rôle, l'emplacement et l'activité passée.
7. Helpjuice
via Helpjuice Si vous recherchez une solution de base de connaissances pour l'accueil de nouveaux clients, le libre-service et la formation des employés, Helpjuice est une bonne option. Son interface conviviale est facilement personnalisable et peut être adaptée aux préférences esthétiques de votre marque.
Helpjuice peut être utilisé pour l'assistance aux clients et le partage d'informations avec les équipes internes
8. Document360
via Document360 L'un des systèmes de gestion de documents les plus populaires, Document360 offre des fonctionnalités avancées de modification en cours et de partage de documents. Son constructeur par glisser-déposer vous permet de créer des référentiels de connaissances personnalisés qui résonnent avec l'identité de votre marque. Il possède jusqu'à six niveaux de catégories et de sous-catégories pour organiser les informations encombrées et lier les articles liés.
9. Bloomfire
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/Bloomfire-Dashboard.png Tableau de bord Bloomfire /$$$img/
via Feu de fleurs Le système d'engagement des connaissances de Bloomfire rationalise la mise en œuvre et l'adoption d'outils et de processus d'entreprise. Au lieu d'organiser l'information dans des structures de fichiers compliquées, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de gestion de documents de Bloomfire pour catégoriser, étiqueter et rechercher du contenu
Les fonctionnalités de synchronisation automatique synchronisent automatiquement les informations provenant de plusieurs sources, garantissant ainsi que les utilisateurs disposent des informations les plus récentes et réduisant les mises à jour manuelles.
10. HubSpot
Via HubSpot HubSpot Service Hub aide les entreprises à améliorer le service à la clientèle en fournissant une fonctionnalité de base de connaissances pour créer des ressources en libre-service. Vous pouvez créer un référentiel de connaissances structuré qui inclut des FAQ, des articles d'aide et des guides pratiques pour fournir des réponses aux requêtes répétitives des clients.
La fonctionnalité d'analyse donne un aperçu des indicateurs clés tels que l'engagement des utilisateurs, la déviation des tickets, la performance des articles et les tendances de recherche, ce qui permet d'évaluer l'efficacité de votre base de connaissances.
Types de systèmes de gestion des connaissances
Il existe plusieurs types de systèmes de gestion des connaissances, chacun doté de fonctions différentes. Une fois que vous aurez déterminé avec précision le type de connaissances organisationnelles que vous souhaitez partager et avec qui, vous pourrez choisir le système adéquat parmi les exemples ci-dessous.
1. Base de connaissances interne
Une base de connaissances interne est un système conçu pour partager des informations avec les employés d'une organisation. L'objectif est d'organiser et de gérer toutes les informations importantes de l'entreprise en un seul emplacement afin que les équipes puissent y accéder chaque fois que nécessaire.
Les employés peuvent travailler plus efficacement en accédant rapidement aux politiques, procédures, manuels et autres documents essentiels de l'entreprise. Le principal avantage d'une base de connaissances interne est que les membres de l'équipe utilisent les mêmes ressources actualisées dans toute l'organisation.
Une base de connaissances interne complète fait également office de portail de libre-service pour les employés, réduisant ainsi la nécessité pour les équipes de se connecter aux RH, aux TI ou à d'autres départements pour clarifier des requêtes répétitives.
💡Pro Tip: Use Le modèle de manuels, politiques et procédures pour les employés de ClickUp le modèle ClickUp Employee Handbooks, Policies & Procedures permet de créer une ressource de connaissances interne complète pour la création et la gestion de documents destinés aux employés. Il fournit un cadre structuré qui couvre des sujets essentiels tels que les informations sur l'entreprise, les droits et responsabilités des employés, la rémunération et les avantages, la gestion des performances, et plus encore.
Télécharger ce modèle
2. Base de connaissances externe
Utilisez une base de connaissances externe pour partager des informations avec des parties prenantes extérieures à votre organisation, telles que des partenaires, des fournisseurs ou des clients
Elle fait office de hub où toute personne extérieure à votre organisation peut accéder à des ressources importantes sans avoir à contacter l'équipe d'assistance de votre entreprise. Une base de connaissances externe peut inclure de la documentation sur les produits, des FAQ, des guides de dépannage, des mises à jour de produits et même de la documentation sur les API.
