Plantons le décor. 🎥
Vous êtes gestionnaire de projet pour une entreprise qui lance un nouveau produit - excitant !
Vous avez passé des heures à rassembler les la feuille de route du projet parfait et des mois à essayer de mettre en œuvre les idées de votre équipe.
Vous avez défini des objectifs SMART, créé des des forfaits d'urgence et prévu une période tampon au cas où des problèmes imprévus surviendraient. Et pourtant, votre projet prend toujours waaaaay du retard. 🤯
Alors, que faites-vous ? Vous flippez ? Renverser la Tableur ? Appeler votre coach de vie ?
non !
Vous respirez profondément et commencez à travailler sur les moyens de rattraper stratégiquement le temps perdu. 🤓
Accompagnez-nous dans ce voyage à la découverte de l'une des plus populaires.. les plus populaires en matière de forfaits pour rattraper le retard dans la gestion de projet, quand l'utiliser et comment le mettre en œuvre, avec succès !
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il n'y a pas d'autre choix que d'aller à l'école pour se faire plaisir https://giphy.com/gifs/kimmyschmidt-unbreakable-kimmy-schmidt-uks-l41YbfCAysLOjFSA8 GIPHY /%href/
Hello je m'appelle \N\N\N\N\N et mon projet est en retard
Prendre du retard sur un projet est extrêmement courant et cela arrive à tout le monde à un moment ou à un autre ! Et parfois, c'est totalement hors de votre contrôle.
Le manque de matériel, une mauvaise communication, l'épuisement professionnel et des objectifs non définis peuvent s'additionner et vous faire prendre du retard plus rapidement que vous ne le pensez, mais il existe des paramètres que vous pouvez utiliser en tant que gestionnaire de projet pour rattraper votre échéancier pour respecter le délai final.
C'est là que les techniques de compression du calendrier entrent en jeu. Il s'agit de méthodes qui vous aident à rester sur la bonne voie pour achever le projet à la date prévue à l'origine . 🙌🏼
De plus, ces techniques sont extrêmement polyvalentes et peuvent être appliquées à toutes sortes de projets.
Les ingénieurs produits, les développeurs, les concepteurs et les gestionnaires chevronnés peuvent déjà trouver ces techniques assez courantes, mais ceux qui travaillent dans la construction, le secteur médical et l'immobilier ont également trouvé la réussite en appliquant ces outils dans leurs industries ! En particulier, la technique du suivi rapide.
Le suivi rapide dans la gestion de projet est l'un des outils de compression de calendrier les plus courants et, bien qu'il ne faille pas nécessairement prendre l'habitude de l'utiliser, le suivi rapide n'est en aucun cas le baiser de la mort pour votre projet échéancier du projet .
Bonus: Modèles de forfaits d'urgence !
Qu'est-ce que le suivi rapide dans la gestion de projet?
Nous sommes ravis que vous posiez cette question.
Dans le cadre de la gestion de projet, on parle de suivi rapide lorsque des tâches initialement forfaitaires sont exécutées en parallèle ou en chevauchement partiel avec d'autres.
AKA, la réalisation de plusieurs tâches à la fois pour un seul projet, et sans impact sur la portée du projet ! Ainsi, vous respecterez toujours votre échéance finale. 😎
Le suivi rapide n'est envisageable que si les tâches qui se chevauchent ne sont pas dépendantes les unes des autres et qu'elles relèvent de la catégorie des chemin critique -également connu comme la série de tâches principales de votre projet qui détermine la date de livraison finale.
Pensez-y : Jalons ou Sprints en ClickUp !
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je ne sais pas si c'est le cas https://giphy.com/gifs/parksandrec-parks-and-recreation-rec-L3zOdtzj6lfsFYJ6Sw GIPHY /%href/
Pour commencer, il est utile de consulter la feuille de route de votre projet et d'identifier les tâches qui indiquent que votre projet passe à la phase suivante. Généralement, les premières ou les dernières tâches de ces phases sont de bons indicateurs ! Cela vous donnera une idée des tâches qui peuvent causer des blocages potentiels si elles sont exécutées en tandem.
Vous ne pouvez accélérer que les tâches situées sur le chemin critique, car ce sont celles qui font réellement avancer les choses et qui ne dépendent pas d'autres tâches susceptibles de les empêcher de se faire.
plus d'informations sur le chemin critique il n'y a pas d'autre choix que d'aller à l'école .
Mais ClickUp, existe-t-il d'autres outils de compression d'horaires ?
Oui, il en existe.
L'écrasement est un autre outil de compression de l'emploi du temps que beaucoup de gens utilisent chefs de produit peuvent prendre en considération au moment où ils décident de procéder à une procédure accélérée.
L'accélération d'un projet consiste à affecter des ressources supplémentaires à une activité ou à une tâche, plutôt que d'ajuster la feuille de route ou les dates de début initiales. À l'instar du suivi rapide, l'écrasement ne fait pas varier la date de livraison finale en cas de réussite et ne peut s'appliquer qu'aux tâches situées sur le chemin critique.
Mais parmi les nombreuses techniques de compression du calendrier qui existent, une bonne règle de base est d'essayer d'abord le suivi rapide parce qu'il n'y a pas de coût supplémentaire, et vous pouvez également utiliser le suivi rapide en même temps que vos autres techniques.
Un cours accéléré sur l'effondrement des projets
Si vous savez que vous avez les moyens d'allouer des matériaux et des ressources externes à votre projet, l'écrasement peut sembler une solution plus rapide que le suivi rapide, mais le coût n'est pas le seul défi à prendre en compte.
En affectant des ressources supplémentaires à des tâches existantes, vous confiez davantage de travail à un plus grand nombre de personnes, ce qui peut se traduire par une situation de "trop de cuisiniers dans la cuisine" plus vite que vous ne pouvez dire quidditch.
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Ron, lors de sa première leçon de vol à Poudlard, se fait frapper par le balai alors qu'il lui commande de monter
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Warner Bros/ GIPHY Les projets à venir peuvent également souffrir du fait que des membres supplémentaires de l'équipe sont retirés d'autres tâches pour travailler sur un autre projet en progression. Par conséquent, votre plan d'écrasement nécessite autant de stratégie et d'intention qu'un plan de suivi rapide, car ce n'est pas qu'un outil soit plus efficace que l'autre, mais vous devez savoir lequel fonctionnera le mieux dans votre situation.
Quoi qu'il en soit, l'écrasement présente de nombreux avantages lorsqu'il est exécuté avec réussite - y compris une séquence inchangée !
Examinez de manière réaliste et objective les coûts supplémentaires liés aux ressources extérieures et tenez-vous en à ces coûts. Cela inclut le personnel et le matériel.
N'oubliez pas que l'écrasement ne fonctionne que pour les activités pour lesquelles une assistance supplémentaire raccourcira réellement la durée de la tâche. Ainsi, lorsque vous déléguez des tâches à des membres de l'équipe extérieure, assurez-vous que toutes les personnes impliquées savent exactement ce qu'elles font afin d'éviter le travail en double, les erreurs et d'autres écueils en matière de productivité.
Bien que l'écrasement puisse être utilisé en même temps que le suivi rapide, il peut s'avérer risqué et coûteux. Nous vous conseillons donc de procéder avec prudence. 🚧
L'inconvénient de l'utilisation simultanée de ces deux techniques est l'augmentation du budget et l'épuisement professionnel, car davantage de personnes travaillent, sont multitâches et ajoutent des tâches provenant de projets nouveaux pour eux.
En outre, dans l'évènement où le suivi rapide échoue, de nombreux gestionnaires de projet se tournent de toute façon vers l'écrasement ! Donc, si votre projet a pris du retard et que vous êtes novice en matière de techniques de compression du calendrier, prenez un outil à la fois 🙂
Le suivi du temps idéal ⏰
Si se tourner vers le suivi rapide d'un projet peut sembler un signal d'alarme, c'est en fait plus courant que vous ne le pensez.
Il faut être prudent lorsque l'on décide de la fréquence d'utilisation de cette technique, mais il y a d'autres raisons de l'utiliser que le simple fait de prendre du retard sur un projet, il n'y a donc aucune raison de se sentir gêné !
Vous pouvez avoir recours au suivi rapide dans le cadre de la gestion de projet lorsque vous souhaitez conclure un projet pour prendre de l'avance sur une nouvelle opportunité, lorsqu'un client vous demande de le faire ou lorsqu'un concurrent vous presse de terminer votre projet, mais soyez conscient des risques !
Chaque type de technique de compression du calendrier s'accompagne de son propre lot de risques et de paramètres, y compris le suivi rapide. Et il faut pour cela un gestionnaire de projet qui s'y connaisse sérieusement. 🧐
Les risques et les avantages du suivi rapide
Heureusement, pour suivre la feuille de route de votre projet, vous n'utilisez que des ressources que vous avez déjà budgétisées, de sorte qu'il n'y a que peu ou pas de coûts supplémentaires pour rester sur la bonne voie.
Néanmoins, le suivi rapide dans le cadre de la gestion de projet peut présenter des risques.
Le suivi rapide est en fait une activité multitâche soigneusement forfaitaire avec des enjeux plus élevés. Comme tout autre effort multitâche, les choses peuvent facilement devenir incontrôlables lorsque l'on jongle avec plusieurs échéances à la fois.
