¿Cuál es el estado de esa tarea? Es una pregunta sencilla.
Pero obtener una respuesta clara puede ser difícil en un equipo muy ocupado: las actualizaciones se encuentran dispersas en hilos de chat, correos electrónicos y notas escritas apresuradamente. Los plazos se acercan, las tareas se ignoran y, antes de que te des cuenta, estás dedicando más tiempo al seguimiento del trabajo que a hacerlo.
Microsoft Planner en Teams le ayuda a crear un espacio compartido y estructurado en el que las tareas, los plazos y las responsabilidades quedan claros.
En este artículo, exploraremos cómo usar Microsoft Planner en Teams para mantener a tu equipo organizado. 📊
⏰ Resumen de 60 segundos
Microsoft Planner le ayuda a organizar tareas, colaborar y realizar el seguimiento del progreso, todo ello dentro de Microsoft Teams. A continuación le indicamos cómo empezar:
- Configure Microsoft Planner en Teams: Abra equipos y busque «Tareas por Planner y tareas pendientes» en la sección «Aplicaciones». Añádalo a su entorno de trabajo de Teams para acceder rápidamente.
- Abra equipos y busque tareas por Planner y tareas pendientes en la sección Aplicaciones.
- Añádalo al entorno de trabajo de Teams para acceder rápidamente.
- Abra equipos y busque Tareas por Planner y Tareas pendientes en la sección Aplicaciones.
- Añádalo a su entorno de trabajo de Teams para acceder rápidamente.
- Cree y gestione tareas: añada un nuevo plan a un canal del equipo y organice el trabajo en grupos. Asigne tareas a los miembros del equipo y establezca fechas límite para garantizar la responsabilidad.
- Añada un nuevo plan a un canal del equipo y organice el trabajo en grupos.
- Asigne tareas a los miembros del equipo y establezca fechas límite para garantizar la responsabilidad.
- Añada un nuevo plan a un canal del equipo y organice el trabajo en grupos.
- Asigne tareas a los miembros del equipo y establezca fechas límite para garantizar la responsabilidad.
- Realice un seguimiento del progreso y mantenga el orden: utilice la vista Gráficos para supervisar la finalización de las tareas e identificar los cuellos de botella. Filtre las tareas por prioridad, fecha límite o miembro asignado. Configure notificaciones para mantenerse al día de los cambios en las tareas y comente las tareas para debatirlas.
- Utilice la vista de gráficos para supervisar la finalización de las tareas e identificar los cuellos de botella.
- Filtra las tareas por prioridad, fecha límite o miembro asignado.
- Configure notificaciones para mantenerse al día de los cambios en las tareas y comente las tareas para debatirlas.
- Utilice la vista Gráficos para supervisar la finalización de las tareas e identificar los cuellos de botella.
- Filtra las tareas por prioridad, fecha límite o miembro asignado.
- Configure notificaciones para mantenerse al día de los cambios en las tareas y comente las tareas para debatirlas.
- No obstante, Microsoft Planner en Teams tiene limitaciones, como límites en las tareas y los planes, personas asignadas restringidas y grupos restringidos, falta de herramientas avanzadas de gestión de proyectos, ausencia de opción de deshacer y la necesidad de tener una suscripción a Microsoft 365.
- ClickUp ofrece una alternativa más inteligente con: Tareas de ClickUp con prioridades, automatización, dependencias y vistas avanzadas Listas de control de tareas de ClickUp para dividir las tareas en pasos factibles, asignar elementos y realizar un seguimiento del progreso Chat de ClickUp para mantener todas las conversaciones contextualizadas, enlazar los chats con las tareas y utilizar ClickUp Brain para resumir los debates y agilizar la toma de decisiones.
- Tareas de ClickUp con prioridades, automatización, dependencias y vistas avanzadas.
- Listas de tareas de ClickUp para dividir las tareas en pasos factibles, asignar elementos y realizar el seguimiento del progreso.
- ClickUp Chat para mantener todas las conversaciones contextualizadas, vincular los chats a las tareas y utilizar
- ClickUp Brain para resumir los debates y agilizar la toma de decisiones.
