Faites-vous des journées où votre liste de choses à faire ne cesse de s'allonger ? Des semaines où vous avez l'impression d'être très occupé, mais où votre travail reste inachevé parce que vous passez le plus clair de votre temps à faire des abonnements et à répondre à des requêtes ?
Que vous soyez spécialiste du marketing, ingénieur en informatique, gestionnaire ou PDG, les tâches peuvent encombrer votre emploi du temps et peser sur votre travail et votre vie personnelle.
Heureusement, il existe un meilleur moyen de gérer le travail : le tableau de bord des tâches ! Un tableau de bord des tâches vous aide à superviser vos projets personnels et professionnels du début à la fin, avec un minimum de stress et un maximum d'efficacité.
Parce que gestion des tâches n'est pas facile, aucun modèle de taille unique ne fonctionne pour toutes les tâches. C'est pourquoi les tableaux de bord des tâches sont eux aussi de toutes les formes et de toutes les tailles. Dans cet article, nous allons vous présenter les différents types de tableaux de bord des tâches et partager avec vous des conseils pour vous aider à paramétrer et à gérer un tableau de bord des tâches qui vous simplifie la vie.
Qu'est-ce qu'un tableau de bord des tâches ?
Un tableau de bord des tâches fait partie d'un logiciel de gestion du travail et offre une vue à 360 degrés de tous vos projets et de leur cours. Il s'agit d'un tableau de bord centralisé où vous et vos équipes pouvez suivre les performances, hiérarchiser les tâches, identifier et résoudre les goulets d'étranglement et, en fin de compte, terminer les projets à temps.
Tableaux de bord des tâches rationaliser les flux de travail améliorer la gestion du temps et la productivité. Sans tableau de bord des tâches, il peut être difficile de suivre vos différentes échéances, d'identifier la cause des retards et de fournir un retour d'information immédiat. Teams le considère donc comme un centre de contrôle pour votre équipe.
Lorsqu'il est intégré à vos activités quotidiennes, un tableau de bord des tâches facilite la collaboration, le suivi de la productivité individuelle et permet d'obtenir des informations cruciales sur la progression de vos projets.
Différents types de tableaux de bord de tâches
Les tableaux de bord des tâches sont conçus pour répondre à différents besoins et défis. Voici quelques grands types de tableaux de bord de tâches.
1) Tableau de bord des tâches stratégiques
Un tableau de bord des tâches stratégiques permet aux utilisateurs de suivre la progression des objectifs à long terme grâce à une vue d'ensemble de tous les projets pertinents. Il affiche une vue consolidée des données essentielles, aligne les opérations quotidiennes sur les objectifs à long terme les objets du projet à long terme et comprend des fonctionnalités d'analyse des tendances et de suivi des objectifs.
Le tableau de bord présente des données de haut niveau précieuses qui aident les cadres dirigeants à à prendre des décisions éclairées sans se perdre dans les méandres. Ils peuvent utiliser les données historiques pour comprendre les tendances et les modèles, détecter les problèmes cruciaux et changer de tactique si nécessaire. Cela aide les décideurs à piloter efficacement les organisations et à s'assurer que leurs projets s'alignent sur les objectifs généraux de l'entreprise.
2) Tableau de bord des tâches opérationnelles
Un tableau de bord opérationnel vous aide à gérer les opérations quotidiennes de l'entreprise et à relever les défis liés au suivi des performances en temps réel et à la gestion des tâches. Il fournit des données et des informations en temps réel, avec des fonctionnalités telles que des flux de données en direct, l'analyse des processus et des outils de gestion des tâches.
Un tableau de bord des tâches opérationnelles est un outil indispensable pour les managers et les chefs d'équipe, car ils s'appuient sur des pour fournir des mises à jour immédiates sur les opérations en cours. Le fait d'avoir ces informations à portée de main leur permet de réagir rapidement et de fournir un retour d'information le cas échéant, ce qui garantit le bon fonctionnement et l'efficacité de l'entreprise.
3) Tableau de bord des tâches analytiques
Un tableau de bord de tâches analytiques fournit une analyse approfondie, une identification des tendances et une prise de décision stratégique à partir de données historiques. Il aide les utilisateurs à recueillir des informations essentielles, à prédire les tendances futures et à formuler des stratégies efficaces.
