¿Alguna vez ha terminado su jornada pensando que ya lo tenía todo listo, solo para recibir un mensaje de un cliente que le deja paralizado: «¿Aún no hemos recibido su informe?»?
De repente, todo parece estar sin hacer. ¿Y lo peor? Te has desconectado mentalmente y ahora te apresuras a arreglar lo que te has perdido.
Esto es precisamente lo que las tareas de ChatGPT le ayudan a evitar. La última función de OpenAI facilita la configuración de recordatorios únicos y recurrentes, para que nunca vuelva a perderse un seguimiento, una tarea o una fecha límite importantes.
En esta entrada del blog, explicaremos cómo utilizar las tareas de ChatGPT, compartiremos ejemplos reales y le mostraremos cómo sortear sus limitaciones con soluciones de gestión de tareas más sólidas, como ClickUp.
¡Hagamos que el pánico de última hora sea cosa del pasado! 🙌
⏰Resumen de 60 segundos
- La función de tareas programadas de ChatGPT le permite configurar fácilmente recordatorios para tareas puntuales y periódicas, lo que le ayuda a mantenerse al día.
- Recibirá notificaciones oportunas, lo que le garantizará que nunca se pierda una tarea importante, incluso cuando esté desconectado.
- Las tareas de ChatGPT tienen límites. Para superarlos, combine ChatGPT con un gestor de tareas para realizar un seguimiento en tiempo real, sea específico en las indicaciones y establezca recordatorios manuales para garantizar la responsabilidad.
- El uso de herramientas alternativas más robustas, como ClickUp, también puede ser de ayuda. Ofrece plantillas y herramientas totalmente personalizables que se adaptan a sus necesidades específicas.
- Con ClickUp, puede organizar las tareas de manera eficiente utilizando listas predefinidas, vistas dinámicas y campos personalizados, todos ellos adaptados a cualquier sector o flujo de trabajo.
Cómo utilizar las tareas de ChatGPT
¿Alguna vez ha sentido que no está haciendo lo suficiente, incluso cuando está logrando sus metas por todas partes? Eso es la culpa por la productividad que se está apoderando de usted. Pero aquí está la clave: ser productivo no se trata de trabajar constantemente, sino de trabajar de forma inteligente.
Ahí es donde las tareas programadas de ChatGPT pueden ayudarle. A continuación le mostramos cómo funciona ChatGPT para ayudarle a tachar esas tareas de su lista de cosas pendientes y gestionar calendarios complejos:
Paso 1: Acceda a las tareas de ChatGPT.
Para programar una tarea con ChatGPT, haga clic en el icono de su perfil en la esquina superior derecha. A continuación, seleccione «Tareas» en el menú desplegable. Verá una lista de todas sus acciones programadas y los próximos recordatorios.
📝Nota: Las tareas de ChatGPT solo están disponibles para los usuarios de ChatGPT Plus que tienen acceso al modelo GPT-4. Si aún no tienes Plus, tendrás que actualizar tu cuenta para poder utilizar esta función.
Paso 2: Configure un recordatorio o una tarea
Si es la primera vez que ajusta un recordatorio o una tarea, ¡tiene varias opciones! Puede seguir una de las prácticas sugerencias de ChatGPT o, si se siente un poco aventurero, hacer clic en «Pruebe por su cuenta» y tomar las riendas.
Esto es lo que puede hacer como alternativa:
- Seleccione «ChatGPT con tareas programadas» (lo encontrará en el menú desplegable).
- Pídele a ChatGPT que cree tareas como: «Recordármelo sobre el cumpleaños de mi madre el 13 de marzo».
Una vez enviada la tarea, aparecerá esta notificación:
💡Consejo profesional: ¡Sea específico con sus recordatorios! En lugar de limitarse a decir «recuerdame que le envíe un correo electrónico a John», pruebe con «recuerdame que le envíe un correo electrónico a John sobre el informe del segundo trimestre antes de las 3 de la tarde». Cuanto más claro sea, mejor podrá ChatGPT mantenerle al día. ¡Se trata de proporcionarle el contexto adecuado para trabajar!
Paso 3: Actualizar, pausar o eliminar la tarea
En primer lugar, abra las tareas programadas desde la «página de tareas» en la web de ChatGPT. Desde el icono de su perfil, vaya al menú emergente. Busque y seleccione la tarea que desea actualizar y haga clic en el icono del lápiz.
Para pausar o eliminar esa tarea, haga clic en los «tres puntos horizontales (elipsis)».