Avec de multiples éléments d'action se produisant en même temps, il y a plus de risques de devoir revenir sur des tâches achevées précédemment, voire de les retravailler entièrement.
Cette complexité supplémentaire peut également nuire à la qualité et à l'efficacité du projet, ce qui peut ralentir l'échéancier que votre plan de suivi rapide est censé accélérer.
Et si vous pouvez éviter des coûts supplémentaires en ne faisant pas appel à des ressources additionnelles, prenez garde à l'épuisement professionnel !
PeacockTV/ GIPHY Vous et l'équipe aurez tous des tâches ajoutées à votre charge de travail plus tôt que vous ne les attendiez, et économiser de l'argent peut sembler cool sur le papier, mais garder vos employés heureux et dans un équilibre sain entre travail et vie privée n'a vraiment pas de prix. ✨
Mais ne laissez pas ces risques vous dissuader complètement d'opter pour la gestion de projet par suivi rapide ! Il existe des moyens d'éviter ces risques, et vous ne vous améliorerez avec cet outil que par la pratique et le forfait ! Comme nous le disons toujours ici à ClickUp, la progression vers la perfection . 😎
Notre suggestion : communiquer, communiquer, puis communiquer encore.
Cela semble si simple, mais cela fonctionne... et c'est un peu plus difficile qu'il n'y paraît.
Un gestionnaire de projet qui connaît le calendrier sur le bout des doigts et qui peut rapidement informer l'équipe de tout changement, jusque dans les moindres détails, peut atténuer les effets néfastes du suivi rapide.
En particulier lorsque l'équipe augmente sa charge de travail, vous devez vous assurer que tout le monde est au courant de ce qui se passe, de la date d'entrée en vigueur, de la raison pour laquelle le projet fait l'objet d'un suivi accéléré et de l'impact que cela aura sur leur travail.
Si le suivi accéléré ne devrait pas avoir d'incidence sur la portée de votre projet, il y aura néanmoins plusieurs nouvelles échéances pour chaque tâche en cours de route, et plus tôt vous parviendrez à mettre votre équipe sur la même page en ce qui concerne ces changements, mieux cela vaudra !
Il n'est pas inutile non plus de partager les risques susmentionnés liés au suivi accéléré afin que vous (ou votre gestionnaire de projet) ne soyez pas les seuls à guetter les obstacles spécifiques avant la date de livraison.
D'accord, cela peut sembler beaucoup. Mais c'est uniquement parce que nous voulons nous assurer que vous êtes prêt à exécuter le meilleur suivi du temps !
Voici une façon de le faire.
Comment accélérer le suivi de votre projet
Ce n'est pas que le suivi rapide soit meilleur que tous les autres outils de compression du calendrier, mais il s'agit de savoir quels sont les outils qui vous conviennent ! Et comment les mettre en œuvre.
Avant de vous lancer dans une tentative d'accélération de l'échéancier d'un projet en retard, assurez-vous d'être préparé avec un logiciel de gestion de projet pour vous aider à gérer tous les éléments en mouvement en un seul endroit.
Comme ClickUp !
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téléchargez ClickUp et accédez-y sur n'importe quel appareil, à tout moment_
ClickUp est une puissante solution de gestion du travail avec.. des centaines d'outils pour rationaliser vos processus de gestion de projet en consolidant votre tâches , documents la communication, et progression dans une plateforme unique.
Il offre la collaboration et la personnalisation au cœur de chaque fonctionnalité pour garder l'ensemble de l'équipe du projet dans la boucle et maintenir la transparence à chaque étape de votre projet.
De plus, il s'intègre à plus de 1 000 autres outils pour s'aligner de manière transparente sur votre pile technologique actuelle et vous assurer de ne pas perdre de temps lorsqu'il s'agit de gagner du temps sur vos projets ! Même ceux qui prennent un peu de retard. 🙌🏼 Sprints dans ClickUp peut vous aider à forfaiter efficacement la durée de votre projet et vos tâches dans n'importe quel échéancier et à visualiser votre charge de travail grâce à la fonction 15+ affichages dont Diagramme de Gantt , Tableau et Cartes mentales -une grande "victoire" pour les gestionnaires de projet sur les des équipes interfonctionnelles .
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Dessiner des relations entre les tâches et les tâches Jalon dans la vue Gantt dans ClickUp
Bien que ClickUp puisse héberger et organiser vos actifs comme un professionnel, le suivi rapide ne se fait pas tout seul. Il nécessite une planification aussi minutieuse que l'était la feuille de route de votre projet initial, et nous avons des conseils pour vous aider à démarrer en cinq étapes simples. 🖐🏼
5 étapes pour un suivi rapide
Bien que les besoins de chaque projet soient différents, toute tentative de remaniement du calendrier actuel nécessite beaucoup de temps et d'efficacité pour obtenir l'adhésion de l'ensemble de l'équipe.
