L'analyse des tâches fait partie intégrante du travail d'un chef de projet. Vous commencez avec un grand nombre de tâches qui se chevauchent, qui ont des niveaux de priorité différents et qui exigent des compétences différentes. L'attribution de ces tâches aux différents services peut s'avérer fastidieuse, en particulier si vous souhaitez rendre vos activités quotidiennes plus efficaces.
Pour bénéficier d'une affectation et d'une responsabilisation adéquates du flux de travail, les chefs de projet doivent maîtriser les catégories et les types de tâches. Ils vous aident à décomposer vos produits livrables en tâches et sous-tâches et à répartir le travail entre les membres de l'équipe en fonction de leurs compétences ou des délais du projet.
Dans cet article, nous allons approfondir les catégories et les types de tâches et vous montrer comment organiser et maîtriser votre travail !
**Nous allons décomposer le processus d'ajout d'un nouveau type de tâche ou d'une nouvelle catégorie dans Cliquez sur le bouton une solution de gestion de projet tout-en-un.
Les types de tâches et les catégories de tâches expliqués \N-[Avec exemples]
Les gens utilisent souvent les catégories et les types de tâches de manière interchangeable, mais il ne s'agit pas de la même chose. Techniquement, une catégorie de tâches est un ensemble universel englobant plusieurs types de tâches.
En d'autres termes, un type de tâche décrit les caractéristiques d'une tâche à un niveau microéconomique, tandis que la catégorie de tâches est le concept macroéconomique. Par exemple, vous pouvez créer une catégorie de tâches appelée Construction d'une équipe. Vous pouvez ensuite ajouter d'autres types de tâches à cette catégorie, par exemple : Trouver un lieu, Commander de la nourriture, Envoyer des invitations et Attribuer un budget.
La catégorie décrit la nature de la tâche, et toutes les tâches qu'elle contient y adhèrent, ce qui évite toute confusion. Par exemple, "Allocation d'un budget" peut être une tâche super aléatoire si vous ne connaissez pas le contexte, qui est construction d'une équipe dans notre exemple.
Les types de tâches et les catégories sont tous deux personnalisables.
De nombreux chefs de projet ont des catégories de tâches représentant des équipes, comme Conception, Ingénierie, Marketing et Ventes. Les types de tâches au sein de chaque catégorie peuvent représenter les responsabilités de chaque équipe. Par exemple, la catégorie Ventes peut comporter des types de tâches tels que Communication, Prévision, Objectifs et Création de plans
Vous pouvez également classer vos types de tâches par priorité, délai, statut ou tout autre critère pertinent pour votre projet. L'idée est de faire en sorte que tout soit facilement consultable.
Astuce: La plupart des outils de gestion de projet vous permettent d'ajouter des balises pour identifier les types et les catégories de tâches. Par exemple, si vous utilisez ClickUp, vous pouvez
créer, modifier et supprimer des balises de tâches
pour organiser votre travail, le tout accessible de manière transparente par l'intermédiaire de
Recherche universelle
.
ClickUp Universal Search permet aux utilisateurs de trouver rapidement des tâches, des documents, des fichiers, des utilisateurs, des chats et des tableaux de bord dans l'ensemble de l'espace de travail et même dans d'autres applications de travail connectées
Importance de la gestion des types et des catégories de tâches
Classer vos tâches en types et catégories n'a peut-être pas beaucoup de sens si vous travaillez sur un projet à petite échelle. Mais lorsque votre projet prend de l'ampleur, le nombre de tâches se multiplie rapidement, et ce type de désorganisation est synonyme d'échec.
En plus de favoriser l'évolutivité, une gestion efficace des tâches est bénéfique pour :
- Assignation et suivi plus rapides des tâches
- Établir la responsabilité
- Fixer des priorités
Les types et les catégories de tâches sont essentiels à toute structure de répartition du travail (SRT) efficace. Ils vous aident à déconstruire votre projet et à le diviser en sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer, classées par type et par catégorie. Vous pouvez ensuite organiser les séquences et les relations entre les tâches afin de garantir un ordre de travail cohérent et de minimiser les malentendus au sein de l'équipe.
Si vous êtes une équipe de développement de logiciels utilisant la méthodologie du cycle de développement du système (SDLC), les types et les catégories de tâches sont indispensables. Ces classifications permettent de regrouper le flux de tâches en sept phases avant, pendant et après la publication :
- Planification
- L'analyse
- Conception
- Développement
- Essais
- Mise en œuvre
- Maintenance
Ces phases constituent vos catégories de tâches, et vous définirez différents types de tâches au sein de chacune d'entre elles. Vous créerez ainsi une hiérarchie de tâches unique et une vue d'ensemble qui vous permettra de contrôler au mieux vos projets.
Toutefois, la classification de vos tâches en types et catégories est importante non seulement dans le cadre du SDLC, mais aussi dans toute méthodologie de gestion de projet que vous choisissez. Elle vous permet d'avoir une vue d'ensemble et de zoomer sur les détails, de trouver ce que vous cherchez en quelques clics et d'optimiser les ressources pour éviter le gaspillage.
Astuce: Vous préparez un flux de tâches hiérarchique ? Utilisez la fonction
Modèle de structure de répartition du travail ClickUp
pour gagner du temps. Il comprend des sections prédéfinies pour organiser les tâches, aligner les membres de l'équipe et suivre les progrès.
Comprendre la classification des tâches dans la gestion de projet
Entrons dans les détails pour expliquer le rôle et l'importance de la classification des tâches dans la gestion de projet :
Organisation efficace
Nager dans des piles de tâches non classées peut drainer votre énergie et celle de vos coéquipiers et conduire à la confusion et à la perte de temps. En classant vos tâches par types et catégories, vous vous transformez en un pro de l'organisation et vous vous assurez de pouvoir trouver des tâches spécifiques en quelques clics.
L'allocation des ressources en temps réel
L'un des principaux avantages de l'organisation des tâches en types et catégories est de comprendre leur nature. En regroupant les tâches similaires, vous serez en mesure d'allouer correctement les ressources nécessaires
d'éviter les blocages et de veiller à ce que vos équipes ne se marchent pas sur les pieds.
Au fur et à mesure que vous vous familiariserez avec la classification des tâches, vous constaterez que vous pouvez facilement estimer la durée, la priorité et le budget d'une tâche, maximisant ainsi le potentiel de réussite de vos plans de projet.
Bonus: Améliorez vos compétences en matière de classification des tâches à l'aide d'aides visuelles ! Utilisez le
Modèle d'allocation des ressources ClickUp
pour visualiser la disponibilité des ressources et tirer le meilleur parti de votre personnel, de votre matériel et de votre budget.
Utilisez le modèle d'allocation des ressources de ClickUp pour garder une trace du matériel, de la main-d'œuvre et des autres ressources de l'organisation pour chaque projet.
Transparence des relations entre les tâches
La classification des tâches vous permet de créer et de gérer des relations entre les tâches afin de garantir que vos équipes travaillent conformément à un calendrier établi.
Prenons un exemple : vos catégories de tâches sont Ventes, Développement et Marketing. Dans la catégorie Marketing, vous avez des types de tâches tels que Conception d'un site web pour le client X et Optimisation d'un site web pour le client X. Il est évident que vous ne pouvez pas optimiser un site web qui n'existe pas. Vous veillerez donc à ce que votre équipe s'occupe d'abord du type de tâche Conception d'un site web pour le client X.
La priorisation est un autre moyen par lequel les types et catégories de tâches peuvent vous aider à planifier à l'avance et à gérer les risques simultanément. Vous pouvez créer des types et des catégories basés sur la priorité et guider votre équipe pour qu'elle s'occupe d'abord des tâches prioritaires et difficiles avant d'aborder les autres tâches.
Normalisation des processus
Une bonne compréhension des types et catégories de tâches vous permet d'identifier ce qui correspond ou non à un flux de travail standard pour votre équipe. Ces connaissances permettent de normaliser tous les processus et de s'assurer que chaque membre de l'équipe sait exactement ce qu'il doit faire et dans quel ordre.
À long terme,
la normalisation des processus
permet de gagner du temps, de minimiser les erreurs et de simplifier l'intégration et la formation des employés, c'est donc un atout à ne pas négliger.
Vous pouvez maintenant identifier les processus qui ont besoin d'être normalisés grâce à l'outil
Modèle de POS ClickUp
. Ce modèle de document vous permet de définir les types de tâches et la séquence des étapes afin d'améliorer la collaboration et de favoriser l'uniformité des processus à l'échelle de l'entreprise.
4 Meilleures pratiques pour organiser les types et les catégories de tâches
Lorsqu'il s'agit d'organiser les catégories et les types de tâches, il n'existe pas d'approche unique. Cependant, nous avons quelques conseils et meilleures pratiques qui peuvent vous aider, surtout si vous êtes novice en matière de classification des tâches.
1. Faites des recherches sur votre projet
La règle de base pour la classification des tâches est de connaître un projet en profondeur avant de le diviser en tâches, types et catégories. Si vous ne comprenez pas l'essence du projet, la classification des tâches en types et en catégories ne vous sera d'aucune utilité - en fait, elle risque de vous ralentir et de semer la confusion dans l'ensemble du projet.
Explorez et notez vos
les tâches et les catégories de tâches qui semblent utiles dans ce contexte peuvent être identifiées à l'aide de la liste des tâches, des délais, des exigences et des objectifs du projet. Réfléchissez ensuite au critère que vous utiliserez pour la classification. Parmi les options possibles, citons l'urgence, l'importance, l'équipe, le temps, le coût et l'approche.
Bonus: Utilisez le
Modèle de tableau blanc de l'étendue du projet ClickUp
pour résumer les tâches et les activités, stimuler la collaboration et clarifier les types de tâches, les étapes, les calendriers et les produits livrables de votre projet.
2. Consultez votre (vos) équipe(s)
Une attitude exigeante ne vous mènera pas loin avec votre équipe. Oui, vous voulez que la classification des tâches travaille pour vous, mais vous devez aussi considérer la dynamique de l'équipe,
les compétences individuelles et les responsabilités. Une solution intelligente consiste à organiser un brainstorming avec les chefs de service pour créer des types de tâches et des catégories fonctionnelles et logiques qui complètent le projet.
3. Être ouvert aux reclassements
Au fur et à mesure que vos projets se développent, vous devrez reconsidérer votre organisation des types et catégories de tâches afin de refléter les changements de complexité et d'échelle du travail. Des configurations et mises à jour régulières vous aideront à identifier les nouvelles catégories de tâches qui devraient être traitées séparément pour plus d'efficacité.
4. Trouver un outil de gestion de projet et de tâches de qualité
Vous pouvez avoir les meilleures initiatives en matière de classification des tâches, mais elles ne valent pas grand-chose si vous ne disposez pas des outils nécessaires pour les concrétiser. Si vous souhaitez créer des catégories et des types de tâches qui vous aideront, vous et votre équipe, à garder le cap, vous avez besoin d'un outil de gestion de projet et de tâches de qualité
plateforme de gestion des tâches de qualité
comme ClickUp.
ClickUp est une plateforme
gestion de projets et de tâches
un outil de gestion des projets et des tâches doté de fonctionnalités qui vous aideront non seulement à classer les tâches, mais aussi à les gérer rationaliser la collaboration et la communication pour que les équipes restent légères et efficaces.
Voyons les options qui font de ClickUp un excellent choix :
ClickUp Tasks pour définir une catégorie ou un type de tâche et définir des flux de travail
Utilisez ClickUp Tasks pour décomposer des tâches complexes en actions plus petites, de la taille d'une bouchée
Tâches ClickUp
est un ensemble de fonctionnalités qui vous permet de créer, d'organiser, de gérer et d'exécuter des tâches
.
Commençons par la création de tâches : en quelques clics, vous pouvez créer des tâches et des sous-tâches pour organiser votre travail. ClickUp vous permet de sélectionner des types de tâches pour gérer facilement les différentes exigences du projet. Les options par défaut sont Tâche, Jalon, Caractéristique, Défaut et Client.
Vous pouvez choisir une icône pour chaque type afin de le rendre plus facile à identifier et plus attrayant visuellement. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez parmi les types de tâches disponibles, vous pouvez toujours
personnaliser votre propre type de tâche
. 🪄
Pour personnaliser, utilisez les Tâches personnalisées ClickUp pour représenter différents types de travail liés à des catégories telles que les articles en stock, les clients, les événements ou votre équipe. La création d'un type de tâche personnalisé est très simple :
- Allez dans les paramètres de votre espace de travail
- Appuyez sur Créer un type de tâche
- Définissez les champs Icône, Nom au singulier et au pluriel, et Description
- Cliquez sur la case à cocher Créer un type de tâche
Veillez à ce que chaque nom de type de tâche personnalisé soit distinct pour faciliter la navigation et l'organisation.