Si actualiza la tarea, deberá introducir los siguientes datos:
- Nombre de la tarea: Noticias financieras diarias
- Instrucciones: Busque fuentes destacadas y proporcione resúmenes de noticias resumidos.
- Ajustes del calendario: Todos los días a las 9:00 a. m. PST (especifique aquí también las tareas puntuales, si las hay).
Paso 4: Habilite las notificaciones
Una vez que haya configurado el recordatorio, active las notificaciones para estar siempre al día. Desde su ordenador o aplicación móvil, vaya a «Ajustes de notificaciones» en la web de ChatGPT.
Tendrá la opción de elegir entre correo electrónico, notificaciones push o ambos. Las notificaciones aparecerán en la pantalla, independientemente de si ChatGPT se ejecuta en segundo plano o no.
Es posible que tenga que actualizar los ajustes adicionales del navegador para habilitar las notificaciones del escritorio. Si ChatGPT detecta que los permisos necesarios están desactivados, es posible que vea lo siguiente:
Haga clic en el botón «Permitir» para habilitar los permisos necesarios. Si utiliza Chrome, aparecerá algo similar a esto en su pantalla:
Más información: Las mejores herramientas de software de gestión de tareas para mejorar sus flujos de trabajo
Cómo utilizar las tareas de ChatGPT para obtener el máximo beneficio
Tanto si está compaginando varios proyectos como si solo necesita un poco de estructura, aquí le mostramos cómo utilizar ChatGPT para maximizar la productividad:
- Divida las grandes metas: en lugar de sentirse abrumado, deje que las tareas de ChatGPT le ayuden a dividir los proyectos importantes en pasos más pequeños y factibles para mantener las tareas bajo control.
- Minimice el exceso de reflexión: ¿No sabe por dónde empezar? Pida a ChatGPT que le sugiera los siguientes pasos lógicos para cualquier tarea.
- Priorice como un profesional: obtenga sugerencias basadas en IA sobre qué abordar primero en función de la urgencia, la importancia o el esfuerzo necesario para organizar mejor las metas.
- Automatice el trabajo rutinario: utilice ChatGPT para redactar correos electrónicos, resumir notas de reuniones o crear plantillas reutilizables.
- Realice un seguimiento del progreso y realice ajustes: revise periódicamente las tareas completadas para identificar patrones, delegar sus tareas de manera eficaz y evitar el agotamiento.
✍️Indicaciones para empezar
- Divida mi proyecto sobre [tema] en pasos pequeños y manejables.
- Priorice estas tareas según su urgencia e importancia: [construya una lista de sus tareas].
- Sugiera un flujo de trabajo sencillo para gestionar mis tareas diarias de forma eficiente.
- Redacta un correo electrónico de seguimiento para un cliente sobre [tema].
- Ayúdame a crear un plan semanal para equilibrar el trabajo y gestionar las tareas personales
Limitaciones del uso de las tareas de ChatGPT
Aunque las tareas de ChatGPT pueden aumentar la productividad, hay algunos límites que hay que tener en cuenta:
- Sin seguimiento en tiempo real: a diferencia de las aplicaciones de gestión de tareas, ChatGPT no se sincroniza entre dispositivos ni envía recordatorios.
- Carece de integraciones: no se conecta con su calendario, correo electrónico ni herramientas de gestión de proyectos, por lo que tendrá que realizar un seguimiento manual de las tareas.
- Retención de contexto limitada: si no proporciona suficientes detalles, las respuestas pueden ser demasiado generales o perder matices clave.
- Sin funciones de responsabilidad: ChatGPT puede sugerir tareas, pero no hará un seguimiento ni se asegurará de que las complete.
- No está diseñado para la gestión de proyectos complejos: para flujos de trabajo intrincados con dependencias, es posible que las herramientas específicas sean más eficaces.
¿Cómo sortear estas limitaciones? 🤔📊 Utilice ChatGPT junto con un gestor de tareas para realizar un seguimiento en tiempo real💬 Sea específico en sus indicaciones para obtener sugerencias más relevantes🕰️ Establezca recordatorios manuales para mantenerse responsable
Más información: Cómo sortear eficazmente los límites de ChatGPT
Uso de tareas con ClickUp
¿Alguna vez se ha sentido frustrado al planificar sus tareas con ChatGPT y olvidarse de ellas unas horas más tarde? No hay integraciones, seguimientos ni sentido de la propiedad.
Solo una lista que se queda ahí mientras se acercan tus plazos. Las limitaciones de ChatGPT: la falta de seguimiento y la ausencia total de responsabilidad pueden hacer que te sientas estancado en lugar de productivo.
