Es final de mes y se encuentra ante una montaña de datos de inventario que hay que organizar, seguir y elaborar de informes. Su hoja de Microsoft Excel está abierta, con celdas esperando a ser rellenadas.
¿Cómo simplificar este proceso con unos pocos clics?
En esta guía, le mostraremos cómo gestionar el inventario en Excel. También hablaremos de cómo una hoja de cálculo de Excel para el seguimiento del inventario puede compararse con las hojas de cálculo dedicadas a la gestión del inventario software de gestión de inventario para que pueda decidir qué herramienta se adapta mejor a sus necesidades.
Comprender las hojas de cálculo Excel para el inventario
Tanto si dirige una pequeña empresa como si supervisa una gran operación, necesita saber lo que tiene en stock y lo que se está agotando.
La gestión eficaz del inventario es crucial para cualquier empresa análisis de la cadena de valor . Y en todo el mundo, muchas corporaciones comienzan el seguimiento de inventarios de la forma más sencilla posible: a través de hojas de cálculo Excel.
¿Por qué utilizar Excel para la gestión de inventarios?
Inventario se refiere a los bienes y materiales que una empresa tiene para la reventa o la producción. Son bienes que posee su empresa, a la espera de ser vendidos o convertidos en algo asombroso.
Aunque las grandes empresas pueden necesitar software de gestión de inventario de comercio electrónico en el comercio electrónico, las empresas más pequeñas pueden aprovechar la sencillez y flexibilidad de Excel. Las hojas de cálculo de Excel son herramientas versátiles que le ayudan a realizar el seguimiento, gestionar y analizar el valor de su inventario.
He aquí un rápido resumen de las funciones específicas de Excel que lo hacen ideal para un sistema de gestión de inventario:
Listas de inventario
Excel te permite mantener registros claros y accesibles, que te ayudan a mantener un seguimiento de los niveles de existencias y los cambios en el inventario.
Piense en esto como su archivador digital. Organice productos, cantidades y detalles de forma estructurada. Ajuste manualmente las cantidades y los detalles de los productos con relativa facilidad. Utilice fórmulas, listas desplegables y formatos condicionales para agilizar su trabajo.
Automatización de cálculos
Con Fórmulas de Excel con las que dedicarás menos tiempo a comprobar los números y más a dirigir tu empresa. No necesitas calculadora. Aplique una función (fórmula), seleccione celdas (valores) y pulse Intro: así de sencillo.
IA para análisis
La función 'Analizar datos' de Excel detecta patrones, predice tendencias y sugiere acciones basadas en tus datos. Es como tener un mini científico de datos en nómina
vía Excel
Plantillas de inventario
Excel ofrece plantillas de inventario ya preparadas con opciones estructuradas y personalizables. Sólo tienes que rellenar la información y listo.
He aquí un ejemplo de plantilla de Excel para la gestión de inventarios.
vía Excel
Excel Técnicas de Gestión de Inventario
Aunque Excel no es una solución dedicada a la gestión de inventarios, ofrece potentes funciones que pueden ayudarte a mantenerte organizado y eficiente. Veamos, paso a paso, cómo crear una hoja de cálculo de inventario en Excel:
Paso 1: Crear una hoja de cálculo Excel para el inventario
Abra Excel y comience con un libro en blanco. Un libro es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo. Simplemente inicie Excel, haga clic en Archivo, seleccione Nuevo y elija Libro en blanco.
Ahora tiene un lienzo en blanco para crear su rastreador de inventario.
vía Excel
Paso 2: Añadir las categorías de productos necesarias como columnas
Ajuste columnas claras y fáciles de navegar para su inventario. Etiquete la primera columna como Nombre del producto o Descripción del elemento. A continuación, cree otras columnas esenciales como SKU (Stock Keeping Unit), Niveles de existencias y Puntos de pedido.
💡Consejo profesional: Puede ahorrar tiempo utilizando una de las herramientas integradas de Excel plantillas de inventario .
Este es el aspecto de un inventario típico en Excel:
vía Excel Haz que tu hoja de cálculo sea lo más informativa y funcional posible para ordenar y filtrar rápidamente tus datos.
Paso 3: Ajuste las cantidades a medida que realice ventas
Una gestión precisa del inventario es vital para planificación de la capacidad . Debe determinar con precisión los recursos, como existencias y almacenamiento, necesarios para satisfacer la demanda actual y futura sin saturar sus operaciones.
