Lors de l'exécution d'un petite entreprise vous n'avez généralement pas de problème avec les la gestion du contenu vous avez un volume régulier, peut-être quelques employés, et moins d'obstacles à franchir pour préparer et publier votre contenu.
Les choses commencent à se compliquer au fur et à mesure que votre entreprise prend de l'ampleur. Vous commencez à vous interroger sur le processus d'approbation adéquat, la distribution de la charge de travail, la publication, les lignes directrices de la marque et de nombreux autres facteurs qui influent sur la réussite de votre contenu. Les stratégies que vous utilisiez lorsque votre entreprise était plus petite ne sont plus viables - vous les avez dépassées. Il est temps d'acheter des chaussures plus grandes pour rester à l'aise et marcher. 🚶
Ces chaussures s'appellent gouvernance de contenu. Grâce à elle, vous définissez des règles pour les systèmes de gestion de contenu et assurez la cohérence et la clarté de l'ensemble du Tableau.
Dans cet article, nous allons discuter des détails de la gouvernance de contenu et proposer des étapes pour créer et mettre en œuvre des règles et maximiser la réussite en utilisant ClickUp .
Qu'est-ce que la gouvernance de contenu ?
La gouvernance de contenu est un ensemble de paramètres et de règles éditoriales qui régissent votre contenu. Elle décrit en détail toutes les activités et tous les processus liés au contenu afin de s'assurer que chaque membre de l'équipe chargée du contenu sait comment faire son travail en minimisant le risque d'erreurs et d'incohérences
Aucune règle ou loi spécifique ne détermine la forme que doit prendre votre modèle de gouvernance du contenu. Vous êtes responsable de sa création et de sa mise à jour en fonction de la taille, du travail et des objectifs de votre entreprise.
Par exemple, votre gouvernance de contenu peut se concentrer sur le style d'écriture des posts sur les médias sociaux. Elle peut aussi décrire les outils que vous utilisez dans le cadre de l'activité de rédaction processus de production de contenu ou définir plusieurs aspects de la gestion du contenu.
Quel que soit votre objectif, la mise en place d'un processus de gestion du contenu est une étape essentielle cadre de gouvernance peut améliorer la qualité de votre contenu, garantir que tous les membres de l'équipe savent ce qu'ils font et, en fin de compte, améliorer la satisfaction des clients.
Gouvernance du contenu vs. stratégie de contenu
Bien que similaires sous certains aspects, la gouvernance de contenu et la stratégie de contenu ne sont pas identiques.
Une stratégie de contenu concerne la manière dont vous allez exploiter le contenu produit pour atteindre vos objectifs et répondre aux intentions de recherche de vos clients. Lors de l'élaboration de la stratégie de contenu de votre entreprise, vous définissez votre cible et déterminez les moyens de la séduire.
En revanche, la gouvernance du contenu est plus axée sur la vue d'ensemble. Elle couvre l'ensemble du parcours de votre contenu et en assure la cohérence à l'échelle de l'entreprise
La gouvernance et la stratégie de contenu vont de pair et sont nécessaires à la réussite d'un système de gestion de contenu. ☯️
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/Content-Management-Template-by-ClickUp\_List-view.png Modèle de gestion de contenu par ClickUp en vue Liste /$$$img/
Suivez le cycle de vie du contenu pour tous vos actifs dans une liste ClickUp
Avantages de la gouvernance du contenu
Monter à bord du train de la gouvernance de contenu peut sembler long et compliqué. 🚂
Nous n'allons pas mentir : parfois, cela peut être difficile, mais l'effort en vaut la peine, car vous bénéficierez de nombreux avantages. Examinons les plus importants d'entre eux.
Cohérence du contenu
Imaginez une équipe de 10 managers de contenu. Chacun a un style d'écriture, un ton et des préférences uniques en ce qui concerne le processus de création de contenu. Maintenant, imaginez qu'ils travaillent tous sur la même campagne de médias sociaux. Vous obtiendrez un magnifique mélange de chaos et d'incohérence.
La gouvernance du contenu permet d'éviter cela. En définissant des règles pour la création de contenu, vous vous assurez que tout le monde a une étoile directrice à suivre en termes de style, de ton et d'exigences techniques. ⭐
De cette façon, vous minimisez le risque d'incohérences et vous vous assurez que votre entreprise est perçue comme fiable et digne de confiance
Amélioration de la collaboration et de la communication au sein de l'équipe
Les équipes dont les rôles et les responsabilités ne sont pas clairement définis seront probablement confrontées à un problème qu'elles ne parviendront pas à gérer correctement parce qu'elles ne sauront pas qui fait quoi et comment.
L'un des domaines abordés par la gouvernance de contenu est la détermination du rôle de chaque personne impliquée dans la création, la modification en cours, la gestion et le contrôle du contenu. Lorsque chacun connaît ses responsabilités, le risque de voir des tâches passer entre les mailles du filet ou se chevaucher est minime
En conséquence, la collaboration au sein de l'équipe peut atteindre de nouveaux sommets parce que chacun comprend ce qu'il apporte au tableau. Il y a moins de goulets d'étranglement et de retards dans la création et la gestion du contenu.
La création et la mise en œuvre d'un modèle de gouvernance du contenu étant un effort d'équipe, votre personnel pourra contribuer activement et donner son avis pour rendre le modèle aussi fonctionnel que possible. Cela renforce les liens entre les membres de l'équipe et leur donne le sentiment d'être valorisés, ce qui stimule leur motivation.
Amélioration de la qualité
La gouvernance du contenu définit tous les aspects de la gestion du contenu création de contenu les lignes directrices de la rédaction et de l'image de marque sont des éléments essentiels de la communication, des règles de grammaire aux exigences et aux préférences spécifiques des clients. En vous appuyant sur ces lignes directrices détaillées relatives à la rédaction et à la marque, vous et votre équipe pouvez fournir un contenu de première qualité qui fera mouche auprès de vos clients.
**Si vous jouez bien vos cartes et créez un cadre de gouvernance fonctionnel, vous serez en mesure de fournir un contenu de grande qualité à chaque fois ! 😍
Amélioration de la planification et de la prise de décision
La gouvernance du contenu implique généralement de définir des critères de suivi et de mesure des performances de votre contenu. Ces informations précieuses vous serviront de base pour planifier votre contenu et prendre les bonnes décisions à l'avenir, maximisant ainsi la disponibilité et le potentiel de votre équipe.
Comment créer un modèle de gouvernance de contenu avec ClickUp : 5 étapes
Il existe de multiples façons de créer un modèle de gouvernance de contenu fonctionnel. Nous vous montrons ici comment tirer parti de la puissance de ClickUp, un outil de gestion de contenu tout-en-un plate-forme de productivité tout-en-un pour créer des processus de contenu pour votre entreprise.
Avant d'entrer dans le vif du sujet, il convient de rappeler que la gouvernance du contenu n'est pas une solution universelle. Vous la créez en fonction de facteurs tels que ceux de votre entreprise :
- Sa taille
- Son secteur d'activité
- Objectifs
- Exigences des clients
Les étapes décrites ci-dessous constituent des instructions générales que vous pouvez utiliser comme base de votre modèle de gouvernance du contenu. Ajustez-les pour créer un cadre qui travaille pour vous, et non contre vous. 💪
Étape 1 : Déterminer vos objectifs
Il ne s'agit pas d'une étape à proprement parler, mais d'un point de départ précieux pour votre modèle de gouvernance du contenu. Si vous ne déterminez pas vos objectifs, vous risquez de passer à côté d'informations cruciales et d'alimenter l'incohérence au sein de votre équipe.
Vous devez vous demander pourquoi vous créez ce cadre en premier lieu. Documentez vos réponses à l'aide de Objectifs ClickUp clickUp Goals est une fonctionnalité unique permettant de paramétrer et de suivre des objectifs.
Créez des cibles et organisez vos Objectifs dans des dossiers faciles à parcourir pour suivre votre progression et centraliser les informations.
Personnalisez l'accès à vos Objectifs : invitez vos responsables de contenu, rédacteurs et éditeurs à afficher et modifier les objectifs et assurez-vous que tout le monde court vers la même ligne d'arrivée.
Étape 2 : Définir les rôles au sein de l'équipe de marketing de contenu
La gestion et la création de contenu est un sport d'équipe. Outre les rédacteurs, vous aurez (peut-être) besoin d'éditeurs, de responsables SEO, de stratèges de contenu, d'analystes, de concepteurs, d'approbateurs et de téléchargeurs.
Chaque membre de l'équipe est un rouage de la production et de la gestion du contenu. Si l'un d'entre eux fonctionne mal, c'est toute la roue qui s'écroule. Pour éviter un tel scénario, vous devez définir les rôles et les responsabilités des membres de votre équipe. ⚙️
Il n'y a pas de règle en la matière : élaborez la structure qui convient le mieux à votre équipe et à ses points forts.
Lorsque vous définissez les rôles, il est bon de demander l'avis de votre équipe. ClickUp dispose de l'outil idéal pour cela.. Tableaux blancs ClickUp . Il s'agit d'une toile numérique sur laquelle vous et votre équipe pouvez faire un brainstorming et élaborer un forfait idéal de répartition des rôles.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/Tableau blanc-gif.gif Tableaux blancs ClickUp avec fonctionnalités collaboratives gif /$$img/
ClickUp Tableaux Blancs est votre hub visuel centralisé pour transformer les idées de l'équipe en actions coordonnées
Les Tableaux blancs sont dotés d'une interface de type glisser-déposer, de sorte qu'il n'est pas nécessaire d'être un génie artistique pour exprimer ses pensées. Ajoutez les membres de l'équipe concernés à un Tableau blanc et commencez à réfléchir en temps réel ! 🧠
Laissez des notes et des commentaires, connectez vos idées et créez un aperçu des rôles de l'équipe.
Une fois que vous avez établi les responsabilités de chacun, il est temps de les mettre par écrit à l'aide de ClickUp Documents clickUp Docs est un éditeur de texte collaboratif qui vous permet de créer, modifier, partager et stocker des documents.
Collaborez à la stratégie de contenu de votre organisation avec ClickUp Docs
Vous pouvez créer un document distinct pour chaque rôle et définir les responsabilités à l'aide de puces. Si vous le souhaitez, vous pouvez fournir des informations supplémentaires sur chaque responsabilité - ce qui sera utile pour la formation des nouveaux employés.
Ajoutez votre équipe au document approprié et permettez-lui d'y revenir chaque fois que nécessaire. Vous pouvez modifier les documents si nécessaire pour refléter les dernières modifications.
Les documents ClickUp sont idéaux pour la collaboration : chaque personne figurant dans un document dispose d'un curseur surmonté de son nom. Ainsi, plusieurs personnes peuvent modifier le même document avec un risque minimal de confusion. Tout est mis à jour en temps réel, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de travailler ensemble en toute transparence, quel que soit votre emplacement.
Étape 3 : Définir des flux de travail pour le contenu
Vous avez défini les joueurs, il est maintenant temps de définir le jeu. 🏐
Dans cette étape, vous décrivez chaque phase par laquelle votre contenu passe pour être publié. Ces phases peuvent inclure l'idéation, la production de contenu, la modification en cours, l'affinage, l'approbation, la publication, la distribution, la révision, etc.
Cette étape est cruciale pour créer des échéanciers, élaborer des forfaits et des stratégies de contenu réalistes et minimiser le risque d'erreurs ou d'oublis
ClickUp dispose de multiples options dont vous pouvez tirer parti pour définir les flux de travail du contenu avec un maximum de précision :
- Tableaux blancs ClickUp : Visualisez l'ensemble du flux de travail du contenu et connectez les différentes étapes par un simple glisser-déposer
- Les modèles de flux de travail de ClickUp : Vous n'avez pas besoin de construire vos flux de travail à partir de zéro. Les sections préfabriquées vous guideront dans la bonne direction
- Les plus de 15 affichages de ClickUp : Définissez vos flux de travail et décrivez chaque détail. Utilisez un classique comme leAffichez la liste pour présenter toutes les activités. ClickUp offre une fonctionnalité appeléeChamps personnalisés. Grâce à lui, vous pouvez fournir des détails pour chaque tâche afin d'obtenir des données et des détails organisés
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/image-120-1400x725.png Affichage du calendrier ClickUp /$$$img/
Construire un calendrier éditorial partagé dans ClickUp
Par exemple, vous pouvez utiliser le champ personnalisé Fichier pour joindre des fichiers à vos tâches afin de centraliser les informations ou le champ personnalisé Personnes pour étiqueter des membres spécifiques de l'équipe sur différentes tâches.
Vous apprécierez le champ personnalisé Relations. Grâce à lui, vous personnalisez la tâche ou l'activité qui doit être achevée en premier et vous assurez une commande correcte pour l'assistance de vos flux de travail.
Étape 4 : Créer des lignes directrices et des procédures éditoriales
Il s'agit du cœur de votre modèle de gouvernance du contenu, c'est-à-dire de l'endroit où vous définissez chaque tâche et activité liée au contenu dans vos flux de travail et où vous les décrivez en détail
Supposons que votre objectif soit de devenir une source de référence en matière de jardinage. Vous atteindrez cet objectif en publiant cinq premiers articles sur le sujet. Vous expliquerez différents processus et proposerez des guides étape par étape sur le forfait, la culture et la maintenance des jardins.
À cette étape, vous définirez :
- Le ton et le style d'écriture souhaités
- Les règles de ponctuation et de capitalisation
- L'architecture du contenu
- Directives visuelles
Vous définirez également les points sur lesquels les éditeurs doivent se concentrer lors de la révision du contenu et les indicateurs clés de performance que vous observerez pour suivre les performances du contenu.
Une fois que vous avez défini chaque règle, ligne directrice et procédure liée à vos flux de travail de contenu, vous devez les documenter et les partager avec les membres de l'équipe concernés. Pour ce faire, vous utiliserez une option ClickUp que nous avons déjà mentionnée : ClickUp Docs.
Ce dont nous n'avons pas parlé, c'est d'une fonctionnalité bonus que vous obtenez à l'intérieur de ClickUp Docs ClickUp IA . Cette Assistant d'écriture alimenté par l'IA vous aide à faire des brainstormings, à modifier en cours et à mettre en forme vos documents. Il vous fait gagner du temps et résume les risques d'erreurs ou d'incohérences en rédigeant des procédures opératoires normalisées entières, en résumant des notes de réunion et en générant des éléments d'action.
Utilisez l'assistant d'écriture IA de ClickUp pour générer des articles de blog, trouver des idées, composer des e-mails, et plus encore
Ce qui est remarquable avec ClickUp Docs, c'est que vous pouvez les connecter à des tâches. De cette façon, vous pouvez créer et maintenir un flux d'informations constant et vous assurer que les membres de votre équipe savent quoi faire dans différents scénarios.
En plus d'ajouter les membres de l'équipe concernés aux documents ClickUp contenant des informations sur les règles et les procédures, il serait judicieux de les passer en revue. Vous pouvez le faire dans l'une ou l'autre des options suivantes :
- Une réunion en face à face
- Une réunion en ligne en utilisantL'intégration de Zoom par ClickUp Cela vous permettra d'accompagner votre équipe à travers le modèle de gouvernance de contenu et de vous assurer que tout le monde le comprend.
Enfin, si vous avez besoin de conseils pour établir des règles et des procédures ou si vous souhaitez gagner du temps en prenant un raccourci, parcourez la vaste bibliothèque de ClickUp avec plus de 1 000 modèles à des fins diverses.
Ne manquez pas de consulter Modèles de procédures opératoires normalisées pour prendre de l'avance dans l'élaboration de vos procédures de gouvernance du contenu. Tous les modèles ClickUp sont personnalisables, ce qui vous permet de les adapter à vos flux de travail. 🥳
Étape 5 : Suivre les performances du processus de gouvernance du contenu
Vous avez créé un modèle de gouvernance du contenu, et vous pouvez vous asseoir et vous détendre. Pas si vite !
Vous devez suivre les performances de votre modèle pour déterminer s'il a besoin d'être mis à niveau. Tableaux de bord ClickUp sont parfaits pour cela - utilisez plus de 50 cartes pour construire un centre de contrôle personnalisé et visualiser la réussite.
Les tableaux de bord de ClickUp 3.0 permettent aux gestionnaires de projets agiles d'afficher rapidement les tâches restantes et les priorités de l'équipe pour la semaine, ainsi que des diagrammes de burnup et de burndown détaillés
Outre l'examen des données, un excellent moyen de vérifier si votre modèle de gouvernance du contenu remplit son objectif est de parler à votre équipe. Après tout, ce sont eux qui travaillent selon le modèle, et ils peuvent vous dire si certains domaines nécessitent des révisions et des améliorations.
ClickUp offre plusieurs moyens de communiquer avec votre équipe :
- Afficher le chat vous permet d'envoyer des messages à votre équipe parallèlement à votre travail. Utilisez les @mentions pour vous adresser à des membres particuliers de l'équipe, mettez en forme vos messages et assurez-vous que votre communication est parfaite
- Commentaires ClickUp sont du contenuoutils de gouvernance parfaits pour recueillir des commentaires rapides et demander l'avis de votre équipe avant de publier du contenu
- Formulaires ClickUp vous aide à poser toutes les bonnes questions pour comprendre comment les membres de votre équipe apprécient le modèle actuel. Permettez-leur d'exprimer leur opinion en laissant une Box pour les idées d'amélioration du modèle et de stimulation de ses performances
Glissez et déposez des champs personnalisés dans l'affichage du formulaire pour créer des sondages complets ou recueillir des commentaires dans ClickUp 3.0
Les formulaires ClickUp sont conçus selon le principe du glisser-déposer afin que vous puissiez créer un formulaire en un rien de temps. Utilisez les champs personnalisés et les champs de tâches comme blocs de construction pour votre formulaire.
La meilleure chose à propos des formulaires ClickUp est que vous pouvez transformer les réponses en tâches ! Par exemple, si plusieurs membres de l'équipe déclarent qu'ils aimeraient que les rôles soient restructurés pour tenir compte de l'augmentation du volume de travail et de l'arrivée de nouveaux employés, vous pouvez transformer cette réponse en une tâche concrète. Ensuite, ajoutez un assigné et demandez-lui d'étudier comment les rôles peuvent être restructurés pour assurer une charge de travail équitable et optimale.
Maîtriser la gouvernance du contenu avec ClickUp
Prenez le contrôle de vos modèles de gouvernance de contenu avec ClickUp ! L'ensemble des fonctionnalités robustes de la plateforme vous permet de créer, gérer, surveiller et mettre à jour les règles et procédures régissant votre contenu afin de vous assurer qu'il s'aligne sur vos objectifs. S'inscrire à ClickUp pour unifier votre équipe et rester au top du contenu ! 🥇