Comme ce type de tableau de bord présente des fonctionnalités analytiques avancées telles que l'analyse des tendances et la modélisation prédictive, il est utile pour les analystes de données et les cadres intermédiaires.
Il vous aide également à évaluer vos performances et celles de votre équipe à un niveau granulaire, en découvrant des schémas et en comparant les indicateurs au fil du temps. Vous pouvez utiliser les résultats pour prendre des décisions axées sur les données et objectives.
4) Tableau de bord des tâches SaaS
Le secteur SaaS est confronté à des défis importants tels que la fidélisation des clients, le suivi des revenus et la gestion des coûts.
Un tableau de bord des tâches SaaS permet de relever ces défis en affichant une vue approfondie des indicateurs critiques tels que les coûts d'acquisition des clients (CAC), les recettes récurrentes mensuelles (MRR) et la valeur de la durée de vie des clients (CLTV).
Conçu sur mesure pour les entreprises SaaS, ce type de tableau de bord permet aux dirigeants et aux gestionnaires de suivre de près la dynamique des clients et la santé financière, ce qui facilite la prise de décisions stratégiques telles que l'optimisation de la tarification et les efforts de fidélisation de la clientèle.
5) Tableau de bord des tâches opérationnelles de marketing
Un tableau de bord des tâches opérationnelles de marketing aide les petites et moyennes entreprises dans la gestion des campagnes, l'allocation des ressources et l'engagement des clients. Ce tableau de bord offre une vision en temps réel des efforts marketing, permettant aux managers et aux équipes de suivre des indicateurs clés de performance tels que les leads, les conversions et le trafic web.
Les tableaux de bord des tâches des opérations de marketing sont un bon complément à Tableaux de bord CRM . Ils permettent de suivre les campagnes, d'analyser les sources de prospects et d'évaluer les indicateurs d'engagement. Les professionnels du marketing peuvent s'appuyer sur le tableau de bord pour faire pivoter rapidement les stratégies et déployer une approche agile et percutante des activités marketing.
6) Tableau de bord des tâches analytiques dans le domaine de la santé
Des soins efficaces aux patients, des temps d'attente réduits et des opérations optimisées sont des objectifs essentiels d'une organisation de soins de santé.
Un tableau de bord analytique des soins de santé répond à ces objectifs en fournissant des fournisseurs prestataires sur les tendances des soins aux patients, le suivi des résultats des traitements et l'utilisation des ressources.
Des fonctionnalités essentielles comme le suivi du temps d'attente et les taux de réussite des traitements assistent les décisions fondées sur des données. Cela permet d'améliorer les résultats pour les patients, de réduire les coûts opérationnels et de rationaliser les opérations de soins de santé.
7) Tableaux de bord polyvalents
Parfois, un modèle de gestion des tâches préétabli tel que Le modèle de gestion des tâches ClickUp peut parfaitement fonctionner, quels que soient vos besoins en matière de tableau de bord. Il vous aide à réduire les tâches prioritaires essentielles à votre mission en les affichant dans une Liste, un Tableau et un Calendrier.
De plus, le modèle de gestion des tâches ClickUp est conçu pour vous aider :
- Visualiser et organiser les tâches telles queles jalons du projet ou les étapes d'une campagne de marketing par statut, priorité ou département
- Suivre et optimiser les flux de travail tels que les cycles de développement de produits ou les processus d'assistance client en fonction de la bande passante et de la progression des tâches
- Collaborer avec des équipes telles que les ventes et le développement ou les RH et le marketing pour planifier, assigner et achever les tâches
Arrangez et affichez vos tâches avec différents filtres dans le modèle de gestion des tâches ClickUp
Au lieu de passer des heures à chercher un cadre efficace pour votre équipe, utilisez simplement ce modèle de gestion des tâches. Une fois qu'il est ajouté à votre flux de travail, vous devez brancher les détails et profiter d'une productivité accrue.
A lire aussi:_ Créer un tableau de bord OKR
Comment créer un tableau de bord des tâches ?
Maintenant que vous avez passé en revue les principes fondamentaux, voici comment vous pouvez créer un tableau de bord des tâches efficace :
Étape 1 : Choisissez un logiciel de tableau de bord des tâches et créez un nouveau projet
Sélectionnez un logiciel de tableau de bord des tâches adapté et créez un nouveau projet. Nommez votre tableau de bord en fonction de son objectif et du projet auquel il est associé. Paramétrez les objectifs et les paramètres idéaux du projet en termes clairs et mesurables.
