À l'ère moderne, les différents types d'organisation du travail continuent d'évoluer et la diversité sur le lieu de travail est plus grande que jamais. Les entreprises opèrent aujourd'hui dans des bureaux physiques, dans des lieux entièrement distants et dans des lieux de travail à distance modèles hybrides qui combinent les deux. Avec des équipes dispersées dans différents lieux, fuseaux horaires ou même simplement à différents étages d'un immeuble de bureaux, un défi reste universel : une communication efficace entre les membres de l'équipe.
Contrairement aux environnements traditionnels où une discussion rapide pendant la pause-café ou un bref rassemblement à la fontaine d'eau pouvait résoudre des problèmes ou inspirer de nouvelles idées, les modèles de lieux de travail diversifiés d'aujourd'hui nécessitent des mécanismes de communication plus structurés. L'interaction en face à face, même si elle est souhaitable, n'est pas toujours possible.
Le défi d'une communication claire et efficace est amplifié dans ces conditions environnements de travail diversifiés . Mais la solution n'est pas aussi simple que de se mettre d'accord pour mieux communiquer. Elle nécessite au contraire des pratiques délibérées et l'utilisation d'outils spécifiques conçus pour combler le fossé de la séparation physique.
Dans ce blog, nous allons examiner pourquoi la communication au sein d'une équipe est essentielle dans divers environnements de travail et explorer dix stratégies pour l'optimiser, que votre équipe se trouve dans un bureau, qu'elle soit répartie dans le monde entier ou qu'elle utilise un mélange des deux. Plongeons dans l'aventure !
Qu'est-ce que la communication d'équipe sur le lieu de travail ?
La communication d'équipe est l'échange d'informations entre deux ou plusieurs personnes travaillant à la réalisation d'objectifs communs. Collaboration au sein d'une équipe et la communication peuvent prendre de nombreuses formes différentes, comme les applications de chat, le courrier électronique, logiciel de gestion de projet les réunions peuvent se dérouler sous la forme de conférences téléphoniques, d'appels vidéo, de réunions en personne, de bulletins d'information ou de simples conversations en face-à-face.
Le style de communication de votre équipe peut varier. Mais en fin de compte, il s'agit de partager des idées, améliorer les boucles de retour d'information et mises à jour du projet tout en favorisant la collaboration et en promouvant la transparence. Une communication efficace au sein de l'équipe est essentielle pour stimuler la productivité, améliorer le moral de l'équipe et de mener à bien le projet.
Pourquoi la communication au sein de l'équipe est-elle importante ?
La communication au sein de l'équipe est l'élément vital de tout environnement professionnel, qu'il s'agisse d'un lieu de travail entièrement distant, d'une installation sur site ou d'un lieu de travail hybride. C'est la clé qui permet de transformer les contributeurs individuels en une unité cohésive, en promouvant une culture de travail saine qui valorise la collaboration et le dialogue.
Même avant l'évolution contemporaine vers le travail à distance, des études indiquaient que les employés passaient une grande partie de leur temps à collaborer - ce qui montre clairement le rôle crucial que joue la communication dans tout environnement de travail. Dans des équipes diversifiées, réparties sur différents sites et fuseaux horaires, ou même dans un environnement de bureau unique, la communication reste un besoin fondamental constant.
Une communication inadéquate ou inefficace entraîne souvent une baisse des niveaux de productivité, car les employés s'efforcent de comprendre leur rôle, leurs objectifs et leurs missions sans directives ou retours d'information clairs. Les recherches indiquent que de nombreux travailleurs estiment que leurs performances diminuent en raison d'une mauvaise communication stratégies de communication sur leur lieu de travail. Lacunes en matière de communication peuvent également avoir un impact sur la perception de la direction d'une entreprise. En l'absence de transparence et de canaux de communication ouverts, les employés peuvent perdre confiance en leurs dirigeants, ce qui entraîne une baisse du moral et de la motivation.
En bref, l'amélioration de la communication au sein de l'équipe permet à chacun d'avoir le beurre et l'argent du beurre. 🎂
Types de communication d'équipe
La façon dont votre équipe communique peut avoir un impact significatif sur l'efficacité de sa collaboration. Un bon moyen de regrouper les différentes formes de communication est la manière dont vous présentez l'information.
