La création d'un wiki est une décision stratégique qui vous permettra de bâtir un avenir meilleur pour votre entreprise (organisation) et les membres de votre équipe. Vous posez les fondations qui vous permettront de centraliser les informations de l'entreprise et de construire un espace collaboratif qui se développera avec le temps.
Cette collaboration améliore la productivité de vos employés grâce à un meilleur accès à l'information et à des conseils appropriés pour naviguer dans les processus internes. Cependant, la création de votre propre wiki nécessite du temps et un processus bien établi.
Ce blog présente la procédure étape par étape pour créer un wiki à l'aide de l'un des meilleurs logiciels wiki. Avant d'aborder ce sujet, nous avons discuté de la définition d'un wiki, de ses différents types et des raisons pour lesquelles vous devriez en créer un.
Comment créer un wiki : étapes et bonnes pratiques
Qu'est-ce qu'un wiki ?
Une page wiki est un hub communautaire en ligne où les individus apportent leur expertise, leurs idées et leurs informations. Si certaines plateformes wiki, telles que Wikipédia, sont accessibles au public, les organisations utilisent d'autres plateformes pour rassembler et gérer les informations internes, permettant ainsi aux équipes de partager leurs connaissances et de travailler ensemble plus efficacement.
Dans un contexte professionnel, une page wiki est un cerveau collectif qui encourage la collaboration entre employés et l'apprentissage entre pairs, et centralise toutes les connaissances au sein de l'entreprise.
Considérez-le comme un outil de gestion du travail qui élimine les silos d'informations et donne à chacun accès aux informations essentielles nécessaires à l'accomplissement de son travail. En éliminant les allers-retours chaotiques, votre équipe se concentre davantage sur l'essentiel dans l'échéancier.
Que stocker dans un wiki d'entreprise ?
Voici une liste de ce que vous pouvez stocker dans un wiki d'entreprise :
- Politiques et procédures de l'entreprise : code de conduite, manuel de l'employé, calendrier des jours fériés, directives relatives au télétravail, etc.
- Culture et valeurs de l'entreprise : déclarations de mission et de vision, programmes de reconnaissance des employés, initiatives DEI, sondages de satisfaction des employés et formulaires de commentaires, etc.
- Documents d'intégration : diagramme, ressources de formation spécifiques au rôle, présentation des outils et logiciels de l'entreprise, FAQ pour les nouveaux employés, pile technologique et comment l'utiliser efficacement.
- Documentation du projet : Objectifs et livrables du projet, mises à jour de statut, rapports d'avancement, etc.
- Informations sur les équipes et les services : flux de travail et outils spécifiques à chaque service, listes de contacts, rôles et responsabilités
- Base de connaissances interne : documentation technique, glossaire des termes et acronymes internes, guides pratiques, rapports de recherche et analyses de marché.
- Informations sur les produits ou services : offres de services et fonctionnalités clés, spécifications des produits, feuilles de route, mises à jour prochaines des produits, notes de mise à jour internes, témoignages de clients, études de cas, analyses concurrentielles, etc.
- Formation et développement : critères et modèles d'évaluation des performances, parcours de développement des compétences, calendriers de formation, ressources d'apprentissage, etc.
- Communications internes : annonces et mises à jour à l'échelle de l'entreprise, bulletins d'information internes, comptes rendus de réunions, rapports sur les résultats financiers, calendriers des évènements de l'entreprise, règles de communication.
- Assistance et ressources informatiques : procédures d'accès au système (VPN, installation de l'e-mail, etc.), protocoles de sécurité et politiques de protection des données, guides de dépannage.
- Informations sur les clients : politiques et procédures du service client, processus d'intégration des clients, accords de niveau de service (SLA)
- Informations RH et paie : calendrier et processus de paie, inscription aux avantages sociaux et demandes de remboursement, processus de demande et d'approbation des congés
- Aspects juridiques et conformité : réglementations sectorielles et exigences de conformité, directives en matière de propriété intellectuelle (PI), contrats et modèles juridiques, accords de confidentialité et de non-divulgation (NDA).
- Planification d'évènements et ressources : guides de planification d'évènements, coordonnées et contrats des fournisseurs, commentaires et résultats des évènements précédents.
Types de wikis
Il existe deux types de wikis : les wikis internes et les wikis externes. Voyons la différence entre les deux, car chacun joue un rôle différent en termes d'utilisabilité.
En fonction de votre objectif, choisissez le type qui convient le mieux à votre entreprise.