A medida que realice ventas, mantenga actualizados sus niveles de existencias. Esto evita la falta de existencias, así como la sobrecarga de recursos.
Para actualizar las existencias, busque el elemento en la hoja de cálculo y ajuste la cantidad en la columna correspondiente. Puedes utilizar sencillas fórmulas de Excel para calcular automáticamente los totales y aplicar un formato condicional para resaltar los elementos que se estén agotando, lo que te ayudará a controlar tu inventario y evitar que se agoten las existencias.
vía Excel 💡Consejo profesional: Si buscas funciones de aprovisionamiento más avanzadas, herramientas como SAP Ariba y Coupa ofrecen una integración perfecta con Excel. Estos software de gestión de compras le permiten gestionar los procesos de adquisición, como el seguimiento de pedidos y las actualizaciones masivas.
Paso 4: Revisar y auditar los datos
Las revisiones y auditorías periódicas de sus datos de inventario son esenciales para asegurar su exactitud.
Periódicamente, tómese el tiempo necesario para cotejar su inventario físico con los números de su hoja de cálculo Excel. Busque discrepancias, información obsoleta o cualquier dato que falte sobre sus existencias entrantes y salientes.
Integración de software logístico como Oracle Transportation Management y Zoho Inventory pueden agilizar este proceso alineando los datos de inventario con el seguimiento en tiempo real.
Estas auditorías ayudan a mantener la precisión de los datos y le ofrecen información sobre las tendencias de su inventario, como las fluctuaciones en los niveles de existencias o los cambios estacionales de la demanda. Estas tendencias pueden predecir las necesidades futuras y, en última instancia, mejorar la eficiencia operativa y reducir los costes.
Evitar escollos y errores comunes
La gestión manual del inventario en Excel es propensa a errores. Los errores más comunes son la entrada de datos incoherentes, el etiquetado incorrecto de los productos y el descuido a la hora de actualizar los niveles de existencias. Estos errores son importantes porque pueden dar lugar a un exceso de existencias, roturas de stock e inexactitudes en la (elaboración de) informes financieros.
Recuerde que infame JP Morgan London Whale incidencia ? En 2012, JP Morgan Chase sufrió una asombrosa pérdida de 6.000 millones de dólares porque un empleado copió datos incorrectos de una hoja de cálculo a otra sin ajustar las fórmulas. Incidentes como este ponen de relieve la importancia de la precisión en la gestión financiera y de inventarios.
Para evitar estos escollos, siga estas buenas prácticas:
- Establezca directrices claras para la entrada de datos, incluidas las convenciones de nomenclatura y las actualizaciones
- Formar a todos los usuarios para que la entrada de datos sea coherente
- Organizar sesiones periódicas de recuperación para tratar los posibles nuevos errores debidos a las actualizaciones
- Disponer de un plan de emergencia para hacer frente a errores involuntarios. Esto podría implicar la rápida identificación del error y la notificación al equipo para abordar las discrepancias en un plazo estipulado
A continuación, llevar a cabo una revisión exhaustiva de los datos para corregir los niveles de existencias y un análisis de la causa raíz para evitar la repetición / periodicidad.
Ventajas e inconvenientes de Excel para la gestión de inventarios
Cuando se trata de la gestión de inventarios, Excel es como ese viejo coche de confianza que tiene en el garaje. Puede que no sea el último modelo, pero hace el trabajo terminado, la mayoría de las veces.
Veamos algunas ventajas de utilizar Excel para todos sus procesos de gestión de inventario.
- Rentabilidad: Excel es mucho más rentable que la mayoría de los programas de gestión de inventarios
- Visibilidad del inventario: Es fácil configurar una hoja de cálculo de Excel que le ofrezca una vista de pájaro de lo que hay en stock, lo que está saliendo de las estanterías y lo que ha estado ahí desde las rebajas del año pasado
- Coordinación multicanal: Excel puede actuar como una ventanilla única para su inventario, lo que le permite coordinar los niveles de existencias si usted está vendiendo en línea, en la tienda, o ambos
Examinemos ahora algunas razones por las que esta vieja y fiable solución de gestión de inventario puede no ser siempre el héroe que queremos que sea.
