Pour les bureaux de gestion de projet et les responsables qui gèrent plusieurs projets simultanément, il est facile de se perdre dans le quotidien. Le suivi et la mesure des progrès, ainsi que la garantie que tout le monde est sur la même longueur d'onde et l'optimisation de la charge de travail de l'équipe peuvent s'avérer difficiles. Rien ne permet mieux de mettre les choses en perspective que d'avoir une vue d'ensemble grâce au tableau de bord du projet.
Le tableau de bord du portefeuille de projets vous offre un aperçu complet de la santé du projet, de la progression des travaux pour chaque projet et des rapports complets en temps réel sur l'échéancier global, le budget et l'état d'avancement. Il garantit que les informations essentielles sur le projet sont disponibles et accessibles à tout moment, pour vous et vos parties prenantes.
Créer un tableau de bord de portefeuille de projets pour la première fois peut être intimidant en raison du travail de planification et de conception que cela implique, et vous pourriez même compliquer le tableau de bord du portefeuille.
Et si nous vous disions qu'un logiciel avancé de gestion de projet a simplifié le processus ?
Poursuivez votre lecture pour découvrir comment créer des tableaux de bord dynamiques pour la gestion de projet afin d'optimiser la planification et l'exécution de vos projets à l'aide de ClickUp, des meilleurs exemples et des modèles qui vous aideront à démarrer rapidement.
Qu'est-ce que la gestion de portefeuille de projets ?
La gestion de portefeuille de projets est une méthode stratégique permettant de gérer les projets d'une organisation afin d'atteindre ses objectifs commerciaux. Elle consiste notamment à sélectionner et à hiérarchiser un ensemble de projets qui correspondent aux objectifs de votre entreprise.
La gestion de portefeuille de projets vise à maximiser la valeur de vos projets en évaluant et en gérant des aspects tels que les risques, les budgets et les ressources disponibles.
Qu'est-ce qu'un tableau de bord de gestion de portefeuille de projets ?
L'équipe de direction, les gestionnaires de portefeuille et les chefs de projet utilisent un tableau de bord de gestion de projet pour visualiser tous les projets et leur progression de manière centralisée. Le tableau de bord comporte des diagrammes et des indicateurs qui vous permettent de suivre les performances des indicateurs de santé et d'afficher les jalons, les informations budgétaires et la disponibilité des ressources.
Dans les organisations modernes, les projets sont interdépendants en termes de ressources, d’échéanciers et de livrables, et les résultats et la réussite sont interdépendants ; un tableau de bord centralisé affiche ces informations dans un seul et même écran.
Vous pouvez soit créer un tableau de bord de gestion de projet, soit utiliser des solutions de gestion de projet telles que ClickUp pour vous faciliter la tâche.
Les tableaux de bord ClickUp vous permettent de visualiser et d'analyser vos projets à partir d'un centre de contrôle unique. Non seulement vous disposez d'un aperçu des projets sur lesquels vous travaillez, mais vous pouvez également les partager avec les principales parties prenantes. Ainsi, tout le monde peut suivre l'avancement des différents projets.
Le tableau de bord ClickUp nous aide à représenter les données de manière pertinente et nous fait gagner du temps. Je peux également créer différents espaces où je peux travailler sur les problèmes et les améliorations. De plus, notre travail quotidien peut également être surveillé, et le suivi du temps que nous consacrons à une tâche spécifique contribue également à améliorer l'efficacité du travail.
– Manaswi Dwivedi, Cedcoss Technologies Pvt. Ltd.
En tant que plateforme de gestion de projet, ClickUp vous permet de définir des objectifs, de suivre le temps consacré à chaque tâche et projet, d'identifier les goulots d'étranglement et de les résoudre rapidement afin de garantir la bonne réalisation des projets.
