À mesure que les différents types d'installations de travail continuent d'évoluer à l'ère moderne, la diversité sur le lieu de travail est plus grande que jamais. Les entreprises opèrent désormais dans des bureaux physiques, dans des environnements entièrement distants et dans des modèles hybrides qui combinent les deux. Avec des équipes dispersées sur différents emplacements, fuseaux horaires ou même simplement différents étages d'un immeuble de bureaux, un défi reste universel : une communication efficace au sein des équipes.
Contrairement aux paramètres traditionnels où il était possible de discuter rapidement pendant la pause-café ou de tenir une réunion quotidienne autour de la fontaine à eau pour résoudre des problèmes ou inspirer de nouvelles idées, les modèles de lieu de travail diversifiés d'aujourd'hui nécessitent des mécanismes de communication plus structurés. Les interactions en face à face, aussi souhaitables soient-elles, ne sont pas toujours possibles.
Le défi d'une communication claire et efficace est amplifié dans ces environnements de travail diversifiés. Mais la solution ne consiste pas simplement à convenir de mieux communiquer. Elle nécessite plutôt des pratiques délibérées et l'utilisation d'outils spécifiques conçus pour combler le fossé créé par la séparation physique.
Dans cet article, nous examinerons pourquoi la communication au sein d'une équipe est essentielle dans divers environnements de travail et explorerons dix stratégies pour l'optimiser, que votre équipe soit basée dans un bureau, répartie à travers le monde ou qu'elle utilise une combinaison des deux. Plongeons-nous dans le vif du sujet !
Qu'est-ce que la communication d'équipe sur le lieu de travail ?
La communication au sein d'une équipe consiste en l'échange d'informations entre deux ou plusieurs personnes travaillant vers des objectifs communs. La collaboration et la communication au sein d'une équipe peuvent prendre différentes formes, telles que les applications de chat, les e-mails, les logiciels de gestion de projet, les visioconférences, les réunions en personne, les newsletters ou les simples discussions en face à face.
Le style de communication de votre équipe peut varier. Mais au final, il s'agit de partager des idées, d'améliorer les boucles de rétroaction et les mises à jour des projets, tout en favorisant la collaboration et en encourageant la transparence. Une communication efficace au sein de l'équipe est essentielle pour stimuler la productivité, améliorer le moral de l'équipe et achever les projets avec succès.
Pourquoi la communication au sein d'une équipe est-elle importante ?
La communication au sein d'une équipe est le moteur de tout environnement professionnel, qu'il s'agisse d'un environnement entièrement à distance, d'un site physique ou d'un lieu de travail hybride. Elle est essentielle pour transformer les collaborateurs individuels en une unité cohésive et promouvoir une culture de travail saine qui valorise la collaboration et le dialogue.
Même avant la transition actuelle vers le télétravail, des études indiquaient que les employés consacraient une part importante de leur temps à la collaboration, ce qui montre clairement le rôle crucial que joue la communication dans tout environnement de travail. Dans des équipes diversifiées réparties sur différents emplacements et fuseaux horaires, ou même dans un environnement de bureau unique, la communication reste un besoin fondamental constant.
Une communication inadéquate ou inefficace entraîne souvent une baisse de la productivité, car les employés ont du mal à comprendre leurs rôles, leurs objectifs et leurs tâches sans directives ou commentaires clairs. Des études montrent que de nombreux travailleurs estiment que leurs performances diminuent en raison de mauvaises stratégies de communication sur leur lieu de travail.
Les lacunes en matière de communication peuvent également avoir un impact sur la perception du leadership d'une entreprise. Sans transparence et sans canaux de communication ouverts, les employés peuvent perdre confiance en leurs dirigeants, ce qui entraîne une baisse du moral et de la motivation.
En bref, améliorer la communication au sein d'une équipe permet à chacun d'avoir le beurre et l'argent du beurre. 🎂
Types de communication au sein d'une équipe
La manière dont votre équipe communique peut avoir un impact significatif sur l'efficacité de sa collaboration. Une excellente façon de regrouper différentes formes de communication consiste à présenter les informations.
Voici une liste des quatre types de communication et la manière dont les équipes les utilisent :
- Communication verbale : lorsque les membres de votre équipe discutent entre eux et utilisent des mots pour transmettre leurs idées, ils communiquent verbalement. Comme tout le monde travaille à distance, cela se fait par téléphone ou par visioconférence 📣.
- Communication non verbale : La forme la plus puissante de communication humaine, la communication non verbale, est souvent négligée dans les environnements de travail axés sur le numérique. Les actions telles que le langage corporel, le style, les gestes, le contact visuel et surtout les expressions faciales peuvent être des indices puissants de ce que quelqu'un veut dire. Une étude a montré que jusqu'à 93 % de la communication peut être non verbale, 38 % étant transmise par le style et 55 % par une combinaison d'expressions faciales et de langage corporel. C'est pourquoi il est si important de se voir pour communiquer sur le lieu de travail 👍.
- Communication écrite : Lorsque les mots sont couchés sur papier, vous vous engagez dans une communication écrite. Pour le télétravail, nous utilisons des outils de communication en ligne tels que les e-mails, les documents, les notes et les applications de chat pour mener une communication écrite de groupe. L'un des avantages de la communication écrite est que vous pouvez vous y référer quand vous le souhaitez et que vous n'avez pas à vous fier à votre mémoire ✒️.
- Communication visuelle : les mots sont très bien, mais comme le dit le proverbe, une image vaut mille mots. Dans le monde de l’entreprise, il est beaucoup plus efficace de transmettre des informations complexes de manière visuelle. Nous utilisons des diagrammes, des vidéos, des infographies, des diagrammes, des images ou une combinaison de ces éléments pour transmettre non seulement des faits, mais aussi la manière dont ces faits sont liés les uns aux autres 🖼️.
Comment améliorer la communication au sein d'une équipe grâce à 10 stratégies
Maintenant que nous avons abordé le quoi, le pourquoi et le comment, commençons à briser ces silos et discutons de quelques moyens éprouvés pour augmenter la productivité de votre équipe.
Lorsque vous lirez cette liste, examinez-la en fonction des difficultés rencontrées par votre équipe et de ses points forts. Avez-vous besoin d'améliorer la rapidité ou la précision de la communication ? Ou peut-être avez-vous besoin de retrouver cette étincelle créative ?
Ces 10 stratégies de communication efficaces devraient vous aider dans presque toutes les situations.
1. Définissez des lignes directrices sur le type de communication à utiliser.
Chacun a son propre style de communication. Une personne peut toujours utiliser la messagerie instantanée, tandis qu'une autre ne communiquera qu'en appelant les autres et en leur parlant. Bien qu'une certaine flexibilité soit importante, la cohérence au sein de votre équipe peut créer un environnement de travail beaucoup plus efficace.
Commencez par évaluer les normes de communication actuelles à l'aide du modèle de stratégie et de plan d'action de communication interne ClickUp. Il fournit un cadre pour mapper votre organisation, recenser vos modes de communication existants, rassembler les besoins des parties prenantes, documenter les défis et définir votre nouvelle feuille de route.
Une fois votre feuille de route établie, définissez des directives claires et consignez-les par écrit. Standardisez les types d'informations qui utilisent chaque mode de communication, comme les Tableaux blancs ClickUp pour le brainstorming, le chat pour les problèmes urgents et les commentaires sur les tâches pour les messages non urgents.
Et comme nous savons que l'e-mail est parfois votre moyen de communication préféré, vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails partout dans ClickUp.