Wiki interne
Un wiki interne, également appelé wiki privé, est un site fermé destiné à vos employés qui collaborent en temps réel pour assurer la maintenance et la mise à jour des informations internes de l'entreprise. Le wiki de votre entreprise devient une source d'information incontournable pour eux lorsqu'ils souhaitent en savoir plus sur les réglementations, vérifier des références lorsqu'ils sont bloqués et acquérir des connaissances auprès d'experts.
Le wiki interne permet à chacun de partager des notes et des suggestions et d'apporter des ressources, en particulier pour une équipe virtuelle.
Les organisations stockent des données exclusives et des informations sensibles sur l'entreprise sur des pages wiki internes. Hébergez le wiki de l'équipe sur votre propre serveur ou sur un service d'hébergement wiki pour contrôler entièrement les données et les pages personnelles.
Si vous recherchez une sécurité avancée pour protéger vos données, vous devez héberger le wiki interne sur votre serveur. Vous avez besoin d'une équipe informatique pour surveiller les mises à jour régulières et l'espace de stockage sur la syntaxe wiki.
Wiki externe
Les wikis externes sont des wikis publics accessibles à toute personne disposant d'une connexion Internet. Une page Wikipédia est le meilleur exemple de wiki externe qui accepte les contributions de millions d'utilisateurs à travers le monde.
Un wiki de fans est un autre exemple de wiki externe ; il s'agit d'une communauté de personnes qui partagent les mêmes intérêts et aiment écrire à ce sujet en ligne.
Les wikis externes peuvent également servir de sites Web en libre-service afin de réduire le nombre de requêtes des clients et le temps d'attente pour répondre à leurs questions.
L'idée est de créer un wiki contenant les problèmes les plus courants que les clients sont susceptibles de rencontrer et de le rendre accessible au public.
Si un client rencontre un problème, il accède au wiki et tente de le résoudre de manière autonome. Tout le monde y gagne : le client, dont le problème est résolu rapidement, et votre entreprise, dont l'équipe d'assistance peut se concentrer sur des problèmes plus complexes.
Les wikis internes et externes vous aident à centraliser vos connaissances sur vos produits et votre organisation.
Pourquoi créer une page wiki ?
Bien que le concept de wiki soit presque aussi ancien qu'Internet, l'utilisation des pages wiki à des fins de productivité est relativement récente. De manière générale, les wikis d'entreprise sont utilisés à deux fins principales :
- Pour trouver des informations et apprendre quelque chose
- Pour partager vos connaissances et enseigner quelque chose
Examinons plus en détail les avantages liés à la création d'un wiki.
Gagnez du temps
Wiki signifie « rapide » en hawaïen. C'est ainsi que Wikipédia a obtenu son nom : un emplacement unique pour un accès rapide à l'information.
Une page wiki permet à votre équipe d'être rapidement opérationnelle en devenant une source de connaissances tout-en-un qui l'aide à accomplir son travail plus rapidement. Des employés expérimentés aux nouveaux arrivants, tout le monde a besoin d'informations rapidement pour accomplir son travail. Grâce à un wiki d'équipe, ils savent où se trouvent les données sans dépendre d'autres équipes, telles que le service informatique.
Mais vous devez créer un wiki pour éviter de les envoyer dans un voyage improductif dans le labyrinthe de l'information qui leur coûtera un temps considérable sur leurs heures productives. Le résultat est une faible productivité et l'épuisement des employés.
Exemple : Jenna a récemment rejoint votre équipe de conception. Au lieu de chercher partout les directives de la marque, le ton à adopter et les normes de conception, elle se rend dans la section « Guide de style » de votre wiki. Jenna accède instantanément aux directives et aux normes. Il en va de même lorsqu'elle souhaite en savoir plus sur les politiques de l'entreprise et le code de conduite sur le lieu de travail.
Encouragez la collaboration
Les sites wiki sont d'excellentes plateformes pour encourager la collaboration entre les employés de différentes équipes. Les organisations créent des wikis comme des systèmes de connaissances qui reposent sur le travail d'équipe, les contributions et les apports de différents utilisateurs.
Considérez les articles wiki comme une plateforme permettant aux employés de partager leurs idées et leurs réflexions, d'ajouter des pages et du contenu, de se référer aux directives communautaires et d'actualiser régulièrement le contenu afin qu'il reste pertinent.
Cela est particulièrement utile pour les équipes qui travaillent à distance ou dans un environnement hybride. Les différents fuseaux horaires entravent le flux d'information entre les équipes qui collaborent sur un projet. Un wiki résout ce problème en devenant une source commune permettant d'obtenir toutes les dernières mises à jour sur le projet et d'éviter les retards, quel que soit l'emplacement des équipes.
