Ce n'est pas parce que la caisse enregistreuse sonne que tous les projets sont des vedettes. Les performances financières d'un projet ne se limitent pas aux nombres de recettes. Pour mesurer la réussite d'un projet, il faut tenir compte d'éléments tels que le budget utilisé, les délais d'achevé et les avantages relatifs qui en découlent.
Maintenant, la question à un million de dollars : comment faire le tri entre les gagnants et les perdants ? En mettant en place un système de comptabilité de projet équilibré, bien sûr.
La comptabilité de projet s'attache à transformer ces "malheurs financiers" en "cacahuètes financières" en mettant de l'ordre dans les opérations de recettes quotidiennes ! 🥳
Nous sommes ici pour décomposer la comptabilité par projet et vous montrer comment elle peut changer la donne pour votre entreprise. Pas de jargon sophistiqué, mais un aperçu direct de.. :
- Le concept et les avantages de la comptabilité par projet
- Les principes établis et les bonnes pratiques
- Le processus de mise en œuvre de la comptabilité par projet
Qu'est-ce que la comptabilité de projet ?
Vous connaissez peut-être la comptabilité financière générale, mais la comptabilité de projet est une chose différente. En termes simples, il s'agit de suivre les finances d'un projet à n'importe quelle échelle pour mesurer la rentabilité d'un travail. Vous pouvez suivre les centres de coûts et les bénéfices pour les projets individuels de votre entreprise.
Contrairement à la comptabilité générale, qui fournit un aperçu de la position financière globale d'une entreprise, la comptabilité de projet permet d'approfondir les détails de la santé financière de chaque projet. Son aperçu microscopique vous permet de voir les détails complexes qui pourraient autrement être perdus dans le paysage plus large de vos états financiers. 🔬
En tant que propriétaire d'entreprise, vous êtes toujours à la recherche de méthodes pour augmenter la rentabilité de vos projets, et la comptabilité de projet vous permet justement de le faire. En suivant les dépenses et les recettes de chaque projet, vous déterminez quelles initiatives sont les plus lucratives et lesquelles doivent être revues, affinées, voire abandonnées.
En outre, une compréhension fine de la manière dont l'argent est dépensé et gagné pour chaque projet vous permet d'anticiper plus rapidement les problèmes potentiels de flux de trésorerie, de forfaiter plus efficacement la gestion des ressources et de prendre des décisions éclairées sur les projets futurs.
Astuce bonus: Vous pouvez maintenant utiliser ClickUp pour gérer les finances du projet pour obtenir des informations complètes sur la rentabilité de vos projets. Du suivi du budget de votre projet à la gestion des délais de paiement, gérez tout à partir d'une seule plateforme. 🤠
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Comptabilité de projet : Principes à suivre
En adoptant des principes de comptabilité de projet soigneusement vérifiés, vous pouvez vous assurer une un flux de travail plus fluide et une meilleure gestion financière de votre portfolio. Voici les cinq grands principes à respecter :
- Utiliser un système de compte distinct pour chaque projet : Séparez les systèmes comptables projet par projet pour obtenir des indicateurs de performance plus clairs. Par exemple, le Projet A et le Projet B suivent des méthodes de comptabilisation des recettes différentes - le premier utilise la méthode du pourcentage d'achèvement tandis que le second calcule les bénéfices sur la base du système de comptabilité d'exercice. Avec un système comptable distinct pour chaque projet, vous serez en mesure de suivre avec précision les coûts et les recettes des différents projets
- Prévoyez votre budget avant de commencer un projet : Un budget prédéfini vous donne une feuille de route financière à suivre, en fournissant des repères par rapport auxquels vous pouvez mesurer les coûts réels et éviter les surprises inutiles
- Identifiez les indicateurs de performance clés (KPI) : Indicateurs clés de performance financiers vous permettent de suivre la progression en cours de projet et de détecter rapidement tout problème potentiel. Le fait de disposer de nombres préétablis permet à toute équipe de projet d'être plus prévoyante et de pratiquer la résolution préventive des problèmes
- Établissez des codes de coûts pour vos dépenses : Ce principe exige que vous reconnaissiez à l'avance toutes les responsabilités potentielles, y compris les pénalités contractuelles. De cette façon, vous pouvez facilement gérer les coûts dans les différents domaines de votre projet, en veillant à ce que tout soit conforme à vos attentes
- Prenez-en l'habitude d'établir des rapports financiers réguliers : Gardez toujours un onglet sur le statut de votre projet et identifiez tout problème émergeant. Pour s'assurer que ce principe est bien abonné, la plupart des gestionnaires très occupés délèguent les tâches de rapports au comptable du projet
Pourquoi la comptabilité de projet est-elle importante ?
