Les équipes d'approvisionnement sont soumises à la pression de devoir faire plus avec moins, dans un contexte de marchés volatils, de chocs d'approvisionnement et de réductions de coûts incessantes.
L'utilisation de ChatGPT pour les cas d'utilisation dans le domaine des achats permet à votre équipe de réagir plus rapidement à l'évolution des marchés et des attentes. ChatGPT peut simuler des scénarios fournisseurs, analyser l'exposition au risque, rédiger des appels d'offres et même suggérer des moyens d'optimiser les stratégies d'achat.
Dans cet article, nous partageons quelques-uns des principaux cas d'utilisation de ChatGPT pour les équipes achats. Pour chaque cas d'utilisation, nous partageons des invites ChatGPT spécialement conçues.
Pour commencer, il vous suffit de coller ces invites dans votre contexte. N'hésitez pas à les personnaliser pour obtenir des informations spécialisées.
⭐ Fonctionnalité présentée
Le modèle d'approvisionnement de ClickUp centralise les données relatives à l'approvisionnement, aux fournisseurs et les autorisations d'achat pour les équipes chargées des achats et des opérations.
Des champs tels que « Niveau du fournisseur », « Criticité » et « Statut de conformité » permettent d'établir des priorités, tandis que les vues « Contrats », « Approbations » et « Bons de commande » offrent à votre équipe une visibilité instantanée sur chaque étape du cycle d'approvisionnement.
Pourquoi utiliser ChatGPT dans le domaine des achats ?
Les équipes d'approvisionnement sont accablées par une charge de travail considérable : gestion des contrats, des données fournisseurs, de la conformité et d'une documentation volumineuse.
Le défi est de taille : un récent rapport du Hackett Group projette que, tandis que la charge de travail liée aux achats augmentera de 10 %, le budget de l'équipe ne progressera que de 1 %, ce qui créera un écart d'efficacité de 9 %.
ChatGPT simplifie cette complexité. Grâce au traitement du langage naturel (NLP), il agit comme un partenaire de réflexion pour analyser des données cloisonnées, rédiger du contenu essentiel et faire émerger des informations en quelques minutes au lieu de plusieurs jours, accélérant ainsi la prise de décision et comblant le déficit d'efficacité.
Voici comment ChatGPT peut vous aider :
- Objectif stratégique : automatisation de la recherche et de la documentation afin d'aider les professionnels des achats, offrant ainsi un temps gratuit pour les négociations et l'approvisionnement stratégique.
- Plus grande efficacité : accélère les processus d'approvisionnement manuels tels que la recherche de fournisseurs et l'analyse des contrats, et automatise la création des premières ébauches de contrats, de SLA, de demandes de devis, de politiques d'approvisionnement et de résumés de réunion à l'aide d'outils d'IA.
- Analyse complexe : compare les profils des fournisseurs, les conditions et les marchés tout en renforçant la gestion des risques grâce à des résumés de scénarios et des alertes, autant de défis en matière d'approvisionnement que la supervision humaine pourrait négliger.
- Réduction des erreurs humaines : ChatGPT automatisant l'analyse et la collecte des données, il élimine les erreurs liées à l'entrée manuelle des données et aux mises en forme incohérentes.
- Leadership et habilitation : fournit aux responsables des achats des informations en temps réel et aide les spécialistes à se mettre à niveau plus rapidement grâce à des invites guidées et des modèles réutilisables afin d'améliorer le suivi des performances des fournisseurs.
- Excellence opérationnelle : recueille les enseignements tirés et boucle la boucle pour une amélioration continue tout au long du cycle de vie des achats.
ClickUp Insight : 37 % de nos répondants utilisent l'IA pour la création de contenu, y compris la rédaction, la modification en cours et les e-mails. Cependant, ce processus implique généralement de passer d'un outil à l'autre, comme un outil de génération de contenu et votre environnement de travail.
Avec ClickUp, vous bénéficiez d'une aide à la rédaction alimentée par l'IA dans tout l'espace de travail, y compris les e-mails, les commentaires, les chats, les documents et bien plus encore, tout en conservant le contexte de l'ensemble de votre espace de travail.
👀 Le saviez-vous ? 90 % des professionnels des achats prévoient déjà d'utiliser des agents IA pour optimiser leurs opérations d'approvisionnement.
Cas d'utilisation de ChatGPT dans le domaine des achats
Vous êtes peut-être un professionnel des achats qui souhaite utiliser ChatGPT pour rédiger des documents d'achat. Ou un responsable des achats qui souhaite utiliser ChatGPT pour rationaliser des flux de travail en plusieurs étapes.
Vous êtes peut-être un responsable des achats ou un directeur des achats qui souhaite utiliser l'IA pour la planification stratégique et l'assistance à la décision.
Nous avons créé des cas d'utilisation de ChatGPT pour chaque niveau d'utilisateur. Jetez-y un œil.
Cas d'utilisation de ChatGPT pour les achats : documentation de base
1. ChatGPT pour la rédaction d'appels d'offres (demandes de propositions)
La rédaction manuelle des appels d'offres obligeait les équipes à partir de zéro ou à réutiliser des modèles obsolètes.
Il faudrait des heures, voire des jours, pour harmoniser la portée, les spécifications techniques, les échéanciers, les critères d'évaluation et les clauses de conformité.
Les informations manquantes apparaissaient souvent tardivement, ce qui obligeait à demander des précisions aux fournisseurs et prolongeait le cycle, allongeant ainsi l'échéancier d'approvisionnement.
Avec ChatGPT, il vous suffit de saisir le contexte du projet : catégorie, volumes, sites, politiques et délais. Vous recevez instantanément un projet d'appel d'offres achevé avec des sections structurées : objectifs, portée, spécifications, mise en forme d'envoi, pondérations d'évaluation et notes de conformité.
ChatGPT met même en évidence les lacunes et les transforme en questions à poser aux fournisseurs. Votre équipe retrouve ainsi le temps de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur, telles que l'évaluation et la négociation avec les fournisseurs.
