Plantons les paramètres du décor. 🎥
Vous êtes responsable de la gestion de projet dans une entreprise qui lance un nouveau produit, c'est passionnant !
Vous avez passé des heures à élaborer la feuille de route parfaite pour votre projet et des mois à essayer de mettre en œuvre les idées de votre équipe.
Vous avez défini des objectifs SMART, élaboré des plans d'urgence et prévu une marge de manœuvre en cas d'imprévus. Et pourtant, votre projet prend encore beaucoup de retard. 🤯
Alors, que faire ? Paniquer ? Renverser la table ? Appeler votre coach de vie ?
Non !
Vous prenez une grande inspiration et commencez à réfléchir à des moyens stratégiques de rattraper le temps perdu. 🤓
Rejoignez-nous dans cette aventure pour découvrir l'un des outils de planification les plus populaires pour rattraper le retard dans la gestion de projet, quand l'utiliser et comment le mettre en œuvre avec succès !
Netflix/ GIPHY
Bonjour, je m'appelle _____ et mon projet est en retard.
Il est extrêmement courant de prendre du retard dans un projet, et à un moment ou à un autre, cela arrive à tout le monde ! Et parfois, cela échappe totalement à votre contrôle.
Le manque de matériel, une mauvaise communication, l'épuisement professionnel et des objectifs mal définis peuvent s'accumuler et vous faire prendre du retard plus rapidement que vous ne le pensez, mais il existe des outils que vous pouvez utiliser en tant que chef de projet pour rattraper votre échéancier et respecter votre échéance finale.
C'est là que les techniques de compression du calendrier entrent en jeu. Il s'agit de méthodes qui vous aident à rester sur la bonne voie pour achever le projet dans les délais initialement prévus. 🙌🏼
De plus, ces techniques sont extrêmement polyvalentes et peuvent être appliquées à tous types de projets.
Les ingénieurs produits, développeurs, concepteurs et gestionnaires chevronnés connaissent peut-être déjà cette technique, mais les professionnels de la construction, du secteur médical et de l'immobilier ont également connu une réussite en appliquant ces outils dans leurs secteurs ! En particulier, la technique du fast tracking.
L'accélération dans la gestion de projet est l'un des outils les plus courants pour réduire les délais, et même si vous ne devez pas nécessairement en faire une habitude, elle ne signifie en aucun cas la fin de votre échéancier de projet.
Bonus : modèles de plans d'urgence!
Qu'est-ce que l'accélération dans la gestion de projet ?
Nous sommes ravis que vous posiez cette question.
L'accélération dans la gestion de projet consiste à effectuer en parallèle ou en partie simultanément des tâches qui étaient initialement prévues pour être réalisées les unes après les autres.
En d'autres termes, réaliser plusieurs tâches à la fois pour un même projet, sans en modifier la portée ! Vous pourrez ainsi respecter votre délai final. 😎
L'accélération n'est envisageable que si les tâches qui se chevauchent ne sont pas en dépendance les unes par rapport aux autres et se trouvent sur le chemin critique, c'est-à-dire la série de tâches majeures de votre projet qui déterminent la date de livraison finale.
Pensez aux jalons ou aux sprints dans ClickUp!
PeacockTV/ GIPHY
Pour commencer, il est utile d'examiner la feuille de route de votre projet et d'identifier les tâches qui indiquent que votre projet passe à la phase suivante. En général, les premières ou les dernières tâches de ces phases sont de bons indicateurs ! Cela vous donnera une idée des tâches qui pourraient constituer des obstacles potentiels si elles étaient entreprises simultanément.
Vous ne pouvez accélérer que les tâches du chemin critique, car ce sont celles qui font réellement avancer les choses et qui n'ont pas de dépendances avec d'autres tâches susceptibles de les empêcher de être terminées.
Pour en savoir plus sur le chemin critique, cliquez ici.
Mais ClickUp, existe-t-il d'autres outils de compression de calendrier ?
Oui, bien sûr qu'il y en a.
Le « crashing » est un autre outil courant de compression du calendrier que de nombreux chefs de produit peuvent envisager lorsqu'ils décident d'accélérer ou non le rythme.
Le rattrapage de projet consiste à consacrer des ressources supplémentaires à une activité ou à une tâche, plutôt que d'ajuster votre feuille de route initiale ou vos dates de début. Tout comme l'accélération, le rattrapage n'affecte pas votre date de livraison finale lorsqu'il est effectué avec succès et ne peut être appliqué qu'aux tâches de votre chemin critique.