Vous vous interrogez encore sur les raisons d'adopter la comptabilité de projet ? Voici quatre avantages majeurs qui deviennent accessibles dès la mise en œuvre.
1. Une visibilité détaillée des dépenses quotidiennes
La comptabilité de projet permet de suivre à la fois les coûts journaliers et les coûts cumulés du projet pour des hiérarchies spécifiques à travers les départements et les centres de coûts. Avec un radar financier en temps réel pour chaque sortie, il est incroyablement simple de faire des choix intelligents l'allocation des ressources et d'autres décisions de gestion et de garder une étape d'avance sur les obstacles éventuels.
2. Des budgets de projet précis et réalistes
La comptabilité de projet aide à identifier les économies potentielles et permet aux gestionnaires de procéder à des ajustements en cours de route pour budgets des projets en veillant à une gestion efficace des ressources.
Les données budgétisées et la comparaison avec les chiffres réels vous aident également à faire des projections fiscales plus précises, ainsi qu'à présenter des offres avec des estimations solides pour les projets futurs. Et lorsqu'il s'agit de fixer le prix de vos produits et services, la comptabilité de projet est votre cheat code pour rester compétitif et rentable sans dépasser les limites de vos dépenses. 💸
3. Rapports financiers en temps réel
Vous pouvez générer des rapports financiers complets pour chaque projet, offrant aux parties prenantes - qui ne comprennent pas toujours les complexités du travail de comptabilité de projet - une vue très claire des performances du projet. Les rapports sont généralement comparatifs, ce qui permet de suivre les différences fiscales et de localiser les économies potentielles de manière significative.
Ce niveau de transparence renforce votre relations professionnelles notamment avec les clients, et renforce votre réputation d'entreprise fiable et digne de confiance. Il s'agit d'une démarche stratégique qui va au-delà des nombres et qui démontre votre engagement en faveur de l'intégrité financière. 🌼
4. Meilleur contrôle des coûts et de la facturation des projets et réduction du risque d'échec
La comptabilité de projet est votre ticket d'entrée pour des transactions financières contrôlées et.. la logistique de facturation . Il intervient pour vous tenir au courant, par exemple des commandes de matériaux ou des délais de paiement. Tout fonctionne comme sur des roulettes et le risque de voir le projet dérailler est nettement plus faible.
Comment mettre en place un système de comptabilité par projet réussi : 7 étapes
Investir du temps et des ressources dans la comptabilité par projet et la mettre en œuvre méticuleusement vous rapportera beaucoup. De plus, c'est votre guide pour déterminer quels clients et quels projets sont les vrais gagnants ou quels les inefficacités du processus vous coûtent cher. Le seul problème qui se pose à la plupart des gestionnaires de projet est le suivant : à faire ?
Nous avons décomposé le cycle standard de comptabilité de projet en sept étapes. Lisez-les, mettez-les à l'épreuve et constatez par vous-même comment le bon flux de processus de comptabilité de projet peut transformer la façon dont vous gérez les finances de votre projet. 🔥
Étape 1 : Définir les besoins en matière de comptabilité de projet et sélectionner le logiciel de comptabilité de projet
L'étape initiale, et peut-être la plus cruciale, consiste à établir des bases solides en définissant vos besoins en matière de comptabilité de projet. Pensez-y comme à la pierre angulaire d'un bâtiment - sans elle, la structure risque de ne pas résister à l'épreuve du temps.
