La réunion d'un employé avec le supérieur hiérarchique de son supérieur - également appelée réunion à un niveau supérieur - est généralement considérée comme un mécanisme d'escalade. Il est communément admis que l'on fait appel à un responsable lorsqu'il y a un problème. Or, ce n'est pas le cas.
Lorsqu'elles sont organisées régulièrement, les réunions "skip-level" aident les employés et les dirigeants à partager leurs connaissances. Elles leur permettent de partager les connaissances qu'ils tirent de leur position et de leur point de vue uniques.
Par exemple, un collaborateur du service clientèle, proche du client, peut avoir une idée de ses points faibles. Le directeur des opérations, proche du directeur général, peut en savoir plus sur la stratégie et la feuille de route pour l'avenir. La réunion de ces deux personnes permet d'échanger sur le contexte de l'entreprise.
Dans cet article de blog, nous explorons la manière dont vous pouvez tirer parti des réunions à un niveau supérieur à l'avantage de l'organisation en tant que manager de managers.
Qu'est-ce qu'une réunion "skip-level" ?
Une réunion skip-level est une discussion entre un employé et le superviseur de son superviseur sans que le cadre intermédiaire ne soit présent. Elle saute un niveau dans la hiérarchie organisationnelle, d'où son nom.
Par exemple, supposons que vous soyez le chef des ventes de la ville dont les rapports directs sont des responsables de groupe de clients. Chaque responsable de clientèle peut avoir des représentants du développement des ventes (SDR) qui lui font rapport.
Une réunion de niveau supérieur a lieu entre vous et les représentants du développement des ventes, en l'absence du chef de groupe.
Avantages des réunions à un niveau supérieur
Au cours d'une semaine donnée, les managers peuvent rencontrer leurs équipes à de nombreuses reprises - lors de réunions d'information, de bilans, de réunions avec les clients, etc. Lorsqu'un employé est confronté à une difficulté, il s'adresse à son supérieur direct, ce qui permet de maintenir une relation de collaboration.
Toutefois, ce n'est pas le cas pour le manager de niveau supérieur. Ils sont souvent éloignés des équipes de leurs subordonnés directs et de leur travail. Les réunions à l'échelon supérieur permettent de combler ce fossé.
Avantages des réunions à niveaux multiples pour les employés
Faire entendre leur voix : Il arrive souvent que les employés soient confrontés à des problèmes que leur supérieur hiérarchique direct ne peut résoudre. L'achat d'un nouvel outil coûteux, que le supérieur hiérarchique direct n'a peut-être pas le pouvoir d'autoriser, en est un exemple.
Dans ce cas, les réunions à un niveau supérieur leur permettent de faire part de leurs préoccupations à une personne plus habilitée.
Se sentir vu : Les travailleurs, en particulier ceux qui sont sur le terrain ou loin du bureau, ont l'impression de travailler de manière isolée. Même s'ils collaborent avec leurs pairs ou leurs supérieurs immédiats, ils peuvent ne pas avoir l'impression de participer à l'objectif plus large de leur travail.
Les réunions à l'échelon inférieur - tout comme les réunions plénières ou les réunions en dehors de l'entreprise - aident les employés à se sentir vus, ce qui stimule leur moral.
Partager des informations : Les employés sur le terrain ont le pouls des clients, ce qui est d'une immense valeur pour l'organisation. Un RRL qui vend un outil de suivi du temps pourrait découvrir que les clients souhaitent pouvoir convertir automatiquement ces entrées en feuilles de temps.
Dans le tourbillon des activités quotidiennes, l'équipe chargée de la conception du produit n'aura peut-être pas accès à ces informations. Une réunion à l'échelon supérieur offre le lieu et le temps nécessaires pour partager des idées qui peuvent être mises en œuvre immédiatement.
Comprendre la stratégie de l'organisation : Tous les employés n'ont pas une visibilité claire de la stratégie de l'entreprise. Un ingénieur logiciel peut tout savoir sur la fonctionnalité qu'il est en train de développer, mais ne pas savoir pourquoi elle a été ajoutée à la feuille de route du produit.
Les réunions à l'échelon supérieur aident les dirigeants à faire connaître leur vision et leur stratégie à l'ensemble de l'organisation.
Avantages des réunions à niveaux multiples pour les dirigeants
Identification d'opportunités invisibles : Les dirigeants peuvent obtenir un retour d'information direct et spécifique de la part des personnes sur le terrain. L'associé financier qui paie les factures peut remarquer que l'organisation dépense trop d'argent pour des outils en double.
Au quotidien, il pourrait ne pas s'en préoccuper. Lors d'une réunion à un niveau supérieur, il peut le signaler au directeur financier, ce qui peut se traduire par des milliers de dollars d'économies.
