Microsoft Excel ofrece muchos atajos, fórmulas y funciones avanzadas que puedes aprender y aplicar.
Tanto si eres principiante en Excel como si ya tienes algunos conocimientos, aquí tienes algunos trucos para mejorar tus habilidades y sacar el máximo partido a Excel.
¿Qué es Excel?
Microsoft Excel es un software de hojas de cálculo para el análisis, la visualización y la validación de datos que ayuda a los profesionales de las empresas a almacenar datos y realizar el seguimiento de conjuntos de datos empresariales críticos con fórmulas sencillas o avanzadas.
Excel utiliza hojas de cálculo para optimizar las operaciones de datos de las empresas sin afectar a la integridad de los datos.
Independientemente del tipo de industria, todos los departamentos, incluidos el equipo de ventas, marketing, finanzas, operaciones, tecnología y recursos humanos, utilizan Excel.
Aunque los casos de uso difieren para cada departamento de la empresa, conocer trucos y consejos prácticos de Excel para generar los informes, paneles y estados que desees te resultará de gran ayuda.
25 trucos de Excel para cada caso de uso
Si estás leyendo esto, debes conocer los conceptos básicos de Excel, como:
- Sumar, restar, multiplicar y dividir números
- Añadir o eliminar varias filas, todas las columnas, una celda y varias celdas.
- Añadir colores, resaltar números, celdas en blanco, filas y columnas.
Como la mayoría de la gente sabe cómo llevar a cabo estas funciones, no te aburriremos con eso. Vamos a hablar de los trucos avanzados de Excel para llevar tus habilidades al siguiente nivel.
Hemos dividido los trucos y consejos de Excel en tres categorías:
- Atajos de teclado, fórmulas y funciones: para todas las funciones y fórmulas que permiten realizar cálculos complejos y detallados en cuestión de minutos.
- Potenciadores de la productividad: para ayudarte a convertir tus hojas de Excel en una máquina de productividad.
- Optimización de hojas de cálculo: Te ayudamos a optimizar tus hojas de cálculo con el mínimo trabajo y a mejorar la validación de datos.
Atajos de teclado, fórmulas y funciones.
A continuación se muestran los atajos de teclado que todo entusiasta de Excel debe conocer:
1. Introducir el número como texto
En situaciones en las que desee presentar números en un formato legible, utilice este atajo: añada un apóstrofo (‘) antes del número.
2. Selección de una parte de los datos de una sola vez
Cuando trabajes con un conjunto de datos enorme y quieras realizar una selección de una parte concreta de los datos:
- Añadir la primera celda o rellenar una celda
- Pulsa los botones «Ctrl» y «Mayús» a la vez y desplázate hacia abajo.
- Haga clic en la última celda.
3. Abra más de un archivo a la vez
¿Quieres abrir varios archivos de Excel a la vez? A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Haga clic en la pestaña «Archivo» y, a continuación, en «Abrir» en la pestaña superior de datos.
- Mantenga pulsado el botón «Ctrl» y realice la selección de todos los archivos.
- Ahora haz clic en «Abrir».
4. Técnica de autocompletar
¿Cansado de hacer clic con el botón derecho cada vez y seleccionar «Pegar especial» para añadir la información que falta?
Excel rellena la información que falta en una serie de datos. Supongamos que crea una serie de números pares y rellena los tres primeros números de una columna completa.
- Selecciona los tres primeros números.
- Arrastra el cursor hacia la esquina inferior derecha hasta que aparezca el signo «+».
- Ahora arrastra el cursor hacia abajo según los números de serie que estés buscando.
5. Simplifica la visibilidad de los datos con la función «Transponer».
Supongamos que una columna larga llena de grandes conjuntos de datos le confunde. Una forma estupenda de simplificar la vista es convertir estas columnas en filas (y viceversa). Esto le ayudará a organizar toda la hoja de cálculo y a establecer una visibilidad clara.
