Les clients ne demandent pas grand-chose ; ils ont juste besoin de clarté, de mises à jour, d'un accès facile à l'information et d'un moyen de vous joindre en cas de besoin. Mais ces besoins simples se transforment souvent en e-mails constants, en fichiers éparpillés et en réunions de statut qui tournent en rond, ce qui crée de la frustration des deux côtés.
Un portail client bien structuré centralise tout afin que les clients sachent toujours où aller pour les mises à jour, les documents et la communication.
Dans cet article de blog, nous allons explorer comment créer un portail client dans ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail ! PS : Nous allons examiner quelques modèles prêts à l'emploi pour vous permettre d'être opérationnel en un rien de temps. 💁
⏰ Résumé en 60 secondes
Suivez ces étapes pour créer des portails clients à l'aide de ClickUp :
Étape n°1 : Paramétrez numériquement un espace client dédié
Étape n°2 : Centraliser les informations des clients avec ClickUp Docs
Étape n°3 : Organiser les tâches et les projets des clients
Étape n°4 : Améliorer la communication avec les clients grâce à ClickUp Chat
Étape n° 5 : Créer un tableau de bord client pour l'étude des données en temps réel avec les tableaux de bord ClickUp
Étape n° 6 : Automatisez les flux de travail répétitifs avec les automatisations ClickUp
Étape n°7 : Intégrer des applications externes pour améliorer les fonctionnalités avec les intégrations ClickUp
*qu'est-ce qu'un portail client ?
Un portail client est un espace sécurisé et centralisé où les organisations et les clients peuvent collaborer, accéder à des documents, suivre la progression des projets et communiquer efficacement.
Les portails clients systématisés permettent d'éviter les e-mails épars et les problèmes de communication. ClickUp facilite la configuration de portails adaptés à votre flux de travail.
Plus besoin de s'inquiéter que des informations sensibles ne tombent entre de mauvaises mains. Grâce aux permissions personnalisables de ClickUp, vous pouvez décider précisément de ce que les clients voient et accèdent, en gardant les choses transparentes sans trop partager.
Du suivi des tâches aux mises à jour automatisées, la plateforme offre des options personnalisables pour gérer plusieurs clients.
💡 Conseil de pro : La mise en place d'un portail client peut présenter des défis tels qu'un faible taux d'adoption par les clients. Pour y remédier, communiquez les avantages du portail, offrez des incitations aux premiers utilisateurs et proposez une formation approfondie pour que les clients se sentent à l'aise et impliqués dans le nouveau système.
*qui utilise un portail client ?
Les entités telles que les agences, les consultants, les indépendants, les cabinets d'avocats et les fournisseurs de services financiers utilisent les portails clients pour partager des informations sans avoir à recourir à des e-mails interminables.
Voici quelques professions qui utilisent de tels portails pour une meilleure gestion de projet avec leurs clients: ⚒️
- Agences de marketing et de création : partagez les mises à jour de projets, les ressources de conception et les commentaires des clients dans un espace organisé
- Consultants et coachs : Fournissez aux clients des forfaits structurés, un suivi de leur progression et un accès facile aux ressources
- *professionnels du droit et de la finance : partagez en toute sécurité des documents sensibles, des dossiers et des rapports financiers tout en garantissant la conformité
- Équipes du service client : Offrez aux clients un hub en libre-service pour les FAQ, les tickets et la communication en temps réel
- *entreprises informatiques et SaaS : simplifiez l'intégration des clients, les demandes de fonctionnalités et l'assistance continue grâce à un portail unique
- *entreprises de construction et immobilières : Fournissez à vos clients des mises à jour sur les propriétés, les contrats et les échéanciers des projets dans un environnement structuré
Comment créer un portail client dans ClickUp
La configuration d'un portail client à l'aide de ClickUp CRM peut sembler compliquée, mais c'est en réalité très simple. Que vous ayez besoin d'un simple espace de partage de fichiers ou d'un hub entièrement interactif avec des tâches, des mises à jour et des automatisations, la plateforme vous permet de créer un portail qui fonctionne pour vous et vos clients.
Voici un guide étape par étape pour créer un portail efficace. 👀
Étape n°1 : Configurez un espace client dédié dans ClickUp
Créez un environnement de travail ClickUp dédié pour conserver toutes les informations relatives aux clients de manière organisée et accessible.
Connectez-vous à ClickUp et créez un nouvel environnement de travail intitulé « Échantillon de portail client » avec un dossier pour chaque client au sein de votre environnement de travail existant.
Vous pourrez ensuite importer les informations ou les projets des clients dans ClickUp en quelques étapes simples.
Assurez-vous que les données sont mappées à des champs personnalisés spécifiques dans ClickUp afin que les informations du projet apparaissent correctement mises en forme et prêtes à être utilisées.
