Teniendo en cuenta la cantidad de tecnología creada para mejorar la comunicación, la colaboración interfuncional debería ser más fácil que nunca.
- Ponte en contacto con tus compañeros de trabajo en Slack.
- Comparte archivos y documentos a través de Google Drive.
- Asignar tareas en una herramienta de gestión de proyectos
Pero, como puede ver, todas estas herramientas están desconectadas entre sí.
Tus gestores de gestión de proyectos se esfuerzan por dar sentido a las conversaciones que tienen lugar en múltiples herramientas. Nadie tiene una vista única de lo que se ha decidido.
¿Y si hubiera una forma de reunir las reuniones, las decisiones y los elementos pendientes en un único lugar conectado, justo donde se realiza el trabajo? Presentamos ClickUp SyncUps, tu aliado para ahorrar tiempo.
A continuación, le mostramos cómo los gestores de proyectos pueden utilizar ClickUp SyncUp para sincronizar proyectos multifuncionales.
¿Qué es ClickUp SyncUp y cómo beneficia a los gestores de proyectos?
ClickUp SyncUp es una función de videoconferencia y audioconferencia integrada directamente en tu entorno de trabajo de ClickUp. Te permite realizar llamadas individuales o grupales con tu equipo y conectar las conversaciones con tareas y documentos reales sin perder el contexto.
SyncUps forma parte de ClickUp Chat y ofrece un conjunto completo de funciones, como el uso compartido de la pantalla y la grabación de llamadas, así como resúmenes generados por IA después de cada llamada grabada.
Para los gestores de proyectos que buscan el software de gestión de proyectos adecuado para llevar a cabo sincronizaciones interfuncionales alineadas y trazables, SyncUp se convierte en el puente entre la comunicación y la ejecución.
Funciones clave de ClickUp Sync Up que encantarán a los gestores de proyectos
¿Qué diferencia a SyncUps de las aplicaciones de videoconferencia y comunicación en equipo como Zoom o Microsoft Teams? ¿Por qué la integración directa en el entorno de trabajo es una ventaja para la gestión de proyectos? Vamos a descubrirlo.
Posibilidad de hacer referencia y enlazar tareas durante SyncUps
Los gestores de proyectos pueden enlazar las discusiones de SyncUp con las tareas de ClickUp en tiempo real, lo que facilita el seguimiento del progreso y la organización de las tareas.
Cada debate sigue siendo viable y los miembros del equipo tienen una idea más clara de lo que hay que hacer. Cualquiera que tenga acceso al canal o al chat de ClickUp (donde se celebró el SyncUp) puede ver todas estas tareas conectadas pasando el cursor por encima del mensaje de SyncUp.
❌ Cuando las reuniones y el trabajo se llevan a cabo en plataformas de chat separadas, es posible que se pierdan o se retrasen elementos específicos y seguimientos.
✅ Con SyncUp, tu trabajo y tus reuniones se desarrollan en el mismo lugar. Las decisiones se convierten inmediatamente en tareas para una ejecución fluida del proyecto.
🎥 Vea este vídeo para descubrir cómo automatizar las notas de las reuniones y las tareas con ClickUp.
📮 Información de ClickUp: Alrededor del 41 % de los profesionales prefieren la mensajería instantánea para la comunicación en equipo. Aunque ofrece intercambios rápidos y eficientes, los mensajes suelen distribuirse en múltiples canales, hilos o mensajes directos, lo que dificulta la recuperación de la información posteriormente.
Con una solución integrada como ClickUp Chat, tus hilos de chat se correlacionan con proyectos y tareas específicos, lo que mantiene tus conversaciones en contexto y fácilmente disponibles.
Grabación y transcripción integradas
Las grabaciones de SyncUps se almacenan en el hub de clips, y puedes compartir el enlace de la grabación con cualquier persona para que pueda tener una panorámica rápida.
Resúmenes y elementos de IA
Obtienes un resumen completo generado por IA que puedes añadir a un documento con un solo clic.
Comparte el documento con cualquier persona que no haya podido asistir a la reunión, para que pueda obtener una panorámica rápida de los elementos clave sin tener que ver toda la reunión SyncUp.
