Imaginez ceci : vous êtes à deux semaines d'un lancement important et la pression monte. Comme un jongleur dans un cirque, vous devez déterminer qui fait quoi, surtout lorsque votre équipe est répartie dans différents services et que les demandes de tâches affluent de toutes parts.
Avant même de vous en rendre compte, trois personnes travaillent sur la même tâche et vous perdez un temps précieux.
C'est pourquoi disposer d'un système structuré d'attribution des tâches n'est pas seulement un plus, c'est une véritable bouée de sauvetage. C'est votre feuille de route pour gagner du temps, améliorer la communication et booster l'efficacité de votre équipe.
Découvrons donc comment vous pouvez transformer l'attribution des tâches en un ingrédient de la réussite.
Comprendre l'attribution des tâches
Attribuer des tâches aux membres de l'équipe, également appelé « affectation de tâches », signifie répartir la charge de travail d'un projet ou d'un objectif entre les membres de l'équipe en fonction de leur expertise, de leur disponibilité, de leur fiabilité et de leurs rôles. Cela garantit que les tâches sont achevées efficacement et dans les délais impartis.
Attribuer des tâches ne consiste pas seulement à cocher des cases. Il s'agit d'organiser votre travail dans une perspective plus large.
Différencier les tâches et les sous-tâches
Les tâches sont des éléments de travail autonomes, et les sous-tâches sont des composants subordonnés plus granulaires, mais essentiels à l'achevement de la tâche plus large.
Comprenons cela en détail à l'aide d'un exemple.
Pour un service marketing, l'objectif principal d'un trimestre pourrait être de « lancer une nouvelle campagne sur les réseaux sociaux ».
Cette tâche principale doit maintenant être divisée en sous-tâches. Le tableau suivant présente une liste des sous-tâches :
| Tâche | Sous-tâche | Description | Membre de l'équipe assigné |
| Lancez une nouvelle campagne sur les réseaux sociaux | Créer une stratégie de campagne | Élaborez une stratégie, définissez des objectifs et identifiez votre public cible. | Responsable marketing |
| Concevez du contenu visuel | Créez des graphiques et des visuels | Graphiste | |
| Rédiger un texte | Rédigez des publications, des publicités et du contenu promotionnel attrayants. | Rédacteur de contenu | |
| Planifiez vos publications | Planifiez vos publications sur différentes plateformes. | Coordinateur des réseaux sociaux | |
| Surveillez l'engagement | Suivez et analysez les performances des campagnes | Analyste des réseaux sociaux | |
| Ajustez votre stratégie | Apportez des ajustements en fonction des données d'engagement. | Responsable marketing |
En divisant les tâches en sous-tâches, les membres de l'équipe peuvent travailler plus efficacement et s'assurer que tous les aspects de l'objectif global sont pris en compte.
Tout en comprenant la relation entre les deux, il est important de savoir que les tâches et les sous-tâches diffèrent les unes des autres à différents niveaux, tels que la hiérarchie, la portée, le suivi, la complexité de la propriété et les dépendances.
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La relation entre l'attribution des tâches et la productivité de l'équipe
Que diriez-vous de vous voir confier l'objectif d'augmenter la productivité de votre équipe de 50 % ? Cela semble être une tâche frustrante, n'est-ce pas ? Surtout lorsque les instructions sont aussi claires que de la boue et aussi réalistes que d'attendre de votre chat qu'il fasse vos impôts.
Mais voici le truc : lorsque vous attribuez correctement les tâches, elles deviennent automatiquement un code de triche pour la productivité de l'équipe.
Voyons cela plus en détail :
- Équilibrage de la charge de travail : il ne s'agit pas de faire du favoritisme. Répartissez les tâches en fonction des compétences, et pas seulement de la fiabilité. Bien sûr, Karen livre toujours dans les délais, mais si elle croule sous le travail tandis que d'autres se tournent les pouces, vous allez droit au burn-out.
- Des rôles clairs : lorsque chacun sait ce qu'il doit faire, la moitié du travail est déjà terminée. La confusion ? Elle disparaît. La responsabilité ? Elle atteint des sommets.
- Sentiment d'appropriation : lorsque vous déléguez des tâches claires que chaque membre de l'équipe peut accomplir, vous pouvez voir qu'ils s'en approprient la responsabilité comme s'ils étaient le patron. Il y a moins de confusion et plus de motivation.
