Es temporada de impuestos y su empresa de contabilidad parece una escena de un drama postapocalíptico. Su bandeja de entrada es un caldo de cultivo para el caos y sus hojas de cálculo se multiplican como hongos alienígenas. Su equipo se ha convertido en zombis alimentados por la cafeína y el pánico.
Justo cuando crees que lo tienes bajo control, un cliente te envía un correo electrónico con otra solicitud URGENTE.
Por supuesto, ya sabes que la IA puede hacerte la vida más fácil. Pero, ¿cómo demonios la usas para la contabilidad? ¿Puedes confiar en ella para hacer cálculos sin errores e informes que cumplan con las auditorías?
Hemos terminado el trabajo pesado por usted. Lea este blog para aprender a utilizar la IA en contabilidad para automatizar tareas y delegar su carga de trabajo. Y tal vez, solo tal vez, ¡pueda pasar la temporada de impuestos sin tener que hacer cálculos de números como un zombi!
⏰ Resumen de 60 segundos
A continuación, se ofrece un breve resumen del uso de ChatGPT en la profesión contable:
- Automatización de tareas contables repetitivas como la entrada de datos y la categorización de transacciones, liberando a los contables para que realicen un trabajo más estratégico y mejorando la salud financiera de su organización
- Mejore los procesos de auditoría y cumplimiento identificando los riesgos desde el principio y manteniéndose al día de las normativas
- Analice datos financieros y genere informes más rápidamente para proporcionar información valiosa sobre el rendimiento de la empresa
- Mejore la comunicación con los clientes redactando correos electrónicos, resumiendo informes y respondiendo preguntas básicas en modo piloto automático
- Simplifique la investigación fiscal y normativa para garantizar el cumplimiento y minimizar los errores
- Obtenga proyecciones financieras y simplifique la elaboración de presupuestos analizando datos históricos y generando previsiones
- Generación de código y automatización de tareas dentro del software de contabilidad para aumentar la eficiencia
- Utilice las herramientas de IA de ClickUp para gestionar proyectos de contabilidad, hacer un seguimiento de los plazos y colaborar con su equipo sin problemas
- Flujos de trabajo de contabilidad personalizados con plantillas de ClickUp para optimizar la (elaboración de) informes financieros, auditorías y tareas de contabilidad
Comprender la IA en contabilidad
La IA lleva más tiempo automatizando los flujos de trabajo contables de lo que imaginas. Antes incluso de que existiera ChatGPT, el software de contabilidad utilizaba la IA para automatizar las tareas de teneduría de libros, señalar discrepancias y predecir tendencias de flujo de caja.
La IA ha simplificado los procesos contables, desde el escaneo de recibos hasta la categorización de gastos, lo que garantiza que los profesionales puedan seguir dando sentido a los números clave que afectan a la empresa, sin ahogarse en ellos.
🧠 Dato curioso: La primera innovación conocida en materia de contabilidad se produjo en 1494, cuando el matemático italiano Luca Pacioli, el «padre de la contabilidad», introdujo la contabilidad por partida doble.
¿Por qué usar ChatGPT para la contabilidad?
ChatGPT, un modelo de lenguaje extenso (LLM) desarrollado por OpenAI, facilita la vida de los profesionales de la contabilidad de múltiples maneras. A diferencia de las herramientas de IA tradicionales en contabilidad, ChatGPT entiende y procesa el lenguaje además de los números. Puede redactar informes financieros, explicar conceptos financieros complejos e incluso interactuar con los clientes en su nombre.
¿Necesita un desglose rápido del rendimiento financiero del último trimestre? ChatGPT se encarga de ello. ¿Quiere generar un correo electrónico que explique las normativas fiscales en un lenguaje sencillo? También está pendiente de eso.
Eso sí, no está aquí para quitarte el trabajo, ¡sino para facilitarlo! ChatGPT en contabilidad te ahorra tiempo y esfuerzo y te hace más eficiente en las decisiones estratégicas de la empresa.
👀 ¿Sabías que...? Una encuesta realizada en mayo de 2023 reveló que el 22 % de los 75 directores financieros encuestados en grandes organizaciones estaban investigando activamente los usos de la IA general en las finanzas, mientras que otro 4 % la estaba poniendo a prueba.
