Fini les pertes de temps : Comment organiser une réunion ad hoc efficace pour votre équipe

Personne n'aime une réunion qui aurait pu se faire par e-mail. D'après une étude de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail (ESA), les réunions de l'ESA n'ont pas lieu étude récente sur la participation aux réunions, les réunions inutiles peuvent potentiellement coûter à votre entreprise 25 000 $ par employé et par an !

Chaque réunion quotidienne de l'équipe n'est pas une perte de temps. Les réunions, qu'elles soient forfaitaires ou impromptues, ont leur place dans la réussite de l'entreprise.

Toutefois, les réunions ad hoc sont plus susceptibles d'interrompre les flux de travail que les réunions régulières, car elles se produisent de manière inattendue. En revanche, elles permettent de prendre des décisions concrètes lorsque des circonstances imprévues surviennent ou que de nouvelles opportunités se présentent, ce qui vous donne un avantage sur des marchés où la concurrence est féroce.

**Alors, comment faire pour que les réunions ad hoc fassent progresser votre entreprise au lieu de la rendre improductive ?

• Quand convoquer une réunion ad hoc ?
• Quelles sont les étapes à suivre pour la mener à bien ?
• Comment éviter les pièges les plus courants lors de l'organisation de réunions de dernière minute ?

**Nous vous présenterons les outils de ClickUp qui permettent de transformer les réunions ad hoc non structurées en sessions productives axées sur les résultats souhaités. Plongeons dans l'aventure !

Qu'est-ce qu'une réunion ad hoc et en quoi diffère-t-elle d'une réunion forfaitaire ?

Le terme ad hoc signifie à cette fin ou en fonction des besoins. Une réunion ad hoc ou impromptue est un type de réunion organisée spontanément, généralement pour répondre à un problème spécifique ou à une opportunité de manière urgente. Dans la plupart des cas, le problème survient de manière inattendue et nécessite une attention immédiate.

Contrairement aux réunions régulières, les réunions réunions programmées les réunions ad hoc ne sont pas forfaitées à l'avance. Par conséquent, ces réunions non planifiées, si elles sont organisées fréquemment, peuvent interrompre le flux prédéterminé de la journée de n'importe qui et perturber le travail en profondeur.

Voici un aperçu des différences clés entre les réunions ad hoc et les réunions forfaitaires :

Les meilleurs moments pour convoquer une réunion ad hoc

Un chef d'équipe ou un gestionnaire de projet expert ne recourt aux réunions impromptues qu'en cas d'absolue nécessité liée à des problèmes de productivité.

Nous avons tendance à être plus productifs lorsque nous nous concentrons sur une seule tâche, et les réunions non planifiées interrompent ce processus état de flux . De plus, quelle que soit la durée de la réunion, il faut plus de 23 minutes en moyenne pour retrouver sa concentration après une distraction ! 😅

Voici la question à un million de dollars : Comment savoir si le fait de convoquer tout de suite une réunion non planifiée est super vital ? On peut avoir l'impression qu'un problème urgent nécessite de discuter rapidement avec l'équipe, mais est-ce vraiment le meilleur choix ou s'agit-il simplement d'une réaction instinctive ?

Voici cinq des scénarios les plus courants dans lesquels une réunion ad hoc peut être appropriée :

1. En évènement de crise ou d'urgence qui affecte l'entreprise
2. Si des informations urgentes ou des mises à jour doivent être partagées avec l'équipe et nécessitent des explications ou des discussions supplémentaires
3. Si une opportunité soudaine se présente et nécessite une discussion et une prise de décision rapides afin d'en tirer profit
4. Lorsque un retour d'information ou une contribution immédiate est nécessaire sur un problème, un projet ou une décision urgente
5. Lorsque l'alignement de l'équipe est nécessaire parce qu'un évènement inattendu a semé la confusion au sein de l'équipe

Checklist rapide : Une réunion ad hoc est-elle nécessaire ?

