La automatización nos está liberando silenciosamente de muchas tareas, ya sea ayudándonos a pagar la compra semanal en el supermercado o iniciando un reembolso en Amazon por un elemento defectuoso.
Es tan omnipresente que hemos empezado a darlo por sentado. Apenas recordamos los días de largas colas, las interminables esperas cuando llamábamos al soporte al cliente y cuántos trámites y procesos comerciales solían estar plagados de retrasos y errores.
Entonces, como un superhéroe, la automatización de tareas vino al rescate colectivo de personas y empresas. Se hizo cargo de las tareas aburridas y repetitivas, lo que nos permitió centrarnos en trabajos más importantes, a menudo creativos o estratégicos. Es cierto que el servicio al cliente no es perfecto, pero estamos en una mejor situación gracias a la automatización.
Como resultado, la mayoría de nuestras herramientas de productividad están equipadas con automatización. Esto es válido incluso para herramientas heredadas como Microsoft Excel. Por lo tanto, si desea que Excel funcione mejor y más rápido, quédese con nosotros y aprenda a automatizar Microsoft Excel.
También te mostraremos una herramienta mucho más avanzada para crear automatizaciones personalizadas: ClickUp.
¡Vamos allá!
Comprender la automatización de tareas: antecedentes
La automatización de tareas consiste en utilizar herramientas y tecnología modernas para realizar determinadas tareas sin necesidad de que las personas las hagan manualmente. Se utiliza para facilitar las actividades repetitivas y que requieren mucho tiempo, y para que no se produzcan errores.
Esto también permite a las personas centrarse más en las partes complejas y creativas de su trabajo. Por ejemplo, puedes realizar la automatización de la recopilación de datos a través de formularios, la introducción de datos y la elaboración de informes.
La automatización de tareas también está presente en nuestra vida cotidiana. Piensa en los quioscos de facturación de los aeropuertos, los cajeros automáticos o la renovación automática de tus servicios de suscripción. La automatización elimina el trabajo manual y las tareas repetitivas de al menos un paso de dichos procesos.
Historia y evolución de la automatización de tareas
La automatización de tareas ha avanzado mucho. Veamos cómo ha evolucionado a lo largo del último siglo.
- A mediados del siglo XX: antes de la llegada de los ordenadores, los inventores solo podían automatizar sistemas mecánicos básicos. Cuando finalmente aparecieron los ordenadores, los primeros mainframes y sistemas de tarjetas perforadas podían automatizar tareas de procesamiento de datos, pero eran complejos e inaccesibles.
- Años 60-80: Surgieron las macros y los scripts para automatizar las tareas de manipulación de datos y elaboración de informes. En la década de 1980, con la llegada de programas de hojas de cálculo como Microsoft Excel, la gente comenzó a utilizar macros para automatizar cálculos y manipulación de datos.
- Años 90 y 2000: Los sistemas de gestión del flujo de trabajo y las herramientas de automatización de procesos empresariales se popularizaron, lo que permitió a las organizaciones automatizar secuencias complejas de tareas y aprobaciones.
- Años 2010-2020: En la última década, hemos sido testigos del auge de la automatización robótica de procesos (RPA), es decir, robots de software o «bots» que realizan tareas basadas en reglas en diferentes aplicaciones, lo que aumenta la eficiencia y la escalabilidad.
- Presente: Ahora nos encontramos en la era de la integración de la IA en la automatización. Los algoritmos avanzados permiten a los sistemas aprender y adaptarse, lo que hace que la automatización sea más inteligente y consciente del contexto. La automatización cognitiva, el procesamiento del lenguaje natural y el análisis predictivo son ahora fundamentales para los flujos de trabajo automatizados.
Automatización de tareas en Excel
A pesar del auge de la IA, el big data y la computación en la nube, muchos siguen teniendo una dependencia excesiva de Microsoft Excel para el análisis y la gestión de datos.
A la gente le gusta usar Excel porque organiza datos, realiza cálculos avanzados y proporciona información útil. Sin embargo, a nadie le gusta perder tiempo copiando, pegando o corrigiendo formatos en un libro de Excel. Ahí es donde entra en juego la automatización de Excel.
Facilita el uso de Excel al ejecutar macros automáticamente y hacerse cargo de tareas frustrantes, como aplicar formatos a celdas y actualizar valores repetidamente.
Uso de Excel para la automatización de tareas
Hay varias formas de automatizar las tareas de Excel. Puedes utilizar funciones como macros, fórmulas, tablas dinámicas y gráficos para crear soluciones inteligentes que te ahorren tiempo, reduzcan los errores y te ayuden a sacar el máximo partido a tus datos de Excel.
1. Automatiza tareas con macros en Excel
Una macro es un conjunto de acciones que puede hacer que Excel realice. Funciona como una grabadora inteligente, capturando sus acciones para automatizar tareas repetitivas, ya sea formatear celdas, introducir datos específicos o realizar cálculos completos.
En lugar de repetir manualmente los pasos en Excel para varias hojas de cálculo, graba esas acciones en una macro. Ahora, cada vez que necesites realizar la misma tarea, solo tienes que ejecutar la macro y Excel lo hará todo automáticamente.
Excel también cuenta con un editor de Visual Basic en el que puedes crear, editar y gestionar tus macros utilizando un lenguaje de programación llamado Visual Basic Applications o VBA.
Puedes grabar una macro yendo a la pestaña «Desarrollador» de tu hoja de Excel y seleccionando «Grabar macro».
Realiza tus acciones y guarda la macro. Ejecútala cuando la necesites.
2. Pestaña Automatizar de Excel (también conocida como Scripts de Office)
VBA no solo es útil para crear macros personalizadas. Te sorprenderá todo lo que puedes hacer con él.
Imagina que recibes informes de ventas mensuales que requieren mucho procesamiento. Con VBA, puedes crear una macro más avanzada llamada script. Este script importa datos a una hoja de Excel, los limpia, les da un formato perfecto y, a continuación, crea un informe maestro con toda la información importante y un formulario de encuesta para recabar opiniones de los equipos.
Puedes crear un nuevo script o modificar los existentes de la siguiente manera:
- Abre un libro de trabajo y ve a la pestaña «Automatización».
- Si quieres crear un nuevo script, selecciona el botón «Nuevo script».
- Si quieres modificar una ya existente, realiza la selección en la galería o en el panel «Todos los scripts».
- Una vez que tu script esté listo, haz clic en «Ejecutar».
3. Utilizar tablas dinámicas y gráficos para la automatización en Excel
Las tablas dinámicas y los gráficos de Excel simplifican el resumen, el análisis y la visualización de grandes conjuntos de datos. Por ejemplo, con los pedidos de los clientes, una tabla dinámica revela rápidamente las ventas por categoría de producto, mientras que los gráficos dinámicos mejoran la visualización.
Estas herramientas son especialmente útiles para la elaboración de informes organizados en Excel.
Las tablas dinámicas permiten a los equipos procesar datos de diferentes lugares en una vista clara, lo que facilita agrupar información, detectar tendencias y tomar decisiones más inteligentes. Excel también te ofrece estilos predefinidos (¡más de 30!) para que tus tablas tengan un aspecto impresionante sin trabajo adicional.
¿Qué hay de los gráficos dinámicos, te preguntarás? Excel ofrece gráficos circulares y de barras para visualizar tus datos como tú quieras. Incluso puedes personalizarlos con colores, rótulos y mucho más para darles un toque más personal.
Además, no solo son bonitas, ¡también son inteligentes! Puedes hacer clic, filtrar elementos y obtener todos los detalles necesarios de tus datos. Se actualizan de forma independiente a medida que añades datos a tu hoja de cálculo, lo que te ahorra mucho tiempo al no tener que hacerlo manualmente.
Limitaciones del uso de Excel para la automatización de tareas
Aunque Excel incluye un potente conjunto de herramientas para la automatización de tareas, sigue teniendo sus deficiencias.
- Complejidad de las tareas: a veces, la automatización de Excel tiene dificultades con tareas realmente complicadas que implican múltiples variables, estadísticas avanzadas o algoritmos de aprendizaje automático.
- Retos de escalabilidad: cuando tienes una gran cantidad de datos en Excel, el programa puede ralentizarse. Los grandes volúmenes de datos pueden ralentizar los cálculos, retrasar los tiempos de actualización e incluso provocar que se cuelgue con más frecuencia. Esto puede ser un problema cuando intentas tomar decisiones rápidas o colaborar con tu equipo en archivos de Excel pesados.
- Preocupaciones sobre la seguridad de los datos: aunque Excel cuenta con opciones como la protección con contraseña, el uso de macros y la automatización pueden dejar al descubierto algunos puntos débiles, lo que supone un riesgo de violación de datos o acceso no autorizado.
- Retos de mantenimiento y resolución de problemas: Arreglar y realizar el seguimiento de automatizaciones complicadas en Excel puede ser complicado. Si hay errores en las macros o fórmulas, averiguar qué es lo que falla lleva bastante tiempo. Además, las versiones de Excel, la compatibilidad con diferentes sistemas informáticos y las actualizaciones pueden afectar al buen funcionamiento de las soluciones automatizadas.
- Falta de control y supervisión centralizados: a diferencia de las herramientas de automatización específicas, Excel no cuenta con funciones potentes para gestionar y supervisar las tareas automatizadas desde un lugar centralizado.
Conoce ClickUp: una potente herramienta para la automatización de tareas.
Si buscas una alternativa a Excel que supere estos límites y pueda gestionar grandes volúmenes de datos sin problemas, prueba ClickUp.
ClickUp es un software de automatización de tareas y una herramienta de gestión de proyectos muy bien valorados. Te permite configurar recordatorios de reuniones periódicas, asignar tareas automáticamente, cambiar estados, dejar comentarios y mucho más con tus proyectos, incluidos los proyectos de gestión de datos.
Combina las capacidades analíticas de las hojas de cálculo con las funciones del software de gestión de proyectos para ayudarte en la automatización de los procesos.
Echemos un vistazo más de cerca a ClickUp Automatización.
Comprender las funciones de automatización únicas de ClickUp
La automatización inteligente de ClickUp reduce tu carga de trabajo manual y te permite automatizar tareas, liberando valiosos recursos humanos para trabajos más creativos.
Ahorra tiempo y aumenta la productividad de tu equipo configurando la automatización con acciones y activadores personalizados, como ajustar las fechas límite cuando el estado de una tarea cambia de «en curso» a «estancada». También puedes activar acciones y medidas correctivas (como enviar una actualización por correo electrónico) cuando determinados datos (como las estimaciones de costes de un proyecto en curso) superen los límites establecidos.
Elige entre las numerosas plantillas prediseñadas de la biblioteca de automatización de ClickUp o crea automatizaciones personalizadas para agilizar tus procesos manuales. Además, puedes integrar fácilmente ClickUp con otras aplicaciones para mejorar la eficiencia.
Y, si echas de menos la interfaz tabular de Excel, puedes utilizar la vista Tabla de ClickUp para ver todas tus tareas y proyectos en una sola vista, exactamente como una hoja de cálculo.
Paso a paso: cómo automatizar tareas en ClickUp
Cada automatización consta de tres partes: un desencadenante, una condición y una acción. Si hay un desencadenante y cumple la condición, ClickUp iniciará una acción.
Tomemos como ejemplo a Wall-E, el simpático robot de Disney.
La tarea de Wall-E es identificar la basura en la Tierra y recogerla. Por lo tanto, para él:
- Desencadenante: un trozo de basura
- Condición: Está en la Tierra.
- Acción: Recoger y compactar la basura
Ahora, puedes automatizar la tarea de Wall-E en ClickUp de esta manera:
- Desencadenante: identificación de un elemento innecesario.
- Condición: Con ubicación en la Tierra
- Acción: Iniciar la recolección y compactación de la basura.
En el día a día, puedes configurar la automatización para asignar automáticamente un tipo específico de tarea (por ejemplo, crear un informe de evento) a una persona asignada concreta tan pronto como el estado del evento en ClickUp cambie de «en curso» a «completado». O bien, puedes iniciar una revisión SEO (acción) para todas tus tareas de publicación de blogs (condición) en ClickUp cuando los blogs se marquen como publicados (desencadenante).
¿Lo mejor de todo? ¡Puedes crear tantas automatizaciones como quieras sin escribir una sola línea de código!
Para crear una automatización:
- Ve al espacio, carpeta o lista donde quieras utilizar la automatización.
- Haz clic en «Automatización» en la esquina superior derecha. En ClickUp 2.0, esto se llamaba «Automatizar».
- Elige el tipo de automatización que deseas (plantillas, personalizaciones, integraciones, persona asignada y automatización de observadores) o deja que ClickUp cree una para ti.
Ventajas de utilizar ClickUp para la automatización de tareas
El uso de tareas automatizadas en ClickUp ofrece increíbles ventajas. Algunas de ellas son:
- Se encarga de las tareas cotidianas para que puedas centrarte en decisiones más significativas y estratégicas.
- Aumenta la productividad y mantiene una alta calidad en los resultados.
- Funciona fácilmente con otras herramientas.
- Facilita la comunicación
- Detecta y resuelve cuellos de botella y ralentizaciones.
- Genera informes automáticamente y proporciona información detallada.
- Se adapta perfectamente a la metodología ágil.
Independientemente de cuál sea tu rol, ClickUp Automatización te ayudará a destacar en él, permitiéndote recuperar tu tiempo, concentración y energía.
Preguntas frecuentes sobre la automatización de tareas en ClickUp.
- ¿Por qué tarda tanto mi automatización? Las automatizaciones están diseñadas para ser rápidas, pero en ocasiones pueden tardar más de lo habitual. Si notas retrasos, ponte en contacto con el soporte al cliente de ClickUp a través de la app ClickUp.
- No veo el botón Automatizar en mi entorno de trabajo. ¿Qué hago? El botón Automatizar se hace visible una vez que el propietario o administrador del entorno de trabajo habilita la aplicación ClickApp de automatizaciones en los ajustes del entorno de trabajo. Ten en cuenta que los invitados no pueden configurar la automatización.
- ¿Las acciones de automatización se ejecutan en un orden específico? Sí, las acciones de automatización se ejecutan en el orden en que las organices.
Si tienes más preguntas, consulta el Centro de ayuda de ClickUp.
Proyecciones futuras: el camino a seguir para la automatización de tareas
El futuro de la automatización de tareas parece haber llegado ya, con su capacidad para eliminar muchos procesos manuales. Pero los casos de uso y las aplicaciones de la automatización solo mejorarán y se diversificarán.
Las tres principales tendencias que se prevé que ocuparán un lugar destacado en 2024 son:
- Una nueva ola de IA generativa y procesamiento del lenguaje natural (NLP): La IA está dando un paso adelante, utilizando la IA generativa y el NLP para crear automáticamente una gran parte de la automatización y las pruebas. Por ejemplo, puedes crear automatizaciones en lenguaje natural utilizando ClickUp Brain. Para finales de año, los analistas esperan que aparezcan robots de software con capacidad de autorreparación.
- Plataformas versátiles: cada vez más organizaciones optan por plataformas todo en uno en lugar de solo RPA. Estas plataformas combinan la gestión de procesos empresariales, la IA generativa, el procesamiento inteligente de documentos (IDP), la nube y mucho más, lo que les proporciona una estrategia de automatización sólida y escalable.
- Sistemas con poco o ningún código: Las empresas están abandonando la codificación complicada en favor de sistemas con poco o ningún código, de modo que puedan formar fácilmente a personas sin conocimientos técnicos mediante interfaces de arrastrar y soltar, en consonancia con las metodologías ágiles.
Sin embargo, no basta con conocer las tendencias. También debemos pensar en formas de eliminar los retos frecuentes y repetitivos. Algunas formas en las que podemos abordar las limitaciones de la automatización de tareas son:
- Mantente a la vanguardia de los retos de la automatización mediante la mejora de tus habilidades y la formación: Muchas empresas que desean integrar la automatización contratan a personas interesadas en mejorar sus habilidades. Por lo tanto, da prioridad a tu formación para manejar eficazmente la tecnología de automatización.
- En caso de duda, considera la posibilidad de externalizar: aunque la automatización aporta valor añadido, es fundamental contar con socios, compañeros y expertos del sector. Aclarar las dudas te llevará a encontrar las mejores soluciones para tu empresa.
- Empieza poco a poco con pasos interactivos y prácticos respaldados por investigaciones: introduce la automatización en tu organización con la automatización del flujo de trabajo para tareas manuales sencillas, con el fin de ahorrar tiempo y energía, y avanza gradualmente hacia flujos de trabajo más grandes y complejos a medida que los empleados se familiarizan con la tecnología.
Cómo ClickUp está cambiando las reglas del juego con la innovadora automatización de tareas
Microsoft Excel es excelente para hojas de cálculo y, con sus herramientas de automatización, es ideal para manejar conjuntos de datos.
Sin embargo, la automatización de Excel puede resultar complicada si tus datos son muy voluminosos. En situaciones como esa, considera utilizar ClickUp.
Esta herramienta de gestión de proyectos basada en IA no solo puede automatizar tus tareas, sino que también te da acceso a más de 15 vistas personalizables (incluida la vista Tabla, que tiene exactamente el mismo aspecto que una hoja de cálculo), una biblioteca repleta de plantillas y más de 1000 integraciones para que puedas reunir todas tus aplicaciones de trabajo en un solo lugar.
¡Regístrate hoy mismo en ClickUp y deja que la automatización de procesos empresariales se lleve a cabo sin esfuerzo!
Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo realizo la automatización de una hoja de cálculo de Excel?
Puedes automatizar una hoja de cálculo de Excel utilizando diversas herramientas, como macros, fórmulas y funciones, Power Query, tablas dinámicas y gráficos, scripts VBA, formato condicional y mucho más.
2. ¿Cómo se activa la automatización en Excel?
Activa la automatización en Excel añadiendo la pestaña «Desarrollador» a tu hoja de cálculo. Ve a Preferencias > Cinta y barra de herramientas. Selecciona la opción «Desarrollador» y guárdala. Una vez que aparezca la pestaña «Desarrollador» en el panel superior, utiliza macros u otras funciones de automatización.
3. ¿Cómo realizo la automatización de la entrada de datos en Excel?
Automatiza la introducción de entradas en Excel grabando una macro o utilizando otras herramientas de automatización. Graba los pasos, guarda la automatización y ejecútala para optimizar las tareas de introducción de entradas.