- Adaptabilité : pour être efficace, l'attribution des tâches doit tenir compte de l'évolution des circonstances et permettre des changements à la volée. Cela permet à votre équipe de conserver une haute productivité même lorsque des imprévus surviennent.
- Collaboration : une bonne répartition des tâches, c'est comme organiser une fête réussie : cela incite les gens à discuter, ce qui signifie que vous pouvez voir votre équipe échanger, partager ses connaissances et résoudre des problèmes ensemble.
Comparaison entre l'attribution et la délégation des tâches
L'attribution et la délégation des tâches sont souvent utilisées de manière interchangeable. Elles peuvent sembler identiques, mais elles sont en réalité très différentes.
Répartition des tâches
L'attribution des tâches consiste à avoir une vue d'ensemble et à assembler les pièces du puzzle en faisant correspondre les compétences aux tâches, en équilibrant la charge de travail entre les équipes et en alignant les tâches sur les objectifs du projet.
Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs tâches à accomplir pour organiser un évènement d'entreprise réussi, telles que choisir le lieu, le traiteur et envoyer les invitations aux invités.
Ces tâches sont attribuées à différentes personnes en fonction de leurs rôles et de leur expertise. Le coordinateur logistique peut s'occuper de la réservation du lieu, le responsable des opérations peut superviser la restauration et l'équipe marketing peut se charger des invitations des invités.
Délégation
Déléguer, c'est donner plus de pouvoir aux membres de l'équipe, développer leurs compétences et leur confiance, et te libérer du temps pour des objectifs plus importants plutôt que de simplement cocher ta liste de tâches.
Par exemple, si vous déléguez la réservation d'une salle au coordinateur logistique, vous lui faites confiance pour réserver la salle et gérer les négociations et les contrats avec le fournisseur. Cette approche encourage le sentiment de propriété chez les membres de l'équipe, car ils sont responsables du résultat, et pas seulement de la tâche.
Les meilleurs chefs de projet savent comment faire les deux efficacement. Ils alternent entre l'attribution et la délégation avec le même objectif en tête : créer une équipe hautement performante qui atteint ses objectifs.
À lire également : Comment hiérarchiser votre travail
Stratégies et conseils efficaces pour attribuer des tâches aux membres de l'équipe
Il est essentiel d'attribuer efficacement les tâches aux membres de l'équipe lorsque vous gérez plusieurs projets avec des délais serrés et des équipes réparties sur différents emplacements.
Bien que ce processus puisse sembler intimidant, ClickUp, un outil de gestion de projet et de tâches, peut vous aider à mettre de l'ordre dans le chaos. Il vous permet de planifier, d'organiser et de collaborer sur n'importe quel projet.
ClickUp Tasks, par exemple, vous offre un aperçu clair des tâches, des affectations et de la progression, vous aidant ainsi à maintenir l'alignement de toute votre équipe et à garder vos projets sur la bonne voie.
Voici comment l'utiliser :
- Lorsque vous créez une tâche, vous pouvez l'attribuer directement à un membre spécifique de l'équipe. Cliquez sur le signe plus dans le coin supérieur droit de la Box d'une personne et la tâche lui sera automatiquement attribuée.
- Répartissez les tâches de manière équitable entre les membres de l'équipe en fonction de leurs compétences et de leur expertise. Vous pouvez tenir compte des délais, des priorités et des capacités individuelles pour optimiser la productivité.
Et ce n'est pas tout ! ClickUp Brain fournit des suggestions pour attribuer les tâches aux employés de manière stratégique.
Par exemple :
- Consigne 1 : Créez un plan d'attribution des tâches pour un nouveau projet, en tenant compte des points forts et de la disponibilité de chaque membre de l'équipe. Incluez un échéancier et les dépendances entre les tâches.
- Consigne 2 : Élaborez une stratégie de distribution des tâches qui équilibre la charge de travail en fonction des compétences et de l'expertise.
- Consigne 3 : Générez une feuille de route pour l'attribution des tâches dans le cadre de projets complexes, en précisant les responsabilités de chaque membre de l'équipe.
À lire également : Comment créer un tableau de bord pour gérer les tâches*
Définir des objectifs et des buts clairs pour les tâches
La définition d'objectifs clairs est essentielle pour une organisation. Elle permet à vos collaborateurs de rester concentrés sur leurs tâches sans se laisser distraire et de toujours garder à l'esprit leurs priorités.