Voici une liste des quatre types de communication et de la manière dont les équipes les utilisent :
- Communication verbale: Lorsque les membres de votre équipe se parlent et utilisent des mots pour transmettre leurs idées, ils communiquent verbalement. Comme tout le monde est à distance, il s'agit d'un appel téléphonique ou d'un appel vidéo 📣
- Communication non verbale: La forme la plus puissante de la communication humaine, le non verbal, est souvent négligée dans les lieux de travail numériques. Des actions telles que le langage corporel, le ton de la voix, les gestes, le contact visuel et surtout les expressions faciales peuvent être des indices puissants de ce que quelqu'un veut dire. Une étude a montré que jusqu'à93 % de la communication peut être non verbaledont 38 % sont transmis par le ton de la voix et 55 % par une combinaison d'expressions faciales et de langage corporel. C'est pourquoi il est si important de se voir pour communiquer sur le lieu de travail 👍
- Communication écrite: Lorsque les mots sont écrits, on parle de communication écrite. Pour le travail à distance, nous utilisons en ligneoutils de communication en ligne comme les courriels, les documents, les notes et les applications de chat pour communiquer par écrit en groupe. L'un des avantages de la communication écrite est que l'on peut s'y référer à tout moment et que l'on n'a pas besoin de faire appel à sa mémoire. ✒️
- Communication visuelle: Les mots sont importants, mais comme le dit le proverbe, une image vaut mille mots. Dans le monde des affaires, il est beaucoup plus efficace de transmettre des informations complexes de manière visuelle. Nous utilisons des graphiques, des vidéos, des infographies, des diagrammes, des images ou une combinaison de ces éléments pour transmettre non seulement des faits, mais aussi la manière dont ces faits sont liés les uns aux autres 🖼️
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Comment améliorer la communication au sein d'une équipe grâce à 10 stratégies
Maintenant que nous avons abordé le quoi, le pourquoi et le comment, commençons à briser ces silos et discutons de quelques moyens éprouvés d'augmenter la productivité de votre équipe.
Lorsque vous lisez cette liste, examinez les points sur lesquels votre équipe rencontre des difficultés et ceux sur lesquels elle obtient de bons résultats. Avez-vous besoin d'améliorer la vitesse de communication ou la précision ? Ou peut-être avez-vous besoin de retrouver l'étincelle créative ?
Ces dix stratégies de communication efficaces devraient vous aider dans presque toutes les situations.
1. Définir des lignes directrices sur le type de communication à utiliser
Chaque personne a un style de communication différent. Une personne peut toujours utiliser la messagerie instantanée, tandis qu'une autre ne communiquera qu'en appelant d'autres personnes et en leur parlant. Bien qu'une certaine flexibilité soit importante, la cohérence au sein de votre équipe peut créer un environnement de travail beaucoup plus efficace.
La stratégie de communication interne et le plan d'action de ClickUp constituent le cadre visuel idéal pour documenter et mettre en œuvre des actions
Tout d'abord, évaluez les normes de communication actuelles à l'aide de la grille d'évaluation de la communication interne de ClickUp Modèle de stratégie de communication interne et de plan d'action ClickUp . Il fournit un cadre pour cartographier votre organisation, recenser vos modes de communication existants, recueillir les besoins des parties prenantes, documenter les défis et définir votre nouvelle feuille de route.
Une fois votre feuille de route établie, définissez des lignes directrices claires et documentez-les. Standardisez les types d'informations et les modes de communication à utiliser, comme par exemple Tableaux blancs ClickUp pour le brainstorming, le chat pour les questions immédiates et les commentaires sur les tâches pour les messages non urgents.
Et parce que nous savons que le courrier électronique est parfois votre méthode de communication préférée, vous pouvez envoyer et recevoir des courriels n'importe où dans ClickUp .
2. Se réunir fréquemment pour des réunions debout
Il y a différents types de réunions d'équipe qui relient les équipes à distance, et chacune a sa place. La réunion "stand-up" est l'une des plus utilisées par de nombreux groupes axés sur des projets. Généralement organisée une fois par jour, elle tire son nom de la pratique consistant à se tenir debout pour que les réunions soient de courte durée.
