Pour les bureaux de gestion de projet et les managers qui gèrent plusieurs projets simultanément, il est facile de se perdre dans le quotidien. Le suivi et la mesure de la progression, la coordination de tous les collaborateurs et l'optimisation de la charge de travail de l'équipe peuvent s'avérer difficiles. Rien ne permet mieux de mettre les choses en perspective que d'avoir une vue d'ensemble via le tableau de bord du projet.
Le tableau de bord du portefeuille de projets vous offre un aperçu complet de la santé du projet, de l'avancement du travail pour chaque projet et des rapports complets en temps réel sur l'échéancier global, le budget et l'état d'avancement. Il garantit que les informations critiques du projet sont disponibles et accessibles à tout moment, pour vous et vos parties prenantes.
Créer un tableau de bord de portefeuille de projets pour la première fois peut être intimidant en raison du travail de planification et de conception que cela implique, et vous pourriez même compliquer le tableau de bord du portefeuille.
Et si nous vous disions qu'un logiciel avancé de gestion de portefeuille de projets a simplifié le processus ?
Poursuivez votre lecture pour découvrir comment créer des tableaux de bord dynamiques pour la gestion de portefeuilles de projets afin d'optimiser la planification et l'exécution de vos projets à l'aide de ClickUp, des meilleurs exemples et des modèles qui vous aideront à démarrer rapidement.
Qu'est-ce que la gestion de portefeuille de projets ?
La gestion de portefeuille de projets est une méthode stratégique permettant de gérer les projets d'une organisation afin d'atteindre ses objectifs commerciaux. Elle consiste notamment à réduire et à hiérarchiser un ensemble de projets qui correspondent aux objectifs de votre entreprise.
La gestion de portefeuille de projets vise à maximiser la valeur de vos projets en évaluant et en gérant des aspects tels que les risques, les budgets et les ressources disponibles.
Qu'est-ce qu'un tableau de bord de gestion de portefeuille de projets ?
L'équipe de direction, les gestionnaires de portfolio et les chefs de projet utilisent un tableau de bord de gestion de portfolio de projets pour visualiser tous les projets et leur progression de manière centralisée. Le tableau de bord comporte des diagrammes et des indicateurs qui vous permettent de surveiller les performances des indicateurs de santé et d'afficher les jalons clés, les informations budgétaires et la disponibilité des ressources.
Dans les organisations modernes, les projets sont interdépendants en termes de ressources, d'échéanciers et de livrables, et les résultats et la réussite sont interdépendants ; un tableau de bord centralisé du portfolio présente ces informations dans un seul volet.
Vous pouvez soit créer un tableau de bord de gestion de portefeuille de projets, soit utiliser des solutions de gestion de portefeuille de projets telles que ClickUp pour vous faciliter la tâche.
Les tableaux de bord ClickUp vous permettent de visualiser et d'analyser vos projets à partir d'un seul centre de contrôle. Non seulement vous disposez d'un aperçu des projets sur lesquels vous travaillez, mais vous pouvez également les partager avec les parties prenantes clés. Ainsi, tout le monde peut suivre la progression des différents projets.
Le tableau de bord ClickUp nous aide à représenter les données de manière significative, tout en nous faisant gagner du temps. Je peux également créer différents espaces où je peux travailler sur les problèmes et les améliorations. De plus, notre travail quotidien peut également être surveillé, et le suivi du temps que nous consacrons à une tâche spécifique contribue également à améliorer l'efficacité du travail.
– Manaswi Dwivedi, Cedcoss Technologies Pvt. Ltd.
En tant que plateforme de gestion de projet, ClickUp vous permet de définir des objectifs, de suivre le temps passé sur chaque tâche et projet, d'identifier les goulots d'étranglement et de les résoudre rapidement afin de garantir l'achèvement du projet.
Avantages de l'utilisation d'un tableau de bord de portefeuille de projets
Visibilité améliorée
Bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur le statut global des projets, identifiez les goulots d'étranglement, surveillez la performance des tâches pour les projets à enjeux élevés et évaluez la satisfaction des clients.
Communication améliorée
Les tableaux de bord de projet constituent un hub central pour tout ce qui concerne un ou plusieurs projets. Ils permettent ainsi à tous les collaborateurs d'être sur la même page en matière de délais, de tâches, de budget alloué et de progression.
Une meilleure prise de décision
Des vues complètes et au niveau du portfolio des projets existants et potentiels permettent aux gestionnaires de projets et de portfolios de prendre des décisions basées sur les données pour la planification et l'exécution des projets, les prévisions financières et la gestion des risques.
Suivi des performances
Les logiciels de tableau de bord vous aident à visualiser en un coup d'œil les indicateurs essentiels, notamment la productivité des équipes, l'allocation budgétaire, les objectifs de l'entreprise et le statut des projets.
Amélioration de l'efficacité
Obtenez une vue complète des activités du projet, du budget, de la répartition de la charge de travail, de l'utilisation des ressources pour divers projets et des dépendances afin de simplifier la répartition des tâches, d'éviter l'épuisement des employés et d'accroître l'efficacité de l'équipe.
Pour mener à bien vos projets, envisagez d'utiliser différents logiciels de gestion de portefeuille de projets jusqu'à ce que vous trouviez celui qui correspond à vos besoins.
Exemples pratiques de tableaux de bord de portefeuille de projets
Voici quelques exemples concrets de tableaux de bord de portefeuille de projets pour vous aider à comprendre comment ils peuvent gérer plusieurs projets.
1. Tableaux de bord agiles pour les équipes Scrum
Un tableau de bord agile pour les équipes apporte de la transparence sur la santé de vos projets et vous offre une visibilité sur les performances de l'équipe et la progression des sprints.
Utilisé dans le flux de travail de développement logiciel, le tableau de bord de gestion de portefeuille de projets agile (PPM) offre une vue détaillée des goulots d'étranglement potentiels, des indicateurs clés, de la progression et des problèmes hautement prioritaires pour les projets en cours, le tout dans un format très visuel.
Les éléments du tableau de bord agile comprennent :
Backlog de sprint
Affiché sous forme de liste ou de tableau Kanban, il indique les tâches restantes, leur statut (à faire, en cours, terminé) et la charge de travail estimée. Grâce à une meilleure visibilité de la charge de travail du sprint, vous pouvez voir votre progression vers l'objectif du sprint.
Diagramme Burndown
Ce graphique linéaire montre les points d'histoire (le travail restant) par rapport au temps restant dans le sprint, afin de suivre visuellement la progression de votre sprint et de permettre des ajustements proactifs pour garantir l'achèvement du sprint.
Délai de production
Le délai de production indique le temps total entre le début d'un élément de travail et son achèvement et sa publication. Il sert à identifier les retards de livraison, à optimiser les processus de publication et à améliorer les délais de mise sur le marché.
Conseil de pro💡 : Pour que le diagramme burndown soit un outil efficace pour votre équipe, fixez des objectifs raisonnables, tirez les leçons des sprints précédents et veillez à ne pas surcharger vos équipes.
2. Tableaux de bord d'allocation des ressources
Lorsque vous avez partagé des ressources travaillant sur différents projets ou que vous planifiez l'allocation des ressources pour un projet potentiel, ce tableau de bord de portefeuille de projets affiche la distribution des ressources entre les différents projets.
La vue Charge de travail de ClickUp vous aide à déterminer ce qu'une équipe (et les membres de l'équipe) a à faire, où se croisent les priorités, ce qui est prioritaire et les tâches qui peuvent être reportées, le tout sur un seul tableau de bord.
Conseil de pro💡 : Définissez la capacité de charge de travail quotidienne ou hebdomadaire de chaque membre de l'équipe. Vous pouvez définir des capacités en heures, en tâches et en points Scrum.