Pour simplifier cela, vous pouvez définir les attributions de tâches à l'aide du cadre des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps).
Le modèle SMART Goals de ClickUp est conçu pour vous aider à créer et à suivre vos objectifs et ceux de votre équipe.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Créez des statuts personnalisés, tels que « En pleine forme » ou « Hors piste », qui reflètent le langage de votre équipe.
- Ajoutez jusqu'à 12 champs personnalisés différents pour rendre vos objectifs extrêmement mesurables. C'est comme si vous attribuiez une note à vos objectifs !
- Visualisez d'un seul coup d'œil la progression de vos objectifs.
- Transformez les objectifs ambitieux et intimidants en tâches faciles à réaliser. Tout à coup, « augmenter les revenus de 50 % » devient une série d'étapes réalisables.
- Utilisez la vue Tableau pour voir si vos objectifs sont réalisables. C'est comme une vue d'ensemble de votre projet.
- Définissez des jalons pour que tout le monde reste sur la bonne voie et utilisez l'automatisation pour accélérer les choses. C'est comme avoir un assistant personnel pour atteindre vos objectifs.
Hiérarchisez les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence.
Toutes les tâches ne se valent pas. Vous devrez peut-être travailler sur une tâche parce qu'elle est soudainement devenue une priorité pour le PDG (importance) ou parce que la date limite approche (urgence).
Le modèle de gestion des tâches de ClickUp vous aide à visualiser et à organiser sans effort les tâches en fonction de leur priorité, de leur statut et de leur service.
Ce modèle organise vos tâches à faire à l'aide de trois listes : actions à entreprendre, idées et retard signalé en fonction de la priorité. Cela signifie que vous obtenez un aperçu clair des principales tâches sur lesquelles vous concentrer dans la même catégorie sans y consacrer trop de temps.
Le modèle d'attribution des tâches de ClickUp dispose de tous les outils intégrés pour aider les équipes :
- Classez les tâches par statut, priorité ou service.
- Visualisez la progression des tâches à l'aide d'interfaces intuitives.
- Surveillez les flux de travail en fonction de la capacité de l'équipe.
- Optimisez les processus pour plus d'efficacité
- Collaborez en toute transparence avec vos équipes pour planifier, attribuer et achever des tâches.
À lire également : Ce qu'il faut rechercher dans un organiseur de tâches pour des équipes productives
Déléguez les tâches aux membres de l'équipe qui possèdent les compétences et l'expérience nécessaires.
Il est important d'attribuer des tâches qui correspondent aux points forts et aux compétences de chaque membre de l'équipe. Lorsque vous déléguez des tâches, tenez compte non seulement de leur expertise, mais aussi de leur volonté et de leur capacité à les accomplir.
Examinez les projets ou tâches précédents dans lesquels les membres de l'équipe ont excellé. Cela vous donnera un aperçu de leurs capacités et de la manière dont ils peuvent contribuer à de nouvelles missions.
Conseil de pro💡 : s'il est essentiel d'adapter les tâches aux compétences, pensez à déléguer celles qui peuvent aider les membres de votre équipe à progresser. Cela leur permettra d'améliorer leurs compétences et de se préparer à assumer de nouvelles responsabilités à l'avenir.
Encouragez la participation de l'équipe et favorisez le sentiment d'appropriation.
La gestion de projet fonctionne mieux lorsque les membres de l'équipe ne travaillent pas en vase clos. Chacun doit comprendre les responsabilités et les contributions de chacun. Il s'agit avant tout de travailler ensemble vers un objectif commun qui dépasse le cadre de toute tâche individuelle.
Confiez à votre équipe des tâches qui les motivent et dans lesquelles ils ont confiance. Cela les aide à se sentir responsables et à s'approprier leur travail. Soyez un leader collaboratif en les encourageant à se dépasser et en leur fournissant les outils nécessaires, tels que des formations et des ressources. Cela stimule le moral de l'équipe et rend tout le monde plus engagé et productif.
Communication cohérente pendant le processus d'attribution des tâches
Il est nécessaire de maintenir une communication cohérente tout au long du processus d'attribution des tâches. Expliquez les détails des tâches, les attentes et les délais ; encouragez les membres de l'équipe à poser des questions et à demander des éclaircissements.
