¿En qué estado se encuentra esa tarea? Es una pregunta sencilla.
Pero obtener una respuesta clara puede resultar complicado en un equipo con mucho ajetreo: las actualizaciones están dispersas entre hilos de chat, correos electrónicos y notas garabateadas a toda prisa. Los plazos se acercan sin que te des cuenta, las tareas quedan relegadas y, antes de que te des cuenta, estás dedicando más tiempo al control de tiempo que a realizar el trabajo.
Microsoft Planner en Teams te ayuda a crear un espacio estructurado y compartido en el que las tareas, los plazos y las responsabilidades quedan bien definidos.
En este artículo, veremos cómo utilizar Microsoft Planner en Teams para mantener a tu equipo organizado. 📊
❗️Planner se llena rápidamente. Monday.com suele ser el siguiente paso.
Los equipos que pasaron de Planner a Monday.com se topaban con los mismos límites en menos de seis meses: subidas de precios, limitación en la elaboración de informes y falta de una jerarquía real. Esta lista de control te muestra cómo saltarte el paso intermedio. 👇🏼
¿Cómo se utiliza Microsoft Planner dentro de Microsoft Teams?
Sigue estos pasos para configurar, organizar y gestionar tareas con Microsoft Planner directamente en Teams.
- Añade Planner a Teams desde el menú «Aplicaciones»
- Crea o conecta un plan dentro de un canal de equipo
- Organiza el trabajo mediante categorías y rótulos
- Asigna tareas con propietarios, fechas límite y notificaciones
- Filtra, agrupa y visualiza el progreso mediante gráficos
- Actualiza las tareas fácilmente a medida que cambian las prioridades
Microsoft Planner puede ayudarte a estructurar el flujo de trabajo de tu equipo.
Tanto si estás realizando el ajuste por primera vez como si buscas formas de optimizar tu flujo de trabajo actual, esta guía paso a paso te explicará de forma práctica cómo utilizar Planner dentro de Teams.
¡Empecemos! 💪
Paso n.º 1: Busca y añade Microsoft Planner en Teams
En primer lugar, vamos a integrar Planner en Teams.
Abre Microsoft Teams y fíjate en el menú de la izquierda. Haz clic en el icono de Aplicaciones (los tres puntos) para acceder a las integraciones de Microsoft Teams. Escribe Tareas de Planner y To Do (o simplemente Planner) *en la barra de búsqueda.
Haz clic en Añadir para integrarlo en Teams. Una vez hecho esto, Planner estará disponible directamente dentro de Teams, por lo que no tendrás que cambiar de una aplicación a otra para gestionar las tareas.
🔍 ¿Sabías que...? Microsoft Planner tenía el nombre en clave «Project Work Tracker» antes de su lanzamiento oficial en 2016. Se desarrolló como respuesta a la creciente necesidad de una herramienta ligera de gestión de tareas dentro de Microsoft 365.
Paso n.º 2: Crea un nuevo plan en un canal del equipo
Haz clic en la pestaña Teams del menú de la izquierda y elige el canal al que quieras añadir Planner. En la parte superior del canal, haz clic en el icono de signo más para añadir una nueva pestaña. Selecciona Planner en la lista de aplicaciones.
Selecciona Crear un nuevo plan, asígnale un nombre como «Sprint de marketing» o «Hoja de ruta del proyecto» y decide si quieres notificarlo al equipo marcando la casilla «Publicar en el canal sobre esta pestaña».
Haz clic en Guardar y, en un abrir y cerrar de ojos, tu nuevo plan estará listo para ponerse en marcha.
Paso n.º 3: Añadir un plan existente a un canal del equipo (opcional)
¿Ya utilizas Microsoft Planner en otro sitio? No hay problema, puedes integrarlo en Teams en solo unos pasos.
Abre tu tablero de Planner en un navegador web o en la aplicación de Planner, haz clic en los … (tres puntos) de la parte superior y selecciona Copiar enlace al plan. A continuación, ve a Teams, accede al canal correspondiente y haz clic en el icono de signo más para añadir una nueva pestaña.
Selecciona la pestaña Sitio web, asígnale un nombre, pega el enlace de Planner que has copiado y pulsa Guardar. Y así de sencillo, tu plan actual ya está perfectamente integrado en Teams para que puedas acceder a él fácilmente.
Paso n.º 4: Organiza las tareas en categorías
Los «buckets» son como categorías que ayudan a mantener las tareas organizadas. En lugar de amontonarlo todo en una sola lista interminable, puedes separar las tareas por fase, departamento o prioridad.
Dentro de tu tablero de Planner, haz clic en Añadir nueva sección a la derecha.