🤖 Invite générale pour la rédaction d'un appel d'offres : « Rédigez un appel d'offres pour [projet/catégorie]. Incluez : les objectifs, la portée, les spécifications techniques, les délais, les critères d'évaluation avec pondération, le format d'envoi et les exigences de conformité alignées sur [la politique/la norme]. Soulignez les informations manquantes sous forme de questions aux fournisseurs. »
2. ChatGPT pour la checklist d'intégration des fournisseurs
De la collecte de documents à la mise en place de systèmes, en passant par l'obtention des autorisations et tout ce qui se trouve entre les deux, l'intégration d'un nouveau fournisseur demande beaucoup de travail.
Grâce à ChatGPT, vous pouvez créer un flux de travail d'intégration personnalisé en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Cela évite à votre équipe de devoir réinventer la roue à chaque fois qu'un nouveau fournisseur est intégré.
🤖 Checklist générale pour l'intégration : « Créez une checklist pour l'intégration des fournisseurs pour [secteur d'activité/type d'entreprise]. Incluez des sections pour les documents juridiques, les certifications de conformité, l'installation financière, l'accès informatique/sécurité, les indicateurs de performance clés et les étapes d'approbation. »
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3. ChatGPT pour la rédaction d'e-mails de communication avec les fournisseurs
La gestion manuelle des e-mail des fournisseurs crée d'importants goulots d'étranglement.
Chaque acheteur utilisant son propre style de communication, l'absence de normalisation est source de confusion pour les fournisseurs, d'omissions de détails et de lenteur dans les réponses.
Les dizaines d'e-mails échangés manuellement (appels d'offres, clarifications, rappels) font que des informations cruciales sont facilement perdues, obligeant les équipes à perdre du temps à rechercher des détails élémentaires qui auraient dû être clairs dès le départ.
ChatGPT peut vous aider en devenant votre assistant de rédaction. Saisissez les informations nécessaires et il vous fournira des e-mails professionnels de fournisseurs en quelques secondes.
De la prise de contact initiale aux rappels de délais et aux suivis après les réunions, il garantit une communication cohérente.
🤖 Invites ChatGPT pour la communication avec les fournisseurs
Première prise de contact avec le fournisseur : « Rédigez un e-mail invitant [nom du fournisseur] à participer à un appel d'offres pour [catégorie/projet]. Indiquez la portée du projet, la date limite d'envoi et les coordonnées pour obtenir des précisions. Adoptez un ton formel mais accueillant. »
Demande de clarification : « Rédigez un e-mail de clarification à l'attention de [nom du fournisseur] concernant les informations manquantes dans sa réponse à l'appel d'offres. Demandez spécifiquement des précisions sur les prix unitaires, les échéanciers de livraison et les conditions de garantie. Demandez une réponse avant le [date]. »
Rappel de date limite : « Générez un e-mail de rappel à [Nom du fournisseur] pour lui rappeler que sa réponse à l'appel d'offres [identifiant] doit être envoyée avant le [date]. Restez poli, concis et professionnel, et incluez à nouveau les instructions d'envoi. »
Suivi après la réunion : « Rédigez un e-mail de suivi à [nom du fournisseur] après la négociation téléphonique d'aujourd'hui. Résumer les points convenus, les clarifications en attente et les prochaines étapes avec les propriétaires désignés et les délais. »
ClickUp Insight : 21 % des personnes interrogées souhaitent tirer parti de l'IA pour exceller professionnellement en l'appliquant aux réunions, aux e-mails et aux projets.
Bien que la plupart des applications de e-mail et des plateformes de gestion de projet intègrent l'IA comme fonctionnalité, celle-ci n'est pas toujours suffisamment fluide pour unifier les flux de travail entre les différents outils.
Mais chez ClickUp, nous avons trouvé la solution ! Grâce aux fonctionnalités de gestion des réunions basées sur l'IA de ClickUp, vous pouvez facilement créer des éléments à l'ordre du jour, prendre des notes pendant les réunions, créer et attribuer des tâches à partir des notes de réunion, transcrire des enregistrements, et bien plus encore, grâce à notre AI Notetaker et ClickUp Brain.
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4. ChatGPT pour créer un formulaire d'admission
Votre équipe d'approvisionnement reçoit des demandes d'approvisionnement par le biais de multiples canaux, notamment par e-mail, discuter et note informelle.
Sans processus d'admission standard, des détails essentiels tels que le budget, les spécifications et les délais peuvent être omis. Vous pourriez même devoir envoyer plusieurs demandes pour les obtenir.
Utilisez ChatGPT pour créer un formulaire étape par étape qui recueille toutes les informations requises dès le départ : coordonnées du demandeur, justification commerciale, codes budgétaires, contrôles de conformité et échéanciers.
Ainsi, chaque demande est traitée avec des données achevées et standardisées, ce qui réduit les allers-retours et accélère les processus d'approbation.
🤖 Invite pour créer un formulaire de demande : « Créez un formulaire de demande d'achat pour [type d'entreprise/secteur d'activité]. Incluez des champs pour les coordonnées du demandeur, la description du projet, la catégorie de dépenses, le budget estimé, la date de livraison requise, les contrôles de conformité et le circuit d'approbation. Mettez-le en forme sous la forme d'une checklist structurée ou d'un formulaire web. »
💡 Conseil de pro : dans l'environnement de travail ClickUp, vous n'avez pas besoin de rechercher des informations dans des e-mail ou des feuilles de calcul. Utilisez les formulaires ClickUp avec une logique conditionnelle afin que les demandeurs ou les fournisseurs ne voient que les champs qui les concernent.
En exemple, les téléchargements de certifications n'apparaissent que lorsqu'une catégorie réglementée est sélectionnée.
Chaque formulaire soumis peut automatiquement créer une tâche, l'attribuer au bon propriétaire et déclencher des approbations, permettant ainsi au service des achats de passer de la demande à l'action sans effort manuel.
