Hoja de trucos de Excel [Con fórmulas y consejos]

Acaba de recibir una montaña de datos para analizar. Tienes que darles sentido, de forma rápida y clara, y hacer una presentación.

¿Empiezas a sentir la presión? No te preocupes, Excel está aquí para ayudarte

Excel puede simplificar un montón de cosas, desde la modelización financiera hasta los cronogramas de los proyectos. Tanto si eres gestor de proyectos como si sólo quieres dar sentido a tus finanzas, Excel puede mejorar tu productividad a la vez que agiliza las tareas cotidianas.

Con nuestra hoja de trucos de fórmulas de Excel, resolverás tus problemas con Excel más rápido que nunca. ¿Listo para empezar?

Datos rápidos sobre Excel

En la década de 1980, las empresas luchaban por mantenerse al día con las demandas de un procesamiento de datos más rápido. Los contables se sentían abrumados por el tratamiento manual de los números.

Para solucionar este problema, Microsoft desarrolló Excel software de hoja de cálculo en 1985 para Macintosh y más tarde, en 1987, para Windows, con el objetivo de agilizar el análisis de datos y automatizar cálculos complejos.

Con el tiempo, pasó de ser un software genérico de hoja de cálculo independiente a una herramienta de colaboración basada en la nube [Microsoft 365] y rápidamente se hizo indispensable, especialmente para profesionales como gestores de proyectos y analistas de datos.

A partir de ahora, Excel forma parte del paquete Microsoft 365 y no puede adquirirse como herramienta independiente. El plan personal del paquete Microsoft 365 tiene un precio de 6,99 dólares al mes, mientras que los planes Enterprise o de empresa parten de 8,25 a 12,5 dólares por usuario/mes. Por supuesto, el precio varía en función de las funciones y servicios que elijas.

Casos de uso de Excel

Tanto si quieres organizar la información y simplificar las tareas que realizas cada día, como si quieres hacer números, o automatizar Excel para realizar trabajos repetitivos, puede hacerlo todo.

He aquí algunos casos de uso de Excel que todo usuario de Excel debe conocer. Describen cómo se puede utilizar Excel con eficacia en diversos escenarios de análisis de datos. Exploremos:

1. Análisis de datos con tablas dinámicas

¿Tienes un montón de datos difíciles de digerir? No hay problema

Con las tablas dinámicas de Excel puedes trocear los datos y presentarlos gráficamente para darles sentido.

Digamos que eres un profesor que ha recopilado datos sobre los resultados de los exámenes de los alumnos de varias asignaturas. Con las tablas dinámicas, puedes ver el rendimiento de cada estudiante en varias asignaturas y el rendimiento de todo el grupo en una asignatura concreta.

A continuación, puede representar visualmente los resultados en formatos como gráficos circulares y gráficos. Esto puede ayudarte a ver patrones en las puntuaciones de los exámenes y a averiguar cómo les va a los alumnos.

2. Modelización financiera con fórmulas

Gestionar un presupuesto, pequeño o grande, puede ser todo un reto, pero Excel puede ayudarte.

Desde funciones sencillas como =SUMA para sumar cifras hasta funciones como =VAN para calcular el Valor Actual Neto de tus activos, las fórmulas son la clave para simplificar la modelización financiera. Además, Excel puede ayudarte a visualizar todos tus datos con cuadros, gráficos y diagramas avanzados.

3. Gestión de inventarios con formato condicional

Supongamos que eres un fabricante de ropa con una alta rotación de inventario. Gestionar los niveles de existencias para satisfacer la demanda del mercado puede resultar abrumador, pero no tiene por qué. Con Excel, puedes crear un rastreador de inventario que se actualice automáticamente y muestre los resultados en un panel.

Si añades un formato condicional, puedes resaltar los niveles de existencias en distintos colores: rojo para bajo, amarillo para medio y verde para lleno. Así tendrás una vista clara de las tendencias de tu inventario y te asegurarás de estar siempre preparado para satisfacer la demanda.

4. Plantillas Excel de gestión de proyectos

¿Tienes un proyecto? Excel gestión de proyectos las plantillas de Excel te ayudan Puede realizar fácilmente el seguimiento de tareas, plazos, asignaciones y equipos sin perder de vista el panorama general.

Para el lanzamiento de un producto, el (diagrama de) Gantt de Excel y otros plantillas de hojas de cálculo son tu arma secreta. Le ayudarán a correlacionar todas las fases, ofreciéndole una vista clara de los cronogramas para que pueda mantener el rumbo y gestionar sin problemas cualquier cambio de última hora.

Cómo empezar con Excel

Empezar a trabajar con Excel es fácil. Aquí tienes una guía rápida de algunas de las funciones más comunes que utilizarás:

Entrada básica de datos

La entrada de datos con Excel es sencilla, rápida y fiable. Simplemente:

1. Abra una nueva hoja de cálculo
2. Introduce todos los números, textos o fechas en filas y columnas
3. Dé formato a la hoja de cálculo según sea necesario

Creación de gráficos

Una vez que hayas añadido tus datos, puedes visualizarlos todos a la vez fácilmente con estos pasos:

1. Resalte los datos que desea representar gráficamente
2. Navegue hasta la pestaña Insertar
3. Seleccione Crear y elija entre gráficos de barras, gráficos lineales o gráficos circulares

Formato de celdas

Puede aplicar varias opciones de formato y cambiar el aspecto de sus datos.

Para dar formato a tus datos:

1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato
2. Utilice la pestaña Home para aplicar formatos de número, fecha o texto
3. Explore opciones como el formato general o condicional para personalizar el aspecto de sus datos

Uso de plantillas de Excel

Excel ofrece plantillas prediseñadas para todo. Para encontrar una plantilla para la gestión de proyectos, presupuestos o cualquier otra necesidad, simplemente:

1. Navegue hasta la pestaña Home
2. Haga clic en Nuevo
3. Desplácese hacia abajo para encontrar plantillas para presupuestos, seguimiento, gráficos, calendarios, listas y todo lo demás

Ahora que ya sabes lo básico, veamos nuestra hoja de trucos de fórmulas de Excel.

Ejemplos de fórmulas de Excel

Aquí tienes una hoja de referencia rápida de fórmulas de Excel que contiene 20 funciones de Excel. Abarcan desde funciones matemáticas básicas hasta funciones de búsqueda avanzadas, funciones de texto y condiciones lógicas. La mayoría de ellas funcionan en una o más hojas de cálculo.

Nota: A1, A10, B1, etc., son referencias de celda: A1 se refiere a la celda de la columna A y fila 1, B10 se refiere a la celda de la columna B y fila 10, etc.

1. Suma de números [SUM]

Como director de ventas, necesita hacer un seguimiento rápido de los totales de ventas semanales. La fórmula SUMA calcula instantáneamente y proporciona el total de todas las cifras de su región de datos actual [fila o columna].

Fórmula:

=SUMA(A1:A10)

vía Excel Todas las ventas del departamento se registran en el intervalo de celdas de A1 a A10. a11' muestra la suma de todos los equipos de ventas.

2. Hallar la media [AVERAGE]

Como responsable de Formación y Desarrollo, necesita hacer un seguimiento del rendimiento de las clases. La fórmula AVERAGE es perfecta para ello. Calcula rápidamente la mediana de todas las puntuaciones, para que sepa quién lo está haciendo bien y quién no.

Fórmula:

=MEDIA(B1:B20)

Las celdas seleccionadas del intervalo de B1 a B20 registran las puntuaciones de los alumnos. La celda B21 muestra la media de la clase.

3. Encontrar el mayor valor [MAX]

¿Diriges un equipo? Utiliza la fórmula MAX para resaltar los números más altos, ya sean las mejores ventas, los hitos de un proyecto o las puntuaciones más altas. Esto facilita el reconocimiento de los que más rinden y de sus esfuerzos.

Fórmula:

=MAX(C1:C15)

El intervalo de celdas de C1 a C15 contiene las cifras de ventas de cada persona. La celda D2 muestra la cantidad más alta.

4. Rótulo con lógica condicional [IF]

Para los controles de calidad de los productos, la función IF puede etiquetar automáticamente los elementos como "Apto" o "No apto" en función de sus puntuaciones de calidad. Es como tener un asistente de control de calidad al que nunca se le escapa nada.

Fórmula:

=IF(D2>50, "Pasa", "No pasa")

La columna D registra la calidad del producto, y la columna F muestra los productos que pasan la comprobación. La condición para que un producto pase la comprobación es que la puntuación sea superior a 50.

5. Suma condicional [SUMIF]

¿Quiere controlar los gastos? Utilice la fórmula SUMIF para sumar todos los gastos que superen una cantidad específica, como 100 $. Esto le permite controlar fácilmente dónde se está excediendo su presupuesto.

Fórmula:

=SUMIF(B2:B11, ">100")

El intervalo de celdas de B2 a B10 registra los importes de los gastos. La celda B12 muestra el importe total excedido sobre el presupuesto.

6. Contar celdas no en blanco [COUNTA]

¿Organiza un evento? La función COUNTA le ayuda a contar cuántas personas han confirmado su asistencia, ofreciéndole un recuento instantáneo sin necesidad de ordenar las respuestas repetidamente.

Fórmula:

=CUENTA(B2:B21)

La columna 'B' muestra los invitados que han confirmado su asistencia y la celda B2 muestra el número de asistentes.

7. Buscando datos verticalmente [VLOOKUP]

¿Gestiona datos de inventario o de productos? Utilice VLOOKUP para encontrar detalles específicos, como precios, con sólo escribir el nombre del producto. Se acabaron los desplazamientos y obtendrá resultados rápidos y precisos.

Fórmula:

=VLOOKUP("Producto1", A1:C10, 2, FALSE)

Las diez primeras celdas de las columnas A a C contienen información sobre todos sus productos. La celda A13 muestra el precio del Producto A.

8. Buscando datos horizontalmente [HLOOKUP]

¿Necesita hacer un seguimiento horizontal de los datos? Utilice HLOOKUP para extraer datos de ventas, rendimiento o cualquier otro dato de su tabla a través de múltiples filas, permitiendo una fácil comparación y análisis.

Fórmula:

=HLOOKUP("Ventas", A1:F5, 3, TRUE)

Las cinco primeras celdas de las columnas A a F contienen información sobre todas las ventas de las distintas regiones. La celda A8 muestra el total de ventas de la región Norte.

9. Concatenando texto [CONCATENATE]

¿Ha descargado una Lista con nombres divididos? La fórmula CONCATENATE puede combinar el nombre, el segundo nombre y los apellidos en una celda. Esta fórmula también puede utilizarse para combinar otros datos de texto, como direcciones.

Fórmula:

=CONCATENAR(" ", A2, " ", B2, " ",C2)

Aquí, las celdas A2 a C2 contienen el nombre, segundo nombre y apellidos del primer cliente. La celda D2 muestra su nombre completo, combinado.

10. Cálculo de porcentajes

¿Quieres hacer un seguimiento del progreso del proyecto? Utilice Excel para calcular el porcentaje de tareas completadas.

Fórmula:

=A2/B2*100

Las columnas A y B contienen las tareas completadas frente al total de tareas. La columna C muestra el porcentaje de tareas completadas.

11. Cálculo del valor actual neto [VAN] de los activos

¿Quiere conocer hoy el valor de las inversiones futuras? La fórmula del VAN calcula el valor actual de los flujos de caja futuros, lo que la convierte en una herramienta crucial para que los inversores tomen decisiones con conocimiento de causa.

Fórmula:

=VAN(0,05, B2)

Aquí, la celda B2 contiene los valores de los flujos de caja, y el VAN se calcula con un descuento del 5%, que aparece en la columna C.

12. Redondeo de números [ROUND]

Como contable colegiado, la función ROUND garantiza que sus cifras financieras sean claras y precisas redondeando los números a dos decimales, manteniendo los informes ordenados y profesionales.

Fórmula:

=_REDONDO(A2, 2)

La columna A contiene los valores a redondear, y la columna B muestra los valores redondeados a dos decimales.

13. Cálculo del valor futuro [FV]

Después de calcular el valor actual de sus inversiones, utilice la fórmula del valor futuro para estimar cuánto crecerán sus inversiones con el tiempo. Esta fórmula es perfecta para predecir la rentabilidad a largo plazo.

Fórmula:

=FV(0,04, 10, -1000, 0)

Esta fórmula te ayuda a calcular cuánto valdrá una inversión anual de 1.000 $ dentro de 10 años con una rentabilidad del 4%.

14. Encontrar duplicados [COUNTIF]

¿Gestiona una gran base de datos de correo electrónico? La fórmula COUNTIF encuentra y elimina duplicados para garantizar que su lista de correo esté ordenada y nadie reciba varios correos electrónicos.

Fórmula:

=COUNTIF=COUNTIF(A$2, A2)>=1

Esta fórmula devolverá TRUE para las celdas que tengan duplicados y FALSE para las entradas únicas. A continuación, puede filtrar u ordenar basándose en esta columna para limpiar su lista de correo electrónico de forma eficaz.

15. Actualizar hojas basándose en fechas [TODAY]

¿Gestiona varias hojas? Utilice la función TODAY para añadir y actualizar automáticamente la fecha actual, realizando un seguimiento de los plazos o hitos sin esfuerzo con actualizaciones diarias.

Fórmula:

=TODAY()

Esta función añade la fecha de hoy donde se aplica.

16. Pago de préstamo financiero [PMT]

¿Necesitas calcular los pagos mensuales de un préstamo? Esta fórmula le ayuda a determinar los pagos en función del importe del préstamo y el tipo de interés, ofreciéndole un plan de amortización claro y evitando los impagos.

Fórmula:

=PMT(0.05/12, 60, -5000)

Esta fórmula calcula el interés mensual de un importe de 5000 $ a un tipo del 5% mensual durante 60 meses [cinco años].

17. Extrayendo el año [YEAR]

¿Trabaja con contratos? La fórmula YEAR extrae el año de las fechas, ayudándole a ordenar y seguir los contratos por año, facilitando la gestión de las renovaciones.

Fórmula:

=AÑO(A1)

La celda A1 contiene la fecha, mientras que la celda B1 muestra el año extraído de la fecha de la celda A1.

18. Formato condicional basado en el valor

¿Desea resaltar los días con un equipo de ventas superior a $1000? Aplique formato condicional:

1. Navegue a Home
2. Seleccione Formato condicional
3. Seleccione Resaltar reglas de celda

1. SeleccionarMayor que
2. Introduzca el número 1000, y
3. Elija el color verde

Todas las cifras superiores a 1000 aparecerán resaltadas en verde.

19. Coincidencia exacta de posiciones de datos [MATCH]

¿Necesita encontrar rápidamente un producto en su inventario? La fórmula MATCH localiza su posición exacta en su lista de inventario, ahorrándole tiempo al buscar en largas hojas.

Fórmula:

=MATCH("Producto A", A1:A20, 0)

Las celdas A1 a A20 contienen la lista de productos. La función devolverá 1 ya que 'Producto A' está en la celda A1.

20. Buscar texto en una celda [BUSCAR]

Si está manejando Elaboración de informes en Excel y necesita localizar un término específico como 'Total' en una columna, la fórmula SEARCH muestra exactamente dónde aparece.

Esto le permite saltar rápidamente a la sección pertinente sin depender de la barra de búsqueda o de la función Buscar, que puede ser lenta.

Fórmula:

=BUSCAR("Total", B1)

La función devuelve un número que significa la posición del primer carácter del término buscado.

He aquí un ejemplo sencillo Truco de Excel para usted: aplique la fórmula a la primera entrada de una columna y, a continuación, arrastre hacia abajo la esquina de la celda para aplicarla a toda la lista ¡en cuestión de segundos!

Comunidades de usuarios de Excel

Excel es complicado y contiene más de 500 fórmulas utilizables. Es casi imposible para un humano conocer todas las fórmulas y bibliotecas con todas sus diversas opciones y matices. Con la hoja de trucos de fórmulas de Excel, apenas hemos arañado la superficie.

Aquí tienes una lista de comunidades de usuarios de Excel que puedes visitar para obtener ayuda y explorar todas las posibilidades de Excel:

Comunidad Técnica de Microsoft

Tech Community es el foro oficial de Microsoft para todos los productos MS Office. Su Comunidad Excel es donde puedes hacer preguntas, aprender trucos de Excel que otros han inventado y explorar todas las posibilidades que ofrece Excel.

Foro MrExcel

Tablero de Mensajes de MrExcel es un foro muy activo donde los usuarios de Excel, desde principiantes a expertos, discuten todo lo relacionado con Excel. Puedes hacer preguntas, compartir ideas, aprender de miles de problemas de Excel que otros han resuelto, y obtener una hoja de trucos de fórmulas de Excel. Es una de las comunidades de ayuda de Excel en línea más consolidadas.

Reddit's Excel subreddit [r/excel\]]

Este subreddit cuenta con una amplia y comprometida comunidad de entusiastas de Excel que se ayudan mutuamente con regularidad para resolver sus problemas. Tanto si eres un principiante como un usuario avanzado, puedes plantear tus preguntas directamente a expertos en Excel y encontrar respuestas a problemas relacionados con Excel.

Desafíos y límites de Excel

Aunque millones de profesionales confían en él cada día, es importante conocer los límites de Excel, especialmente si se trata de proyectos muy grandes o se intenta colaborar.

Colaboración desordenada

¿Has intentado alguna vez trabajar con un compañero en la misma hoja de Excel? Sí, es un lío. Las funciones de coautoría de Excel pueden haber mejorado, pero todavía no puedes esperar tener la experiencia fluida y sin problemas que encontrarías en una herramienta de colaboración dedicada.

Paneles e informes estáticos

Las empresas modernas necesitan información en tiempo real. Lamentablemente, los paneles de Excel no incluyen funciones que se actualicen automáticamente y le permitan profundizar en los datos.

Automatización propensa a errores y limitada

La entrada manual de datos, así como su edición manual, puede dar lugar a muchos errores, lo que es demasiado común en Excel. El seguimiento de errores en grandes hojas de cálculo es como buscar una aguja en un pajar.

Aunque las macros son útiles para la automatización, hay que saber bastante de código VBA para sacarles el máximo partido. El ajuste y mantenimiento de las macros puede suponer una curva de aprendizaje muy pronunciada para los principiantes, lo que limita el potencial de automatización de Excel.

Alternativas a Excel

Existen muchas Alternativas en Excel .

Por ejemplo, puede probar con ClickUp . Al igual que Excel, puede almacenar datos, realizar cálculos y ver datos mediante diversos gráficos. Pero está optimizado para mucho más. Exploremos juntos sus funciones.

ClickUp Vista Tabla

Si está acostumbrado a Excel, se sentirá como en casa con Vista Tabla de ClickUp .

Introduzca los datos del proyecto y asigne tareas simultáneamente con la vista Tabla de ClickUp

Con la vista Tabla puede:

• Asignar tareas, establecer prioridades y realizar un seguimiento del progreso dentro de la misma cuadrícula
• Personalizar las columnas y filas para adaptarlas a los plazos de su flujo de trabajo y a los propietarios de las tareas
• Ver los datos de todos sus proyectos para tener una visión global de cómo está progresando su equipo sin tener que desplazarse interminablemente

¿Y lo mejor?

Puede cambiar entre la vista de (diagrama de) Gantt o la vista de Tablero Kanban para que nunca esté bloqueado en una sola vista de su proyecto. Y ahora, para el siguiente nivel de análisis de datos, mucho más allá de las meras aplicaciones de hojas de cálculo. ClickUp Brain.

ClickUp Brain

Obtenga resúmenes de tareas y planifique su próxima tarea en el proyecto con ClickUp Brain Cerebro de ClickUp IA pueden llevar su flujo de trabajo mucho más allá de lo que permite la configuración manual basada en fórmulas de Excel.

Esto es lo que ofrece:

• Sugerencias inteligentes: ¿Necesita agilizar su flujo de trabajo? ClickUp Brain aprende de sus tareas y puede sugerirle soluciones que le ayuden a mejorar su productividad
• Resúmenes rápidos: ClickUp Brain también proporciona actualizaciones rápidas y resúmenes de su proyecto para ayudarle a obtener una visión general. También puede sugerirle qué tarea puede realizar a continuación
• Automatización: ClickUp Brain puede automatizar tareas repetitivas como la actualización de estados o la asignación de tareas. Excel puede necesitar macros y mucho código para esto, pero en ClickUp, sólo se necesitan unos pocos clics

En resumen, ClickUp Brain es una ventanilla única para todas sus necesidades de análisis de datos. Lo que puede conseguir en Excel mediante el ajuste manual de fórmulas, ClickUp Brain lo hace automáticamente!

Bonus: Echa un vistazo a estos free plantillas de hojas de cálculo para Excel y ClickUp .

ClickUp-La actualización definitiva de Excel

Aunque Excel es excelente para procesar datos, la vista Tabla de ClickUp, ClickUp Brain y otras herramientas de gestión de proyectos ofrecen una solución completa para los equipos que desean hacer más con sus datos.

Las potentes funciones de ClickUp le permiten ir más allá de las hojas de cálculo para organizar todo en un solo lugar: de forma más inteligente, rápida y sencilla. Consiga que los datos trabajen para usted: utilícelos para ajustar elementos de acción y decidir los pasos siguientes.

La guinda del pastel: Se acabaron las matemáticas Simplemente introduzca sus datos en ClickUp y pídale que le ayude. Y lo hará.

Así que regístrese para obtener una cuenta gratuita de ClickUp hoy mismo y deje que se encargue de sus datos.