À mesure que vos employés prendront conscience des avantages des sites wiki, ils contribueront naturellement à en faire une source plus solide de connaissances institutionnelles.
Le plus intéressant, c'est que cela n'est pas réservé à vos employés expérimentés ; les nouveaux membres de l'équipe disposent également d'une tribune pour partager et acquérir des connaissances dès leur arrivée.
Organisez le contenu
Les wikis peuvent vous rappeler des outils familiers tels que les tableurs. Après tout, les tableurs sont connus pour leur capacité à traiter de grandes quantités de données.
Cependant, il existe deux domaines dans lesquels les feuilles de calcul sont nettement moins performantes que les sites wiki : la collaboration et l'organisation. Nous avons déjà expliqué le premier ; concentrons-nous maintenant sur l'organisation.
Le wiki permet aux utilisateurs d'ajouter des étiquettes au contenu et de créer des catégories avec une disposition structurée. Les étiquettes sont des outils wiki qui permettent aux utilisateurs de récupérer plus rapidement les informations. Les membres de l'équipe s'attribuent mutuellement des étiquettes pour les diriger vers la source et éviter toute confusion.
Cette méthode d'organisation du contenu est également utile lors de l'intégration de nouveaux acteurs (fournisseurs, distributeurs, agences, etc.).
Traditionnellement, l'intégration implique un flot incessant d'échanges par e-mail et de documents éparpillés. Le site web wiki externe permet à vos nouveaux collaborateurs d'accéder facilement aux directives de conformité, aux protocoles de collaboration et aux échéanciers de projet classés par catégories dans une source unique.
Lier les informations connexes
Une autre caractéristique notable des sites wiki est leur capacité à créer des liens hypertextes. Un lien hypertexte utilisant le code CSS est un lien hypertexte vers d'autres pages connexes ou des pages web externes.
Cette fonctionnalité de liens internes rend le wiki plus puissant, car elle permet à l'utilisateur d'accéder aux détails précis d'un projet ou d'une information sans quitter le site wiki.
Le flux ininterrompu d'informations en fait également une source d'apprentissage facile pour vos nouveaux employés. Permettez-leur d'explorer l'ensemble du wiki à leur propre rythme, sans avoir à passer des heures inutiles à rechercher des informations pertinentes dans d'autres pages et articles.
De plus, un wiki est un système de gestion de contenu open source doté de fonctionnalités collaboratives et vous permettant de créer des comptes d’utilisateurs individuels avec un accès basé sur les rôles.
Révisions de contenu
Disposer de votre propre wiki est une avancée significative, mais ce n'est que la partie émergée de l'iceberg. Les principaux collaborateurs continuent de modifier le contenu du wiki de l'équipe afin de rester à jour face à l'évolution des besoins de l'entreprise.
Cependant, vous devez utiliser l'une des plateformes wiki les plus populaires et vous appuyer sur des outils de traitement de texte pour suivre les révisions en ligne. Il n'est possible de revenir au contenu wiki d'origine que si quelqu'un a laissé le bouton d'historique des révisions activé pendant la modification en cours.
Un logiciel ou une plateforme wiki enregistre chaque version révisée des modifications, et les administrateurs ont le dernier mot pour contrôler ce qui est publié ou non sur le wiki. Le mécanisme intégré permet de suivre facilement les modifications et de savoir quand elles ont été apportées par d'autres utilisateurs.
Comment créer une page wiki
Suivez ces étapes pour créer un wiki efficace pour votre entreprise. Plus tard, nous vous montrerons également comment ClickUp peut vous aider.
Étape 1 : Définissez l'objectif et la portée
Déterminez l'objectif principal du wiki. S'agit-il de documentation interne, de partage de connaissances, d'intégration ou de tout cela à la fois ? Définir cet objectif vous aidera à donner une forme au contenu et à la structure.
Une fois que vous avez clarifié l'objectif, décidez des types d'informations que vous inclurez dans le wiki.
Étape 2 : Choisissez la plateforme wiki
Sélectionnez une plateforme wiki qui correspond aux besoins de votre organisation. Voici quelques options populaires :
- ClickUp : idéal pour créer des wikis collaboratifs et interconnectés.
- Confluence (par Atlassian) : idéal pour les équipes qui utilisent Jira et d'autres outils Atlassian.
- Google Sites : simple et économique pour les wikis basiques
- SharePoint : idéal pour les équipes qui utilisent déjà les outils Microsoft Office.
- Gitbook : une plateforme idéale pour publier des connaissances techniques
- MediaWiki : une plateforme open source flexible souvent utilisée pour les wikis de grande envergure.
