Votre guide de la gouvernance de contenu : Qu'est-ce que la gouvernance de contenu et comment la mettre en œuvre ?

Lorsque vous dirigez une petite entreprise, vous n'avez généralement aucun problème avec la gestion du contenu: vous avez un volume stable, peut-être quelques employés, et moins d'obstacles à surmonter pour préparer et publier votre contenu.

Les choses commencent à se compliquer à mesure que votre entreprise se développe. Vous commencez à vous interroger sur le processus d'approbation approprié, la distribution de la charge de travail, la publication, les directives relatives à la marque et de nombreux autres facteurs qui influent sur la réussite de votre contenu. Les stratégies que vous utilisiez lorsque votre entreprise était plus petite ne sont plus viables : vous les avez dépassées. Il est temps de vous équiper de chaussures plus grandes pour rester à l'aise et avancer. 🚶

Ces chaussures s'appellent « gouvernance du contenu ». Elles vous permettent de définir des règles pour les systèmes de gestion de contenu et de garantir la cohérence et la clarté à tous les niveaux.

Dans cet article, nous aborderons les détails de la gouvernance du contenu et vous proposerons des étapes pour créer et mettre en œuvre des règles et optimiser votre réussite à l'aide de ClickUp.

Qu'est-ce que la gouvernance du contenu ?

La gouvernance de contenu est un ensemble de directives et de règles éditoriales qui régissent votre contenu. Elle décrit en détail toutes les activités et tous les processus liés au contenu afin de garantir que chaque membre de votre équipe de contenu sache comment faire son travail en minimisant les risques d'erreurs et d'incohérences.

Aucune règle ni loi spécifique ne détermine à quoi doit ressembler votre modèle de gouvernance de contenu. Vous êtes responsable de sa création et de ses mises à jour en fonction de la taille, du secteur d'activité et des objectifs de votre entreprise.

Par exemple, votre gouvernance de contenu peut se concentrer sur le style rédactionnel des publications sur les réseaux sociaux. Elle peut également décrire les outils que vous utilisez dans le processus de production de contenu ou définir plusieurs aspects de la gestion du contenu.

Quel que soit votre domaine d'activité, la mise en place d'un cadre de gouvernance de contenu peut améliorer la qualité de votre contenu, garantir que tous les membres de l'équipe savent ce qu'ils font et, au final, accroître la satisfaction des clients.

Gouvernance du contenu vs stratégie de contenu

Bien que similaires à certains égards, la gouvernance du contenu et la stratégie de contenu ne sont pas identiques.

Une stratégie de contenu consiste à déterminer comment vous allez exploiter le contenu produit pour atteindre vos objectifs et répondre aux intentions de recherche de vos clients. Lorsque vous élaborez la stratégie de contenu de votre entreprise, vous définissez votre public cible et déterminez les moyens de le séduire.

D'autre part, la gouvernance de contenu se concentre davantage sur la vue d'ensemble. Elle couvre l'ensemble du parcours de votre contenu et garantit la cohérence à l'échelle de l'entreprise.

La gouvernance et la stratégie de contenu vont de pair et sont indispensables à la réussite d'un système de gestion de contenu. ☯️

Avantages de la gouvernance du contenu

Se lancer dans la gouvernance du contenu peut sembler fastidieux et compliqué. 🚂

Nous ne vous mentirons pas : cela peut parfois être difficile, mais l'effort en vaut la peine, car vous en tirerez de nombreux avantages. Examinons les plus importants.

Cohérence du contenu

Imaginez une équipe de 10 gestionnaires de contenu. Chacun a un style d'écriture, un ton et des préférences qui lui sont propres en matière de création de contenu. Imaginez maintenant qu'ils travaillent tous sur la même campagne sur les réseaux sociaux. Vous vous retrouverez avec un mélange charmant de chaos et d'incohérence.

La gouvernance de contenu permet d'éviter cela. En définissant des règles pour la création de contenu, vous vous assurez que tout le monde dispose d'un fil conducteur à suivre en termes de style, de ton et d'exigences techniques. ⭐

Vous minimiserez ainsi le risque d'incohérences et vous assurerez que votre entreprise soit perçue comme fiable et digne de confiance.

