Les fournisseurs vous abandonnent ? Ce n'est pas vous, c'est votre RFI. 🤷
Aucun projet ne démarre avec tous les équipements et fournitures nécessaires déjà en place. Pour obtenir un matériel spécifique ou un nouveau logiciel, vous devez suivre la procédure standard suivante processus d'acquisition qui commence par la sollicitation d'informations auprès des fournisseurs ou des prestataires de services.
Pour formaliser le processus, vous devez d'abord envoyer un document de demande d'informations (RFI) au fournisseur, qui l'utilisera pour déterminer s'il souhaite travailler avec vous.
Les modèles de demande d'information sont essentiels si vous souhaitez faire bonne impression auprès des fournisseurs en adoptant une apparence et un ton plus professionnels. Le fait de disposer d'un processus normalisé pour votre document de demande d'informations vous place, ainsi que les processus d'approvisionnement de vos équipes, sur la voie de la réussite.
Ces documents comportent des champs prédéfinis pour saisir les données de manière formelle, ce qui rend le processus de collecte d'informations rapide et facile pour les deux parties. Vous ne savez pas où trouver le modèle idéal ? Nous avons ce qu'il vous faut !
Nous avons sélectionné les 10 modèles de demande d'information les plus fonctionnels qui rendront la communication avec les fournisseurs aussi facile que possible.
Qu'est-ce qu'une demande d'information ?
Une demande d'information est un document formel utilisé par les gestionnaires de projets et de tâches, ainsi que par les équipes de planification, pour demander aux fournisseurs potentiels s'ils ont la capacité de fournir les services ou les matériaux nécessaires à un projet particulier.
Ce document peut également être utilisé pour se renseigner sur un produit, un article ou un service déjà acquis. La plupart des demandes d'information sont décrites selon les cinq catégories suivantes :
- Nom et coordonnées de l'entreprise demanderesse
- Aperçu du projet nécessitant les fournitures
- Questions sur le produit ou le service prospecté (capacités du produit, expérience et prix) ❓
- Une date limite pour la soumission des réponses
- Des instructions contextuelles
Vous envoyez généralement l'appel d'offres à plusieurs fournisseurs et vous créez listes de fournisseurs pour recueillir des informations et comparer les options sur la base de vos critères de sélection. Étant donné que les fournisseurs peuvent répondre dans le même document, celui-ci sert d'enregistrement de l'échange d'informations.
Pourquoi avez-vous besoin d'un modèle de demande d'information ?
Pour rédiger une fiche de demande d'information parfaite, vous devez être concentré et pertinent. C'est pourquoi les gestionnaires avisés s'appuient sur des modèles de demande d'information rédigés par des experts pour faire le gros du travail. 🏋️
Un modèle de demande d'information rationalise le processus de demande d'informations aux fournisseurs. Il suit la structure formalisée pour extraire des informations. Ses sections définies garantissent la cohérence, la clarté et la concision de votre communication externe et vous permettent d'économiser du temps et des efforts.
L'utilisation de modèles de demande d'information offre de nombreux avantages, notamment :
- Personnalisation : ils sont facilement modifiables pour s'adapter aux exigences uniques de chaque scénario de passation de marché tout en maintenant un cadre uniforme
- Comparaison facile : les formats standardisés simplifient le processus de comparaison des réponses des fournisseurs, ce qui accélère la sélection
- Documentation : les modèles facilitent le suivi de toutes les conversations que vous avez avec les fournisseurs, en servant de description détaillée ou de preuve que vous avez fait votre choix de manière équitable
- Réduction des coûts : Ils contribuent à réduire les coûts administratifs liés aux opérations de passation de marchés en rationalisant le processus de demande de renseignements
10 modèles et formulaires de demande d'information pratiques à essayer
Il existe une grande variété de modèles de demande d'information disponibles en ligne, et nous avons rassemblé la crème de la crème pour vous ! Nous disposons d'options faciles à utiliser proposées par des fournisseurs de premier plan tels que ClickUp et TemplateLab. Découvrez plus en détail leurs fonctionnalités exclusives ci-dessous. 👀
1. Modèle de demande d'information standard ClickUp
Restez organisé et gardez une trace de toutes les demandes d'information de manière transparente avec le modèle de demande d'information standard de ClickUp
Restez concentré et organisé pour toute initiative de demande d'information ou processus d'approvisionnement avec le modèle de demande d'information standard ClickUp Modèle de demande d'information standard ClickUp . Ce modèle de demande d'information polyvalent et gratuit vous aide à recueillir des données auprès de tous les types de fournisseurs, à centraliser les réponses et à rendre les comparaisons équitables et transparentes. ⚖️
Pour utiliser ce document, il suffit de le télécharger et de créer un formulaire de demande de renseignements pour des fournisseurs potentiels. Ajoutez autant de détails que vous le souhaitez, tels que le nom du demandeur, le service et la date d'échéance. Envoyez le formulaire et suivez-le grâce à des statuts tels que Nouvelle demande, Accusé de réception, Annulé, Complet et Livraison. Comparez les réponses reçues grâce à plusieurs vues personnalisables.
La vue Liste des demandes affiche les RFI organisées par catégorie comme Problème, Suggestion et Modification. Il y a aussi la vue Panneau de processus RFI, qui représente visuellement les demandes comme des cartes sur un Tableau Kanban . Ces cartes sont regroupées par statut et par priorité pour mieux visualisation des tâches .
Déplacez une demande d'une étape à l'autre à l'aide d'un simple outil de glisser-déposer. Vous pouvez également définir des critères d'évaluation pour l'ensemble de vos statuts afin de rationaliser le processus.
Dans la vue Calendrier de livraison, l'accent est mis sur les dates d'échéance de chaque demande, ce qui vous donne un aperçu rapide de ce qui a été honoré ou négligé. Vous pouvez reprogrammer les échéances en cliquant sur le bouton Délai de l'écran.
2. Modèle de demande d'information ClickUp
Recueillez les données des demandes d'information et conservez un enregistrement clair de tous les détails essentiels en toute simplicité grâce à ce modèle de réponse aux demandes d'information ClickUp conçu pour les projets de construction
Vous cherchez un moyen simple de collecter des données sur les fournisseurs ou les entrepreneurs avec plus de clarté ? Ne cherchez pas plus loin que le modèle de réponse aux demandes d'information de ClickUp, conçu pour les projets de construction Modèle de demande d'information ClickUp le modèle de demande d'information ClickUp est un puissant formulaire de demande d'information spécialement conçu pour créer un processus de collecte d'informations facile à suivre et cohérent. 🧐
Utilisez ce modèle pour collecter facilement des données sur les fournisseurs, telles que les qualifications, les matériaux et les prix. Vous pouvez gérer les données de plusieurs entrepreneurs par le biais d'une interface unique et de suivre les progrès grâce à des mises à jour en temps réel, telles que les changements dans la programmation les délais de réponse ou la tarification.
Cette fonction est particulièrement utile dans les cas suivants comme la construction et l'industrie manufacturière, où les changements fréquents de coûts peuvent faire des ravages dans les budgets. Suivez les réponses aux demandes d'information grâce à quatre vues conviviales :
- Vue formulaire de soumission RFI : Permet de revérifier les détails de la demande d'information tels que le titre et la description, le nom du projet, sa portée et sa priorité
- Vue de la liste des journaux RFI : fournit un résumé de toutes les données RFI regroupées par statut et propose des champs personnalisés pour la réponse, la modification du coût et la modification du calendrier
- Vue du tableau des projets : affiche les DDR regroupées par nom de projet, en améliorant la correspondance entre les départements
- Vue du tableau du champ d'application des RFI : affiche les RFI classées par champ d'application, ce qui permet aux responsables de décider de l'approbation requise (le cas échéant)
Nous recommandons d'utiliser Courriel dans ClickUp pour envoyer un document de demande d'information à des fournisseurs sans plateformes mobiles.
3. ClickUp Procurement Template
Naviguez efficacement dans l'ensemble du processus de passation de marchés grâce à des tableaux, des listes et des documents à des fins diverses en utilisant le modèle de passation de marchés ClickUp
Acquérir des biens auprès de fournisseurs dans les délais et en quantité suffisante est une tâche stressante qui nécessite une planification et une collaboration méticuleuses. Faites confiance à l'outil Modèle d'approvisionnement ClickUp pour faire de l'ensemble du processus une promenade dans le parc ! 🌳
Lorsqu'il s'agit de l'approvisionnement en matières premières ce modèle d'espace de travail couvre tout, de la planification et de la coordination à l'exécution des tâches, l'acceptation des propositions de prix , en supervisant les stocks et en normalisant le processus de livraison.
Il comprend huit vues différentes qui vous permettent de contrôler toutes les étapes critiques de l'approvisionnement. Par exemple, la vue Doc des procédures opérationnelles standard d'approvisionnement est idéale pour assigner les rôles de l'équipe et définir la matrice d'approbation.
Vous disposez de plusieurs vues focalisées sur les fournisseurs, telles que Master Supplier Directory et Supplier Risk, pour classer vos fournisseurs et prendre en compte les risques de livraison associés à chacun d'entre eux. Utilisez la vue Niveau de fournisseur pour classer les fournisseurs en fonction de la criticité de leurs fournitures pour un projet.
Le modèle est fourni avec un formulaire de demande d'achat intégré pour recueillir les demandes d'achat internes. Utilisez des statuts tels que Ouvert, En cours d'examen, Négociation active et Clarification nécessaire pour informer votre équipe des tâches d'approvisionnement en cours.
Personnalisez le modèle pour le suivi du temps, les avertissements de dépendance et le suivi des étapes en utilisant les options suivantes Configurations ClickApps .
4. Modèle de processus d'appel d'offres ClickUp
Modèle de processus d'appel d'offres ClickUp
Prêt à attirer les propositions de projets de la part de soumissionnaires enthousiastes ? Les Modèle de processus d'appel d'offres ClickUp est là pour vous aider ! Ce modèle de tâche rationalise les attributs du projet et les critères communs pour une évaluation objective, faisant du processus d'évaluation des propositions un jeu d'enfant. 🌬️
Une demande de proposition (RFP) est généralement utilisée pour demander des offres ou des propositions à des fournisseurs ou prestataires de services potentiels, détaillant comment ils prévoient d'exécuter le projet s'ils sont sélectionnés pour le travail. Ce modèle de tâche comprend des listes de contrôle, des attentes et des champs personnalisés afin de faciliter le processus d'appel d'offres et de garantir un partenariat fiable avec les fournisseurs.
En règle générale, vous pouvez ajouter des détails clés sur votre projet dans cinq catégories par défaut :
- Phase du processus : un menu déroulant permet de sélectionner la phase du processus en cours, comme la rédaction, la planification ou la révision. Vérifiez l'état d'avancement de vos tâches et sous-tâches à l'aide de la fonctionfonction d'avancement automatique2. Budget : Spécifier le budget alloué à l'ensemble de la tâche de demande de propositions ou à une sous-tâche particulière
- Pièces jointes : champ de fichier qui stocke les entrées et/ou les sorties nécessaires pour une sous-tâche
- Date d'attribution : champ de date permettant de spécifier la date d'attribution du contrat
- Date limite d'envoi de la proposition : Champ de date indiquant la date limite de soumission des propositions
Bien que le modèle soit fourni avec une liste de contrôle préétablie, les listes de contrôle des tâches et des sous-tâches sont entièrement personnalisables. Une fois que vous avez vos propositions, utilisez Jalons dans ClickUp pour négocier et finaliser des accords.
5. Modèle d'énoncé de travail pour l'appel d'offres ClickUp
Créez un résumé de votre premier projet avec votre fournisseur en partageant le modèle de cahier des charges ClickUp RFP, un document pré-conçu entièrement personnalisable
Rédiger un cahier des charges à partir de zéro n'est pas une mince affaire. Heureusement, le Modèle de cahier des charges pour les appels d'offres ClickUp permet d'élaborer des propositions complètes et professionnelles en un rien de temps. ⏳
Pour les non-initiés, un cahier des charges fournit une compréhension commune du projet livrables et les modalités de paiement, ce qui permet de clarifier et d'orienter le projet. Ce modèle ClickUp Doc, facile à utiliser pour les débutants, comporte des champs prédéfinis qui permettent de rédiger facilement un cahier des charges de qualité. Commencez par définir les détails mesurables concernant le travail requis, sa durée, les processus impliqués et les ressources nécessaires à la réalisation de chaque prestation.
Si vous avez du mal à vous y retrouver dans une section, le guide intégré au modèle peut vous aider. Par exemple, si vous ne savez pas quoi ajouter à la section Autorisation, le document vous suggérera d'expliquer si votre exécution du projet ne nécessite aucune autorisation matérielle ou logicielle. Vous pouvez également demander de l'aide lors de l'intégration de segments tels que les droits d'auteur et les marques commerciales, la confidentialité des données et les lois sur la sécurité propres à votre secteur d'activité.
ClickUp offre un support AI pour une variété de tâches d'écriture . Essayez les ClickUp AI pour générer rapidement des SOW, des pitchs et des propositions dans un ton et un style spécifiques.
Ce modèle vous permet, à vous et à votre fournisseur, d'éditer ensemble le cahier des charges et de faire des révisions en temps réel par le biais d'un lien partageable.
6. ClickUp Achats de matières premières Modèle de POS
Rédigez facilement une procédure opérationnelle standard pour l'obtention de matériaux pour votre entreprise en remplissant les sections prédéfinies à l'aide du modèle ClickUp Purchasing Raw Materials SOP Template
Le modèle ClickUp Achats de matières premières Modèle de POS est une autre option de notre liste qui favorise l'approvisionnement. Il permet d'entretenir les relations avec les fournisseurs, de gérer les flux d'achat et d'optimiser les niveaux de stocks grâce à des livraisons ponctuelles et à la gestion des déchets.
Ce modèle vous permet de définir les procédure opérationnelle standard (POS) pour maintenir un approvisionnement cohérent en matières premières, favorisant l'efficacité opérationnelle avec un minimum d'écarts.
Utilisez les sections prédéfinies de ce modèle pour rédiger efficacement votre POS. Vous pouvez énoncer l'objectif et le champ d'application. Ensuite, décrivez les étapes précises de la commande dans la section Procédure.
Si vous déléguez la tâche d'approvisionnement, nous vous recommandons d'établir des normes pour les fournisseurs préférés, la quantité souhaitée et le coût budgété afin d'éviter les malentendus. Le cadre comprend une section FAQ personnalisable à la toute fin du modèle.
Vous pouvez stocker ce modèle dans Docs ClickUp pour faciliter l'accès à l'ensemble de l'équipe ou l'annexer aux contrats des fournisseurs ou des vendeurs en quelques clics. Une fois que vous avez placé un commande d'achat et de suivre son évolution sur Tableaux de bord ClickUp par le biais de balises de statut telles que Order Placed, Waiting Approval et Materials Received. Vous pouvez utiliser Automatisations dans ClickUp pour être averti en cas de scénarios critiques tels que des niveaux de stock bas et des livraisons retardées.
7. Modèle de formulaire de commande de fournitures ClickUp
Gardez une trace des demandes d'approvisionnement et surveillez les délais de livraison en un seul endroit en utilisant le modèle de formulaire de commande d'approvisionnement ClickUp
Vous avez reçu plusieurs commandes en même temps ? Rationalisez le processus de commande de fournitures avec le modèle de formulaire de commande de fournitures ClickUp Modèle de formulaire de commande de fournitures ClickUp . 🎁
Ce modèle vise à simplifier la charge administrative qui accompagne les cycles de commande complexes. Il fonctionne aussi bien pour les fournisseurs que pour les acheteurs. Vous obtenez un guide de démarrage pour vous montrer comment naviguer dans l'outil riche en fonctionnalités, organiser l'inventaire et la logistique de livraison, et collaborer avec les fournisseurs.
Le modèle vous propose un formulaire de commande de fournitures simple à utiliser pour faciliter la saisie des données. Remplissez les champs avec des informations telles que le numéro de la commande de fournitures, les informations sur le demandeur et le fournisseur, le service et le type de fournitures.
Suivez le flux de vos commandes d'approvisionnement/d'achat grâce à ces étiquettes d'état pratiques :
- Nouvelle demande
- Payé
- Soumettre au fournisseur
- Ajouté à l'inventaire
- Compléter
- Refusé
- Facture reçue
- Pour approbation
- En transit
- Fournitures reçues
Si vous êtes un fournisseur, ouvrez la Vue de la liste des nouvelles commandes sur le modèle pour voir les dernières demandes de commandes groupées selon leur statut. Vous pouvez également voir les commandes par département et suivre les échéances de paiement.
8. Modèle de demande d'information sur la culture de la sécurité
Rédigez et partagez des demandes d'information, joignez des images pour une référence plus claire, et choisissez votre fournisseur sans effort en utilisant le modèle de demande d'information sur la culture de la sécurité
Les documents de demande d'information pour les travaux de construction nécessitent de poser des questions sur une multitude de spécifications et de références de projets antérieurs. Le modèle de demande d'informations sur la culture de la sécurité peut vous aider à rechercher des données avec des références adéquates pour des éléments tels que les dessins proposés, les permis de construire et les questions de santé et de sécurité.
Ce modèle facile à utiliser contient des champs par défaut tels que le numéro de la demande d'information, la date de la demande et l'identifiant du projet, que vous pouvez utiliser pour faciliter la collaboration avec les parties prenantes du projet. Il propose une section Présentation de la RFI dédiée, qui permet de faire référence à des images et à des textes.
En ce qui concerne les questions de la RFI, vous pouvez être aussi détaillé que vous le souhaitez. Pour utiliser ce modèle, vous devez vous inscrire sur la plateforme Safety Culture (anciennement iAuditor).
Une fois que vous avez votre compte, vous pouvez facilement localiser une demande d'information spécifique en recherchant son identifiant unique. En outre, vous pouvez envoyer le modèle RFI sous forme de rapport PDF, l'exporter vers Word, Excel, Google Sheets et Google Docs, ou l'assigner à un destinataire externe par courrier électronique. ✉️
9. Modèle Word de rapport de demande d'information (RFI) par TemplateLab
Utilisez ce modèle Word pour créer des RFI personnalisables pour différents scénarios de demande d'information
Si vous êtes à la recherche d'une demande d'information très détaillée avec des sections standard, profitez du modèle de rapport de demande d'information (RFI) Word de TemplateLab.
Ce modèle Word de huit pages comprend les sections standard ainsi que des titres, des sous-titres, une table des matières et une page de garde d'apparence formelle. Il vous suffit de remplacer le texte écrit en rouge pour adapter le modèle à vos besoins.
Ce modèle sert de guide étape par étape pour la rédaction d'une demande d'information détaillée. Vous y trouverez des instructions pour traiter les sections essentielles telles que le but de la demande de renseignements, les objectifs, les données de base, la description du système actuel et du problème posé, les informations demandées et les informations techniques.
Il est également entièrement personnalisable, ce qui vous permet de modifier le style, la taille et la couleur de la police, d'ajouter des tableaux et d'insérer des images pour plus de clarté.
10. Word Meilleur modèle de RFI par RFP360
Utilisez ce modèle Word pour créer des demandes d'information personnalisées pour différents scénarios de demande d'achat
Si vous n'aimez pas les modèles longs et verbeux, le modèle Word Best All-Around RFI Template de RFP360 pourrait vous intéresser.
Que vous recherchiez des informations sur des services de conseil ou que vous ayez en tête un projet particulier nécessitant une assistance, ce modèle de demande d'information peut vous intéresser Modèle de demande de propositions est votre outil pour transmettre efficacement les exigences aux fournisseurs dans un format concis.
Le modèle vous permet de personnaliser votre demande de renseignements en cinq sections :
- Informations sur l'entreprise : donnez un aperçu de votre organisation ou de votre secteur d'activité
- Exigences du fournisseur : Décrivez les spécifications/compétences que vous recherchez chez les fournisseurs potentiels
- Description du projet : Fournir des détails surles objectifs du projet et une vue d'ensemble du défi
- Directives de soumission : Précisez clairement comment vous souhaitez recevoir et mettre en forme les réponses
- Informations demandées : Posez une série de questions sur l'entreprise, l'expérience, la solution proposée et le prix du fournisseur
Rationalisez le processus de commande de fournitures !
Si vous évoluez dans un environnement concurrentiel centré sur les fournisseurs, des demandes d'information de qualité vous confèrent un avantage stratégique en tant qu'entreprise. Elles donnent une bonne première impression et vous aident à trouver des partenaires valables. Heureusement, rédiger et envoyer des formulaires de demande d'information de qualité est un jeu d'enfant grâce aux modèles que nous proposons.
Vous pouvez consulter les Bibliothèque de modèles ClickUp pour trouver plus de 1 000 autres modèles polyvalents conçus pour optimiser les activités de votre entreprise. 🦸