La gestion des processus d'approvisionnement exige de s'attaquer à des chaînes d'approvisionnement délicates, de traiter avec des fournisseurs, de respecter des règles et de jongler avec l'approvisionnement mondial, ce qui n'est pas une tâche facile !
Une communication efficace et la transparence sont essentielles pour optimiser les performances de la chaîne d'approvisionnement.
Obtenir les meilleures conditions avec vos fournisseurs et maximiser les gains nécessite une stratégie bien pensée. Et, bien sûr, il est essentiel de disposer des bons outils d'approvisionnement pour montrer la voie.
Préparez-vous à recevoir quelques conseils pratiques et à découvrir la plateforme d'approvisionnement ClickUp, votre outil de prédilection pour atteindre vos objectifs d'entreprise. Cette solution vous permettra d'accélérer l'ensemble de votre processus comme jamais auparavant.
Qu'est-ce que l'approvisionnement ?
L'approvisionnement fait référence à l'acquisition de biens, de services ou de travaux auprès de sources externes. Il s'agit d'un processus en plusieurs étapes couvrant le sourcing, l'achat, la négociation et la logistique. L'objectif est de sécuriser les ressources nécessaires à l'assistance des opérations ou des projets de votre organisation.
Les achats sont essentiels pour gérer les coûts, garantir la qualité et entretenir les relations avec les fournisseurs afin d'atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise. Les achats de base couvrent ces premières étapes, mais le niveau avancé permet d'aller plus loin : analyse des données relatives aux achats, traitement des règlements et élaboration de futurs forfaits d'achat.
Votre stratégie d'approvisionnement peut inclure l'étude des besoins de l'entreprise, le suivi des recettes et la mise à jour des conditions de paiement. Cependant, au cœur du processus d'approvisionnement, tous les services d'approvisionnement partagent le même objectif : obtenir à temps des fournitures à des prix compétitifs et maximiser la valeur.
Les étapes clés du processus d'approvisionnement sont l'identification de la demande, la négociation et la gestion des contrats, le traitement des devis, l'approbation du budget, la facturation et la maintenance des dossiers. Nous reviendrons plus en détail sur ces questions dans les sections suivantes.
Types de processus d'approvisionnement
Pour mieux comprendre le processus d'acquisition, nous allons le diviser en différents types :
1. Processus d'acquisition directe
L'approvisionnement direct consiste à acquérir des biens, des services ou des matières premières pour votre produit final. Il s'agit de s'approvisionner en matériaux essentiels à la production ou à la fabrication des produits ou services de base de votre entreprise.
L'approvisionnement direct vise à obtenir efficacement des intrants de qualité, à négocier avec les fournisseurs, à gérer les contrats et à garantir une livraison dans les délais pour assister le cycle de production.
Pour les entreprises manufacturières, il s'agit d'obtenir les matières premières et les services nécessaires à la création du produit final. De même, pour les détaillants, il s'agit d'acheter des produits à des grossistes pour les vendre au client final.
Ce type d'approvisionnement est crucial pour des industries telles que la fabrication, où la qualité et la disponibilité en temps voulu des matériaux ont un impact significatif sur le produit final.
2. Processus d'approvisionnement indirect
Les achats indirects consistent à acquérir des biens et des services qui ne sont pas directement liés à la production du produit final. Il s'agit de l'achat de biens et de services qui assistent l'ensemble des opérations et des fonctions de votre entreprise, mais qui ne font pas partie du produit final.
Pensez aux fournitures de bureau, à l'aide informatique, aux services de marketing, aux services de conseil, à l'entretien des installations et à d'autres éléments qui permettent à l'organisation de fonctionner - ces éléments font partie des achats indirects.
Les achats indirects permettent de disposer des ressources nécessaires à l'assistance des opérations internes et des activités de l'entreprise.
3. Processus d'approvisionnement stratégique
L'approvisionnement stratégique est un processus qui implique l'élaboration et l'exécution d'une stratégie d'approvisionnement alignée sur la stratégie globale de l'entreprise objectifs et les buts globaux de votre organisation. Elle va au-delà des aspects transactionnels de l'achat de biens et de services et se concentre sur la création d'une valeur à long terme pour l'organisation.
Elle implique la collaboration de différents services au sein de l'entreprise afin de s'assurer que les biens de bonne qualité sont achetés au bon moment.
