¿Quién no ha estado en una reunión de equipo donde casi nadie sabe cuál es su fin y los participantes se van por las ramas?

Lo que sigue es un auténtico despropósito.

Tu equipo registrará un montón de horas poco productivas debido a esa reunión que no le ayudará a alcanzar ningún objetivo.

Pero ¡no todo son malas noticias!

Una agenda es la clave para no perder el tiempo y abordar todos los contratiempos.

Una agenda de la reunión es un programa que se comparte con los participantes. El objetivo es que el equipo sepa qué puntos se tratarán en la reunión y pueda prepararse con antelación, además de conocer las próximas acciones.

En este artículo, te explicamos qué es una agenda de la reunión y detallamos los cincos pasos clave para redactar una. También presentamos dieciséis ejemplos de agenda y desgranamos los motivos por los que tu equipo necesita una.

Vamos allá.

Acudir a una reunión sin conocer la agenda es casi como embarcarse en una caza del tesoro sin mapa.

La agenda permite a tu equipo marcar el ritmo de la reunión, prepararse con antelación, asegurarse de que todo el mundo está informado y guiar el cumplimiento de los objetivos.

Una agenda:

• indica claramente el fin de la reunión;
• ayuda a evitar la dispersión;
• facilita la definición de responsabilidades.

Este documento consiste en una lista de temas, elementos de acción y actividades que quieres comentar durante la reunión.

Una agenda sencilla podría limitarse a una breve lista con viñetas. Sin embargo, una agenda más detallada incluiría una descripción de los distintos puntos, material de referencia y las expectativas correspondientes a cada uno de los temas.

Las agendas formales también indican el tiempo reservado para cada punto y la persona que lo expondrá.

Un ejemplo de agenda formal sería el orden del día de un ayuntamiento para una reunión del consejo municipal. Este tipo de agendas pueden incluir una sección abierta para escuchar las aportaciones de los participantes. No obstante, el uso de agendas formales no está reservado a los ámbitos institucionales.

También puedes usarlas para las reuniones de tu empresa. Elige el tipo de agenda que mejor se adapte a tu equipo.

Ahora que ya sabes qué es una agenda de reunión, vamos a ver cómo se escribe. ✍

A continuación, presentamos los cincos pasos que debes seguir si quieres crear una agenda eficaz para tu equipo.

1. Define el tipo de reunión

Si no informas a tu equipo sobre el tipo de reunión que has convocado, podrías generar mucha confusión.

Imagina que un miembro del equipo acude a reunión «rutinaria» y se encuentra con que se trata de su evaluación de desempeño.

¡Sentirá pánico! 😱

Evita coger a las personas desprevenidas informándoles del asunto que se va a abordar en la reunión.

Estos son algunos tipos de reuniones posibles:

• Reunión de equipo: el objetivo de estas reuniones es comentar distintas cuestiones empresariales con el equipo. También se conocen como «reunión de personal».
• Reunión del consejo: se trata de una reunión formal a la que acude el consejo de administración de la empresa. Por lo general, estas reuniones se celebran periódicamente para evaluar el rendimiento del equipo y cuestiones relativas a las políticas.
• Sesión ejecutiva: es una reunión que los miembros del consejo suelen celebrar antes de sus reuniones habituales.
• Reunión periódica: se trata de reuniones diarias, semanales o mensuales que se repiten periódicamente.
• Reunión inicial del proyecto: estas reuniones se celebran antes de empezar un proyecto para informar al equipo sobre los objetivos, entregables y plazos.
• Reunión de lluvia de ideas: este tipo de reunión se usa para lanzar una idea nueva al equipo en una sesión que persigue recopilar múltiples ideas.
• Reunión de feedback: en este caso, el objetivo es obtener comentarios constructivos del equipo sobre los nuevos proyectos y procesos.
• Reunión ágil: consiste en un encuentro especial para equipos ágiles cuyo objetivo es mantener sesiones hiperenfocadas en las que se hacen revisiones de sprint o se comparte información valiosa sobre el proyecto, comentarios del cliente, cambios del proyecto, etc.
• Reunión scrum: en estas sesiones se emplea una agenda de reunión scrum que puede abarcar temas como la planificación de sprints, sesiones de puesta al día, desglose de acciones pendientes, revisiones de sprint, etc.
• Reunión retrospectiva: estas reuniones se celebran una vez que ha finalizado un proyecto para comentar los resultados positivos y negativos.
• Reunión de incorporación: el fin de este tipo de reunión es que las personas que se incorporan a la empresa conozcan las expectativas profesionales en su entorno laboral.
• Reunión del comité: estas reuniones se organizan para que un subgrupo del equipo de la empresa constituya un comité orientado a una función especial.

