Avec plus de huit milliards de visites mensuelles et 300 000 collaborateurs enregistrés, Wikipédia est l'un des sites web les plus visités au monde.
Les pages wiki sont un référentiel d'informations facile à créer sur un site web ou une ressource en ligne qui facilite le partage des connaissances au sein de l'organisation.
La création d'un wiki est une démarche stratégique visant à construire un avenir meilleur pour votre organisation. Vous posez les jalons pour centraliser les informations de l'entreprise et construire un espace de collaboration qui évoluera avec le temps.
Cette collaboration améliore la productivité de vos employés parce qu'ils ont un meilleur accès à l'information et qu'ils bénéficient d'une orientation adéquate pour naviguer dans les processus internes. Toutefois, la création de votre propre wiki nécessite du temps et un processus bien établi.
Ce blog couvre le processus étape par étape de la création d'un wiki avec l'un des meilleurs logiciels de wiki. Avant d'en arriver là, nous avons abordé la définition d'un wiki, ses types et les raisons pour lesquelles vous devriez en créer un.
Qu'est-ce qu'une page wiki ?
Une page wiki est un hub communautaire en ligne où les individus apportent leur expertise, leurs idées et leurs informations. Si certaines plateformes wiki, comme Wikipédia, sont accessibles au public, les organisations en utilisent d'autres pour rassembler et gérer des informations internes, ce qui permet aux équipes de partager leurs connaissances et de travailler ensemble plus efficacement.
Dans un paramètre d'entreprise, une page wiki est un cerveau collectif qui encourage la collaboration des employés, l'apprentissage par les pairs et centralise toutes les connaissances au sein de l'entreprise.
Mon travail est un outil de gestion du travail qui brise les silos d'information et permet à chacun d'accéder aux informations essentielles nécessaires à l'accomplissement de son travail. En éliminant le chaos des allers-retours, votre équipe se concentre davantage sur ce qui est essentiel dans un échéancier donné.
Types de wikis
Il existe deux types de wikis : les wikis internes et les wikis externes. Voyons la différence entre les deux, car chacun joue un rôle différent en termes de convivialité.
En fonction de votre objectif, choisissez le type qui convient à votre entreprise.
Wiki interne
Un wiki interne, également appelé wiki privé, est un site fermé destiné à vos employés qui collaborent en temps réel pour maintenir et mettre à jour les informations internes de l'entreprise. Le wiki de votre entreprise devient une source de référence pour eux lorsqu'ils veulent en savoir plus sur les réglementations, consulter des références lorsqu'ils sont bloqués et acquérir des connaissances auprès d'experts.
Le wiki interne permet à chacun de partager des notes et des suggestions et de contribuer aux ressources, en particulier pour une équipe virtuelle.
Les organisations stockent des données exclusives et des informations sensibles sur l'entreprise sur des pages wiki internes. Hébergez le wiki de l'équipe sur votre propre serveur ou sur un service d'hébergement de wiki pour avoir un contrôle achevé sur les données et les pages personnelles.
Si vous recherchez une sécurité avancée pour protéger vos données, vous devez héberger le wiki interne sur votre serveur. Vous avez besoin d'une équipe informatique pour surveiller les mises à jour régulières et l'espace de stockage sur la syntaxe du wiki.
Wiki externe
Les wikis externes sont également appelés wikis publics accessibles à toute personne utilisant une connexion internet. La page Wikipedia est le meilleur exemple de wiki externe qui accepte les contributions de millions d'utilisateurs du monde entier à ses pages publiques.
Un wiki de fandom est un autre exemple de wiki externe ; il s'agit d'une communauté de personnes qui partagent les mêmes intérêts et aiment écrire à ce sujet en ligne.
Les wikis externes servent de sites web en libre-service pour réduire les requêtes des clients et le temps d'attente pour répondre à leurs préoccupations.
L'idée est de créer un wiki contenant les problèmes les plus courants que les clients sont susceptibles de rencontrer et de le rendre accessible au public.
Si un client est bloqué, il accède au wiki et tente de résoudre le problème de manière autonome. C'est une solution gagnante à la fois pour le client, qui voit ses problèmes résolus rapidement, et pour votre entreprise, dont l'équipe d'assistance se concentre sur la résolution de problèmes plus complexes.