Réunissez l'équipe du projet pour cet exercice, y compris les personnes clés telles que le manager d'équipe, le comptable du projet et les chefs de service. Ensemble, vous pouvez :
- Identifier la portée du projet : Comprendre la taille, la durée et la complexité des projets cibles. Cela déterminera le niveau de détail et de diversité requis dans les systèmes de comptabilité des projets spécifiques
- Déterminer les indicateurs financiers mesurables : Définissez les indicateurs de performance clés que vous devez suivre. Il peut s'agir de coûts, de revenus, de marges ou de flux de trésorerie
- Déterminer les besoins en matière de rapports financiers : Décidez à quelle fréquence et sous quelle forme vous souhaitez recevoir des mises à jour financières, qui crée les rapports et quelles sont les parties qui doivent en être informées
- Envisagez les besoins en logiciels : Évaluez si vous avez besoin ded'un logiciel de comptabilité de projet et les fonctionnalités qu'il devrait avoir pour répondre à vos besoins
Si vous recherchez un logiciel de gestion de projet avec des fonctionnalités intégrées pour gérer les tâches de compte et d'audit du projet, vous pouvez considérer
ClickUp
. De l'établissement de paramètres mesurables à la mise en œuvre d'une stratégie de développement durable, en passant par la mise en place d'un système de gestion de la qualité objectifs du projet à l'affectation des ressources en fonction des contraintes de temps, de personnel et de budget - il s'agit d'une solution tout-en-un avec des outils comptables parfaits pour les gestionnaires de projet, qu'ils soient nouveaux ou expérimentés !
Décomposer les objectifs, les tâches, les points agiles et les statuts du projet dans le tableau de bord ClickUp 3.0 hautement personnalisable
Puisque cette étape se concentre sur la création d'une ébauche de projet, pourquoi ne pas commencer par le tableau de bord de ClickUp 3$a ? Modèle de proposition de projet de comptabilité ClickUp ? Ce modèle est votre guide de référence pour définir le quoi, le quand et le comment d'un projet particulier. Il vous aide à préciser le retour sur investissement ou la marge bénéficiaire que vous visez et à établir les règles comptables du projet. ✍️
Ce modèle vous permet de définir la portée, les objectifs et les résultats attendus de votre projet
Étape 2 : Établir un forfait fonctionnel pour la comptabilité du projet
Une fois que vous avez défini vos besoins en matière de comptabilité de projet, il est temps de préparer un forfait adapté à ces besoins. L'idée est d'aligner vos systèmes de comptabilité de projet sur le cadre comptable financier global de votre entreprise. Répondez aux questions concernant les répercussions fiscales et juridiques, les chevauchements fiscaux et les fonds de réserve.
Commencez la planification financière de vos projets de la bonne manière en utilisant le ClickUp Suite Comptable . Elle est livrée avec plus de 1 000 modèles adaptés aux équipes de comptabilité et de projet. 😍
Par exemple, si vous souhaitez collaborer avec les membres de votre équipe sur votre forfait comptable, il vous suffit de sauter sur l'outil Modèle d'opérations comptables ClickUp . Sa structure prête à l'emploi peut être utilisée pour organiser et suivre les opérations au sein de projets individuels, ce qui facilite la centralisation de vos tâches comptables.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/ClickUp-Accounting-Operations-Template-1400x746.png Modèle d'opérations comptables ClickUp /$$img/
Ce modèle, combiné à ClickUp Comptabilité, peut vous aider à mettre en place des forfaits de comptabilité spécifiques à un projet en utilisant la méthode de votre choix
Les autres avantages de ClickUp sont les suivants :
- Des fonctionnalités étendues de budgétisation, de rapports et de suivi des projets
- Intégration avec d'autres systèmes et applications d'entreprise pour garantir un flux de données fluide et des informations financières accessibles
- L'AnUn assistant de travail IA,ClickUp AI-il utilise le traitement du langage naturel pour aider à la réalisation de multiples tâches liées aux projets, telles que :
- Résumer des forfaits comptables
- Rédiger des mémoires de projet, la communication avec les clients, etc.