Cas d'utilisation de ChatGPT dans le domaine des achats pour les cadres intermédiaires
5. ChatGPT pour la révision des contrats et l'évaluation des risques
La révision des contrats est l'un des principaux goulots d'étranglement dans le domaine des achats. Vous devez compter sur les services juridiques, déjà surchargés, pour signaler les clauses non standard, les lacunes en matière de conformité ou les risques cachés.
Bien que ChatGPT ne puisse pas remplacer l'équipe juridique, il sert de premier examinateur dans le processus de gestion des contrats.
Vous pouvez lui inviter à analyser les contrats afin de mettre en évidence les déclencheurs de prix inhabituels, les clauses de renouvellement automatique, les plafonds de responsabilité et les exigences de conformité. Il peut également mettre en évidence les problèmes qui nécessitent une attention juridique plus approfondie.
🤖 Invite, instructions pour examiner les contrats fournisseurs : « Examinez ce contrat fournisseur pour [catégorie/projet]. Extrayez toutes les clauses relatives aux ajustements de prix, aux renouvellements automatiques, aux droits de résiliation, aux plafonds de responsabilité, à la protection des données et aux crédits de service. Pour chacune d'entre elles, classez-les comme standard ou non standard en fonction des pratiques courantes en matière d'approvisionnement. Fournissez une brève note sur les risques (faible/moyen/élevé) avec une justification, et dressez une liste des questions de clarification que le service des achats devrait poser avant de les envoyer au service juridique. Terminez par un résumé de page à l'intention de la direction, décrivant les cinq principaux risques et les prochaines étapes recommandées.
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6. ChatGPT pour l'assistance à la négociation
Imaginez que vous ayez simulé une négociation avant de vous rendre à une réunion importante. C'est comme si vous aviez un négociateur personnalisé qui testerait vos arguments, mettrait en évidence vos points faibles et affûterait vos réponses.
ChatGPT fait office de partenaire de répétition pour les négociations. Vous pouvez simuler des discussions avec des fournisseurs, tester des contre-arguments et anticiper les réticences avant la réunion proprement dite. Vous pouvez même utiliser cette discussion pour préparer des scripts de gestion des objections et améliorer vos compétences en matière de négociation.
🤖 Invite de jeu de rôle pour la négociation avec un fournisseur : « J'ai besoin de m'entraîner à négocier avec un fournisseur avant notre réunion. Vous jouerez le rôle du fournisseur et je serai l'acheteur. Voici la situation :
Produit/service : [précisez ce que vous achetez]
Conditions actuelles : [tarifs actuels, conditions de paiement, calendrier de livraison]
Ce que je souhaite changer : [nouveaux termes recherchés]
Préoccupations probables des fournisseurs : [trésorerie, marges, capacité, etc. ]
Commencez la négociation en répondant à ma demande initiale par une réticence typique des fournisseurs. Utilisez des contraintes et des préoccupations réalistes propres au secteur. Soyez exigeant mais juste, comme le serait un véritable fournisseur.
Une fois que nous aurons terminé nos échanges, donnez-moi votre avis sincère sur :
- Quels ont été mes arguments les plus convaincants/les moins convaincants ?
- Quelles objections ai-je bien ou mal gérées ?
- Autres approches que j'aurais pu essayer
- Points clés que j'ai manqués et qui auraient pu améliorer ma position
Prêt à commencer ? Voici mon introduction : [insérez votre déclaration d'ouverture de négociation] ».
⭐ Bonus : utilisez ClickUp Brain MAX, une IA contextuelle pour des négociations plus intelligentes.
Dans l'environnement de travail ClickUp, vous n'avez pas besoin de copier les données de négociation, les conditions ou les notes sur les fournisseurs dans des outils externes. ClickUp Brain MAX intègre l'IA contextuelle directement dans votre environnement de travail. Il comprend vos projets en cours, l'historique des fournisseurs et les conditions contractuelles. Ainsi, lorsque vous lui demandez de résumer les points de discussion ou de préparer des contre-arguments, il connaît déjà le contexte.
7. ChatGPT pour analyser les habitudes de dépenses
En tant que professionnel des achats de niveau intermédiaire, vous êtes souvent le premier à vous plonger dans les données brutes relatives aux dépenses : extraits CSV provenant des systèmes ERP, feuilles de calcul contenant l'historique des bons de commande (PO) ou factures des fournisseurs.
Vous devez repérer rapidement les tendances, les fuites ou les dépenses non conformes afin de présenter des informations exploitables à la direction. Cependant, le nettoyage et le découpage manuels des données prennent des heures.
ChatGPT accélère ce processus en interprétant les fichiers de données et en résumant les informations qu'ils contiennent. Il peut mettre en évidence les principales catégories en fonction des dépenses, signaler les fournisseurs en double, révéler les écarts de prix unitaires et identifier les possibilités de consolidation ou de renégociation.
Le résultat est un récit prêt à être présenté.
🤖 Invite pour analyser le profil de dépenses : « Analysez ces données sur les dépenses d'approvisionnement et identifiez les possibilités de réduction des coûts : [collez vos données sur les dépenses].
J'ai besoin que vous :
- Repérez les habitudes de dépenses inhabituelles ou les anomalies qui nécessitent votre attention.
- Identifiez les catégories dans lesquelles nous sommes susceptibles de dépenser trop par rapport aux références.
- Trouvez des opportunités pour regrouper vos fournisseurs ou négocier des réductions sur volume.
- Mettez en évidence les achats non conformes effectués en dehors des fournisseurs approuvés.
- Calculez les économies potentielles pour chaque recommandation.
- Classez les opportunités par ordre de priorité en fonction de leur impact et de leur facilité de mise en œuvre.
Présentez vos conclusions dans un résumé clair, en indiquant si possible les montants précis en dollars et les prochaines étapes concrètes pour chaque opportunité.
📚 À lire également : Les meilleurs outils d'analyse des achats pour un sourcing plus intelligent
8. ChatGPT pour l'automatisation des bons de commande (PO)
Lorsque vous créez un bon de commande, vous devez vérifier les codes budgétaires, valider les coordonnées des fournisseurs, aligner les éléments de commande et vous assurer de la conformité avec les politiques de l'entreprise.