Dans le cadre des achats stratégiques, il est question de gérer les relations avec les fournisseurs, d'évaluer les risques, d'analyser le marché et de collaborer avec les parties prenantes clés. L'objectif ? Réduire les coûts, accroître l'efficacité et contribuer à la réussite de votre organisation en prenant des décisions intelligentes et en établissant des partenariats solides et durables avec les fournisseurs.
4. Processus d'approvisionnement opérationnel
L'approvisionnement opérationnel est le processus quotidien d'obtention des biens et services nécessaires à la fonction normale de votre organisation. Il implique l'exécution de tâches de routine telles que la demande, la commande et la réception de produits ou de services.
L'approvisionnement opérationnel consiste à répondre aux besoins immédiats et à assurer le bon déroulement des opérations, en gérant les transactions, en veillant à ce que les livraisons soient effectuées dans les délais impartis et en maintenant des niveaux de stocks adéquats.
Il s'agit de tâches telles que le traitement des commandes, la gestion transactionnelle des fournisseurs et le traitement de l'administration courante des achats.
5. Processus d'approvisionnement tactique
Dans le cadre de ce processus d'achat, l'équipe exécute des actions et des stratégies spécifiques dans le cadre du processus d'achat au sens large. Elle se concentre sur la réalisation d'objectifs à court et moyen terme liés à la réduction des coûts, à l'amélioration de l'efficacité et à l'optimisation des processus.
Dans le cadre de l'approvisionnement tactique, vous sélectionnez des fournisseurs, négociez des contrats et mettez en œuvre des mesures de réduction des coûts.
Il s'agit d'une approche réactive et davantage axée sur les transactions que les autres types d'achats. Elle est également idéale pour répondre aux besoins d'urgence de votre entreprise.
Les étapes du processus d'acquisition
Chaque entreprise a sa propre façon de faire en matière de passation de marchés. Pour simplifier les choses, décomposons le processus en neuf grandes étapes qui s'appliquent universellement :
Étape 1 : Identifier vos besoins
L'identification de vos besoins est un processus. Commencez par vous entretenir avec les parties prenantes concernées - utilisateurs, chefs de service et décideurs - afin de comprendre leurs besoins et leurs attentes.
Ensuite, procédez à une évaluation approfondie des besoins en analysant les niveaux d'inventaire actuels, en évaluant les écarts de performance ou en envisageant les objectifs futurs de l'organisation.
Définissez clairement les spécifications et les exigences des biens ou des services dont vous avez besoin en ajoutant des détails tels que la quantité, les normes de qualité, les spécifications techniques, les échéanciers de livraison et d'autres critères pertinents.
Ensuite, évaluez et comprenez vos contraintes budgétaires afin d'établir des attentes réalistes. Enfin, procédez à une évaluation des risques afin d'identifier les difficultés ou les risques potentiels liés à la passation du marché.
Consignez tous ces détails dans un document formel qui servira de base à la création de demandes de propositions (RFP) ou de devis (RFQ) lors de la communication avec les fournisseurs potentiels.
Étape 2 : Créer et soumettre une demande d'achat (DA)
Après avoir identifié vos besoins, il est temps de soumettre une demande d'achat.
Une demande d'achat (DA) est un document ou un formulaire formel utilisé au sein d'une organisation pour lancer le processus d'achat.
Une demande d'achat comprend des détails essentiels tels qu'une description effacée des éléments ou services nécessaires, des spécifications quantitatives, des informations budgétaires, des exigences de livraison, des préférences en matière de fournisseurs et des signatures d'approbation.
Une fois la demande d'achat approuvée, elle sert de base à l'émission d'une commande au fournisseur choisi. Ce document garantit une communication fluide entre les services et aligne les acquisitions sur les besoins et le budget de votre organisation.
Étape 3 : Sélectionner le(s) fournisseur(s)
Maintenant que vous avez la demande d'achat, il est temps de commencer à chercher des fournisseurs qui offrent des services rentables avec une valeur maximale.
Après avoir présélectionné les fournisseurs, demander un devis de chacun d'entre eux. Plus votre demande d'information plus il est facile de comparer et d'analyser les différents prix et services.
Lorsque vous choisissez un fournisseur, tenez compte des facteurs prix, service, qualité, réputation, rapidité et fiabilité. L'idéal est de cocher toutes ces cases. Si votre organisation accorde de l'importance à la responsabilité sociale, tenez compte de l'engagement environnemental et de l'éthique du fournisseur.
L'analyse de ces facteurs vous orientera vers les fournisseurs les plus appropriés et créera une gestion de la chaîne logistique pour vos besoins d'approvisionnement.
Étape 4 : Négocier la meilleure offre
Il s'agit maintenant d'obtenir la meilleure offre parmi les options que vous avez présélectionnées. Discutez avec différents fournisseurs, voyez ce qu'ils ont à vous proposer et négociez pour obtenir le meilleur produit dans les limites de votre budget.
C'est à cette étape que vous choisissez le fournisseur final par le biais d'une procédure d'appel d'offres.
Nous vous conseillons de présélectionner au moins trois fournisseurs et de négocier avec eux pour obtenir la meilleure offre possible. Après avoir négocié individuellement avec chaque fournisseur, il est temps de comparer leurs offres.
Évaluez les meilleures offres qu'ils présentent, prenez un moment de réflexion, effectuez une comparaison approfondie et obtenez un accord écrit du vendeur sélectionné une fois que vous avez fait votre choix.
Cette étape permet de consolider la validation et d'éviter d'éventuels malentendus.
Étape 5 : Établissement d'une commande (PO)
Une fois que vous avez obtenu la meilleure offre, passez votre commande .
Il suffit de remplir une commande et de l'envoyer au fournisseur. Veillez à ce que les choses soient claires et évitez toute confusion en fournissant des détails précis lors de l'achat.
Indiquez les prix et les spécifications convenus, vérifiez tout et mettez le tout par écrit. Cette approche prudente facilite la transaction et réduit les risques de malentendus.
Étape 6 : Réception et inspection des marchandises
Lorsque vous recevez vos marchandises, c'est le moment de vérité. Il est temps de vérifier si le fournisseur a tenu ses promesses.
Inspectez les fournitures pour évaluer la qualité et repérer les erreurs ou les défauts éventuels. C'est l'occasion de passer en revue la commande et de vous assurer que la qualité est conforme aux normes de votre entreprise.
Vos efforts pour choisir un fournisseur approprié doivent être récompensés par la qualité des fournitures livrées.
Étape 7 : Effectuer une comparaison tripartite
Après avoir vérifié les marchandises, il est temps de procéder à la vérification des factures avant d'effectuer le paiement final au fournisseur.
Suivez une technique de comparaison à trois voies pour vérifier les dettes en comparant le bon de commande, la réception de la commande et la facture. Cette technique permet de mettre en évidence les éventuelles divergences ou inexactitudes dans la facturation.
La centralité de cette étape dans le cycle d'approvisionnement vient de la nécessité de revérifier les paiements effectués pour y déceler d'éventuelles fautes ou ajouts incorrects. C'est l'une de vos principales responsabilités.
Étape 8 : Payer la facture
Il est temps de récompenser vos fournisseurs en leur payant le montant dû à temps et en scellant des relations cordiales pour l'avenir.
Tout comme une bonne qualité et des prix avantageux permettent au fournisseur de se démarquer de tant d'autres, les paiements dans les délais sont le fondement d'un acheteur attrayant. Si le processus d'appariement à trois est sans faille, procédez à l'approbation de la facture et au paiement par l'intermédiaire des comptes fournisseurs.
Effectuer les paiements dans les délais est donc l'un des facteurs essentiels pour établir de bonnes relations avec les fournisseurs, obtenir des remises pour avoir payé à temps et améliorer la réputation de votre entreprise. Cela permet également d'éviter les demandes de pénalités de retard et d'encourager les nouveaux fournisseurs à entrer en connexion avec l'entreprise.
Étape 9 : Tenir des registres
La dernière étape du processus de passation de marchés, mais aussi la plus importante, est la tenue de registres.
Il s'agit de noter chaque étape du processus de passation de marchés, depuis les offres de prix initiales et les négociations jusqu'aux commandes et aux factures.
La tenue de registres est essentielle pour le forfait des achats futurs, les audits et le calcul des taxes. Il ne s'agit pas seulement d'un avantage interne, mais aussi d'un atout précieux pour la résolution des litiges.
Les défis de l'approvisionnement
Même avec un processus d'approvisionnement diligent, il est toujours possible de rencontrer des difficultés dans le processus global. La plupart des équipes chargées de la gestion de la chaîne d'approvisionnement sont confrontées aux problèmes suivants :
1. La fragmentation des fournisseurs
Y a-t-il tout simplement trop de produits et de services divers que vous devez noter ?
La base de données des fournisseurs est souvent fragmentée avec de multiples fournisseurs dans différentes catégories, ce qui rend difficile la négociation de réductions sur les volumes et entraîne des problèmes complexes gestion des contrats .
La catégorisation et la tenue des comptes individuels peuvent exiger un temps et une attention incommensurables de la part de l'équipe chargée des achats.
Solution: Créer des directives pour l'évaluation des fournisseurs et continuer à mettre à jour la base de données des fournisseurs pour la maintenir à jour. _Utiliser une solution de gestion des achats comme ClickUp pour rationaliser les interactions avec les fournisseurs, consolider les données et favoriser la collaboration
2. Les dépenses des francs-tireurs
Les achats non autorisés ou non conformes effectués par des personnes au sein d'une organisation sans respecter les politiques et procédures d'approvisionnement établies sont catégorisés comme des dépenses de francs-tireurs.
Des employés de haut niveau et des cadres de différents services peuvent effectuer des achats de manière indépendante, en contournant la procédure standard. Cela peut avoir des conséquences pour votre entreprise : des achats coûteux, des opportunités d'économies manquées et une qualité irrégulière.
C'est une perte pour l'entreprise et cela pose des problèmes d'archivage à l'équipe chargée des achats. Le budget risque de ne pas être respecté, ou les achats risquent de ne pas figurer dans les dossiers.
Solution: _Prévenir cette situation en paramétrant des règles d'achat bien définies pour tous les employés. Utiliser un logiciel de gestion des achats _comme ClickUp qui permet de gérer de manière centralisée tous les aspects de votre stratégie d'achat
3. Une stratégie limitée
Les équipes chargées des achats risquent d'être accaparées par les besoins quotidiens de l'entreprise et de se concentrer uniquement sur la sourcing des besoins d'achat dans les plus brefs délais, instructions.
En se concentrant principalement sur les besoins opérationnels les stratégies telles que la consolidation des fournisseurs, les économies de coûts et les partenariats pourraient être reléguées au second plan. Cela peut servir des objectifs à court terme, mais cela met en jeu le rôle central de la gestion des achats.
Solution: Utilisez ClickUp pour créer, surveiller et gérer votre processus d'approvisionnement de manière stratégique avec une collaboration d'équipe, des vues simplifiées, et bien plus encore.
4. Conformité et gestion des risques
Garantir la conformité et gérer les risques dans le domaine des achats est un véritable défi. Il faut respecter scrupuleusement les réglementations, prendre en compte les implications juridiques et mettre en œuvre des stratégies proactives de gestion des risques stratégies proactives d'atténuation des risques pour se prémunir contre les complications imprévues.
Le travail selon ces conformités et l'atténuation des risques causés par les violations de données ou la non-conformité des vendeurs sont d'une importance capitale pour l'équipe. Une fois de plus, il s'agit d'un processus qui prend du temps et qui est sensible au facteur temps.
Solution: _Utilisez ClickUp pour suivre la conformité, tisser des protocoles de gestion des risques et centraliser vos processus d'approvisionnement. Il s'agit d'une approche systématique qui réduit les erreurs, augmente la visibilité et encourage une collaboration harmonieuse, simplifiant ainsi la conformité et la gestion des risques dans le domaine des achats
5. Défis manuels
Le traitement des demandes d'achat, des factures et des approbations de paiement peut s'avérer difficile pour les équipes chargées des achats qui sont encore dépendantes des processus manuels. Ce processus est gourmand en main-d'œuvre, sujet aux erreurs, chronophage et inefficace.
Le recours à des processus manuels ralentit la vitesse, diminue la précision et entrave la productivité globale, ce qui rend difficile de répondre aux demandes rapides de l'approvisionnement.
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- Champs personnalisés : Catégorisez et ajoutez des attributs à vos tâches en ajoutant des éléments visuels tels que le nom du contact du fournisseur, l'approvisionnement approuvé, l'e-mail du contact, le fournisseur, le demandeur, etc.
- Gestion de projet : Avec toutes les fonctionnalités mises en évidence ci-dessus, simplifiez la gestion de projet et atteignez vos objectifs plus rapidement
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