¿Por qué seguir utilizando la misma vieja ruta de «Pegar especial» para crear las filas manualmente cuando la función Transponer hace el trabajo?
- Seleccione las filas, columnas o celdas múltiples que desea transponer.
- Haga clic con el botón derecho para «Copiar» estos conjuntos de datos.
- Seleccione las columnas/filas en las que desea ver la nueva vista de datos.
- Ahora vuelve a hacer clic con el botón derecho y selecciona «Pegar especial».
- En la ventana «Pegar especial», desplázate hacia abajo y marca la Box «Transponer».
6. Crear gráficos y diagramas sencillos
Crear paneles sencillos de marketing y ventas es fácil con Microsoft Excel. Una hoja de Excel te permite crear gráficos de barras, gráficos de líneas y gráficos circulares sencillos para conjuntos de datos seleccionados. Añade una tabla dentro de Excel o copia los conjuntos de datos y utiliza la función «Pegar especial» para crear gráficos.
- Selecciona los conjuntos de datos en varias celdas.
- Haz clic en «Insertar» y, a continuación, en «Gráficos recomendados».
- En la ventana «Gráficos recomendados», encontrará todos los tipos de gráficos que Excel recomienda para los conjuntos de datos resaltados.
- Elige el tipo de gráfico más conveniente y haz clic en «Aceptar».
- Utilice «Elementos del gráfico», «Estilos del gráfico» y «Filtros del gráfico» para personalizar sus gráficos cambiando los ejes y añadiendo colores y rótulos de datos.
La función «Guardar como plantilla» te permite guardar plantillas de gráficos para utilizarlas en el futuro, en lugar de tener que crearlas desde cero cada vez.
7. Añadir filtros
Si los usuarios desean tener una vista de una fila o columna en particular, Excel les permite filtrar el resto de datos de la hoja de cálculo.
Para ello:
- Haz clic en la barra «Ordenar y navegar» en la pestaña superior de datos.
- En la ventana desplegable, seleccione cómo desea filtrar los conjuntos de datos, por ejemplo, de la A a la Z o de la Z a la A, o bien mediante una clasificación personalizada.
8. Seleccionar celdas no vinculadas y aplicar formato a las celdas
¿Quieres seleccionar varias celdas de diferentes columnas o filas en lugar de hacer doble clic en «Pegar especial» una y otra vez?
Haz clic en la clave «Ctrl» y realiza la selección de las celdas específicas.
Otro truco fantástico de Excel es aplicar formato a las celdas mediante:
- Haga clic con el botón derecho en la pestaña Inicio.
- Haga clic en «Estilos de celda».
- Haz clic en «Modificar» y luego en «Formato» para dar formato a las celdas y cambiar el contenido como quieras.
La función «Formato de celdas» mejora la claridad y la legibilidad de la presentación de datos.
9. Crea un atajo contextual personalizado
Si eres un usuario habitual de Excel y abres archivos de Excel a diario, personaliza la cinta de Excel para no tener que buscar los atajos cada vez.
- Ve a «Archivo» y realiza la selección de «Opciones».
- Ahora haz clic en la «Barra de herramientas de acceso rápido».
- Añade todas las funciones imprescindibles para tus operaciones diarias en Excel.
- Haga clic en «Guardar».
📚Consejo profesional: Considera la posibilidad de utilizar tablas dinámicas para resumir rápidamente todos los datos.
Para crear tablas dinámicas, seleccione cualquiera de las celdas en blanco, haga clic en «Insertar» y, a continuación, haga clic en «Tabla dinámica».
Una tabla dinámica y un menú contextual personalizado te ayudarán a comprender en detalle un conjunto de datos complicado. Añadir una tabla dinámica a los informes de Excel es algo habitual para los profesionales de ventas y marketing.
Bonificación: ¡Herramientas de IA para Excel!
10. Las cinco funciones principales de Excel y sus aplicaciones
A continuación, le ofrecemos un breve resumen de las cinco funciones más útiles de Excel y cómo utilizarlas:
- IF: Esta función realiza una prueba lógica para ayudar al usuario a devolver un valor si la condición es verdadera o el otro si la condición es falsa.