Ahí es donde ClickUp puede ayudarte. Como aplicación integral para el trabajo, está diseñada para mantenerte organizado, centrado y adelantado a los plazos.
Con IA integrada para ayudarte a planificar de forma más inteligente, tareas para mantener tu trabajo estructurado, documentos para almacenar tus ideas, recordatorios para que nunca se te pase un plazo y un chat integrado para mantener a tu equipo conectado, ClickUp te ofrece todo lo que necesitas para trabajar, en un solo lugar. Y eso es solo el principio.
Veamos cómo las tareas de ClickUp pueden simplificarle la gestión de tareas.
Gestión centralizada de tareas todo en uno
¿Tiene que utilizar varias herramientas solo para realizar el seguimiento de las tareas? No es el único. El cambio constante entre plataformas puede suponer una pérdida de hasta 32 días laborables al año, tiempo que podría dedicar a realizar otras tareas.
Con ClickUp Tasks, todo lo que necesita para planificar, asignar y realizar el seguimiento del trabajo se encuentra en un solo lugar. Ya no tendrá que saltar de una aplicación a otra para comprobar quién se encarga de qué ni buscar a toda prisa las actualizaciones del progreso. Sus tareas permanecerán alineadas y su carga de trabajo organizada, lo que aumentará la productividad general del equipo.
📌Ejemplo: Estás liderando el lanzamiento de un producto con un equipo de diez personas, pero cada uno utiliza herramientas diferentes: uno lleva el seguimiento de las tareas en una hoja de cálculo, otro gestiona los plazos en un Calendario y las actualizaciones del equipo se dispersan entre Slack y el correo electrónico. Es un caos.
Cambie a ClickUp y todo (tareas, fechas límite y responsabilidades) estará en un panel de tareas compartido. Los miembros del equipo pueden asignar acciones, comentar directamente sobre las tareas y obtener actualizaciones en tiempo real sin tener que cambiar de aplicación. Se acabaron los plazos incumplidos, los mensajes perdidos o el cansancio por usar tantas herramientas: solo un flujo de trabajo optimizado que mantiene su lanzamiento por buen camino. 🚀
Otro ejemplo a tener en cuenta es el de The People Piece, una organización que integra los valores humanos en los lugares de trabajo. Se enfrentaban a problemas de ineficiencia debido a la dispersión de los flujos de trabajo entre herramientas como Excel, Slack y documentos de Word.
Desde que adoptaron ClickUp, han podido centralizar todo en un solo lugar. Ahora, ClickUp les ayuda a organizar el trabajo por iniciativas y a alinearlo con sus procesos existentes.
Exploremos todas las formas en que puede personalizar las tareas para obtener la máxima productividad en ClickUp:
1. Añadir estados personalizados a las tareas
Puede personalizar los estados de las tareas en ClickUp según sus flujos de trabajo. Por ejemplo, un equipo de contenido puede pasar una entrada de blog por las fases de «Redacción», «Formateo» y «Revisión editorial» antes de publicarla, mientras que un equipo de software puede colocar un nuevo fragmento de código pendiente de aprobación en la fase de «Pruebas» para detectar cualquier error o problema, seguido de «Implementación» cuando el código esté listo para su puesta en marcha.
2. Clasifique las tareas en los tipos de tareas adecuados.
Clasifique las tareas según su categoría o complejidad. Por ejemplo, puede clasificar las tareas de desarrollo en «Épicas», «Incidencias», «Soporte», etc.
3. Establezca niveles de prioridad
Para priorizar mejor sus tareas, asigne diferentes niveles de prioridad codificados por colores, como urgente, alto, normal y bajo.
Por ejemplo, considere marcar las solicitudes de los clientes como «urgentes» y las reuniones internas como de «baja» prioridad si se ajustan a los flujos de trabajo de su equipo.
📮ClickUp Insight: ¿Cree que su lista de tareas pendientes funciona? Piénselo de nuevo. Nuestra encuesta muestra que el 76 % de los profesionales utilizan su propio sistema de priorización para la gestión de tareas. Sin embargo, investigaciones recientes confirman que el 65 % de los trabajadores tienden a centrarse en tareas fáciles en lugar de en tareas de alto valor sin una priorización eficaz.
Las prioridades de tareas de ClickUp transforman la forma en que visualizas y abordas proyectos complejos, resaltando fácilmente las tareas críticas. Con los flujos de trabajo impulsados por IA y los indicadores de prioridad personalizados de ClickUp, siempre sabrás qué abordar primero.