Mais parmi les nombreuses techniques de compression des délais qui existent, une bonne règle générale consiste à essayer d'abord le suivi rapide, car il n'entraîne aucun coût supplémentaire et peut être utilisé simultanément avec vos autres techniques habituelles.
Cours intensif sur le rattrapage de retard dans les projets
Si vous savez que vous avez les moyens d'allouer des matériaux et des ressources externes à votre projet, le crashing peut sembler être une solution plus rapide que le suivi, mais le coût n'est pas le seul défi à prendre en compte.
En affectant des ressources supplémentaires aux tâches existantes, vous déléguez davantage de travail à davantage de personnes, ce qui peut rapidement mener à une situation où « trop de cuisiniers gâtent la sauce ».
Warner Bros/ GIPHY
Les projets à venir peuvent également souffrir du fait que des membres supplémentaires de l'équipe sont retirés d'autres tâches pour travailler sur un autre projet en cours. Par conséquent, votre plan de rattrapage nécessite autant de stratégie et d'intention qu'un plan de rattrapage rapide, car ce n'est pas qu'un outil soit plus efficace qu'un autre, mais vous devez savoir lequel fonctionnera le mieux dans votre situation.
Néanmoins, le rattrapage rapide présente de nombreux avantages lorsqu'il est réalisé avec succès, notamment le maintien de la séquence initiale !
Évaluez de manière réaliste et objective les coûts supplémentaires liés aux ressources externes et respectez-les. Cela inclut le personnel et les matériaux.
Gardez à l'esprit que l'accélération ne fonctionne que pour les activités où une assistance supplémentaire permet réellement de raccourcir la durée de la tâche. Ainsi, lorsque vous déléguez des tâches à des membres extérieurs à l'équipe, assurez-vous que toutes les personnes impliquées savent exactement ce qu'elles font afin d'éviter les doublons, les erreurs et autres écueils qui nuisent à la productivité.
Bien que le suivi puisse être utilisé simultanément avec l'accélération, il peut s'avérer risqué et coûteux. Nous vous recommandons donc de procéder avec prudence. 🚧
L'inconvénient de l'utilisation simultanée de ces deux techniques est l'augmentation du budget et l'épuisement professionnel, car davantage de personnes travaillent, effectuent plusieurs tâches à la fois et ajoutent des tâches provenant de projets nouveaux pour elles.
De plus, lorsque l'accélération échoue, de nombreux chefs de projet se tournent quand même vers le crashing ! Donc, si votre projet est en retard et que vous débutez dans les techniques de compression de calendrier, utilisez simplement un outil à la fois. 🙂
Le moment idéal pour accélérer le suivi ⏰
Si le recours au suivi du projet peut sembler être un signal d'alarme, il est en réalité plus courant que vous ne le pensez.
Faites preuve de prudence lorsque vous décidez de la fréquence à laquelle vous utilisez cette technique, mais il existe d'autres raisons de l'utiliser que le simple retard pris sur un projet, il n'y a donc aucune raison d'être gêné !
Vous pouvez recourir au fast tracking dans la gestion de projet lorsque vous souhaitez boucler un projet afin de prendre une longueur d'avance sur une nouvelle opportunité, lorsque votre client vous le demande ou lorsque vous subissez la pression d'un concurrent pour terminer votre projet, mais soyez conscient des risques !
Chaque type de technique de compression du calendrier comporte son lot de risques et de défis, y compris le suivi. Et cela nécessite un chef de projet qui connaît vraiment son métier. 🧐
Les risques et les avantages du suivi rapide
Heureusement, pour accélérer votre feuille de route du projet, vous n'utilisez que les ressources que vous avez déjà budgétisées, ce qui signifie que vous n'avez pratiquement pas de coûts supplémentaires à supporter pour rester au suivi.
Cependant, le suivi dans la gestion de projet peut être risqué.
Le fast tracking consiste essentiellement en une multitâche soigneusement planifiée avec des enjeux plus importants. Comme pour tout autre effort multitâche, les choses peuvent facilement devenir un peu incontrôlables lorsqu'il faut jongler avec plusieurs échéances à la fois.
Lorsque plusieurs éléments doivent être menés de front, il y a plus de chances de devoir revenir sur des tâches déjà achevées et éventuellement les refaire entièrement.