Les wikis internes et externes contribuent à centraliser la connaissance de vos produits et de votre organisation.
Raisons de créer une page wiki
Bien que le concept de wiki soit presque aussi vieux que l'internet, l'utilisation de pages wiki à des fins de productivité est relativement récente. Voici les avantages de la création d'un wiki dans votre organisation.
D'une manière générale, les wikis d'entreprise sont utilisés à deux fins principales :
- Trouver des informations et apprendre quelque chose
- Apporter des connaissances et enseigner quelque chose
Approfondissons ce contexte.
Gagner du temps
Wiki signifie "rapide" en hawaïen. C'est ainsi que Wikipédia a pris son nom : un emplacement pour un accès rapide à l'information.
Une page wiki permet à votre équipe de se mettre au diapason en devenant une source de connaissances tout-en-un qui l'aide à faire son travail plus rapidement. Qu'il s'agisse d'employés expérimentés ou de nouveaux venus, chacun a besoin d'informations rapidement pour accomplir son travail. Avec un wiki d'équipe, ils savent où se trouvent les données sans dépendre d'autres équipes, comme le service informatique.
Mais il faut créer un wiki pour ne plus les envoyer dans un voyage improductif dans le labyrinthe de l'information qui leur coûtera un temps considérable de leurs heures productives. Le résultat est une faible productivité et l'épuisement des employés.
Prenons un exemple pour comprendre comment un wiki peut aider à l'intégration des employés.
Teams a récemment rejoint votre équipe de conception. Au lieu de partir à la recherche des lignes directrices de la marque, du ton et des normes de conception, elle se dirige vers la section "Guide de style" de votre wiki. Jenna accède instantanément aux lignes directrices et aux normes. Il en va de même lorsqu'elle souhaite en savoir plus sur les politiques de l'entreprise et le code de conduite sur le lieu de travail.
Encourager la collaboration
Les sites wiki sont d'excellentes plateformes pour encourager la collaboration entre les employés de différentes équipes. Les organisations créent des wikis en tant que systèmes de connaissances qui reposent sur le travail d'équipe, les apports et les contributions de différents utilisateurs.
Les articles wiki sont une plateforme permettant aux employés de partager leurs idées et leurs réflexions, d'ajouter des pages et du contenu, de se référer aux lignes directrices de la communauté et d'actualiser en permanence le matériel afin qu'il corresponde à l'actualité.
C'est particulièrement utile pour les équipes qui travaillent dans un paramètre télétravail ou hybride. Les fuseaux horaires différents entravent le flux d'informations entre les équipes qui travaillent ensemble sur un projet. Un wiki résout ce problème en devenant une source commune pour obtenir toutes les dernières mises à jour sur le projet et éviter les retards, quel que soit l'emplacement des équipes.
Lorsque vos employés commencent à voir les avantages des sites wiki, ils participent naturellement à en faire une source plus solide de connaissances institutionnelles.
Le plus beau, c'est que cela n'est pas réservé à vos employés expérimentés ; les nouveaux membres de l'équipe bénéficient également d'une tribune pour partager et acquérir des connaissances dès le début.
Organiser le contenu
Les wikis peuvent vous rappeler des outils familiers comme les feuilles de calcul. Après tout, les feuilles de calcul sont connues pour traiter de grandes quantités de données.
Cependant, il y a deux domaines dans lesquels les tableurs sont loin d'être à la hauteur des sites wiki : la collaboration et l'organisation. Nous avons déjà expliqué le premier ; concentrons-nous sur l'organisation.
Wiki permet aux utilisateurs d'ajouter des étiquettes au contenu et de créer des catégories avec une disposition structurée. Les étiquettes sont des outils wiki qui permettent aux utilisateurs de récupérer des informations plus rapidement. Les membres d'une équipe s'étiquettent mutuellement afin de les diriger vers la source et d'éviter toute confusion.
Cette façon d'organiser le contenu est également bénéfique lors de l'intégration de nouvelles parties prenantes (fournisseurs, vendeurs, agences, etc.).