Même dans certaines des situations susmentionnées, il peut y avoir de meilleures façons de traiter le problème en question que de convoquer d'emblée une réunion.

N'oubliez pas que le coût d'une réunion ad hoc dépend de ce à quoi votre équipe est occupée en ce moment. Si elle travaille sur une échéance dont le non-respect coûterait une fortune à votre organisation, il s'agit d'une situation très différente d'une journée normale au bureau.

Considérez les questions suivantes lorsque vous décidez de convoquer une réunion d'urgence au lieu de réserver la discussion pour une réunion régulière ou d'envoyer un e-mail:

• Le problème est-il à la fois urgent et important ? [Conseil : en cas de conflit, utilisezla matrice d'Eisenhower pour déterminer le statut de la priorité.]
• À fait-il l'objet d'une discussion de groupe et d'un retour d'information immédiat de la part des membres de l'équipe ?
• Le sujet est-il trop complexe pour être envoyé par e-mail ?
• La confidentialité est-elle une préoccupation ? À faites-vous une bonne raison d'éviter de laisser une trace numérique ?
• Les personnes nécessaires peuvent-elles être réunies rapidement ? Les collègues situés dans certains fuseaux horaires auront-ils des difficultés ?
• Qu'est-ce qui coûtera le plus cher à votre entreprise, une réunion ad hoc ou un retard ?

Si vous avez pris en compte tous ces facteurs et décidé qu'une réunion ad hoc est la solution, voyons comment en tirer le meilleur parti.

7 étapes essentielles pour organiser une réunion ad hoc productive

Un nombre impressionnant de 92% des employés pensent que les réunions sont coûteuses et improductives . 👀

Si vous ne voulez pas contribuer à cette sombre statistique, vous devez vous assurer que vos réunions sont concernées, efficaces et bénéfiques pour tous les participants. Explorons les sept étapes essentielles pour optimiser la logistique de vos réunions ad hoc.

Étape 1 : Définir les objets et préparer un agenda

Laisser la discussion dévier de son sujet est un aller simple pour une réunion improductive. Vous avez besoin d'objectifs bien définis pour donner à la réunion une orientation spécifique. A agenda de la réunion aide à prioriser le sujet spécifique et paramètre clairement les résultats à atteindre

Même si la plupart des responsables se lancent dans des réunions ad hoc sans ordre du jour formel, un certain niveau de préparation ne fait pas de mal. Le fait de connaître l'agenda, ne serait-ce que 15 minutes à l'avance, permet aux participants de rassembler leurs idées, des données pertinentes ou tout autre matériel nécessaire, ce qui favorise une session axée sur les intentions. À la fin de la réunion, vous pouvez évaluer si les objectifs ont été atteints, partiellement atteints ou s'ils nécessitent une action supplémentaire.

Vous avez besoin d'un moyen rapide et facile de créer et de partager un ordre du jour clair pour votre réunion non planifiée ? C'est un jeu d'enfant avec ClickUp .

Cette plateforme de productivité tout-en-un vous permet de créer de la documentation au sein de ClickUp Documents et le partager en interne et en externe. Les participants peuvent utiliser les fonctionnalités interactives de ClickUp, comme les commentaires ou les checklists, pour ajouter des contributions ou des questions avant la réunion.

Partagez, définissez des paramètres de permission ou exportez des documents à des utilisateurs internes ou externes dans ClickUp 3.0

La plateforme dispose d'une sélection de réunions gratuites et de modèles d'agenda de conférence qui vous permettent de créer un agenda de qualité professionnelle en quelques minutes. Par exemple, vous pouvez essayer le modèle d'agenda de conférence de Modèle de réunion ClickUp All Hands pour les réunions planifiées à l'échelle de l'entreprise ou le modèle de réunion Modèle de réunion ClickUp Scrum pour des sessions impromptues avec des groupes plus restreints.