Cette complexité supplémentaire peut également nuire à la qualité et à l'efficacité du projet, ce qui peut ralentir l'échéancier que votre plan d'accélération est censé accélérer.
Et même si vous pouvez éviter certains coûts supplémentaires en n'utilisant pas de ressources supplémentaires, méfiez-vous du burnout !
PeacockTV/ GIPHY
Vous et votre équipe aurez tous des tâches supplémentaires à accomplir plus tôt que prévu, et même si faire des économies peut sembler intéressant sur le papier, le bonheur de vos employés et leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée n'ont vraiment pas de prix. ✨
Mais ne laissez pas ces risques vous dissuader complètement d'utiliser l'accélération dans la gestion de projet ! Il existe des moyens d'éviter ces risques, et vous ne ferez que vous améliorer avec cet outil grâce à la pratique et à la planification ! Comme nous le disons toujours chez ClickUp, progressez vers la perfection. 😎
Notre conseil : communiquez, communiquez, puis communiquez encore.
Cela semble si simple, mais ça marche... et c'est un peu plus difficile qu'il n'y paraît.
Un chef de projet qui connaît l'échéancier sur le bout des doigts et qui peut rapidement informer l'équipe de tout changement, jusque dans les moindres détails, peut désamorcer tout problème lié au suivi accéléré des délais.
En particulier lorsque l'équipe augmente sa charge de travail, vous devez vous assurer que tout le monde sait ce qui se passe, quand cela entre en vigueur, pourquoi le projet est accéléré et quel sera son impact sur leur travail.
Bien que le suivi ne devrait pas affecter la portée de votre projet, il y aura tout de même plusieurs nouvelles échéances pour chaque tâche en cours de route, et plus tôt vous pourrez mettre votre équipe au diapason de ces changements, mieux ce sera !
Il serait également utile de partager les risques liés au suivi mentionnés ci-dessus afin que vous (ou votre responsable de la gestion de projet) ne soyez pas les seuls à rechercher des obstacles spécifiques avant la date de livraison.
Bon, cela peut sembler beaucoup. Mais c'est uniquement parce que nous voulons nous assurer que vous êtes prêt à mettre en œuvre le meilleur plan d'accélération qui soit !
Voici une façon de faire.
Comment accélérer votre projet
Ce n'est pas que le suivi soit meilleur que tous les autres outils de compression de calendrier, mais il s'agit plutôt de savoir quels outils vous conviennent le mieux ! Et comment les mettre en œuvre.
Avant de vous lancer dans une tentative d'accélération de l'échéancier d'un projet en retard, assurez-vous d'être équipé d'un logiciel de gestion de projet qui vous aidera à gérer tous les éléments mobiles en un seul endroit.
Comme ClickUp!
Téléchargez ClickUp et accédez-y à tout moment depuis n'importe quel appareil
ClickUp est une solution de gestion du travail puissante qui comprend des centaines d'outils permettant de rationaliser vos processus de gestion de projet en regroupant vos tâches, vos documents, vos communications et vos progrès sur une seule et même plateforme.
Il offre une collaboration et une personnalisation au cœur de chaque fonctionnalité afin de tenir toute l'équipe de projet informée et de maintenir la transparence à chaque étape de votre projet.
De plus, il s'intègre à plus de 1 000 autres outils pour s'aligner parfaitement avec votre pile technologique actuelle et vous permettre de gagner du temps sur vos projets ! Même ceux qui prennent un peu de retard. 🙌🏼
Les sprints dans ClickUp peuvent vous aider à planifier efficacement la durée de votre projet et vos tâches dans n'importe quel Échéancier et à visualiser votre charge de travail grâce à plus de 15 vues, notamment le diagramme de Gantt, le Tableau et les cartes mentales, ce qui constitue un atout majeur pour les chefs de projet au sein d'équipes interfonctionnelles.
Établir des relations entre les tâches et les tâches jalons dans la vue Gantt dans ClickUp
Si ClickUp peut héberger et organiser vos ressources comme un pro, le suivi accéléré ne se fait pas tout seul. Il nécessite une planification aussi minutieuse que votre feuille de route initiale, et nous avons les conseils qu'il vous faut pour vous lancer en cinq étapes simples. 🖐🏼
5 étapes pour accélérer le suivi
Bien que tous les projets aient des besoins différents, toute tentative de remanier le calendrier actuel nécessite beaucoup de temps et d'efficacité pour obtenir l'adhésion de toute l'équipe.