- Helpjuice : Conçu pour stocker les informations relatives au service client
En savoir plus : Meilleur logiciel wiki interne pour les entreprises
Étape 3 : Planifier la structure
Définissez des catégories générales pour votre wiki, puis divisez chacune d'elles en sous-catégories ou pages plus spécifiques. Liez-les toutes à l'aide d'une structure de menu bien organisée afin de rendre le wiki plus accessible.
Par exemple, les équipes RH peuvent décider de diviser un wiki en catégories telles que « Politiques », « Projets spéciaux », « Programmes d'intégration », etc. Dans la catégorie « Politiques », elles peuvent créer des sous-catégories telles que « Politiques en matière de congés », « Avantages sociaux », « Code de conduite », etc.
Étape 4 : Configurez les permissions de sécurité et le contrôle d'accès
Définissez qui aura accès au wiki et quel niveau d'accès ces personnes auront (par exemple, afficher, modifier ou gérer). Décidez si le wiki sera accessible à tous les membres de l'entreprise ou si certaines pages seront réservées à des services spécifiques (par exemple, les ressources humaines ou l'informatique).
À ce stade, vous devez également définir certaines règles d'utilisation. Précisez les directives que vous souhaitez voir respecter par vos employés et le processus de mise à jour des wikis existants.
Étape 5 : Remplissez le wiki avec du contenu
Commencez par rassembler tous les documents, politiques et connaissances que vous prévoyez d'ajouter au wiki. Cela peut nécessiter une collaboration entre différents services.
Commencez par créer des pages pour chaque catégorie et sous-catégorie. Veillez à ce que les informations contenues dans chaque page soient concises, claires et pertinentes. Si nécessaire, liez les pages entre elles pour faciliter la navigation.
Étape 6 : Ajoutez des fonctionnalités de collaboration
Choisissez une plateforme sur laquelle les membres de l'équipe peuvent laisser des commentaires ou poser des questions sur des pages wiki spécifiques. Cela favorisera la collaboration et permettra au wiki d'évoluer au fil du temps.
Vous pouvez également suivre les révisions afin d'éviter toute perte d'informations et de pouvoir facilement annuler les modifications.
Étape 7 : Partagez le wiki et formez les membres de l'équipe
Une fois la structure et le contenu de base du wiki en place, invitez les employés à y accéder et encouragez-les à y contribuer. Si nécessaire, organisez une formation sur l'utilisation efficace du wiki.
Bonnes pratiques pour créer et utiliser un wiki
Pour tirer le meilleur parti de votre wiki, gardez ces suggestions à l'esprit :
- Harmonisez les pratiques des membres de votre équipe et de vos collègues en matière d'utilisation du wiki comme base de connaissances interne.
- Créez des modèles pour différents types de pages (par exemple, documentation de projet ou manuels destinés aux employés) et définissez des règles de mise en forme. Cela garantit la cohérence dans la présentation des informations.
- Optimisez-le pour faciliter la recherche. Utilisez des mots-clés pertinents et des titres de page clairs pour permettre aux employés de trouver facilement les informations dans le wiki. Organisez les pages de manière logique pour rendre la navigation dans le wiki intuitive. Si la plateforme que vous avez choisie le permet, ajoutez des étiquettes aux pages avec des termes connexes afin d'améliorer les résultats de recherche.
- Désignez une équipe ou une personne chargée de vérifier régulièrement le wiki afin de repérer les informations obsolètes et de les mettre à jour pour garantir leur exactitude.
- Fournissez aux employés un mécanisme leur permettant de soumettre leurs commentaires ou de suggérer des modifications aux pages wiki.
- Utilisez des outils d'analyse pour suivre la fréquence d'accès au wiki et les pages les plus consultées. En fonction des commentaires et des données d'utilisation, ajustez la structure, le contenu ou les permissions afin d'améliorer l'efficacité du wiki.
Créez des wikis sans effort à l'aide de ClickUp
Maintenant que vous savez comment créer un wiki, voyons comment ClickUp facilite cette tâche.
Voici les trois fonctionnalités qui vous aideront à créer, rédiger et concevoir vos pages wiki sans que cela ne devienne une corvée.
ClickUp Docs – Meilleur logiciel wiki interne pour les entreprises
ClickUp Docs est l'endroit idéal pour commencer à créer des wikis. Il vous permet de créer et d'ajouter du contenu, ainsi que de modifier des documents à partir de zéro. Pour structurer vos informations de manière appropriée, utilisez les nombreuses options de mise en forme disponibles dans les documents, telles que les signets, les tableaux et les puces.