Avantages de l'utilisation d'un tableau de bord de portefeuille de projets
Visibilité améliorée
Bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur le statut global des projets, identifiez les goulots d'étranglement, surveillez les performances des tâches pour les projets à enjeux élevés et évaluez la satisfaction des clients.
Communication améliorée
Les tableaux de bord de projet étant une plateforme centrale pour tout ce qui concerne un ou plusieurs projets, ils permettent à tous les participants d'être sur la même longueur d'onde en matière de délais, de tâches, de budget alloué et de progression.
Une meilleure prise de décision
Une vue d'ensemble complète des projets existants et potentiels au niveau du portfolio permet aux chefs de projet et aux gestionnaires de portefeuille de prendre des décisions fondées sur des données pour la planification et l'exécution des projets, les prévisions financières et la gestion des risques.
Suivi des performances
Les logiciels de tableau de bord vous aident à visualiser en un coup d'œil les indicateurs clés, notamment la productivité de l'équipe, l'allocation budgétaire, les objectifs de l'entreprise et le statut des projets.
Amélioration de l'efficacité
Obtenez une vue d'ensemble complète des activités du projet, du budget, de la répartition de la charge de travail, de l'utilisation des ressources pour divers projets et des dépendances afin de simplifier la répartition des tâches, d'éviter l'épuisement des employés et d'accroître l'efficacité de l'équipe.
Pour achever vos projets, envisagez d'utiliser différents logiciels de gestion de projet jusqu'à ce que vous trouviez celui qui correspond à vos besoins.
Exemples pratiques de tableaux de bord de portefeuille de projets
Voici quelques exemples concrets de tableaux de bord de portefeuille de projets pour vous aider à comprendre comment ils peuvent gérer plusieurs projets.
1. Tableaux de bord agiles pour les équipes Scrum
Un tableau de bord agile apporte de la transparence sur la santé de votre projet et vous donne une visibilité sur les performances de l'équipe et la progression des sprints.
Utilisé dans le flux de travail de développement logiciel, le tableau de bord agile de gestion de portefeuille de projets (PPM) affiche une vue détaillée des goulots d'étranglement potentiels, des indicateurs clés, la progression et les problèmes à haute priorité pour les projets en cours, dans un format très visuel.
Les éléments du tableau de bord agile comprennent :
Backlog de sprint
Présenté sous forme de liste ou de tableau Kanban, il affiche les tâches restantes, leur statut (À faire, en cours, terminé) et la charge de travail estimée. Grâce à une meilleure visibilité sur la charge de travail du sprint, vous pouvez suivre votre progression vers l'objectif du sprint.
Diagramme burndown
Ce graphique linéaire montre les points d'histoire (le travail restant) par rapport au temps restant dans le sprint, afin de suivre visuellement la progression de votre sprint et de permettre des ajustements proactifs pour garantir son achèvement.
Délai de production
Le délai de production indique le temps total entre le début d'un élément de travail et son achèvement et sa livraison. Il sert à identifier les retards de livraison, à optimiser les processus de livraison et à améliorer les délais de mise sur le marché.
Conseil de pro💡 : Pour que le diagramme burndown soit un outil efficace pour votre équipe, fixez des objectifs raisonnables, tirez les leçons des Sprints passés et veillez à ne pas surcharger vos équipes.
2. Tableaux de bord d'allocation des ressources
Lorsque vous disposez de ressources partagées entre différents projets ou que vous planifiez l'allocation des ressources pour un projet potentiel, ce tableau de bord du portefeuille de projets affiche la distribution des ressources entre les différents projets.
La vue « Charge de travail » de ClickUp vous aide à déterminer ce qu'une équipe (et ses membres) a à faire, où les priorités se recoupent, ce qui est prioritaire et les tâches qui peuvent être reportées, le tout sur un seul tableau de bord.
Conseil de pro💡 : Définissez la charge de travail quotidienne ou hebdomadaire de chaque membre de l'équipe. Vous pouvez définir des capacités en termes d'heures, de tâches et de points Scrum.