- Falta de automatización: La ausencia de funciones de automatización integradas en Excel es una de las principales preocupaciones de los usuarios actuales
- Susceptibilidad a los errores: Una pulsación de tecla equivocada, y tu inventario puede salirse de control más rápido de lo que puedes decir "deshacer"
Software de gestión de inventarios frente a Excel Gestión de inventarios
Puede optar por alternativas especializadas a Excel para la gestión de inventarios. Algunas, como Hojas de cálculo de Google, son bastante conocidas; otras son más especializadas, como Oracle NetSuite.
El software de gestión de inventarios está especialmente orientado a ayudar a las empresas en el seguimiento y la gestión de sus niveles de inventario, pedidos, equipos de ventas y entregas. Automatiza muchos procesos manuales tradicionalmente asociados a la gestión de inventarios, mejorando la eficiencia operativa.
En esta tabla se recogen las diferencias fundamentales entre el software especializado de gestión de inventarios y la gestión de inventarios de Excel:
| Aspecto | Software de gestión de inventarios | Gestión de inventarios Excel | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Facilidad de uso | Diseñado específicamente para tareas de inventario, a menudo con interfaces intuitivas | Familiar para muchos usuarios, pero no optimizado para la gestión de inventarios | Gestión de inventarios | ||
| Automatización: alto grado de automatización en la entrada de datos, actualizaciones y elaboración de informes | |||||
| Acceso a datos en tiempo real | Proporciona seguimiento en tiempo real y actualizaciones de los niveles de inventario | Carece de capacidades en tiempo real, por lo que los datos pueden quedar obsoletos rápidamente | Acceso a datos en tiempo real | Proporciona seguimiento en tiempo real y actualizaciones de los niveles de inventario | Carece de capacidades en tiempo real, por lo que los datos pueden quedar obsoletos rápidamente |
| Escalabilidad | Se adapta fácilmente al crecimiento de la empresa y al aumento de los inventarios | Escalabilidad limitada; ineficaz para grandes conjuntos de datos | Integridad de los datos | ||
| Integridad de los datos: mayores salvaguardias contra la corrupción y los errores de los datos. Propenso a errores humanos debido a la entrada manual de datos | |||||
| Colaboración | Soporta múltiples usuarios con acceso controlado y seguimiento de los cambios | Funciones de colaboración limitadas; propenso a errores cuando varios usuarios editan simultáneamente | Integración | Mejor protección contra la corrupción y los errores de los datos; propenso a errores humanos debido a la introducción manual de datos | **Integridad de los datos |
| Integración | Se integra a la perfección con otros sistemas de la empresa (p. ej., ERP, comercio electrónico) | Capacidades de integración limitadas; a menudo requiere transferencias manuales de datos | Costes | Gestión de la información de la empresa | |
| Coste | Suele implicar cuotas de suscripción o licencia | Bajo coste o gratuito/a | |||
| Informes y elaboración de) informes | Herramientas avanzadas de elaboración de informes para análisis predictivos y perspectivas | Capacidades básicas de elaboración de informes; carece de herramientas analíticas avanzadas | Personalización | ||
| Personalización | Altamente personalizable para ajustarse a las necesidades y flujos de trabajo específicos de la empresa | Opciones de personalización limitadas; se basa principalmente en plantillas preconstruidas | Bajo coste o gratuito |
Como puede ver, el software especializado en gestión de inventarios ofrece importantes ventajas funcionales sobre Excel. Esto lo convierte en una opción más adecuada para empresas con necesidades de inventario complejas. Una preocupación, sin embargo, es su coste.
Entonces, ¿qué pasaría si pudiera obtener lo mejor de ambos mundos? ¿Una funcionalidad robusta a un precio razonable?
Elegir ClickUp para la gestión de inventarios ClickUp es una plataforma personalizable de gestión del trabajo que ofrece funciones estelares de gestión de hojas de cálculo y mucho más.
Los paneles personalizables, las tareas automatizadas y las notificaciones en tiempo real ayudan a mantener organizado el inventario. Además, ofrece una gran variedad de funciones de gestión de inventario, como el almacenamiento seguro de documentos esenciales como el Nota de entrada de mercancías (GRN) dentro de las tareas.
Manténgase al tanto de los datos de inventario en tiempo real con los paneles de ClickUp
Se integra con otras herramientas que utiliza a menudo, facilita el control de tiempo y ofrece opciones avanzadas de (elaboración de) informes. Además, su amplia biblioteca de plantillas facilita el ajuste de su flujo de trabajo.