- Tareas de ClickUp con prioridades, automatización, dependencias y vistas avanzadas.
- Listas de tareas de ClickUp para dividir las tareas en pasos factibles, asignar elementos y realizar el seguimiento del progreso.
- ClickUp Chat para mantener todas las conversaciones contextualizadas, vincular los chats a las tareas y utilizar
- ClickUp Brain para resumir los debates y agilizar la toma de decisiones.
Cómo utilizar Microsoft Planner en Teams
Microsoft Planner puede ayudarle a estructurar el flujo de trabajo de su equipo.
Tanto si lo está configurando por primera vez como si busca formas de optimizar su flujo de trabajo actual, esta guía paso a paso le mostrará los aspectos prácticos del uso de Planner en Teams.
¡Empecemos! 💪
Paso n.º 1: Busque y añada Microsoft Planner en Teams
En primer lugar, incorporemos Planner a Teams.
Abra Microsoft Teams y mire el menú de la izquierda. Haga clic en el icono Aplicaciones (los tres puntos) para acceder a las integraciones de Microsoft Teams. Escriba Tareas de Planner y Tareas pendientes (o simplemente Planner) en la barra de búsqueda.
Haga clic en Añadir para integrarlo en Teams. Una vez terminado esto, Planner estará disponible directamente en Teams, por lo que no tendrá que cambiar entre diferentes aplicaciones para gestionar las tareas.
🔍 ¿Sabías que...? Microsoft Planner se denominó «Project Work Tracker» antes de su lanzamiento oficial en 2016. Se desarrolló como respuesta a la creciente necesidad de una gestión de tareas ligera dentro de Microsoft 365.
Paso n.º 2: crear un nuevo plan en un canal del equipo
Haga clic en la pestaña Teams del menú de la izquierda y seleccione el canal al que desea añadir Planner. En la parte superior del canal, haga clic en el icono de signo más para añadir una nueva pestaña. Seleccione Planner en la lista de aplicaciones.
Seleccione Crear un nuevo plan, asígnele un nombre como «Sprint de marketing» o «Hoja de ruta del proyecto» y decida si desea notificarlo al equipo marcando la casilla «Publicar en el canal sobre esta pestaña».
Haga clic en Guardar y, así de fácil, su nuevo plan estará listo para ponerse en marcha.
Paso n.º 3: Añadir un plan existente a un canal del equipo (opcional)
¿Ya utiliza Microsoft Planner en otro lugar? No hay problema, puede incorporarlo a Teams en solo unos pasos.
Abra su tablero de Planner existente en un navegador web o en la aplicación Planner, haga clic en los ... (tres puntos) en la parte superior y seleccione Copiar vínculo al plan. A continuación, vaya a Teams, navegue hasta el canal correspondiente y haga clic en el signo más para añadir una nueva pestaña.
Seleccione la pestaña Sitio web, asígnele un nombre, pegue el enlace copiado de Planner y pulse Guardar. Y así, su plan actual se integrará perfectamente en Teams para facilitar el acceso.
Paso n.º 4: Organice las tareas con grupos
Los grupos son como categorías que ayudan a mantener las tareas organizadas. En lugar de volcar todo en una larga lista, puede separar las tareas por fase, departamento o prioridad.
Dentro de su tablero de Planner, haga clic en Añadir nueva categoría a la derecha.
Dale un nombre, como «Pendiente», «En curso» o «Completada». Repite esto para organizar tu planificador en tantos grupos como necesites. De esta manera, tendrás una estructura clara para gestionar el trabajo.
📮ClickUp Insight: El 92 % de los trabajadores utiliza métodos inconsistentes para realizar el seguimiento de los elementos pendientes, lo que resulta en decisiones erróneas y retrasos en la ejecución.
Ya sea que envíe notas de seguimiento o utilice hojas de cálculo, el proceso suele ser disperso e ineficiente. La solución de gestión de tareas de ClickUp garantiza una conversión fluida de las conversaciones en tareas, para que su equipo pueda actuar con rapidez y mantenerse alineado.