Si tienes un equipo multilingüe o disperso por todo el mundo, con ClickUp Brain cualquiera puede traducir las notas de las reuniones a un idioma que entienda sin tener que depender de otra persona.
ClickUp Brain también puede convertir los elementos identificados durante la reunión en tareas que se pueden seguir.
Es decir, si se le pidiera a Tom que terminara la documentación de la API para el jueves, ClickUp Brain puede crear una tarea con ese plazo y asignársela a Tom automáticamente.
Esto resulta especialmente útil para la gestión de tareas cuando se pasa de una reunión a otra y no es posible documentar cada una de ellas de forma exhaustiva.
Uso compartido de pantalla y colaboración en documentos
Imagina lo siguiente: estás organizando una reunión SyncUp interfuncional. Abres tu hoja de ruta de lanzamiento, haces el uso compartido de tu pantalla y abres el documento para su edición colaborativa.
Todos los equipos que participan en SyncUp pueden intervenir al instante. El departamento de marketing perfecciona las notas de los mensajes, el de ingeniería destaca los obstáculos directamente en el documento y el de diseño actualiza los hitos de los activos en tiempo real.
Después de la reunión, no es necesario recopilar comentarios de diferentes canales o equipos. Sales con un plan alineado.
📚 Más información: El mejor software para el uso compartido de la pantalla en reuniones remotas
Integración con los flujos de trabajo de ClickUp
SyncUp está totalmente integrado con el flujo de trabajo de ClickUp. Los elementos procesables que se discuten en estas reuniones se convierten en tareas con plazos (lo que mejora el seguimiento del rendimiento). A continuación, puede configurar automatizaciones de ClickUp basadas en desencadenantes para enviar recordatorios cuando se acerquen los plazos o publicar comentarios en las tareas cuando cambie el estado.
Por ejemplo, cuando llegue la fecha límite → deja un comentario para la persona asignada.
💡 Consejo profesional: Utiliza ClickUp Super Agents para automatizar tareas rutinarias de gestión de proyectos, como generar informes diarios, recopilar actualizaciones del equipo y responder al instante a las preguntas frecuentes en los canales de chat.
En ese sentido, aquí están los mejores agentes de IA para reuniones que vale la pena considerar 👇
👀 ¿Sabías que...? Según ClickUp Research, el 40 % de los profesionales quiere hacer un seguimiento de los elementos pendientes inmediatamente después de cada reunión. Pero con los canales de comunicación divididos entre el correo electrónico (42 %) y la mensajería instantánea (41 %), estos elementos suelen estar dispersos por todo el lugar de trabajo.
¿Cómo pueden los gestores de proyectos utilizar SyncUp para reuniones multifuncionales?
La colaboración interfuncional no está exenta de retos. Si estás listo para superarlos, tenemos una solución para ti.
Utiliza la plataforma de gestión de proyectos de ClickUp para gestionar y organizar la comunicación, los datos del proyecto, la documentación, las tareas y los resultados del proyecto en un solo lugar para una ejecución fluida del proyecto.
Organiza reuniones, vincula los debates con el trabajo real y convierte las decisiones en tareas que se pueden seguir. Todo esto desde un solo entorno de trabajo.
SyncUp se encuentra dentro de este entorno de trabajo integrado, por lo que todas las conversaciones interfuncionales permanecen conectadas al proyecto que deben impulsar.
A continuación, explicamos cómo los gestores de proyectos pueden utilizar ClickUp SyncUp para la sincronización de proyectos interfuncionales y la gestión de tareas.
1. Establece un objetivo claro para la reunión
Antes de programar una reunión interfuncional, define qué necesitas de la reunión. Podría ser:
- Alineación de las prioridades de los sprints
- Finalización de un informe sobre el estado del proyecto
- Revisión de la hoja de ruta de un producto
- Resolver un cuello de botella entre ingeniería y diseño
- Finalización de los hitos del proyecto
Sea cual sea la agenda, asegúrate de enviarlo antes de la reunión.
Un consejo adicional: ofrezca a los miembros de su equipo la opción de excluirse si no está relacionado con su trabajo.
Utiliza ClickUp Docs para redactar el orden del día de la reunión. Incluye los puntos de debate y los resultados esperados. Los miembros de tu equipo podrán preparar sus preguntas y consultas con antelación.
Si dispones de poco tiempo, combina Docs + ClickUp Brain para generar al instante una agenda de reunión estructurada. ClickUp Brain puede esbozar temas, proponer preguntas y ayudar a perfeccionar los objetivos para que llegues a la reunión preparado.
Dado que los documentos son totalmente editables, puedes incrustar tablas, hojas de cálculo, paneles o enlaces de referencia para añadir contexto. Esto proporciona a los asistentes un punto de partida claro antes de que comience la reunión SyncUp.
⚡ Archivo de plantillas: Plantillas gratuitas de gestión de proyectos para todo tipo de proyectos.
2. Configurar un canal de chat específico
ClickUp elimina la necesidad de utilizar múltiples herramientas de comunicación gracias a ClickUp Chat. Se trata de una plataforma unificada que centraliza toda la comunicación de tu equipo en hilos, canales y mensajes directos.
Nota: SyncUp forma parte de ClickUp Chat y solo se puede utilizar cuando se activa Chat.
A continuación, crea un canal específico en ClickUp Chat para tu proyecto interfuncional. Este canal servirá como hub para la colaboración del equipo, manteniendo a todos los miembros informados y alineados con las discusiones, tareas, archivos, documentos, cronogramas del proyecto y llamadas de SyncUp relacionados con el proyecto.
¿Cuál es la ventaja de esto? Evita el cambio de contexto mientras se asiste a la reunión.
También puedes invitar a partes interesadas externas a asistir a una SyncUp. Solo tienes que asegurarte de que tengan acceso al canal de chat.
👀 ¿Sabías que...? Casi el 84 % de los responsables de marketing experimentan dificultades en la colaboración: demasiadas reuniones, decisiones poco claras y retrasos en las solicitudes de proyectos que perjudican la salud de los mismos.
Aunque hay muchas razones subyacentes para esta fricción, centralizar la colaboración y el trabajo del equipo en un solo lugar podría reducir significativamente los gastos generales de coordinación y mantener a los equipos avanzando sin necesidad de reajustes constantes.
3. Inicie una sincronización instantánea
Haga clic en el icono del teléfono situado en la esquina superior derecha de su canal de chat para iniciar una SyncUp. Tan pronto como inicie una SyncUp, se publicará un mensaje en el canal para que otros puedan unirse. Active los ajustes del micrófono y la cámara para prepararse para la reunión.
Incluso puedes grabar el contenido de audio y vídeo para consultarlo en el futuro.
📮 Información de ClickUp: Más de la mitad de los encuestados utilizan tres o más herramientas a diario, luchando contra la « proliferación de aplicaciones » y los flujos de trabajo dispersos.
Aunque pueda parecer productivo y ajetreado, lo que ocurre es que se pierde el contexto entre las distintas aplicaciones, por no hablar del desgaste energético que supone escribir. ClickUpBrainGPT lo reúne todo: basta con decirlo una vez y tus actualizaciones, tareas y notas aparecerán exactamente donde deben estar en ClickUp. Se acabó el tener que cambiar de una aplicación a otra, se acabó el caos: solo productividad fluida y centralizada.
4. Utiliza la función de uso compartido de pantalla para realizar revisiones colaborativas
Comparte tu pantalla (pestaña, ventana o pantalla completa) durante la reunión SyncUp para revisar la documentación del proyecto o mostrar un flujo de trabajo específico.
La función de uso compartido de pantalla permite a tu equipo colaborar en tiempo real. De este modo, resulta más fácil llenar los vacíos de conocimiento y aportar claridad, algo que de otro modo sería difícil de transmitir.
Esto facilita la colaboración en el lugar de trabajo al proporcionar una referencia visual compartida para todos los miembros del equipo. Tus compañeros te lo agradecerán: todos saldrán alineados, con acciones y tareas asignadas.
5. Trabaja con una IA que te entiende a ti y a tu trabajo
ClickUp Brain funciona como tu espacio de trabajo dedicado a la IA. Extrae contexto de tus tareas, documentos, espacios, base de conocimientos y aplicaciones conectadas.
No estás utilizando una herramienta de IA aislada. Estás trabajando con inteligencia contextual que comprende tus proyectos, tu equipo y tu historial.
También puedes elegir la inteligencia que mejor se adapte al momento. Por ejemplo, de entre los múltiples modelos de IA, utiliza:
- Claude: Para narrativas estratégicas y razonamientos extensos.
- ChatGPT: para pulir la redacción y la comunicación con los clientes.
- Gemini: para investigación, análisis con gran volumen de datos y desgloses técnicos.
Con la búsqueda empresarial avanzada, extraiga información al instante desde cualquier lugar de su entorno de trabajo: tareas, documentos, archivos, comentarios, SyncUps grabados e incluso fuentes externas como Google Drive, GitHub, SharePoint y la web en general.
¿Necesitas una actualización de las dependencias del último sprint? ¿Un archivo de diseño al que se hizo referencia hace dos semanas? ¿Un riesgo señalado en una conversación? ClickUp Brain lo muestra en cuestión de segundos.
La capa de búsqueda web integrada te permite recopilar datos de mercado, comparar las buenas prácticas, investigar tendencias emergentes o validar hipótesis.
En lugar de lidiar con la proliferación de la IA, ClickUp Brain se convierte en la única capa de IA en todo el flujo de trabajo de tu proyecto.
⚡ Archivo de plantillas: Plantillas gratuitas para informes de estado de proyectos
Límites comunes y soluciones alternativas
La naturaleza instantánea de ClickUp SyncUp mejora la comunicación colaborativa. Dicho esto, tiene límites que debes tener en cuenta. Entre ellos se incluyen:
Capacidad limitada
Reto: ClickUp SyncUps ofrece compatibilidad para la colaboración interfuncional de hasta 200 participantes en una sola llamada, con 24 personas hablando a la vez.
Existen restricciones basadas en roles sobre quién puede iniciar un SyncUp en un canal. La duración máxima de un SyncUp es de 10 horas, lo que no debería ser un límite; si lo es, siempre puedes iniciar un nuevo SyncUp inmediatamente.
✅ Solución alternativa: para reuniones interfuncionales con más de 200 personas, realice SyncUps paralelas para diferentes departamentos y realice el uso compartido de las grabaciones posteriormente.
Limitaciones de las notificaciones
Reto: A veces, los usuarios no reciben notificaciones inmediatas de las llamadas entrantes de SyncUp, lo que les lleva a perder reuniones.
✅ Solución alternativa: Pide a los miembros del equipo que activen las notificaciones en el escritorio y el móvil para los canales de chat de ClickUp donde se alojan las SyncUps importantes. Publica un recordatorio rápido en el canal unos minutos antes de empezar.
💡 Consejo profesional: para los compañeros de equipo que dependen del móvil, asegúrate de que la aplicación ClickUp tenga habilitados los permisos de notificación, micrófono y cámara. Mobile SyncUps permite a los usuarios unirse a las llamadas y seguir las discusiones sobre la marcha.
Sin salas de descanso
Reto: Algunas herramientas de reuniones en línea, como Zoho Meetings, permiten crear salas de descanso para debatir temas específicos por separado antes de volver a reunirse.
✅ Solución alternativa: Inicie SyncUps separados en diferentes canales de chat para las discusiones de los equipos.
Por ejemplo, si en la reunión de lanzamiento de un producto es necesario que los ingenieros y los diseñadores discutan los detalles técnicos por separado, pueden entrar en el canal de su departamento para una rápida sincronización y luego volver al canal principal del proyecto.
Otra opción es programar esas subdiscusiones como SyncUps independientes antes o después de la reunión multifuncional principal.
📚 Más información: Ejemplos y plantillas de paneles de control para la gestión de proyectos
Requisitos de grabación para la transcripción
Reto: Solo las SyncUps grabadas se almacenan en el hub de clips y pueden transcribirse o resumirse con ClickUp Brain. Recuerda pulsar el botón de grabación al comienzo de cada reunión.
✅ Solución alternativa: convierta la grabación en un hábito predeterminado para todas las reuniones interfuncionales importantes. Asigne a alguien (o hágalo usted mismo) la tarea de iniciar la grabación al comienzo de cada SyncUp.
Límites de almacenamiento de grabaciones
Reto: los usuarios del plan Free disponen de un límite de almacenamiento para las grabaciones de SyncUp, que se puede llenar rápidamente si se celebran reuniones interfuncionales con frecuencia.