Une résolution efficace des problèmes : Lorsque la communication au sein de l'équipe est filtrée par plusieurs niveaux de responsables, la cause première risque d'être perdue. Les réunions à l'échelon inférieur peuvent permettre aux dirigeants d'aller au fond des problèmes critiques. Elles peuvent contribuer à l'optimisation du flux de travail du point de vue de l'utilisateur final.
Accès aux informations personnalisées : Les dirigeants parlent rarement directement aux clients, à moins qu'il ne s'agisse d'un compte important/essentiel. Une réunion à l'échelon supérieur est l'occasion de recueillir des commentaires honnêtes sur tous les clients sans les rencontrer individuellement. C'est un excellent moyen de recueillir des connaissances sur l'organisation.
Améliorer le moral des employés : Les réunions à niveaux multiples permettent aux employés d'être vus et entendus par les dirigeants de l'organisation. Les employés se sentent ainsi plus engagés et valorisés. Les travailleurs qui ont le sentiment que leur travail est important seront motivés pour en faire plus.
Gérer les problèmes de personnel : Les gens supportent les mauvais managers parce qu'ils ne veulent pas passer pour des fauteurs de troubles. Les réunions au niveau du saut facilitent un examen à 360 degrés pour les cadres intermédiaires. Ainsi, les dirigeants peuvent répondre aux préoccupations des employés et former les superviseurs pour qu'ils fassent mieux.
En fait, les réunions à haut niveau permettent aux dirigeants de changer les choses. Elles leur donnent une visibilité plus claire. Elles les aident à apporter des améliorations rapidement et efficacement. Résultat : les employés constatent que leurs commentaires sont appréciés et respectés.
Au fil du temps, cela favorise la loyauté des employés, ce qui se traduit par une meilleure fidélisation et de meilleures performances financières pour l'organisation.
Comment préparer et planifier les réunions à l'échelon supérieur
En tant que manager de managers, c'est à vous qu'incombe la responsabilité de programmer des réunions de niveau supérieur régulières. Voici comment préparer et planifier ces réunions à votre avantage.
1. Informer le responsable des rapports
Lorsqu'un membre de votre équipe voit une demande de réunion émanant du manager de son supérieur hiérarchique, il s'interroge : "Est-ce qu'ils me laissent partir ?" Lorsque vos rapports directs apprennent que vous vous êtes adressé à leur équipe, ils ne manqueront pas de manquer de confiance en eux.
Ainsi, une réunion de saut de niveau peut être émotionnellement épuisante pour vos équipes. Pour éviter de stresser inutilement vos équipes, réfléchissez à la manière dont vous souhaitez aborder vos réunions à huis clos.
Utilisez un outil de mappage de processus pour identifier toutes les tâches que vous devez achever avant de participer à une réunion au niveau du saut de mouton. Voici quelques étapes à prendre en compte.
- Soyez transparent avec tout le monde
- Créez une cadence pour les réunions de niveau supérieur afin que personne ne s'alarme lorsqu'il reçoit une demande de réunion
- Organisez les réunions trimestrielles individuelles avec vos subordonnés directs avant les réunions à huis clos
- Informez vos subordonnés directs du calendrier de vos réunions à haut niveau
- Encouragez vos subordonnés directs à informer leurs équipes qu'elles s'attendent à recevoir une invitation à une réunion de votre part
2. Sachez avec qui vous vous réunissez
Supposons que vous ayez cinq rapports directs et que chacun d'entre eux gère une équipe de cinq membres. Vous devrez alors rencontrer 25 personnes avec leur personnalité, leur style de travail, leurs priorités et leurs compétences. Avant d'entamer une réunion avec eux, comprenez-les.
Recueillez à l'avance des informations sur eux. Vous pourrez vous renseigner sur leur rôle, leurs responsabilités, leurs objectifs et leurs performances jusqu'à présent grâce à votre système de gestion des ressources humaines [SGRH].
Pour les comprendre en tant que personne, vous pouvez utiliser quelque chose comme Le modèle "À propos de moi" de ClickUp . Invitez-les à répondre à des questions sur leurs valeurs, leurs points forts, leurs expériences, etc.
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Personnalisable Modèles "A propos de moi pour permettre aux managers de mieux connaître leurs équipes
Utilisez ces données pour anticiper leurs problèmes et envisager vos réponses en amont.
3. Planifiez les réunions de saut de niveau de manière réfléchie
La meilleure cadence pour les réunions d'étape est une fois par trimestre. Si vous attendez plus longtemps, vous risquez de donner l'impression de ne pas être sincère et de vous contenter de cocher une case. Une fréquence plus élevée risquerait de peser sur votre emploi du temps.
Il n'est pas facile de rencontrer 25 personnes chaque trimestre. Il est donc essentiel de bien programmer vos réunions à l'échelon supérieur. Nous recommandons l'une des deux méthodes suivantes.
Programmation par lots : Cinq réunions de 20 minutes par jour pendant une semaine chaque trimestre. Cette méthode vous occupera pendant une semaine entière, mais elle vous permettra de recueillir toutes les informations de manière globale et contextuelle. Vous disposerez également du reste du trimestre pour prendre des mesures sur la base du retour d'information que vous aurez recueilli.
Programmation continue : Vous pouvez également rencontrer deux personnes par semaine tout au long du trimestre. Cela vous permet d'étaler les réunions dans le temps et de suivre la progression de plus près.
En fonction de votre marge de manœuvre, programmez les réunions de la manière qui vous convient le mieux. Veillez à ne pas regrouper deux ou trois personnes au cours d'une même session ou à ne pas faire de réunions de groupe. Une bonne réunion au niveau du saut est toujours une réunion individuelle.
4. Gardez la largeur de bande à l'esprit lorsque vous planifiez des réunions au niveau supérieur
N'oubliez pas que vous n'êtes pas le seul à être occupé dans l'entreprise. Par conséquent, tenez compte de la charge de travail de votre équipe de niveau intermédiaire avant de programmer une réunion. Votre équipe outil de gestion de projet devrait pouvoir vous indiquer le degré d'occupation des membres de l'équipe. Vue Charge de travail de ClickUp affiche en temps réel ce que chaque membre de l'équipe est en train de faire et s'il peut consacrer 20 minutes à vous parler.
la vue Charge de travail de ClickUp pour programmer des réunions avec les membres de l'équipe de niveau supérieur_
D'autre part, votre bande passante doit également faire l'objet d'une attention particulière. L'affichage du calendrier de ClickUp vous permet de voir tous vos rendez-vous en un seul endroit, afin de ne pas être submergé par un trop grand nombre de réunions.
5. Créer un agenda de réunion à saut de puce
Il n'y a rien de plus inutile qu'une réunion sans ordre du jour. Effacées, ces réunions durent à peine vingt minutes, d'où la nécessité d'un forfait précis. Modèle d'agenda de réunion à niveaux multiples de ClickUp est un excellent point de départ.
Modèle de plan d'action ClickUp pour les réunions à niveaux multiples
Lors de la planification de l'agenda, pensez également aux questions que vous pourriez poser lors des réunions à niveaux multiples. Voici quelques exemples.
Si vous êtes un directeur financier et que vous rencontrez un collaborateur chargé des comptes clients, vous pouvez lui poser la question suivante :
- Combien de nos clients retardent les paiements au-delà du délai convenu ?
- De combien de retards sommes-nous responsables et comment pouvons-nous y remédier ?
- Quel est le canal de paiement préféré des clients ?
Si vous êtes une équipe commerciale urbaine et que vous vous adressez à des représentants du service clientèle, vous pouvez vous poser la question suivante : "Quel est le mode de paiement préféré des clients ?
- Quel grief entendez-vous de manière récurrente de la part des clients ?
- À quelles fonctionnalités font-ils appel ?
- À quoi certains prospects font-ils confiance à notre concurrent ?
Lors de chaque réunion, pensez à poser la question :
- Êtes-vous satisfait de votre rôle, de votre patron et de votre travail ?
- Disposez-vous de tous les outils nécessaires pour bien faire votre travail ?
- Si vous en aviez la possibilité, quelle est la chose que vous changeriez dans votre travail ?
Partager agenda de la réunion au niveau du saut de mouton avec vos employés quelques semaines à l'avance afin qu'ils puissent y réfléchir et se préparer.
6. Préparez-vous à répondre à des questions difficiles
Les réunions au niveau du saut peuvent être difficiles pour vous aussi. Les membres de votre équipe profiteront de cette occasion pour faire part de leurs préoccupations (ce que vous souhaitez également !). Préparez-vous donc à y répondre. Rassemblez tous les faits et les nombres. Décidez des informations que vous êtes prêt à partager avec eux.
Quelle que soit la qualité de votre préparation, l'efficacité d'une réunion à haut niveau dépend en grande partie de la façon dont vous participez à la discussion. Voici comment vous pouvez l'améliorer.
Comment réussir une réunion à haut niveau ?
Commencez bien avant la réunion
Lorsque vous envoyez l'agenda de la réunion à haut niveau à votre équipe, encouragez-la à le consulter et à y ajouter ses éléments. À faire, soyez proactif en reconnaissant leur contribution.
C'est l'un des moyens les plus simples d'établir la confiance. Votre réponse leur montre que vous vous intéressez réellement à la réunion à haut niveau et à eux en tant que personne.
Rassemblez les outils dont vous avez besoin pour organiser des réunions à niveaux multiples réussies. Il peut s'agir d'un Outil d'IA pour les comptes rendus de réunion ou des résumés, un outil de application de suivi des objectifs un logiciel d'enregistrement des appels, ou votre papier et votre stylo favoris.
Venez avec des objectifs clairs
Participez à la réunion en sachant ce que vous et votre membre de l'équipe de niveau intermédiaire souhaitez accomplir au cours de cette discussion. Un outil tel que ClickUp aide à le suivi des objectifs et de paramétrer la réunion.
Suite des réunions précédentes au niveau du saut de mouton
Si vous avez déjà eu des réunions au niveau supérieur avec cette personne, continuez à partir de là. Reconnaissez votre éléments d'action et la progression depuis lors. Si vous n'avez pas été en mesure de résoudre un problème, expliquez pourquoi.
Si un employé a l'impression que la réunion précédente n'a abouti à rien, il sera moins enclin à participer avec enthousiasme à la nouvelle réunion. Réaffirmez l'importance et l'impact de la réunion au niveau supérieur.
Ayez l'esprit ouvert
Bien que vous vous soyez préparé à cette réunion et que vous ayez appris à connaître la personne, n'oubliez pas que cette réunion concerne davantage cette personne que vous. Posez donc des questions et écoutez patiemment sans interrompre.
Soyez ouvert. À ne pas vous encombrer de notions préconçues ou d'idées que vous avez entendues de la part d'autres personnes. À la réunion, ne faites pas de jugement.
Fournissez un retour d'information
Les employés veulent que vous leur parliez de leurs performances et de ce qu'ils pourraient faire de mieux. Donnez-leur un retour d'information sur leur travail et leur contribution à cette réunion. Documentez-les et partagez-les avec eux afin de pouvoir vous en inspirer lors de la prochaine session.
Résumez les notes de réunion en quelques secondes avec ClickUp AI
La création d'un document de feedback vous semble fastidieuse ? Jetez un coup d'œil à L'assistant de ClickUp AI pour résumer vos notes de réunion, identifier les éléments d'action et suggérer des échéanciers.
Repartir avec des éléments d'action clairs
La qualité d'une réunion au niveau du skip dépend de l'action que vous menez sur les points de discussion. Pour vous assurer que vous êtes impliqué et intéressé, veillez à documenter les éléments suivants le compte rendu de la réunion . Prenez des notes adéquates. En cas de doute, essayez l'un des outils suivants Modèles de notes de réunion de ClickUp . Faites-en une copie et personnalisez-les en fonction de l'objectif et de la structure de vos réunions au niveau du saut de mouton.
Pour aller plus loin dans vos réunions au niveau du saut de mouton, Réunions ClickUp vous permet de prendre des notes, de gérer un agenda et d'organiser des réunions éléments d'action . Assumez la responsabilité des éléments d'action et ajoutez-les à votre système de gestion des tâches . Échéancier et autres vérifications, si nécessaire.
Maintenir une communication ouverte après la réunion
N'attendez pas la prochaine réunion au niveau supérieur. Organisez une canal de communication ouvert avec vos employés pour discuter des éléments d'action et les achever. Utiliser L'affichage du chat de ClickUp pour collaborer à vos tâches en temps réel.
- Assignez des tâches à d'autres membres de l'équipe si vous déléguez
- Partagez des actifs, des liens, etc
- Commentez la progression que vous réalisez ou les défis que vous rencontrez
Vous pouvez également créer une fenêtre distincte pour les discussions liées aux réunions afin qu'elles n'interrompent pas vos projets.
Optimisez votre prochaine réunion de niveau supérieur avec ClickUp
Les réunions de niveau supérieur offrent une visibilité sur ce qui passe inaperçu au quotidien. Elles aident les dirigeants à mieux comprendre les problèmes. Elles permettent aux employés de mieux participer. Terminées, les réunions à haut niveau peuvent améliorer le moral des employés, augmenter la productivité et créer une culture d'ouverture et de transparence.
Malgré ses immenses avantages, une réunion à niveaux multiples n'est pas facile à planifier, à programmer, à préparer et à exécuter. ClickUp est là pour vous aider.
ClickUp's logiciel de gestion de projet possède des fonctionnalités qui vous aident à organiser des réunions efficaces au niveau du saut de mouton. À vérifier la charge de travail des personnes, à créer des agendas de réunion, à prendre des notes pendant les réunions ou à les résumer automatiquement, ClickUp peut tout faire.
Organisez des réunions à niveaux multiples comme un pro avec ClickUp. Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui !