Avez-vous manqué de personnel, dépassé votre budget et craint de ne pas pouvoir respecter vos échéances à mi-parcours d'un projet ? 👀
Si c'est le cas, vous serez heureux d'apprendre qu'il existe un moyen de réduire les risques que cela se reproduise. Il s'agit de la planification des capacités.
Également appelée planification de la demande ou prévision de la demande, la planification des capacités est un élément essentiel de la gestion de projet. Terminée, elle permet d'économiser beaucoup de temps, d'énergie et de dépenses tout au long du projet.
Dans ce guide, nous définirons les différents types de stratégies de planification de la capacité et nous vous proposerons un processus pour commencer, avec des exemples et des modèles pour vous faciliter la tâche. Appliquez ces principes à votre prochain projet et vous verrez à quel point le flux est facilité !
Qu'est-ce que la planification de la capacité ?
L'objectif de la planification des capacités est d'estimer les ressources dont vous avez besoin pour achever un projet donné dans une durée déterminée.
Pour être efficace, la planification des capacités doit prendre en compte les éléments suivants :
- La quantité de travail à faire et le temps qu'il faudra probablement y consacrer
- Les connaissances et les paramètres requis pour faire ce travail
- Les membres de l'équipe disponibles pour travailler sur le projet
- Le temps que les équipes peuvent y consacrer
- Le matériel, l'équipement ou les logiciels nécessaires
- Les limites du budget du projet
Le forfait de capacité est essentiellement une équation entre l'offre et la demande. En d'autres termes, disposerez-vous des ressources nécessaires au moment où vous en aurez besoin ? ⚖️
Si ce n'est pas le cas, vous devrez prévoir comment les obtenir au bon moment. Par exemple, vous devrez peut-être augmenter vos effectifs ou emprunter des ressources à un autre service pour vous aider temporairement. En revanche, si vous disposez d'une capacité excédentaire, vous pouvez la réorienter vers d'autres initiatives.
Utilisez ClickUp pour établir un ordre clair des opérations en ajoutant des dépendances de type "blocages" ou "attentes" entre les tâches
Comme vous l'avez probablement compris, une planification réussie de la capacité n'est pas une question de suppositions. Elle nécessite des données réelles et des forfaits et peut-être un peu d'instinct. Heureusement, il existe des stratégies de planification des capacités qui ont fait leurs preuves et qui sont assistées par un large intervalle d'outils de planification outils de planification des capacités .
Stratégies de planification de la capacité
Il existe plusieurs façons d'aborder la planification de la capacité. Chaque méthode présente des avantages et des inconvénients et est adaptée à différents types d'entreprises et de profils de risque. Voyons ce qu'elles ont à offrir.
Stratégie de décalage
Le lag capacity planning est la plus conservatrice des stratégies. Elle vise à répondre à la demande réelle au cours d'une période donnée - et pas plus.
L'avantage de cette stratégie en temps réel est que vous ne gaspillez pas les ressources car vous ne payez que pour ce dont vous avez besoin. Toutefois, si la demande des clients évolue - par exemple, si vous gérez un restaurant et que vous constatez un afflux soudain de clients - il est probable qu'un délai s'écoule avant que vous ne puissiez augmenter votre capacité pour répondre à cette demande.
Les clients n'étant généralement pas réputés pour leur patience, ils risquent de se tourner vers vos concurrents au lieu d'attendre que vous les rattrapiez. Vous risquez donc de perdre de l'argent à court terme, voire à long terme, si les clients apprécient l'offre de vos concurrents.
Cette stratégie est souvent utilisée par les entreprises qui vendent des produits ou des services de grande valeur ou qui savent que la fidélité de leurs clients est assurée.
Affichez les charges de travail de l'ensemble de votre équipe dans ClickUp pour attribuer de nouveaux travaux et allouer des ressources
Lead strategy
La planification de la capacité des chefs de file est beaucoup plus tournée vers l'avenir. Dans ce cas, vous forfaiterez vos besoins en capacité en fonction de la demande future projetée pour une période donnée. Cela vous aide à tirer parti de tout pic de ventes à venir, par exemple lors de certaines vacances ou périodes de l'année. 📊
Cependant, cette méthode comporte aussi beaucoup plus de risques. Si vos prévisions de demande pour cette période s'avèrent trop optimistes, vous risquez de vous retrouver avec un stock excédentaire que vous ne pourrez pas écouler ou avec des membres du personnel qui ne feront rien et qui vous coûteront de l'argent.
De nombreuses entreprises de commerce de détail utilisent cette stratégie pour planifier des périodes de forte demande bien établies et saisonnières, comme les vacances.
Voir sur quoi votre équipe travaille, ce qu'elle a accompli et quelle est sa capacité
Stratégie de correspondance
Le forfait de capacité se situe entre ces deux extrêmes. Elle vise à trouver un juste milieu en surveillant de près les fluctuations du marché et en planifiant régulièrement la capacité. Elle implique également un forfait d'urgence autour de vos ressources disponibles afin que vous sachiez exactement ce que vous ferez si les choses changent.
Par exemple, si la demande augmente, il se peut que vous n'augmentiez que légèrement votre capacité dans un premier temps, mais que vous disposiez d'autres ressources en cas de besoin. Cela vous permet de tirer parti des opportunités qui s'offrent à vous sans avoir à valider vos ressources trop longtemps à l'avance.
Cette stratégie n'est pas aussi risquée que l'approche par décalage et permet toujours l'évolutivité. C'est pourquoi elle constitue une bonne stratégie pour de nombreuses entreprises. ✅
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Comment mettre en œuvre un processus de planification de la capacité
Une planification efficace de la capacité nécessite un travail en quelques étapes pour s'assurer que vous avez couvert toutes vos bases.
Il est possible de faire la planification de la capacité dans Excel -et c'est certainement beaucoup mieux que d'essayer de le faire manuellement en utilisant du papier et une calculatrice. Toutefois, une feuille de calcul Excel n'est pas le meilleur logiciel de planification de la capacité disponible.
Il existe de nombreuses ressources de planification de la capacité en ligne, et l'une des meilleures est ClickUp.
ClickUp est un logiciel tout-en-un de gestion de projet et de planification des capacités de productivité est équipé pour vous aider dans la planification de vos capacités. Voyons comment vous pouvez l'utiliser pour mettre en œuvre les étapes du processus.
Étape 1 : Comprendre les exigences de votre projet
N'oubliez pas que votre objectif est de vous assurer que vous disposez de toutes les ressources nécessaires pour achever le projet avec succès. Il est donc important de commencer par examiner exactement ce qui doit être fait.
Dans l'idéal, vous disposerez d'une document sur la portée du projet ou la charte du projet. Si ce n'est pas le cas, documentez au mieux toutes les étapes du projet, ainsi que les délais, les priorités et les dépendances. Vous pouvez utiliser un ClickUp Doc , a Tableau blanc ClickUp ou d'un Diagramme de Gantt . 📝
/$$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/baf31c30-1000.png Champ d'application du travail de ClickUp /$$img/
Décrivez tous les détails d'un projet et les ressources disponibles dans un document ClickUp
Étape 2 : Estimez la capacité dont vous avez besoin
Utilisez votre forfait pour estimer la durée nécessaire pour achever chaque étape du projet. Pour ce faire, utilisez vos connaissances et votre expérience, ainsi que les données historiques dont vous disposez, et n'hésitez pas à consulter d'autres personnes susceptibles de vous aider. Additionnez ensuite les heures estimées pour obtenir un total.
Si des compétences particulières sont requises pour les différentes étapes, mettez-les en évidence, car elles devront être attribuées à des personnes spécifiques. Identifiez les personnes que vous aimeriez voir faire partie de votre équipe, en particulier celles qui possèdent les compétences spécialisées dont vous avez besoin. Dressez également la liste du matériel ou de l'équipement dont vous pourriez avoir besoin. 💻
Brainstorming et collaboration sur un Tableau blanc ClickUp
Étape 3 : Vérifier la capacité actuelle de votre équipe Vue Charge de travail ClickUp est conçu pour vous aider à faire en sorte que tous les membres de votre équipe travaillent de manière optimale.
La fonction Vue de la charge de travail utilise les tâches que vous attribuez et vos estimations de durée pour vous montrer exactement la quantité de travail que chaque membre de l'équipe a - ou n'a pas. 🏖️
La charge de travail d'un membre de l'équipe s'affiche sous la forme d'un graphique à barres par rapport à sa capacité, c'est-à-dire le temps dont il dispose pour travailler, sur une semaine, deux semaines ou un mois (c'est vous qui choisissez le délai). Vous pouvez facilement voir exactement le temps qu'il leur reste pour accepter du travail supplémentaire. Et si vous souhaitez afficher les détails, il vous suffit de cliquer pour voir les tâches spécifiques auxquelles ils sont occupés.
Affichez la capacité dont dispose chaque membre de l'équipe dans votre environnement de travail
Etape 4 : Attention à l'écart
Maintenant que vous savez de combien de bande passante votre équipe dispose pour travailler sur votre nouveau projet, vous pouvez calculer les éventuels écarts de capacité. Par exemple, supposons que le projet nécessite 200 heures d'un type de travail spécifique par semaine, mais que votre équipe ne dispose que de 100 heures de capacité disponible. Dans ce cas, vous devrez engager des contractants temporaires ou des indépendants pour les 100 heures supplémentaires. 🙋♀️
Utilisez les outils de planification des capacités dans ClickUp pendant le processus de recrutement pour un suivi facile
Étape 5 : Contrôler en permanence la capacité
L'estimation est essentielle pour démarrer la planification de la capacité, mais les choses changent et la vie réelle ne se déroule pas toujours comme prévu. Certaines tâches peuvent prendre plus de temps que prévu, il peut y avoir des un glissement du champ d'application ou les membres de l'équipe peuvent tomber malades.
Surveillez de près la progression des travaux afin d'affiner votre forfait capacité au fur et à mesure. Utiliser Le tableau de bord personnalisable de ClickUp pour obtenir des analyses en temps réel et générer rapidement des rapports lorsque vous en avez besoin, afin que vous sachiez toujours ce qui se passe et que vous puissiez réagir rapidement à tout signal d'alarme. 🚩
Si vous souhaitez apprendre à optimiser la planification de vos capacités, inscrivez-vous gratuitement à la formation Cours ClickUp University sur la façon de maximiser la planification de la capacité avec la vue Charge de travail.
Affichez une vue d'ensemble des statuts des projets et des tâches restantes au sein de votre équipe ou de votre département grâce aux tableaux de bord de ClickUp
Exemples et modèles de planification de la capacité
Voyons comment ces stratégies et processus peuvent se traduire dans des scénarios concrets, en utilisant les outils suivants Le modèle de charge de travail des employés de ClickUp .
Exemple de stratégie de lag
Riley est le directeur de la production d'une petite entreprise qui fabrique des sacs à main exclusifs, faits à la main. Il sait combien de sacs à main sont vendus chaque mois via sa boutique en ligne et établit son forfait en conséquence. 👜
Un jour, l'entreprise a un coup de chance : une influenceuse tombe sur leurs produits. Elle fait la promotion de son sac favori sur ses chaînes YouTube et TikTok, et soudain, tout le monde en veut un. Les commandes affluent, et l'entreprise se retrouve bientôt en rupture de stock.
L'entreprise profite de cette opportunité et crée une liste d'attente pour les sacs, qu'elle fait connaître sur ses chaînes. À l'aide du modèle de charge de travail, Teams fait de la planification de capacité et se rend compte qu'il faut ajouter trois fabricants de sacs qualifiés à l'équipe de quatre personnes. Cela permettra d'augmenter suffisamment les niveaux de stock pour répondre à la nouvelle demande.
Visualisez la quantité de travail attribuée aux collaborateurs individuels ainsi qu'à chacune de vos équipes grâce à l'affichage de la charge de travail dans ClickUp
Il faudra un certain temps pour embaucher les nouveaux membres du personnel et atteindre la vitesse de production maximale, mais la stratégie de décalage fonctionne ici parce qu'il s'agit d'un produit exclusif - et la liste d'attente très médiatisée le fait paraître encore plus exclusif. Les clientes sont prêtes à attendre et se réjouissent de recevoir enfin leur sac à main.
Exemple de stratégie de retard
Alex est le gestionnaire de projet d'une société de marketing. L'entreprise vient de remporter le contrat de production de matériel de marketing pour une grande entreprise, qui débutera dans deux mois, et il y a également un autre contrat possible dans le pipeline.
Lorsqu'Alex utilise le modèle pour la planification des capacités, il se rend compte qu'il n'y a aucun moyen pour leur équipe actuelle de six personnes de faire face aux heures de travail supplémentaires pour ces deux contrats sans faire beaucoup d'heures supplémentaires. 🕜
Ainsi, alors que le premier contrat est encore en cours de finalisation et avant que le second ne soit confirmé, ils font passer des entretiens à quatre nouveaux employés et les intègrent dans leur équipe. Au moment où le premier contrat commence officiellement, les nouveaux employés sont prêts à travailler.
Alex prend un certain risque parce que les contrats ne sont pas encore définitifs et qu'il est possible que quelque chose ne se passe pas comme prévu, mais ils parient sur la probabilité que les deux contrats se concrétisent. L'entreprise pourra également utiliser le fait qu'elle dispose déjà d'une équipe capable de faire face au travail comme argument de vente pour le second contrat.
Bien entendu, si elle ne remporte pas le second contrat, elle disposera d'une capacité supplémentaire au sein de son équipe. Dans ce cas, elle devra rapidement chercher d'autres entreprises ou se séparer de certains employés supplémentaires.
Utilisez la vue Liste pour afficher les futures missions de votre équipe
Exemple de stratégie de jumelage
Jamie gère une équipe de huit agents de centre d'appels qui travaillent par roulement pour une entreprise de vente au détail. 🎧
L'entreprise s'apprête à lancer une offre spéciale susceptible de susciter beaucoup d'intérêt. Il se peut qu'elle reçoive beaucoup d'appels supplémentaires au centre de contact, mais il y a aussi beaucoup d'informations sur son site web et sur d'autres canaux.
Jamie utilise le modèle de charge de travail et calcule que chaque agent a une certaine capacité, mais s'ils reçoivent trop d'appels, ils auront besoin d'une aide supplémentaire. Plutôt que d'embaucher du personnel supplémentaire, il demande à certains membres de l'équipe de remplacement d'être de garde.
La stratégie d'appariement permet à Jamie d'être prudente dans ses décisions, en n'apportant une aide supplémentaire qu'en cas de nécessité. Il n'y aura pas de dépenses inutiles si des membres supplémentaires de l'équipe ne sont pas nécessaires. Toutefois, si elle doit faire appel à des membres supplémentaires de l'équipe, l'augmentation des ventes résultant des demandes de renseignements téléphoniques supplémentaires devrait suffire à compenser le coût.
Ouvrez une vue Charge de travail de ClickUp pendant la planification des ressources pour obtenir les informations les plus récentes
Maîtriser la planification des capacités pour aider votre Business à prospérer
Le forfait de capacité vous aide à comprendre exactement la quantité de travail que votre équipe peut assumer. Elle compare la capacité actuelle à la demande à venir et détermine si vous devez embaucher des membres du personnel supplémentaires. Cela garantit l'efficacité, la productivité et une meilleure prise de décision, le tout conduisant à des profits plus élevés. 🙌
La méthode lag est la stratégie de planification de la capacité la plus conservatrice, qui n'augmente les ressources qu'en cas de demande avérée. La méthode lead est proactive, avec des risques et des bénéfices potentiellement plus élevés, tandis que la stratégie match vise à trouver un compromis entre ces deux extrêmes. Chaque stratégie travaille pour différents types d'entreprises et de situations, mais le pouvoir réside dans une bonne planification. S'inscrire gratuitement et commencez à utiliser ClickUp pour maîtriser la gestion de la capacité dès aujourd'hui