Gérez facilement la logistique, le temps et le forfait de votre prochaine réunion d'entreprise grâce au Réunion "All Hands Modèle par ClickUp

Étape 2 : Identifier et notifier les bons participants

Une bonne combinaison de participants permet d'organiser des réunions plus productives. Un membre de l'équipe qui n'est pas concerné peut être moins impliqué parce que son temps est pratiquement perdu. D'un autre côté, le fait de ne pas inclure des personnes clés peut signifier que l'on passe à côté d'idées ou d'informations cruciales. Voici quelques suggestions sur les personnes à inclure :

• Les personnes qui sont directement impliquées ou qui ont une expertise dans le domaine concerné
• Un membre de l'équipe qui a l'autorité de prendre des décisions si la réunion a pour but de décider d'une ligne de conduite
• Des participants qui peuvent offrir des points de vue différents afin d'éviter les chambres d'écho
• Idéalement, les personnes directement concernées par les décisions prises devraient être incluses. Mais cela n'est pas toujours possible

Veillez à ce que la taille du groupe reste raisonnable pour une productivité optimale, surtout s'il s'agit d'une réunion virtuelle. Si vous utilisez ClickUp comme système de application de collaboration , elle peut vous aider à identifier les personnes qui travaillent actuellement sur des tâches ou des projets pertinents. Explorez l'application Vue Équipe dans ClickUp 3.0 pour voir quels membres ont la capacité d'assister à une réunion.

Vous pouvez utiliser les notifications personnalisées de la plateforme et les Mentions pour atteindre directement des membres spécifiques de l'équipe et les inviter à la session.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Team-View-Simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 Affiche Équipe simplifiée /$$img/

Affichez la charge de travail de toute votre équipe ou d'un individu dans la vue Équipe de ClickUp 3.0

Étape 3 : Encourager la participation

La participation active différencie une réunion réussie d'une réunion qui aurait pu être un e-mail. La principale valeur des réunions impromptues et ponctuelles réside dans l'échange interactif d'idées et de la résolution collaborative des problèmes .

Pour être efficace, l'animation d'une réunion doit encourager les participants clés à s'exprimer afin que les voix dominantes n'éclipsent pas la session. Cependant, chaque personne a un style de communication différent, et certaines peuvent être plus à l'aise pour partager leurs idées par écrit. Outils de réunion en ligne dotés d'une fonctionnalité de discussion peuvent s'avérer très utiles pour encourager la participation dans des environnements distants ou hybrides. Ainsi, les participants qui ne se sentent pas forcément à l'aise pour prendre la parole peuvent faire part de leurs commentaires en discutant. ⌨️

Les équipes télétravail dont les heures de travail se chevauchent peuvent toutefois avoir du mal à organiser des réunions synchrones. Dans ce cas, utilisez la collaboration au sein de l'équipe ou logiciel de compte rendu quotidien avec l'assistance de réunions asynchrones pour faciliter l'engagement de chaque participant. En fin de compte, l'objectif est de créer un environnement de réunion où chacun peut contribuer efficacement, quel que soit son style de communication préféré ou son emplacement.

Bonus: Explorez le site ClickUp Modèle de réunion debout quotidienne pour veiller à ce que la voix de chaque participant bénéficie d'une visibilité suffisante.

Tous les participants peuvent partager leurs idées grâce au modèle de résumé rapide de ClickUp

Étape 4 : Gérer le temps pendant la réunion

Il est essentiel de veiller à ce qu'une réunion ad hoc ne déborde pas pour maintenir l'efficacité et l'engagement des participants. Soyez attentif à ces sept conseils sur la façon de maintenir la session sur la bonne voie :

1. Commencer à l'heure
2. S'en tenir à l'agenda
3. Attribuer des créneaux horaires spécifiques pour chaque élément de l'ordre du jour
4. Envisager l'utilisation d'un chronomètre pour honorer les créneaux prédéfinis
5. Confiez à quelqu'un le rôle de gardien du temps pour rappeler gentiment la limite de temps
6. Encourager la concision dans le discours pour gagner du temps
7. Réserver les dernières minutes pour une récapitulation rapide

Avec suivi du temps en natif dans ClickUp vous pouvez chronométrer des réunions sur différentes plates-formes - bureau, mobile ou navigateur web - grâce à un logiciel gratuit de suivi du temps Une extension Chrome gratuite . Le plus beau, c'est que ClickUp s'intègre aux meilleures applications de réunion, ce qui vous permet de chronométrer confortablement vos sessions, même lors d'une réunion quotidienne Slack ou d'une réunion Zoom.