Une fois les données du projet prêtes dans ClickUp, vous ou vos clients pouvez utiliser des vues personnalisées, telles que la vue Liste, pour faciliter la lecture des informations
D'autre part, les statuts personnalisés de ClickUp vous permettent de marquer le cycle de vie du projet du client, par exemple « En attente », « En cours », « En révision » et « Achevé ». Envisagez de définir des autorisations dès le départ pour contrôler ce que les clients peuvent consulter et modifier. Cela garantit qu'ils n'ont accès qu'aux tâches et documents pertinents.
🤝 Rappel amical : Mettez en place une authentification en deux étapes (2FA) et une authentification unique (SSO) pour garantir un accès sécurisé aux informations sensibles. Cela permet d'établir la confiance avec les clients en matière de protection des données.
Étape n° 2 : centraliser la documentation des clients
Chaque portail client a besoin d'une base de connaissances structurée où les clients peuvent accéder à des ressources essentielles telles que des directives et des rapports. Ajoutez une vue Document en haut, à côté de l'aperçu, et stockez-y tous les documents essentiels.
Il suffit d'utiliser les commandes Slash dans la vue Document pour créer ou intégrer de la documentation à l'aide de ClickUp Docs. Il sert de hub interactif pour stocker les contrats, les propositions, les FAQ et les politiques des clients en un seul endroit. Vous pouvez également créer des feuilles de route de projet ou des guides d'intégration pour faciliter la consultation.
De l'intégration de contenus multimédias et de liens avec ses options de mise en forme enrichie à l'ajout de tâches spécifiques à un projet, Docs centralise votre base de données. De plus, vous pouvez utiliser Relations pour lier des documents liés à un client entre les tâches et les projets pour une navigation rapide.
Étape n°3 : Organiser les tâches et les projets des clients
La gestion du travail des clients peut rapidement devenir compliquée : différents projets, des priorités changeantes et une liste interminable de tâches. Créez des tâches ClickUp pour créer une structure flexible pour organiser les tâches, les projets et les affectations internes.
Créez des tâches spécifiques pour différents projets de clients avec des indicateurs de priorité, des assignés et des descriptions de tâches pour allouer facilement les ressources. Chaque tâche comporte également des sous-tâches et des checklists pour vous aider à la décomposer en étapes réalisables.
Par exemple, une agence numérique peut configurer des checklists de tâches telles que « Développement de site web » avec des sous-tâches telles que « Approbation du design », « Téléchargement du contenu » et « Test final ». Vous pouvez également activer les dépendances de tâches pour une exécution séquentielle. Cela vous permet de gagner des heures de retard et d'éviter les goulots d'étranglement dans les flux de travail des projets.
💡 Conseil de pro : Intégrez les couleurs de la marque de votre entreprise dans le portail client pour une identité de marque cohérente. De plus, utilisez un contraste élevé entre les couleurs du texte et de l'arrière-plan pour améliorer la lisibilité. Vous pouvez utiliser des couleurs apaisantes comme le bleu ou le vert pour les arrière-plans afin de créer un sentiment de confiance et de professionnalisme.
Étape n° 4 : Améliorer la communication avec les clients
Un bon portail facilite la communication. Intégrez ClickUp Chat, disponible dans la barre latérale de gauche, pour maintenir le flux des discussions sans se perdre dans des fils d'e-mails interminables.
Créez des canaux dédiés aux projets, publiez des mises à jour rapides, discutez en temps réel et utilisez des commentaires en fil de discussion pour que tout soit lié aux bonnes tâches. Grâce aux notifications intégrées, personne ne manque rien. C'est simple, transparent et moins chaotique.
Voici d'autres façons d'utiliser ClickUp pour discuter :
- Transformez les messages en tâches réalisables grâce aux détails générés par l'IA pour garantir la responsabilité
- Liez les tâches pertinentes, les documents ClickUp ou d'autres ressources pour un accès facile
- Utilisez les Messages pour partager les annonces et jalons importants
- Commencez les SyncUps directement en discutant pour des réunions transparentes avec les clients
📖 À lire également : Meilleur logiciel CRM B2B pour les équipes commerciales
Vous souhaitez mieux collaborer avec vos clients ? Utilisez les Tableaux blancs de ClickUp! Découvrez comment. 👇🏼
💡 Conseil de pro : ajoutez un formulaire ClickUp à votre portail client pour rendre les processus de réception des projets beaucoup plus structurés et faciles à suivre.
Étape n° 5 : créer un tableau de bord client pour l'étude des données en temps réel
Les clients aiment la clarté.
En leur donnant accès à un tableau de bord client personnalisé, ils peuvent vérifier les indicateurs clés à tout moment, sans attendre, sans aller-retour d'e-mails, juste les informations nécessaires.