Asigna un nombre, como «Pendiente», «En curso» o «Completada». Repite este proceso para organizar tu planificador en tantas categorías como necesites. De esta forma, tendrás una estructura clara para gestionar el trabajo.
📮Dato de ClickUp: El 92 % de los trabajadores utiliza métodos inconsistentes para realizar el seguimiento de los elementos pendientes, lo que resulta en decisiones omitidas y retrasos en la ejecución.
Tanto si envías notas de seguimiento como si utilizas hojas de cálculo, el proceso suele ser disperso e ineficaz. La solución de gestión de tareas de ClickUp garantiza una conversión fluida de las conversaciones en tareas, para que tu equipo pueda actuar con rapidez y mantenerse coordinado.
Paso n.º 5: Añadir y asignar tareas
Ahora es el momento de empezar a añadir tareas y asignarlas a los miembros del equipo. Haz clic en + Añadir tarea debajo de la sección correspondiente. Asigna un nombre a la tarea, establece una fecha límite y asígnala a alguien de tu equipo. Haz clic en Añadir tarea y aparecerá en la lista.
🧠 Dato curioso: Planner utiliza un tablero al estilo Kanban para ayudar a los usuarios a hacer avanzar las tareas por las distintas fases, lo que lo convierte en una herramienta ideal para equipos ágiles que gestionan flujos de trabajo. Las tareas también se pueden sincronizar con Microsoft To Do, lo que permite a los usuarios gestionar sus tareas personales y los objetivos del equipo en un mismo lugar.
Paso n.º 6: Configurar las notificaciones
¿Quieres que tu equipo esté al día de las novedades? Configura las notificaciones en Planner.
Haz clic en Ajustes (icono de engranaje), ve a Notificaciones, selecciona las notificaciones que necesites (por ejemplo, asignaciones de tareas y cambios en las fechas límite) y pulsa Guardar. Se acabaron las excusas del tipo «no había visto esa tarea».
🧠 Dato curioso: La palabra «plan» proviene del latín planum, que significa «superficie plana» o «plano», y simboliza un camino claro a seguir.
Paso n.º 7: Utiliza filtros y agrupaciones para realizar el seguimiento del trabajo
A medida que tu plan se va llenando, resulta esencial poder encontrar las tareas rápidamente. Ahí es donde entran en juego los filtros y la agrupación. A continuación te explicamos cómo utilizar estas funciones de Microsoft Teams:
- En la parte superior de tu tablero de Planner, utiliza el botón Filtro para ordenar las tareas por: Fecha límite (¿Qué está vencido? ¿Qué se avecina pronto?) Prioridad (¿Qué es urgente? ¿Qué puede esperar?) Progreso (¿Qué tareas están en curso o completadas?) Miembro asignado (¿Quién está trabajando en qué?)
- Fecha límite (¿Qué está vencido? ¿Qué se avecina pronto?)
- Prioridad (¿Qué es urgente? ¿Qué puede esperar?)
- Progreso (¿Qué tareas están en curso o completadas?)
- Miembro asignado (¿Quién está trabajando en qué?)
- También puedes utilizar la función Agrupar por para organizar las tareas por: Categoría (Pendiente, en curso, Completada) Asignado a (Ideal para ver quién tiene demasiadas tareas pendientes) Fecha límite (Para echar un vistazo rápido a los plazos)
- Categorías (Pendientes, En curso, Completadas)
- Asignado a (Ideal para ver quién tiene demasiado trabajo)
- Fecha límite (Para ver rápidamente los plazos)
- Fecha límite (¿Qué está vencido? ¿Qué se avecina próximamente?)
- Prioridad (¿Qué es urgente? ¿Qué puede esperar?)
- Progreso (¿Qué tareas están en curso o ya están completadas?)
- Miembro asignado (¿Quién está trabajando en qué?)
- Categorías (Pendiente, En curso, Completada)
- Asignado a (Ideal para ver quién tiene demasiado trabajo)
- Fecha límite (Para ver rápidamente los plazos)
Estas herramientas te ayudan a centrarte en lo que más importa sin tener que desplazarte por una larga lista de tareas.
Paso n.º 8: Realiza el seguimiento del progreso con gráficos visuales
Para obtener una panorámica rápida del progreso del equipo, cambia a la vista de gráficos. En la pestaña de Planner, haz clic en Gráficos en la parte superior. Verás un desglose de las tareas por estado y otros datos clave.
Si te gustan las representaciones visuales, esta es una forma estupenda de detectar cuellos de botella y ajustar las cargas de trabajo antes de que las cosas se descarrilen.
Paso n.º 9: Edita o mueve las tareas según sea necesario y utiliza las funciones avanzadas (opcional)
Las tareas no son inamovibles: puedes actualizarlas o moverlas fácilmente a medida que avanza el trabajo. Haz clic en una tarea para editar los detalles, añadir notas, adjuntar archivos o actualizar su lista de control.
Para mover una tarea de una categoría a otra, solo tienes que arrastrarla y soltarla. También puedes abrir la tarea y cambiar manualmente su categoría. Esto facilita la adaptación a medida que cambian las prioridades.
¿Quieres llevar la configuración de Planner a un paso más allá? Prueba estas funciones adicionales:
- Adjuntar archivos: Sube documentos directamente a las tareas para que todo esté en un mismo sitio
- Utiliza rótulos: asigna colores a las tareas para organizarlas visualmente de forma rápida (por ejemplo, «Prioridad alta», «Prioridad baja»).
- Copiar tareas: Duplica las tareas si deben repetirse en diferentes planes
🔍 ¿Sabías que...? Microsoft Teams se creó para sustituir a Skype for Business y se lanzó en 2017 como respuesta directa a Slack.
¿Cuáles son los límites de Microsoft Planner en Teams?
Aunque Microsoft Planner es una herramienta fiable para gestionar tareas en Teams, presenta algunos inconvenientes. Dependiendo de las necesidades de tu equipo, es posible que te encuentres con límites que afecten al flujo de trabajo, a la personalización o a la escalabilidad.
Estos son algunos de los retos clave que debes tener en cuenta:
- Límites de tareas y planes: Un mismo plan solo puede tener 3.000 tareas activas y 9.000 en total, incluidas las completadas. Los usuarios o grupos solo pueden ser propietarios de hasta 400 planes.
- Número limitado de carpetas y personas asignadas: Cada plan tiene un límite de 200 carpetas, y una tarea solo se puede asignar a un máximo de 20 usuarios, lo que dificulta la gestión de flujos de trabajo complejos.
- Carece de herramientas avanzadas de gestión de proyectos: Planner no cuenta con compatibilidad para diagramas de Gantt, carece de un registro de auditoría y no cuenta con un sistema integrado de control de tiempo para el tiempo dedicado a las tareas.
- No hay opción de deshacer: si eliminas una tarea o un plan, se pierde para siempre; no hay papelera de reciclaje para recuperarlo.
- Requisitos de Microsoft 365: Planner no es una herramienta independiente. Solo se puede utilizar con una suscripción a Microsoft.
🔍 ¿Sabías que...? La primera agenda conocida del mundo se remonta a la China del siglo X, donde los funcionarios utilizaban tablillas de madera para realizar el seguimiento de sus citas y horarios.
¿Por qué ClickUp es una alternativa más potente que Microsoft Planner?
Cuando los equipos superan las limitaciones de los tableros de tareas básicos, ClickUp sustituye a Planner con flujos de trabajo flexibles, automatización y colaboración en tiempo real.
- Crea tareas detalladas con subtareas, prioridades y varias personas asignadas
- Utiliza las vistas (Lista, Tablero, Calendario, Cronograma) para realizar un seguimiento visual del trabajo
- Automatiza las asignaciones, las actualizaciones y los seguimientos
- Crea subtareas, resúmenes y actualizaciones con ClickUp Brain
- Chatea en tiempo real mediante el chat, las reuniones SyncUp y los comentarios
El trabajo hoy en día no funciona bien. Nuestros proyectos, conocimientos y comunicación están dispersos en herramientas inconexas que nos ralentizan.
ClickUp soluciona esto con la aplicación «todo en uno» para el trabajo, que combina proyectos, conocimientos y chat en un solo lugar, todo ello impulsado por IA que te ayuda a trabajar más rápido y de forma más inteligente.
¡Así es como puedes empezar a usar ClickUp! 🤩
Gestión de tareas
ClickUp Tasks mantiene tus tareas estructuradas, para que la gestión de las mismas nunca resulte abrumadora. Dispones de la flexibilidad y el control necesarios para desglosar el trabajo, realizar el seguimiento del progreso y tenerlo todo en un solo lugar. Añade descripciones detalladas, fechas límite, adjuntos, prioridades y varias personas asignadas para que no se te escape nada.
¿Necesitas dividir proyectos grandes en partes más pequeñas? Las subtareas te ayudan a convertir metas abrumadoras en pasos manejables en cuestión de segundos.
Además, va más allá de la gestión de tareas gracias a las vistas de ClickUp y a la automatización de ClickUp basada en IA. Cambia de vista para ver qué es urgente, automatiza el trabajo repetitivo e incluso utiliza ClickUp Brain, el asistente de IA integrado, para generar actualizaciones de tareas o subtareas.