✅ Solución alternativa: Actualiza. Si no, prioriza las reuniones que deben grabarse y elimina las grabaciones antiguas que ya no sean relevantes. También puedes descargar las grabaciones importantes a un almacenamiento externo y eliminarlas de ClickUp para liberar espacio.
👀 ¿Sabías que...? Casi el 83 % de las empresas digitalmente avanzadas aprovechan el poder de los equipos multifuncionales para mantenerse «ágiles» y «mantener una ventaja competitiva». Pero la mayoría de estas empresas tienen dificultades para aprovechar los recursos adecuados para lograrlo.
Consejos para sacar el máximo partido a SyncUp en proyectos interfuncionales
Aquí hay algunos consejos prácticos que pueden ayudar a los gestores de proyectos a sacar el máximo partido a SyncUps en lugar de convertirlo en otra plataforma de chat más:
- Utiliza actualizaciones asíncronas: utiliza SyncUps con moderación para debates que realmente requieran la participación en tiempo real de varios departamentos. Recuerda que no necesitas una reunión (que consume el tiempo de tu equipo) para transmitir lo que se puede decir fácilmente en un mensaje o grabar como un Clip de ClickUp.
- Crea plantillas de agenda reutilizables: Estandariza la estructura de tus reuniones para cubrir los obstáculos, las decisiones necesarias, las actualizaciones de progreso y los siguientes pasos, manteniendo tus debates centrados. La herramienta de gestión de proyectos adecuada, como ClickUp, te ofrece plantillas reutilizables para estandarizar la recopilación de información.
- Aprovecha Brain para preparar la reunión: pide a ClickUp Brain que resuma la actividad reciente de las tareas o que recopile los elementos pendientes antes de la reunión SyncUp. Esto te dará una panorámica rápida de la situación actual.
- Etiqueta los departamentos en las tareas enlazadas: utiliza campos personalizados o etiquetas por departamento (al enlazar tareas) para realizar un seguimiento sencillo de las dependencias entre tareas interfuncionales, lo que se traduce en mejores resultados para los proyectos.
- Utiliza clips para demostraciones asíncronas: si necesitas mostrar cómo funciona algo o explicar un proceso, graba un Clip y compártelo en el canal. Los miembros del equipo podrán verlo cuando les resulte conveniente y dejar comentarios con marcas de tiempo y preguntas.
Optimiza la sincronización de proyectos interfuncionales con ClickUp SyncUp
Los proyectos interfuncionales requieren un entorno colaborativo en el que los equipos no tengan que perseguir las actualizaciones y luchar por encontrar puntos en común.
Con tantos elementos en movimiento entre departamentos, a los gestores de proyectos les resulta difícil realizar el seguimiento del progreso y los obstáculos.
La comunicación colaborativa a través de SyncUps reúne a las partes interesadas sin las formalidades de programar reuniones o esperar confirmaciones.
Dado que se integran directamente en tu software de gestión de proyectos, puedes convertir cada reunión en un elemento ejecutable y realizar un seguimiento minucioso de la misma.
¿Listo para empezar con SyncUps? Regístrese en ClickUp gratis.
Preguntas frecuentes
No, ClickUp SyncUp está diseñado específicamente para realizar reuniones instantáneas de audio y vídeo dentro del entorno de trabajo de ClickUp. Al mantener tus reuniones conectadas con las tareas, los documentos y tu trabajo, eliminas la dispersión de contexto que, de otro modo, se produciría.
Hasta 200 personas pueden unirse a una reunión de SyncUp, y 24 personas pueden hablar al mismo tiempo.
Sí, las partes interesadas externas con acceso a los canales pueden unirse a SyncUp con un enlace de invitación.
No del todo. SyncUp funciona mejor para debates que requieren colaboración y toma de decisiones en tiempo real. Para actualizaciones de estado rutinarias e informes generales sobre el progreso del proyecto, los correos electrónicos o (mejor aún) ClickUp Chat y los comentarios sobre tareas son más eficientes.
ClickUp Brain puede generar resúmenes de reuniones a partir de tus grabaciones de SyncUp y convertir las acciones pendientes en tareas que se pueden seguir. La IA puede asignar las tareas a las personas adecuadas y establecer plazos según lo acordado en la reunión.