Amélioration de la collaboration et de la communication au sein de l'équipe

Les équipes dont les rôles et les responsabilités ne sont pas clairement définis risquent de se heurter à des problèmes qu'elles ne sauront pas gérer correctement, car elles ne savent pas qui fait quoi et comment.

L'un des domaines abordés par la gouvernance de contenu consiste à déterminer le rôle de chaque personne impliquée dans la création, la modification en cours, la gestion et le contrôle du contenu. Lorsque chacun connaît ses responsabilités, le risque que des tâches soient oubliées ou fassent double emploi est minime.

La collaboration au sein de l'équipe peut ainsi atteindre de nouveaux sommets, car chacun comprend ce qu'il apporte. Les goulots d'étranglement et les retards dans la création et la gestion du contenu sont moins nombreux.

La création et la mise en œuvre d'un modèle de gouvernance du contenu étant un effort d'équipe, vos collaborateurs pourront contribuer activement et apporter leurs idées pour rendre le modèle aussi fonctionnel que possible. Cela renforce les liens entre les membres de l'équipe et leur donne le sentiment d'être valorisés, ce qui stimule leur motivation.

Qualité améliorée

La gouvernance de contenu définit tous les aspects de la création de contenu, des règles grammaticales aux exigences et préférences spécifiques des clients. En vous appuyant sur ces directives éditoriales et de marque détaillées, vous et votre équipe pouvez fournir un contenu de première classe qui répondra parfaitement aux attentes de vos clients.

La gouvernance de contenu est une question de cohérence. Ainsi, si vous jouez bien vos cartes et créez un cadre de gouvernance fonctionnel, vous serez en mesure de fournir un contenu de haute qualité à chaque fois ! 😍

Amélioration de la planification et de la prise de décision

La gouvernance de contenu implique généralement de définir des critères pour surveiller et mesurer les performances de votre contenu. Vous utiliserez ces précieuses informations comme base pour planifier votre contenu et prendre les bonnes décisions à l'avenir, en optimisant la disponibilité et le potentiel de votre équipe.

Comment créer un modèle de gouvernance du contenu avec ClickUp : 5 étapes

Il existe plusieurs façons de créer un modèle de gouvernance de contenu fonctionnel. Nous vous montrons ici comment tirer parti de la puissance de ClickUp, une plateforme de productivité tout-en-un, pour créer des processus de contenu pour votre entreprise.

Avant d'entrer dans le vif du sujet, nous devons rappeler que la gouvernance du contenu n'est pas une solution universelle. Vous la créez en fonction de facteurs tels que ceux de votre entreprise :

Les étapes décrites ci-dessous constituent des instructions générales que vous pouvez utiliser comme base pour votre modèle de gouvernance du contenu. Adaptez-les afin de créer un cadre qui vous aide, et non qui vous freine. 💪

Étape 1 : Déterminez vos objectifs

Il ne s'agit pas d'une étape à proprement parler, mais d'un point de départ précieux pour votre modèle de gouvernance de contenu. Si vous n'identifiez pas vos objectifs, vous risquez de passer à côté d'informations cruciales et d'alimenter les incohérences au sein de votre équipe.

Vous devez vous demander pourquoi vous créez ce cadre en premier lieu. Documentez vos réponses à l'aide de ClickUp Objectifs, une fonctionnalité unique permettant de définir et de suivre des objectifs.

Créez des cibles et organisez vos objectifs dans des dossiers faciles à parcourir afin de suivre votre progression et de centraliser les informations.

Personnalisez les accès à vos objectifs : invitez vos gestionnaires de contenu, rédacteurs et éditeurs à afficher et modifier les objectifs afin que tout le monde avance dans la même direction.

Étape 2 : Définir les rôles au sein de l'équipe de marketing de contenu

La gestion et la création de contenu sont un travail d'équipe. Outre les rédacteurs, vous aurez (peut-être) besoin d'éditeurs, de responsables SEO, de stratèges de contenu, d'analystes, de concepteurs, de validateurs et de responsables du téléchargement.