3. Tableaux de bord de gestion d'entreprise
Ce tableau de bord de gestion de projet vous montre la santé et la progression de vos objectifs d’entreprise.
Personnalisez les tableaux de bord ClickUp pour planifier et suivre facilement vos objectifs commerciaux trimestriels. Lorsque plusieurs services sont impliqués dans la gestion du portefeuille de produits, la vue Liste de ClickUp vous aide à suivre le statut de chaque tâche, le budget estimé et la progression.
Tout le monde, y compris les membres de l'équipe, les chefs de projet, les parties prenantes et la direction, obtient des informations sur les initiatives stratégiques et les priorités de son portefeuille de projets.
Conseil de pro💡 : Utilisez des modèles de gestion de portefeuille pour suivre vos tâches. Après tout, les tableaux de bord PPM améliorent l'efficacité et la vision stratégique d'un bureau de gestion de projet (PMO).
4. Tableaux de bord de gestion des opérations
En gestion de projet, un tableau de bord opérationnel fournit des informations en temps réel sur le déroulement des différents processus opérationnels de votre organisation. Il permet aux parties prenantes de surveiller les activités quotidiennes, de suivre les priorités stratégiques et opérationnelles, et d'explorer les données à plusieurs niveaux afin d'analyser et d'identifier les faiblesses de vos opérations.
Conseil de pro💡 : Grâce à un accès basé sur les rôles, ClickUp vous permet de personnaliser les membres de l'équipe qui peuvent apporter des modifications au tableau de bord et ceux qui peuvent le consulter pour suivre le suivi des projets.
Éléments clés d'un tableau de bord de portefeuille de projets
1. Aperçu du projet
Partagez un résumé de la portée et des objectifs du projet afin que chacun sache sur quoi il travaille. Il comprendra des informations générales telles que les noms des projets, les membres de l'équipe impliqués, les descriptions, le budget total et les objectifs stratégiques à atteindre.
2. Indicateurs de statut
Définissez des indicateurs visuels sur les tableaux de bord PPM afin d'identifier facilement l'état d'avancement des projets. Par exemple, la couleur rouge peut indiquer les tâches incomplètes, le vert les activités achevées et l'orange le travail en cours.
3. Diagrammes et rapports graphiques
Les diagrammes de gestion de projet sont un excellent moyen de visualiser les données, les tendances et les indicateurs liés à vos projets. Il existe de nombreux types de diagrammes, tels que les diagrammes de Gantt, les échéanciers de projet, les graphiques de vélocité, les graphiques de burnup, les graphiques linéaires, les organigrammes techniques de projet et les graphiques à lignes.
Par exemple, la vue Gantt de ClickUp vous permet de visualiser vos projets sur un échéancier. Elle vous fournit des informations telles que les tâches et les dépendances afin que vous puissiez gérer les échéances à partir d'une source unique et fiable.
4. Outils de suivi de projet pour les projets
Les outils de suivi de projet mesurent la progression des tâches et des activités tout au long du cycle de vie d'un projet, aidant les membres de l'équipe à rester organisés, à suivre leurs tâches respectives, à voir les tâches en retard et à surveiller les échéanciers.
Cependant, la mise en place d'un outil de suivi de projet détaillé peut être un processus fastidieux. ClickUp propose des modèles de suivi de projet qui peuvent être personnalisés pour n'importe quel projet.
Exemple concret : le modèle Project Tracker de ClickUp est largement utilisé pour gérer les budgets et les échéances des projets. Il aide les chefs d'équipe à avoir une vue d'ensemble grâce à des mises à jour en temps réel et regroupe tous les projets en un seul endroit pour faciliter la collaboration entre les services.
Conseil de pro💡 : Utilisez ce modèle pour créer plusieurs outils de suivi pour les projets récurrents. Cela vous permettra de gagner du temps après la réunion de lancement et de vous mettre immédiatement au travail.
5. Gestion des ressources
La gestion des ressources vous permet de voir dans quelle mesure les différentes ressources (employés, budgets, équipements) sont distribuées efficacement entre les différentes tâches et si elles sont utilisées de manière optimale.
ClickUp propose plusieurs fonctionnalités qui peuvent vous aider à gérer vos ressources.
- Suivi du temps ClickUp: suivez le temps consacré à chaque tâche sur tous les appareils, créez des rapports pour afficher le temps passé sur chaque tâche et partagez les estimations de durée pour planifier la livraison de vos projets.
- Vues ClickUp: avec plus de 15 vues, vous pouvez obtenir une vue d'ensemble de tous vos projets et de leur progression. Grâce à ces vues, vous pouvez ajuster les échéanciers et les priorités, ajouter des dépendances et voir ce qui vous attend.
- Objectifs ClickUp: ajoutez des tâches issues de vos projets à un objectif et assurez-vous d'être en bonne voie pour respecter les délais de vos projets. Vous pouvez créer des objectifs pour plusieurs projets et les afficher en un seul endroit.
6. Gestion des risques
Il met en évidence les risques potentiels qui peuvent avoir un impact sur votre portefeuille de projets. La gestion des risques permet aux parties prenantes de mieux comprendre les obstacles, leur probabilité et leur impact, ainsi que les moyens de les atténuer. En outre, elle vous aide au suivi et à l'évaluation de l'efficacité de vos efforts d'atténuation des risques et des moyens de minimiser l'impact des risques sur les résultats des projets.
7. Valeur acquise
La valeur acquise représente la valeur totale de tous les travaux achevés au cours d'une période donnée. Elle est exprimée en devise et peut être évaluée en étudiant le pourcentage de tâches et de livrables achevés jusqu'à un certain point dans l'échéancier de votre projet.
8. Indicateurs financiers et budgétaires
Les indicateurs financiers et budgétaires comprennent la mesure du budget total par rapport aux dépenses réelles, l'écart de coûts, le retour sur investissement et les performances financières, afin que les parties prenantes puissent garder un œil sur le budget dans une vue affichée sur le tableau de bord et prendre des décisions concernant l'allocation des ressources.
9. Accès via un navigateur Web
Vos chefs de projet doivent pouvoir afficher et gérer le tableau de bord du portefeuille de projets sur leur navigateur Web afin de suivre la progression des projets à distance, quel que soit l'appareil utilisé. Cela est particulièrement important lorsque vous disposez d'équipes dispersées.
Comment créer un tableau de bord de portefeuille de projets
1. Définissez clairement les objectifs de votre tableau de bord
Avant de configurer votre tableau de bord de portefeuille de projets, vous devez comprendre pourquoi vous le faites et identifier qui l'utilisera. Ensuite, configurez le tableau de bord PPM en fonction des besoins, des indicateurs et des exigences que vos parties prenantes devront suivre.
Par exemple, votre tableau de bord vise à donner à la direction générale un aperçu de votre portefeuille de projets et de la progression des projets connexes. Cela signifie que les objectifs de votre tableau de bord comprendront des informations sur le nombre de projets actifs, l'avancement global, les indicateurs de performance clés et les risques potentiels.
2. Consolider les données
Rassemblez les données essentielles à la gestion de projet à partir des outils que vous utilisez pour gérer vos projets, puis suivez et analysez ce qui fonctionne. Envisagez d'inclure les données provenant de vos outils de gestion de projet, bases de données, feuilles de calcul et autres sources de données tierces utilisées par les équipes concernées.
3. Identifiez vos indicateurs clés et vos KPI
Ensuite, vous devez décider quelles mesures et quels indicateurs clés de performance (KPI) doivent être suivis, en fonction des objectifs de votre entreprise, de votre service ou de votre projet, afin de pouvoir prendre des décisions stratégiques concernant le projet, les opérations commerciales et les processus.
Conseil de pro💡 : La sélection des indicateurs clés et des indicateurs de performance doit être une activité d'équipe. Commencez par un brainstorming sur ClickUp Tableaux blancs , recueillez les réponses de l'équipe avec ClickUp Formulaires et communiquez avec l'équipe à l'aide de ClickUp Chat View sans effort.
4. Choisissez un outil de gestion de projet
Un outil de gestion de portefeuille de projets est un système centralisé dans lequel vous pouvez stocker toutes les informations relatives à votre portefeuille de projets. Vous pouvez l'utiliser pour créer des plans de projet, documenter les informations nécessaires, gérer les calendriers, attribuer des tâches aux membres de l'équipe et suivre les progrès.
Par exemple, le logiciel de gestion de projet ClickUp offre plusieurs fonctionnalités complètes qui peuvent vous aider à attribuer des tâches, à visualiser la progression, à suivre les indicateurs clés, à visualiser les informations relatives à vos projets, à obtenir une visibilité complète sur plusieurs projets grâce à des rapports automatisés en temps réel et à gérer vos ressources de manière optimale, le tout sur une seule et même plateforme.
5. Concevez la disposition de votre tableau de bord
À partir de toutes les informations que vous avez recueillies, organisez le tableau de bord en différentes sections et utilisez des diagrammes et des visualisations pour créer différents tableaux de bord de portefeuille.
Créer un tableau de bord complet n'est pas une tâche facile si vous manquez de temps ou d'expérience.
Vous pouvez utiliser un modèle de tableau de bord de portefeuille de projets comme point de départ. Par exemple, le modèle de portefeuille de gestion de projet de ClickUp est un outil prêt à l'emploi qui vous permet d'assurer la cohérence des projets entre les différents services tout en surveillant leur état d'avancement et leur progression.
Voici quelques fonctionnalités intéressantes du tableau de bord du portefeuille de projets de ClickUp :
- Étiquettes : affichez le statut de tous vos projets à l'aide d'étiquettes. Par exemple, prêt, bloqué, rejeté, etc.
- Codes couleurs : les modèles personnalisables de ClickUp offrent un large choix de couleurs afin que vous puissiez attribuer des couleurs spécifiques à chaque statut et suivre facilement l'avancement des projets.
- Vues : vous pouvez utiliser plus de 15 types de vues différents pour visualiser votre travail comme vous le souhaitez. Voyons trois façons d'afficher vos projets dans le logiciel de gestion de projet ClickUp : Vue Liste : organisez et regroupez vos projets dans différentes catégories. Vos tâches et activités sont visibles d'un seul coup d'œil dans un format de type liste. Cela vous permet de voir quels projets sont en cours, en cours de révision ou achevés. Vue Équipe : restez en phase avec les priorités de votre équipe grâce à la vue Équipe. Vous pouvez suivre la charge de travail de votre équipe, les projets achevés et bien plus encore à partir d'un seul tableau de bord. Activité : obtenez une vue détaillée de l'activité des membres de votre équipe et voyez sur quoi chaque personne a travaillé dans le cadre d'un projet. Vous pouvez sélectionner les types d'activité et voir les détails du projet correspondant.
- Vue Liste : organisez et regroupez vos projets dans différentes catégories. Vos tâches et activités sont visibles d'un seul coup d'œil sous forme de liste. Cela vous permet de voir quels projets sont en cours, en cours de révision ou achevés.
- Vue Équipe : restez en phase avec les priorités de votre équipe grâce à la vue Équipe. Vous pouvez suivre la charge de travail de votre équipe, les projets achevés et bien plus encore à partir d'un seul tableau de bord.
- Activité : obtenez une vue détaillée de l'activité des membres de votre équipe et voyez sur quoi chaque personne a travaillé dans le cadre d'un projet. Vous pouvez sélectionner les types d'activité et voir les détails du projet correspondant.