Le logiciel wiki ClickUp vous permet de collaborer avec vos collègues en temps réel. La fonctionnalité de collaboration instantanée et en direct vous permet de suivre leurs modifications au fur et à mesure qu'ils les effectuent et d'ajouter vos commentaires pour partager instantanément vos réflexions. Cela permet à l'éditeur de revoir et de retravailler les modifications avant de les publier.
Si les révisions nécessitent des discussions internes, identifiez les membres de l'équipe et attribuez-leur des tâches à partir du wiki afin d'accélérer le travail. Vous pouvez également lancer une conversation instantanée à l'aide de ClickUp Chat.
N'hésitez pas à inclure des fichiers multimédias riches, tels que des vidéos explicatives ou pédagogiques, dans vos documents. Ajoutez des organigrammes, des diagrammes et d'autres éléments interactifs pour rendre votre wiki visuellement attrayant et facile à comprendre.
Si vous documentez un processus ou partagez un mode d'emploi, réalisez un enregistrement d'écran rapide avec ClickUp Clips et intégrez la vidéo dans votre wiki.
De plus, ClickUp vous permet de connecter des pages wiki à vos flux de travail existants. Créez des liens vers des documents existants, ajoutez des widgets dans les documents pour attribuer des tâches et mettez à jour le statut du projet afin que tout le monde soit informé de l'avancement. De cette façon, les informations et les éléments exploitables sont regroupés au même endroit.
ClickUp AI – Créateur de wiki IA
Même les rédacteurs les plus expérimentés peuvent trouver difficile de créer de nouvelles pages à partir de zéro dans un wiki. Les modèles de rédaction de contenu de ClickUp aident les collaborateurs clés à structurer leur contenu. Le meilleur complément à cela est l'assistant de rédaction ClickUp Brain AI.
L'AI Writer de ClickUp est l'un des meilleurs outils d'écriture IA pour rédiger, modifier et mettre en forme le contenu de vos pages wiki. Si vous êtes à court d'idées, lancez une invite et préparez votre première ébauche en quelques secondes. L'éditeur interne vous aide à peaufiner le contenu pour le rendre plus précis et plus attrayant.
Besoin d'un coup de pouce créatif ? ClickUp Brain est votre partenaire de brainstorming pour stimuler votre créativité afin que votre contenu soit amusant et pertinent.
Utilisez des en-têtes pré-structurés pour mettre en forme votre contenu et gagner du temps. Résumez vos notes de réunion et les mises à jour des tâches, puis ajoutez-les à votre wiki afin de vous assurer qu'aucune discussion importante n'est omise dans votre logiciel de gestion des connaissances.
Modèles ClickUp
Le modèle Wiki ClickUp vous facilite considérablement la tâche en rationalisant le processus d'organisation et de partage des connaissances avec vos équipes.
Les modèles de base de connaissances comme celui-ci sont fournis avec un style prêt à l'emploi pour la construction du référentiel. Ce design réactif est clair sur tous les appareils, et les modèles sont accessibles sur différentes applications.
Utilisez des statuts personnalisés pour créer des tâches et suivre la progression de la page wiki. De même, ajoutez des attributs pour gérer votre plateforme wiki et vos pages et obtenir des informations plus précises.
La création d'un wiki est difficile et prend beaucoup de temps ; cependant, avec le bon logiciel wiki, tel que ClickUp, la création de votre entreprise et de vos pages wiki est un jeu d'enfant.
ClickUp est particulièrement utile lorsque vos flux de travail et vos projets impliquent beaucoup de documents. Les modèles wiki prédéfinis de ClickUp vous permettent de créer des procédures opératoires normalisées (SOP), des directives et des instructions détaillées pour votre équipe. Personnalisez les modèles en fonction des besoins de votre entreprise et des informations requises.
Par exemple, créez un modèle de plan de communication dans vos pages wiki pour la communication interne et externe au sein de l'organisation. Précisez le public cible, le mode de communication, la fréquence de communication et la structure du message du modèle.
Créez votre premier wiki dès aujourd'hui avec ClickUp
Avec ses documents collaboratifs, son IA intégrée, ses modèles wiki et ses tableaux blancs virtuels, ClickUp est l'outil idéal pour créer des wikis d'entreprise et personnels. Mais ce n'est pas tout. Avec ClickUp, vous pouvez également les relier à des tâches de projet, organiser les éléments organisationnels à l'échelle de l'entreprise et permettre à tout le monde de collaborer.
Pour un flux d'informations en temps réel, ClickUp s'intègre à d'autres outils de gestion du travail, ce qui améliore la productivité de votre équipe et la précision des données.
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