2. Organisez fréquemment des réunions debout
Il existe de nombreux types de réunions d'équipe qui permettent de connecter les équipes à distance, et chacune a sa place. La réunion de résumé rapide est un incontournable pour de nombreux groupes axés sur des projets. Généralement organisée une fois par jour, elle tire son nom de la pratique consistant à rester debout afin que les réunions restent courtes.
Lors d'une réunion de résumé rapide, vous faites le tour de l'équipe, une personne à la fois, et chacune d'entre elles parle du travail qu'elle a effectué depuis la dernière réunion, de ce qu'elle a à faire ce jour-là et des défis auxquels elle est confrontée. Il s'agit d'un outil standard dans la méthode de développement logiciel agile.
Les réunions debout peuvent être essentielles pour les équipes interfonctionnelles qui ne disposent pas d'un vocabulaire commun, car elles permettent à chacun de mieux comprendre ce que font ses collègues occupant d'autres rôles. Les réunions debout aident les équipes à communiquer efficacement en favorisant les connexions, l'organisation et l'alignement sur les objectifs de communication.
Cependant, leur planification peut s'avérer fastidieuse avec des outils obsolètes. Le modèle de réunion quotidienne de ClickUp simplifie ce processus en fournissant un hub central pour la planification, la prise de notes et le suivi des progrès, des checklists individuelles pour garantir l'exhaustivité et un emplacement unique pour les mises à jour en temps réel afin que tout le monde reste informé.
3. Respecter les différents besoins en matière de communication
Que ce soit lors d'un appel Zoom ou d'un fil de discussion Slack, il est facile pour certains membres de l'équipe de dominer la discussion et pour les autres de ne pas se faire entendre. Il est également fréquent que certains participants soient distraits ou ne se présentent pas à la discussion.
Cependant, ce n'est probablement pas parce qu'ils s'en moquent !
S'il appartient aux dirigeants d'encourager l'engagement des employés et la collaboration au sein des équipes, certains travailleurs sont tout simplement introvertis ou se sentent dépassés dans les groupes, et il n'y a rien de mal à cela. Assurez-vous qu'ils sachent qu'ils peuvent partager leurs idées sous n'importe quelle forme : après une réunion, par écrit, sur des documents collaboratifs, via des commentaires ou la discussion, ou directement auprès de vous.
Pour les personnes nouvelles ou soudainement discrètes, vous pouvez prévoir un entretien afin de déterminer si quelque chose les empêche d'avancer. Les bons managers savent qu'il existe parfois des problèmes plus importants, comme le fait que d'autres membres de l'équipe rejettent leurs idées lors des séances de brainstorming ou qu'ils ont l'impression que leur voix n'est jamais entendue.
Dans une étude, 50 % des employés ont déclaré garder le silence au travail sur leurs préoccupations. En réalité, c'est peut-être à vous d'apporter un changement ou de parler à d'autres employés afin de créer un environnement plus inclusif où les gens savent qu'ils peuvent s'exprimer en toute sécurité.
Il est également utile de définir vos attentes en matière de communication et de les consigner par écrit afin d'améliorer la productivité de l'équipe. Cela peut inclure des éléments tels que toujours allumer votre caméra lors des réunions virtuelles et répondre à tous les e-mails ou chats d'équipe dans un certain délai.
Vous permettrez aux membres de l'équipe de se sentir écoutés tout en réduisant l'anxiété de ceux qui aiment les règles et les directives. Quelle que soit la manière dont vous abordez les réunions de groupe, l'important est que chacun ait le sentiment que son avis compte et que les obstacles à une communication ouverte soient supprimés.
Bonus : communiquez avec vos employés en organisant des réunions inter-niveaux!
4. Développez l'importante compétence communicationnelle qu'est l'écoute
La communication au sein d'une équipe consiste à échanger des informations entre ses membres, et pas seulement à envoyer des e-mails. C'est pourquoi chaque membre de l'équipe doit être disposé à écouter autant qu'à parler. Cela implique notamment d'être attentif aux indices non verbaux et de lire attentivement le contenu écrit.