Paso n.º 5: Añadir y asignar tareas
Ahora es el momento de empezar a añadir tareas y asignarlas a los miembros del equipo. Haga clic en + Añadir tarea debajo de la categoría correspondiente. Asigne un nombre a la tarea, establezca una fecha límite y asígnela a alguien de su equipo. Haga clic en Añadir tarea y aparecerá en la lista.
🧠 Dato curioso: Planner utiliza un tablero de estilo Kanban para ayudar a los usuarios a mover las tareas a través de diferentes fases, lo que lo convierte en una herramienta ideal para los equipos ágiles que gestionan flujos de trabajo. Las tareas también se pueden sincronizar con Microsoft To Do, lo que permite a los usuarios gestionar las tareas personales y los objetivos del equipo en un solo lugar.
Paso n.º 6: Configurar notificaciones
¿Quiere mantener a su equipo al tanto de las novedades? Configure las notificaciones en Planner.
Haga clic en Ajustes (icono de engranaje), vaya a Notificaciones, elija las notificaciones que necesite (por ejemplo, asignaciones de tareas y cambios en las fechas límite) y pulse Guardar. Se acabaron las excusas del tipo «no vi esa tarea».
🧠 Dato curioso: La palabra «plan» proviene del latín planum, que significa superficie plana o plano, y simboliza un camino claro a seguir.
Paso n.º 7: Utilice filtros y agrupaciones para realizar el seguimiento del trabajo
A medida que su plan se va completando, resulta esencial encontrar las tareas rápidamente. Ahí es donde entran en juego los filtros y la agrupación. A continuación le mostramos cómo utilizar estas funciones de Microsoft Teams:
- En la parte superior del tablero de Planner, usa el botón Filtro para ordenar las tareas por: Fecha límite (¿Qué está vencido? ¿Qué hay que hacer pronto?) Prioridad (¿Qué es urgente? ¿Qué puede esperar?) Progreso (¿Qué tareas están en curso o completadas?) Miembro asignado (¿Quién está trabajando en qué?)
- Fecha límite (¿Qué está vencido? ¿Qué vence próximamente?)
- Prioridad (¿Qué es urgente? ¿Qué puede esperar?)
- Progreso (¿Qué tareas están en curso o completadas?)
- Miembro asignado (¿Quién está haciendo el trabajo?)
- También puede utilizar la función Agrupar por para organizar las tareas por: Categoría (Pendiente, en curso, Completada) Asignado a (Ideal para ver quién tiene demasiado trabajo) Fecha límite (Para ver rápidamente los plazos)
- Categorías (Pendiente, En curso, Completada)
- Asignado a (Ideal para ver quién tiene demasiado trabajo)
- Fecha límite (para ver rápidamente los plazos)
- Fecha límite (¿Qué está vencido? ¿Qué vence próximamente?)
- Prioridad (¿Qué es urgente? ¿Qué puede esperar?)
- Progreso (¿Qué tareas están en curso o completadas?)
- Miembro asignado (¿Quién está trabajando en qué?)
- Categorías (Pendiente, en curso, Completada)
- Asignado a (Ideal para ver quién tiene demasiado trabajo)
- Fecha límite (para ver rápidamente los plazos)
Estas herramientas le ayudan a centrarse en lo que más importa sin tener que desplazarse por una larga lista de tareas.
Paso n.º 8: Realice el seguimiento del progreso con gráficos visuales
Para obtener una panorámica rápida del progreso del equipo, cambie a la vista Gráficos. En la pestaña Planner, haga clic en Gráficos en la parte superior. Verá un desglose de las tareas por estado y otra información clave.
Si le gustan los elementos visuales, esta es una forma estupenda de detectar cuellos de botella y ajustar las cargas de trabajo antes de que las cosas se descarrilen.
Paso n.º 9: Edite o mueva tareas según sea necesario y utilice funciones avanzadas (opcional)
Las tareas no son inamovibles: puedes actualizarlas o moverlas fácilmente a medida que avanza el trabajo. Haz clic en una tarea para realizar la edición de los detalles, añadir notas, adjuntar archivos o actualizar su lista de control.
Para mover una tarea entre grupos, solo tienes que arrastrarla y soltarla. También puedes abrir la tarea y cambiar manualmente su grupo. Esto facilita la adaptación a medida que cambian las prioridades.
¿Quiere llevar la configuración de Planner a un paso más allá? Pruebe estas funciones adicionales:
- Adjuntar archivos: suba documentos directamente a las tareas para tener todo en un solo lugar.
- Utilice rótulos: codifique las tareas por colores para organizarlas rápidamente de forma visual (por ejemplo, alta prioridad, baja prioridad).
- Copiar tareas: duplique las tareas si deben repetirse en diferentes planes.
🔍 ¿Sabías que...? Microsoft Teams se creó para sustituir a Skype for Business y se lanzó en 2017 como respuesta directa a Slack.
Limitaciones del uso de Microsoft Planner en Teams
Aunque Microsoft Planner es una herramienta fiable para gestionar tareas dentro de Teams, tiene algunas desventajas. Dependiendo de las necesidades de su equipo, es posible que encuentre límites que afecten al flujo de trabajo, la personalización o la escalabilidad.
Estos son algunos de los retos clave que debe tener en cuenta:
- Limitaciones de tareas y planes: un solo plan puede tener solo 3000 tareas activas y 9000 tareas, incluidas las completadas. Los usuarios o grupos pueden tener hasta 400 planes.
- Cubos y personas asignadas limitadas: cada plan tiene un límite de 200 cubos y una tarea solo se puede asignar a un máximo de 20 usuarios, lo que dificulta la adaptación a flujos de trabajo complejos.
- Carece de herramientas avanzadas de gestión de proyectos: Planner no tiene compatibilidad con diagramas de Gantt, carece de un registro de auditoría y no tiene un sistema integrado de control de tiempo para el tiempo dedicado a las tareas.
- Sin opción de deshacer: si elimina una tarea o un plan, se perderá para siempre, ya que no hay papelera de reciclaje para recuperarlo.
- Requisitos de Microsoft 365: Planner no es una herramienta independiente. Solo se puede utilizar con una suscripción a Microsoft.
🔍 ¿Sabías que...? La primera agenda conocida del mundo se remonta al siglo X en China, donde los funcionarios utilizaban tablillas de madera para realizar el seguimiento de sus citas y horarios.
Crea un Planner con ClickUp
El trabajo actual está desorganizado. Nuestros proyectos, conocimientos y comunicaciones están dispersos en herramientas inconexas que nos ralentizan.
ClickUp soluciona esto con la aplicación todo en uno para el trabajo, que combina proyectos, conocimientos y chat en un solo lugar, todo ello impulsado por IA que le ayuda a trabajar de forma más rápida e inteligente.
¡Así es como puede empezar a utilizar ClickUp! 🤩
Gestión de tareas
ClickUp Tasks mantiene tus tareas estructuradas, para que la gestión de tareas nunca resulte abrumadora. Obtienes la flexibilidad y el control necesarios para desglosar el trabajo, realizar el seguimiento del progreso y mantener todo en un solo lugar. Añade descripciones detalladas, fechas límite, adjuntos, prioridades y múltiples personas asignadas para no perderte nada.
¿Necesita dividir proyectos grandes en partes más pequeñas? Las subtareas le ayudan a convertir metas abrumadoras en pasos manejables en cuestión de segundos.
Además, va más allá de la gestión de tareas con ClickUp Views y ClickUp Automatización, impulsada por IA. Cambie entre vistas para ver lo que es urgente, automatice el trabajo repetitivo e incluso utilice ClickUp Brain, el asistente de IA integrado, para generar actualizaciones de tareas o subtareas.
Por ejemplo, estás lanzando una nueva campaña de marketing. En Planner, crearías una tarea básica para ello, asignarías a algunos miembros del equipo y... eso es todo.