Le processus manuel est source d'erreurs, car même des références erronées ou des prix incorrects peuvent entraîner des problèmes plus importants. Non seulement cela créerait des conflits entre les services achats, financiers et les fournisseurs, mais cela leur ferait également perdre du temps en corrections et en nouvelles validations. Dans le pire des cas, cela peut entraîner des pénalités.
ChatGPT peut automatiser la première ébauche des bons de commande en extrayant des données structurées telles que les données de réquisition, les coordonnées des fournisseurs et les conditions tarifaires.
Il génère une mise en forme de bon de commande achevée avec les éléments, les totaux, les adresses de livraison et les conditions déjà remplis. Grâce à l'intervention humaine, vous pouvez ensuite valider et approuver le bon de commande.
De plus, ChatGPT peut signaler les incohérences (telles que les écarts de prix par rapport aux tarifs contractuels) avant l'envoi du bon de commande.
🤖 Invite intermédiaire pour l'automatisation des bons de commande : « Générez un bon de commande pour [nom du fournisseur] à partir des données de cette demande : [collez le tableau ou les détails]. Indiquez le numéro du bon de commande, les coordonnées du fournisseur, les éléments (avec les références, les prix unitaires et les quantités), le coût total, l'adresse de livraison, les conditions de paiement et une section d'approbation. Signalez tout prix ne correspondant pas aux tarifs contractuels et mettez en évidence les champs manquants qui doivent être validés. »
💡 Conseil de pro : demandez à ClickUp Brain d'extraire les éléments, les prix et les données fournisseurs directement à partir des tâches ou des factures liées. Brain récupère automatiquement les informations et génère un projet de bon de commande structuré, prêt à être examiné, approuvé et envoyé.
Le résultat est une durée du cycle plus rapide pour les responsables des achats qui traitent des dizaines de bons de commande chaque semaine.
9. ChatGPT pour la gestion des fournisseurs
La gestion des fournisseurs nécessite beaucoup de ressources en raison de la fragmentation des données : les rapports de performance, les accords de niveau de service (SLA) et les mises à jour de conformité sont fournis dans des formats disparates (feuilles de calcul, PDF, e-mails). La consolidation manuelle de ces informations demande beaucoup de temps et d'effort, ce qui augmente le risque de problèmes critiques (violations des SLA, expiration des certifications) pouvant entraîner des retards et des pénalités financières.
Sans données standardisées, les cycles de renouvellement s'éternisent et les preuves de la performance des fournisseurs restent anecdotiques.
ChatGPT vous aide à consolider des informations fragmentées dans des tableaux de bord structurés sur les fournisseurs, des tableaux de bord des risques et des résumés trimestriels des performances. Il peut extraire des informations clés à partir de rapports ou d'e-mails, signaler les problèmes récurrents et même générer des forfaits d'action corrective pour les fournisseurs peu performants.
🤖 Invite ChatGPT pour créer une fiche d'évaluation des fournisseurs et un résumé des risques : « Consolidez les données du fournisseur [Nom du fournisseur] à partir des informations suivantes : rapports de performance, journaux SLA et documents de conformité. Résumer le respect des SLA, les performances de livraison, la stabilité des prix et la fréquence des problèmes. Classez les risques par catégorie (financier, opérationnel, conformité) et attribuez des évaluations (faible/moyen/élevé). Créez ensuite une fiche d'évaluation des fournisseurs d'une page avec des indicateurs visuels et un forfait d'amélioration sur 90 jours, comprenant des mesures correctives spécifiques et des déclencheurs d'escalade. »
⭐ Bonus : utilisez les agents ClickUp AI pour la gestion des fournisseurs. Utilisez des agents prédéfinis ou optez pour des agents personnalisés. Ces agents peuvent :
- Suivez les indicateurs clés de performance des fournisseurs : suivez en temps réel les performances OTIF, les taux de défauts et les écarts de coûts entre les fournisseurs.
- Prévoyez les risques liés aux fournisseurs : identifiez les schémas récurrents, tels que les violations répétées des accords de niveau de service (SLA) ou les retards de livraison, avant qu'ils ne deviennent systématiques.
- Générer des actions d'amélioration : recommandez automatiquement des mesures correctives ou rédigez des tâches CAPA (actions correctives et préventives).
- Escalade intelligente : transmettez les problèmes aux propriétaires des achats ou aux gestionnaires de catégorie en fonction de leur gravité et du niveau du fournisseur.
- Automatisez les rapports : résumer la santé hebdomadaire des fournisseurs et publiez les mises à jour directement dans vos tableaux de bord ClickUp ou vos canaux Slack.
Regardez cette vidéo pour configurer votre premier agent IA :
Cas d'utilisation de ChatGPT dans le domaine des achats pour les dirigeants
10. ChatGPT pour la planification de la stratégie d'approvisionnement
Un directeur des achats (CPO) a besoin de clarté stratégique. Par exemple, comment trouver le juste équilibre entre la réduction des coûts, la résilience des fournisseurs et les priorités ESG. La planification traditionnelle nécessite des semaines d'ateliers interfonctionnels et de présentations PowerPoint.
ChatGPT condense ce cycle en quelques heures en synthétisant les données des fournisseurs, l'analyse des dépenses, les rapports de marché et les objectifs internes en un seul récit stratégique cohérent.
Il peut générer des guides d'approvisionnement avec des jalons de transformation, des catalyseurs technologiques et des indicateurs de performance alignés sur les OKR de l'entreprise. Les dirigeants peuvent utiliser ces ébauches assistées par l'IA pour se lancer directement dans des discussions stratégiques sans avoir à les élaborer à partir de zéro.
🤖 Invite ChatGPT pour la planification de la stratégie d'approvisionnement : « Agissez en tant que responsable de la stratégie d'approvisionnement. À partir des informations ci-dessous, élaborez une stratégie d'approvisionnement sur trois ans comprenant (a) des objectifs et des indicateurs clés de performance, (b) des guides par catégorie, (c) une stratégie de portefeuille de fournisseurs, (d) un modèle opérationnel et des rôles, (e) une feuille de route en matière de données/technologies, (f) les risques et les mesures d'atténuation, (g) les jalons importants sur 12 mois.
Données d'entrée : Secteur d'activité = [ ], Chiffre d'affaires = [ ], Composition des coûts = [direct %/indirect %], 8 principales catégories = [ ], Maturité actuelle (S2C/CLM/SRM/P2P/Analytics 1–5) = [ ], Cible d'économies = [%], Cible de résilience = [double source %, délai de récupération], Priorités ESG = [ ].
Contraintes : budget ≤ [ ], croissance des effectifs ≤ [ ], obligations réglementaires = [ ].
Résultats : résumé exécutif d'une page, tableau stratégique par catégorie, échéancier de transformation (trimestriel), arborescence des indicateurs clés de performance (avancés/retardés), carte thermique des risques, cadence de gouvernance. »
11. ChatGPT pour la prévision prédictive des dépenses
La volatilité des marchés fait de l'imprévisibilité des dépenses l'un des principaux angles morts des dirigeants.
En l'absence de prévisions fiables, les directeurs de la chaîne d'approvisionnement (CSCO) et les directeurs financiers (CFO) doivent s'appuyer sur des moyennes historiques ou des budgets statiques.
ChatGPT peut superposer des informations sur le marché, des index de matières premières, les fluctuations de devise et les données de performance des fournisseurs aux dépenses internes afin de produire des prévisions prospectives.
Il met en évidence les signaux d'avertissement précoces en cas de dépenses excessives et modélise des scénarios d'atténuation, tels que la consolidation des volumes ou la renégociation avec les fournisseurs.
🤖 Invite ChatGPT pour la prévision prédictive des dépenses : « Analysez 24 mois de données S2P (bons de commande/factures) afin de générer une prévision des dépenses pour le trimestre suivant par catégorie avec des scénarios de base/élevé/faible.
À faire :
- Facteurs techniques (volume, coût unitaire, saisonnalité, taux de change, index des matières premières [préciser])
- Quantifiez la sensibilité des dépenses à chaque facteur (élasticités)
- Signaler les catégories susceptibles de dépasser le budget de >[x] %
- Recommandez des actions ciblées (par exemple, consolidation des volumes, couverture, nouvelles offres) avec un impact financier et un calendrier précis.
Résultats : Note de synthèse (≤12 points), tableau par catégorie (prévision, intervalle, facteurs, risques), description du diagramme en cascade (« ce qui fait évoluer le nombre »), plan d'action à 30/60/90 jours avec les propriétaires.
Hypothèses : Documenter les lacunes en matière de qualité des données et le niveau de confiance par catégorie. »
📚 En savoir plus : Comment gérer un processus d'approvisionnement SaaS
12. ChatGPT pour la veille sur les risques liés aux fournisseurs
Un seul fournisseur perturbé peut entraîner une perte de revenus de plusieurs millions. Pourtant, de nombreux directeurs des achats ne découvrent le risque qu'une fois qu'il s'est produit.
ChatGPT peut agir comme un analyste en temps réel. Il peut analyser les actualités publiques, les listes de sanctions, les informations ESG et les documents financiers afin de signaler les premiers signes d'instabilité.
Il peut corréler des indicateurs externes (changement de propriété, grèves, insolvabilité) avec des indicateurs de performance clés internes (retards de livraison, problèmes de qualité) et suggérer des stratégies d'atténuation.
🤖 Invite ChatGPT pour les informations sur les risques liés aux fournisseurs : « Créez un rapport sur les risques liés au fournisseur [Nom du fournisseur] à partir des sources de données suivantes : indicateurs de performance clés internes (taux de livraison, défauts, violations des accords de niveau de service), actualités récentes et rapports de crédit.
- Évaluez les risques sur les plans financier, opérationnel et réglementaire.
- Attribuez une note de risque quantitative (1 à 10).
- Identifiez les 5 principaux signaux d'alerte et les mesures d'atténuation recommandées.
- Résumer le tout dans un document d'une page avec des évaluations codées par couleur (faible/moyen/élevé).
13. ChatGPT pour les tableaux de bord et les rapports exécutifs
ChatGPT peut analyser les fiches d'évaluation des fournisseurs, les données des bons de commande et les rapports d'économies afin de générer des résumés narratifs pour les revues d'entreprise trimestrielles ou les réunions du conseil d'administration.
Il peut mettre en évidence les écarts par rapport aux indicateurs clés de performance, expliquer les variations et même recommander les prochaines actions à mener, transformant ainsi les indicateurs en informations exploitables pour la direction.
🤖 Invite ChatGPT pour la préparation de tableaux de bord exécutifs : « Convertissez ces données trimestrielles sur les performances d'approvisionnement en un rapport prêt à être présenté au conseil d'administration. Incluez :
- Dépenses totales et économies réalisées
- Tendances en matière de risques fournisseurs et incidents clés
- Pourcentage de conformité aux contrats
- Durée moyenne du cycle d'approvisionnement
- Résumé des initiatives de transformation numérique
Mettre en forme pour la lecture par les cadres supérieurs, avec cinq recommandations clés pour le trimestre suivant.
14. ChatGPT pour la durabilité et les rapports ESG
Les achats représentent 60 à 90 % de l'empreinte environnementale d'une entreprise, mais la collecte des données ESG auprès des fournisseurs est chronophage et fragmentée.
ChatGPT peut extraire les informations ESG, les rapports sur les émissions et les résultats d'audit, mapper-les avec les cadres CSRD ou GRI, et mettre en évidence les lacunes en matière de conformité.
Il peut également recommander des forfaits d'amélioration des fournisseurs et générer des résumés de direction pour les examens de durabilité.
🤖 Invite ChatGPT pour préparer un résumé de conformité ESG : « Compilez un dossier de performance ESG des fournisseurs conforme à [CSRD/GRI] pour les 20 principaux fournisseurs en termes de dépenses.
Données d'entrée : informations ESG des fournisseurs (fournies), notes d'audit, niveau de risque par catégorie.