Cómo utilizar ChatGPT en contabilidad para diferentes casos de uso
Ahora, veamos cómo puede incorporar ChatGPT en la contabilidad de su proyecto.
1. Automatización de la contabilidad y la entrada de datos
¿Recuerdas los días en los que escribías manualmente cada transacción en tu software ERP como si estuvieras escribiendo la próxima gran novela americana? ¡ChatGPT te ahorra los problemas de un inevitable túnel carpiano!
Automatiza las tareas repetitivas de la categoría de contabilidad general de la empresa, como la extracción de datos de facturas, recibos y extractos bancarios. Aunque no eliminará por completo la entrada manual de datos (lo siento, aún tendrá que volver a comprobar esos números), puede reducir drásticamente el tiempo que dedica a jugar al campeón del copiar y pegar.
Pero, ¿qué pasa con la información confidencial? ¡También hay una forma de solucionarlo!
📌 Ejemplo:
Está intentando determinar si su inversión en marketing está dando sus frutos. Así es como podría utilizar ChatGPT sin revelar datos de propiedad.
Indicación: ¿Cuáles son algunas formas comunes de categorizar los gastos de marketing de una pequeña empresa?
ChatGPT le proporciona una lista de categorías (por ejemplo, publicidad, marketing en redes sociales, creación de contenidos) que puede utilizar para organizar sus datos.
De esta manera, no está proporcionando sus datos, pero aún así obtiene una valiosa orientación organizativa. Puede utilizar estos conocimientos para crear plantillas de contabilidad y ahorrar tiempo cuando trabaje desde cero.
2. Auditoría y compatibilidad con normativas
Las auditorías pueden dar más miedo que un maratón de películas de terror, pero ChatGPT reduce el factor terror ayudándote a prepararte como un profesional.
¿Necesita comprender requisitos de auditoría complejos? Puede generar resúmenes claros de normas reglamentarias como los PCGA o las NIIF y guiarle a través de la documentación que necesitará para el reembolso de gastos, el reconocimiento de ingresos o los programas de depreciación. También puede ayudar a crear pistas de auditoría, explicar procedimientos de cumplimiento e incluso redactar respuestas preliminares de auditoría.
Pero nada supera a la experiencia humana, ¿verdad? Así que, aunque sigas aferrándote a tus calcetines de la suerte para auditorías, ChatGPT te cubre las espaldas detectando señales de alarma. Garantiza el cumplimiento de los procedimientos adecuados. Solo recuerda validar sus sugerencias con la normativa contable vigente: ¡no queremos ningún percance de «contabilidad creativa»!
3. Análisis de datos financieros y (elaboración de) informes
El análisis avanzado de datos no es complicado para los contables experimentados. Pero lleva tiempo. ¿Por qué no hacerlo más rápido con ChatGPT?
Alimenta tus estados financieros; te ayudará a identificar métricas clave, calcular ratios y explicar lo que significan esos números en un lenguaje sencillo. Incluso tus amigos que no son contables podrían entenderlo, aunque tal vez no pruebes esto en las fiestas.
🤝 Recordatorio amistoso: Para evitar que ChatGPT utilice sus datos/conversaciones para entrenar sus modelos, vaya a Ajustes > Controles de datos y desactive "Mejorar el modelo para todos".
📌 Indicación: Calcule las siguientes métricas financieras de la empresa basándose en el
👀¿Sabías que...? En un estudio, se pidió a GPT-4 que analizara estados financieros como lo harían analistas humanos: detectando tendencias, calculando ratios y prediciendo ganancias. Cuando se le sometió a prueba con estados financieros nuevos y anónimos, predijo la dirección de las ganancias con un 60 % de precisión, superando a los analistas profesionales, que obtuvieron un 53 %.
4. Facturación y categorización de gastos
¿Cansado de jugar a «¿Dónde está el recibo?» como si fuera una versión contable retorcida de «¿Dónde está Wally?»? ChatGPT ayuda a categorizar sus facturas y gastos con la precisión de los profesionales de la contabilidad.