Sintaxis: IF(prueba_lógica, valor_si_verdadero, [valor_si_falso])
- ÍNDICE: La función devuelve un valor concreto o una de las primeras referencias de celda de una matriz de datos.
Sintaxis: ÍNDICE(matriz, número_fila, [número_columna])
- Función VLOOKUP/función HLOOKUP: La función VLOOKUP le permite buscar datos en las filas de su hoja de cálculo, y HLOOKUP le permite buscar datos en las columnas.
Sintaxis de la función BUSCARV: BUSCARV(valor de búsqueda, matriz de tabla, número de columna, coincidencia aproximada (VERDADERO) o coincidencia exacta (FALSO)).
Sintaxis de HLOOKUP: VLOOKUP(valor de búsqueda, matriz de tabla, número de fila, coincidencia aproximada (TRUE) o coincidencia exacta (FALSE)).
- MATCH: Esta función de Excel busca un elemento concreto en varias celdas y devuelve el elemento en una posición relativa dentro del mismo intervalo.
Sintaxis: MATCH(valor de búsqueda, matriz de búsqueda, [tipo de coincidencia])
- COUNTIF: Esta función cuenta el número de celdas que cumplen determinados criterios o tienen el mismo valor.
Sintaxis: COUNTIF(intervalo, criterios).
11. Elimina los conjuntos de datos duplicados.
Los conjuntos de datos de largo alcance tienden a tener duplicaciones. Por ejemplo, si está intentando organizar todos los conjuntos de datos relacionados con los suscriptores del boletín informativo en una hoja de Excel y la misma persona se suscribe dos veces, habrá dos veces la misma dirección de correo electrónico.
Para identificar conjuntos de datos duplicados, sigue estos consejos de Excel:
- Seleccione toda la fila o columna en cuestión.
- Ve a «Datos» en la pestaña Inicio.
- Selecciona «Eliminar duplicados».
Bonificación: ¡Convierte documentos de Word a Excel!
12. Combinar dos o más matrices
Los equipos empresariales suelen trabajar con más de una matriz larga con conjuntos de datos que destacan los mismos elementos. Al combinar estas matrices en un solo intervalo de datos, ahorrarás tiempo y te resultará más sencillo segmentar grandes volúmenes de conjuntos de datos.
Uno de los trucos de Excel para combinar celdas es utilizar la función CONCATENAR.
Sintaxis: CONCATENAR(texto1, [texto2], …)
13. Redacta textos utilizando «&».
Microsoft Excel divide los conjuntos de datos para centrarse en su exactitud. Por ejemplo, no guardará el nombre completo de un empleado en una celda. Almacenará el nombre como nombre de pila en una celda y el apellido en otra.
Combina dos columnas similares utilizando la fórmula «&» en Excel.
Esta es la fórmula: =A2&” ”&B2
📚Consejo profesional: Recuerda añadir un espacio entre « y » para añadir un espacio entre el nombre y los apellidos.
14. Búsqueda avanzada de datos con caracteres comodín
Cuando busque un elemento concreto dentro de grandes conjuntos de datos, la opción «Ctrl+F» no es la mejor. Esto se debe a que no siempre se recuerda el nombre específico del elemento, sino que es posible que solo se recuerden partes del mismo. La búsqueda manual tampoco es una opción, ya que aquí hablamos de más de 500 conjuntos de datos.
En tales situaciones, opte por los caracteres comodín de Excel, como el signo de interrogación (?), el asterisco (*) y la tilde (~).
- Signo de interrogación: sustituye a un solo carácter.
- Asterisco: sustituye a cualquier número de caracteres.
- Tilda: Indica que un carácter debe utilizarse como un carácter normal, no como un carácter comodín.
Aumenta tu productividad
Si eres un adicto a la productividad, Excel tiene mucho que ofrecerte. Asegúrate de utilizar estos sencillos consejos de Excel para aumentar tu productividad.