Chaque membre de l'équipe est un rouage dans l'engrenage de la production et de la gestion de contenu. Si un rouage fonctionne mal, c'est tout l'engrenage qui se grippe. Pour éviter un tel scénario, vous devez définir les rôles et les responsabilités des membres de votre équipe. ⚙️

Il n'existe pas de règle en la matière : développez une structure qui convient le mieux à votre équipe et à ses points forts.

Lorsque vous définissez les rôles, il est judicieux de demander l'avis de votre équipe. ClickUp dispose de l'outil idéal pour cela : ClickUp Tableaux blancs. Considérez-le comme une toile numérique sur laquelle vous et votre équipe pouvez réfléchir et élaborer un plan de répartition des rôles idéal.

Les tableaux blancs disposent d'une interface glisser-déposer, vous n'avez donc pas besoin d'être un génie artistique pour exprimer vos idées. Ajoutez les membres de l'équipe concernés à un tableau blanc et commencez à réfléchir en temps réel ! 🧠

Laissez des notes et des commentaires, effectuez des connexions entre vos idées et créez un aperçu des rôles de l'équipe.

Une fois que vous avez défini les responsabilités de chacun, il est temps de les consigner par écrit à l'aide de ClickUp Docs, un éditeur de texte collaboratif qui vous permet de créer, modifier, partager et stocker des documents.

Vous pouvez créer un document distinct pour chaque rôle et définir les responsabilités à l'aide de puces. Si vous le souhaitez, vous pouvez fournir des informations supplémentaires sur chaque responsabilité, ce qui sera utile pour la formation des nouveaux employés.

Ajoutez votre équipe au document approprié et permettez-lui de le consulter chaque fois que nécessaire. Vous pouvez modifier les documents lorsque cela est nécessaire afin de refléter les dernières modifications.

Les documents ClickUp sont parfaits pour la collaboration : chaque personne travaillant sur un document dispose d'un curseur sur lequel figure son nom. Ainsi, plusieurs personnes peuvent effectuer des modifications sur le même document sans risque de confusion. Tout est mis à jour en temps réel, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de travailler ensemble en toute transparence, quel que soit l'emplacement où vous vous trouvez.

Étape 3 : Définir les flux de travail de contenu

Vous avez défini les acteurs, il est maintenant temps de définir les règles du jeu. 🏐

Au cours de cette étape, vous décrivez toutes les phases par lesquelles passe votre contenu avant d'être publié. Ces phases peuvent inclure la conception, la production de contenu, la modification en cours, la validation, la publication, la distribution, la révision, etc.

Cette étape est cruciale pour établir des échéanciers, élaborer des plans et des stratégies de contenu réalistes et minimiser le risque d'erreurs ou d'oublis.

ClickUp propose plusieurs options dont vous pouvez tirer parti pour définir des flux de travail de contenu avec une précision maximale :

Par exemple, vous pouvez utiliser le champ personnalisé Fichier pour ajouter des fichiers en pièce jointe à vos tâches afin de centraliser les informations, ou le champ personnalisé Personnes pour ajouter des étiquettes à des membres spécifiques de l'équipe sur différentes tâches.

Vous apprécierez le champ personnalisé Relations. Il vous permet de personnaliser les tâches ou activités à achever en premier et de garantir un ordre approprié pour faciliter vos flux de travail.

Étape 4 : Créer des directives et des procédures éditoriales

C'est le cœur de votre modèle de gouvernance de contenu, où vous définissez chaque tâche et activité liée au contenu dans vos flux de travail et les décrivez en détail.

Supposons que votre objectif soit de devenir une référence en matière de jardinage. Vous atteindrez cet objectif en publiant cinq articles initiaux sur le sujet. Vous y expliquerez différents processus et proposerez des guides étape par étape sur la planification, la culture et la maintenance des jardins.

À cette étape, vous définirez :

Vous définirez également les points sur lesquels les éditeurs doivent se concentrer lors de la révision du contenu et les indicateurs clés de performance (KPI) à observer pour suivre les performances du contenu.