Optez ensuite pour un modèle adapté à vos besoins ou créez un tableau de bord personnalisé en fonction des exigences spécifiques du projet.
Étape 2 : Ajouter des éléments essentiels à votre projet de tableau de bord des tâches
Équipez votre tableau de bord des tâches de composants essentiels tels que des barres de progression, les listes de tâches et des indicateurs de problèmes à haut risque afin de fournir un aperçu complet du projet.
Choisissez des éléments qui s'alignent sur les indicateurs clés de performance et les objets de votre projet. Par exemple, le logiciel de gestion de projet personnalisé de ClickUp offre des champs personnalisés qui peuvent être adaptés à vos besoins spécifiques.
Cette étape est cruciale pour afficher clairement et en un coup d'œil le statut de votre projet.
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ClickUp pour pratiquement tout ce que vous pouvez imaginer.
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suivez, triez et filtrez le travail en fonction des besoins de votre équipe. Les champs personnalisés vous permettent d'utiliser ClickUp pour pratiquement tout ce que vous pouvez imaginer
Étape 3 : Afficher la progression et repérer les goulets d'étranglement
Configurez votre tableau de bord des tâches pour suivre la progression du projet et identifier les goulets d'étranglement à l'aide d'outils tels que les feuilles de route ou les représentations visuelles telles que Les diagrammes de Gantt de ClickUp .
Incorporez des analyses pour surveiller le nombre de tâches qui sont retardées et dont les ressources ont été sur-allouées. Les managers et les chefs d'équipe peuvent rester informés des tendances et des retards potentiels en mettant à jour et en examinant constamment les indicateurs de progression.
regroupez, filtrez ou masquez les tâches dans les diagrammes de Gantt de ClickUp 3.0 pour suivre et connecter les flux de travail sur l'ensemble de votre travail_
Étape 4 : Travail sur les jalons actuels
Orientez votre tableau de bord des tâches vers les jalons actuels, en utilisant des outils tels que des traqueurs de jalons et des comptes à rebours. Cette installation, cruciale pour la prise de conscience du projet, permet de visualiser votre progression vers les objectifs clés.
Les gestionnaires de projet et les chefs d'équipe peuvent s'assurer que les échéances sont réunies grâce à des alertes en temps voulu sur leur tableau de bord.
l'affichage des Tableaux Hubaux Blancs de ClickUp facilite le tri des Documents, des Tableaux de bord et des Tableaux blancs en fonction de leur caractère récent, de leurs favoris ou de la mention " Créé par moi "
Étape 5 : Surveiller les éléments à haut risque
Concentrez-vous sur l'identification et le suivi des éléments à haut risque de votre projet en utilisant les fonctionnalités du tableau de bord telles que les filtres et le code couleur pour mettre en évidence les tâches complexes ou critiques.
Créez des sections pour suivre ces éléments à haute priorité. Cela peut vous aider à gérer les risques potentiels de manière proactive. Tâches ClickUp offre une personnalisation avec des étiquettes et des filtres pour une catégorisation efficace et une gestion des risques à travers divers projets.
recherche dans les Étiquettes précédemment créées, création de nouvelles Étiquettes et ajout de plusieurs Étiquettes directement dans une tâche _dans ClickUp
N'oubliez pas de procéder à des mises à jour régulières de l'évaluation des risques. Le fait de maintenir les évaluations des risques à jour et de les adapter à l'évolution de la dynamique du projet garantit une représentation précise du tableau de bord et facilite l'atténuation des risques en temps voulu. Cette étape vitale permet d'éviter que vos projets ne connaissent des retards ou des complications imprévus
Étape 6 : Sélectionner le type de diagramme adapté à vos données
Le bon type de diagramme peut vous aider à présenter efficacement les données de votre projet.
Déterminez le meilleur type de graphique ou de diagramme pour vos indicateurs clés de performance : diagrammes à barres pour l'analyse des tendances, diagrammes circulaires pour les proportions, diagrammes linéaires pour les évolutions dans le temps, ou tableaux et jauges pour des informations détaillées et ciblées.