Eche un vistazo a algunas de las soluciones de gestión de inventario de ClickUp.
Automatización y eficiencia
ClickUp es una solución moderna y fácil de usar para agilizar su proceso de gestión de inventario.
Su plantillas de gestión de proveedores simplifican el proceso de seguimiento de la información y el rendimiento de los proveedores. La automatización incorporada, como las tareas periódicas y los desencadenantes de tareas, acelera la coordinación de los proveedores y la gestión de los proveedores simplifica la gestión de pedidos .
Con funciones como el seguimiento automático del inventario, las actualizaciones en tiempo real y las notificaciones de existencias bajas, ClickUp es como un asistente personal dedicado a mantener su inventario bajo control.
Coste y flexibilidad
Excel es una opción muy económica y cómoda. Sin embargo, estas ventajas tienen un precio: la gestión de complejas hojas de cálculo de Excel requiere más tiempo y esfuerzo a medida que crece su empresa.
Mientras tanto, ClickUp ofrece opciones avanzadas por una pequeña cuota de suscripción. (Por supuesto, ClickUp también tiene una versión gratuita/a de por vida).
Añada detalles esenciales mediante los Campos personalizados de ClickUp
Con Campos personalizados y múltiples Vistas ClickUp con ClickUp Views, usted tiene la flexibilidad de ver su información de la forma que desee.
Es importante notar que también puede utilizar ClickUp para sus otras necesidades. Por ejemplo, ClickUp's software de gestión de operaciones puede ayudar a su empresa en crecimiento.
Escalabilidad
ClickUp se ha creado pensando en la escalabilidad. Tanto si gestiona el inventario de una pequeña empresa como de una gran corporación, ClickUp puede crecer con usted.
Gestiona de forma eficaz grandes volúmenes de datos y proporciona elaboración de informes y análisis avanzados a través de herramientas personalizables Paneles de ClickUp que le ayudarán a tomar decisiones con conocimiento de causa a medida que evoluciona su empresa. Plantilla de gestión de inventario de ClickUp se puede personalizar según sus necesidades, lo que facilita la configuración y la gestión de su inventario con el mínimo esfuerzo. También es fácilmente escalable.
Estas son algunas de sus principales funciones:
- Campos personalizados predefinidos para el seguimiento de detalles de inventario como descripciones de elementos, niveles de existencias y puntos de reabastecimiento
- Vistas fáciles de usar, como Lista, Calendario y Tablero, para gestionar las tareas y los programas de inventario
- Dependencias de tareas y recordatorios para garantizar la puntualidad de la reposición y las comprobaciones de inventario
- Paneles personalizables para supervisar las métricas y el rendimiento del inventario
- Integración con otras herramientas como Slack y el correo electrónico para agilizar la comunicación y las notificaciones
- Funciones de colaboración en tiempo real que permiten a los miembros del equipo actualizar la información de inventario simultáneamente
- Automatización simplificada del flujo de trabajo para reducir las tareas manuales y mejorar la eficiencia
Descargar esta plantilla
Transición de Excel a ClickUp para la gestión de inventarios
👀¿Sabías que: Según un estudio de Acuity Training aproximadamente el 54% de las empresas de todo el mundo utilizan Microsoft Excel, lo que se traduce en más de 2.000 millones de usuarios en todo el mundo. Está claro que Excel está haciendo algo bien. Lo más probable es que usted también lo haya utilizado.
Sin embargo, a medida que su empresa crece, es posible que deba considerar una solución de gestión de inventario más sólida, como ClickUp.
¿Está listo para actualizarse?
Si se da cuenta de que su inventario se está quedando pequeño con respecto a su hoja de cálculo, puede que haya llegado el momento de plantearse una actualización. He aquí algunas señales:
- Si pasa más tiempo corrigiendo errores que gestionando el inventario, es posible que la falta de automatización avanzada en Excel le esté frenando
- A medida que aumenta su inventario, hacer un seguimiento de todo en Excel puede resultar abrumador
- Si necesita actualizaciones en tiempo real y automatización, los procesos manuales de Excel pueden ralentizarle
- Si hay varias personas implicadas en la gestión del inventario, la coordinación a través de una única hoja de cálculo puede resultar caótica
Transición de la gestión de inventario de Excel a ClickUp
El cambio de Excel a ClickUp no tiene por qué ser desalentador.
Empiece por migrar los datos existentes a los paneles personalizables de ClickUp. Estos paneles le permiten crear listas dinámicas, hacer un seguimiento de los niveles de existencias y gestionar pedidos de varios canales de ventas en un solo lugar.
A continuación le mostramos cómo hacerlo paso a paso:
Exporte sus datos de Excel
Empiece por exportar sus datos de inventario desde Excel (en formato XLSX, XLS o CSV) e impórtelos en ClickUp.
Importe datos de diversas fuentes a ClickUp en unos sencillos pasos
Configure flujos de trabajo personalizados
Personalizar Plantilla de inventario de ClickUp para adaptarse a sus procesos de inventario, ya sea el seguimiento de los niveles de existencias, la gestión de pedidos o el ajuste de alertas de nuevos pedidos.
Con la plantilla de inventario de ClickUp podrá:
- Centralizar todos sus datos de inventario en un espacio de trabajo optimizado para facilitar el acceso y la gestión
- Realizar un seguimiento eficaz de los niveles de existencias, las ventas y los nuevos pedidos en tiempo real, garantizando que nunca le falten elementos esenciales
- Automatizar las actualizaciones y la elaboración de informes, reduciendo los errores manuales y ahorrando tiempo en las auditorías de inventario
Para optimizar la gestión de su inventario, mejore esta plantilla añadiendo estados personalizados como 'En stock', 'Stock bajo' y 'Fuera de stock' También puede incorporar Campos personalizados como 'SKU', 'Proveedor', 'Punto de pedido' y 'Último pedido' para mantener organizada la información vital del inventario y obtener una vista completa de la salud de su inventario.
Descargar esta plantilla
Controlar y ajustar
Una vez que el sistema esté en funcionamiento, supervise su rendimiento y realice los ajustes necesarios para optimizar la gestión del inventario.
Automatización y elaboración de informes en tiempo real en la gestión de inventarios
Una de las mayores ventajas de la transición a ClickUp son las funciones de automatización y (elaboración de) informes en tiempo real. Con Automatizaciones de ClickUp con ClickUp Automations, puede automatizar la introducción y actualización de datos, reduciendo el riesgo de errores humanos y liberando tiempo para actividades más estratégicas.
Aumente su productividad con Automatizaciones en ClickUp
Los informes en tiempo real de ClickUp le permiten generar información actualizada con sólo pulsar un botón, lo que le ayuda a tomar decisiones informadas rápidamente.
Y hemos dejado lo mejor para el final: Cerebro ClickUp .
ClickUp Brain es el asistente de IA integrado de ClickUp. Puede acceder a él desde cualquier punto de la plataforma ClickUp. Así es como se aprovecha:
- Hágale preguntas ("¿Cuál es la tasa de rotación actual de nuestro inventario y cómo se compara con la del año pasado?")
- Genere tablas y vistas ("Muéstreme una tabla de todos los elementos que se agotaron durante la temporada navideña del año pasado y la demanda actual de los mismos")
- Crear informes ("Redacte un breve resumen de las variaciones mensuales del inventario de calzado de este año")
Cree informes y resúmenes con ClickUp Brain
🎨Fun Fact: El artista japonés de 80 años Tatsuo Horiuchi crea hermosas pinturas de la vida, formas de arte y paisajes japoneses... ¡usando Microsoft Excel!
Automatice su gestión de inventario con ClickUp
Una persona sabia dijo una vez: "La economía mundial se basa en dos cosas: el motor de combustión interna y Microsoft Excel" Efectivamente, Excel se lo ha ganado a pulso.
Excel puede ayudar a las pequeñas empresas a mejorar la gestión de sus inventarios. Pero a medida que su empresa crezca, sabrá que ha llegado el momento de actualizar su sistema de gestión de inventario Excel.
ClickUp ofrece soluciones de inventario modernas y escalables con automatización, información en tiempo real y funciones avanzadas que una hoja de cálculo de Excel no puede igualar. Además, incluye muchas otras soluciones, como la documentación colaborativa y el chat en tiempo real, que la convierten en una aplicación todo en uno adecuada para todos los departamentos. Para los profesionales de empresa con visión de futuro, su escalabilidad y flexibilidad no deben ser ignoradas. Empiece a utilizar ClickUp hoy mismo