Donnez le ton en écoutant activement, c'est-à-dire qu'au lieu de réfléchir à ce que vous allez dire pendant que quelqu'un parle, vous faites le vide dans votre esprit et vous écoutez vraiment ce qu'il dit. Posez des questions complémentaires pour l'encourager à continuer à parler au lieu de détourner l'attention vers votre propre idée.
Si votre équipe a du mal à écouter activement, organisez des réunions plus structurées au cours desquelles un employé partage une idée et trois questions complémentaires doivent être posées avant de passer à l'idée suivante. Même si l'idée est vraiment mauvaise, ce membre de l'équipe saura que sa voix sera entendue. 📣
L'écoute est une compétence difficile à acquérir, même pour les cadres supérieurs. Vous pouvez donc envisager d'organiser une formation sur l'écoute active.
Si vous organisez des réunions virtuelles ou des séances de brainstorming en temps réel, utilisez les commentaires ClickUp dans vos projets pour encourager l'écoute mutuelle. Vous pouvez attribuer des fils de discussion et mentionner des personnes dans les commentaires afin d'inciter votre équipe à lire et à réfléchir à ce que les autres disent dans les commentaires.
Cela est particulièrement utile pour les équipes dispersées dans différents fuseaux horaires.
5. Disposez d'un calendrier visible avec des livrables clairs
Tous les membres d'une équipe doivent connaître les livrables du projet et leurs dates d'échéance. Il est difficile de respecter ces délais s'il y a un manque de communication sur ce qui doit être terminé et quand.
Un excellent moyen de transmettre ces informations à l'ensemble de l'équipe consiste à utiliser un outil de collaboration qui facilite la planification des projets, comme la plateforme de gestion de projet tout-en-un ClickUp. Chaque membre de l'équipe peut visualiser ses tâches de la manière qui lui convient le mieux, et les vues ClickUp peuvent être définies comme publiques ou privées afin d'améliorer la transparence.
ClickUp propose également de nombreux modèles de livrables de projet avec des champs personnalisés prédéfinis pour vous permettre d'être opérationnel plus rapidement.
6. Attribuez les tâches et suivez la progression
Pour livrer vos projets dans les délais, vous devez partager ce qui est à faire, qui s'en charge et le statut du projet. Avec une équipe à distance, vous avez besoin d'un outil numérique qui prend en charge l'attribution des tâches et permet à l'équipe de voir le statut et d'interagir de manière collaborative autour de chaque tâche.
Utilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour voir qui est en avance ou à la traîne et réaffecter facilement les ressources par glisser-déposer.
Commencez par décomposer votre projet en tâches et sous-tâches avec ClickUp. Lorsque vous créez des tâches ClickUp, vous pouvez ajouter des données de champs personnalisés, affecter des membres de l'équipe et créer des dépendances entre les tâches.
Vous pouvez ensuite suivre la progression à partir de plus de 15 vues personnalisables. La vue Activité de ClickUp vous montre qui a fait quoi dans le projet, par exemple, et la vue Charge de travail vous indique le temps nécessaire à chaque tâche.
Avec ClickUp comme environnement de travail collaboratif, plus personne n'aura à demander à l'équipe qui travaille sur quoi.
7. Prenez des notes pour consigner les discussions
Discuter des choses est un excellent moyen de renforcer la compréhension et de prendre des décisions. Un outil de communication d'équipe virtuel tel que Zoom, Microsoft Teams ou Google Workspace simplifie considérablement la communication verbale. Mais la mémoire humaine est imparfaite, et les éléments à traiter lors des réunions peuvent parfois entrer par une oreille et sortir par l'autre.
La meilleure façon de vous assurer de conserver les discussions de votre équipe est de prendre des notes et de les stocker dans votre environnement de travail collectif. Chaque tâche, Tableau blanc, carte mentale et document dans ClickUp inclut la possibilité d'ajouter des commentaires.