Por ejemplo, imagina que vas a lanzar una nueva campaña de marketing. En Planner, crearías una tarea básica para ello, asignarías a algunos miembros del equipo y… eso es todo.
¡Pero con ClickUp puedes poner en práctica todas tus habilidades de gestión de tareas! Crea una tarea llamada Lanzamiento de la campaña de marketing del segundo trimestre, añade subtareas como Diseñar plantillas de correo electrónico y Redactar publicaciones para redes sociales. A continuación, puedes establecer plazos, asignar equipos y realizar el seguimiento.
🔍 ¿Sabías que...? Los antiguos egipcios planificaban todo su año en función de los ciclos de crecida del río Nilo, creando así uno de los primeros sistemas de calendario conocidos basados en eventos naturales.
Para asegurarte de que no se pasa por alto ningún detalle, confía en las listas de control de tareas de ClickUp. Esta función ayuda a los equipos a mantenerse organizados y garantiza que no se pase nada por alto.
Cada lista de control de tareas funciona como una lista de tareas pendientes integrada en la propia tarea, lo que facilita dividir el trabajo en acciones más pequeñas. ¿Necesitas delegar? Puedes asignar elementos de la lista de control a diferentes miembros del equipo, para que las responsabilidades queden muy claras.
Además, el progreso se ve al instante a medida que se van marcando los elementos como completados, lo que permite que los equipos a distancia estén siempre en sintonía.
Imaginemos que gestionas el flujo de trabajo de publicación de un blog. Asigna elementos de la lista de control, como la redacción, el diseño, el SEO y la programación a los miembros del equipo, realiza un seguimiento del progreso en tiempo real y elimina los intercambios de mensajes para hacer un seguimiento.
⚙️ Extra: ¡Aquí tienes la guía definitiva de ClickUp! Descubre todo lo que necesitas saber sobre la plataforma, desde sus capacidades como software de gestión de tareas hasta sus integraciones y funciones avanzadas basadas en IA.
Además, echa un vistazo a este vídeo sobre cómo mantenerte al día con tus prioridades:
Colaboración del equipo sin complicaciones
El chat de ClickUp te permite olvidarte de tener que cambiar constantemente de aplicación: esta función hace que ClickUp sea único a la hora de facilitar la colaboración en equipo.
Imagina que estás trabajando en el lanzamiento de un producto y que tu lista de control lo tiene todo cubierto, pero te llegan comentarios de última hora. En lugar de saturar Slack con mensajes, pasa a Chat, que está directamente enlazado a tus tareas.
Comenta los cambios en espacios privados o realiza videollamadas rápidas de audio o vídeo con SyncUps. Con Brain integrado, puedes convertir los mensajes en tareas prácticas con solo un clic. ¿Necesitas una actualización urgente de una tarea? Pídele a ClickUp Brain en el chat que resuma los hilos largos e identifique los elementos a realizar.
📖 Lee también: Cómo los equipos canalizan su productividad con ClickUp
Plantillas de planificación prediseñadas
Mantenerte al día con tus tareas diarias no tiene por qué ser una pesadilla. La plantilla de planificador diario de ClickUp te ayuda a organizar, priorizar y realizar el seguimiento de todo en un solo lugar, para que puedas centrarte en lo que realmente importa.
Con esta plantilla de planificador diario, puedes clasificar las tareas en secciones como «Personal», «Trabajo» u «Metas», lo que te permite ver más fácilmente qué aspectos requieren tu atención. Las herramientas de priorización te ayudan a abordar primero las tareas más importantes y urgentes, mientras que los indicadores visuales, como gráficos y tablas, te permiten supervisar tu progreso de un solo vistazo.
🔍 ¿Sabías que...? La matriz de Eisenhower, un popular método de gestión del tiempo, se inspiró en el expresidente de EE. UU. Dwight D. Eisenhower, famoso por priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia.
¿Cuándo deberías pasar de Microsoft Planner a ClickUp?
Microsoft Planner en Teams es una forma estupenda de mantener las tareas organizadas, colaborar con tu equipo y estar al día con los plazos.
Pero si necesitas más flexibilidad, automatización y funciones avanzadas, quizá te interese buscar una herramienta más potente.
ClickUp, la aplicación todo en uno para el trabajo, ofrece una sólida gestión de tareas, colaboración en tiempo real y flujos de trabajo personalizables. Dispondrás de todo lo que necesitas para planificar, realizar un seguimiento y optimizar el trabajo de tu equipo en un solo lugar.
¿Por qué conformarte? ¡Regístrate hoy mismo en ClickUp gratis! ✅