Le plan de suivi rapide que vous créez peut être influencé par le nombre de tâches en retard, les tâches dépendantes, le calendrier et les raisons pour lesquelles le projet a pris du retard, mais ces cinq étapes vous aideront à décider si cet outil est adapté à vos besoins et comment relancer le suivi.
1. Identifier les problèmes pour définir vos Objectifs
Examinez les exigences de votre projet, les objectifs initiaux, les objectifs, les priorités, et les jalons . Identifiez les lieux et les raisons qui ont amené votre projet à ce stade et demandez-vous si le suivi rapide pourrait résoudre le problème, ou potentiellement causer encore plus de problèmes.
Dans la rubrique "ClickUp" de Tableau de bord avec les tableaux de bord, vous pouvez facilement déterminer la "santé" globale de votre projet grâce à un aperçu de haut niveau de la progression de votre projet. Affichez le nombre de Jalons de votre projet, la charge de travail actuelle de votre équipe, ses performances et ses résultats Sprints en quelques secondes.
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Obtenez un aperçu de la progression de votre projet dans les tableaux de bord de ClickUp
2. Examinez le calendrier actuel de votre projet.
Posez-vous la question :
- À combien de temps avez-vous besoin pour récupérer ?
- Quelles sont les tâches qui se trouvent sur le chemin critique ?
- Quelles sont les tâches qui dépendent des autres ?
- Quel sera l'impact de ces changements sur la charge de travail de chacun ?
Avant d'adapter votre calendrier actuel, assurez-vous de pouvoir répondre à chacune de ces questions afin d'éviter des problèmes supplémentaires et des risques de suivi rapide à l'avenir !
3. Look for your fast track opportunities. (Recherchez vos opportunités de suivi rapide)
N'oubliez pas que vous ne pouvez accélérer que les tâches situées sur le chemin critique. Chevauchez les tâches qui ne sont pas dépendantes les unes des autres et, si vous ne l'avez pas encore fait, transformez ces tâches en jalons dans ClickUp !
Les tâches transformées en jalons sont séparées des autres tâches par une forme de diamant sur votre page d'accueil l'échéancier du projet . En ouvrant les Jalons, vous verrez immédiatement les relations entre les tâches et les dépendances à garder à l'esprit.
Un autre conseil ? Affichez l'échéancier de votre projet sous la forme d'un diagramme de Gantt ou d'une carte mentale pour une représentation plus visuelle de votre calendrier comprimé.
Et avons-nous fait mention du fait que ClickUp offre ces deux types d'affichages ? plus de 13 autres ? 👀
4. Look at your resources. Votre forfait est-il réaliste ?
Examinez la charge de travail de votre équipe en matière de suivi et de créez des sprints pour répartir les tâches restantes dans des délais raisonnables.
Cela peut vous aider à ne pas perdre de vue vos nouvelles échéances et à contrôler facilement quel groupe de tâches sera exécuté à quel moment.
Créez, gérez et personnalisez vos Sprints dans ClickUp ou consultez le site web de la Centre de modèles à automatiser le processus de gestion de projet tout en supprimant le travail répétitif !
5. Surveillez votre progression.
Le suivi rapide nécessite plus qu'un forfait ou même un gestionnaire de projet solide - vous avez également besoin d'une plate-forme puissante pour rester au courant du travail que vous avez fait.
Communiquez souvent et directement avec votre équipe dans un endroit accessible. Un système de gestion du travail tout-en-un tel que ClickUp peut vous aider à rationaliser les processus de votre projet tout en éliminant le besoin de consulter divers onglets et programmes pour envoyer des messages rapides.
Vérifiez fréquemment le statut de vos tâches en cours, ainsi que celui de l'équipe ! Assurez-vous que vos pairs s'adaptent bien aux nouveaux changements et soyez prêt à apporter votre assistance et à pivoter à nouveau si nécessaire. Vous avez compris. 💪🏼
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Ross d'amis disant "PIVOT !"
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HBOmax/ GIPHY
Passer à la vitesse supérieure
Répétez après nous : Se laisser distancer est normal et cela arrive à tout le monde un jour ou l'autre.
Il faut juste essayer de ne pas en faire une habitude. 😉
Les outils de compression d'emploi du temps comme le suivi rapide sont là pour vous aider à pivoter votre.. forfaits de projet pour faire les choses à temps, même si la feuille de route prend quelques virages inattendus en cours de route.
Prenez donc quelques grandes respirations, partagez votre forfait avec l'équipe et faites appel à des solutions de gestion du travail telles que ClickUp pour ajuster et gérer facilement les délais en fonction des besoins !