El sábado por la noche ha terminado. La barra está destrozada. La lista de existencias no coincide, faltan botellas y nadie recuerda quién abrió qué. Esa es la realidad para la mayoría de los gerentes de barras que gestionan el inventario sin un sistema fiable. Los pedidos excesivos merman sus márgenes. Los pedidos insuficientes arruinan el servicio. Y ni siquiera hablemos de los costes de servicio, que nunca coinciden con el punto de venta.
Las plantillas cambiarán esto. Aportarán estructura. Las plantillas gratuitas para el inventario de barras de este blog le ayudarán a registrar lo que tiene a mano, detectar rápidamente las carencias y volver a hacer pedidos antes de que los problemas se acumulen. Tanto si gestiona una barra en solitario como si dirige a un equipo muy ocupado, deje que estas herramientas hagan que su proceso de inventario sea más rápido, más limpio y mucho menos difícil.
¿Qué son las plantillas de inventario de barra?
Las plantillas de inventario para barras son hojas de cálculo o documentos predefinidos que ayudan a las barras a realizar el seguimiento del inventario, supervisar el uso y reducir el desperdicio. En lugar de crear un sistema desde cero, estas plantillas le ofrecen una estructura ya preparada para registrar el recuento de botellas, anotar las entregas y calcular los costes de inventario de la barra, todo en un solo lugar.
Son muy útiles para los gerentes de barras ocupados que necesitan mantenerse organizados sin tener que pasar horas actualizando el inventario manualmente.
La mayoría de las plantillas de inventario de barras le permiten:
- Realice un seguimiento de los recuentos de inventario y los niveles de ingredientes.
- Calcule los costes de servicio y las tasas de uso.
- Controle los puntos de reorden y los niveles par.
- Registre las entregas y actualice el stock en tiempo real.
- Simplifique las auditorías y reduzca el desperdicio.
¿Gestiona una sola barra o varias ubicaciones? Con las plantillas de inventario adecuadas, es más fácil moverse con rapidez, mantenerse organizado y controlar los márgenes.
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15 plantillas gratuitas para el inventario de barras
No hay dos barras que gestionen el inventario de la misma manera. Algunos necesitan una simple hoja de cálculo, otros quieren un sistema más detallado. Hemos recopilado las plantillas de inventario de barra más útiles, para que puedas saltarte la configuración y hacer un seguimiento de lo que realmente importa.
1. Plantilla de inventario de ClickUp
La plantilla de inventario de ClickUp ofrece a los gerentes de bares una forma práctica de realizar el seguimiento del stock, gestionar los pedidos de los proveedores y reducir los errores de inventario. Está diseñada para mantener su cadena de suministro organizada en múltiples ubicaciones, al tiempo que le ayuda a minimizar los pedidos excesivos, los pedidos perdidos y las pérdidas ocultas.
Además, todo queda centralizado, por lo que no tendrás que estar corriendo durante el servicio.
Con esta plantilla, podrá:
- Vea y organice todos los elementos del inventario por tipo o categoría.
- Realice un seguimiento de los datos de los proveedores, incluidos los elementos y la información de contacto.
- Registre los pedidos de compra y gestione los nuevos pedidos utilizando las vistas integradas.
- Acceda rápidamente a la guía de configuración con la vista «Empezar aquí».
- Supervise el estado de las tareas, como «Abierto» o «Completada», para marcar las acciones pendientes.
- Mantenga a las partes interesadas alineadas con actualizaciones en tiempo real y el progreso de las tareas.
🍸 Ideal para: Gerentes de barras que desean crear un sistema de inventario rápido de configurar, sencillo de mantener y fácil de ampliar.
2. Plantilla de gestión de inventario de ClickUp
Gestionar docenas de referencias, actualizaciones de pedidos y costes fluctuantes se complica rápidamente. La plantilla de gestión de inventario de ClickUp le ofrece una forma estructurada de realizar el seguimiento del movimiento, el valor y la disponibilidad, para que no tenga que buscar a toda prisa qué hay en stock o qué hay que volver a pedir.
Aporta claridad a los flujos de trabajo más ajetreados y ayuda a los equipos a adelantarse a las decisiones críticas relacionadas con el inventario.
Utilice esta plantilla para:
- Realice un seguimiento de la cantidad y el coste de los elementos utilizando la vista Tabla.
- Supervise las tendencias de movimiento de existencias con la vista de cronograma.
- Vea actualizaciones de pedidos en tiempo real y el valor del inventario en todas las vistas.
- Organice el inventario utilizando rótulos de estado como «En stock» y «Agotado».
- Asigne tareas periódicas para revisiones o nuevos pedidos.
- Actualice el progreso y notifique a su equipo automáticamente.
Vea este vídeo para descubrir cómo puede probar diferentes vistas y encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades👇
🍸 Ideal para: equipos de hostelería que necesitan sistemas fiables de planificación de inventario para gestionar el stock a granel, controlar los costes y ajustarse rápidamente.
📮 Información de ClickUp: El 74 % de los empleados utiliza dos o más herramientas solo para encontrar la información que necesita, pasando de correos electrónicos a chats, notas, herramientas de gestión de proyectos y documentación. Este cambio constante de contexto supone una pérdida de tiempo y ralentiza la productividad. Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp unifica todo tu trabajo (correo electrónico, chat, documentos, tareas y notas) en un único entorno de trabajo con función de búsqueda, para que todo esté exactamente donde lo necesitas.
3. Plantilla de informe de inventario de ClickUp
Dirigir un bar significa estar muy atento a lo que se vende y lo que no. La plantilla de informe de inventario de ClickUp le ayuda a realizar un seguimiento detallado del rendimiento de las existencias para que pueda analizar las tendencias, compartir las actualizaciones con su equipo y tomar decisiones más inteligentes sobre los nuevos pedidos.
Es ideal para registrar y comparar los datos de inventario de barras de uso a lo largo del tiempo.
Esta plantilla le permite:
- Cree informes estructurados para cada ciclo de inventario.
- Organice las tareas de los informes por categoría o estado.
- Configure notificaciones para realizar el seguimiento del progreso y las actualizaciones.
- Centralice los datos de inventario de todas las fuentes de datos para facilitar el análisis.
- Exporte informes claros y profesionales para sus partes interesadas.
- Celebra reuniones de revisión periódicas para mantener la coordinación.
🍸 Ideal para: Propietarios de bares que se centran en la optimización del inventario y la elaboración de informes periódicos para reducir el desperdicio, mejorar las previsiones y armonizar las decisiones del equipo.
4. Plantilla de inventario para restaurantes de ClickUp
Dirigir un restaurante concurrido implica hacer un seguimiento de mucho más que lo que hay en el menú. La plantilla de inventario para restaurantes de ClickUp le ofrece una forma práctica de gestionar las existencias de ingredientes, reducir el desperdicio y optimizar la reposición sin ralentizar el servicio.
Está diseñado para cocinas con un alto volumen de negocio que necesitan reaccionar con rapidez. Todas las vistas tienen compatibilidad con la rapidez, la estructura y la precisión.
Con esta plantilla, podrá:
- Realice un seguimiento del uso semanal de ingredientes a través de la vista «Consumo semanal».
- Mantenga el orden con los paneles de control de almacenamiento de elementos y falta de existencias.
- Controle las existencias bajas y las necesidades de reposición con la vista «Reordenar».
- Organice datos clave como la vida útil, el coste y la cantidad en un solo lugar.
- Cree informes estructurados utilizando la vista Tabla o las aplicaciones de inventario compatibles.
- Asigne estados personalizados, como «Elemento nuevo» o «Reordenar», para mantener al equipo sincronizado.
🍸 Ideal para: Gerentes de restaurantes que deben equilibrar pedidos de gran volumen, existencias perecederas y una demanda cambiante en la cocina.
5. Plantilla de pedidos de compra e inventario de ClickUp
¿Gestiona las compras mientras realiza el seguimiento de los niveles de existencias fluctuantes? Las cosas pueden salirse de control antes de que pueda decir: «¿Dónde se ha ido todo el tequila?».
La plantilla de órdenes de compra e inventario de ClickUp integra ambos sistemas, lo que le permite realizar el seguimiento de los pedidos, el inventario y el progreso de los proveedores de principio a fin en un solo lugar. Reduce las idas y venidas y mantiene las compras alineadas con las necesidades reales de inventario.
Esta plantilla le permite:
- Cree tareas individuales para cada pedido y asigne la propiedad del equipo.
- Utilice estados personalizados para realizar el seguimiento del progreso desde la solicitud hasta la entrega.
- Colabore con las partes interesadas para confirmar los detalles de los pedidos y señalar los retrasos.
- Configure recordatorios y notificaciones automáticos para los seguimientos clave.
- Realice un seguimiento de los datos de compra, el estado del inventario y los costes de forma paralela.
- Organice los contactos de los proveedores utilizando plantillas de listas de proveedores.
🍸 Ideal para: Propietarios de empresas que gestionan pedidos frecuentes y desean un control más estricto sobre el suministro, la entrega y la responsabilidad del equipo.
👀 ¿Sabías que...? El concepto de gestión de existencias de alcohol se remonta al año 2000 a. C., cuando las tabernas mesopotámicas servían a los viajeros y a menudo estaban vinculadas a rituales religiosos. Los antiguos griegos y romanos también tenían «publicanos» que gestionaban el vino comunal y llevaban un control minucioso de sus existencias, una forma primitiva de gestión de inventario.
6. Plantilla de inventario de material de oficina de ClickUp
Deje de perder tiempo buscando papel para la impresora o preguntándose quién hizo el pedido del último paquete de notas adhesivas. La plantilla de inventario de material de oficina de ClickUp hace que el seguimiento del inventario sea más fácil y transparente, especialmente en entornos dinámicos como las barras.
Reemplaza las hojas de cálculo dispersas por un sistema organizado para el seguimiento de los suministros. Los equipos pueden reponer los productos esenciales y revisar su uso sin tener que cuestionarse nada.
Utilice esta plantilla para:
- Utilice la vista Lista de prioridades para realizar el seguimiento y reordenar rápidamente los suministros urgentes.
- Organice las solicitudes con la vista «Pedidos por departamento» para simplificar la coordinación del equipo.
- Obtenga una instantánea de los niveles de existencias actuales utilizando la vista de inventario.
- Guíe a los nuevos miembros del equipo a través de la vista de la Guía de inicio para una incorporación más rápida.
- Mantenga a todos alineados actualizando los estados a medida que las tareas pasan de «Abierto» a «Completada».
- Tome decisiones de compra más inteligentes revisando los pedidos a través de vistas de tareas claras.
🍸 Ideal para: Gerentes administrativos de barras que equilibran el trabajo con las necesidades diarias y desean un sistema fiable para evitar la escasez y el gasto excesivo.
7. Plantilla sencilla de registro de inventario de empresa de ClickUp
Perfecta para equipos de bares pequeños o negocios nuevos, esta plantilla de registro de inventario empresarial simple de ClickUp ofrece una forma sencilla de realizar el seguimiento de las existencias, los pedidos y los costes sin perderse en la complejidad.
Está diseñado para ofrecerte información rápida sobre lo que se vende, lo que se queda sin vender y lo que hay que volver a pedir. El diseño es sencillo y eficiente, para que puedas centrarte más en las decisiones y menos en la administración.
Esta plantilla le permite:
- Utilice la vista Lista de inventario para supervisar todos los niveles de existencias en un solo lugar.
- Identifique rápidamente los elementos con existencias bajas con la vista de inventario crítico.
- Añada nuevos elementos de inventario al instante utilizando el formulario de elementos de inventario.
- Configure y gestione los flujos de trabajo rápidamente mediante la guía de introducción.
- Organice los elementos en tres estados (activo, inactivo y nuevo producto) para obtener una visibilidad clara.
- Realice un seguimiento de las actualizaciones y los cambios en los elementos para asegurarse de que siempre trabaja con datos precisos.
🍸 Ideal para: Propietarios de barras que necesitan un sistema de inventario básico para mantenerse organizados, especialmente cuando se utilizan varias herramientas.
8. Plantilla de formulario de pedido de suministros de ClickUp
La plantilla de formulario de pedido de suministros de ClickUp ofrece a las empresas una forma clara y centralizada de solicitar, realizar el seguimiento y gestionar los pedidos de suministros de principio a fin. Simplifica la coordinación con los proveedores, mantiene las entregas dentro de los plazos previstos y ayuda a los equipos a eliminar las conjeturas en todo el proceso de adquisición.
Dedicarás menos tiempo a buscar actualizaciones y más tiempo a mantener las operaciones bajo control.
Con esta plantilla, podrá:
- Realice el seguimiento de todas las solicitudes de suministro entrantes con la vista Lista de nuevos pedidos.
- Rellene datos como el tipo de suministro, el plazo de entrega y la información del solicitante en la vista del formulario de pedido de suministro.
- Clasifique y gestione los pedidos por departamento utilizando la vista Pedidos por departamento.
- Manténgase al día sobre el progreso de las entregas con la vista de seguimiento de pedidos de suministro.
- Acceda a la guía de inicio para configurar y personalizar los flujos de trabajo.
- Actualice estados como «Pendiente de aprobación», «En tránsito» o «Completada» para reflejar los cambios en tiempo real.
🍸 Ideal para: Agentes de compras o gerentes que supervisan múltiples flujos de trabajo de adquisición y desean mejorar la gestión de recursos entre equipos.
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9. Plantilla de inventario de barra en Excel y Hojas de cálculo de Google de Coefficient
La plantilla de inventario de barras para Excel y Hojas de cálculo de Google de Coefficient está diseñada para la gestión del inventario de barras en el mundo real.
La plantilla gratuita ofrece secciones separadas para licores, mezcladores y utensilios de bar, donde puede realizar el seguimiento de la cantidad, la ubicación, el coste por unidad y los puntos de reorden en una vista clara. Tanto si gestiona un salón concurrido como un pequeño pub, simplifica sus controles semanales de existencias y le ayuda a gestionar fácilmente el inventario de Excel.
🍸Ideal para: Gerentes de barras que desean un sistema flexible basado en hojas de cálculo para realizar el seguimiento del alcohol, los mezcladores y la cristalería sin necesidad de utilizar un software complejo.
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10. Plantilla de inventario de barra en hoja de cálculo de Superjoin
Diseñada para un uso práctico y diario, la plantilla de inventario de barra en hoja de cálculo de Superjoin cubre todos los aspectos del inventario de su barra, desde licores hasta mezcladores e incluso adornos. La plantilla de hoja de cálculo le ayuda a registrar cantidades, información de proveedores y fechas de compra, al tiempo que mantiene su lista de inventario precisa y fácil de actualizar.
Con un diseño limpio y espacio para entradas personalizadas, es una opción sólida para equipos que desean un control sencillo sin tener que aprender a usar un nuevo software.
🍸Ideal para: personal de barra y equipos de hostelería que buscan una forma sencilla de realizar el seguimiento de los niveles de existencias y reponerlos de manera eficiente.
👀 ¿Sabías que...? En 1862, Jerry Thomas publicó How to Mix Drinks, la primera guía de coctelería del mundo. Además de recetas, incluía consejos sobre cómo almacenar y gestionar una barra de forma eficiente, lo que refleja que, incluso en el siglo XIX, el inventario era una parte fundamental del oficio de barman.
11. Plantilla de hoja de cálculo para inventario de bebidas alcohólicas de Jotform
La plantilla de hoja de cálculo para inventario de bebidas alcohólicas de Jotform ofrece una forma flexible de realizar el seguimiento de las marcas, el grado alcohólico, los precios y las cantidades, lo que la hace perfecta para bares o tiendas de bebidas alcohólicas que dan prioridad a lo digital. Tiene compatibilidad con la clasificación y el ordenamiento fáciles de los productos, lo que le permite gestionar los suministros en función del rendimiento, la antigüedad o la frecuencia de reposición.
La plantilla es totalmente editable, por lo que puede personalizar fácilmente los rótulos, pestañas y columnas para adaptarlas a las necesidades de su barra.
🍸Ideal para: Barras, licorerías y restaurantes que desean digitalizar el seguimiento del inventario y mejorar la toma de decisiones con la elaboración de informes detallados.
12. Plantilla de inventario de barra de Template. Net
Si busca una forma sencilla de realizar el seguimiento de las existencias de su barra, la plantilla de inventario de barra de Template. Net es una opción sólida. Con secciones claras para licores, cervezas, vinos y mezcladores, esta plantilla minimalista de inventario de barra le ayuda a registrar rápidamente las cantidades sin el desorden de campos o fórmulas innecesarios.
También puede imprimirlo, realizar un uso compartido con el personal o utilizarlo para realizar comprobaciones manuales rápidas del stock durante las horas punta.
🍸Ideal para: Propietarios de bares o coordinadores de eventos que gestionan inventarios compactos y necesitan un formato rápido y claro para el seguimiento diario o semanal.
13. Plantilla de diseño de inventario de barra de Template. Net
Diseñada pensando en la simplicidad, la plantilla de diseño de inventario de barra de Template. Net ofrece una forma estructurada de agrupar y crear listas de elementos alcohólicos y no alcohólicos. Con categorías de elementos claras, como licores, vinos, cervezas, zumos y siropes, puede registrar todo en una sola hoja sin complicarlo demasiado.