Bien entendu, évitez d'encombrer votre tableau de bord avec trop de types de diagrammes. Concentrez-vous sur quelques-uns représentant les données les plus pertinentes pour une expérience utilisateur fluide et une prise de décision rapide
Étape 7 : Donnez un contexte à vos nombres
Pour interpréter les données de votre tableau de bord de manière précise et pertinente, assurez-vous qu'elles sont contextualisées.
Vous devez aligner vos données sur les objectifs plus larges du projet ou de l'organisation en définissant des paramètres, en comparant les données actuelles aux données historiques et en illustrant la progression par rapport aux échéanciers. ClickUp Tasks, par exemple, offre des options de visualisation polyvalentes et des sous-tâches personnalisables pour présenter efficacement les données essentielles.
Le concepteur du tableau de bord doit clarifier la signification des données en un coup d'œil, éventuellement en ajoutant un texte explicatif, des indicateurs comparatifs ou des lignes de tendance.
N'oubliez pas non plus d'intégrer la narration dans la conception de votre tableau de bord afin de guider les spectateurs à travers les données de manière logique et attrayante. Cette approche narrative améliore l'expérience et la compréhension de l'utilisateur.
Étape 8 : Création des composants du tableau de bord
Choisissez un logiciel de tableau de bord qui vous permet d'organiser des diagrammes, des graphiques et des tableaux de données grâce à des fonctionnalités de glisser-déposer faciles à utiliser.
Concentrez-vous sur la création d'une disposition qui rende les informations cruciales accessibles et proéminentes.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Dashboard-Bugs-per-view-and-tasks-per-status.png Tableaux de bord ClickUp 3.0 Bugs par affichage et tâches par statut /$$img/
créez des tableaux de bord détaillés dans ClickUp et ajoutez facilement des cartes pour afficher la progression des points sprint, les tâches par statut et les bugs par vue
Mettez en œuvre un design responsive pour votre tableau de bord afin de vous assurer qu'il est accessible sur différents appareils, comme les tablettes et les smartphones. Cette adaptabilité permet aux membres de l'équipe d'interagir avec le tableau de bord à tout moment et en tout lieu, en gardant les informations critiques facilement accessibles.
Étape 9 : Collaborer, partager et recueillir des commentaires
Vous y êtes presque. Vous devez inviter vos parties prenantes, les membres de l'équipe et d'autres personnes à vous faire part de leurs commentaires sur votre tableau de bord. Cette étape est cruciale pour identifier les points à améliorer, les nouvelles fonctionnalités potentielles ou les éléments qui prêtent à confusion.
Le gestionnaire de projet ou le créateur du tableau de bord doit activement rechercher et intégrer ce retour d'information afin d'améliorer l'utilité du tableau de bord.
ClickUp Tasks facilite la collaboration et le retour d'information grâce à des fonctionnalités telles que les assignés multiples et les fils de commentaires. Ainsi, toute l'équipe peut collaborer à l'amélioration du tableau de bord.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Threads-in-Tasks.png ClickUp 3.0 Fils de discussion dans les tâches /$$img/
les fils de discussion permettent d'organiser les discussions au sein d'une tâche ClickUp afin que les utilisateurs n'aient pas à faire défiler tous les commentaires
Un conseil de pro consiste à créer une boucle de rétroaction structurée à l'aide d'outils tels que des sondages ou des entretiens. Des commentaires spécifiques sur la convivialité, la clarté et l'efficacité permettent d'affiner le tableau de bord et d'en faire un outil plus efficace. Votre tableau de bord est maintenant prêt à être utilisé.
Étape 10 : Programmer des révisions et des mises à jour régulières
Comme toute machine bien rodée, votre tableau de bord des tâches a besoin d'être entretenu. Une fois mis en place, vous devez programmer des révisions et des mises à jour régulières de votre tableau de bord.
Les besoins de votre projet ont peut-être évolué et vous devez donc modifier l'étendue ou l'orientation de vos tâches. Ou le rôle d'un membre de l'équipe a changé.
Mais ces révisions ne servent pas uniquement à effectuer des mises à jour. Prévoyez des sessions de formation et renforcez les bonnes pratiques de votre équipe en matière d'utilisation et d'interaction avec le tableau de bord. En formant les membres de votre équipe à une utilisation efficace du tableau de bord, vous pourrez maximiser son utilité dans le processus de gestion des tâches du projet.