Lors d'une réunion debout, vous faites le tour de l'équipe un par un, et chaque personne parle de ce sur quoi elle a travaillé depuis la dernière réunion, de ce qu'elle a au programme ce jour-là et des difficultés qu'elle rencontre. Il s'agit d'un outil standard de la méthode agile de développement de logiciels .
L'objectif de la réunion quotidienne est de faciliter la coordination de l'équipe. Cette boucle de rétroaction rapide aide les équipes à s'aligner et à rester sur la bonne voie, un peu comme le caucus au football. Si un problème survient, vous pouvez le résoudre rapidement et maintenir les projets sur la bonne voie
Les réunions de préparation peuvent être essentielles pour équipes interfonctionnelles qui n'ont pas de vocabulaire commun, ce qui donne à chacun une meilleure chance de comprendre ce que font ses pairs dans d'autres rôles. Les standups aident les équipes à communiquer efficacement en favorisant la connexion, l'organisation et l'alignement sur les éléments suivants les objectifs de communication .
Cependant, les planifier peut s'avérer une corvée avec des outils dépassés. Modèle de réunion quotidienne de ClickUp simplifie ce processus en fournissant un point central pour la planification, la prise de notes et le suivi des progrès, des listes de contrôle individuelles pour garantir l'exhaustivité, et un emplacement unique pour les mises à jour en temps réel afin de tenir tout le monde informé.
3. Respecter les différents besoins de communication
Que ce soit lors d'un appel Zoom ou d'un fil de discussion Slack, il est facile pour certains membres de l'équipe de dominer la conversation et pour d'autres de ne pas être entendus. Il est également fréquent que certains participants soient distraits ou ne participent pas à la conversation.
Toutefois, ce n'est probablement pas parce qu'ils ne se sentent pas concernés !
S'il appartient à la direction d'encourager l'engagement des employés et la collaboration au sein de l'équipe, certains travailleurs sont tout simplement introvertis ou se sentent dépassés en groupe, et il n'y a rien de mal à cela. Assurez-vous qu'ils savent qu'ils peuvent partager leurs idées sous n'importe quel format : après une réunion, par écrit, sur des documents collaboratifs, par le biais de commentaires ou d'un chat, ou encore en s'adressant directement à vous.
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Pour les personnes qui sont nouvelles ou qui sont soudainement calmes, vous pouvez prévoir une réunion pour déterminer s'il se passe quelque chose qui les empêche d'avancer. Les bons managers savent qu'il y a parfois un problème plus important, comme le fait que d'autres membres de l'équipe rejettent leurs idées lors des séances de brainstorming ou qu'ils ont l'impression que leur voix n'est jamais entendue.
Une étude a montré que 50% des travailleurs déclarent garder le silence au travail sur les problèmes qu'ils rencontrent. En réalité, c'est peut-être à vous de changer les choses ou de parler à d'autres employés pour créer un environnement plus inclusif où les gens savent qu'ils peuvent s'exprimer en toute sécurité.
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Il est également utile de définir des attentes en matière de style de communication et de les documenter afin d'améliorer la qualité de la communication stimuler la productivité de l'équipe . Il peut s'agir, par exemple, de toujours allumer sa caméra pour les réunions virtuelles ou de répondre à tous les courriels ou à toutes les discussions d'équipe dans un certain délai.
Vous ferez en sorte que les membres de l'équipe se sentent écoutés tout en réduisant l'anxiété de ceux qui aiment les règles et les directives. Quelle que soit la manière dont vous abordez les réunions de groupe, l'essentiel est que chacun ait le sentiment que sa contribution est importante et que les obstacles à une communication ouverte soient éliminés.
Bonus : Communiquer avec les employés par utilisant les réunions à niveau réduit !
4. Développer l'importante compétence de communication qu'est l'écoute
La communication au sein d'une équipe consiste à échanger des informations entre les membres, et pas seulement à envoyer des courriels. C'est pourquoi chaque membre de l'équipe doit être prêt à écouter autant qu'à parler. Il s'agit notamment de prêter attention aux indices non verbaux et de lire attentivement le contenu écrit.