Tirer parti de la collaboration asynchrone est la solution idéale. Intégrer des outils de communication d'équipe à votre système de gestion du travail pour améliorer l'efficacité est la méthode la plus simple.
Pour rendre la communication efficace et facile lors de l'attribution des tâches, utilisez ClickUp Assign Comments.
Cette fonctionnalité vous permet d'attribuer instantanément des commentaires aux membres de l'équipe et de les réattribuer ou de les résoudre directement dans n'importe quel flux de travail. Cela garantit que toutes les communications liées à une tâche restent organisées en un seul endroit, évitant ainsi que des détails essentiels ne passent entre les mailles du filet.
Mettez en place des suivis pour garantir l'achèvement des tâches.
La plupart des tâches ne sont pas ponctuelles. Un suivi rapide peut servir de contrôle régulier pour examiner l'avancement des tâches. D'autres suivis peuvent être nécessaires pour confirmer que les dépendances sont prises en compte, afin de garantir une réalisation dans les délais.
Les rappels de ClickUp facilitent le suivi. Pour définir ce qui doit faire l'objet d'un suivi, il suffit de définir des rappels sous forme de petits éléments. Vous pouvez déléguer des rappels ou créer les vôtres.
Les rappels vous permettent de définir l'heure et la date auxquelles vous souhaitez être averti, d'ajouter des fichiers liés à la tâche et de personnaliser la manière et le moment où vous souhaitez être averti, par exemple :
- À la date d'échéance
- 10 minutes avant
- 1 heure avant
- Personnalisé…
- Ne pas notifier
Vous pouvez choisir de déléguer, supprimer ou marquer les rappels comme terminés une fois la tâche de suivi achevée.
À lire également : Réduire le stress grâce au regroupement des tâches : guide pour rester productif et performant
Comment attribuer des tâches aux membres de l'équipe
Au cœur d'une gestion efficace des tâches se trouve un cadre solide qui fonctionne pour différentes équipes, différents flux de travail et différents projets. Voyons comment vous pouvez utiliser ClickUp pour gérer efficacement l'attribution des tâches entre les membres de l'équipe.
Nous avons réalisé que nous manquions d'un moyen efficace pour suivre les tâches et que nous n'avions pas une vision claire de ce que faisait l'équipe produit, alors nous avons commencé à chercher une nouvelle plateforme. C'est ainsi que nous avons découvert ClickUp. Cette plateforme était la combinaison parfaite : ni trop technique et confuse, ni trop basique. Elle nous a donné la flexibilité nécessaire pour créer, déplacer et organiser les équipes et les projets à notre guise.
Nous avons réalisé que nous manquions d'un moyen efficace pour suivre les tâches et que nous n'avions pas une vision claire de ce que faisait l'équipe produit, alors nous avons commencé à chercher une nouvelle plateforme. C'est ainsi que nous avons découvert ClickUp. Cette plateforme était la combinaison parfaite : ni trop technique et confuse, ni trop basique. Elle nous a donné la flexibilité nécessaire pour créer, déplacer et organiser les équipes et les projets à notre guise.
Comment utiliser ClickUp pour déléguer des tâches – étape par étape
Une gestion efficace des tâches nécessite une planification minutieuse et une collaboration fluide, ce qui est difficile à réaliser avec des feuilles de calcul ou des notes autocollantes.
ClickUp Multiple Assignees vous permet d'assigner plusieurs personnes à des tâches, améliorant ainsi la collaboration et la gestion des tâches.
Voici comment utiliser cette fonctionnalité :
- Activer plusieurs destinataires assignés :
- Les administrateurs ou les propriétaires d'environnements de travail peuvent activer ou désactiver l'application ClickApp « Multiple Assignees » dans ClickUp.
- Allez dans le coin supérieur droit, cliquez sur le menu d'actions rapides, sélectionnez ClickApp et trouvez « Multiple Assignees ». Activez ou désactivez cette option.
- Vous pouvez choisir les espaces dans lesquels activer cette fonctionnalité.
- Attribuez des tâches à plusieurs personnes :
- Dans la vue Tâches, cliquez sur le responsable actuellement assigné.
- Sélectionnez d'autres destinataires dans le menu déroulant.
- Pour supprimer des personnes assignées, passez votre souris sur leur avatar et cliquez sur l'icône « x ».
- Trier et filtrer :
- Avec l'option « Assignataires multiples » activée :
- Triez les tâches par plusieurs responsables dans les vues Liste et Tableau.
