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Avec la montée en puissance des transformations agiles, la planification de sprints continue de gagner en popularité, souvent avec des résultats convaincants. Les entreprises gagnent en flexibilité, résolvent des problèmes importants et bénéficient de pauses intégrées entre les développements, pendant lesquelles elles peuvent évaluer les progrès et se réajuster si nécessaire.
Si vous débutez dans la planification de sprints, voici tout ce que vous devez savoir. Et si vous n'êtes pas novice et que vous avez simplement besoin d'un logiciel de gestion de projet pour vous aider à démarrer ? Nous avons ce qu'il vous faut, gratuitement, avec les fonctionnalités Sprint et Agile de ClickUp.
Qu'est-ce que la planification de sprint ?
La planification de sprint consiste à identifier ce que vous souhaitez accomplir lors d'un sprint (vos objectifs) et comment vous allez y parvenir (le plan) lors de votre prochain sprint, en fonction des objectifs commerciaux, de votre backlog de produit, ainsi que de la capacité et de la vélocité de votre équipe. Votre réunion de planification de sprint doit définir les attentes, donner des orientations aux équipes et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde avant chaque sprint.
ATTENDEZ UNE SECONDE... QU'EST-CE QU'UN SPRINT ? Si vous découvrez l'agilité, voici une brève introduction : un sprint est une période courte (généralement deux semaines, mais il existe aussi des sprints d'une semaine et de quatre semaines) pendant laquelle votre équipe prévoit de livrer quelque chose.
L'idée derrière le sprint est qu'au lieu de planifier toute l'année de votre équipe de développement et de ne laisser aucune place à la créativité, à l'innovation, aux changements du marché ou aux urgences, vous planifiez la livraison des éléments prioritaires dans un échéancier court. Cela laisse de la place pour la croissance et l'évolution des priorités. Cela signifie également que les équipes livrent en permanence des fonctionnalités ou des produits prioritaires et que, lorsque les priorités changent, les équipes peuvent également changer d'orientation.
Les avantages de la planification de sprint
Alors, pourquoi tant d'entreprises se lancent-elles dans le sprint ces derniers temps ? Quels sont les avantages concrets de cette pratique à faire pour vos équipes, vos clients et les résultats financiers de votre entreprise ? Les réponses sont très intéressantes :
Des processus de travail plus agiles
L'idée centrale derrière le sprint est la suivante : des périodes de travail courtes et bien définies permettent une livraison plus rapide et une plus grande flexibilité. Elles permettent aux équipes de diviser les grands projets en jalons plus petits et plus faciles à gérer, et offrent aux dirigeants des points de contrôle prédéfinis où ils peuvent pivoter, redéfinir les priorités ou même abandonner des projets en fonction de nouvelles informations telles que des changements d'objectifs pour l'entreprise ou des évolutions majeures du marché.
Une meilleure collaboration
Plus votre plan est clair (et flexible), plus il est facile pour les équipes de collaborer efficacement pour mener à bien leurs tâches. Et les pauses intégrées à la fin d'un sprint et au début du suivant offrent aux équipes des points de contrôle automatiques.
CONSEIL DE PRODUCTIVITÉ Psst... 25 % des clients de ClickUp ont déclaré avoir adopté notre plateforme parce qu'ils avaient besoin de meilleurs outils de collaboration, et 91 % affirment que la collaboration s'est améliorée après ce changement.
Fini les conjectures
En fournissant des indications claires sur les objectifs, les jalons, les responsabilités de l'équipe et la valeur attendue, la planification des sprints élimine les incertitudes de nos processus. Cela signifie moins de temps passé à poser des questions générales en cours de projet (réduction des retards) et moins de place pour les suppositions erronées sur ce que veulent les dirigeants (réduction des doublons).
Des employés plus heureux
Personne ne souhaite passer son temps de travail dans l'incertitude quant à ce qu'il doit accomplir, dans quels délais et comment sa réussite sera évaluée. Cela est source de stress et détourne l'énergie créative nécessaire à la résolution des problèmes de travail réels.
Grâce à une liste claire et gérable des livrables du projet et à un échéancier limité et raisonnable (en semaines plutôt qu'en mois), les équipes n'ont pas à deviner leurs priorités, les résultats attendus ou les tâches sur lesquelles elles doivent travailler. Cela réduit le stress et la charge mentale (la quantité d'informations que les gens doivent garder à l'esprit pour faire leur travail), ce qui contribue également à la productivité.
Stratégies à retenir
Mieux nous documentons nos plans, mieux nous pouvons en tirer des enseignements. Qu'est-ce qui a bien fonctionné ? Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné du tout ? Quels obstacles avons-nous rencontrés et pourrions-nous éviter à l'avenir ?
Les sprints courts impliquent que nous posons ces questions plus souvent (et que nous en tirons également plus souvent des enseignements). Des plans bien définis et des sprints bien documentés permettent d'obtenir des réponses plus claires lorsque nous posons ces questions. Et l'itération stratégique est synonyme d'amélioration constante (et de moins d'enlisement dans les vieilles habitudes).
Quand la planification du sprint doit-elle avoir lieu ?
La planification du sprint doit avoir lieu avant votre sprint et après le raffinement du backlog, la revue du sprint et la rétrospective du sprint précédent (où vous apprendrez quelles pratiques les équipes doivent reproduire ou abandonner par rapport au sprint précédent).
Combien de temps dure une session de planification de sprint ?
En général, les réunions de planification de sprint durent environ une heure pour chaque semaine du sprint. (Par exemple, si vous effectuez des sprints de deux semaines, votre réunion devrait durer environ deux heures. Si vous effectuez des sprints de trois semaines, prévoyez un bloc de trois heures. )
Cela dit, il existe des moyens de rendre votre planification de sprint plus courte et plus agréable. Les entreprises doivent affiner leur backlog et demander à leurs dirigeants de se présenter à la réunion avec un plan bien défini.
Cela permet aux dirigeants de définir des priorités, de réduire la durée des réunions à 30 minutes, afin qu'ils puissent se concentrer uniquement sur le signalement des éléments qui ne seront pas achevés ou qui n'ont pas été achevés dans le sprint actuel. Ensuite, l'équipe peut examiner les priorités proposées à partir du backlog (nettoyé et affiné) et obtenir le consensus de l'équipe.
Comme pour toute réunion, plus elle est courte, mieux c'est. Des études montrent que la durée moyenne d'attention n'est que de 10 à 18 minutes ( c'est pourquoi les conférences TED durent 18 minutes ou moins ). Même si nous doutons que vous puissiez réduire autant la durée de vos sessions de planification, essayez tout de même de les alléger autant que possible.
CONSEILS POUR RÉDUIRE LA DURÉE DES RÉUNIONS Selon FastCompany, régler un chronomètre, demander aux participants de prendre des notes à la main (et non sur leur ordinateur portable), vérifier les téléphones portables à l'entrée et prévoir des moments de silence pendant les réunions (oui, vraiment !) ne sont que quelques-unes des mesures prises par les équipes performantes pour éviter que les réunions ne s'éternisent.
Si vous prévoyez de faire des choses inhabituelles, comme interdire les téléphones portables ou retirer les chaises, assurez-vous d'avoir un plan pour garantir l'accessibilité à vos employés handicapés. Certaines personnes doivent rester assises et d'autres peuvent avoir besoin de leur téléphone pour des alertes médicales.
Qui participe à la planification des sprints ?
Bien que toute l'équipe de développement doive participer à votre réunion de planification, les principaux planificateurs sont ici votre Scrum Master, votre Product Owner et votre Engineering Manager.
Le Scrum Master dirige l'équipe Scrum et s'assure qu'elle dispose de tout ce dont elle a besoin pour aborder le nouveau sprint (en la mettant sur la voie de la réussite). Le Product Owner est le gardien de votre vision du produit et de votre backlog produit.
Ils doivent être en contact étroit avec le client et sont chargés de développer et de mettre à jour le backlog du produit. Le responsable ingénierie doit être impliqué dans toute définition du périmètre ou tout alignement avant la réunion.
Il est également important de noter que les sprints ne sont pas réservés à vos équipes de développement. McKinsey suggère de mettre en œuvre des transformations agiles dans le cadre de sprints. Et selon la Harvard Business Review, les sprints permettent de résoudre des problèmes importants. L'utilité de la réflexion et de la planification par petites étapes, pour plusieurs types d'équipes, a été prouvée à maintes reprises par les leaders de l'entreprise et les meilleurs instituts de recherche en gestion.
Que comprend la planification de sprint ?
Objectifs ClickUp : une fois que le responsable produit a défini vos objectifs, la réunion de planification du sprint est l'occasion de s'assurer que l'équipe est au courant. Mieux elle comprendra les objectifs à atteindre, plus chaque sprint sera couronné de succès.
Sélection du backlog : de préférence avant la réunion de planification du sprint, votre chef de produit aura classé le backlog par ordre de priorité et, pendant la réunion, il communiquera ces priorités aux équipes.
VOUS AVEZ DU MAL À ORGANISER VOTRE BACKLOG ? Essayez les listes de ClickUp! Non seulement vous pouvez regrouper vos éléments de backlog en un seul endroit et classer les tâches qui y sont associées, mais vous pouvez également classer chaque élément de la liste dans des dossiers de projet spécifiques, ajouter des informations pertinentes à chaque élément de la liste (propriétaires, pièces jointes, etc.), trier les tâches par statut et les glisser-déposer facilement pour modifier leur statut. Grâce à leurs mises à jour faciles et en temps réel, ces listes constituent un atout considérable lors de vos réunions de planification.
Vitesse : quelle est la vitesse de vos équipes ? Mieux vous pourrez répondre à cette question (équipe par équipe), mieux vous pourrez planifier. Utilisez les sprints passés pour calculer la vitesse de l'équipe pour les sprints futurs et, pendant la réunion de planification, vérifiez. Les équipes pensent-elles que ce projet pourrait nécessiter un échéancier plus long ou plus court ? Profitez de la réunion pour recueillir leurs commentaires et éviter les retards ou les avances.
Capacité : En parlant de sous-planification ou de surplanification, la capacité est l'autre indicateur que vous devez prendre en compte dans votre planification. Pour la déterminer, vous devez savoir ce que l'équipe (ou chaque membre de l'équipe) a déjà à faire, ce qui peut être reporté et ce qui ne peut pas l'être, et comment vos priorités s'accordent avec leurs priorités existantes. (Psst... La vue Charge de travail de ClickUp peut vous aider dans cette tâche. )
Pour déterminer leur capacité, de nombreuses équipes utilisent un système tel que les points de sprint, qui permet d'attribuer plusieurs points que les équipes peuvent traiter dans une période donnée, puis d'attribuer à chaque tâche une valeur en points afin de voir comment elle s'intègre dans la capacité totale globale.
Il convient de noter que la planification des capacités ne doit pas se limiter à déterminer les dates d'échéance. Il s'agit d'aligner les équipes sur la portée et les efforts nécessaires pour terminer un projet. Le système de points permet d'identifier les divergences importantes dans la compréhension.
Si un ingénieur estime que l'effort requis est de deux points et un autre de sept, vous savez que quelqu'un passe à côté de quelque chose. Cela peut vous aider à mettre en évidence les dépendances et à clarifier les hypothèses avant le début du sprint.
Dépendances : les dépendances entre les équipes doivent faire partie de votre planification pré-sprint et être abordées lors de la réunion afin de vous assurer que vous les avez toutes répertoriées (la dernière chose que vous souhaitez, c'est découvrir à la dernière minute une dépendance importante qui fait dérailler le plan).
Tâches : comment allons-nous atteindre l'objectif que nous nous sommes fixé ? Quelles sont les tâches, les jalons et l'ordre des opérations que nous devons achever ? Qui est affecté à quelle tâche et comment va-t-il s'y prendre ? Votre chef de projet devrait déjà disposer d'un échéancier de gestion de projet contenant les réponses à ces questions. Utilisez le temps de réunion pour apporter les modifications nécessaires si votre équipe apporte de nouvelles informations, des estimations de temps, etc.
Indicateurs : enfin, assurez-vous que votre réunion répond à une question clé : comment saurez-vous si vous avez atteint la réussite ? Sur la base de quels indicateurs jugerez-vous de l'efficacité du sprint ? Quels sont exactement les objectifs que les équipes et les individus doivent viser ?
Bonnes pratiques en matière de planification de sprint
Vous savez désormais ce qu'est une réunion de planification de sprint, quand l'organiser, qui en est responsable et ce qu'elle couvre. Maintenant, améliorez encore vos compétences grâce à quelques conseils d'experts :
1. Soyez concis et clair
Personne n'aime les longues réunions, même lorsqu'elles sont importantes. Cela signifie que si vous voulez que votre réunion ait un impact maximal et rencontre moins de résistance, les responsables de la gestion de projet et les dirigeants doivent faire le travail en amont pour que la réunion proprement dite soit aussi courte et simple que possible.
2. Préparez un agenda clair
En parlant de concision et de clarté, plus votre agenda sera clair, plus votre réunion se déroulera rapidement (et efficacement). Sachez de quoi vous devez parler, dans quel ordre et selon quelle priorité. Et commencez par les points qui requièrent le plus d'attention.
3. Commencez par le pourquoi
Comme le dit Simon Sinek (célèbre pour ses conférences TED Talk): « Les gens n'achètent pas ce que vous faites, ils achètent pourquoi vous le faites. » Il parle principalement des clients, mais cela vaut également pour les équipes internes. Si vous voulez qu'elles adhèrent à un projet et s'y investissent pleinement, elles doivent comprendre son importance. Quels sont les objectifs qu'elles poursuivent et en quoi ces objectifs améliorent-ils la vie des clients ou des employés ?
4. Allégez la charge de travail de votre équipe
Les chefs de projet et les chefs d'équipe doivent faire en sorte que l'équipe puisse accepter le plan le plus facilement possible. N'utilisez pas votre réunion comme une session de brainstorming et ne surchargez pas les équipes en leur demandant d'élaborer elles-mêmes la feuille de route. Présentez des suggestions claires et laissez l'équipe donner des commentaires utiles à la place. C'est la façon la plus efficace d'utiliser le temps disponible et cela ne détourne pas l'attention ni l'énergie créative de vos équipes.
5. Définir la réussite
À quoi ressemble une session de planification réussie ? Que souhaitez-vous que les équipes retiennent ? Quelles questions de clarification devez-vous obtenir ? L'équipe termine-t-elle ce sprint et quel est l'impact sur votre planification ? Vous devez arriver à la réunion en sachant non seulement à quoi ressemble un sprint réussi, mais aussi à quoi doit ressembler une réunion de planification réussie à la fin.
6. Fixez des objectifs réalistes
Avec des taux d'épuisement professionnel et de rotation du personnel atteignant des niveaux alarmants, il est plus important que jamais d'être réaliste quant à ce que les équipes et les individus peuvent accomplir. Utilisez la vélocité passée pour établir votre plan, mais soyez également à l'écoute lorsque les équipes vous indiquent qu'elles ont besoin de plus de temps ou qu'elles ont des difficultés à atteindre vos objectifs.
Pour de nombreuses équipes, fixer un objectif réaliste et réalisable ainsi qu'un objectif ambitieux assorti d'incitations supplémentaires peut aider à garantir que les équipes ne brûlent pas la chandelle par les deux bouts, mais visent plutôt de grands objectifs.
7. Organisez des rétrospectives
Chaque sprint doit servir de base aux sprints suivants. Qu'est-ce que les équipes ont bien fait (et qui peut être reproduit) ? Qu'est-ce qui doit être amélioré ? Qu'avez-vous appris des sprints précédents ? Comment pouvez-vous appliquer ces enseignements à l'avenir ? Des rétrospectives régulières peuvent vous aider à trouver les réponses et à les intégrer dans la prochaine session de planification.
Essayez ces outils rétrospectifs!
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Outils de planification de sprint
La planification de sprint est un travail très stratégique, et il est primordial de disposer des bons outils. (Nous savons que nous ne sommes pas tout à fait objectifs, mais avec 96 % de nos clients qui déclarent être plus efficaces après avoir adopté nos outils, nous pensons que le jury est unanime).
Voici trois modèles agiles ClickUp qui pourraient vous être utiles pour votre réunion de planification de sprint:
1. Modèle de gestion de projet agile ClickUp
Le modèle de gestion de projet agile ClickUp vous permet d'afficher les progrès en un coup d'œil, de suivre les sprints et de personnaliser les statuts afin de répondre aux besoins spécifiques de vos équipes.
2. Modèle de gestion agile Scrum ClickUp
Des backlogs aux sprints en passant par les rétrospectives, ce modèle de gestion agile Scrum ClickUp regroupe tous les éléments de planification de sprint dont vous avez besoin en un seul endroit, facile à afficher et à modifier.
3. Modèle de brainstorming rétrospectif de sprint ClickUp
Vous organisez une rétrospective après un sprint et avant le suivant ? Le modèle de brainstorming rétrospectif de sprint ClickUp contient tout ce dont vous avez besoin.
Bonus : modèles de rétrospective de sprint
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Les outils gratuits Sprint et Agile de ClickUp sont conçus pour aider les chefs de produit et les responsables Scrum à planifier à l'avance, à organiser des réunions de planification de sprint et à suivre l'évolution constante de chaque projet. Et grâce à ClickUp, votre équipe peut y parvenir.
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