- Le brainstorming d'idées
- Une plateforme de gestion documentaire intégrée -ClickUp Docs* Une interface conviviale qui permet une utilisation efficace du logiciel pour tous les membres de l'équipe
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/Money-Custom-Field-in-ClickUp-List-View.gif Champ personnalisé "argent" dans la vue Liste ClickUp /$$$img/
Il est facile d'ajouter des valeurs monétaires aux tâches afin de maintenir les budgets des projets sur la bonne voie
S'il est essentiel d'investir dans un bon logiciel, celui-ci doit être adapté à la taille de votre portefeuille. Heureusement, ce logiciel de gestion de projet est comme un pantalon extensible : il grandit avec vous ! Et le plus beau, c'est qu'il est livré avec des fonctions gratuites, faciles à utiliser et à utiliser des forfaits Enterprise personnalisables .
Étape 3 : Établir les coûts du projet à l'aide d'estimations minutieuses
Croyez-le ou non, une budgétisation et une estimation des coûts précises forment le socle d'une gestion de projet efficace, garantissant que votre projet reste financièrement viable et durable. Voici comment vous pouvez le faire :
- Identifier tous les frais généraux potentiels : Envisagez tous les centres de coûts possibles, des ressources et de la main-d'œuvre aux imprévus
- Estimer les coûts : Utiliser des données historiques, des taux de marché ou des avis d'experts pour quantifier ces coûts
- Préparer le budget : Combinez vos estimations de coûts dans un budget complet
- Examiner et réviser : Contrôlez et ajustez votre budget en cours de progression du projet
Plus facile à dire qu'à faire, mais nous nous occupons aussi de la partie "terminée". Les Modèle de proposition de budget ClickUp agit comme un GPS financier. Il décompose les coûts du projet en petits morceaux, ce qui vous permet, ainsi qu'à vos partenaires, de disposer d'une feuille de route financière fiable. 🛣️
Le modèle de proposition de budget de ClickUp est conçu pour vous aider à créer et à suivre vos propositions de budget
Étape 4 : Définir les revenus
Tous les projets de l'entreprise ne rapportent pas immédiatement de l'argent. Certains projets, comme la simplification d'un système de cartes de pointage, ne rapportent même pas directement de l'argent, mais ils préparent l'étape d'une marge bénéficiaire plus importante à l'avenir. En revanche, des projets tels que la construction d'une maison ou d'une route ou la création d'un nouveau logiciel peuvent générer des revenus qui couvrent leurs coûts dans un échéancier défini.
Lorsqu'il s'agit de se faire payer pour un projet, la reconnaissance des revenus varie - et votre système de comptabilité de projet doit s'y adapter. Certains projets sont payés une fois le travail Terminé, tandis que d'autres suivent la méthode du coût de revient et enregistrent des paiements partiels au fur et à mesure de la progression du travail.
Il est judicieux d'établir des paramètres clairs concernant le moment où vous êtes payé et le moment où vous comptabilisez cet argent en tant que recettes - faites-le avant de lancer le projet. 💲
Vous pouvez suivre les recettes et la croissance de chaque projet à l'aide de la fonction Modèle de suivi des indicateurs clés de performance pour la croissance du chiffre d'affaires de ClickUp . Créez des copies de ce modèle et personnalisez-le avec des styles uniques de reconnaissance des revenus et des repères de performance.
Étape 5 : Mettre en place un suivi du temps et des dépenses en temps réel
Pourquoi mettre en place un suivi du temps et des dépenses en temps réel ? C'est simple : pour s'assurer que tout se déroule dans le respect du budget et du calendrier. Vous serez en mesure d'identifier toute dépenses imprévues ou les retards dès qu'ils apparaissent, ce qui vous permet de prendre rapidement des mesures pour assurer la réussite du projet.
Vous pouvez utiliser ClickUp Suivi du temps du projet pour suivre les heures de travail, les Relevés de temps séparés et les dépenses et obtenir un aperçu à la minute près de la progression du projet. ⏳
Pour un moyen encore plus rapide de de garder un onglet sur vos dépenses , consultez le site Modèle de gestion des coûts de projet ClickUp . Supposons que vous vous occupiez de la comptabilité analytique d'un projet de construction. Ce modèle facilite le suivi des coûts du projet pour différents éléments tels que les matériaux, la main-d'œuvre, les permis et l'équipement. Voyez comment votre budget se maintient en temps réel et mettez-le à jour en cas de hausse des prix ou d'autres changements similaires.
Suivre les coûts de différents éléments en fonction du type de projet
Étape 6 : Produire des rapports réguliers sur le projet
La comptabilité de projet ressemble beaucoup à la comptabilité de gestion : vous devez comprendre ce que les nombres représentent et comment ils influent sur la réussite du projet. Avec options de rapports natifs dans ClickUp, il est plus facile d'obtenir des rapports numériques et visuels pour différents paramètres du projet, y compris les ressources de l'équipe et les pistes budgétaires. Utilisez ces informations pour améliorer vos pratiques de compte de projet, améliorer l'efficacité et augmenter la rentabilité. 💯
Deux conseils supplémentaires :
- Générer et examiner régulièrement ces rapports pour surveiller la santé financière du projet - à faire chaque semaine ou chaque mois en fonction du volume des tâches du projet
- Gardez un style de rapports flexible - personnalisez les rapports avec des indicateurs pertinents qui donnent un aperçu de la performance du projet
Vérifiez vos allocations budgétaires, suivez les dépenses réelles et voyez vos bénéfices avec ClickUp
Besoin d'une référence ? L'outil Modèle de rapports de projet ClickUp permet au gestionnaire de projet de se concentrer sur les domaines qui ont besoin d'un peu plus d'attention en dressant un tableau détaillé des éléments suivants kPI de haut niveau et les performances globales. Il vous aide à garder l'onglet sur des éléments cruciaux tels que les tâches du projet, les dépenses et les éléments à faire qui s'attardent.
Étape 7 : Identifier les problèmes potentiels et prendre des mesures correctives
Ne vous contentez pas des données compilées ; analysez-les immédiatement. Utilisez-les pour identifier les tendances, prévoir les résultats et identifier les risques d'achevé. Gardez l'œil ouvert sur les problèmes potentiels qui pourraient faire dérailler les finances du projet. Cela peut aller des dépassements de coûts et des retards d'échéancier aux besoins imprévus en matière d'affectation des ressources.