Ajoutez des notes aux entrées de temps enregistrées en faisant référence à ce qui a été discuté ou décidé. Cela peut aider à établir une responsabilité pour les suivis après la réunion.

Suivez le temps, établissez des paramètres d'estimation, ajoutez des notes et affichez des rapports sur votre temps depuis n'importe où grâce au chronomètre global de ClickUp

Étape 5 : Documenter les décisions et les éléments d'action

Les notes prises lors de réunions ad hoc efficaces doivent être concises et se concentrer strictement sur les aspects critiques. Documentez toutes les décisions importantes dans votre compte rendu de réunion . Ce document assiste les actions entreprises après la réunion et sert de récapitulatif pour les personnes qui n'étaient pas présentes.

En outre, notez les tâches spécifiques à assigner, y compris la personne responsable de chaque tâche et la date limite.

ClickUp offre un ensemble complet de fonctionnalités qui font de la prise de notes un jeu d'enfant. Son logiciel gratuit modèles de notes de réunion assurent la cohérence entre les réunions et contribuent à la maintenance d'une forme standardisée pour la saisie des informations clés. Bloc-notes de ClickUp vous permet de prendre des notes avec des en-têtes, des puces, des couleurs et d'autres éléments visuels, fournissant ainsi une structure claire. Au fur et à mesure que les décisions ou les éléments d'action sont identifiées au cours de la réunion, les notes qui les documentent peuvent être instantanément converties en tâches traçables avec des dates d'échéance, des assignés et des priorités.

Saisissez des notes sans effort, modifiez-les avec un formatage riche, et convertissez-les en tâches accessibles de n'importe où dans ClickUp Notepad

Étape 6 : Attribuer des tâches de suivi et en assurer le suivi

Comme nous venons de le voir, les comptes rendus de réunion sont étroitement liés aux tâches de suivi. Si vous avez des tâches à assigner à la fin de la session, cela signifie que la réunion n'a pas été un simple forum de discussion passif, mais un catalyseur d'action et de progression.

Utiliser Tâches ClickUp pour attribuer de nouveaux éléments d'action à une ou plusieurs personnes. Les membres de l'équipe peuvent ajouter des commentaires directement sur les tâches, facilitant ainsi une collaboration transparente.

Les tâches secondaires personnalisables et les checklists à l'intérieur des tâches permettent de décomposer les actions de suivi complexes en étapes gérables. Tirer parti de l'effet de levier Champs personnalisés pour inclure des informations spécifiques à la tâche (comme des liens web ou des fichiers de conception). Le suivi des tâches est facile grâce à :

• Statuts personnalisés -comme To Do, In Progress, Done
• Plus de 15 vues (Liste, Tableau, etc.)

Visualisez la progression et suivez les tâches de suivi grâce aux plus de 15 affichages de ClickUp

Il arrive qu'une tâche achevée après une réunion dépende de l'achèvement d'une tâche existante, ou qu'une tâche existante dépende d'une tâche de suivi nouvellement assignée. Dépendances ClickUp vous permet de paramétrer l'option des dépendances entre les tâches interconnectées ce qui vous aide à intégrer les tâches de suivi dans le flux de travail existant.

Étape 7 : Examen et réflexion

La réunion est terminée, mais a-t-elle été une réussite ? Réfléchir à ce qui a fonctionné et à ce qui n'a pas fonctionné est très utile pour améliorer les réunions de dernière minute à l'avenir. Recueillir un retour d'information des participants peut vous aider à comprendre leur point de vue et à savoir ce qu'il faut changer la prochaine fois. Voici quelques questions que vous pourriez poser :

• Quelle a été votre expérience globale de la réunion ?
• Qu'est-ce qui vous a le plus marqué ?
• À votre avis, dans quelle mesure la réunion a-t-elle atteint ses objets ?
• À faire : cette réunion était-elle nécessaire ou les objectifs auraient-ils pu être atteints par d'autres moyens ?
• À quel point vous êtes-vous senti à l'aise en participant à la réunion ? Quels facteurs ont influencé votre niveau d'engagement ?
• L'espace de réunion était-il confortable ?
• Qu'est-ce qui pourrait être amélioré pour permettre des réunions plus efficaces à brève échéance ?

Vous cherchez à utiliser les bons outils pour recueillir des commentaires ? Vous pouvez personnaliser Formulaires ClickUp pour inclure des questions spécifiques relatives à votre réunion ad hoc et les partager ensuite simplement avec les participants via un lien.

Les réponses aux formulaires de retour d'information peuvent être automatiquement converties en tâches dans ClickUp, ce qui est particulièrement utile si le retour d'information suggère des éléments d'action ou des domaines à améliorer.

Glissez et déposez des champs personnalisés dans l'affichage du formulaire pour créer des sondages complets ou recueillir des commentaires dans ClickUp 3.0

3 Common Challenges with Ad Hoc Meetings [Avec des solutions]

La rapidité avec laquelle votre entreprise s'adapte et réagit aux situations émergentes pourrait être la forme de son avenir. Les réunions ad hoc offrent l'agilité nécessaire pour obtenir la réponse immédiate indispensable à la gestion de ces situations. Cependant, cette agilité même apporte son lot de défis. Examinons-les, non seulement pour comprendre leurs implications, mais aussi pour les gérer efficacement.

1. Perturbation des flux de travail

Nous avons déjà mentionné que les interruptions ont un impact négatif sur la productivité et réduisent la capacité à s'engager dans un travail en profondeur . Cependant, elles pèsent également sur le moral des employés.

Un trop grand nombre de réunions peut être source de stress en obligeant les employés à modifier leurs priorités de manière inattendue. Cela peut l'anxiété à respecter les délais ou à gérer efficacement leur charge de travail, en particulier s'ils travaillent sur des tâches urgentes. Le sentiment d'inefficacité peut être démotivant et avoir un impact sur la satisfaction générale au travail.

Solution

Utiliser blocage du temps dans ClickUp pour programmer des périodes désignées de travail ciblé ou quiet hours pour une productivité accrue. Ces blocs peuvent être paramétrés dans le Calendrier, pendant lesquels aucune réunion ne peut être programmée, ce qui garantit un temps de travail ininterrompu.

2. Manque de structure

La seule chose qui soit pire que de participer à une réunion ad hoc alors que le travail s'accumule, c'est de participer à une réunion ad hoc devenue un interminable bavardage. En l'absence d'une structure claire, les participants peuvent s'engager dans des discussions qui ne sont pas directement liées à l'objectif de la réunion, ce qui entraîne une perte de temps et une diminution de l'efficacité. Les réunions mal organisées risquent de se terminer sans avoir atteint le résultat escompté.

Solution

Même si vous êtes pressé, prenez le temps de définir la structure de base de la réunion. Il peut s'agir simplement de définir l'objectif principal de la réunion et quelques points de discussion clés.

Fixez une limite de temps stricte pour la réunion et respectez-la. Pensez à demander aux participants de se lever pendant la réunion -c'est peut-être gênant dans les réunions en ligne, mais cela peut revigorer le respect de chacun pour les contraintes de temps. 😏

3. Surutilisation et dépendance

Les réunions ad hoc offrent un retour d'information immédiat et l'attrait de résoudre instantanément des problèmes urgents, ce qui peut être séduisant. Les nouveaux cadres ou les cadres débutants peuvent avoir l'impression que l'on attend d'eux des réunions fréquentes pour démontrer leur leadership proactif et leur implication. Ils peuvent croire que c'est une façon de rester connecté et informé, surtout s'ils sont encore en train de construire des relations avec leur équipe dans des environnements de travail télétravail ou hybrides.

Solution

Les réunions ad hoc ne sont pas des sessions de renforcement de l'esprit d'équipe . Établissez des lignes directrices claires pour déterminer s'il convient de convoquer une réunion impromptue ou de recourir à la communication asynchrone. Votre équipe peut utiliser des outils de gestion de projet **Par exemple, si une question peut être résolue par des commentaires rapides ou des mises à jour du projet dans un document partagé, il n'est pas nécessaire d'organiser une réunion.

Rendre les réunions ad hoc plus efficaces avec ClickUp

Il existe une tension inhérente entre la nature spontanée des réunions ad hoc et nos vaillants efforts pour de les programmer et de les gérer efficacement . Dans cette bataille épique de l'ordre contre le chaos, ClickUp est une solution qui peut maintenir l'équilibre des réunions. 💯

Explorer les fonctionnalités à l'intérieur La suite de réunion de ClickUp pour gérer tout, de la programmation aux abonnements

Par exemple, la Affichage du Calendrier permet de trouver rapidement un créneau horaire approprié pour une réunion. Vous pouvez vérifier les horaires des membres de l'équipe pour éviter les conflits et trouver une heure qui minimise les perturbations. Configurez la réunion en tant que tâche dans ClickUp et étiquetez les participants pour leur envoyer des notifications.

Utilisez l'affichage du Calendrier de ClickUp pour choisir le meilleur moment pour la réunion

Il n'est pas facile de reproduire le face-à-face et la collaboration rapide dans les équipes à distance, mais avec les Tableaux blancs ClickUp, on s'en rapproche incroyablement. Les tableaux blancs permettent aux participants aux réunions de visualiser des idées, des processus ou des stratégies sur une toile virtuelle. Ceci est particulièrement utile pour les sessions de brainstorming, où la représentation visuelle peut stimuler la pensée créative et aider à organiser les idées.

Les participants peuvent contribuer simultanément ce qui fait du Tableau blanc un espace collaboratif où chacun peut ajouter, modifier et commenter en temps réel. Cela favorise un sentiment de travail d'équipe et garantit l'engagement actif de tous les collègues.

Faites un brainstorming, élaborez des stratégies ou planifiez les flux de travail avec les tableaux blancs ClickUp visuellement collaboratifs

ClickUp aide également à gérer la logistique et le contenu de la réunion. Vous pouvez créer des comptes rendus de réunion détaillés et utiliser l'aide de ClickUp AI pour les résumer en vue d'une consultation ultérieure.

En plus de vous aider à conserver des résumés facilement révisables des points clés de la réunion, ClickUp vous permet d'enregistrer des réunions en ligne avec Clip , l'enregistreur d'écran gratuit de la plateforme. Revenez sur l'enregistrement pour revoir les segments importants ou partagez-le avec des collègues qui n'étaient pas présents. Cette fonction est très utile pour les projets à long terme qui nécessitent un rappel fréquent des décisions et des discussions passées.

Prenez la bonne direction pour vos réunions ad hoc avec ClickUp

Les réunions ad hoc sont une arme à double tranchant : elles permettent de gagner en souplesse et en concentration, mais peuvent réduire la productivité de votre équipe si vous n'y prenez pas garde. Pourquoi ne pas transformer ce défi en opportunité avec ClickUp ?

ClickUp améliore l'efficacité des réunions ponctuelles en fournissant des outils pour une meilleure organisation, une meilleure collaboration et un meilleur abonné, garantissant que ces réunions spontanées sont aussi productives et efficaces que possible.

Ne laissez pas le potentiel de vos réunions ad hoc inexploité. Inscrivez-vous à ClickUp dès aujourd'hui ! 🌟