Vous avez achevé le projet dans les délais et envoyé la facture. C'est là que les choses ont commencé à devenir étranges. Le client est revenu en disant que les conditions de paiement étaient différentes de ce à quoi il s'attendait.
Ils s'attendaient à ce que la TVA soit incluse dans le montant total de la facture, alors que vous pensiez qu'elle devait être facturée en plus des services fournis par les fournisseurs ou les prestataires. Tout consultant, freelance ou propriétaire de petite entreprise peut s'identifier à cette situation. Pour vous éviter des déboires, nous avons rédigé ce guide à votre intention.
Dans ce guide, nous vous montrons comment facturer un client, vous donnons quelques conseils de pro et vous expliquons comment utiliser ClickUp pour réaliser l'automatisation de votre processus de facturation client.
⭐️ Modèle présenté
Le modèle de facture ClickUp vous aide à créer, gérer et suivre facilement vos factures, rendant ainsi votre processus de facturation plus organisé. Avec des statuts personnalisés, des champs et plusieurs vues, ce modèle simplifie la facturation pour les entreprises et les freelances.
Quand faut-il facturer un client ?
Il n'existe pas de réponse unique. Le moment opportun dépend du type de projet et de ce que vous avez convenu avec votre client. Voici cinq approches courantes en matière de facturation :
1. Facturation anticipée
Idéal pour : les nouveaux clients, les projets stratégiques ponctuels ou les petits projets (moins de deux semaines).
Vous envoyez une facture avant le début du projet, et le client verse un paiement, en totalité ou en partie, avant que vous ne commenciez.
Exemples :
- 50 % pour réserver votre créneau, 50 % avant la livraison
- Paiement intégral à l'avance pour un appel de consultation individuel
Si vous facturez à l'avance, abordez la discussion lors de votre première réunion ou de votre premier entretien téléphonique. Vous serez ainsi en mesure de surmonter les objections ou les obstacles qui pourraient compliquer la relation commerciale dès le départ.
Cela vous évite d'investir trop de temps et d'énergie dans un client qui n'est pas d'accord avec votre structure de paiement.
2. Facturation basée sur les jalons
Idéal pour : les projets comportant des phases clairement définies (par exemple, stratégie de marque, création de sites web, rapports).
Vous définissez les étapes du projet et associez chacune d'elles à un paiement. À la fin de chaque étape, vous envoyez généralement une facture pour les services rendus.
Exemples :
- 25 % au début du projet → 50 % après la première ébauche → 25 % à la livraison
- X $ au lancement → Y $ après la conception → Z $ après le lancement
Lorsque le projet est complexe, les consultants préfèrent le processus de facturation par jalons, car cela incite le client à fournir des commentaires et à donner son accord en temps opportun. Le processus de paiement dépend de la réalisation d'objectifs prédéfinis.
💡 Conseil de pro : un modèle d’échéancier de projet présente les étapes clés, les échéances et les points de transfert. Il offre à votre client une feuille de route visuelle indiquant ce à quoi il peut s’attendre et quand il doit payer.
Une fois les dates et les livrables fixés, il est plus facile de responsabiliser les deux parties. Le modèle facilite le processus de facturation et évite les dérives et les retards de paiement.
3. Facturation après l'achevement
Idéal pour : les clients disposant d'un service achats
Dès que vous avez achevé le travail, vous facturez les clients et ajoutez une date d'échéance (généralement 15 à 30 jours).
Exemples :
- Facture payable dans les 15 jours suivant l'envoi
- Travail livré le 1er juin, facture payable avant le 15 juin.
La facturation après l'achèvement des travaux est souvent non négociable lorsque vous travaillez avec de grandes entreprises. Leurs équipes financières suivent généralement des cycles stricts d'approbation des fournisseurs et de paiement.
Si vous utilisez ce modèle, assurez-vous toujours que vos documents administratifs sont en règle : contrat signé, prestations convenues, détails de paiement réglés et conditions de paiement claires. Il est également judicieux de tenir compte des retards de paiement lorsque vous effectuez une prévision de votre trésorerie.
👀 Le saviez-vous ? 68 % des entreprises commettent des erreurs sur plus de 1 % de leurs factures totales. Envisagez d'utiliser un logiciel de facturation pour réaliser l'automatisation des calculs, valider les champs obligatoires et garantir la cohérence de toutes les informations de facturation des clients. Cela réduit les erreurs manuelles et accélère l'approbation des factures.
4. Facturation récurrente (acompte)
Idéal pour : les services continus (par exemple, contenu, conception, conseil, opérations)
Le client paie un montant fixe à intervalles réguliers (généralement tous les mois), souvent pour un nombre d'heures ou de prestations déterminé.
Exemples :
- 2 000 $/mois pour jusqu'à 10 heures d'assistance marketing
- Honoraires mensuels facturés le 1er du mois, payables d'avance
Cette méthode de facturation convient aux clients qui ont besoin d'une assistance constante et qui ne souhaitent pas renégocier les tarifs à chaque fois. Pour vous, cela signifie des revenus prévisibles et une planification plus fluide de votre charge de travail.
Mais les honoraires forfaitaires ne fonctionnent que lorsque leur portée est claire et respectée par les deux parties. Veillez à définir ce qui est inclus, comment les heures non utilisées sont gérées et à quel moment vous réexaminerez les conditions, par exemple tous les 3 ou 6 mois.
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5. Temps et matériel (facturation horaire)
Idéal pour : le travail à durée indéterminée (consulting, dépannage, coaching) et les clients dont le temps d'utilisation est variable.
Vous enregistrez votre temps au fur et à mesure et facturez régulièrement (chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois).
Exemples :
- 100 $/heure facturés chaque vendredi avec un Relevé de temps
- 10 heures cette semaine → facture envoyée Monday
La facturation horaire vous offre une grande flexibilité et s'avère judicieuse lorsque la portée du projet évolue ou n'est pas clairement définie. Mais vous devez également justifier la manière dont vous utilisez votre temps.
Pour satisfaire vos clients et instaurer une relation de confiance, partagez régulièrement des informations actualisées et la durée enregistrée, en particulier si le client ne voit pas de résultats immédiats. Vous pouvez également proposer un nombre d'heures plafonné par semaine/mois afin de permettre à vos clients de contrôler leur budget sans vous engager dans des honoraires fixes.
💡 Bonus : ici, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de suivi du temps sur les projets de ClickUp pour enregistrer les heures de travail directement sur chaque tâche, soit en démarrant un chronomètre en direct, soit en saisissant manuellement le temps passé. Vous pouvez ajouter des notes, classer les entrées par catégorie et générer des rapports de temps pour la facturation ou le suivi interne.
ClickUp s'intègre également à des outils tels que Harvest et Everhour si vous souhaitez obtenir des rapports plus détaillés ou effectuer une connexion avec un logiciel de facturation.
Que faut-il inclure dans une facture client ?
Une fois que vous savez ce qu'il faut inclure dans votre facture, vous pouvez créer un modèle et envoyer vos factures plus rapidement.
| Élément de facture | Ce qu'il faut inclure |
| Vos informations | Votre nom, le nom de votre entreprise (le cas échéant), vos coordonnées et votre identifiant fiscal, le cas échéant. |
| Informations sur les clients | Nom complet du client, nom de l'entreprise, adresse et e-mail |
| Nombre de facture | Un identifiant unique et séquentiel (par exemple, INV-0012) pour le suivi des factures |
| Date de facturation | La date d'envoi de la facture |
| Date d'échéance | Quand le paiement est attendu (par exemple, « payable dans les 15 jours ») |
| Description du projet/service | Bref résumé du travail (par exemple, « Maquettes de site web – Phase 1 ») |
| Ventilation des frais | Liste détaillée : heures travaillées, livrables, quantité, taux par unité/heure |
| Sous-total | Total avant taxes ou réductions |
| Taxes (le cas échéant) | Politique de remboursement, conditions de paiement en retard ou message de remerciement |
| Montant total dû | Montant final à payer |
| Instructions de paiement pour le paiement | Coordonnées bancaires, lien PayPal, etc. |
| Conditions générales et notes | Politique de remboursement, conditions de paiement en retard ou message de remerciement |
Vous pouvez le faire manuellement ou utiliser des modèles de factures gratuits pour standardiser ce processus.
Comment facturer un client (étape par étape)
Si vous vous demandez comment facturer un client pour la première fois, suivez ces étapes.
Étape 1 : Finalisez les livrables et confirmez leur achèvement
Avant d'envoyer cette facture, assurez-vous que le client approuve que le travail soit achevé.
Il est tout aussi important que votre client accuse réception et donne son accord. L'accusé de réception écrit constitue une trace écrite dans la facturation client.
Voici comment éviter tout problème lors du processus de facturation :
- Vérifiez que tous les livrables correspondent à ce qui a été promis dans le contrat ou la proposition, puis envoyez une facture professionnelle.
- Envoyez un résumé rapide de ce qui a été livré pour [Nom du projet]. Faites-moi savoir si tout vous convient avant que je vous envoie la facture. »*
- S'il s'agit d'un projet basé sur des jalons, vérifiez que la phase actuelle est terminée et approuvée avant de passer à la suivante.
- Proposez plusieurs options de paiement pour être payé à temps.
Pourquoi est-ce important ? Cela permet d'éviter les litiges liés aux factures, les attentes non satisfaites ou les discussions du type « nous pensions que cela était inclus ».
À présent, faire manuellement cette tâche pour 1 ou 2 clients à l'aide de tableurs est assez simple.
Mais à mesure que votre entreprise se développe, il est facile de perdre de vue ce qui a été livré, approuvé et prêt à être facturé.
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, centralise vos projets, le suivi des tâches et les validations des clients. Lorsque tout votre travail, vos factures et votre facturation sont regroupés au même endroit, vous n'avez plus besoin de passer d'un outil à l'autre pour accomplir une seule tâche.
Voici comment utiliser ClickUp comme logiciel de facturation.
Utilisez ClickUp Brain pour rédiger des e-mails, des rapports et obtenir des résumés de discussions
Utilisez l'assistant IA intégré de ClickUp, ClickUp Brain, pour générer des e-mails de résumé de facturation. Vous pouvez ajouter les livrables, les jalons, les conditions et tout autre élément associé au projet, et Brain rédigera l'e-mail pour vous.
Si vous devez demander des paiements ou effectuer un suivi concernant les dates de paiement, Brain s'en charge pour vous. Vous pouvez même utiliser Brain pour rédiger les conditions générales de paiement de votre entreprise indépendante.
De plus, tout au long de votre projet, Brain se charge pour vous des analyses complexes. Vous disposez d'un rapport détaillé et avez besoin d'un résumé ? Demandez à Brain de le faire.
Vous avez besoin d'extraire les points clés des fils de discussion ? Brain s'en charge également pour vous. En bref, Brain est votre assistant de rédaction IA tout au long du projet.
🎥 Regardez : Comment utiliser ClickUp pour générer des factures ?
Suivez les jalons importants d'un projet à l'aide de tableaux Kanban
Vous avez également besoin d'un moyen visuel pour suivre l'avancement des projets, afin de savoir ce qui est prêt à être facturé et d'éviter les litiges avec les clients.
Grâce au tableau Kanban de ClickUp, vous pouvez voir d'un seul coup d'œil le statut de chaque livrable. Ce flux de travail visuel évite que vos revenus ne restent bloqués parce que vous avez oublié de facturer une tâche achevée.
👀 Le saviez-vous ? Selon une étude réalisée par Consulting Success, voici les modèles de tarification les plus utilisés par les consultants : 37 % utilisent un tarif pour un projet, 26 % utilisent un tarif basé sur la valeur, 21 % utilisent un tarif horaire, 13 % utilisent un forfait mensuel et 3 % utilisent un modèle basé sur la performance.
Étape 2 : Choisissez un modèle ou un outil de facturation
Grâce à un modèle de facture pré-rempli, il vous suffit d'ajouter les détails de votre projet et de votre entreprise, et le tour est joué. Vous êtes prêt à l'envoyer.
Si vous gérez déjà vos tâches, vos livrables et votre suivi du temps dans ClickUp, il est logique de garder votre processus de facturation intégré.
Vous pouvez utiliser le modèle de facture de ClickUp pour tout regrouper au même endroit, de l'enregistrement du temps facturable à la génération et à l'organisation des factures.
Voici comment ce modèle peut vous aider :
- Documents personnalisés : créez des factures professionnelles dans ClickUp Docs, avec votre logo, vos couleurs et vos conditions générales.
- Données liées : extrayez les heures facturables directement à partir du temps suivi dans les tâches ClickUp.
- Factures organisées : stockez toutes vos factures dans un dossier ou une liste afin de pouvoir les filtrer par client, date d'échéance ou statut de paiement.
- Champs personnalisés: ajoutez des champs tels que le numéro de facture, le montant, la date d'échéance du paiement ou le statut « payé/non payé » pour faciliter la création de rapports.
Et si vous souhaitez aller au-delà du conseil individuel, ClickUp for Finance Teams vous offre une installation plus structurée. Il transforme la facturation en un hub complet de opérations financières. Du suivi des budgets et des dépenses à la surveillance de l'historique des paiements des clients, tout se passe sur la même plateforme que celle où vous travaillez.
De plus, vous pouvez automatiser le calcul de vos factures grâce aux champs de formule de ClickUp. Ajoutez des calculs directement dans les tâches ClickUp.
Vous pouvez par exemple calculer automatiquement les totaux, ajouter les taxes, suivre les soldes impayés et réaliser des prévisions pour chaque projet en fonction de la durée enregistrée pour les heures facturables. Ces fonctionnalités de facturation vous permettent d'être payé à temps et d'éviter les erreurs ou les impayés.
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Conseil pratique : même avec des modèles prêts à l'emploi, rassembler les informations nécessaires pour chaque facture peut sembler répétitif. C'est là que ClickUp Brain Max va encore plus loin en matière de facturation.
- Rédigez automatiquement des factures : Brain Max peut extraire les livrables du projet, les heures facturables et les détails du client de votre environnement de travail pour générer une facture provisoire soignée.
- Personnalisez le langage utilisé pour les paiements : vous avez besoin de formuler une demande de paiement de manière plus polie ? Brain Max vous suggère des formulations professionnelles et conviviales qui vous aideront à être payé plus rapidement.
- Résumez les jalons importants du projet : au lieu de les saisir manuellement, demandez à Brain Max de créer un résumé concis des tâches achevées que vous pouvez directement insérer dans votre facture.
- Générer des conditions générales : gagnez du temps en laissant Brain Max rédiger des clauses standardisées telles que les contrats de services, les dates d'échéance, les frais de retard ou les réductions pour paiement anticipé, vous aidant ainsi à établir des relations professionnelles, pierre angulaire de la réussite de l'entreprise.
Étape 3 : Saisissez les informations relatives au client et au projet
Lorsqu'il s'agit de remplir des informations spécifiques au client et liées au projet, un identifiant de projet incorrect, une date d'échéance manquante ou un nom erroné sont susceptibles d'entraîner des retards de paiement.
ClickUp facilite ce processus en vous permettant de standardiser les détails grâce à des champs personnalisés. Au lieu de retaper les données des clients ou de fouiller dans d'anciennes factures, vous pouvez créer des champs qui apparaissent automatiquement dans chaque tâche de facturation.
Voici comment procéder :
- Montant : ajoutez un champ de devise pour les totaux des factures, en vous basant sur les heures facturables ou les frais fixes.
- Nom et information sur le client : ajoutez un champ de texte pour le nom du client et un champ e-mail pour son contact de facturation.
- Référence du projet : utilisez un menu déroulant ou un champ de texte pour l'identifiant du projet ou le titre du projet afin que chaque facture soit associée à la bonne mission.
- Numérotation des factures : créez un champ numérique pour générer automatiquement des identifiants de facture séquentiels (par exemple, INV-001, INV-002).
- Date d'échéance : utilisez le champ de date pour définir des délais de paiement clairs et réaliser l'automatisation des rappels en cas de retard.
Pour les agences ou les entreprises qui pratiquent une facturation échelonnée ou basée sur l'utilisation, les champs personnalisés vous permettent de saisir les détails de chaque structure tarifaire, qu'il s'agisse de tarifs horaires, de modèles de provision ou de frais basés sur les projets. Cela permet de voir facilement quelle structure tarifaire s'applique à chaque client.
Associez cela aux fonctionnalités de facturation de ClickUp, telles que la liaison directe des heures facturables aux tâches, la jointe de reçus ou d'accords et le marquage des factures comme payées/impayées, afin de conserver une trace financière complète dans le même environnement de travail que vos projets.
À cette étape, vous pouvez même utiliser le modèle d'historique des paiements ClickUp, adapté aux débutants, pour enregistrer et stocker des informations sur vos clients et surveiller l'historique des paiements afin d'identifier les problèmes potentiels. Au-delà de la simple enregistrement des transactions, vous pouvez suivre les paiements manqués ou retardés et repérer les schémas récurrents qui pourraient affecter votre trésorerie.
💡 Conseil de pro : associez les champs personnalisés aux champs de formule pour réaliser l’automatisation des calculs tels que « Heures enregistrées × Taux horaire » ou « Sous-total + Taxe ».
Étape 4 : Définissez les conditions de paiement
Plus vous définissez clairement vos conditions de paiement, moins il y a de place pour les litiges.
Voici ce que vous devez inclure dans vos conditions de paiement :
- Dates d'échéance : que vous soyez Net 7, Net 15, Net 30 ou basé sur des jalons
- Modes de paiement acceptés : virement bancaire, PayPal, Stripe, carte de crédit, etc. Indiquez qui paie les frais de transaction.
- Acomptes et provisions : si vous exigez un acompte initial (par exemple 30 % à la signature) et le solde à l’achèvement des travaux
- Politique en matière de retard de paiement : intérêts, frais de retard fixes ou suspension des services.
- Gestion des devises et des taxes : devise de facturation (USD, GBP, etc.), responsabilités en matière de TVA
- Résolution des litiges relatifs aux factures : dans quel délai les clients doivent-ils signaler un litige (par exemple, dans les 7 jours suivant la date de facturation) ?
ClickUp Docs est l'endroit où vous stockez toutes les informations relatives aux conditions de paiement et où toutes les parties prenantes peuvent y accéder.
Créez un modèle de conditions de paiement dans ClickUp Docs avec un langage standardisé (par exemple, Net 15, frais de retard, modes de paiement acceptés). Dupliquez ce document chaque fois que vous intégrez un client et adaptez-le aux besoins spécifiques du projet. Liez ensuite le document directement au projet ou à la liste de facturation du client afin que l'équipe y ait accès.
L'avantage principal de Docs est qu'il vous offre des fonctionnalités de contrôle des versions. Supposons qu'un client négocie les cycles de paiement ou les conditions de frais de retard. Au lieu de mettre à jour des factures aléatoires, conservez toutes les versions dans ClickUp Docs avec des horodatages.
Exemple : Le client A a accepté un délai de paiement de 15 jours nets, sans frais de retard → enregistré dans le document « Conditions du client A »
👀 Le saviez-vous ? Plus de 44 % des entreprises de taille moyenne et grande déclarent qu'au moins un quart de leurs factures sont payées en retard chaque mois. Plus de 6 % des entreprises déclarent que les trois quarts de leurs factures sont payées en retard.
Étape 5 : Vérifiez l'exactitude des informations
La dernière chose que vous souhaitez, c'est que votre facture soit rejetée par l'équipe financière du client, vous renvoyant ainsi à la case départ.
Ce qu'il faut revoir à cette étape :
- Coordonnées du client : vérifiez l'orthographe des noms, l'adresse de facturation et l'information concernant les coordonnées.
- Références du projet : assurez-vous que la facture correspond aux livrables convenus, à l'identifiant du projet ou au jalon.
- Calculs : vérifiez les totaux, les taxes et les réductions (les champs de formule vous aideront ici).
- Dates : la date d'émission de la facture, la date d'échéance et les conditions de paiement doivent être cohérentes.
- Champs de statut : vérifiez que vos champs personnalisés (numéro de facture, statut : en attente, etc.) sont remplis.
- Pièces jointes et documentation : si votre client a besoin de reçus, de relevés de temps ou d'approbations de jalons, joignez-les directement.
Pour une révision collaborative, utilisez les commentaires et les attributions de ClickUp Docs pour apposer des étiquettes sur vos collègues ou les réviseurs financiers. Le mode suggestion intégré permet aux réviseurs de proposer des modifications sans écraser votre brouillon.
La validation des champs personnalisés est également utile. Créez des champs personnalisés obligatoires tels que Numéro de facture, date d'échéance, Montant total.
Lorsque des champs sont manquants, cela apparaît immédiatement dans la tâche, ce qui réduit les erreurs humaines. Ajoutez un menu déroulant « Vérifié : Oui/Non » afin que les factures ne puissent être envoyées qu'une fois marquées comme vérifiées.
📮 ClickUp Insight : Les changements de contexte nuisent silencieusement à la productivité de votre équipe. Nos recherches montrent que 42 % des perturbations au travail proviennent du fait de jongler entre différentes plateformes, de gérer les e-mails et de passer d'une réunion à l'autre. Et si vous pouviez éliminer ces interruptions coûteuses ?
ClickUp regroupe vos flux de travail (et vos discussions) sur une seule plateforme simplifiée. Lancez et gérez vos tâches à partir de discussions, de documents, de Tableaux blancs et plus encore, tandis que les fonctionnalités basées sur l'IA permettent de garder le contexte connecté, consultable et gérable !
Étape 6 : Envoyez par e-mail ou via un outil de facturation
Lorsque votre facture est prête, vous devez vous assurer qu'elle est bien reçue par la bonne personne, qu'elle est stockée au bon endroit et que vous disposez d'un système de suivi permettant de vérifier si elle a été acceptée ou payée.
Quelques erreurs courantes à cette étape :
- Envoi de factures au mauvais interlocuteur (par exemple, votre chef de projet au lieu de l'équipe comptable)
- Ne perdez plus de vue le suivi de la facture : a-t-elle été envoyée et à quelle date.
- Pas de visibilité sur le fait que le client a ouvert ou reçu la facture
- Gérer les factures à l'aide d'outils cloisonnés (documents à un endroit, e-mails à un autre, paiements ailleurs)
ClickUp s'intègre à Gmail, Outlook et d'autres prestataires afin que vous puissiez envoyer des factures sans quitter la plateforme.
- Envoyez la facture au format PDF directement à partir de la tâche où elle est stockée.
- Utilisez des modèles d'e-mails ou des e-mails générés par l'IA (via ClickUp Brain) pour envoyer des messages cohérents et professionnels.
- Suivez quand et à qui la facture a été envoyée, enregistrée automatiquement dans l'activité de la tâche.
De plus, les intégrations ClickUp fonctionnent avec vos outils financiers, tels que :
- QuickBooks, Xero et FreshBooks : transférez les données de facturation directement depuis les tâches ClickUp vers votre système comptable. Cela signifie qu'il n'y a pas de double entrée ; la facture se trouve à la fois dans ClickUp et dans votre outil financier.
- Intégrations Zapier/Make : automatisez les connexions à PayPal, Stripe ou d'autres passerelles. Par exemple : Lorsque le statut de la facture passe à « Envoyée » → créez une facture dans Stripe → envoyez le lien de paiement par e-mail au client
- Calendriers et rappels : synchronisez les dates d'échéance des factures avec Google Agenda ou Outlook afin d'être averti à l'approche des échéances.
Étape 7 : Suivez les factures impayées
En tant que propriétaire d'une petite entreprise ou d'une agence gérant plusieurs clients, l'envoi manuel de rappels de paiement est à la fois chronophage et source d'erreurs. Il est facile d'oublier qui vous avez contacté, quand le dernier rappel a été envoyé ou quelle facture est en retard de paiement.
Les automatisations ClickUp éliminent les tâches répétitives et sources d'erreurs liées au suivi des factures :
- Déclencheur : lorsque la date d'échéance d'une facture est dépassée et que le champ « Statut du paiement » est toujours défini sur En attente.
- Action : envoyez automatiquement un e-mail de rappel, mettez à jour le statut de la tâche sur En retard et attribuez une tâche de suivi à vous-même (ou à votre responsable financier).
- Escalade : définissez des rappels à plusieurs niveaux : un rappel poli après 1 jour, un suivi plus ferme après 7 jours et une note d'escalade après 30 jours.
Voici une vidéo qui vous donne des astuces rapides pour utiliser les automatisations dans ClickUp.
Pour les agences qui traitent des dizaines de factures chaque mois, les agents personnalisés Autopilot ajoutent de l'intelligence au flux de travail :
- Suivi : les agents assurent un suivi continu des tâches liées aux factures.
- Décidez : si une facture reste impayée après un certain nombre de jours, vous pouvez vérifier certaines conditions (par exemple, montant de la facture > 5 000 $) avant d'agir.
- Action : les agents peuvent rédiger des e-mails de rappel personnalisés, contacter votre équipe dans ClickUp Chat ou même transmettre automatiquement la tâche à un responsable.
👀 Le saviez-vous ? Les entreprises qui effectuent un suivi sur 90 % ou plus de leurs factures ont de fortes chances d'être payées dans la semaine suivant la date d'échéance de leurs factures.
Étape 8 : Suivez les paiements et les flux de trésorerie
Pour les équipes financières, la facturation permet de garder une vue d'ensemble fiable sur la trésorerie de l'entreprise. Lorsque vous gérez simultanément des dizaines de clients et de projets, une seule facture en retard peut avoir des répercussions sur les budgets et les salaires.
C'est pourquoi les tableaux de bord ClickUp deviennent le centre névralgique de votre équipe financière. Ils regroupent les données des factures, les statuts de paiement et l'historique des clients dans une seule vue.
Pourquoi les équipes financières font-elles confiance aux tableaux de bord ClickUp ?
- Visibilité consolidée : au lieu de rapprocher plusieurs feuilles de calcul, tous les statuts des factures (en attente, payées, en retard) sont visibles en un seul endroit.
- Prévision des flux de trésorerie : les équipes peuvent prévoir les entrées de trésorerie pour les 30, 60 ou 90 prochains jours afin de planifier leurs dépenses ou leurs investissements.
- Suivi des performances : identifiez les clients ou les projets qui retardent systématiquement leurs paiements et ajustez les conditions contractuelles en conséquence.
- Collaboration entre les équipes : le service financier peut vérifier les données directement dans ClickUp avec les managers de projet ou le service client, ce qui réduit les échanges d'e-mails.
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Conseils pour facturer vos clients de manière professionnelle
Ces bonnes pratiques en matière de facturation vous aideront à être payé plus rapidement et à réduire les relances fastidieuses.
1. Suivez vos heures
L'une des raisons les plus courantes des litiges en matière de facturation est le manque de clarté des registres de temps. Si un client conteste votre facture, disposer d'un registre détaillé des heures consacrées à des tâches spécifiques est le moyen le plus rapide de résoudre le problème. Cela vous permet également de savoir si les projets sont rentables et combien de temps vous consacrez au travail non facturable.
Exemples :
- Un consultant facturant à l'heure pour des appels stratégiques peut indiquer précisément la durée de chaque session.
- Les agences proposant des forfaits d'honoraires peuvent vérifier si elles fournissent plus de services que le nombre d'heures incluses dans le forfait.
👀 Le saviez-vous ? Une agence de 15 employés est susceptible de perdre 1,6 million de dollars de revenus annuels en raison d'un manque de suivi du temps consacré aux e-mails, aux réunions et aux oublis.
2. Soyez poli dans le libellé de vos factures
Les mots que vous choisissez sur votre facture peuvent influencer la rapidité avec laquelle un client paie. Une formulation trop sévère ou trop formelle peut créer des tensions, tandis qu'une formulation polie et professionnelle permet de maintenir une bonne relation et incite gentiment les clients à donner la priorité à votre paiement.
Vous pouvez même ajouter une petite note de remerciement au bas de votre facture afin de favoriser une relation positive avec le client.
💡 Conseil de pro : Voici quelques formules polies pour formuler des demandes de paiement sur les factures :
- « Le paiement est demandé avant la [date d'échéance]. Merci d'avance ! »
- « Nous vous remercions de bien vouloir traiter cette facture dans les meilleurs délais. »
- « Si vous avez des questions sur les détails, n'hésitez pas à nous contacter, nous serons ravis de vous aider. »
3. Envoyez des rappels de paiement à intervalles réguliers
Même les clients les plus organisés manquent parfois les délais, et sans rappels, les factures peuvent facilement passer inaperçues. Des rappels cohérents et structurés vous aident à recevoir vos paiements plus rapidement sans donner l'impression de harceler vos clients.
Voici un rappel que vous pouvez configurer dans ClickUp Automatisations pour votre première facture et les suivantes :
| Délai | Type de rappel | Exemple de message |
| 3 jours avant la date d'échéance | Rappel poli | « Petite note : la facture n° 123 est due dans 3 jours. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions. » |
| À la date d'échéance | Rappel en douceur | « Nous vous rappelons que la facture n° 123 est due aujourd'hui. Merci de votre paiement dans les délais. » |
| 7 jours de retard | Coup de pouce décisif | « Nos registres indiquent que la facture n° 123 est toujours en attente de paiement. Veuillez effectuer le paiement dès que possible. » |
| 30 jours de retard | Escalade | « La facture n° 123 est en retard de paiement depuis 30 jours. Veuillez confirmer le statut du paiement afin que nous puissions éviter toute interruption de vos services. » |
4. Offrez des réductions pour les paiements anticipés
L'un des moyens les plus simples d'encourager les clients à payer plus rapidement est de les récompenser lorsqu'ils le font. Offrir une petite réduction pour un règlement anticipé améliore votre trésorerie et renforce votre image de marque.
Exemples :
- « 2 % de réduction si le paiement est effectué dans les 10 jours suivant la date de facturation ».
- « 5 % de réduction si le paiement est effectué à l'avance pour le trimestre ».
Cette méthode fonctionne particulièrement bien avec les clients à long terme qui apprécient la flexibilité et la prévisibilité. Même si vous sacrifiez une petite partie de vos revenus, vous gagnez en tranquillité d'esprit et accédez plus rapidement à vos liquidités.
👀 Le saviez-vous ? Les petites entreprises offrent des réductions pour paiement anticipé à un taux moyen de 4,1 %. Sur la base d'une facture moyenne d'environ 10 000 dollars, cela représente une économie d'environ 411 dollars par facture.
Dites adieu aux maux de tête liés à la facturation grâce à ClickUp.
La facturation ne devrait pas vous épuiser ni nuire à vos relations avec vos clients. En tant que propriétaire d'entreprise, vous ne devriez pas avoir à courir après les factures impayées. Et lorsque vous facturez vos clients, la dernière chose que vous souhaitez est de perdre du temps sur des feuilles de calcul.
Laissez ClickUp transformer votre facturation en un flux de travail sans stress.
Grâce aux modèles de factures, aux automatisations et aux tableaux de bord de ClickUp, vous bénéficiez d'une visibilité totale sur votre trésorerie et avez l'assurance que chaque facture client est précise, professionnelle et envoyée dans les délais.
Prêt à simplifier votre processus de facturation ? Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp.