25 trucos y consejos de Excel para aumentar tu productividad en 2024

Microsoft Excel ofrece muchos atajos, fórmulas y funciones avanzadas que aprender y aplicar.

Si usted es un principiante de Excel o posee consejos moderados de Excel, aquí están los hacks de Excel para evolucionar su conocimiento y amplificar su juego de Excel.

¿Qué es Excel?

Microsoft Excel es un programa de análisis, visualización y validación de datos software de hojas de cálculo que ayuda a los profesionales de la empresa a almacenar datos y realizar el seguimiento de conjuntos de datos empresariales críticos con fórmulas sencillas o avanzadas.

Excel utiliza hojas de cálculo para optimizar las operaciones de datos de las empresas sin afectar a la integridad de sus datos.

Independientemente del tipo de industria, todos los departamentos, incluidos los de ventas, marketing, finanzas, operaciones, tecnología y recursos humanos, utilizan Excel.

Aunque los casos de uso difieren para cada departamento de la empresa, conocer trucos prácticos de Excel para generar los informes, paneles y extractos que elija le será de gran ayuda.

25 trucos de Excel para cada caso de uso

Si usted está leyendo esto, usted debe ser consciente de los fundamentos de Excel, como:

• Sumar, restar, multiplicar y dividir números
• Añadir o eliminar varias filas, todas las columnas, una celda y varias celdas
• Añadir colores, resaltar números, celdas en blanco, filas y columnas

Dado que la mayoría de la gente sabe cómo llevar a cabo estas funciones, no te aburriremos con eso. Vamos a discutir los trucos avanzados de Excel para llevar tus habilidades al siguiente nivel.

Hemos segregado los trucos de Excel en tres categorías:

• Atajos de teclado, fórmulas y funciones: Para todas las funciones y fórmulas para realizar cálculos extensos y calculados en cuestión de minutos
• Potenciadores de productividad: Para ayudarle a convertir sus hojas de Excel en una máquina de productividad
• Optimización de hojas de cálculo: Para ayudarle a optimizar su hoja de cálculo con el mínimo trabajo y mejorar en la validación de datos

Atajos de teclado, fórmulas y funciones

A continuación se muestran los atajos de teclado que todo entusiasta de Excel debe conocer:

1. Introducir el número como texto

En situaciones en las que desee presentar los números en un formato legible, utilice este atajo: añada un apóstrofo (') antes del número.

2. Selección de una porción de datos a la vez

Cuando se trate de un conjunto de datos enorme, si desea seleccionar una parte concreta de los datos:

• Añade la primera celda o rellena una celda
• Pulse los botones 'Ctrl Mayús' a la vez y desplácese hacia abajo
• Haz clic en la última celda

3. Abrir más de un archivo a la vez

¿Quieres abrir varios archivos de Excel de una sola vez? Aquí te explicamos cómo hacerlo:

• Haz clic en la pestaña "Archivo" y luego en "Abrir" en la pestaña de datos superior
• Mantén pulsado el botón 'Ctrl' y selecciona todos los archivos
• Ahora haz clic en "Abrir

4. Técnica de autorrelleno

¿Cansado de hacer siempre clic con el botón derecho del ratón y pulsar "Pegado especial" para pegar la información que falta?

La hoja Excel rellena la información que falta en una serie de datos. Supongamos que haces una serie de números pares y rellenas los tres primeros números de una columna entera.

• Selecciona los tres primeros números
• Arrastre el cursor hacia abajo hasta la esquina inferior derecha hasta que aparezca un signo '+'
• Ahora arrastre el cursor hacia abajo en función de los números de serie que esté buscando

Autocompletar Excel

5. Simplifique la visibilidad de los datos con la función "Transponer

Suponga que una larga columna llena de grandes conjuntos de datos le confunde. Una buena forma de simplificar la vista es convertir estas columnas en filas (y viceversa). Esto te ayudará a organizar toda la hoja de cálculo y a establecer una visibilidad sencilla.

¿Por qué recurrir al viejo método de "Pegado especial" para crear las filas manualmente cuando la función Transponer es suficiente?

• Seleccione las filas/columnas/múltiples celdas que desea transponer
• Haga clic con el botón derecho del ratón para 'Copiar' estos conjuntos de datos
• Seleccione las columnas/filas en las que desea ver la nueva vista de datos
• Vuelve a hacer clic con el botón derecho del ratón y pulsa "Pegado especial
• En la ventana "Pegado especial", desplácese hacia abajo para marcar la casilla "Transponer"

6. Crear cuadros y gráficos sencillos

Creación de cuadros y gráficos sencillos paneles de equipo de ventas es fácil con Microsoft Excel. Una hoja de Excel permite crear sencillos gráficos de barras, gráficos lineales y gráficos circulares para conjuntos de datos seleccionados. Añada una tabla dentro de Excel o copie los conjuntos de datos y "Pegue especial" para crear gráficos.

• Seleccione los conjuntos de datos en varias celdas
• Haga clic en "Insertar" y, a continuación, en "Gráficos recomendados"
• En la ventana "Gráficos recomendados", encontrará todos los tipos de gráficos que Excel recomienda para los conjuntos de datos resaltados
• Elija el tipo de gráfico que más le convenga y haga clic en "Aceptar"
• Utilice "Elementos de gráfico", "Estilos de gráfico" y "Filtros de gráfico" para personalizar sus gráficos cambiando los ejes y añadiendo colores y rótulos de datos

La función "Guardar como plantilla" le permite guardar plantillas de gráficos para utilizarlas en el futuro en lugar de crearlas desde cero cada vez.

Guardar como plantilla un gráfico en Excel mediante Ver Office

7. Añadir filtros

Si los usuarios desean ver una fila o columna en particular, Excel les permite filtrar el resto de los datos de la hoja de cálculo.

Pendiente:

• Haz clic en la barra "Ordenar y navegar" de la pestaña de datos superior
• En la ventana desplegable, selecciona cómo quieres filtrar los conjuntos de datos, como de la A a la Z o de la Z a la A, o una ordenación personalizada

Cómo añadir filtros en Excel

8. Selección de celdas no enlazadas y formato de celdas

¿Quieres seleccionar varias celdas de diferentes columnas o filas en lugar de hacer doble clic en 'Pegado especial' una y otra vez?

Haz clic en la clave 'Ctrl' y selecciona las celdas específicas.

Otro gran truco de Excel es dar formato a las celdas:

• Haz clic con el botón derecho en la pestaña Inicio
• Haz clic en "Estilos de celda
• Haz clic en "Modificar" seguido de "Formato" para dar formato a las celdas y cambiar el contenido a tu gusto

La función "Formatear celdas" mejora la claridad y legibilidad de la presentación de los datos.

9. Crear un menú de atajos personalizado

Si eres un usuario asiduo de Excel y abres archivos de Excel a diario, personaliza tu cinta de Excel para no tener que buscar atajos cada vez.

• Ve a 'Archivo' y selecciona 'Opciones'
• Ahora haz clic en "Barra de herramientas de acceso rápido"
• Añade todas las funciones que sean imprescindibles para tus operaciones diarias en Excel
• Haz clic en "Guardar

📚Pro tip: Considera el uso de tablas dinámicas para resumir datos completos rápidamente.

Para crear tablas dinámicas, seleccione cualquiera de las celdas en blanco, haga clic en "Insertar" y, a continuación, en "Tabla dinámica

Una tabla dinámica y un menú de atajos personalizado te ayudarán a comprender en detalle un conjunto de datos complicado. Añadir una tabla dinámica a los informes de Excel es habitual para los profesionales de ventas y marketing.

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10. Cinco funciones principales de Excel y sus aplicaciones

He aquí un rápido vistazo a las cinco funciones más útiles de Excel y cómo utilizarlas:

• IF: Esta función realiza una prueba lógica para ayudar al usuario a volver a un valor si la condición es verdadera o al otro si la condición es falsa

Sintaxis - IF(logical_test, value_if_true, [value\if_false])

• **La función devuelve un valor determinado o una de las primeras referencias de celda de una matriz de datos

Sintaxis - INDEX(matriz, fila_num, [columna_num])

• Función VLOOKUP/HLOOKUP: La función VLOOKUP permite buscar datos en las filas de la hoja de cálculo, y HLOOKUP permite buscar datos en las columnas

Sintaxis de la función VLOOKUP -VLOOKUP(valor de búsqueda, matriz de tablas, número de columna, coincidencia aproximada (TRUE) o coincidencia exacta (FALSE))

Sintaxis de la función HLOOKUP - VLOOKUP(valor de búsqueda, matriz de tabla, número de fila, coincidencia aproximada (TRUE) o coincidencia exacta (FALSE))

• MATCH: Esta función de Excel busca un elemento concreto en varias celdas y devuelve el elemento en una posición relativa dentro del mismo intervalo

Sintaxis - MATCH(valor de búsqueda, matriz de búsqueda, [tipo de coincidencia])

• COUNTIF: Esta función cuenta el número de celdas que cumplen criterios o tienen el mismo valor

Sintaxis - COUNTIF(intervalo, criterios).

11. Eliminar conjuntos de datos duplicados

Los conjuntos de datos de intervalo largo tienden a tener duplicados. Por ejemplo, si está intentando organizar todos los conjuntos de datos relacionados con los suscriptores de boletines dentro de una hoja de Excel y la misma persona se suscribe dos veces, habrá la misma dirección de correo electrónico dos veces.

Para identificar conjuntos de datos duplicados, siga estos consejos de Excel:

• Seleccione toda la fila o columna en cuestión
• Ve a "Datos" en la pestaña Inicio
• Seleccione "Eliminar duplicados

Bonus: Convertir documentos de Word a Excel !

12. Combinar dos o más matrices

A menudo, los equipos de las empresas trabajan con más de una matriz de tablas largas de conjuntos de datos que destacan los mismos elementos. Al combinar estas matrices en un intervalo de datos, ahorrará tiempo y la segmentación de grandes volúmenes de conjuntos de datos será más sencilla.

Uno de los trucos de Excel para combinar celdas es utilizar la función CONCATENAR.

Sintaxis - CONCATENAR(texto1, [texto2], ...)

13. Componer textos utilizando '&'

Microsoft Excel divide los conjuntos de datos para centrarse en su exactitud. Por ejemplo, no guardará el nombre completo de un empleado en una celda. Guardará el nombre como nombre en una celda y apellido en la otra.

Combina dos columnas similares utilizando la fórmula "&" en Excel.

Ésta es la fórmula: =A2&" "&B2

Cómo combinar dos columnas similares utilizando la fórmula '&' en Excel

📚Pro tip: Recuerda añadir el espacio entre " y " para añadir el espacio entre nombre y apellido.

14. Búsqueda avanzada de datos con los caracteres comodín

A la hora de buscar un elemento o elementos concretos en grandes conjuntos de datos, optar por "Ctrl+F" no es la mejor opción. Esto se debe a que no siempre se recuerda el nombre concreto del elemento, sino sólo partes del mismo. La búsqueda manual tampoco es una opción, ya que aquí hablamos de conjuntos de datos de más de 500 elementos.

En tales situaciones, opte por los caracteres comodín de Excel como - Signo de interrogación(?)", "Asterik(*)" y "Tilda(~)".

• Signo de interrogación: Ocupa el lugar de un solo carácter
• Asterisco: Ocupa el lugar de cualquier número de caracteres
• Tilda: Indica que un carácter debe utilizarse como carácter normal, no como carácter comodín

Impulsores de productividad

Si eres un adicto a la productividad, Excel tiene mucho que ofrecerte. Asegúrate de utilizar estos sencillos consejos de Excel para aumentar tu productividad.

15. Añadir menús desplegables para el seguimiento del estado de la tarea y añadir personas asignadas

¿Utiliza Microsoft Excel como herramienta interna de gestión de proyectos? Entonces, necesita aprender a añadir menús desplegables a sus hojas de Excel.

Una simple lista desplegable le ayudará a:

• Añadir personas asignadas para cada tarea
• Actualizar cronogramas y sprints para las tareas
• Añadir etiquetas, rótulos y categorías a las tareas
• Añadir una barra de estado a cada tarea para su seguimiento regular

Para añadir menús desplegables:

• Seleccione las celdas/columnas en blanco específicas/más de una fila
• Haga clic en el menú "Datos" de la barra de navegación superior
• Seleccione "Validación" y se abrirá la ventana de validación de datos
• Haga clic en "Listas" y, a continuación, en "Lista desplegable"
• Marque el botón "Desplegable en celda" y haga clic en "Aceptar"

Creación de una lista desplegable en Excel mediante Ablebits Los textos cambiarán en función de la finalidad de su menú desplegable. Por ejemplo, si añade un menú desplegable para añadir personas asignadas a cada tarea, el contenido del texto serán los nombres de los miembros del equipo.

16. Desplácese más rápido sin desplazarse manualmente

Cuando tiene muchos conjuntos de datos en su hoja de cálculo, desplazarse manualmente de la fila 1 a la fila 1000 no es fácil. Para simplificar su trabajo, permítanos presentarle una fórmula de Excel que le ayuda a llegar a los datos de destino sin desplazarse.

• Para llegar desde la primera fila hasta la última fila de toda la hoja-Presione 'Ctrl' y la flecha hacia arriba (↑) y viceversa
• Para ir de la columna de la izquierda a la de la derecha de la hoja de cálculo, pulse "Ctrl" y la flecha (→) y viceversa

17. Organizar conjuntos de datos con colores

A los entusiastas de la productividad les encantan los colores, y lo que les gusta aún más es organizar conjuntos de datos con la ayuda de diferentes colores. Las hojas de cálculo te permiten agrupar conjuntos de datos de distintos tamaños con los colores adecuados.

Uno de los trucos de Excel para codificar por colores los conjuntos de datos es el formato condicional.

• Selección de conjuntos de datos en varias celdas
• Ve a la pestaña de datos superior y haz clic en "Estilos
• Selecciona el menú desplegable que dice 'Formato condicional' En esta fase, selecciona el formato de código de color de las opciones que aparecen
• Selecciona 'OK

18. Añadir casillas de selección dentro de las celdas de datos

A los entusiastas de la productividad les encanta crear listas de tareas pendientes. Tachar las tareas que hemos completado es lo mejor que se puede hacer después de un ajetreado día de trabajo.

Y aquí tienes un truco de Excel infravalorado para convertir tu hoja de cálculo en un rastreador de listas de tareas pendientes: añadir casillas de selección.

• Vaya a la pestaña de datos 'Desarrollador' en la pestaña Inicio, y haga clic en - Controles> Insertar> Controles de formulario> Casilla de selección
• Haga clic en una celda en la que desea colocar la casilla de selección
• Ahora arrastre el cursor hacia abajo a la celda donde se colocará la última casilla de selección

📚Pro tip: ¿No encuentras la pestaña de datos 'Desarrollador'? Pendiente de esto:

• Haz clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar de la cinta de opciones y haz clic en 'Personalizar la cinta de opciones'
• En Personalizar la cinta, marque la casilla Desarrollador y haga clic en Aceptar

Optimizar hojas de cálculo

Saca el máximo partido a tus hojas de cálculo de Excel con los siguientes consejos de Excel:

19. Eliminar complementos inactivos

Los complementos de Microsoft Excel a menudo no se utilizan y acaban ralentizando tus hojas de cálculo. Es una buena idea desactivar los complementos no utilizados para optimizar el rendimiento de toda la hoja.

• Vaya a "Archivo", seleccione "Opciones" y desplácese hacia abajo hasta hacer clic en "Complementos"
• Haz clic en "Administrar", a continuación en "Complementos de Excel" y luego en "Ir"
• Desmarca todos los complementos innecesarios y selecciona "Aceptar"

20. Evite utilizar referencias anteriores y posteriores

Planifique sus fórmulas de Excel de modo que no hagan demasiadas referencias hacia adelante y hacia atrás. Las referencias frecuentes hacia adelante y hacia atrás darán como resultado cálculos diferidos en situaciones con cálculos complicados y demasiadas fórmulas.

21. Evite añadir enlaces bruscamente dentro de las hojas de cálculo

A menudo se rompen los enlaces entre las hojas de cálculo de Excel o las celdas seleccionadas.

Con múltiples libros de trabajo y un gran conjunto de datos, son difíciles de encontrar y arreglar. Reduzca al mínimo el número de enlaces y practique la apertura de todos los enlaces antes de iniciar sus operaciones en Excel para mantener el rumbo.

22. Mantén tu tabla estructurada

En lugar de pegar una tabla sin estructura que no represente las variables dependientes e independientes, mantenga las tablas lo más estructuradas posible. Esto dará como resultado menos desventajas de rendimiento y resultados más precisos.

23. Evite utilizar la función VLOOKUP y utilice en su lugar estas funciones

Puede que VLOOKUP sea fácil, pero las funciones INDEX y MATCH realizan los mismos cálculos con mayor flexibilidad. Una vez que utilizas la función MATCH, almacena los resultados en una celda en blanco y te permite reutilizarla varias veces en sentencias INDEX.

Sin embargo, esta función no está disponible con VLOOKUP.

24. Evitar fórmulas inestables

Las fórmulas inestables como AHORA y OFFSET recalculan todo el cálculo al menor cambio en la hoja de Excel.

Si intentas extraer datos de fuentes más nuevas, estas fórmulas tienden a bloquear la fórmula general y podrían mostrar un mensaje de error. Esto te ayudará a mantener intacta la seguridad de tus datos.

25. Sustituir fórmulas no utilizadas por valores estáticos

A veces, mantenemos fórmulas sin usar dentro de una hoja de cálculo. Estas fórmulas ralentizan la aplicación Excel y provocan retrasos en los resultados. Considere la posibilidad de auditar de vez en cuando toda la hoja y sustituir las fórmulas no utilizadas por valores estáticos.

Limitaciones del uso de Excel

Ahora que ya conoce los atajos, fórmulas y funciones avanzadas de Excel, permítame decirle una amarga verdad de la que probablemente ya se haya dado cuenta: trabajar en Excel no siempre es la mejor sensación.

Excel tiene muchas limitaciones, y aquí tienes unas cuantas:

• Excel no te permite múltiples vistas como la vista del Tablero Kanban,Gráfico de Ganttvista Calendario o vista Lista. Usted está atascado con la única vista 'fila-columna'. Excel carece de eficiencia desde ese punto de vista
• Crear paneles de control en Excel significa crear gráficos y diagramas manualmente para diferentes tipos de datos seleccionados. Aunque plantillas algunos paneles, no hay manera de que usted puede utilizar varias veces como elplantillas de hojas de cálculo carecen de funciones simplistas como widgets, colores atractivos y constructores de arrastrar y soltar para extraer datos de diferentes fuentes
• Excel no tieneflujos de trabajo integrados que los usuarios necesitan a efectos de personalización. Debe añadir manualmente una lista desplegable cada vez, tanto si desea añadir personas asignadas, fechas límite o estados

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