15. Añade menús desplegables para realizar el seguimiento del estado de las tareas y añadir personas asignadas.
¿Utiliza Microsoft Excel como herramienta interna de gestión de proyectos? Entonces, necesita aprender a añadir menús desplegables a sus hojas de Excel.
Una sencilla lista desplegable te ayudará a:
- Añade personas asignadas para cada tarea.
- Actualiza los cronogramas y los sprints de las tareas.
- Añade etiquetas, rótulos y categorías a las tareas.
- Añade una barra de estado a cada tarea para realizar un seguimiento periódico.
Para añadir menús desplegables:
- Selecciona las celdas/columnas/más de una fila en blanco específicas.
- Haz clic en el menú «Datos» en la barra de navegación superior.
- Seleccione «Validación» y se abrirá la ventana Validación de datos.
- Ahora haz clic en «Listas» y, a continuación, en «Lista desplegable».
- Ahora marca el botón «Menú desplegable en la celda» y haz clic en «Aceptar».
Los textos cambiarán en función del propósito de su menú desplegable. Por ejemplo, si añade un menú desplegable para añadir personas asignadas a cada tarea, el contenido del texto serán los nombres de los miembros del equipo.
16. Desplázate más rápido sin tener que hacerlo manualmente
Cuando tienes muchos conjuntos de datos en tu hoja de cálculo, desplazarte manualmente de la fila 1 a la fila 1000 no es fácil. Para simplificar tu trabajo, te presentamos una fórmula de Excel que te ayuda a llegar a los datos que buscas sin tener que desplazarte.
- Para desplazarse desde la primera fila hasta la última fila de toda la hoja, pulse «Ctrl» y la flecha hacia arriba (↑) y viceversa.
- Para desplazarse desde la columna más a la izquierda hasta la columna más a la derecha de la hoja de cálculo, pulse «Ctrl» y (→), y viceversa.
17. Organiza conjuntos de datos con colores
A los entusiastas de la productividad les encantan los colores, y lo que les gusta aún más es organizar conjuntos de datos con la ayuda de diferentes colores. Las hojas de cálculo te permiten agrupar tus conjuntos de datos de distintos tamaños con colores relevantes.
Uno de los trucos de Excel para codificar por colores tus conjuntos de datos es el formato condicional.
- Selecciona los conjuntos de datos en varias celdas.
- Ve a la pestaña superior de datos y haz clic en «Estilos».
- Seleccione el menú desplegable que dice «Formato condicional». En esta fase, seleccione el formato de codificación por colores de entre las opciones que se muestran.
- Seleccione «Aceptar».
18. Añadir casillas de selección dentro de las celdas de datos
A los entusiastas de la productividad les encanta crear listas de tareas pendientes. Tachar las tareas completadas es lo mejor que se puede hacer después de un ajetreado día de trabajo.
Y aquí tienes un truco poco conocido de Excel para convertir tu hoja de cálculo en un gestor de tareas pendientes: añadiendo casillas de selección.
- Ve a la pestaña «Desarrollador» en la pestaña «Inicio» y haz clic en: Controles > Insertar > Controles de formulario > Casilla de selección.
- Haga clic en una celda donde desee colocar la casilla de selección.
- Ahora arrastra el cursor hacia abajo hasta la celda donde se colocará la última casilla de selección.
📚Consejo profesional: ¿No encuentras la pestaña de datos «Desarrollador»? Haz lo siguiente:
- Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la cinta y seleccione «Personalizar la cinta».
- En Personalizar la cinta, marque la Box de Desarrollador y haga clic en Aceptar.
Optimización de hojas de cálculo
Aprovecha al máximo tus hojas de cálculo de Excel con los siguientes consejos:
19. Eliminar complementos inactivos
Los complementos de Microsoft Excel suelen estar sin usar y acaban ralentizando tus hojas de cálculo. Es recomendable desactivar los complementos que no se utilizan para optimizar el rendimiento de toda la hoja.