Les tableaux de bord ClickUp permettent à vos clients d'être aux premières loges de leurs projets. Créez une interface personnalisée avec des diagrammes et des indicateurs à la demande pour leur permettre de vérifier les mises à jour à tout moment. Choisissez parmi plus de 50 widgets personnalisés pour afficher les pourcentages d'achèvement des projets et les rapports d'avancement sur les tâches actives ou les délais.
Vous voulez le rendre plus personnalisé ? Ajoutez leur logo, modifiez les couleurs et organisez les cartes de manière à ce qu'elles aient un sens pour eux. Vous pouvez également ajouter des cartes de suivi du temps pour enregistrer les heures facturables et partager les relevés de temps avec les clients avec précision.
Par exemple, un cabinet de conseil peut mettre en place un tableau de bord affichant les jalons des projets, les factures des clients et les analyses des engagements en un seul endroit.
🤝 Rappel amical : Utilisez des images ou des icônes pertinentes pour guider les utilisateurs à travers le portail, afin de rendre votre logiciel de gestion de projet de portail client visuellement attrayant et fonctionnel.
Étape n° 6 : Automatisez les flux de travail répétitifs avec les automatisations ClickUp
Pensez à tout le temps (et l'argent) gaspillé à répéter les mêmes tâches encore et encore : assigner le travail, envoyer des rappels et relancer pour les factures. Cela s'accumule rapidement. Avec le bon flux de travail en place, vous pouvez automatiser tout cela.
ClickUp Automations vous permet d'automatiser vos flux de travail, de configurer des déclencheurs et des actions, et de gérer des tâches répétitives telles que l'intégration des clients, les suivis et l'envoi de mises à jour de projets.
Par exemple, vous pouvez automatiser l'ensemble du processus d'intégration des clients. Lorsqu'un nouveau client est ajouté à l'environnement de travail, ClickUp crée automatiquement une liste « Intégration des clients », attribue les tâches au spécialiste de l'intégration, définit les dates d'échéance et modifie le statut des tâches.
J'ai découvert ClickUp alors que je cherchais un portail client ; je ne savais pas que cela deviendrait notre bureau virtuel, car il pouvait faire tellement plus. Il a remplacé plusieurs autres logiciels et coûts et est personnalisable pour chacun des types de processus de nos équipes. Je l'utilise à titre personnel et professionnel, et j'ai aidé d'autres personnes à faire de même. ClickUp pour la vie !
J'ai découvert ClickUp alors que je cherchais un portail client ; je ne savais pas que cela deviendrait notre bureau virtuel, car il a tellement plus à faire. Il a remplacé plusieurs autres logiciels et coûts et est personnalisable pour chacun des types de processus de nos équipes. Je l'utilise personnellement et professionnellement, et j'ai aidé d'autres personnes à faire de même. ClickUp pour la vie !
Étape n° 7 : Intégrer des applications externes pour de meilleures fonctionnalités
Les intégrations tierces de ClickUp vous permettent de connecter votre portail client aux outils couramment utilisés pour une expérience plus fluide. Cela vous permet de synchroniser le logiciel préféré de votre client tout en soulignant votre souci de ses préférences.
Vous pouvez utiliser ClickUp Integrations pour intégrer d'autres outils tels que :
- *google Drive et Dropbox : Partagez des fichiers en toute sécurité et sans difficulté dans toute l'entreprise grâce aux dossiers partagés de Google Drive
- *microsoft Teams : informez les clients des mises à jour des projets sur leur plateforme de communication préférée
- Outils CRM (HubSpot, Salesforce, etc.) : Synchroniser les informations client pour une gestion globale de la relation client
- Google Agenda : synchronisez les échéances avec Google Agenda pour une planification automatisée
Par exemple, un cabinet d'avocats peut intégrer Google Drive pour stocker les contrats et les discussions avec les clients, en les liant automatiquement aux tâches correspondantes dans ClickUp.
📮ClickUp Insight : 92 % des travailleurs utilisent des méthodes incohérentes pour le suivi des éléments d'action, ce qui a pour résultat des décisions manquées et une exécution retardée.
Que vous envoyiez des notes de suivi ou utilisiez des feuilles de calcul, le processus est souvent dispersé et inefficace. La solution de gestion des tâches de ClickUp assure une conversion transparente des discussions en tâches, afin que votre équipe puisse agir rapidement et rester alignée.
Modèles de portail client dans ClickUp
Les modèles de portail client de ClickUp simplifient la communication avec les clients et la gestion de projet. Personnalisables et conviviaux, ces modèles offrent aux clients un espace centralisé pour accéder aux détails, aux échéanciers et aux tâches des projets.
Voyons quelques-unes de celles que vous pouvez utiliser. 📝
1. Démarrage rapide de ClickUp Modèle de services client
Le modèle ClickUp Quick Start Client Services rationalise efficacement vos processus de gestion des clients. Son approche globale de la gestion des comptes clients vous permet de cerner les demandes et de suivre la progression des projets en toute transparence.
Le modèle comprend un exemple de projet, qui vous servira de référence pratique pour visualiser rapidement comment appliquer chaque fonctionnalité dans des situations réelles.
De plus, le wiki de l'équipe favorise un partage fluide des connaissances. Ce modèle convivial se concentre sur les éléments clés qui donnent d'excellents résultats et est idéal pour améliorer les services aux clients sans les tracas d'installations complexes.
2. Modèle ClickUp CRM
Le modèle CRM de ClickUp ( ) améliore la gestion de la relation client en offrant un moyen organisé de gérer les prospects et d'entretenir les relations avec les clients.
Que vous soyez une start-up ou une entreprise établie, ce modèle offre un moyen structuré mais flexible de suivre les interactions avec les clients, la progression des ventes, les livrables achevés et les suivis sans avoir à jongler avec des feuilles de calcul éparpillées ou des outils déconnectés.
*organisez des listes de clients potentiels et existants et surveillez les pipelines de lancement de vos campagnes grâce à des diagrammes flexibles. Le modèle CRM vous permet également de suivre les relations avec les clients grâce à des indicateurs tels que les scores de satisfaction, les contrats renouvelés et les requêtes résolues.
3. Modèle de collaboration ClickUp pour la réussite des clients
Le modèle de collaboration ClickUp Client Success ( ) suit votre parcours, de l'idéation à l'exécution, en passant par les évaluations de performance et les mesures de fidélisation des clients.
Vous pouvez ajouter des cartes et des sous-tâches dans les tâches pour prendre des notes à différentes étapes de la collaboration, comme lors de l'intégration, des vérifications mensuelles, de la signature post-contrat, etc.
Surveillez les taux d'acquisition et de renouvellement des clients et informez vos équipes des points à améliorer dans leurs relations avec certains clients. Vous pouvez également ajouter des formulaires pour collecter les données des clients au cours des différentes phases du projet et créer des guides pour mieux comprendre les projets.
⚙️ Bonus : Accédez à des modèles supplémentaires de gestion des clients pour vous aider à créer rapidement un portail client doté de nombreuses fonctionnalités.
Bonnes pratiques pour la gestion des portails clients
Outre une optimisation continue, un portail client efficace comprend des stratégies de gestion des clients numérisées et une personnalisation illimitée.
Voici quelques bonnes pratiques pour créer un portail client efficace :
- *personnalisez le portail en fonction des besoins du client : Adaptez les tableaux de bord, l'affichage des tâches et les permissions aux préférences du client et aux exigences du secteur afin d'améliorer l'engagement et la convivialité
- *automatisez les interactions de routine avec les clients : Utilisez les automatisations ClickUp pour envoyer des mises à jour de statut, attribuer des tâches et déclencher des rappels, ce qui permet de gagner du temps et de garantir des réponses rapides
- Surveillez les performances et l'engagement du portail : Suivez l'activité des clients, les taux d'achèvement des tâches et les commentaires à l'aide des tableaux de bord ClickUp pour identifier les éventuels revers et améliorer l'efficacité
- Assurer un accès sécurisé et des permissions basées sur les rôles : Paramétrer des permissions personnalisées pour contrôler la visibilité des données, en accordant aux clients un accès uniquement aux fichiers, projets et communications pertinents
- Mises à jour et révisions régulières : planifiez des audits récurrents pour affiner les flux de travail, mettre à jour les ressources et améliorer les fonctionnalités du portail en fonction des commentaires des utilisateurs
- Simplifiez la communication avec le chat ClickUp : Centralisez les discussions en étiquetant les clients dans les commentaires des tâches et en discutant en temps réel, ce qui réduit le besoin d'e-mails éparpillés
⚙️ Bonus : Découvrez quelques secrets éprouvés pour assurer le suivi des clients sans effort.
Ouvrez le portail de la réussite avec ClickUp
Un portail client bien conçu favorise la transparence et un meilleur engagement des clients. Des outils tels que ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, offrent une flexibilité ultime pour créer un hub central personnalisé et performant pour de nombreux clients.
Ses fonctionnalités, telles que ClickUp Docs pour la gestion des connaissances, les tableaux de bord personnalisés pour le suivi des indicateurs de performance clés et la discussion pour la communication interne et externe, garantissent que tout reste sur la bonne voie.
Vous bénéficiez également de modèles prédéfinis pour entretenir facilement les relations avec vos clients.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp, c'est gratuit. ✅