La configuración mínima de columnas es ideal para actualizaciones diarias rápidas o comprobaciones básicas de inventario en todo tipo de barras.
🍸Ideal para: barras pequeñas, organizadores de eventos o salones de hotel que necesitan una forma rápida y sencilla de realizar el seguimiento de diversas categorías de inventario.
14. Plantilla de hoja de cálculo para inventario de barra de Backbar
La plantilla de hoja de cálculo para inventario de barra de Backbar ayuda a los gerentes de barra a calcular el costo por onza, el precio por porción y los niveles par a simple vista.
Su diseño claro es ideal para llevar un control de licores, cervezas y vinos con precios unitarios precisos y cálculos personalizados de las raciones. Está creado en Excel y diseñado para simplificar las decisiones de pedido y mejorar la visibilidad del stock.
🍸Ideal para: Gerentes de barras y restaurantes que desean obtener información en tiempo real sobre el valor del inventario y los costes de servicio para optimizar las operaciones.
🧠 Dato curioso: ¿Alguna vez te has preguntado por qué se llama «jigger»? Dale las gracias a la Marina Real Británica. El término proviene de «jiggermast», el mástil más pequeño de un barco, y era la jerga utilizada para referirse a la ración diaria de ron de los marineros (servida en una taza de metal, por supuesto). Avanzamos rápidamente hasta el Nueva York del siglo XIX, donde se repartían jiggers de whisky a los trabajadores irlandeses del canal.
15. Plantilla de inventario de barra en hoja de cálculo de File Drop
La plantilla de inventario de barras en hoja de cálculo de File Drop proporciona un sistema visual y codificado por colores para el seguimiento en tiempo real del inventario de barras. Cada fila desglosa los nombres de los elementos, las marcas, los SKU, los niveles de existencias, los costes unitarios y el estado de los pedidos.
El formato condicional resalta los elementos que requieren atención, lo que le ayuda a evitar pedidos excesivos o quedarse sin existencias.
🍸Ideal para: Gerentes de bares y equipos de hostelería que desean una hoja de cálculo de Google con aspecto automatizado para señalar las necesidades de reposición y optimizar los pedidos semanales de suministros.
¿Qué hace que una plantilla de inventario de barra sea buena?
Si su hoja de inventario de barra actual se parece más a una búsqueda del tesoro que a un sistema, es probable que le falten detalles clave. Una buena plantilla de inventario de barra no solo realiza el seguimiento de lo que hay en stock, sino que le ayuda a comprender qué se mueve, qué falta y qué le está costando dinero.
Busque plantillas que tengan compatibilidad con:
- Campos fáciles de editar para que puedas ajustar el tamaño de las botellas, los nombres de los productos o las unidades de servicio.
- Categorías predefinidas para cerveza, vino, licores, adornos y suministros no alcohólicos.
- Cálculos automáticos de costes, como porcentajes de coste por vaso y seguimiento de variaciones.
- Formatos flexibles: tanto si prefiere Excel, Hojas de cálculo de Google o ClickUp Documento.
- Resúmenes visuales para realizar el seguimiento del uso y detectar tendencias en las métricas de su inventario.
En definitiva, una buena plantilla le permite tener el control. Le ayuda a detectar a tiempo las pérdidas, a realizar pedidos de forma más inteligente y a ir un paso por delante, tanto si gestiona un único punto de venta como si gestiona varias ubicaciones.
Realice movimientos de inventario más inteligentes con ClickUp.
La mayoría de los errores en el inventario no se deben a descuidos, sino a herramientas desordenadas y conjeturas. Una buena plantilla cambia eso. Le proporciona estructura, reduce el trabajo repetido y mantiene bajo control cada pedido, botella y proveedor.
ClickUp, la aplicación para todo lo relacionado con el trabajo, va un paso más allá. Sus plantillas integradas son lo suficientemente flexibles como para realizar recuentos diarios, realizar el seguimiento de los proveedores y enviar alertas de reposición, todo ello en un único entorno de trabajo. Obtendrá una visibilidad completa de lo que se está agotando, lo que está en camino y lo que necesita aprobación.
Regístrese ahora en ClickUp para tomar el control del inventario de su barra antes de que este le controle a usted.