- Filtrez les tâches par plusieurs personnes assignées dans les vues Tâches.
Outils et fonctionnalités de ClickUp pour l'attribution des tâches
Que vous jongliez entre plusieurs projets ou que vous ayez besoin de maintenir votre équipe sur la bonne voie, le planificateur de tâches complet de ClickUp a tout ce qu'il vous faut.
ClickUp Views propose plus de 15 vues personnalisables pour vous aider à visualiser vos tâches et vos projets, ce qui vous permet de rester facilement au fait de votre travail. Voici les principales vues que vous pouvez utiliser :
- Vue Liste: obtenez un aperçu clair de toutes vos tâches en les organisant à l'aide d'options flexibles de tri, de filtrage et de regroupement.
- Tableau Kanban: visualisez l'avancement des tâches et des projets par statut, personne assignée, priorité, etc. afin d'identifier les goulots d'étranglement et de faire avancer les projets.
- Vue calendrier: glissez-déposez facilement les tâches pour planifier et lancer des réunions, ce qui vous permet de gérer votre travail et votre équipe à l'aide d'un calendrier flexible.
Utilisez les champs personnalisés et les statuts personnalisés de ClickUp pour ajouter plus de détails et de personnalisation à chaque tâche.
Ajoutez des étiquettes telles que « En cours » ou une simple checklist telle que « Pas encore terminé ». Suivez les progrès et définissez des niveaux de priorité : identifiez les tâches prioritaires en leur attribuant facilement l'un des cinq niveaux différents, allant de faible à urgent, chacun étant codé par une couleur différente.
Conseil de pro💡 : utilisez ces fonctionnalités en complément des tableaux de bord ClickUp personnalisables qui vous aident à hiérarchiser les tâches, à suivre la progression et à améliorer les performances des projets.
Fonctionnalités uniques de ClickUp qui simplifient l'attribution des tâches
Voici quelques autres fonctionnalités offertes par ClickUp qui peuvent vous aider à attribuer des tâches :
1. Tableau blanc collaboratif
Le Tableau blanc de ClickUp permet aux membres de votre équipe de réfléchir à des idées et de concevoir des flux de travail ou des feuilles de route en glissant-déposant simplement des objets.
Le plus grand avantage est que vos équipes peuvent coordonner les tâches en temps réel. Tout le monde peut voir l'activité et travailler en étroite collaboration au sein de l'équipe. Ils peuvent ajouter plus de clarté en ajoutant des notes, des liens vers des tâches, des fichiers, des documents, etc.
2. Automatisation des tâches
ClickUp Automation peut considérablement améliorer votre flux de travail en automatisant les tâches répétitives et en rationalisant les processus.
L'automatisation peut vous aider dans les domaines suivants :
- Automatisations basées sur le statut : configurez ClickUp pour qu'il effectue des actions spécifiques lorsque le statut change. Par exemple, l'automatisation peut attribuer automatiquement une tâche au chef d'équipe et lui envoyer un e-mail lorsque le statut passe à « Achevé ».
- Attributaires dynamiques : gardez vos automatisations flexibles en attribuant des tâches au créateur de la tâche, aux observateurs ou à l'utilisateur qui a déclenché une action spécifique.
- Automatisez l'attribution des tâches : publiez des commentaires, modifiez les statuts, déplacez des listes de tâches et tout ce qui y touche.
3. Boîte de réception des e-mails
Nous savons tous à quel point nos boîtes mail peuvent être encombrées. À tout moment, vous pouvez voir 12 860 e-mails s'afficher lorsque vous les ouvrez. Les onglets « Principal », « Réseaux sociaux » et « Mises à jour » ne vous aident pas. Alors, devez-vous fouiller dans une montagne d'e-mails indésirables pour trouver les mises à jour de vos tâches ? La réponse est un grand NON !
La boîte de réception de ClickUp simplifie votre travail et vous aide à accomplir sans difficulté les tâches qui figurent en tête de votre liste de priorités. Elle offre également :
- Hub centralisé : toutes vos communications liées au travail sont regroupées au même endroit, pour un fonctionnement optimal.
- Mettez en évidence les notifications importantes : une boîte de réception séparée qui filtre le bruit et met en évidence vos notifications les plus importantes, vous permettant ainsi de vous concentrer sur ce qui compte le plus.