Le plan de rattrapage que vous élaborez peut être influencé par le nombre de tâches en retard, les tâches en état de dépendance, le calendrier et les raisons pour lesquelles le projet a pris du retard, mais ces cinq étapes vous aideront à déterminer si cet outil vous convient et comment relancer le processus.
1. Identifiez les problèmes afin de définir vos objectifs.
Examinez les exigences, les objectifs initiaux, les priorités et les jalons de votre projet. Identifiez les éléments et les raisons qui ont conduit votre projet à cette situation et demandez-vous si l'accélération pourrait résoudre le problème ou, au contraire, causer encore plus de difficultés.
Dans les tableaux de bord de ClickUp, vous pouvez facilement déterminer la « santé » globale de votre projet grâce à une vue d'ensemble de son avancement. Consultez en quelques secondes le nombre de jalons importants de votre projet, la charge de travail actuelle de votre équipe, ses performances et les Sprints.
Obtenez un aperçu de l'avancement de vos projets dans les tableaux de bord de ClickUp.
2. Examinez le calendrier actuel de votre projet.
Posez-vous la question suivante :
- Combien de temps vous faut-il pour rattraper votre retard ?
- Quelles sont les tâches qui se trouvent sur le chemin critique ?
- Quelles tâches sont dépendantes d'autres tâches ?
- Quel sera l'impact de ces changements sur la charge de travail de chacun ?
Avant d'ajuster votre calendrier actuel, assurez-vous de pouvoir répondre à chacune de ces questions afin d'éviter des problèmes supplémentaires et les risques liés au suivi des projets à l'avenir !
3. Recherchez les opportunités d'accélération.
N'oubliez pas que vous ne pouvez accélérer que les tâches du chemin critique. Superposez les tâches qui ne sont pas liées les unes aux autres et, si vous ne l'avez pas déjà fait, transformez ces tâches en jalons dans ClickUp !
Les tâches transformées en jalons sont mises en évidence par rapport aux autres tâches par un symbole en forme de losange sur l'échéancier de votre projet. L'ouverture des jalons vous permettra également de voir immédiatement les relations et les dépendances entre les tâches à prendre en compte.
Une autre astuce de pro ? Affichez l’échéancier de votre projet sous forme de diagramme de Gantt ou de carte mentale pour obtenir une représentation plus visuelle de ce à quoi ressemblera votre calendrier compressé.
Et avons-nous mentionné que ClickUp offre ces deux vues et plus de 13 autres? 👀
4. Examinez vos ressources. Votre plan accéléré est-il réaliste ?
Examinez la charge de travail potentielle de votre équipe en matière d'accélération et créez des sprints pour répartir les tâches restantes dans des délais réalisables.
Cela peut vous aider à respecter vos nouveaux délais et à suivre facilement quelles tâches seront effectuées à quel moment.
Créez, gérez et personnalisez vos sprints dans ClickUp ou consultez le centre de modèles pour automatiser le processus de gestion de projet tout en éliminant les tâches répétitives !
5. Suivez votre progression.
Le fast tracking nécessite plus qu'un plan solide ou même une gestion de projet compétente : vous avez également besoin d'une plateforme puissante pour garder le contrôle sur le travail que vous avez accompli.
Communiquez souvent et directement avec votre équipe dans un endroit accessible. Un système de gestion du travail tout-en-un comme ClickUp peut vous aider à rationaliser vos processus de projet tout en éliminant le besoin de consulter différents onglets et programmes pour envoyer des messages rapides.
Vérifiez fréquemment le statut de vos tâches en cours, et faites-en de même avec votre équipe ! Assurez-vous que vos collègues s'adaptent bien aux nouveaux changements et soyez prêt à les soutenir et à changer de cap si nécessaire. Vous pouvez le faire. 💪🏼
HBOmax/ GIPHY
Passez à la vitesse supérieure
Répétez après nous : Prendre du retard est normal et cela arrive à tout le monde à un moment ou à un autre.
Essayez simplement de ne pas en faire une habitude. 😉
Les outils de compression du calendrier tels que le fast tracking sont là pour vous aider à réorienter vos plans de projet afin de respecter les délais, même si la feuille de route prend quelques virages inattendus en cours de route.
Alors, respirez profondément, partagez votre plan de suivi accéléré avec votre équipe et tournez-vous vers des solutions de gestion du travail telles que ClickUp pour ajuster et gérer facilement les délais selon vos besoins !