Il est facile d'ajouter des notes à votre projet et d'inclure toute l'équipe dans le processus. Et comme les commentaires sont multimédias dans ClickUp, vous pouvez ajouter des images, des fichiers, des clips audio et même des enregistrements d'écran.
ClickUp comprend également un outil de bloc-notes qui vous permet de prendre des notes à votre guise pendant que vous travaillez. Vous pouvez créer des liens vers des personnes, des tâches et des documents afin que tout reste connecté. Convertissez-le en tâche ou en document à partager avec votre équipe lorsque vous êtes prêt.
Quel que soit l'outil que vous utilisez, recherchez-en un qui favorise la collaboration et qui soit accessible partout pour une communication optimisée.
8. Prévoir un budget pour les réunions en personne
De nos jours, il est courant qu'une équipe interviewe, embauche et travaille avec un nouveau membre sans jamais le rencontrer en personne. Mais des études montrent que les réunions en face à face créent des liens plus étroits et peuvent améliorer les performances d'une équipe de 35 %.
Prévoyez un budget pour réunir tout le monde au même endroit une ou deux fois par an.
Plus qu'une occasion de travailler ensemble à l'emplacement même, les réunions en personne doivent être axées sur la socialisation et la création de liens par d'autres moyens. Désignez une personne chargée de faciliter les interactions, organisez des activités de consolidation d'équipe et veillez à toujours prévoir des moments de détente où les participants peuvent nouer des liens personnels.
Même si ce n'est qu'une fois par an, le fait de réunir tout le monde permettra de renforcer la cohésion de l'équipe, qui se fera davantage confiance et communiquera donc plus efficacement.
Essayez ces applications de consolidation d'équipe!
9. Utilisez un système avec des notifications configurables
Si quelqu'un crée un document important et le place dans un répertoire sans en informer personne, cela peut entraîner une rupture de la communication. Vous ne pouvez pas compter sur les membres de l'équipe pour vérifier les tâches toute la journée, tous les jours, et remarquer les changements minimes (mais importants).
Une plateforme de collaboration avec des paramètres de notification configurables résout ce problème. Parce que nous savons à quel point il est important de contrôler vos notifications, ClickUp vous offre la possibilité de les personnaliser entièrement.
Vous pouvez commencer par choisir les actions qui généreront des messages, puis déterminer où vous souhaitez être notifié, que ce soit sur votre mobile, par e-mail, sur votre ordinateur de bureau ou dans votre navigateur. Si vous préférez contrôler quand vous recevez des messages, vous pouvez activer les résumés quotidiens ou désactiver les notifications lorsque vous êtes actif dans l'application web.
10. Travaillez au sein d'une plateforme collaborative unique
Lorsque vous travaillez en personne, le meilleur moyen d'assurer une bonne collaboration est de réunir tout le monde dans la même pièce. Vous pouvez faire la même chose avec une équipe à distance en vous assurant que tous les membres de votre équipe utilisent les mêmes outils. Si un groupe de travailleurs utilise une plateforme différente, c'est comme s'ils se trouvaient dans une autre pièce : les autres membres de l'équipe ne peuvent pas voir ce qu'ils font.
Si possible, optez pour une solution de collaboration unique qui regroupe toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin en un seul endroit. ClickUp est un outil tout-en-un qui remplace toutes ces solutions distinctes. Chaque fonctionnalité est entièrement collaborative pour une communication efficace.
Au lieu d'envoyer un e-mail à tout le monde pour recueillir des commentaires et de demander à une seule personne de les synthétiser dans un document, vous pouvez tous prendre des notes sur un document ClickUp Doc et ajouter des commentaires sur les idées des autres, en transformant les tâches les plus importantes en tâches ClickUp.