Tâches : Extraire les indicateurs pertinents pour le scope 3, les statistiques sur la diversité, les incidents liés à la sécurité et les attestations de conformité aux politiques. Identifier les écarts par rapport aux critères du cadre ; proposer des demandes de collecte de données.
Résultats : carte thermique par fournisseur/catégorie, niveaux de maturité (fondamental/en cours/leader), mesures d'amélioration sur 6 mois avec preuves requises et leviers contractuels (clauses de rapports, pondération des tableaux de bord).
Attention : citez la source pour chaque indicateur ; indiquez le niveau de confiance pour les estimations. »
15. ChatGPT pour le coût total de propriété et l'ingénierie de la valeur
Les directeurs des achats et les directeurs financiers souhaitent aller au-delà des « économies unitaires » pour s'orienter vers la création de valeur totale.
ChatGPT peut modéliser les facteurs de coûts de bout en bout. Cela inclut l'acquisition, la logistique, l'énergie, la maintenance, l'élimination et les primes de risque, et suggère des moyens de repenser les spécifications ou les modèles d'approvisionnement.
Il peut également comparer les propositions des fournisseurs aux normes du marché afin de révéler des informations sur les coûts de service qui sont souvent masquées derrière les prix de base.
🤖 Invite ChatGPT pour modéliser des scénarios de coût total de possession pour des catégories clés : « Développez un modèle de coût total de possession pour [catégorie/produit].
Incluez les facteurs de coûts directs et indirects (matériaux, logistique, garantie, maintenance, risques, temps d'arrêt).
Comparez les trois meilleurs fournisseurs en fonction du coût du cycle de vie, et pas seulement du prix.
Suggérez 3 modifications de conception ou de processus qui réduisent le coût total d'au moins 8 % sans compromettre la qualité. »
📚 En savoir plus : Meilleurs outils logiciels de gestion des opérations
Limites de l'utilisation de ChatGPT dans le domaine des achats
ChatGPT apporte une valeur ajoutée significative aux opérations d'approvisionnement, mais ce n'est pas un logiciel de gestion des achats. Il s'agit d'un outil autonome qui présente certaines limites que vous devez connaître.
Manque de connaissance du contexte
ChatGPT ne connaît pas votre entreprise. Vous devez lui expliquer votre stratégie d'approvisionnement et lui fournir des données spécifiques, des documents, des sites web et les exigences de votre organisation afin d'obtenir des recommandations pertinentes.
Sans contexte approfondi, vous obtiendriez des recommandations génériques qui ne tiendraient pas compte de vos contraintes internes ou de vos priorités stratégiques.
Manque d'intégration
ChatGPT ne peut pas extraire automatiquement les données de votre outil de gestion des commandes ou de votre logiciel de logistique en temps réel. Vous devrez exporter manuellement les données de plusieurs plateformes et les saisir dans ChatGPT pour les analyser. Non seulement cela prend du temps, mais cela pose également des problèmes de précision lorsque les données deviennent obsolètes entre l'exportation et l'analyse.
👀 Le saviez-vous ? Seules 21 % des entreprises stockent moins de 70 % de leurs données de dépenses au même endroit, ce qui signifie que la plupart des équipes d'approvisionnement travaillent à l'aveuglette avec des données dispersées.
Problèmes de confidentialité et de sécurité
Lorsque vous utilisez ChatGPT pour les achats, vous effectuez un partage d'informations sensibles sur les fournisseurs, des conditions contractuelles et des données tarifaires concurrentielles. Cela peut constituer une violation de la politique de votre entreprise interdisant le partage d'informations confidentielles avec des services d'IA tiers.
En effet, ChatGPT traite les requêtes via les serveurs d'OpenAI, où des employés peuvent examiner vos discussions afin d'améliorer le système. Sans contrôles de confidentialité de niveau entreprise, vos données peuvent être compromises, ce qui peut entraîner des problèmes juridiques.
❗ Attention : selon l'étude « Trust in AI » (Confiance dans l ' IA) réalisée par KPMG, 44 % des employés utilisent l'IA d'une manière qui va à l'encontre des politiques de leur entreprise, par exemple en téléchargeant des données sensibles de l'entreprise vers des outils d'IA publics. Plus alarmant encore, 57 % d'entre eux admettent avoir commis des erreurs dans leur travail dues à des erreurs de l'IA.
Pas d'exécution automatisée des flux de travail
ChatGPT facilite la planification et l'analyse organisationnelles, mais ne peut pas exécuter automatiquement les tâches d'approvisionnement. L'IA n'enverra pas de demandes d'achat, ne mettra pas à jour les dossiers des fournisseurs et ne déclenchera pas de processus d'approbation.
Vous aurez toujours besoin de systèmes distincts pour mettre en œuvre les stratégies et les modèles. Cet écart entre la planification et l'exécution des achats entraîne un surcroît de travail manuel.
Défis liés à l'exactitude et à la vérification des données
ChatGPT a tendance à privilégier les réponses qui semblent faire autorité, même lorsque les données sous-jacentes sont incorrectes ou inventées. Il s'agit là d'une mise en garde courante concernant l'utilisation de l'IA générative pour les tâches d'approvisionnement.
Les professionnels des achats doivent vérifier toutes les informations relatives aux fournisseurs, les données tarifaires et les détails de conformité avant de prendre une décision. Cette étape de vérification allonge les processus de recherche que les équipes espèrent rationaliser.
❗ Attention : Deloitte Australie a remboursé une partie des 440 000 dollars australiens après qu'un rapport assisté par l'IA remis au gouvernement australien s'est avéré contenir du contenu falsifié : fausses citations judiciaires, références erronées et références incorrectes.
Cet épisode sert de signal d'alarme pour les équipes commerciales et financières: on ne peut pas faire aveuglément confiance aux outils d'IA, et la supervision humaine reste essentielle, en particulier dans le cadre de rapports ou de négociations contractuelles à haut risque.
Pas de surveillance en temps réel
ChatGPT ne s'intègre pas aux bases de données des fournisseurs ni aux systèmes de surveillance pour fournir des informations actualisées sur les performances des fournisseurs. Vous devrez recueillir des données de performance auprès de plusieurs sources de données pour obtenir des évaluations précises des fournisseurs.
Cela entrave la surveillance continue et crée des angles morts qui peuvent avoir un impact sur la prise de décision stratégique et la gestion des risques dans les relations avec les fournisseurs.
📮 ClickUp Insight : 16 % des managers ont du mal à intégrer les mises à jour provenant de plusieurs outils dans une vue cohérente. Lorsque les mises à jour sont dispersées, vous passez plus de temps à rassembler les informations et moins de temps à diriger.
Le résultat ? Des charges administratives inutiles, des informations manquées et un manque de coordination. Grâce à l'espace de travail tout-en-un de ClickUp, les responsables peuvent centraliser les tâches, les documents et les mises à jour, ce qui réduit les tâches fastidieuses et met en évidence les informations les plus importantes, au moment où elles sont nécessaires.
💫 Résultats concrets : Réunissez 200 professionnels dans un environnement de travail ClickUp unifié, à l'aide de modèles personnalisables et d'un suivi du temps pour réduire les frais généraux et améliorer les délais de livraison sur plusieurs emplacements.
Alternatives à ChatGPT pour les achats
Les limites de ChatGPT en tant qu'outil autonome le rendent peu pratique pour les opérations d'approvisionnement de bout en bout.
En fait, si vous souhaitez vraiment rationaliser vos achats, vous avez besoin d'un outil d'achat basé sur l'IA qui s'intègre à votre infrastructure de gestion de projet existante.
À l'instar de ClickUp, une application tout-en-un pour le travail qui vous permet de gérer des projets, de suivre les fournisseurs, d'automatiser les flux de travail et d'analyser les données d'approvisionnement à partir d'une seule plateforme. Et grâce à une IA centralisée (ClickUp Brain), vous pouvez établir la connexion entre tous les éléments de votre activité. Voici comment :
Configurez des flux de travail d'approvisionnement à l'aide d'un modèle ClickUp.
Le modèle d'approvisionnement de ClickUp offre un cadre structuré sans code pour rationaliser l'ensemble de votre processus d'approvisionnement. Il est livré avec des installations prédéfinies pour les demandes d'admission, les appels d'offres, les négociations de contrats et les opérations d'approvisionnement internes, vous n'avez donc pas à créer de flux de travail à partir de zéro.
Utilisez le modèle d'approvisionnement ClickUp pour :
- Rédigez vos procédures opératoires normalisées en matière d'approvisionnement : élaborez des procédures normalisées afin que tous les membres de l'équipe disposent de processus clairs et documentés.
- Suivez les demandes entrantes : traitez les demandes d'achat provenant de différents services avec des niveaux de priorité et des dates d'échéance avec visibilité dans une vue organisée.
- Surveillez les performances des fournisseurs : visualisez les données de performance des fournisseurs par niveau, risque, coordonnées et statut du projet dans 8 affichages ClickUp différents.
- Visualisez les partenariats essentiels : obtenez les informations nécessaires sur les fournisseurs, notamment leur niveau de risque et leurs coordonnées, grâce à la vue Tier 1 Mission Critical affichée.
💡 Conseil de pro : utilisez les nœuds glisser-déposer dans les cartes mentales ClickUp pour établir des connexions entre les processus d'approvisionnement complexes. Visualisez les différentes étapes de l'approvisionnement et identifiez les goulots d'étranglement avant qu'ils n'aient un impact sur la gestion de votre chaîne d'approvisionnement.
Créez des documents d'approvisionnement partageables avec ClickUp Docs.
ClickUp Docs offre un hub centralisé pour créer et stocker tous vos contrats et documents. Avec Docs, vous pouvez inviter plusieurs membres de votre équipe à travailler sur des documents d'approvisionnement et restreindre les permission afin de relever les défis liés au contrôle des versions.
Les documents peuvent être facilement liés à vos tâches ClickUp et à vos dossiers d'approvisionnement. Ainsi, vous n'aurez plus à fouiller dans vos chaînes d'e-mails ou vos disques partagés pour trouver la dernière version du contrat lorsqu'un fournisseur vous appelle au sujet des conditions.
Accédez à l'IA contextuelle avec ClickUp Brain.
Dans Docs, vous pouvez également accéder à ClickUp Brain. Grâce à l'intelligence artificielle dédiée aux achats intégrée à votre éditeur de documents, vous pouvez :
- Générer des modèles de contrats : créez des modèles standard pour les stocks, les devis, les propositions et les contrats de service en vous basant sur les contrats précédents de votre entreprise.
- Personnalisez les documents fournisseurs : Brain extrait les données pertinentes de votre base de données fournisseurs pour remplir les coordonnées et l'historique des prix, vous évitant ainsi de devoir mettre à jour manuellement chaque document.
- Examinez les risques contractuels : Brain peut analyser des documents juridiques complexes et signaler les problèmes potentiels, tels que des conditions de paiement défavorables ou l'absence de clauses de résiliation.
- Résumer les propositions des fournisseurs : Brain crée des résumés concis de longues propositions, en soulignant les différences de prix clés et les variations d'échéancier entre plusieurs fournisseurs.
- Vérification de la conformité : Brain vérifie la conformité des contrats aux exigences réglementaires de votre secteur et identifie les certifications ou protocoles de sécurité manquants.
Automatisez les flux de travail d'approvisionnement avec ClickUp Automatisations.
Le suivi des approbations, l'acheminement des demandes d'achat, la recherche des mises à jour des fournisseurs et la clôture des factures sont des tâches qui vous prendraient beaucoup de temps.
Grâce à ClickUp Automatisations, transformez ces étapes routinières en flux de travail autonomes.
Les automatisations permettent de déplacer des tâches d'une étape à l'autre, d'attribuer des propriétaires en fonction des seuils de dépenses ou de déclencher des alertes lorsque les certifications des fournisseurs ou les dates des contrats approchent de leur expiration. Les demandes d'achat peuvent être automatiquement transmises pour approbation dès que les conditions de coût ou de service sont remplies.
Voici quelques automatisations que vous pourriez mettre en place :
Flux de travail d'approbation du budget
Demande d'achat soumise → Budget supérieur à 5 000 $ → Attribution automatique au responsable financier → Envoi d'une notification d'approbation
Surveillance des risques liés aux fournisseurs
Modifications de l'évaluation des risques fournisseurs → Mise à jour du statut à « Risque élevé » → Création d'une tâche de révision → Notification à l'équipe achats dans les 24 heures
Alertes de renouvellement de contrat
La date d'expiration du contrat approche → 90 jours avant la date limite → Créer une tâche de renouvellement → Attribuer au responsable des relations avec les fournisseurs
Visualisez les performances en matière d'approvisionnement grâce aux tableaux de bord ClickUp.
Vous ne pouvez améliorer que ce qui est mesuré. Avec les nombreux indicateurs à mesurer tout au long du cycle de vie de vos achats, il sera difficile de les suivre manuellement.
ClickUp Tableaux de bord vous fait gagner un temps considérable en vous offrant une vue d'ensemble de vos contrats et des données relatives à vos fournisseurs. Que vous surveilliez le respect des délais de livraison, les économies réalisées ou les scores de conformité, vous disposez d'une visibilité en un coup d'œil de l'état de santé global de vos achats.
📊 Voici quelques-uns des indicateurs clés de performance (KPI) de l'approvisionnement que vous pouvez suivre en utilisant ClickUp :
- Livraison dans les délais (OTD) : % des livraisons des fournisseurs achevées comme prévu
- Économies réalisées : économies totales réalisées grâce à la négociation de contrats ou à la consolidation des fournisseurs.
- Durée du cycle d'approvisionnement : durée moyenne entre la demande d'achat et la commande.
- Taux de conformité contractuelle : % des achats effectués dans le cadre de contrats actifs
- Taux de défauts des fournisseurs : % de livraisons refusées pour des problèmes de qualité
- Dépenses sous gestion : partie des dépenses totales gérée par le biais de processus d'approvisionnement formels.
- Délai de réponse des fournisseurs : délai moyen nécessaire aux fournisseurs pour répondre aux demandes de devis ou aux demandes de précisions.
- Exactitude des factures : pourcentage de factures traitées sans anomalie
- Note de risque fournisseur : note pondérée combinant le respect des accords de niveau de service (SLA), la stabilité financière et la conformité réglementaire.
💡 Conseil de pro : utilisez les cartes IA dans les tableaux de bord pour intégrer des informations intelligentes et dynamiques directement dans les tableaux de bord des achats.
Vous pouvez exécuter des invites personnalisées (via les cartes AI Brain), obtenir des résumés exécutifs ou générer automatiquement des mises à jour de projet en fonction de l'activité récente. Les cartes AI se mettent à jour à mesure que vos données sous-jacentes changent, ce qui permet à vos tableaux de bord de rester à jour et prêts à prendre des décisions.
Centralisez les discussions là où le travail est effectué
Gardez chaque discussion en connexion avec la tâche, l'appel d'offres ou le bon de commande auquel elle se rapporte à l'aide de ClickUp Chat.
En exemple, lorsqu'un fournisseur envoie des conditions tarifaires mises à jour, le responsable de catégorie peut ajouter ces notes directement dans le canal de discuter lié à la tâche de ce fournisseur. Les équipes financières, opérationnelles et juridiques peuvent afficher, discuter et mettre à jour les prochaines étapes en un seul endroit, sans chaos dans les e-mails ni perte de contexte.
Pour une collaboration en direct, SyncUps dans ClickUp Discuter facilite l'organisation de discussions en temps réel là où le travail est effectué. Vous pouvez démarrer un appel audio ou une visio-conférence directement dans un canal ou une tâche.
💡 Conseil de pro : utilisez ClickUp Discuter sur mobile pour que les discussions relatives aux achats restent fluides, même lorsque vous n'êtes pas à votre bureau.
Environnement de travail IA convergent : un hub unique pour des achats intelligents
L'environnement de travail ClickUp convergent regroupe vos documents, tâches, chats et fonctionnalités IA dans un environnement unifié. Plutôt que d'activer/désactiver entre Excel, e-mail, référentiels de contrats et tableaux de bord analytiques, vous travaillez dans un volet unique et intelligent où le contexte est préservé et les informations s'affichent naturellement.
Dans le contexte des achats, l'IA convergente signifie :
- Liaison transparente entre les documents des fournisseurs, les appels d'offres et les discussions pour discuter de l'évaluation
- Résumer par IA des conditions contractuelles, des risques liés aux fournisseurs et des tendances en matière de performances, directement à côté de la tâche.
- Passez en un clic de discuter à la tâche, à l'invite IA, puis au rapport, sans perdre le contexte.
🔴 La prolifération du travail : le tueur silencieux de la productivité. Les outils fragmentés ralentissent la prise de décision, entraînent une duplication des tâches et masquent les informations critiques dans des silos déconnectés, ce que l'on appelle la prolifération du travail. L'utilisation d'un environnement de travail IA convergent aide les équipes d'approvisionnement à regrouper ces silos dans un environnement cohérent et axé sur les données.
Rationalisez votre processus d'approvisionnement avec ClickUp
Il est indéniable que l'IA dans le domaine des achats transforme des tâches fastidieuses en workflows intelligents et auto-optimisés.
Mais les outils tels que ChatGPT ne traitent que des tâches individuelles de manière isolée.
Si vous avez besoin d'une plateforme qui établit la connexion entre vos données fournisseurs, vos contrats, vos approbations et vos communications dans un seul système intelligent, ClickUp vous offre tout cela. Avec toutes vos tâches, fichiers, discussions et données de travail réunies en un seul endroit, ClickUp est le seul environnement de travail convergent dont vous et votre équipe avez besoin pour mener à bien des opérations d'approvisionnement efficaces et efficientes.
Pour commencer à automatiser vos processus d'approvisionnement, inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp.