Comment se préparer à des réunions de niveau supérieur et à des entretiens individuels ?

La réunion d'un employé avec le supérieur hiérarchique de son manager, également appelée réunion avec un supérieur hiérarchique, est généralement considérée comme un mécanisme d'escalade. Il est communément admis que l'on fait appel à un dirigeant lorsqu'il y a un problème. Cependant, cela ne devrait pas être le cas.

Les réunions avec vos supérieurs hiérarchiques, lorsqu'elles sont organisées régulièrement, aident les employés et les dirigeants à partager leurs connaissances. Elles leur permettent d'échanger les idées qu'ils ont acquises grâce à leur position et à leur perspective uniques.

Par exemple, un employé du service clientèle, étant proche du client, peut avoir une bonne connaissance de ses points faibles. Le directeur des opérations, étant proche du PDG, peut en savoir plus sur la stratégie et la feuille de route pour l'avenir. Lorsque ces deux personnes se rencontrent, cela facilite l'échange d'informations sur le contexte commercial.

Dans cet article, nous explorons comment vous pouvez tirer parti des réunions avec vos supérieurs hiérarchiques pour le bénéfice de l'organisation en tant que manager de managers.

Qu'est-ce qu'une réunion avec un supérieur hiérarchique ?

Une réunion avec un supérieur hiérarchique intermédiaire est une discussion entre un employé et le supérieur hiérarchique de son supérieur, sans que le cadre intermédiaire ne soit présent. Elle permet de sauter un échelon dans la hiérarchie organisationnelle, d'où son nom.

Par exemple, supposons que vous soyez le directeur commercial d'une ville et que vos subordonnés directs soient des responsables de cluster. Chaque responsable clientèle peut avoir des représentants commerciaux (SDR) qui lui présentent des rapports.

Une réunion avec un supérieur hiérarchique supérieur a lieu entre vous et les SDR sans la présence du responsable de groupe.

Avantages des réunions avec vos supérieurs hiérarchiques

Au cours d'une semaine type, les managers peuvent rencontrer leurs équipes à plusieurs reprises, lors de comptes rendus, d'évaluations, de réunions avec les clients, etc. Lorsqu'un employé est confronté à un défi, il se tourne vers son manager direct, entretenant ainsi une relation collaborative.

Cependant, ce n'est pas le cas pour les cadres supérieurs. Ils sont souvent éloignés des équipes de leurs subordonnés directs et de leur travail. Les réunions avec les supérieurs hiérarchiques comblent ce fossé.

Avantages des réunions avec les supérieurs hiérarchiques pour les employés

Faire entendre leur voix : souvent, les employés peuvent être confrontés à des défis que leurs supérieurs hiérarchiques directs ne peuvent pas résoudre. Par exemple, l'achat d'un nouvel outil coûteux, que le supérieur hiérarchique direct n'a peut-être pas le pouvoir d'approuver.

Dans de tels cas, les réunions avec des supérieurs hiérarchiques leur permettent de faire part de leurs préoccupations à une personne ayant plus d'autorité.

Se sentir reconnu : les employés, en particulier ceux qui travaillent sur le terrain ou loin du bureau, ont parfois l'impression de travailler de manière isolée. Même s'ils collaborent avec leurs collègues ou leurs supérieurs hiérarchiques directs, ils peuvent ne pas se sentir impliqués dans l'objectif global de leur travail.

Les réunions avec vos supérieurs hiérarchiques, tout comme les réunions générales ou les séminaires d'entreprise, aident les employés à se sentir reconnus, ce qui stimule leur moral.

Partagez vos idées : les employés sur le terrain ont une connaissance approfondie des clients, ce qui a une valeur extrêmement élevée pour l'organisation. Un SDR qui vend un outil de suivi du temps peut découvrir que les clients souhaitent pouvoir convertir automatiquement ces entrées en Relevés de temps.

Ces informations peuvent ne pas parvenir à l'équipe produit dans le tumulte des activités quotidiennes. Une réunion avec un supérieur hiérarchique offre le lieu et le moment propices pour partager des informations qui peuvent être mises en œuvre immédiatement.

Comprenez la stratégie organisationnelle : tous les employés n'ont pas une visibilité claire de la stratégie de l'entreprise. Un ingénieur logiciel peut tout savoir sur la fonctionnalité qu'il développe, mais ignorer pourquoi elle a été ajoutée à la feuille de route du produit.

Les réunions avec les supérieurs hiérarchiques permettent aux dirigeants de communiquer leur vision et leur stratégie à l'ensemble de l'organisation.

Avantages des réunions avec les supérieurs hiérarchiques pour les dirigeants

Identifier les opportunités invisibles : les dirigeants peuvent obtenir des commentaires directs et spécifiques de la part des personnes sur le terrain. Le collaborateur financier qui paie les factures peut remarquer que l'organisation dépense trop en outils redondants.

Au quotidien, ils pourraient ignorer ce problème. Lors d'une réunion avec un supérieur hiérarchique, ils pourraient le signaler au directeur financier, ce qui pourrait permettre d'économiser des milliers de dollars.

Résolution efficace des problèmes : lorsque la communication au sein d'une équipe est filtrée par plusieurs niveaux hiérarchiques, la cause profonde d'un problème peut être perdue de vue. Les réunions avec les supérieurs hiérarchiques permettent aux dirigeants d'aller au fond des problèmes critiques. Elles peuvent contribuer à l'optimisation des flux de travail du point de vue de l'utilisateur final.

Accès aux informations sur les clients : les dirigeants s'adressent rarement directement aux clients, sauf s'il s'agit d'un compte important/essentiel. Une réunion avec vos supérieurs hiérarchiques est l'occasion de recueillir des commentaires honnêtes sur tous les clients sans avoir à les rencontrer individuellement. C'est un excellent moyen de rassembler des informations sur l'organisation.

Améliorer le moral des employés : les réunions avec les supérieurs hiérarchiques permettent aux employés d'être vus et entendus par les dirigeants de l'organisation. Les employés se sentent ainsi plus impliqués et valorisés. Les employés qui ont le sentiment que leur travail est important seront motivés à en faire davantage.

Gérez les problèmes liés au personnel : les employés supportent les mauvais managers parce qu'ils ne veulent pas passer pour des fauteurs de troubles. Les réunions avec les supérieurs hiérarchiques permettent une évaluation à 360 degrés des cadres intermédiaires. De cette façon, les dirigeants peuvent répondre aux préoccupations des employés et former les superviseurs à mieux faire leur travail.

En substance, les réunions avec les supérieurs hiérarchiques permettent aux dirigeants de changer les choses. Elles leur offrent une meilleure visibilité. Elles les aident à apporter des améliorations rapidement et efficacement. Ainsi, les employés constatent que leurs commentaires sont pris en compte et respectés.

Au fil du temps, cela fidélise les employés, ce qui se traduit par une meilleure rétention du personnel et de meilleures performances financières pour l'organisation.

Comment préparer et planifier des réunions avec vos supérieurs hiérarchiques

En tant que responsable de managers, c'est à vous qu'incombe la responsabilité d'organiser régulièrement des réunions avec les niveaux hiérarchiques supérieurs. Voici comment préparer et planifier ces réunions à votre avantage.

1. Informez le responsable des rapports

Lorsque les membres de votre équipe voient une demande de réunion de la part du supérieur hiérarchique de leur responsable, ils se demandent : « Est-ce qu'ils vont me licencier ? » Lorsque vos subordonnés directs apprennent que vous avez parlé à leur équipe, ils se sentent forcément inquiets.

Une réunion avec un supérieur hiérarchique peut être éprouvante sur le plan émotionnel pour vos équipes. Pour éviter de leur imposer un stress inutile, réfléchissez à la manière dont vous souhaitez aborder ces réunions.

Utilisez un outil de cartographie des processus pour identifier toutes les tâches que vous devez achever avant de vous rendre à une réunion avec un supérieur hiérarchique. Voici quelques étapes à prendre en considération.

2. Sachez avec qui vous allez participer à une réunion

Imaginons que vous ayez cinq subordonnés directs et que chacun d'entre eux gère une équipe de cinq membres. Vous devrez alors rencontrer 25 personnes, chacune avec sa personnalité, son style de travail, ses priorités et ses compétences. Avant de vous rendre à une réunion avec eux, apprenez à les connaître.

Recueillez des informations à leur sujet à l'avance. Vous pourrez vous renseigner sur leur rôle, leurs responsabilités, leurs objectifs et leurs performances jusqu'à présent à partir de votre système de gestion des ressources humaines [HRMS].

Pour mieux les comprendre en tant que personnes, vous pouvez utiliser un outil tel que le modèle « À propos de moi » de ClickUp. Invitez-les à répondre à des questions sur leurs valeurs, leurs points forts, leurs expériences, etc.

Utilisez ces données pour anticiper leurs problèmes et réfléchir à vos réponses à l'avance.

3. Planifiez soigneusement vos réunions avec vos supérieurs hiérarchiques

La fréquence idéale pour les réunions avec vos supérieurs hiérarchiques est d'une fois par trimestre. Si vous espacez davantage ces réunions, vous pourriez donner l'impression d'être hypocrite et de simplement cocher une case. Une fréquence plus élevée pourrait alourdir votre emploi du temps.

Il n'est pas facile de rencontrer 25 personnes chaque trimestre. Il est donc essentiel de bien planifier vos réunions avec vos supérieurs hiérarchiques. Nous vous recommandons l'une des deux méthodes suivantes.

Planification groupée : cinq réunions de 20 minutes par jour pendant une semaine chaque trimestre. Cela vous occupera pendant toute une semaine, mais vous permettra de recueillir toutes les informations de manière holistique et contextuelle. Vous disposerez également du reste du trimestre pour donner suite aux commentaires que vous aurez recueillis.

Planification continue : vous pouvez également rencontrer deux personnes par semaine tout au long du trimestre. Cela vous permet d'étaler les réunions dans le temps et de suivre la progression de plus près.

En fonction de votre champ de contrôle, planifiez vos réunions de manière à ce qu'elles vous conviennent. Veillez à ne pas regrouper 2 ou 3 personnes dans une même session et à ne pas organiser de réunions de groupe. Une bonne réunion avec un supérieur hiérarchique supérieur est toujours un entretien individuel.

4. Tenez compte de la bande passante lorsque vous planifiez des réunions avec vos supérieurs hiérarchiques

N'oubliez pas que vous n'êtes pas le seul à être occupé dans l'organisation. Tenez donc compte de la charge de travail de votre équipe avant de planifier une réunion. Votre outil de gestion de projet devrait vous permettre de savoir à quel point les membres de l'équipe sont occupés.

La vue Charge de travail de ClickUp offre une vue consolidée en temps réel de ce que chaque membre de l'équipe fait et vous indique s'il peut vous consacrer 20 minutes pour discuter avec vous.

D'autre part, votre bande passante nécessite également une attention particulière. La vue du calendrier de ClickUp vous permet d'afficher tous vos rendez-vous en un seul endroit, afin que vous ne soyez pas submergé par un trop grand nombre de réunions.

5. Créez un agenda pour vos réunions avec vos supérieurs hiérarchiques

Il n'y a rien de plus inutile qu'une réunion sans agenda. Étant donné qu'une réunion avec un supérieur hiérarchique supérieur dure à peine vingt minutes, vous devez avoir un plan clair. Le modèle d'agenda de réunion avec un supérieur hiérarchique supérieur de ClickUp est un excellent point de départ.

Lorsque vous planifiez l'agenda, pensez également aux questions que vous pourriez poser lors de la réunion avec vos supérieurs hiérarchiques. Voici quelques exemples.

Si vous êtes directeur financier et que vous participez à une réunion avec un collaborateur du service des comptes clients, vous pourriez lui demander :

Si vous êtes responsable de l’équipe commerciale régionale et que vous vous adressez à des commerciaux SDR, vous pourriez vous demander :

À chaque réunion, pensez à poser les questions suivantes :

Partagez cet agenda de réunion avec vos employés quelques semaines à l'avance afin qu'ils puissent y réfléchir et s'y préparer.

6. Préparez-vous à répondre à des questions difficiles

Les réunions avec vos supérieurs hiérarchiques peuvent également être difficiles pour vous. Les membres de votre équipe profiteront de cette occasion pour discuter de leurs préoccupations (ce qui est également votre souhait !). Soyez donc prêt à y répondre. Rassemblez tous les faits et chiffres. Décidez des informations que vous êtes prêt à partager avec eux.

Peu importe le temps que vous consacrez à la préparation, l'efficacité d'une réunion avec vos supérieurs hiérarchiques dépend fortement de la manière dont vous participez à la discussion. Voici comment vous pouvez vous améliorer.

Comment assurer la réussite d’une réunion avec un supérieur hiérarchique

Commencez bien avant la réunion

Lorsque vous envoyez l'agenda de la réunion avec vos supérieurs hiérarchiques à votre équipe, encouragez-la à l'examiner et à y ajouter ses propres éléments. Lorsqu'elle le fait, montrez-vous proactif en reconnaissant sa contribution.

C'est l'un des moyens les plus simples d'établir une relation de confiance. Votre réponse leur montre que vous vous intéressez sincèrement à la réunion avec vos supérieurs hiérarchiques et à eux en tant que personnes.

Rassemblez les outils dont vous avez besoin pour mener à bien vos réunions avec vos supérieurs hiérarchiques. Il peut s'agir d'un outil d'IA pour les comptes rendus ou les résumés de réunion, d'une application de suivi des objectifs, d'un logiciel d'enregistrement des appels ou simplement de votre papier et stylo préférés.

Venez avec des objectifs clairs

Entrez dans la réunion en sachant ce que vous et votre membre de l'équipe de niveau supérieur souhaitez accomplir à l'issue de cette discussion. Un outil tel que ClickUp vous aide au suivi de vos objectifs et à la structuration de la réunion.

Continuez à partir des réunions avec vos supérieurs hiérarchiques précédentes.

Si vous avez déjà eu des réunions avec cette personne, reprenez là où vous en étiez resté. Faites état des éléments que vous avez pris et de la progression accomplie depuis lors. Si vous n'avez pas réussi à résoudre un problème, expliquez pourquoi.

Lorsqu'un employé a l'impression que la réunion précédente n'a rien donné, il est moins susceptible de participer avec enthousiasme cette fois-ci. Réaffirmez l'importance et l'impact de la réunion avec votre supérieur hiérarchique.

Ayez l'esprit ouvert

Même si vous vous êtes préparé pour cette réunion et que vous vous êtes renseigné sur la personne, n'oubliez pas que cette réunion concerne davantage cette personne que vous. Posez donc des questions et écoutez patiemment sans interrompre.

Soyez ouvert. Ne vous laissez pas influencer par des notions préconçues ou des opinions entendues ailleurs. Pendant la réunion, ne portez pas de jugement.

Donnez votre avis

Les employés veulent que vous leur donniez votre avis sur leurs performances et sur ce qu'ils pourraient améliorer. Donnez-leur votre avis sur leur travail et sur leur contribution à cette réunion. Consignez vos commentaires par écrit et partagez-les avec eux afin de pouvoir vous en servir lors de votre prochaine session.

La création d'un document de feedback vous semble fastidieuse ? Découvrez l'assistant alimenté par l'IA de ClickUp pour résumer vos notes de réunion, identifier les éléments à prendre en compte et suggérer des échéanciers.

Repartez avec des éléments clairs à mettre en œuvre.

Une réunion avec vos supérieurs hiérarchiques n'aura d'intérêt que si vous donnez suite aux points abordés. Pour vous assurer d'être impliqué et intéressé, veillez à consigner le compte rendu de la réunion. Prenez des notes adéquates. En cas de doute, essayez l'un des modèles de notes de réunion de ClickUp. Faites-en une copie et personnalisez-les en fonction de l'objectif et de la structure de vos réunions avec vos supérieurs hiérarchiques.

Pour aller encore plus loin dans vos réunions avec vos supérieurs hiérarchiques, ClickUp Meetings vous permet de prendre des notes, de gérer un agenda et de définir des éléments à mener. Assumez la responsabilité des éléments à mener et ajoutez-les à votre système de gestion des tâches. Définissez des échéanciers et d'autres points de contrôle, si nécessaire.

Maintenez une communication ouverte après la réunion

N'attendez pas la prochaine réunion avec vos supérieurs hiérarchiques. Communiquez ouvertement avec vos employés pour discuter et achever les éléments à entreprendre. Utilisez la vue Chat de ClickUp pour collaborer en temps réel sur vos tâches.

Vous pouvez également créer une fenêtre distincte pour les discussions liées aux réunions avec vos supérieurs hiérarchiques afin qu'elles n'interrompent pas vos projets.

Réussissez votre prochaine réunion avec vos supérieurs grâce à ClickUp

Les réunions inter-niveaux offrent une visibilité sur ce qui passe inaperçu au quotidien. Elles aident les dirigeants à mieux comprendre les problèmes et les employés à mieux participer. Lorsqu'elles sont bien menées, les réunions inter-niveaux peuvent booster le moral des employés, augmenter la productivité et créer une culture d'ouverture et de transparence.

Malgré ses immenses avantages, une réunion avec un supérieur hiérarchique n'est pas facile à planifier, à programmer, à préparer et à mener à bien. ClickUp est là pour vous aider.

Le logiciel de gestion de projet ClickUp dispose de fonctionnalités qui vous aident à mener des réunions inter-niveaux efficaces. Qu'il s'agisse de vérifier la charge de travail des employés, de créer des agendas, de prendre des notes pendant les réunions ou de les résumer automatiquement, ClickUp peut tout faire.

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