- Vue Liste : organisez et regroupez vos projets dans différentes catégories. Vos tâches et activités sont visibles d'un seul coup d'œil sous forme de liste. Cela vous permet de voir quels projets sont en cours, en cours de révision ou achevés.
- Vue Équipe : restez en phase avec les priorités de votre équipe grâce à la vue Équipe. Vous pouvez suivre la charge de travail de votre équipe, les projets achevés et bien plus encore à partir d'un seul tableau de bord.
- Activité : obtenez une vue détaillée de l'activité des membres de votre équipe et voyez sur quoi chaque personne a travaillé dans le cadre d'un projet. Vous pouvez sélectionner les types d'activité et voir les détails du projet correspondant.
6. Tester et valider
Vous devrez effectuer quelques tests préliminaires pour vous assurer que votre tableau de bord fonctionne comme prévu et recueillir les commentaires et l'approbation de votre équipe et des parties prenantes afin d'apporter les ajustements nécessaires.
7. Déployer
Vous êtes désormais prêt à déployer votre tableau de bord.
Présentez votre tableau de bord et son fonctionnement à toutes les personnes impliquées dans le projet. Dispensez une formation adéquate afin que l'équipe sache comment utiliser ces tableaux de bord. Veillez à ce que ces tableaux de bord soient régulièrement mis à jour et restent pertinents. Vous pouvez même y apporter des modifications périodiques afin de les adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise.
Consolidez vos tableaux de bord de portefeuille de projets avec ClickUp
Un tableau de bord précis et bien structuré peut vous aider à gérer de manière transparente tous les projets sur lesquels vous travaillez.
ClickUp va encore plus loin et vous permet de tirer parti de ses fonctionnalités, telles que la gestion des tâches et des ressources, le suivi du temps, le suivi des KPI et les modèles personnalisables pour rationaliser la gestion de projet.
En tant que logiciel de gestion de portefeuille de projets et de gestion de projet, ClickUp a l'avantage d'automatiser plusieurs tâches répétitives, telles que la gestion des tâches et de la charge de travail, le suivi et la préparation de rapports sur l'avancement, la programmation d'alertes en cas de retard et l'accessibilité sur tous les appareils pour les équipes à distance.
Si vous souhaitez obtenir des résultats de réussite, quelle que soit la complexité de votre projet, commencez à créer des tableaux de bord interactifs pour votre portefeuille de projets en vous inscrivant gratuitement sur ClickUp.
Foire aux questions (FAQ)
1. Qu'est-ce qu'un tableau de bord de portefeuille de projets ?
Un tableau de bord de portefeuille de projets est un outil visuel qui permet de suivre l'avancement de tous les projets que vous gérez. Il fournit des informations sur les indicateurs clés, les indicateurs de performance et l'état d'avancement des projets, qui sont essentiels pour évaluer la santé globale du projet et s'assurer qu'il correspond à vos objectifs commerciaux.
2. Quelle est la différence entre un portefeuille et un tableau de bord ?
| Portfolio | Tableau de bord | |
| Définition | Un portfolio est un ensemble de tous les différents projets que vous gérez. Au lieu de gérer divers projets individuellement, les entreprises ont tendance à regrouper les projets connexes. | À l'inverse, un tableau de bord est une représentation visuelle de l'avancement des différents projets de votre portefeuille. Il comprend des indicateurs clés, des jalons, des livrables, l'allocation des ressources et les dépendances entre les tâches. |
| Utilisé pour | Optimisez l'allocation des ressources et hiérarchisez les initiatives. | Évaluez les connexions entre les projets et identifiez comment gérer les ressources sans provoquer de pénurie. |
3. Que comprend un portefeuille de projets ?
Un portefeuille comprend des projets connexes essentiels à la réalisation des objectifs généraux d'une organisation. Chaque projet du portefeuille a une portée, des livrables, des jalons, des échéanciers et de la documentation telle que des plans, des calendriers, des lignes directrices et des rapports de statut.