Améliorez la clarté de vos projets grâce aux types de tâches personnalisables et améliorez l'organisation de vos efforts de gestion des tâches
Note: Seuls les administrateurs peuvent créer, assigner, modifier et supprimer des types de tâches. N'oubliez pas non plus que les types de tâches personnalisées ne sont disponibles que pour les utilisateurs de ClickUp 3.0.
Exploiter les champs personnalisés et les priorités des tâches de ClickUp
L'option suivante qui est cruciale pour la classification des tâches est
Champs personnalisés ClickUp
. D'une certaine manière, il s'agit de vos catégories de tâches : elles fournissent plus d'informations sur chaque tâche et ajoutent un contexte à l'ensemble.
Utilisez les champs personnalisés pour fournir plus de détails sur vos tâches
Vous avez 15+ options de champs personnalisés à choisir. Par exemple, utilisez le champ personnalisé Date pour ajouter des dates importantes à une tâche spécifique. Ou encore, utilisez le champ personnalisé Argent pour fournir des informations telles que le budget, les dépenses ou les prix. Avec le champ personnalisé Personnes, vous pouvez relier les membres de l'équipe à des tâches spécifiques pour faciliter la navigation et réduire les confusions. Le champ personnalisé Progrès vous aide à
suivre l'évolution de chaque tâche
et d'identifier les problèmes à un stade précoce.
Une autre option qui facilite la classification des tâches est
Priorités des tâches ClickUp
. Grâce à lui, vous pouvez facilement planifier votre prochaine action et vous assurer que votre équipe sait à quoi s'attaquer ensuite. Vous avez le choix entre quatre indicateurs de priorité :
- Drapeau rouge: Urgent ; la (ou les) personne(s) responsable(s) doit (doivent) s'en occuper MAINTENANT
- Drapeau jaune: Priorité élevée ; il faut s'en occuper rapidement
- Drapeau bleu: Normal ; faites-le dès que vous en avez le temps
- Drapeau gris: Faible ; faites-le enfin
Définissez des niveaux de priorité pour votre travail avec ClickUp Task Priorities
Mais ce n'est pas tout ! Si vos projets impliquent un ensemble de tâches qui se répètent à des intervalles spécifiques, vous n'avez pas besoin de les créer à partir de zéro à chaque fois. Au lieu de cela, définissez
tâches récurrentes
en quelques clics et laissez ClickUp vous les rappeler automatiquement.
Une autre option pour gagner du temps est
Automatisations ClickUp
. Définissez des déclencheurs et des actions, et permettez à ClickUp de
tandis que votre équipe se concentre sur des catégories de tâches plus exigeantes en termes de connaissances.
Les vues ClickUp permettent de visualiser un type ou une catégorie de tâches spécifiques
Passez d'une vue ClickUp à l'autre pour voir les tâches et les projets sous différents angles
Une approche multidimensionnelle de la classification des tâches peut permettre de découvrir de nouvelles informations et vous aider à ajuster votre jeu, à accroître l'efficacité et à rationaliser les flux de travail. La version de ClickUp d'une approche multidimensionnelle est la suivante
Vues de ClickUp
-Elles vous permettent d'observer les tâches et les projets sous différents angles.
La plateforme propose 15+ vues, et vous pouvez les changer à votre guise, en fonction de ce sur quoi vous voulez vous concentrer. Si vous souhaitez avoir une vue d'ensemble de vos tâches et les filtrer sans effort, utilisez la vue
Vue en liste
. La liste des
Vue du conseil d'administration
est un tableau Kanban qui vous permet de zoomer sur l'avancement de votre projet et de classer les tâches en fonction d'un critère spécifique, tel que le statut, la priorité ou l'assigné.
L'une des vues les plus avancées est la vue
Diagramme de Gantt
. Il vous permet de contrôler et d'ajuster les échéances et les tâches en fonction des nouveaux développements, de créer des dépendances et de suivre de près l'avancement du projet. Un autre
est la charge de travail
. Elle vous permet d'évaluer la capacité de votre équipe pour différentes fonctions ou catégories.