Bien sûr, vous devez parfois utiliser d'autres outils. Nous intégrons plus de 1 000 autres outils pour faciliter votre travail quotidien. Avec ClickUp, vous pouvez réunir tout le monde dans la même salle virtuelle, afin de travailler en équipe avec les mêmes informations et les mêmes objectifs.
Compétences en communication au sein d'une équipe
Maîtriser la communication au sein d'une équipe ne se résume pas à savoir construire des phrases ou envoyer un e-mail hebdomadaire à tout le groupe. Cela implique certaines compétences qui peuvent considérablement stimuler votre productivité collective, booster le moral et garantir le bon déroulement des projets.
Voici quelques compétences fondamentales en matière de communication d'équipe qui peuvent améliorer la façon dont votre équipe travaille ensemble :
Écoute active : il s'agit de comprendre et d'assimiler les idées de vos coéquipiers, ce qui favorise la collaboration créative et la résolution des conflits.
Clarté et concision : être clair et concis rend vos messages faciles à comprendre et évite les malentendus.
Communication non verbale : reconnaître les changements de ton ou de langage corporel aide à comprendre les émotions et les attitudes pour des interactions plus empathiques.
Intelligence émotionnelle : décoder et répondre aux émotions de vos coéquipiers favorise des discussions plus saines et plus sensibles.
Résolution de problèmes : Faciliter la recherche de solutions aux problèmes, par le dialogue, contribue directement à un fonctionnement plus harmonieux de l'équipe et à une dynamique plus sereine.
Donner un retour d'information respectueux : un retour d'information constructif, donné avec respect, peut motiver les membres de l'équipe et améliorer les performances globales.
Favoriser le respect et l'ouverture : encourager chacun à s'exprimer favorise la confiance et renforce les relations au sein de l'équipe.
Communication écrite efficace : une communication écrite claire, précise et sans erreur minimise les malentendus.
Flexibilité et adaptabilité : s'adapter à différents styles de communication aide à développer des connexions plus solides et une meilleure compréhension mutuelle.
Maîtrise des outils de communication : la maîtrise des outils de communication tels que ClickUp permet de rationaliser les processus, d'améliorer la collaboration et de réduire les malentendus.
Patience : Faire preuve de patience dans la communication favorise un dialogue courtois, la compréhension et la sérénité dans les situations tendues.
Gestion du temps : pour les équipes réparties sur différents fuseaux horaires, la gestion de la communication dans le respect des horaires de travail de chacun garantit des interactions respectueuses et ponctuelles.
La maîtrise de ces compétences en matière de communication d'équipe peut contribuer à créer un environnement de travail plus harmonieux, plus efficace et plus productif. En encourageant ces compétences au sein de votre équipe, vous pouvez renforcer les connexions, la compréhension mutuelle et la confiance, qui sont des éléments essentiels à la réussite du travail d'équipe. N'oubliez pas qu'une communication d'équipe efficace ne s'acquiert pas du jour au lendemain ; elle évolue et s'améliore avec le temps, des efforts continus et de la pratique. Mais avec ces outils à votre disposition, vous êtes déjà sur la bonne voie.
Rassemblez votre équipe grâce à la communication d'équipe
Nous espérons que ces stratégies vous seront utiles pour favoriser une communication efficace au sein de votre équipe lors de votre prochain projet. Vous partez du bon pied grâce à des outils de communication, une plateforme de collaboration et une culture d'entreprise axée sur la collaboration en équipe.
Que votre équipe travaille à distance ou au bureau, ClickUp a été conçu dès le départ pour permettre aux équipes de rester sur la même longueur d'onde et de travailler vers les mêmes objectifs. Il capture et transmet les informations et encourage le travail d'équipe sur une plateforme unique qui s'intègre aux canaux de communication les plus courants pour la vidéoconférence, le chat ou la création de documents.
La meilleure façon de découvrir comment ClickUp peut vous aider à éliminer les problèmes de communication au sein de votre équipe est de l'essayer gratuitement dès aujourd'hui.