Les bases de connaissances externes sont accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ce qui permet aux utilisateurs de trouver plus facilement des réponses à leurs requêtes de manière autonome. Cela améliore l'expérience utilisateur et réduit la charge de travail de votre équipe d'assistance
💡Pro Tip: Vous pouvez créer et publier des documents externes à l'aide de ClickUp Docs via un lien accessible au public.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Docs-15.gif ClickUp Docs /$$$img/
Rédiger, modifier et publier les politiques externes de l'entreprise avec ClickUp Docs
3. Systèmes de gestion de l'apprentissage
Un système de gestion de l'apprentissage vous permet de créer, de gérer et de diffuser du contenu éducatif à votre public cible. La plupart des organisations utilisent un système de gestion de l'apprentissage pour faciliter la formation en entreprise et le développement professionnel. Ils décomposent les cours complexes en modules plus petits afin qu'ils soient plus faciles à assimiler.
Les formateurs peuvent créer des supports de formation en multiples formes, telles que des vidéos, des quiz, des présentations et des devoirs. Les apprenants peuvent accéder aux formes de contenu qui conviennent le mieux à leur style d'apprentissage.
La plupart des systèmes de gestion de l'apprentissage intègrent des fonctions d'analyse qui permettent aux formateurs de suivre l'efficacité du contenu des cours. L'analyse d'indicateurs tels que le taux d'achèvement des cours, le temps nécessaire à l'acquisition de la première valeur et l'engagement de l'utilisateur peut vous donner des indications sur le type de contenu de formation qui fonctionne le mieux et sur celui qui doit être amélioré.
ClickUp Docs peut également être utilisé pour construire des documents structurés et mis en forme logiquement pour la formation et l'onboarding des employés. Vous pouvez fixer des cibles à l'aide de Objectifs ClickUp pour suivre la progression de l'apprentissage et en achever la réalisation.
4. Systèmes de gestion des documents
Imaginons que votre entreprise traite d'importants volumes de documents tels que des contrats, des accords, des formulaires ou des notes de cas. Au fur et à mesure que le nombre de ces documents augmente, vous aurez besoin d'un système centralisé pour organiser, modifier et gérer ces fichiers. C'est là qu'une solution de gestion de documents vous sera utile.
Ces systèmes offrent généralement de puissantes fonctions de recherche et d'extraction, des contrôles d'accès et des protocoles de cryptage pour protéger les données sensibles. De solides fonctionnalités de collaboration permettent aux équipes de partager des documents, d'ajouter des commentaires et de laisser un retour d'information afin d'assurer un travail d'équipe plus fluide sur des fichiers communs.
Certaines solutions de gestion documentaire offrent également des fonctionnalités d'automatisation du flux de travail pour automatiser les tâches de routine telles que l'approbation des documents, les notifications et l'attribution des tâches.
5. Intranet
Les grandes entreprises, les sociétés de soins de santé ou les entreprises ayant plusieurs emplacements et des équipes distantes utilisent souvent un intranet pour partager des informations, centraliser la communication et permettre la collaboration.
Un intranet est très similaire à Internet, mais il s'agit davantage d'un réseau privé réservé aux employés d'une organisation. Il offre des fonctionnalités telles que les flux d'informations et les annonces, où vous pouvez publier des mises à jour à l'échelle de l'entreprise afin que tout le monde reste informé
Les employés peuvent utiliser l'intranet pour accéder aux ressources internes (annuaires, politiques de l'entreprise, manuels de l'employé, portails des TI et des RH) et collaborer à des projets en utilisant des fonctions de collaboration telles que les forums de discussion et les discussions.
6. Plateformes de collaboration
Les outils de collaboration aident les équipes d'une organisation à travailler ensemble et à partager des informations importantes et des mises à jour. Les Teams peuvent partager instantanément leurs connaissances par le biais de messages directs, de groupes ou de canaux pour la résolution de problèmes en temps réel
La plupart de ces outils offrent également des fonctionnalités pour les appels audio et les visioconférences, ce qui est super utile pour briser les silos départementaux et encourager la collaboration interfonctionnelle.