Donnez le ton en écoutant activement, c'est-à-dire qu'au lieu de réfléchir à ce que vous allez dire pendant que quelqu'un parle, vous vous libérez l'esprit et écoutez vraiment ce qu'il dit. Posez des questions complémentaires pour que la personne continue à parler au lieu de détourner l'attention sur votre propre idée.
Si votre équipe a du mal à écouter activement, organisez une réunion plus structurée au cours de laquelle un employé partage une idée et trois questions complémentaires doivent être posées avant de passer à l'idée suivante. Même si l'idée est vraiment affreuse, ce membre de l'équipe saura que sa voix sera entendue. 📣
L'écoute est une compétence difficile à acquérir, même pour les membres de la suite C, c'est pourquoi vous pouvez envisager les mesures suivantes de prévoir une formation sur l'écoute active.
Les commentaires assignés garantissent que les éléments d'action ne sont pas perdus, quel que soit l'endroit où ils sont créés
Si vous participez à une réunion virtuelle ou à un brainstorming en temps réel avec les commentaires ClickUp, vous utilisez les commentaires dans vos projets pour encourager l'écoute mutuelle. Vous pouvez attribuer des fils de discussion et mentionner des personnes dans les commentaires pour inciter votre équipe à lire et à réfléchir à ce que les autres disent dans les commentaires.
Cette méthode est particulièrement utile pour les équipes dispersées sur plusieurs fuseaux horaires.
5. Avoir un calendrier visible avec des objectifs clairs
Tous les membres d'une équipe doivent connaître les livrables du projet et leur date d'échéance. Il est difficile de respecter ces délais s'il y a une mauvaise communication sur ce qui doit être fait et quand cela doit être fait.
Un bon moyen de transmettre ces informations à l'ensemble de l'équipe est de travailler avec un outil de collaboration qui gère facilement la planification des projets, comme la plateforme de gestion de projet tout-en-un de ClickUp. Chaque membre de l'équipe peut visualiser ses tâches de la manière qui lui convient le mieux, et les vues ClickUp peuvent être définies comme publiques ou privées pour améliorer la transparence.
ClickUp propose également des tonnes de modèles de livrables de projet avec des champs personnalisés prédéfinis pour une mise en œuvre plus rapide.
6. Attribuer des tâches et suivre la progression
Pour que vos livrables soient réalisés dans les temps, il faut partager ce qui doit être fait, qui s'en charge et où en sont les choses. Avec une équipe à distance, vous avez besoin d'un outil numérique qui prenne en charge l'attribution des tâches et permette à l'équipe de voir l'état d'avancement et d'interagir de manière collaborative autour de chaque tâche.
Utilisez la vue de la charge de travail de ClickUp pour voir qui est en avance ou en retard et faites facilement glisser les tâches pour réaffecter les ressources
Utilisez la vue de la charge de travail de ClickUp pour savoir qui est en avance ou en retard et pour glisser-déposer facilement des tâches afin de réaffecter les ressources
Commencez par décomposer votre projet en tâches et sous-tâches avec ClickUp Tâches ClickUp avec ClickUp Tasks, vous pouvez ajouter des données de champ personnalisées, assigner des membres d'équipe et créer des dépendances entre les tâches.
Vous pouvez ensuite suivre la progression à partir de plus de 15 vues personnalisables. La vue Activité de ClickUp vous indique qui a fait quoi sur le projet, par exemple, et la vue Charge de travail vous indique combien de temps chaque tâche prendra.
Avec ClickUp comme espace de travail collaboratif, plus personne n'aura à demander à l'équipe qui travaille sur quoi.
7. Prendre des notes pour capturer les discussions
Parler des choses est un excellent moyen d'améliorer la compréhension et de prendre des décisions. Un outil de communication d'équipe virtuelle comme Zoom, Microsoft Teams ou Google Workspace simplifie incontestablement la communication verbale. Mais la mémoire humaine est imparfaite, et les mesures à prendre lors des réunions peuvent parfois entrer par une oreille et sortir par l'autre.
La meilleure façon de s'assurer que les discussions de votre équipe sont bien enregistrées est de prendre des notes et de les stocker dans votre espace de travail collectif. Chaque tâche, Whiteboard, Mind Map et document de ClickUp permet d'ajouter des commentaires.
Il est facile d'ajouter des notes à l'ensemble de votre projet et d'inclure toute l'équipe dans le processus. Et comme les commentaires sont multimédias dans ClickUp, vous pouvez ajouter des images, des fichiers, des clips vocaux, et même des enregistrements d'écran .
Communiquez plus rapidement avec ClickUp Clips et dites adieu aux réunions inutiles
ClickUp comprend également un outil Notepad qui vous permet de prendre des notes à votre guise pendant que vous travaillez. Vous pouvez établir des liens avec des personnes, des tâches et des documents pour que tout reste connecté. Convertissez-le en tâche ou en document pour le partager avec votre équipe lorsque vous êtes prêt.
Quel que soit l'outil que vous utilisez, recherchez-en un qui soit collaboratif et disponible partout pour une communication simplifiée au maximum.
8. Budget pour les réunions en personne
De nos jours, il est courant qu'une équipe passe un entretien, embauche et travaille avec un nouveau membre sans jamais le rencontrer en personne. Or, les études montrent que les réunions en face à face permettent de resserrer les liens et d'améliorer la qualité de vie peuvent améliorer les performances d'une équipe de 35 % .
Réservez un budget pour réunir tout le monde au même endroit une ou deux fois par an.
Plus qu'une occasion de travailler ensemble dans un même lieu, les réunions en personne devraient être axées sur la socialisation et la création de liens par d'autres moyens. Désignez une personne chargée de faciliter l'interaction, planifiez le renforcement de l'esprit d'équipe et veillez toujours à prévoir des temps d'arrêt où les gens peuvent se retrouver sur un plan personnel.
Même si ce n'est qu'une fois par an, le fait de réunir tout le monde renforcera l'équipe, qui se fera confiance et communiquera donc plus efficacement.
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9. Utiliser un système avec des notifications configurables
Si quelqu'un crée un document important et le place dans un répertoire sans le dire à personne, la communication risque d'être rompue. Vous ne pouvez pas compter sur les membres de l'équipe pour vérifier les tâches toute la journée, tous les jours, et remarquer des changements infimes (mais importants).
Personnalisez vos notifications pour qu'elles se déclenchent automatiquement lorsque le statut d'une tâche est modifié dans ClickUp
Une plateforme de collaboration avec des paramètres de notification configurables résout ce problème. Parce que nous savons à quel point il est important de contrôler vos notifications, ClickUp offre la possibilité de de personnaliser entièrement les notifications .
Vous pouvez commencer par choisir les actions qui génèrent des messages, puis déterminer l'endroit où vous recevez les notifications : téléphone portable, courriel, ordinateur de bureau ou navigateur. Si vous préférez contrôler le moment où vous recevez les messages, vous pouvez activer les résumés quotidiens ou désactiver les notifications lorsque vous êtes actif dans l'application web.
10. Travailler au sein d'une plateforme collaborative unique
Lorsque vous travaillez en personne, la meilleure façon de de parvenir à une bonne collaboration est de mettre tout le monde dans la même pièce. Vous pouvez faire la même chose avec une équipe à distance en vous assurant que tous les membres de votre équipe utilisent le même ensemble d'outils. Si un groupe de travailleurs utilise une plate-forme différente, c'est comme s'ils étaient dans une autre pièce, les autres membres de l'équipe ne peuvent pas voir ce qu'ils font.
Si vous le pouvez, optez pour une solution de collaboration unique qui prend en charge toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin en un seul endroit. ClickUp est un outil tout-en-un qui remplace toutes ces solutions séparées. Toutes les fonctionnalités est entièrement collaboratif pour une communication efficace.
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Au lieu d'envoyer des courriels à tout le monde pour recueillir des commentaires et de demander à une personne de les synthétiser dans un document, vous pouvez tous prendre des notes sur un ClickUp Doc et ajouter des commentaires sur les idées des autres, en transformant les tâches les plus importantes en ClickUp Tasks.