Proporciónale los detalles de su transacción y le sugerirá las categorías apropiadas basándose en la descripción y la cantidad. Incluso puede ayudarle a crear reglas para transacciones recurrentes, lo que facilitará la categorización futura.
5. Limpieza de datos
ChatGPT destaca por ayudarle a limpiar sus datos contables identificando duplicados, estandarizando formatos, marcando incoherencias e incluso sugiriendo correcciones para errores obvios.
Ya sea que esté lidiando con fechas que no coinciden, convenciones de nomenclatura inconsistentes o misteriosos caracteres especiales que se colaron en sus hojas de cálculo, ChatGPT lo ayuda a mantener el formato de datos relevante necesario para su flujo de trabajo contable. Y lo hace sin que pierda la cordura en el proceso.
6. Excel: fórmulas y automatización
¿Sigues buscando en Google «cómo hacer una búsqueda Vlookup» cada dos días? ¡ChatGPT es tu gurú de Excel en marcación rápida!
Le ayuda a crear fórmulas complejas de Excel, crear macros y automatizar tareas repetitivas de hojas de cálculo.
📌 Ejemplo:
Estás creando un sencillo seguimiento de presupuesto en Excel. ChatGPT te proporcionará una explicación detallada de la fórmula, que podrás copiar y pegar en tu hoja de cálculo. No es necesario compartir ningún dato financiero con ChatGPT.
Indicación: Escriba una fórmula de Excel para calcular los gastos totales de un mes determinado, suponiendo que los gastos están listados en las columnas B a F y que el mes está especificado en la celda A1.
Desde fórmulas básicas hasta tablas dinámicas avanzadas, ChatGPT explica la lógica e incluso te ayuda a solucionar problemas cuando tu hoja de cálculo se vuelve loca.
7. Comunicación con el cliente y Soporte
No es ninguna novedad que ChatGPT puede ayudarte a mejorar tus habilidades comunicativas.
Ya sea que necesite redactar correos electrónicos, preparar resúmenes de reuniones o crear actualizaciones para clientes, ChatGPT le ayuda a lograr el equilibrio perfecto entre profesionalidad y simpatía. Explica conceptos financieros complejos a los clientes sin que parezca que está leyendo un libro de texto de contabilidad avanzada.
📌 Ejemplo:
Está intentando explicar el concepto de depreciación a un cliente. Simplemente podría pedirle a ChatGPT que haga el trabajo. ChatGPT le dará una explicación clara que luego podrá adaptar y utilizar en su comunicación con el cliente.
Indicación: Explique la depreciación en términos sencillos que pueda entender el propietario de una pequeña empresa.
8. Investigación sobre el cumplimiento de la legislación y las obligaciones fiscales
Las normativas fiscales cambian con más frecuencia que las tendencias de las redes sociales. En lugar de rebuscar en una densa jerga jurídica, los contables pueden utilizar ChatGPT para investigar rápidamente las leyes fiscales, resumir las nuevas normas e identificar los riesgos de cumplimiento.
📌 Ejemplo:
No está seguro de la deducibilidad de ciertos gastos de la empresa.
Indicación: ¿Las comidas de empresa con clientes son generalmente deducibles de impuestos? ¿Cuáles son las limitaciones o reglas?
¡Pero aquí tienes un consejo! No dejes que sustituya a tu asesor fiscal. Toda la información debe ser verificada, pero hace que el 15 de abril sea menos estresante.
9. Proyecciones financieras
Puede que las bolas de cristal estén pasadas de moda, pero ChatGPT puede ayudarte con la segunda mejor opción: ¡la previsión del rendimiento financiero! Alimenta datos históricos y tendencias de mercado, y creará proyecciones y escenarios razonables.
Ya sea para planificar el crecimiento, predecir el flujo de caja o prepararse para diferentes condiciones del mercado, ChatGPT le ayuda a calcular esos números y explicar su lógica.
10. Presupuesto
Crear un presupuesto es en parte ciencia, en parte estrategia y en parte magia. ChatGPT puede crear presupuestos realistas analizando patrones de gasto históricos, sugiriendo categorías presupuestarias e incluso identificando áreas potenciales para la optimización de costes.
📌 Ejemplo: Estás empezando una nueva empresa y necesitas un presupuesto básico. ChatGPT te dará una lista de categorías comunes (como alquiler, servicios públicos, marketing y salarios), que luego puedes personalizar con tus números específicos.
Indicación: ¿Cuáles son algunas de las categorías esenciales que debe incluir el presupuesto de una empresa emergente?
Puede ayudarle a dar formato a los informes presupuestarios, crear análisis de varianza y explicar claramente las implicaciones presupuestarias. Aunque no hará aparecer por arte de magia más dinero en sus cuentas, puede ayudarle a aprovechar al máximo lo que tiene.
11. Generar código informático
ChatGPT puede ayudarte a escribir scripts para Excel, Python u otros lenguajes de programación si alguna vez necesitas automatizar tareas contables con código.
Ya sea para la automatización de la entrada de datos, la extracción de información de las transacciones bancarias o la integración de diferentes programas de software de contabilidad, ChatGPT puede ayudar a los contables a agilizar su flujo de trabajo. También les ayuda a escribir y depurar código, incluso si no son programadores profesionales.
En definitiva, ChatGPT no te ofrece soluciones en bandeja, sino que te ayuda a automatizar tareas tediosas y a ahorrarte un sinfín de repasos (y visitas al terapeuta).
💡Consejo profesional: Cuando utilices ChatGPT para análisis financieros, valida siempre las respuestas generadas por IA con métodos tradicionales para garantizar el cumplimiento y la precisión.
Límites del uso de ChatGPT para la gestión contable y financiera
La contabilidad de ChatGPT puede parecer un sueño hecho realidad, hasta que te das cuenta de que incluso la mejor tecnología tiene sus límites. Antes de dejar que la IA se haga cargo de tu departamento de contabilidad, recuerda algunas deficiencias clave.
Seguridad de los datos
ChatGPT no tiene un filtro interno que grite: «¡Eh! ¡Esto es confidencial!» cuando introduces datos sensibles. Trata todas las entradas por igual, así que depende de ti asegurarte de que no compartes detalles financieros privados.
⚠️ Si trabajas con datos confidenciales de clientes o empresas, piénsatelo dos veces antes de pegarlos en una herramienta de IA, porque una vez que están ahí fuera, no hay vuelta atrás.
Precisión y fiabilidad
La IA es inteligente, pero no es perfecta. ChatGPT no tiene acceso en tiempo real a información actualizada. Predice respuestas basándose en patrones de datos con los que ha sido entrenado. Eso significa que se esperan errores, especialmente cuando se trata de cálculos financieros complejos o regulaciones fiscales.
⚠️ Un decimal omitido o una regla fiscal mal interpretada podrían suponer la diferencia entre un pequeño error y un problema de cumplimiento significativo. Comprueba siempre dos veces el resultado antes de actuar.
Depender demasiado de la IA
ChatGPT puede ser un asistente poderoso, pero no debería (o más bien, no puede) llevar la batuta.
⚠️ Confiar demasiado en la IA para la toma de decisiones financieras puede conducir a puntos ciegos. Carece de juicio profesional, experiencia en el sector o la capacidad de comprender contextos empresariales únicos como un contable humano. Por lo tanto, ¡aún no está preparada para reemplazar puestos de trabajo!
Comprensión limitada del contexto
La IA no «piensa» como los humanos. Puede analizar datos y generar informes, pero no capta los factores emocionales, éticos o contextuales que a menudo influyen en las decisiones financieras.
👉🏼 Por ejemplo, ChatGPT podría sugerir despidos como medida de reducción de costes si una empresa se enfrenta a una recesión financiera. Sin embargo, es posible que no tenga en cuenta el impacto a largo plazo en la moral y la cultura de la empresa.
⚠️ Así que ChatGPT es un asistente fantástico para los contables, pero no sustituye a la experiencia humana. La clave es utilizarlo con total conciencia, comprobar dos veces su resultado y prestar siempre atención a la seguridad
👀 ¿Sabías que...? Después de que se filtrara información confidencial de la empresa, Samsung Electronics prohibió a los empleados utilizar ChatGPT y otros chatbots de IA.
Uso de ClickUp para contabilidad
¿No son las limitaciones de ChatGPT las limitaciones de todas las herramientas de contabilidad con IA?
Bueno, sí. Y no. Aunque ninguna IA es perfecta, algunas herramientas de IA internas pueden ser más seguras, privadas y sensibles al contexto que una externa como ChatGPT.
Estamos hablando de ClickUp Brain, un asistente de IA nativo integrado en ClickUp, la app de todo para el trabajo.
ClickUp combina la gestión de proyectos, la gestión del conocimiento y el chat, todo ello impulsado por la IA que le ayuda a trabajar más rápido y de forma más inteligente.
ClickUp for Accounting es su software de gestión de proyectos de contabilidad basado en la nube, diseñado para simplificar los procesos financieros.
Hemos estado usando ClickUp para proyectos de contabilidad, y la experiencia es simplemente increíble. Estamos muy contentos de habernos cambiado a ClickUp.
Hemos estado utilizando ClickUp para proyectos de contabilidad, y la experiencia es simplemente increíble. Estamos muy contentos de habernos pasado a ClickUp.
Dentro de este conjunto, ClickUp Brain puede agilizar significativamente las tareas relacionadas con la contabilidad mediante la automatización de la recuperación de datos, la mejora de la organización financiera y la mejora de la colaboración.
Así es como se hace:
En lugar de rebuscar en hojas de cálculo o informes financieros, ClickUp Brain puede mostrar al instante datos financieros clave, como resúmenes de gastos o facturas pendientes. También extrae números de informes, balances y registros de transacciones para acelerar las revisiones financieras.
Utilícelo para generar resúmenes de informes financieros, evaluando rápidamente el flujo de caja, los ingresos y los gastos. Además, facilita el seguimiento de las fechas límite y el estado de los pagos, asegurando que las luces permanezcan encendidas y los recargos por demora se mantengan a raya.
Cuando se trata de la colaboración del equipo de contabilidad, Brain puede guiar a los equipos a través de los procesos de cierre de fin de mes, la preparación de impuestos y las verificaciones de cumplimiento. Si alguien pregunta sobre una actualización del presupuesto en una tarea de ClickUp, ClickUp Brain puede mostrar los últimos números sin necesidad de buscar en varios archivos.
Ya tiene contexto de tareas, conversaciones y documentos en su entorno de trabajo de ClickUp, y otras hojas, documentos y más conectados. Todo lo que necesita hacer es pedir lo que está buscando, ¡y estará terminado en segundos!
Es como tener ChatGPT, pero integrado directamente en tu flujo de trabajo, lo que lo convierte en tu mejor herramienta de IA. Pero ClickUp hace algo más que IA. ¡Se integra fácilmente en todo tu flujo de trabajo contable!
¿Quiere crear hojas de cálculo para la contabilidad? Utilice Campos personalizados en ClickUp para registrar los datos de las transacciones de la forma que necesite, desde los nombres de los proveedores y los números de factura hasta el estado de los pagos, los códigos fiscales y las categorías de las cuentas. A diferencia de las hojas de cálculo normales, las bases de datos creadas en la vista Tabla de ClickUp no se rompen misteriosamente cuando alguien toca una fórmula.
Con ClickUp Docs, puede crear un repositorio centralizado para hacer referencia a todas las prácticas y convenciones contables seguidas en su organización y seguir actualizándolo sin preocuparse por perder el historial de versiones. ¡Todo esto sucede en colaboración con su equipo en tiempo real!
Crear POE para tu equipo de contabilidad tampoco es gran cosa si tienes la plantilla de POE de contabilidad de ClickUp. ¡Te ayuda a crear, almacenar y enlazar POE a tu flujo de trabajo!
Así es como le ayuda:
- Cree, actualice y realice el seguimiento de los POE fácilmente en un solo lugar con ClickUp Docs
- Personalice la plantilla para reflejar los procesos y flujos de trabajo únicos de la empresa
- Cree tareas para cada paso de los procedimientos contables y asígnelas a los miembros del equipo pertinentes
- Enviar POE finales automáticamente cuando se completen, con automatizaciones de ClickUp
📮ClickUp Insight: El cambio de contexto está mermando silenciosamente la productividad de su equipo. Nuestra investigación muestra que el 42 % de las interrupciones en el trabajo provienen de hacer malabarismos con las plataformas, gestionar correos electrónicos y saltar entre reuniones. ¿Y si pudiera eliminar estas costosas interrupciones?