7. Systèmes de gestion de contenu
Un système de gestion de contenu peut être utilisé pour créer, modifier et publier du contenu numérique sur des sites web. L'avantage des systèmes de gestion de contenu est que même les utilisateurs non techniques (ceux qui ne sont pas familiarisés avec le code ou la programmation) peuvent facilement utiliser leurs éditeurs intégrés pour créer et mettre en forme le contenu.
Vous pouvez rapidement mettre à jour le contenu, télécharger des fichiers multimédias pour ajouter du contexte et utiliser la plateforme pour partager des connaissances avec le grand public.
8. Forums communautaires en ligne
Un forum communautaire est une plateforme où les utilisateurs et les organisations peuvent spartager leurs expériences, leurs points de vue et leurs apprentissages sur un sujet particulier. Les utilisateurs peuvent discuter avec d'autres membres de la communauté et utiliser les connaissances collectives du forum pour trouver des solutions à des problèmes communs. Au fil du temps, ces discussions peuvent être archivées pour créer une base de connaissances consultable qui répond aux questions les plus courantes.
Reddit, Quora et Discord sont les exemples les plus courants de ces forums communautaires.
9. Systèmes de gestion des décisions
Les systèmes de gestion des décisions permettent aux organisations de rassembler toutes leurs données existantes provenant de sources multiples en une seule plateforme. Ces données, combinées à des analyses d'entreprise, peuvent être utilisées pour rationaliser le processus décisionnel d'une entreprise.
Les systèmes de gestion décisionnelle peuvent analyser facilement de grandes quantités de données et identifier les schémas répétitifs et leur impact sur la croissance de l'entreprise.
Un système de gestion des décisions se compose généralement d'un moteur de règles d'entreprise qui indique comment certains processus opérationnels doivent être menés. Ils sont souvent dotés de fonctionnalités d'analyse prédictive qui permettent de prévoir des évènements futurs sur la base de modèles existants.
Vous disposez ensuite de fonctionnalités de rapports en temps réel et d'outils de test et de simulation, qui vous permettent d'étudier l'impact de diverses décisions et règles avant de les appliquer à des scénarios réels.
10. Systèmes experts
Un système expert est une solution alimentée par l'IA qui combine la puissance d'une base de connaissances avec ce que nous appelons un "moteur d'inférence" La base de connaissances contient des informations très spécifiques issues de l'expertise de spécialistes humains
Le moteur d'inférence traite les informations de la base de connaissances pour apporter des réponses à des problèmes complexes. Les entreprises peuvent utiliser des systèmes experts pour obtenir des recommandations et des bonnes pratiques dans des champs tels que la médecine, l'ingénierie ou la finance.
Par exemple, les systèmes experts peuvent être utiles pour diagnostiquer des conditions médicales, évaluer les risques de crédit, analyser des documents juridiques et résoudre des problèmes techniques.
En savoir plus: 10 meilleurs outils de gestion des connaissances par IA
Implémentation d'un système de gestion des connaissances avec ClickUp La plateforme de gestion des connaissances de ClickUp offre des fonctionnalités robustes qui fournissent la flexibilité nécessaire pour gérer plusieurs aspects de la gestion des connaissances, comme la documentation interne, la collaboration, la création de contenu, et plus encore.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUps-Knowledge-Management-Hub-Dashboard-Image-1400x842.png Le hub de gestion des connaissances de ClickUp /$$img/
Créez un puissant référentiel centralisé avec le Knowledge Management Hub de ClickUp
En tant que plateforme de base de connaissances d'entreprise, ClickUp est un hub central permettant d'organiser différents types d'informations accessibles à tous, des membres de votre équipe interne aux clients.
Voici comment vous pouvez utiliser ClickUp pour mettre en place des systèmes de gestion de documents dans votre organisation.
1. Création de connaissances
Vous pouvez utiliser Documents ClickUp pour créer des documents détaillés sur les politiques de l'entreprise, les bonnes pratiques et les flux de travail des projets.