6 Conseils pour la gestion d'un tableau de bord des tâches
Créer un tableau de bord et le gérer sont deux choses très différentes. Vous pouvez faire appel à des professionnels pour créer des tableaux de bord, mais vous risquez de ne pas aller aussi loin sans ces conseils.
- Exercer l'intelligence émotionnelle: Chaque personne a un comportement différentstyle de travailmais les gens réagissent toujours bien lorsque vous appréciez leurs efforts. Mettez en avant les réussites et les défis individuels et de l'équipe pour motiver les membres
- Alignez (et réalignez) les tableaux de bord sur les objectifs de l'entreprise : Examinez et ajustez régulièrement les tableaux de bord pour qu'ils reflètent les objectifs de l'entreprise
- Restez agile et adaptable : Votre tableau de bord n'est pas un programme statique. Mettez-le à jour régulièrement pour qu'il corresponde à l'évolution des besoins du projet et des exigences de l'équipe
- Reconnaissez et répondez aux besoins d'apprentissage : Fournissez des formations et des ressources pour vous assurer que votre équipe maîtrise l'utilisation du tableau de bord
- Donner la priorité à la confidentialité et à la sécurité des données : Limitez l'accès aux informations sensibles aux seules personnes autorisées. La collaboration est une bonne chose, mais la conformité l'est tout autant
- Nettoyer et mettre à jour régulièrement les données : pour éviter les idées fausses, établissez une routine pour la validation et la maintenance des données
Choisissez le tableau de bord des tâches qui vous convient le mieux
D'après Le sondage de Capterra sur les tendances technologiques pour 2024 , plus de la moitié (58 %) des acheteurs américains regrettent un achat de logiciel au cours des 12 à 18 derniers mois.
Ainsi, avant de finaliser votre choix de tableau de bord des tâches, assurez-vous que le logiciel est intuitif, réactif et qu'il peut s'adapter à l'évolution des besoins de votre entreprise.
Avec ses tableaux de bord des tâches hautement personnalisables, ClickUp Tasks peut travailler pour tout le monde. S'inscrire gratuitement et laissez-nous vous montrer comment 😊.
Questions fréquemment posées
1. Comment créer un tableau de bord des tâches ?
Pour créer un tableau de bord, choisissez un logiciel de tableau de bord des tâches adapté et configurez un nouveau projet. Ajoutez des éléments essentiels tels que des barres de progression, des listes de tâches et des indicateurs de problèmes à haut risque pour donner un aperçu du projet.
Suivez la progression et repérez les goulets d'étranglement potentiels à l'aide d'outils tels que les plans de route ou les diagrammes de Gantt. Concentrez-vous sur les jalons actuels et intégrez des fonctionnalités permettant de surveiller les éléments à haut risque.
Sélectionnez le type de diagramme adapté à vos données pour représenter vos indicateurs clés de performance avec précision. Veillez à ce que les composants du tableau de bord soient conçus de manière conviviale et revoyez et mettez à jour régulièrement le tableau de bord pour qu'il reste pertinent.
2. Quels sont les éléments d'un tableau de bord des tâches ?
Un tableau de bord des tâches comprend généralement plusieurs éléments essentiels : des indicateurs de progression globale, des listes de tâches, des matrices de risques et des outils de suivi des indicateurs clés de performance. Il peut également contenir des outils de suivi des jalons, des comptes à rebours et des éléments visuels tels que des diagrammes de Gantt ou des diagrammes à barres.
Des indicateurs de problèmes à haute priorité ou à haut risque, ainsi que des filtres et des systèmes de codage couleur, sont également courants. Le tableau de bord doit être conçu pour être facile à utiliser et sa disposition doit permettre d'afficher clairement les informations les plus importantes.
3. Quels sont les avantages d'un tableau de bord des tâches ?
Un tableau de bord des tâches améliore la gestion du projet en fournissant un aperçu clair de son statut. Il vous aide également à suivre la progression des différents objectifs et tâches, et à identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne fassent boule de neige.
Un tableau de bord des tâches améliore également la coordination et la communication au sein de l'équipe en centralisant les informations relatives au projet. Il facilite la prise de décision en présentant les données dans une forme accessible et exploitable. En utilisant un tableau de bord des tâches pour tous vos projets personnels et professionnels, vous pouvez améliorer votre productivité, mieux gérer vos ressources et achever vos tâches.