Une fois que vous avez défini toutes les règles, directives et procédures relatives à vos flux de travail de contenu, vous devez les documenter et les partager avec les membres concernés de votre équipe. Pour cela, vous utiliserez une option de ClickUp que nous avons déjà mentionnée : ClickUp Docs.

Ce dont nous n'avons pas encore parlé, c'est d'une fonctionnalité bonus disponible dans ClickUp Docs : ClickUp AI. Cet assistant de rédaction alimenté par l'IA vous aide à réfléchir, à effectuer des modifications en cours et à mettre en forme vos documents. Il vous fait gagner du temps et minimise le risque d'erreurs ou d'incohérences en rédigeant des procédures opératoires normalisées complètes, en résumant les notes de réunion et en générant des éléments à entreprendre.

Ce qui est remarquable avec ClickUp Docs, c'est que vous pouvez les relier à des tâches. Vous pouvez ainsi créer et maintenir un flux d'informations constant et vous assurer que les membres de votre équipe savent quoi faire dans différents scénarios.

En plus d'ajouter les membres concernés de l'équipe à ClickUp Docs contenant des informations sur les règles et les procédures, il serait judicieux de les passer en revue. Vous pouvez le faire de deux manières :

Cela vous permettra de présenter le modèle de gouvernance du contenu à votre équipe et de vous assurer que tout le monde le comprend.

Enfin, si vous avez besoin d'aide pour établir des règles et des procédures ou si vous souhaitez gagner du temps en prenant un raccourci, parcourez la vaste bibliothèque de ClickUp qui contient plus de 1 000 modèles destinés à divers usages.

N'oubliez pas de consulter les modèles de procédures opératoires normalisées (SOP) pour prendre une longueur d'avance dans l'élaboration de vos procédures de gouvernance du contenu. Tous les modèles ClickUp sont personnalisables, vous pouvez donc les adapter à vos flux de travail. 🥳

Étape 5 : Suivi des performances du processus de gouvernance du contenu

Vous avez créé un modèle de gouvernance du contenu, vous pouvez donc vous détendre. Pas si vite !

Vous devez suivre les performances de votre modèle pour voir s'il nécessite des mises à niveau. Les tableaux de bord ClickUp sont parfaits pour cela : utilisez plus de 50 cartes pour créer un centre de contrôle personnalisé et visualiser votre réussite.

Outre l'analyse des données, un excellent moyen de vérifier si votre modèle de gouvernance de contenu remplit son objectif consiste à discuter avec votre équipe. Après tout, ce sont eux qui travaillent selon ce modèle et ils peuvent vous dire si certains domaines nécessitent des révisions et des améliorations.

ClickUp offre plusieurs moyens de communiquer avec votre équipe :

Les formulaires ClickUp sont conçus selon un système de glisser-déposer qui vous permet de créer un formulaire en un clin d'œil. Utilisez les champs « Tâche » et « Personnalisés » comme blocs de construction pour votre formulaire.

Le principal avantage des formulaires ClickUp est qu'ils vous permettent de transformer les réponses en tâches ! Par exemple, si plusieurs membres de l'équipe ont indiqué qu'ils souhaitaient voir les rôles restructurés afin de s'adapter à l'augmentation du volume de travail et à l'arrivée de nouveaux employés, vous pouvez transformer cette réponse en une mission concrète. Ensuite, ajoutez un responsable et demandez-lui d'étudier comment les rôles peuvent être restructurés afin de garantir une répartition équitable et optimale de la charge de travail.

Maîtrisez la gouvernance du contenu avec ClickUp

Prenez le contrôle de vos modèles de gouvernance de contenu avec ClickUp ! Les fonctionnalités robustes de la plateforme vous permettent de créer, gérer, surveiller et mettre à jour les règles et procédures régissant votre contenu afin de vous assurer qu'il correspond à vos objectifs.

Inscrivez-vous à ClickUp pour unifier votre équipe et rester au top en matière de contenu ! 🥇