Bien entendu, il est parfois nécessaire de travailler avec d'autres outils. Nous nous intégrons à plus de 1 000 autres outils pour faciliter votre travail. Avec ClickUp, vous pouvez réunir tout le monde dans la même salle virtuelle, travailler en équipe avec les mêmes informations et les mêmes objectifs.
Compétences en communication d'équipe
Maîtriser la communication au sein d'une équipe ne se limite pas à savoir formuler des phrases ou à envoyer un courriel hebdomadaire au groupe. Elle implique certaines compétences qui peuvent considérablement améliorer la productivité collective, remonter le moral des troupes et garantir une communication sans heurts l'exécution du projet .
Voici quelques compétences fondamentales en matière de communication d'équipe qui peuvent améliorer la façon dont votre équipe travaille ensemble :
Écoute active: Il s'agit de comprendre et d'absorber les pensées de vos coéquipiers, ce qui favorise la collaboration créative et la résolution des conflits.
Clarté et concision: La clarté et la concision rendent vos messages facilement compréhensibles, évitant ainsi les erreurs de communication.
Communication non verbale: Reconnaître les changements de ton ou de langage corporel aide à comprendre les émotions et les attitudes pour des interactions plus empathiques.
Intelligence émotionnelle: Décoder les émotions de vos coéquipiers et y répondre favorise des conversations plus saines et plus sensibles.
Résoudre les problèmes: Faciliter la résolution des problèmes par le dialogue contribue directement à une meilleure performance de l'équipe et à une dynamique harmonieuse.
Feedback respectueux: Le feedback constructif, donné avec respect, peut motiver les membres de l'équipe et améliorer les performances globales.
Favoriser le respect et l'ouverture: Encourager chaque voix à se faire entendre favorise la confiance et renforce les relations au sein de l'équipe.
Communication écrite efficace: Une communication écrite claire, précise et sans erreur minimise les malentendus.
Flexibilité et adaptabilité: S'adapter aux différents styles de communication permet de renforcer les liens et la compréhension mutuelle.
Utilisation efficace des outils de communication: La maîtrise d'outils de communication tels que ClickUp permet de rationaliser les processus, d'améliorer la collaboration et de réduire les malentendus.
Patience: Faire preuve de patience dans la communication favorise un dialogue courtois, la compréhension et la tranquillité dans les situations tendues.
Gestion du temps: Pour les équipes réparties sur différents fuseaux horaires, gérer la communication de manière à respecter les heures de travail de chacun garantit des interactions opportunes et respectueuses.
La maîtrise de ces compétences en communication d'équipe peut contribuer à un environnement de travail plus harmonieux, plus efficace et plus productif. Favoriser ces aptitudes au sein de votre équipe peut contribuer à renforcer les liens, la compréhension mutuelle et la confiance, autant d'éléments qui font partie intégrante d'un travail d'équipe réussi. N'oubliez pas qu'une communication d'équipe efficace ne s'acquiert pas du jour au lendemain ; elle évolue et s'améliore avec le temps, des efforts continus et de la pratique. Mais avec ces outils à votre disposition, vous êtes déjà sur la bonne voie.
Rassemblez votre équipe grâce à la communication d'équipe
Nous espérons que ces stratégies vous seront utiles pour mettre en place une communication d'équipe efficace dans le cadre de votre prochain projet. Vous avez pris un bon départ avec des outils de communication, une plateforme de collaboration et une culture d'entreprise axée sur la collaboration au sein de l'équipe.
Que votre équipe soit à distance ou au bureau, ClickUp a été conçu dès le départ pour permettre aux équipes de rester sur la même longueur d'onde et d'atteindre les mêmes objectifs. Il capture et transmet des informations et des encourage le travail d'équipe dans une plateforme unique qui s'intègre aux canaux de communication les plus courants pour la vidéoconférence, le chat ou la création de documents.
La meilleure façon d'apprendre comment ClickUp peut vous aider à bannir la mauvaise communication de votre équipe est de l'essayer gratuitement dès aujourd'hui .