C'est arrivé. Vous avez achevé un travail pour un client, vous avez envoyé une demande de paiement et... crickets. Le client vous a peut-être donné diverses explications, comme l'impossibilité de payer pour le moment, des problèmes avec son processeur de paiement, son mode de paiement ou l'absence de son comptable.
Quelles que soient les raisons, le résultat reste le même : Vous avez terminé le travail, mais le paiement n'est pas arrivé, vous laissant avec une pile de factures impayées.
Que vous soyez à la tête d'une petite entreprise, que vous travailliez en tant que freelance, ou que vous soyez un gérer des projets pour une grande entreprise il est essentiel de maintenir un flux de trésorerie sain. La réalisation de cet objectif dépend de votre capacité à recouvrer les paiements invitamment, tout en maintenant votre professionnalisme.
Au lieu de recourir à des tactiques agressives, ce guide vous apprendra à demander poliment un paiement à vos clients et à éviter les situations délicates. Après tout, vous avez fourni des efforts et méritez d'être rémunéré pour votre travail ! 🌻
Pourquoi est-il difficile de demander des paiements aux clients ?
Il s'agit d'une situation délicate et délicate : Vous avez besoin que le client paie la somme due, mais vous ne voulez pas le harceler ou le mettre dans l'embarras.
Et vous ne voulez certainement pas le mettre en colère au point de vous envoyer un message fantôme ou de refuser de payer la facture.
Beaucoup d'entre nous se sentent gênés d'envoyer des demandes de paiement parce qu'ils ne veulent pas passer pour des personnes impolies ou insistantes. De nombreux professionnels redoutent d'envoyer l'e-mail "Je voulais juste savoir si vous aviez vu cette facture".
La question se résume généralement à :
- **Mon travail consiste à gérer la situation de manière à ce qu'elle ne se reproduise pas dans l'avenir. Mais tant que vous gérez la situation de manière professionnelle, vous pouvez..conserver le clientet vous faire payer. En outre, faites-vous vraiment le choix de vous engager avec un client qui retarde constamment ses paiements ? Même s'ils décident de se séparer, cette situation peut s'avérer avantageuse en fin de compte
- Défis en matière de communication: Vous savez que vous devez demander un paiement, mais vous avez du mal à trouver les mots justes. Gestion des clients se résume souvent à une communication réfléchie, mais si vous n'avez pas de scénario pour cette situation, il est facile d'hésiter sur les mots et de se tromper
- Gêne personnelle: Si vous avez tendance à éviter les conflits, vous trouverez peut-être plus intéressant d'effectuer une tâche désagréable que de demander le paiement intégral d'une facture à un client. L'évitement des conflits fait boule de neige et transforme le problème en quelque chose d'encore plus grave. Le développement personnel fait partie de la réussite professionnelle, alors considérez cette situation comme une opportunité de renforcer vos compétences
- **Si vous n'avez pas défini clairement les dates d'échéance, les frais de retard et les options de paiement dès le départ, cela crée une ambiguïté - et vous ne voulez pas d'ambiguïté lorsqu'il s'agit d'être payé. Vous ne pouvez pas obtenir de paiements dans les délais si vous ne fixez pas de paramètres. C'est pourquoi toute relation client doit débuter par un accord écrit avec le clientcontrat.
- Ramifications juridiques: Certains clients peuvent partager de vagues menaces juridiques ou dire des choses comme : "Je vais devoir demander à mon avocat de se pencher sur la question." Ne vous laissez pas décourager par la perspective d'une action en justice. Dans ce cas, comprenez les aspects juridiques de la procédure de paiement dans votre État afin de connaître vos droits en matière de paiement
Aussi difficile que cela puisse être, il faut surmonter la peur d'être perçu comme "difficile" ou "assertif" Cependant, cela représente une opportunité de gérer la situation avec professionnalisme, ce qui conduit à une relation client plus respectueuse et plus productive !
Les retards de paiement entravent considérablement le flux de trésorerie - en particulier pour les propriétaires de petites entreprises - et entraînent des contretemps opérationnels qui auraient pu être évités si les gens vous avaient payé quand ils étaient censés le faire.
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À faire et à ne pas faire pour demander un paiement de manière professionnelle et polie
Chaque situation est différente, mais d'une manière générale, il est sage d'adhérer à ces conseils pour une demande de paiement la plus polie possible.
À faire : Définir les paramètres dès le départ
Plus vous serez transparent dès le départ, moins les clients seront susceptibles d'effectuer des paiements tardifs. Dès que vous l'accueil d'un client faites-lui connaître vos tarifs et vos conditions de paiement.
Soyez proactif et mentionnez les conditions de paiement dans vos contrats. Chaque feuille de paiement devrait inclure :
- Le nom légal du client
- Vos coordonnées, y compris votre numéro de téléphone et votre adresse de livraison
- Le délai de paiement ou les dates d'échéance
- Le mode de paiement et la devise utilisée
- Politiques de remboursement des frais
- Les pénalités de retard et leurs modalités
- FAQ expliquant comment gérer les retards de paiement
Pour plus d'efficacité, demandez à vos clients d'apposer leurs initiales à côté des conditions de paiement.
Pour éviter les retards de paiement chroniques, ajoutez à votre contrat une clause stipulant que vous vous réservez le droit de laisser tomber les clients qui paient en retard un certain nombre de fois.
À ne pas faire : Dire quelque chose que vous regretterez
Un ton accusateur nuira à la relation avec le client, et vous ne voulez pas brûler les ponts.
Au lieu de réagir dans le feu de l'action, créez un forfait de communication pour faire face aux retards de paiement. Incluez un cahier des charges sur la manière d'aborder les retards de paiement - avec des scripts - afin de ne pas dire quelque chose de négatif qui vous ferait perdre le compte.
À faire : Proposer différents modes de paiement
Peut-être les clients sont-ils en retard de paiement parce que vous n'acceptez que les chèques papier. Il existe tellement de modes de paiement et de processeurs de paiement qu'il est préférable d'en accepter le plus possible. 💸
Au minimum, acceptez :
- Apple Pay
- Google Pay
- PayPal
- Carte de crédit ou carte de débit
- Virement sur compte bancaire (ACH)
N'oubliez pas d'ajouter une mini procédure opératoire normalisée dans votre client document d'accueil du client sur la manière d'utiliser votre instrument de paiement afin qu'ils connaissent d'emblée la procédure à suivre.
À ne pas faire : surprendre les clients
Les éléments d'une facture ne doivent pas être une surprise. Si vous voulez que vos clients vous paient à temps, envoyez-leur un rappel amical avant la date d'échéance.
Un e-mail, un appel téléphonique ou un texte de rappel de paiement rapide, accompagné d'une copie de la facture, constitue un rappel poli pour les personnes qui ont honnêtement oublié et n'avaient pas l'intention de laisser la facture impayée.
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À faire : Envoyer des rappels pour recevoir un paiement
Certaines personnes oublieront de payer une facture même après la date d'échéance. La vie est trépidante et les boîtes de réception sont pleines à craquer, il n'est donc pas rare que les clients manquent un message de rappel.
Créez un flux de travail interne dans votre logiciel de gestion des tâches pour envoyer des rappels de facture périodiques à différentes étapes :
- Avant la date d'échéance
- À la date limite de paiement
- Lorsque le paiement est collé
Ne pas faire : Oublier les factures impayées
La seule chose qui soit pire que l'oubli d'une facture par un client, c'est vous qui oubliez un paiement impayé ! Gardez l'onglet sur toutes les factures impayées en utilisant un outil de gestion intelligente des clients qui assure le suivi des factures, des paiements, des avis de non-paiement, etc.
À faire : Créer un formulaire de demande de paiement en profitant de l'API de demande de paiement
Faites en sorte qu'il soit aussi facile que possible pour les gens de vous payer. Créez un formulaire de demande de paiement en ligne pour rationaliser le processus de paiement.
Vous devrez peut-être travailler avec vos informaticiens pour intégrer une API de demande de paiement ou un simple formulaire de demande de paiement en ligne Formulaire de bricolage pourrait aussi faire l'affaire. Intégrez-le sur une page web avec un peu de HTML, et voilà ! Vos clients n'ont plus qu'à se rendre sur le portail et à payer leur solde, grâce à cette intégration simple avec l'API de demande de paiement.
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Comment éviter de devoir demander un paiement
Courir après les factures n'est pas la meilleure façon d'utiliser votre temps, et nous pouvons vous garantir que vos clients n'aiment pas être courtisés non plus. 👀
Minimisez les tracas et évitez les demandes de paiement grâce à ces petits changements :
- Demandez des paiements anticipés: Si vous connaissez déjà l'étendue du projet, demandez au client de payer avant d'achever le travail. Si ce n'est pas possible, demandez des dépôts ou des paiements anticipés
- **Si vous fournissez le même niveau de service tous les mois, demandez au client de payer un abonnement récurrent au moyen d'une carte figurant dans votre dossier
- Envoyez vos factures invitées, instructions: Ne remettez pas l'envoi de vos factures à plus tard. Envoyez-les toujours rapidement, pendant que le projet est encore frais dans l'esprit du client
- Proposer des forfaits de paiement: Certains clients peuvent avoir des difficultés à payer, en particulier lorsqu'il s'agit de factures importantes. Dans ce cas, proposez des forfaits de paiement qui leur permettent de payer en plusieurs fois. Les paiements échelonnés montrent aux clients que vous êtes prêt à travailler avec eux
Modèles de demande de paiement pour collecter des paiements auprès des clients
À ce stade, vous savez comment surmonter l'écueil de la demande de paiement. Nous comprenons qu'il est difficile de trouver les bons mots pour les e-mails de demande de paiement, c'est pourquoi il est important d'utiliser un modèle de demande de paiement.
Modèles de demande de paiement ClickUp
Pourquoi passer des heures à mettre en forme des formulaires et des accords de paiement ? Comptez sur les modèles de ClickUp pour utiliser le langage adéquat pour les demandes de paiement - achevé avec de jolies couleurs et une mise en forme claire. ✨
Pour commencer, demandez à vos clients de signer le Modèle d'accord de paiement simple de ClickUp . Utilisez ce modèle pour suivre les paiements, les statuts des clients et créer des champs personnalisés pour vos dossiers.
Définissez les conditions de paiement des salaires avec le modèle d'accord de paiement simple de ClickUp
L'accord Modèle de formulaire de paiement ClickUp permet de collecter facilement et en toute sécurité les informations relatives au paiement des clients en ligne. Il envoie même des alertes automatiques pour tenir tout le monde au courant des paiements.
Créez un flux de paiement avec le modèle de formulaire de paiement de ClickUp
Curieux de connaître vos données de paiement ? Suivez-les avec le modèle de formulaire de paiement de ClickUp Modèle d'historique de paiement ClickUp . Enregistrez tous les détails des paiements des clients ainsi que les paiements que vous effectuez aux fournisseurs. Le modèle surveille les données de paiement au fil du temps afin d'identifier les problèmes potentiels et de vous donner un aperçu rapide de votre santé financière.
Le modèle d'historique des paiements de ClickUp vous permet de suivre les paiements aux freelances, aux clients et aux employés salariés en un seul endroit
Rédiger des demandes de paiement avec ClickUp AI en incluant les détails de paiement pertinents
Bien que des modèles solides constituent une base solide, la composition d'un e-mail de demande de paiement poli peut s'avérer difficile.
Heureusement, vous n'avez pas du tout besoin de rédiger un message de demande de paiement. Utilisez ClickUp AI pour rédiger un message poli mais ferme à votre intention, sans quitter votre plateforme de gestion de projet. Utilisez-le pour rédiger des séquences d'e-mails, des scripts téléphoniques et des textes qui expliquent vos besoins sans brûler les ponts.
Utilisez ClickUp AI pour rédiger plus rapidement et peaufiner votre texte, vos réponses par e-mail, etc
Si vous avez une demande de paiement existante et que vous souhaitez l'adapter pour qu'elle ait un ton plus amical, demandez à ClickUp AI de l'analyser pour vous. Si le texte semble trop agressif, l'IA suggérera des changements pour rendre le message moins piquant.
Collecter des paiements via les formulaires ClickUp
Vous êtes à la recherche d'une interface de paiement élégante ? Essayez ClickUp Forms ! C'est le moyen le plus rapide d'encourager les paiements rapides, et vos clients apprécieront également la commodité. ClickUp Formulaires capturez des réponses qui se connectent aux tâches de votre équipe. Créez un formulaire personnalisé pour guider les clients dans le processus de paiement au sein d'un portail en ligne élégant. Pour être payés, vos clients n'ont qu'à appuyer sur le bouton de paiement.
Le dernier recours : Faire appel à un avocat
À ce stade, vous avez fait tout ce que vous pouviez pour encourager la bonne volonté et communiquer avec votre client. Dans l'évènement où il persiste à éviter le paiement ou refuse carrément de remplir ses obligations financières, l'étape suivante pourrait être d'engager une action en justice.
Votre avocat enverra probablement une lettre ferme au client pour l'informer de la possibilité d'un recours en justice si le paiement n'est pas effectué dans les plus brefs délais, instructions à l'appui. Dans de nombreux cas, la mention d'une action en justice peut inviter les clients à régler leurs dettes. Mais attention : Vous perdrez presque à coup sûr le compte, alors ne prenez pas cette décision à la légère.
Si l'engagement d'un avocat n'est pas possible financièrement, vous pouvez peut-être obtenir le paiement par l'intermédiaire de l'organisme suivant le tribunal des petites créances mais cela dépend de votre État, des termes du contrat et du montant du paiement.
Bye-Bye, les paiements en retard
Certains professionnels se sentent mal à l'aise lorsqu'il s'agit de demander le paiement qu'ils méritent, et nous comprenons que cela puisse être désagréable. Suivez les conseils de ce guide pour surmonter votre peur de demander un paiement. Tant que vous enverrez des e-mails polis et professionnels, vous pourrez préserver la relation tout en développant votre entreprise.
Vous pouvez bricoler vos demandes de paiement, mais si vous voulez gagner du temps et éviter les problèmes de communication, optez pour ClickUp. Les modèles, les outils IA, les formulaires et bien plus encore font des demandes de paiement un jeu d'enfant et vous permettent de vous concentrer sur les tâches qui font réellement avancer l'aiguille. S'inscrire à ClickUp !