- Flux de travail contextuel : vous pouvez afficher les tâches et les notifications côte à côte, ce qui vous donne le contexte nécessaire pour accomplir votre travail efficacement.
4. Discuter complet
Une communication fluide est la clé de la réussite de tout projet. Mais sans contexte, des commentaires tels que « Quelles sont les dernières nouvelles ? » peuvent souvent vous déstabiliser. Le chat de ClickUp centralise la communication, vous permettant de partager des mises à jour, de partager des ressources et de collaborer.
Vous pouvez également :
- Attribuer des tâches : utilisez les @mentions pour inclure n'importe qui dans la discussion et attribuez des commentaires pour vous assurer que le travail avance sans distraction.
- Incluez des liens et des éléments intégrés : regroupez facilement les pièces jointes dans les tâches en intégrant des pages web, des feuilles de calcul, des vidéos et des liens pour un accès rapide.
- Mettre en forme facilement : mettez en forme facilement vos commentaires sous forme de listes à puces et de bannières ; vous pouvez même utiliser les raccourcis /commandes slash pour gagner du temps sur la mise en forme.
Attribuer des tâches à des personnes extérieures à ClickUp et ses avantages
Vous pouvez attribuer des tâches à des personnes extérieures à l'organisation qui agissent comme des collaborateurs externes pour un projet à court terme. Voici comment cela fonctionne :
- E-mail ou messagerie :
- Communiquez les détails des tâches par e-mail ou via des plateformes de messagerie.
- Définissez clairement les responsabilités, les délais et toute information pertinente.
- Utilisez des objets descriptifs pour vous assurer que les destinataires comprennent l'urgence.
- Documents partagés :
- Créez des documents partagés (par exemple, Google Docs, Microsoft Word) pour définir les tâches.
- Incluez les descriptions des tâches, les dates d'échéance et les personnes assignées.
- Partagez le lien vers le document avec les membres externes de l'équipe.
- Résumés des tâches :
- Fournissez régulièrement des résumés ou des mises à jour sur les tâches.
- Utilisez des puces concises pour mettre en évidence la progression, les défis et les prochaines étapes.
- Assurez-vous que les membres externes de l'équipe reçoivent ces résumés rapidement.
- Outils de collaboration :
- Découvrez les outils de collaboration accessibles à la fois aux utilisateurs de ClickUp et aux membres externes de l'équipe.
- Ces plateformes permettent d'attribuer et de suivre des tâches, même pour les non-utilisateurs.
Voici quelques-uns des avantages liés à l'attribution de tâches à des personnes extérieures à ClickUp :
- Des tâches clairement définies garantissent que chacun connaît ses responsabilités. Les membres externes de l'équipe comprennent leur rôle et peuvent contribuer efficacement.
- L'attribution des tâches facilite la communication sur la progression, les mises à jour et les défis. Les collaborateurs externes reçoivent des informations en temps opportun par e-mail, messagerie ou documents partagés.
- Une bonne répartition des tâches évite la duplication des efforts. Les ressources (temps, compétences, outils) sont utilisées efficacement.
- Les membres externes de l'équipe peuvent participer sans avoir besoin d'accéder à ClickUp. Les outils de collaboration comblent le fossé entre les utilisateurs et les non-utilisateurs de ClickUp.
Surmonter les défis liés à l'attribution des tâches
L'attribution de tâches aux membres de l'équipe peut être importante pour les chefs d'équipe et les chefs de projet. Il est essentiel de maintenir la motivation et l'engagement des équipes tout en veillant à ce que les tâches correspondent aux points forts de chaque membre afin de maintenir une charge de travail équilibrée et d'éviter l'épuisement professionnel.
Voici quelques-uns des problèmes courants rencontrés lors de l'attribution des tâches :
- Malentendu : un manque de contexte concernant la tâche déléguée peut s'apparenter à une course de relais où le témoin doit être passé sans heurts.
- Sur-délégation : cela peut disperser les membres de l'équipe, ce qui rend difficile le suivi de tout.
- Microgestion : entraîne une perte de temps due au temps considérable consacré au suivi et à la gestion de la progression.
- Manque d'intégration : cela signifie qu'il n'existe aucun processus rationalisé permettant de minimiser les allers-retours dans la communication.
Voici comment ClickUp peut vous aider
- Types et catégories de tâches : ClickUp vous permet de définir des types et des catégories de tâches. Les types de tâches décrivent les caractéristiques spécifiques des tâches (par exemple, « Conception », « Ingénierie », « Marketing »), tandis que les catégories de tâches regroupent les tâches connexes (par exemple, « Renforcement de l'équipe », « Équipe commerciale »). En organisant les tâches de cette manière, vous pouvez éviter les malentendus et garantir la clarté.
- Niveaux de priorité : ClickUp propose cinq niveaux de priorité (allant de faible à urgent) pour les tâches. Les priorités codées par couleur vous aident, vous et votre équipe, à identifier rapidement les tâches qui nécessitent une attention immédiate et à les traiter en conséquence.
- Listes de contrôle : utilisez des listes de contrôle dans le cadre des tâches pour décomposer les missions complexes en étapes plus petites. Vous pouvez même attribuer des éléments de checklist aux membres de l'équipe, ce qui permet de clarifier les responsabilités et d'éviter la surdélicatisation.
- Suivi du temps : la fonctionnalité de suivi du temps de ClickUp permet aux employés d'ajouter des entrées de temps pour chaque tâche avec des notes sur leurs activités. Cela est particulièrement utile pour les freelances ou les employés à temps partiel rémunérés à l'heure, car cela permet de mesurer avec précision les heures facturables et la productivité.
- Capacités d'intégration : ClickUp Integrations permet une communication et un partage de données fluides entre les différentes plateformes. Cette intégration contribue à atténuer le problème du manque d'intégration.
À lire également : 10 modèles gratuits pour hiérarchiser les tâches de votre équipe
Renforcez l'engagement des employés et améliorez le moral général de l'équipe grâce à une attribution stratégique des tâches.
Voici quelques conseils pour améliorer l'engagement de vos employés tout en attribuant des tâches aux membres de votre équipe :
- Alignez les tâches sur les objectifs de développement personnel : Discutez avec les membres de votre équipe de leurs aspirations professionnelles et attribuez-leur des tâches qui correspondent à leurs objectifs de développement.
- Répartissez les projets difficiles : pour ce faire, effectuez la distribution du travail entre les équipes, identifiez les centres d'intérêt qui motivent chaque membre de l'équipe et observez l'évolution de leurs objectifs au fil du temps. Cela permet d'éviter la monopolisation des tâches intéressantes et donne à chacun la possibilité de briller.
- Mettez en place le partage des tâches entre pairs : renforcez la collaboration au sein de l'équipe en encourageant les membres à se déléguer mutuellement des sous-tâches. Associez les membres expérimentés à ceux qui souhaitent acquérir de nouvelles compétences. Cela permet d'instaurer la confiance, d'encourager la collaboration et de développer les compétences en leadership à tous les niveaux.
- Créez des opportunités interfonctionnelles : faites un effort conscient pour collaborer entre les services afin d'élargir les perspectives, de renforcer l'empathie et de créer une culture d'entreprise plus cohésive.
- Permettez la création de tâches : offrez aux membres de l'équipe la possibilité d'organiser leurs tâches de manière flexible afin de mieux les adapter à leur style de travail ou à leurs intérêts, dans la mesure du raisonnable. Cette autonomie peut considérablement renforcer l'engagement.
- Attribution transparente des tâches : veillez à mettre en avant les contributions individuelles lors de la présentation des projets achevés. Cette reconnaissance stimule le moral et encourage l'engagement futur.
À lire également : Gestion de projet ou gestion des tâches : quelle est la différence ?
Attribuez efficacement des tâches avec ClickUp
L'attribution des tâches joue un rôle essentiel dans la gestion de projet efficace et la collaboration au sein de l'équipe. Vous apportez clarté et responsabilité en attribuant des tâches, garantissant ainsi que chaque membre de l'équipe connaisse ses responsabilités.
Une répartition efficace des tâches rationalise les flux de travail, équilibre de manière optimale la charge de travail et permet le suivi de la progression. De plus, elle encourage la collaboration, permettant aux membres de l'équipe de partager leurs idées et d'obtenir de meilleurs résultats.
ClickUp fournit les outils et les fonctionnalités nécessaires pour rationaliser ce processus. Grâce à des fonctionnalités telles que les assignations multiples, les champs personnalisés, l'automatisation et les éléments de collaboration en temps réel, tels que les outils de chat et de commentaires, vous pouvez attribuer des tâches et garantir la collaboration au sein de votre équipe.
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