3. Tableaux de bord de gestion d'entreprise
Ce tableau de bord de gestion de portefeuille de projets vous montre la santé et la progression de vos objectifs d'entreprise.
Personnalisez les tableaux de bord ClickUp pour planifier et suivre facilement vos objectifs commerciaux trimestriels. Lorsque plusieurs services sont impliqués dans la gestion du portefeuille de produits, la vue Liste de ClickUp vous aide à suivre l'état de chaque tâche, le budget estimé et l'avancement.
Tout le monde, y compris les membres de l'équipe, les chefs de projet, les parties prenantes et la direction, obtient des informations sur les initiatives stratégiques et les priorités de leur portfolio de projets.
Conseil de pro💡 : Utilisez des modèles de gestion de portfolio pour suivre vos tâches. Après tout, les tableaux de bord PPM améliorent l'efficacité et la vision stratégique d'un bureau de gestion de projet (PMO).
4. Tableaux de bord de gestion des opérations
Dans la gestion de projet, un tableau de bord des opérations fournit des informations en temps réel sur l'avancement des différents processus opérationnels de votre organisation. Il permet aux parties prenantes de surveiller les activités quotidiennes, de suivre les priorités stratégiques et opérationnelles, et d'explorer les données à plusieurs niveaux afin d'analyser et d'identifier les faiblesses de vos opérations.
Conseil de pro💡 : Grâce à l'accès basé sur les rôles, ClickUp vous permet de personnaliser les membres de l'équipe qui peuvent apporter des modifications au tableau de bord et ceux qui peuvent l'afficher pour suivre la progression.
Composantes clés d'un tableau de bord de portefeuille de projets
1. Aperçu du projet
Partagez un résumé de la portée et des objectifs du projet afin que chacun sache sur quoi il travaille. Il comprendra des informations générales telles que les noms des projets, les membres de l'équipe impliqués, les descriptions, le budget total et les objectifs stratégiques à atteindre.
2. Indicateurs de statut
Définissez des indicateurs visuels sur les tableaux de bord PPM pour identifier facilement l'état du projet. Par exemple, la couleur rouge peut indiquer les tâches incomplètes, le vert les activités achevées et l'orange le travail en cours.
3. Diagrammes et rapports graphiques
Les diagrammes de gestion de projet sont un excellent moyen de visualiser les données, les tendances et les indicateurs liés à vos projets. Il existe de nombreux types de diagrammes, tels que les diagrammes de Gantt, les échéanciers de projet, les diagrammes de vélocité, les diagrammes de burnup, les diagrammes linéaires, les organigrammes de répartition du travail et les diagrammes linéaires.
Par exemple, la vue Diagramme de Gantt de ClickUp vous permet de visualiser vos projets sur un échéancier. Elle vous fournit des informations telles que les tâches et les dépendances afin que vous puissiez gérer les échéances à partir d'une source unique et fiable.
4. Outils de suivi de projet
Les outils de suivi de projet mesurent la progression des tâches et des activités tout au long du cycle de vie d'un projet, aidant ainsi les membres de l'équipe à rester organisés, à suivre leurs tâches respectives, à voir les tâches en retard et à surveiller les échéanciers.
Cependant, la mise en place d'un outil de suivi de projet détaillé peut demander beaucoup d'efforts. ClickUp propose des modèles de suivi de projet qui peuvent être personnalisés pour n'importe quel projet.
Exemple concret : le modèle Project Tracker de ClickUp est largement utilisé pour gérer les budgets et les échéances des projets. Il aide les chefs d'équipe à avoir une vue d'ensemble grâce à des mises à jour en temps réel et regroupe tous les projets au même endroit pour faciliter la collaboration entre les services.
Conseil de pro💡 : Utilisez ce modèle pour créer plusieurs outils de suivi pour les projets récurrents. Cela vous permettra de gagner du temps après la réunion de lancement et de vous mettre immédiatement au travail.
5. Gestion des ressources
La gestion des ressources vous permet de voir comment les différentes ressources (employés, budgets, équipements) sont distribuées pour diverses tâches et si elles sont utilisées efficacement.
ClickUp offre plusieurs fonctionnalités qui peuvent vous aider à gérer vos ressources.
- Suivi du temps ClickUp: suivez le temps lié à n'importe quelle tâche sur tous les appareils, créez des rapports pour afficher le temps passé sur chaque tâche et partagez des estimations de durée pour planifier la livraison de vos projets.
- Vues ClickUp: avec plus de 15 vues, vous pouvez obtenir un aperçu de tous vos projets et de leur progression. Grâce à ces vues, vous pouvez ajuster les échéanciers et les priorités, ajouter des dépendances et voir les prochaines étapes.
- Objectifs ClickUp: ajoutez des tâches de vos projets à un objectif et assurez-vous que vous êtes en bonne voie pour respecter les délais de vos projets. Vous pouvez créer des objectifs pour plusieurs projets et les afficher en un seul endroit.
6. Gestion des risques
Il met en évidence les risques potentiels qui peuvent avoir un impact sur votre portefeuille de projets. La gestion des risques permet aux parties prenantes de mieux comprendre les obstacles, leur probabilité et leur impact, ainsi que les moyens de les atténuer. En outre, elle vous aide à suivre et à évaluer l'efficacité de vos efforts d'atténuation des risques et les moyens de minimiser l'impact des risques sur les résultats des projets.
7. Valeur acquise
La valeur acquise représente la valeur totale de tout le travail achevé dans un délai donné. Elle est exprimée en devise et peut être évaluée en étudiant le pourcentage de tâches et de livrables achevés jusqu'à un certain point de l'échéancier de votre projet.
8. Indicateurs financiers et budgétaires
Les indicateurs financiers et budgétaires comprennent la mesure du budget total par rapport aux dépenses réelles, les écarts de coûts, le retour sur investissement et les performances financières, afin que les parties prenantes puissent garder un œil sur le budget dans une vue d'une page sur le tableau de bord et prendre des décisions concernant l'allocation des ressources.
9. Accès via un navigateur Web
Vos chefs de projet doivent pouvoir consulter et gérer le tableau de bord du portfolio de projets depuis leur navigateur web afin de suivre la progression à distance sur tous les appareils. Cela est particulièrement important lorsque vous avez des équipes distribuées.
Comment créer un tableau de bord de portefeuille de projets
1. Définissez clairement les objectifs de votre tableau de bord
Avant de configurer votre tableau de bord de portefeuille de projets, vous devez comprendre pourquoi vous le faites et identifier qui l'utilisera. Ensuite, configurez le tableau de bord PPM afin qu'il corresponde aux besoins, aux indicateurs et aux exigences que vos parties prenantes devront suivre.
Par exemple, votre tableau de bord vise à donner à la direction un aperçu général de votre portfolio de projets et de la progression des projets connexes. Cela signifie que les objectifs de votre tableau de bord comprendront des informations sur le nombre de projets actifs, la progression globale, les indicateurs de performance clés et les risques potentiels.
2. Consolider les données
Recueillez les données essentielles à la gestion de projet à partir des outils que vous utilisez pour gérer vos projets, puis suivez et analysez ce qui fonctionne. Envisagez d'inclure les données provenant de vos outils de gestion de projet, bases de données, feuilles de calcul et autres sources commerciales tierces utilisées par les équipes concernées.
3. Identifiez vos indicateurs clés et vos KPI
Ensuite, vous devez décider quels indicateurs et KPI doivent être suivis, en fonction des objectifs de votre entreprise, de votre service ou de votre projet, afin de pouvoir prendre des décisions stratégiques concernant le projet, les opérations commerciales et les processus.
Conseil de pro💡 : La sélection des indicateurs clés et des indicateurs de performance doit être une activité d'équipe. Commencez par un brainstorming sur Tableaux blancs ClickUp , recueillez les réponses de l'équipe à l'aide des formulaires ClickUp et communiquez avec l'équipe à l'aide de la vue Chat ClickUp sans effort.
4. Choisissez un outil de gestion de portefeuille de projets
Un outil de gestion de portefeuille de projets est un système centralisé dans lequel vous pouvez stocker toutes les informations relatives à votre portefeuille de projets. Vous pouvez l'utiliser pour créer des plans de projet, documenter les informations nécessaires, gérer les calendriers, attribuer des tâches aux membres de l'équipe et suivre la progression.
Par exemple, le logiciel de gestion de projet ClickUp offre plusieurs fonctionnalités complètes qui peuvent vous aider à attribuer des tâches, afficher la progression, suivre les indicateurs clés, visualiser les informations relatives à votre projet, obtenir une visibilité complète sur plusieurs projets grâce à des rapports automatisés en temps réel et gérer vos ressources de manière optimale, le tout sur une seule plateforme.
5. Concevez la disposition de votre tableau de bord
À partir de toutes les informations que vous avez recueillies, organisez le tableau de bord en différentes sections et utilisez des diagrammes et des visualisations pour créer différents tableaux de bord de portfolio.
Créer un tableau de bord complet n'est pas une tâche facile si vous manquez de temps ou d'expérience.
Vous pouvez utiliser un modèle de tableau de bord de portfolio de projets comme point de départ. Par exemple, le modèle de portfolio de gestion de projet de ClickUp est un outil prêt à l'emploi qui vous permet d'aligner les projets entre différents services tout en surveillant leur état et leur progression.
Voici quelques fonctionnalités intéressantes du tableau de bord du portfolio de projets de ClickUp :
- Étiquettes : Affichez le statut de tous vos projets à l'aide d'étiquettes. Par exemple, prêt, bloqué, rejeté, etc.
- Codes de couleur : les modèles personnalisables de ClickUp offrent un large choix de couleurs afin que vous puissiez attribuer une couleur spécifique à chaque statut et suivre ainsi facilement la progression des projets
- Vues : Vous pouvez utiliser plus de 15 types de vues différentes pour visualiser votre travail comme vous le souhaitez. Découvrons trois façons d'afficher vos projets dans le logiciel de gestion de projet ClickUp : Vue Liste : organisez et regroupez vos projets dans différentes catégories. Vos tâches et activités sont visibles d'un seul coup d'œil sous forme de liste. Cela vous permet de voir quels projets sont en cours, en cours de révision ou achevés. Vue Équipe : restez aligné sur les priorités de votre équipe grâce à la vue Équipe. Vous pouvez suivre la charge de travail de votre équipe, les projets achevés et bien plus encore à partir d'un seul tableau de bord. Activité : obtenez une vue détaillée de l'activité des membres de votre équipe et voyez sur quoi chaque personne a travaillé dans un projet. Vous pouvez sélectionner les types d'activité et voir les détails du projet correspondant
- Vue Liste : organisez et regroupez vos projets dans différentes catégories. Vos tâches et activités sont visibles d'un seul coup d'œil sous forme de liste. Vous pouvez ainsi voir quels projets sont en cours, en cours de révision ou achevés
- Vue Équipe : restez aligné sur les priorités de votre équipe grâce à la vue Équipe. Vous pouvez suivre la charge de travail de votre équipe, les projets achevés et bien plus encore à partir d'un seul tableau de bord
- Activité : obtenez une vue détaillée de l'activité des membres de votre équipe et voyez sur quoi chaque personne a travaillé dans un projet. Vous pouvez sélectionner les types d'activité et afficher les détails du projet correspondant
- Vue Liste : organisez et regroupez vos projets dans différentes catégories. Vos tâches et activités sont visibles d'un seul coup d'œil sous forme de liste. Vous pouvez ainsi voir quels projets sont en cours, en cours de révision ou achevés
- Vue Équipe : restez aligné sur les priorités de votre équipe grâce à la vue Équipe. Vous pouvez suivre la charge de travail de votre équipe, les projets achevés et bien plus encore à partir d'un seul tableau de bord
- Activité : obtenez une vue détaillée de l'activité des membres de votre équipe et voyez sur quoi chaque personne a travaillé dans un projet. Vous pouvez sélectionner les types d'activité et voir les détails du projet correspondant
6. Tester et valider
Vous devrez effectuer quelques tests préliminaires pour vous assurer que votre tableau de bord fonctionne comme prévu et recueillir les commentaires et l'approbation de votre équipe et des parties prenantes afin d'apporter les ajustements nécessaires.
7. Déployer
Vous êtes maintenant prêt à déployer votre tableau de bord.
Expliquez à toutes les personnes impliquées dans le projet le fonctionnement de votre tableau de bord et ce qu'il implique. Dispensez une formation adéquate afin que l'équipe sache comment utiliser ces tableaux de bord. Veillez à ce que ces tableaux de bord soient régulièrement mis à jour et restent pertinents. Vous pouvez même y apporter des modifications périodiques afin de les adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise.
Consolidez vos tableaux de bord de portefeuille de projets avec ClickUp
Un tableau de bord précis et bien structuré peut vous aider à gérer de manière transparente tous les projets sur lesquels vous travaillez.
ClickUp va encore plus loin et vous permet de tirer parti de ses fonctionnalités, telles que la gestion des tâches et des ressources, le suivi du temps, le suivi des indicateurs clés de performance et les modèles personnalisables pour rationaliser la gestion de vos projets.
En tant que logiciel de gestion de portefeuille de projets et de gestion de projets, le principal avantage de ClickUp est qu'il automatise plusieurs tâches répétitives, telles que la gestion des tâches et de la charge de travail, le suivi de la progression et la création de rapports, la planification d'alertes en cas de retard, et qu'il est accessible sur tous les appareils pour les équipes à distance.
Si vous souhaitez obtenir des résultats positifs, quelle que soit la complexité de votre projet, commencez à créer des tableaux de bord interactifs pour vos portfolios de projets en vous inscrivant gratuitement sur ClickUp.
Foire aux questions (FAQ)
1. Qu'est-ce qu'un tableau de bord de portefeuille de projets ?
Un tableau de bord de portefeuille de projets est un outil visuel qui permet de suivre la progression de tous les projets que vous gérez. Il fournit des informations sur les indicateurs clés, les indicateurs de performance et l'état d'avancement des projets, qui sont essentiels pour évaluer la santé globale du projet et s'assurer qu'il est aligné sur les objectifs de votre entreprise.
2. Quelle est la différence entre un portfolio et un tableau de bord ?
| Portfolio | Tableau de bord | |
| Définition | Un portfolio est un ensemble de tous les différents projets que vous gérez. Au lieu de gérer différents projets individuellement, les entreprises ont tendance à regrouper les projets connexes. | À l'inverse, un tableau de bord est une représentation visuelle de la progression des différents projets de votre portfolio. Il contient des indicateurs clés, des jalons, des livrables, l'allocation des ressources et les dépendances entre les tâches. |
| Utilisé pour | Optimisez l'allocation des ressources et hiérarchisez les initiatives. | Évaluez comment les projets sont connectés et identifiez comment gérer les ressources sans provoquer de pénurie. |
3. Que comprend un portfolio de projets ?
Un portfolio comprend des projets connexes essentiels à la réalisation des objectifs généraux d'une organisation. Chaque projet du portfolio a une portée, des livrables, des jalons, des échéanciers et de la documentation telle que des forfaits, des calendriers, des lignes directrices et des rapports sur le statut.