Imaginons que certains de ces scénarios se réalisent. Comment allez-vous les gérer ? ClickUp peut vous aider à améliorer votre gestion des problèmes grâce à :
- Agile-ScrumTableau de bord: Affichez une vue rapide et complète de votre flux de travail et gardez l'onglet sur la progression de votre équipe dans le traitement des défauts
- ClickUp Sprints : Les sociétés d'ingénierie peuvent faire de la chasse aux bugs un jeu d'enfant grâce àle forfait agile de sprint *Assign Tasks : Avec une planification de sprint agile complète, il est possible d'attribuer des tâchesSuite de gestion des tâchesil n'y a pas de confusion quant à savoir qui s'occupe de quoi
- Les feuilles de route : Planifiez les détails de votre flux de travail correctif et partagez-les facilement avec votre équipe de projet
- Statuts de tâches personnalisés : Créez un flux de processus de comptabilité de projet personnalisé en donnant des statuts personnalisés aux activités de résolution de problèmes en cours
- ClickUp diagrammes de Gantt : Abordez les problèmes de délais et de gestion des ressources en toute confiance enclassant les tâches par ordre de priorité exigeant une attention immédiate dans un échéancier flexible 🆘
La liste de suivi des problèmes ClickUp permet de garder un œil sur les problèmes ouverts, les personnes qui y travaillent et le statut des tâches, le tout en un coup d'œil
**Soyez proactif, car une action corrective rapide peut atténuer l'impact négatif sur la rentabilité du projet
Bonnes pratiques de comptabilité de projet
Les bonnes pratiques de la comptabilité de projet s'articulent autour de processus, de contrôles et de procédures de gestion de projet efficaces pour résoudre les problèmes. Il existe quelques bonnes pratiques à suivre lors de la prise de décisions concernant les prix, les appels d'offres, les processus contractuels et les dispositions contractuelles. L'objectif est d'améliorer le développement des contrôles et de la documentation.
Voici quelques bonnes pratiques clés à suivre :
Maintenir une liste de valeurs (SOV)
Pour la comptabilité de projet au sein des sociétés d'ingénierie, il convient de maintenir une liste de valeurs détaillée décrivant le coût des différentes parties du travail dans le cadre d'un contrat achevé. Cela permet un calcul transparent du pourcentage d'achèvement.
Examiner les comptes rendus des réunions et les rapports de progression
Examiner régulièrement les procès-verbaux des réunions et les rapports de progression pour détecter les écarts par rapport à l'accord initial et alerter votre équipe comptable en conséquence.
Préférer les rapports de coûts fondés sur des données probantes
Contrôlez régulièrement les rapports relatifs au projet, en particulier les rapports sur les coûts, afin de vous assurer qu'il n'y a pas de transactions financières non justifiées. Utiliser Demande d'information (RFI) afin de combler les lacunes en matière d'information dans les forfaits, les contrats, les documents ou les spécifications, le cas échéant.
Être vigilant quant aux commandes de modification
Les commandes de modification signalant des changements par rapport à l'énoncé initial des travaux peuvent semer la confusion dans toute l'équipe et entraîner des perturbations dans le budget du projet ainsi qu'un arrêt du travail. Élaborez un forfait de commandes de modification pour permettre aux gestionnaires de projet de modifier soigneusement chaque centre de coûts.
Toujours examiner les heures de travail et les factures des sous-traitants
Examinez régulièrement la documentation relative aux heures de travail, éventuellement chaque semaine, afin de l'aligner sur les prévisions du projet. Vérifier que toutes les factures des sous-traitants correspondent à des frais approuvés.
Revoir le calendrier du projet à intervalles réguliers
Recalculer régulièrement le calendrier du projet, en commençant par le niveau des tâches et en progressant vers le niveau global du projet et le niveau macro (à l'échelle de l'entreprise), afin de s'assurer que les échéanciers sont conformes aux attentes.
Utiliser ClickUp pour l'assistance à la comptabilité par projet
La mise en place d'une comptabilité par projet est indispensable à la prospérité des entreprises de services. Elle favorise la transparence, offrant aux gestionnaires de projet les informations nécessaires à l'optimisation des performances financières et à la réussite à long terme des projets.
Les logiciels de comptabilité de projet, distincts des systèmes de comptabilité financière traditionnels, constituent un outil de gestion de la comptabilité de projet méthode éprouvée pour les organisations de services afin d'améliorer l'utilisation des ressources.
Les comptables comme les gestionnaires de projet jonglent avec une multitude de tâches, souvent à l'aide d'un tas d'outils distincts. Mais en s'inscrivant à ClickUp vous pouvez tout gérer de manière transparente sur une seule et même plateforme de gestion de projet ! 😎