Traditionnellement, l'intégration implique une avalanche d'échanges d'e-mails et de documents épars. Le site web Wiki externe permet à vos nouvelles parties prenantes d'accéder facilement aux lignes directrices en matière de conformité, aux protocoles de collaboration et aux documents d'information les échéanciers des projets sous différentes catégories au sein d'une même source.
Lien vers des informations liées
Une autre caractéristique notable des sites wiki est leur capacité à créer des liens. Un lien utilisant un code CSS est un lien hypertexte vers d'autres pages liées ou des pages web externes.
Cette fonctionnalité de lien interne rend le wiki plus puissant car elle permet à l'utilisateur d'entrer dans les détails d'un projet ou d'une information sans quitter le site wiki.
Le flux ininterrompu d'informations en fait également une source d'apprentissage facile pour vos nouveaux employés. Permettez-leur d'explorer l'ensemble du wiki à leur propre rythme, et ils n'auront pas à passer des heures inutiles à rechercher des connaissances pertinentes sur d'autres pages et articles.
De plus, un wiki est un système de gestion de contenu open-source qui offre des fonctionnalités de collaboration et vous permet de créer des comptes d'utilisateurs individuels avec un accès basé sur les rôles.
Révisions du contenu
La création d'un wiki est une réalisation importante, mais ce n'est que la partie émergée de l'iceberg. Les collaborateurs clés modifient en permanence le contenu du wiki de l'équipe afin de rester en phase avec l'évolution des exigences de l'entreprise.
Cependant, vous devez utiliser l'une des plates-formes de wiki les plus populaires et vous fier à les outils de traitement de texte pour suivre les révisions en ligne. Le retour au contenu original du wiki n'est possible que si quelqu'un a gardé le bouton d'historique des révisions allumé pendant la modification en cours.
Un logiciel ou une plateforme wiki enregistre chaque version révisée des modifications, et les administrateurs ont le dernier mot pour contrôler ce qui va dans le wiki et ce qui n'y va pas. Le mécanisme intégré permet de suivre facilement les modifications et de savoir quand d'autres utilisateurs les ont effectuées.
Comment créer une page wiki ?
Nous allons nous concentrer sur la création de pages wiki à l'aide de l'un des meilleurs logiciels de création de pages wiki Logiciel de wiki -ClickUp.
ClickUp vous aide à créer des wikis et à les connecter aux autres tâches de votre projet. Suivez vos activités et fournissez à vos prestataires les informations nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches à partir d'une source unique.
Voici les trois fonctionnalités qui vous aideront à créer, rédiger et concevoir votre ferme et vos pages wiki sans que cela ne ressemble à un calvaire.
ClickUp Docs
Utilisez ClickUp's Docs pour créer et connecter de magnifiques wikis, documents, et plus encore, pour une exécution transparente des idées avec votre équipe ClickUp Docs est le point de départ de la création de wikis. C'est l'épine dorsale de votre nouveau wiki, qui vous permet de créer et d'ajouter du contenu et de l'information modifier les documents à partir de zéro. Pour structurer vos informations de manière appropriée, utilisez les nombreuses options de style des documents, telles que les signets, les tableaux et les puces.
ClickUp est un logiciel de wiki qui vous permet de collaborer avec vos collègues en temps réel. L'outil Collaboration instantanée et en direct cette fonctionnalité vous permet de suivre leurs modifications pendant qu'ils les effectuent et d'ajouter vos commentaires pour partager vos idées instantanément. Cela permet à l'éditeur de revoir et de retravailler les modifications avant de les publier. Si les révisions nécessitent des discussions internes, étiquetez les membres de l'équipe et assignez-leur des tâches à partir du wiki pour faire avancer le travail rapidement.
N'hésitez pas à inclure dans les documents des fichiers multimédias tels que des vidéos explicatives ou didactiques. Ajoutez des organigrammes, des diagrammes et d'autres éléments interactifs pour rendre votre wiki visuellement attrayant et facile à comprendre.
De plus, ClickUp vous permet de connecter les pages wiki à vos flux de travail existants. Créez des liens vers des documents existants, ajoutez des widgets dans les documents pour assigner des tâches, et mettez à jour le statut du projet pour tenir tout le monde au courant de la progression. De cette manière, les informations et les éléments exploitables sont réunis au même endroit.
ClickUp IA
Utiliser l'IA assistant d'écriture dans ClickUp pour générer des articles de blog, trouver des idées, rédiger des e-mails, etc
La création de nouvelles pages à partir de zéro dans un wiki peut demander beaucoup de travail, même pour les rédacteurs les plus expérimentés. Les fonctions de ClickUp modèles de rédaction de contenu de ClickUp sont utiles aux collaborateurs clés pour créer une structure pour leur contenu. La meilleure façon de compléter cela est d'utiliser les modèles de rédaction de contenu /%ref/ ClickUp AI assistant d'écriture.
ClickUp AI est l'un des meilleurs assistants d'écriture de l'Union européenne Outils d'écriture IA pour rédiger, modifier et mettre en forme le contenu de vos fermes et pages wiki. Si vous êtes à court d'idées, lancez une invite et préparez votre premier jet en quelques secondes. L'éditeur interne vous aide à ciseler le contenu pour le rendre plus net et plus attrayant.
Besoin d'un coup de pouce créatif ? ClickUp AI est votre partenaire de brainstorming pour faire circuler votre jus créatif afin que votre contenu soit amusant et pertinent.
Utilisez des en-têtes pré-structurés pour mettre en forme votre contenu et gagner du temps. Résumez vos notes de réunion et les mises à jour des tâches, et ajoutez-les à votre wiki afin de vous assurer qu'aucune discussion essentielle n'est omise dans votre logiciel de gestion des connaissances .
ClickUp Modèles
Branchez les détails de votre organisation dans des modèles wiki pré-construits Modèle de wiki ClickUp vous facilite grandement la tâche en rationalisant le processus d'organisation et de partage des connaissances avec vos équipes.
Le modèle Modèles de base de connaissances sont livrés avec un style prêt à l'emploi pour construire le référentiel. Ce design responsive semble propre sur tous les appareils, et les modèles sont accessibles sur différentes applications.
Le modèle permet à vos employés de trouver rapidement des réponses à leurs questions et de naviguer vers les informations souhaitées sans effort.
Le modèle vous permet de créer des vues personnalisées telles que Liste, Gantt, Calendrier, et plus encore. Utilisez des statuts personnalisés pour créer des tâches et suivre la progression de la page wiki. De même, ajoutez des attributs pour gérer votre plateforme et vos pages wiki et obtenir des informations plus précises.
Créer des wikis sans effort en utilisant ClickUp
La création d'un wiki est un défi et prend du temps ; cependant, la construction de votre entreprise et de vos pages wiki est un jeu d'enfant avec le bon logiciel wiki, tel que ClickUp.
ClickUp est pratique, en particulier lorsque vos flux de travail et vos projets nécessitent de nombreux documents modèles de wiki vous permettent de créer des procédures opératoires normalisées (SOP), des lignes directrices et des instructions détaillées pour votre équipe. Personnalisez les modèles en fonction des besoins de votre entreprise et des informations requises.
Utilisez le modèle de plan de communication ClickUp pour créer une feuille de route pour une communication transparente au sein de l'équipe
Par exemple, avoir un modèle de plan de communication dans vos pages wiki pour la communication interne et externe de l'organisation. Précisez la cible, la manière de communiquer, la fréquence de communication et la structure du message du modèle.
En outre, créez tableaux blancs et les documents dans ClickUp, les connecter aux tâches du projet, organiser les éléments d'organisation à l'échelle de l'entreprise et permettre à chacun de collaborer. Des notes de réunion aux procédures opératoires normalisées, en passant par les spécifications des besoins, tout est créé dans ClickUp Docs dans la version gratuite.
Pour un flux d'informations en temps réel, ClickUp s'intègre à d'autres outils de gestion du travail, stimulant ainsi la productivité de votre équipe et l'exactitude des données.
Vous souhaitez faire de votre premier wiki une grande réussite ? S'inscrire à ClickUp .
Commencez par utiliser les modèles de wiki de ClickUp qui sont dotés de nombreuses fonctionnalités.