Pero con ClickUp, ¡puede poner en práctica todas sus habilidades de gestión de tareas! Cree una tarea Lanzar campaña de marketing del segundo trimestre, añada subtareas como Diseñar plantillas de correo electrónico y Redactar publicaciones en redes sociales. A continuación, puede establecer plazos, asignar equipos y realizar el seguimiento.
🔍 ¿Sabías que...? Los antiguos egipcios planificaban todo el año en función de los ciclos de inundación del río Nilo, creando uno de los primeros sistemas de calendario conocidos basados en eventos naturales.
*Para asegurarte de que no se pase por alto ningún detalle, confía en las listas de control de tareas de ClickUp. Esta función ayuda a los equipos a mantenerse organizados y garantiza que no se pase nada por alto.
Cada lista de control de tareas actúa como una lista de tareas integrada dentro de una tarea, lo que facilita dividir el trabajo en acciones más pequeñas. ¿Necesita delegar? Puede asignar elementos de la lista de control a diferentes miembros del equipo, de modo que las responsabilidades queden muy claras.
Además, el progreso es visible al instante a medida que se marcan los elementos, lo que mantiene a los equipos remotos alineados.
Supongamos que está gestionando el flujo de trabajo de publicación de un blog. Asigne elementos de la lista de control, como redacción, diseño, SEO y programación de los miembros del equipo, realice un seguimiento del progreso en tiempo real y elimine los seguimientos de ida y vuelta.
⚙️ Bonificación: ¡Aquí tienes la guía definitiva de ClickUp! Aprende todo lo que necesitas saber sobre la plataforma, desde sus capacidades como software de gestión de tareas hasta sus integraciones y funciones avanzadas basadas en IA.
Colaboración del equipo sin esfuerzo
ClickUp Chat le permite dejar de cambiar constantemente de aplicación: esta función hace que ClickUp sea único para una colaboración en equipo sin esfuerzo.
Supongamos que está trabajando en el lanzamiento de un producto y que su lista de control lo cubre todo, pero llega información de última hora. En lugar de saturar Slack con mensajes, utilice Chat, que está enlazado directamente con sus tareas.
Discuta los cambios en espacios privados o realice llamadas de audio o videollamadas rápidas con SyncUps. Con Brain integrado, puede convertir los mensajes en tareas prácticas con solo un clic. ¿Necesita una actualización urgente de una tarea? Pida a ClickUp Brain dentro del chat que resuma los hilos de chat largos e identifique las acciones a realizar.
📖 Lea también: Cómo Teams canaliza su productividad con ClickUp
Plantillas de planificación predefinidas
Mantenerse al día con sus tareas diarias no tiene por qué ser una lucha. La plantilla de planificación diaria de ClickUp le ayuda a organizar, priorizar y realizar el seguimiento de todo en un solo lugar, para que pueda centrarse en lo que realmente importa.
Con esta plantilla de planificador diario, puede clasificar las tareas en secciones como «Personal», «Trabajo» u «Metas», lo que le permitirá ver más fácilmente qué tareas requieren su atención. Las herramientas de priorización le ayudan a abordar primero las tareas más importantes y urgentes, mientras que los indicadores visuales, como gráficos y tablas, le permiten supervisar su progreso de un vistazo.
🔍 ¿Sabías que...? La matriz de Eisenhower, un popular método de gestión del tiempo, se inspiró en el expresidente de los Estados Unidos Dwight D. Eisenhower, famoso por priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia.
Colabora con ClickUp
Microsoft Planner en Teams es una excelente manera de mantener las tareas organizadas, colaborar con su equipo y estar al tanto de los plazos.
Pero si necesita más flexibilidad, automatización y funciones avanzadas, quizá le convenga buscar algo más potente.
ClickUp, la aplicación integral para el trabajo, ofrece una sólida gestión de tareas, colaboración en tiempo real y flujos de trabajo personalizables. Obtendrá todo lo que necesita para planificar, realizar un seguimiento y optimizar el trabajo de su equipo en un solo lugar.
¿Por qué conformarse? ¡Regístrese hoy mismo en ClickUp gratis! ✅