ClickUp Whiteboards pour faire un brainstorming sur les noms des catégories de tâches (ou n'importe quoi d'autre, en fait !)
Illustrez vos idées, esquissez des stratégies et faites des brainstormings efficaces avec les tableaux blancs ClickUp
Nous avons mentionné que l'organisation des types et catégories de tâches est un sport d'équipe. Pour cela, vous avez besoin d'un outil qui encourage la collaboration et la communication.
Tableaux blancs ClickUp
est exactement cela : il vous permet, à vous et à votre équipe, de faire du brainstorming, d'élaborer des stratégies et de concrétiser des idées sur une canevas numérique infinie.
Ce canevas vous donne la liberté d'exprimer votre côté créatif et de collaborer avec votre équipe par le biais de textes, de dessins, de formes, de commentaires, de notes adhésives et de pièces jointes. Demandez l'avis des membres de votre équipe sur la classification des tâches, créez un nom de catégorie et concevez
hiérarchies de projet
. Chaque mise à jour du Whiteboard se fait en temps réel, ce qui en fait un outil idéal pour les équipes hybrides et distantes.
Comme chaque participant reçoit un curseur à son nom, vous pouvez facilement savoir qui fait quoi.
Coordonnez les idées de votre équipe en un seul endroit grâce aux tableaux blancs de ClickUp
De plus, vous pouvez créer des tâches directement sur le tableau blanc et fournir plus de contexte en les reliant à des fichiers ou à d'autres tâches.
Modèles de listes de tâches ClickUp conviviaux
Vous n'avez pas besoin d'organiser vos tâches à partir de zéro et de perdre du temps - pourquoi ne pas utiliser les modèles de liste de tâches ClickUp ?
Modèles de listes de tâches ClickUp
? Ces documents-cadres préconstruits offrent une base solide pour lister, organiser, hiérarchiser et contrôler la réalisation des tâches et des activités.
Les modèles sont clairs et personnalisables : vous pouvez adapter chaque élément à la portée et aux exigences de votre projet, ainsi qu'au style de travail de votre équipe.
Les modèles de listes de tâches ne sont pas les seuls de la collection ClickUp. La plateforme offre une bibliothèque de modèles avec
plus de 1 000 options
se concentrer sur les domaines
comme le marketing
,
finance et comptabilité
et
usage personnel
. Trouvez votre préféré, faites quelques ajustements, et profitez de votre raccourci vers le succès ! 💪
ClickUp Brain pour créer un référentiel interactif des tâches assignées et accomplies
ClickUp Brain peut répondre à des questions sur des tâches, des documents et des projets en quelques secondes
ClickUp fusionne les tâches et gestion de projet avec l'IA pour créer un assistant de travail révolutionnaire
Cerveau ClickUp
. 🧠
Il s'agit de l'un des premiers réseaux neuronaux au monde qui apprend tout sur votre entreprise, vos projets et vos tâches et agit comme un assistant interactif pour vous et votre équipe.
Votre
peuvent utiliser ClickUp Brain
et son AI Knowledge Manager pour obtenir des réponses à leurs questions relatives aux documents, aux projets et aux tâches, comme ce sur quoi ils devraient travailler ensuite ou quelles sont les tâches les plus urgentes.
En plus de répondre aux questions, ClickUp Brain peut être un assistant de gestion de projet efficace. La fonction AI Project Manager peut rédiger des résumés de projet, obtenir des mises à jour de l'équipe et créer des automatismes, le tout en quelques secondes.
ClickUp Brain est également un rédacteur IA passionné qui peut générer toutes sortes de documents, vérifier l'orthographe et la grammaire et rédiger des réponses aux messages axées sur l'audience.
Créer et gérer des catégories et des types de tâches avec ClickUp
La classification intelligente des tâches est une compétence essentielle pour les chefs de projet qui veulent diriger une équipe performante et livrer des projets de qualité dans les délais impartis. Mais il ne suffit pas d'avoir des compétences, il faut aussi un outil pour les mettre en œuvre.
En tant que chef de file de l Outil de gestion de projets d'IA ClickUp a tout ce qu'il faut pour créer, organiser et gérer des projets
et de collaborer efficacement avec votre équipe. S'inscrire à ClickUp et entrez dans l'avenir de la gestion des tâches ! 🌝