- Ve a «Archivo», selecciona «Opciones» y desplázate hacia abajo para hacer clic en «Complementos».
- Haz clic en «Administrar», luego en «Complementos de Excel» y, por último, en «Ir».
- Ahora desmarca todos los complementos innecesarios y selecciona «Aceptar».
20. Evita utilizar referencias hacia adelante y hacia atrás.
Planifica tus fórmulas de Excel para que no hagan demasiadas referencias hacia atrás y hacia adelante. Las referencias frecuentes hacia adelante y hacia atrás darán como resultado cálculos diferidos en situaciones con cálculos complicados y demasiadas fórmulas.
21. Evita añadir enlaces de forma abrupta dentro de las hojas de cálculo.
Los enlaces entre tu hoja de cálculo de Excel o las selecciones suelen romperse.
Con múltiples libros de trabajo y un gran conjunto de datos, es difícil encontrarlos y solucionarlos. Minimice el número de enlaces y practique abriendo todos los enlaces antes de comenzar sus operaciones en Excel para mantenerse al día.
22. Mantén tu tabla estructurada
En lugar de pegar una tabla sin estructura que no represente las variables dependientes e independientes, mantén las tablas lo más estructuradas posible. Esto reducirá las desventajas de rendimiento y proporcionará resultados más precisos.
23. Evite utilizar la función BUSCARV y utilice estas funciones en su lugar.
La función BUSCARV puede ser fácil, pero las funciones ÍNDICE y COINCIDIR realizan los mismos cálculos con mayor flexibilidad. Una vez que utiliza la función COINCIDIR, esta almacena los resultados en una celda en blanco y le permite reutilizarlos varias veces en instrucciones ÍNDICE.
Sin embargo, esta función no está disponible con VLOOKUP.
24. Evita las fórmulas inestables
Las fórmulas inestables como NOW y OFFSET recalculan todo el cálculo ante el más mínimo cambio en la hoja de Excel.
Si intentas extraer datos de fuentes de datos más recientes, estas fórmulas tienden a bloquear la fórmula general y pueden mostrar un mensaje de error. Esto te ayudará a mantener intacta la seguridad de tus datos.
25. Reemplaza las fórmulas que no se utilizan por valores estáticos.
A veces, guardamos fórmulas sin usar en una hoja de cálculo. Estas fórmulas ralentizan la aplicación Excel y provocan retrasos en los resultados. Considere la posibilidad de revisar toda la hoja de vez en cuando y sustituir las fórmulas sin usar por valores estáticos.
Limitaciones del uso de Excel
Ahora que ya conoce los atajos, fórmulas y funciones avanzadas de Excel, permítame decirle una amarga verdad que probablemente ya haya descubierto: trabajar con Excel no siempre es lo más agradable del mundo.
Excel tiene muchos límites, y estos son algunos de ellos:
- Excel no permite múltiples vistas, como la vista Tablero Kanban, la vista Gantt , la vista Calendario o la vista Lista. Solo se puede utilizar la vista «fila-columna». Desde ese punto de vista, Excel carece de eficiencia.
- Crear paneles en Excel significa crear manualmente tablas y gráficos para diferentes tipos de datos seleccionados. Aunque cree plantillas para algunos paneles, no hay forma de utilizarlas varias veces, ya que las plantillas de hojas de cálculo carecen de funciones sencillas como widgets, colores atractivos y constructores de arrastrar y soltar para extraer datos de diferentes fuentes de datos.
- Excel no tiene flujos de trabajo integrados que los usuarios necesitan para personalizarlo. Debes añadir manualmente una lista desplegable cada vez, ya sea para añadir personas asignadas, fechas límite o estados.
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- Extraiga datos de fuentes de datos relevantes y cree hojas de cálculo con ClickUp con 15 vistas distintas, incluyendo un diagrama de Gantt, un tablero Kanban, un Calendario y vistas Lista.
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