ClickUp reúne sus flujos de trabajo (y chats) en una única plataforma optimizada. Inicie y gestione sus tareas desde el chat, documentos, pizarras y mucho más, mientras que las funciones basadas en IA mantienen el contexto conectado, con capacidad de búsqueda y manejable
Y si se parece en algo a los miles de profesionales que luchan por mantener una comunicación y unas notas eficientes, debería echar un vistazo a la plantilla de diario contable de ClickUp.
Esta plantilla le ayuda a registrar cada transacción de la empresa, incluyendo detalles sobre múltiples cuentas afectadas, lo que le ayuda a registrar digitalmente las transacciones con mayor precisión. También puede utilizarse como base para sus plantillas de libro mayor.
Te ayuda a:
- Clasifique sus cuentas de libro mayor con la vista Tablero
- Cree balances con la vista Tabla
- Utilice ClickUp Docs para crear estados financieros
- Realice un seguimiento de las transacciones con funciones de control de tiempo, etiquetas, advertencias de dependencia, correos electrónicos y mucho más
Proporcionamos servicios de contabilidad subcontratados para múltiples clientes y nuestro personal trabaja de forma remota. ClickUp nos ayuda a gestionar el flujo de trabajo, hacer un seguimiento de los plazos y asegurarnos de que las solicitudes de los clientes y los elementos diarios que hay que terminar no se nos escapan.
Proporcionamos servicios de contabilidad subcontratados para múltiples clientes y nuestro personal trabaja de forma remota. ClickUp nos ayuda a gestionar el flujo de trabajo, hacer un seguimiento de los plazos y asegurarnos de que las solicitudes de los clientes y los elementos diarios que hay que terminar no se nos escapan.
Si necesita una solución completa para gestionar las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y la facturación a sus clientes de forma eficiente, al tiempo que realiza un seguimiento de los recursos para mejorar el rendimiento financiero, la plantilla de contabilidad de ClickUp es su mejor opción
Además, los paneles de ClickUp son útiles para mostrar métricas clave adaptadas a su empresa de contabilidad en un único centro de comandos. Genere informes predefinidos o personalícelos para realizar un seguimiento de la salud financiera de su empresa en tiempo real. También puede utilizar el panel para supervisar el progreso y la carga de trabajo de su equipo. ¿Hay algo mejor que esto?
Pero todo se reduce a la seguridad, ¿verdad? Los datos contables son confidenciales y ClickUp se lo toma en serio.
Prioriza la seguridad de los datos con el almacenamiento en la nube de AWS, el cifrado y las principales certificaciones del sector. Funciones como la autenticación de dos factores y el cumplimiento de la HIPAA garantizan que su información financiera permanezca en las manos adecuadas: las suyas.
Así que, tanto si quieres integrar la IA para una contabilidad más inteligente como si quieres simplificar el flujo de trabajo de todo tu equipo, ClickUp es el software de contabilidad de proyectos que necesitas para gestionar tus finanzas sin esfuerzo
¿La mejor herramienta de contabilidad con IA? ¡ClickUp, en todas las cuentas!
La IA podría ser lo mejor que le ha pasado a la contabilidad desde la invención de la calculadora. Pero seamos honestos, la IA por sí sola no es suficiente. Necesitas un sistema que reúna todo sin esfuerzo.
ClickUp es el lugar donde las herramientas de contabilidad de IA se encuentran con el genio del flujo de trabajo. Con las capacidades de IA y las funciones de gestión de proyectos de ClickUp Brain, su flujo de trabajo funciona mejor que un libro de contabilidad perfectamente conciliado: se acabaron los archivos dispersos, los interminables hilos de correo electrónico o las horas de la noche calculando números.
Entonces, ¿por qué conformarse con lo ordinario cuando puede tener lo mejor? ¡Cambie a lo inteligente y regístrese hoy mismo para obtener una cuenta gratis de ClickUp!