Des fonctionnalités telles que les pages imbriquées et les options de style prédéfinies vous permettent de décomposer des informations complexes en morceaux gérables et de les mettre en forme de manière logique. Les utilisateurs peuvent facilement se plonger dans les sections qu'ils souhaitent sans être submergés par trop d'informations à la fois.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Docs-Subpages-Simplified-1400x934.png Les sous-pages du document ClickUp 3.0 simplifiées /$$img/
Utilisez ClickUp Docs pour créer et gérer des informations sur l'organisation à usage interne et externe
Invitez les membres de l'équipe à collaborer sur les documents en temps réel, à laisser des commentaires et à ajouter leurs idées complémentaires. Vous pouvez même utiliser les @mentions pour étiqueter des membres spécifiques de l'équipe et leur assigner des éléments d'action directement depuis le document.
Par exemple, pour les bases de connaissances de votre service client, vous pouvez créer plusieurs documents pour différents sujets et les organiser dans le Hub Documents de manière à ce qu'ils soient faciles à trouver.
💡Pro Tip: Créer un wiki d'entreprise pour rassembler les informations internes à l'entreprise, permettre aux équipes d'apporter leur expertise collective et briser les silos d'information.
2. Recherche innovante
Permettez à vos équipes de trouver des informations à partir de ClickUp, d'une application connectée ou de votre disque local à l'aide de la fonction de ClickUp Recherche universelle . Il s'agit d'un fournisseur, prestataire, qui permet de faire remonter rapidement à la surface la quasi-totalité des informations relatives au travail, quel que soit l'endroit où elles sont stockées dans votre système.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Universal-Search-Feature-simplified.png ClickUp 3.0 Fonctionnalité de Recherche universelle simplifiée /$$img/
Recherchez facilement des informations dispersées dans plusieurs systèmes grâce à la Recherche universelle de ClickUp
Le plus intéressant, c'est que vous pouvez créer une commande de recherche personnalisée pour vous aider à localiser des emplacements spécifiques. Par exemple, créez des raccourcis pour les liens fréquemment ouverts ou enregistrez certains morceaux de texte (notes, idées ou autres bribes d'information) pour les retrouver plus tard.
L'avantage le plus important de la recherche universelle est qu'elle combine des informations stockées dans des systèmes cloisonnés et les rend instantanément accessibles à tous les membres de votre organisation.
3. Collaboration
Rationalisez la communication en temps réel au sein de l'équipe grâce à l'application ClickUp Chat . La fenêtre de discussion s'ouvre juste à côté de votre environnement de travail, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin de passer d'une application à l'autre pour entamer des discussions avec les membres de l'équipe.
Il vous suffit d'utiliser les @mentions pour inviter un coéquipier à discuter, partager des mises à jour ou assigner des éléments d'action directement dans la discussion.
Collaborez avec les membres de l'équipe en temps réel en utilisant ClickUp Chat
Si vous voulez une toile numérique pour le brainstorming d'idées avec votre équipe à distance, Tableaux blancs ClickUp viennent à votre rescousse.
Vos équipes peuvent partager des idées et expliquer des concepts de manière visuelle. Ajoutez des notes, téléchargez des images et intégrez des liens pour ajouter autant de contexte que possible à vos idées. Utilisez des connecteurs pour établir des liens entre les idées et montrer comment divers sujets sont interconnectés.
Une fois vos idées finalisées, transformez-les en tâches traçables à partir du Tableau blanc pour vous assurer qu'elles sont achevées dans les délais.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Whiteboards-simplified-1400x934.png Tableaux blancs simplifiés ClickUp 3.0 /$$img/
Faites un brainstorming avec les membres de votre équipe sur une toile numérique en utilisant les Tableaux blancs ClickUp
4. Réponses instantanées
Si vous souhaitez faciliter la recherche d'une information, ClickUp Brain est votre réponse. Il agit comme un gestionnaire de connaissances par IA et fait remonter à la surface des connaissances provenant de toutes les tâches, documents ou projets connectés à ClickUp chaque fois que vous posez une question liée au travail.
Utilisez ClickUp Brain pour vous aider à créer des informations sur un projet, résumer des notes de réunion, etc
ClickUp Brain automatise les tâches répétitives telles que l'envoi de mises à jour de projets aux membres de l'équipe, la modification du statut des tâches et le fait de résumer les rapports et les notes de réunion. Mon travail consiste à permettre à vos équipes de se concentrer sur le travail qui compte et de minimiser le temps passé sur des tâches redondantes.
💡Pro Tip: Use modèles de manuel de l'employé pour créer des politiques de ressources humaines complètes, bien rédigées, conformes à la législation et faciles à comprendre.
5. Modèles prédéfinis
ClickUp offre une vaste bibliothèque de modèles prédéfinis pour de multiples cas d'utilisation. Cela signifie que vous ne devez pas repartir de zéro chaque fois que vous devez créer un nouveau document, un processus ou un forfait de projet.
Non seulement vous faites des économies de temps, mais vous maintenez également la cohérence entre les tâches.
Par exemple, le modèle Modèle de base de connaissances ClickUp est un cadre personnalisable pour la création et l'organisation d'informations importantes. Il comporte des sections prédéfinies pour les FAQ, les guides de produits, les politiques, et plus encore.
Télécharger ce modèle
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Créer et partager des informations adaptées aux besoins et aux flux de travail spécifiques de votre organisation
- Organiser les informations dans différentes catégories et dossiers afin qu'elles soient faciles à trouver
- Suivre le statut des mises à jour des documents
- Contrôler qui peut afficher et modifier votre base de connaissances
De la même manière, utilisez la balise ClickUp Modèle de wiki d'entreprise pour organiser les informations relatives à l'entreprise, telles que la mission et les valeurs fondamentales de l'organisation, les manuels de l'employé, les ressources de développement de carrière et les politiques en matière de dépenses. C'est le moyen idéal de s'assurer que tous les membres de l'entreprise sont en phase avec les processus et procédures essentiels.
Télécharger ce modèle
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Simplifier l'accueil et lala gestion des connaissances pour les nouveaux employés et les rendre rapidement opérationnels
- Collaborer avec les parties prenantes pour s'assurer que les informations sont pertinentes et exactes
- Organisez les connaissances par catégories telles que les politiques RH, les informations départementales, les guides d'intégration, etc
- Inclure des images, des vidéos et des liens pour rendre le document plus contextuel pour les membres de l'équipe
En outre, vous pouvez créer des instructions de démarrage rapide et fournir une base solide à n'importe quel membre de votre équipe pour créer une base de connaissances à l'aide de l'élément de menu Modèle de wiki ClickUp . Il s'agit d'un modèle flexible qui peut être adapté au design de votre marque et faire en sorte que vos équipes restent informées sur les sujets importants.
En savoir plus: Modèles de base de connaissances gratuits dans Word et ClickUp
6. Bases de données
En outre, créez des bases de données dans ClickUp en utilisant les listes et les dossiers. Cela vous permet de stocker différents types d'informations et d'utiliser des champs personnalisés pour capturer des attributs tels que des informations de contact, des dates, des budgets, des évaluations, des liens, etc.
Cela permet à vos coéquipiers de retrouver rapidement et facilement des informations pertinentes dans la base de données
7. Contrôle de version
L'un des aspects les plus importants de la gestion des connaissances est de comprendre comment le contenu de ces systèmes a évolué.
ClickUp offre un contrôle des versions qui permet de suivre les modifications et de consulter les versions antérieures d'un document. Il maintient une piste d'audit qui vous permet de savoir qui a effectué les modifications et quand elles ont été faites, afin de maintenir l'exactitude et la transparence des informations.
Rationaliser la gestion des connaissances avec ClickUp
La gestion des connaissances est un processus global qui garantit l'efficacité de votre organisation et des processus d'entreprise en général.
Vous devez choisir un système de gestion des connaissances qui réponde aux besoins et aux préférences spécifiques de votre organisation.
ClickUp se distingue comme une excellente solution de gestion des connaissances car il peut servir de base de connaissances interne et externe.
Des fonctionnalités telles que l'assistant IA intégré, la documentation collaborative, la gestion des tâches, le contrôle des versions et la recherche universelle garantissent que des informations précieuses sont constamment disponibles pour vos employés lorsqu'ils en ont besoin. Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp pour créer un système de gestion des connaissances intuitif pour votre organisation.