2. Indica el objetivo de la reunión

¿Cuáles son las principales razones por las que te reúnes con tu equipo?

¿Quieres compartir con tu equipo la información más reciente sobre un proyecto? ¿Quieres conocer su opinión sobre algo?

Especifica el objetivo de la reunión con claridad, de modo que tu equipo sepa qué esperar. Como mínimo, sabrán si tienen que presentarse con un informe del proyecto o con unas galletas.

3. Identifica los temas específicos de la reunión

Cuando tengas claro el objetivo de la reunión, haz una lista de los puntos que quieres comentar con tu equipo.

Te desvelaremos nuestro secreto para que tus reuniones resulten más amenas.

Asegúrate de que los temas elegidos atañen a todos los participantes de la reunión.

De esta manera, todos los miembros del equipo querrán participar en el debate.

4. Asigna un tiempo para cada tema

Las reuniones son caras y su organización puede ser compleja. Además, solo resultarán productivas si hacen un uso efectivo del tiempo.

Por eso, es importante reservar una cantidad de tiempo específica para cada uno de los temas que se abordarán. De lo contrario, se corre el riesgo de irse por las ramas o dedicar todo el tiempo disponible a un único tema.

Otro truco para ahorrar tiempo en las reuniones es consensuar una agenda. En una agenda consensuada, los temas recurrentes se agrupan en un solo punto para poder tacharlos fácilmente una vez que se han tratado.

Con estas medidas, tus reuniones no se convertirán en una pérdida de tiempo ni inundarán el calendario del equipo. 👀

5. Incluye una lista de documentos necesarios

Supongamos que tienes una reunión con las partes interesadas de tu proyecto.

Si quieres que la reunión sea más productiva, comparte una agenda con toda la documentación del proyecto antes de la fecha para la que esté programada.

Puedes verlo como una de esas actividades de lectura previa que te pedían en el colegio. 🤓 Esta práctica pone a los participantes en contexto de cara a la reunión y les permite prepararse para contribuir con sus aportaciones.

Bien, ya sabes qué debes hacer, así que es el momento de revisar algunos ejemplos de agenda para que veas los diferentes pasos en acción.

A continuación, presentamos un ejemplo de agenda sencilla.

Reunión del equipo de diseño

• Fecha: 20/07/21
• Hora: 09:00--09:45
• Participantes: @BobEsponja, @Patricio, @Sr.Cangrejo, @Calamardo
• Objetivo de la reunión: desarrollar una página web nueva con opiniones sobre el producto

Agenda

a. Antes de la reunión:

• Todos los asistentes deben revisar el documento de opiniones sobre el producto

b. Puntos a tratar:

• Revisar el documento de opiniones sobre el producto (10 min)
• Comentar el contenido para incluir en la página web (10 min, @Nombre)
• Presentar ejemplos de diseño para la página web (15 min, @Nombre)
• Compartir sugerencias y votar por un diseño de sitio web (10•min)

c. Elementos de acción:

• Crear un cronograma con los entregables de diseño - @BobEsponja
• Compartir un primer borrador del diseño de la página web - @Patricio
• Programar una segunda reunión y definir el itinerario para finalizar el diseño - @Sr.Cangrejo

Este ejemplo te servirá de inspiración para definir tu propia agenda. Veamos algunas plantillas de agenda de reunión que encontrarás en las plataformas de videoconferencia más usadas, por si necesitas una ayudita más.

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Esta plantilla colaborativa es un documento de ClickUp que presenta una estructura ideal para recapitular los puntos de cualquier reunión.

La plantilla de acta de reunión de ClickUp incluye páginas predefinidas para organizar equipos, notas de reuniones individuales e instrucciones, de modo que puedas sacar el máximo partido a tus reuniones.

A la hora de planificar una reunión, una agenda exhaustiva y bien organizada es clave para que todo vaya sobre ruedas y se cumplan sus objetivos. A continuación, se presentan algunas de las principales personas que sacarán provecho de una agenda.

1. Gestores de proyectos: ​las reuniones de equipo forman parte de las tareas habituales de los gestores de proyectos, que pueden sacar partido de una agenda bien definida para asegurarse de que tratan todos los temas necesarios y no se desvían del objetivo de la reunión.
2. Equipos de dirección:​ las agendas de reunión también son útiles para las juntas directivas y otros equipos de dirección. Pueden usarlas para garantizar que se abordan todos los temas importantes, las decisiones se toman con eficiencia y todas las partes conocen los objetivos y estrategias de la empresa.

La colaboración en equipo puede ser un camino de rosas si tienes una agenda de reunión efectiva. Y una colaboración que va sobre ruedas incrementa la productividad del equipo y estimula su creatividad.

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