👉🏼¿Quiere mejorar su capacidad para establecer prioridades? Vea los consejos de los expertos en nuestro vídeo a continuación:
3. Captura detalles en campos personalizados
Añada campos especializados, como fechas, enlaces o números, a cada tarea para mantener todo el contexto centralizado y facilitar su consulta. Por ejemplo, puede añadir un enlace de origen a una tarea de «Investigación», lo que facilitará al compañero de equipo asignado la consulta de la fuente.
4. Gestione mejor las dependencias de las tareas y planifique mejor los resultados.
Cree dependencias de tareas en ClickUp para garantizar que una tarea dependiente o secundaria no pueda iniciarse hasta que se haya completado la principal, lo que mantendrá su flujo de trabajo fluido y organizado. Por ejemplo, una tarea como «Redactar el informe del proyecto» no puede iniciarse hasta que se haya completado la «Recopilación de datos del proyecto».
5. Añadir tareas en varias listas
Organice tareas de categorías similares en listas separadas, manteniéndolas en un único entorno de trabajo. Por ejemplo, si tiene una entrada de blog asignada al Editor 1 de su equipo, esta puede aparecer en la lista acumulativa de entradas de blog de todos los editores, así como por separado en la lista de entradas de blog asignadas específicamente al Editor 1.
🧠Dato curioso: puede crear hasta 50 000 tareas programadas o periódicas en cada lista de ClickUp, cada una con hasta 1000 subtareas y subtareas anidadas. Sin embargo, el límite para las descripciones de las tareas no debe superar los 256 KB.
6. Cree tareas y subtareas con IA
ClickUp Brain, el asistente de IA nativo de ClickUp, ayuda a generar, perfeccionar y automatizar la creación de tareas en función de sus aportaciones.
Así es como funciona el trabajo:
- Simplemente describa lo que necesita y ClickUp Brain generará una tarea estructurada con un título, una descripción, fechas límite y subtareas relevantes.
- Analiza sus tareas y flujos de trabajo existentes para sugerir elementos relevantes, lo que reduce la entrada manual de datos.
- ClickUp Brain comprende las dependencias, las prioridades y los plazos, y sugiere optimizaciones para que las tareas se adapten mejor a su flujo de trabajo.
- ¿Necesita modificar una tarea? La IA puede perfeccionar las descripciones de las tareas, resumir actualizaciones extensas o reformatear los detalles para mayor claridad.
Al aprovechar ClickUp Brain, dedicará menos tiempo al trabajo administrativo y más tiempo a ejecutar tareas de manera eficiente.
🧠Dato curioso: al combinar ClickUp Automations con ClickUp Brain, puedes automatizar tareas repetitivas utilizando comandos if-then en lenguaje natural.
7. Establezca recordatorios personalizados y tareas periódicas.
Una de las mayores ventajas de ClickUp sobre ChatGPT (o incluso otras herramientas de gestión de tareas) es su capacidad para configurar recordatorios y tareas periódicas altamente personalizados, lo que garantiza que nada se pase por alto.
ClickUp le permite establecer recordatorios para momentos específicos o utilizarlos como desencadenantes en función de determinadas condiciones (por ejemplo, cuando una tarea está vencida o se acerca un hito del proyecto).
Con las tareas periódicas de ClickUp, puede programar tareas para que se repitan diariamente, semanalmente, mensualmente o en función de su finalización. Esto es perfecto para:
- Reuniones semanales del equipo
- Informes mensuales
- Seguimiento de clientes
- Revisiones rutinarias de proyectos
💡Consejo profesional: a diferencia de las listas de tareas estáticas, ClickUp actualiza automáticamente la fecha límite de las tareas periódicas y permite una personalización completa: establezca diferentes reglas de periodicidad, asigne miembros del equipo e incluso añada dependencias.
8. Disfrute de la compatibilidad entre dispositivos y plataformas
Las tareas de ClickUp son compatibles con todo, desde Android hasta iOS y desde MacOS hasta Windows. También puede acceder a las tareas y al flujo de trabajo del proyecto desde su smartphone, tableta y escritorio.
👀¿Sabías que: con ClickUp, puedes incluso incrustar contenido en tus tareas pegando un enlace a plataformas como YouTube, Vimeo, Loom, CloudApp, Google Drive, VideoPress y Figma.
Para cualquier organización que tenga dificultades para gestionar sus proyectos, ClickUp le ayudará en la colaboración de tareas. Con este software, los usuarios pueden realizar un seguimiento de los elementos de la lista de tareas pendientes y trabajar en ellas dentro del plazo estipulado. También ayuda al equipo de gestión de proyectos a realizar el seguimiento del progreso general de los proyectos para garantizar que se cumplan los plazos.
Para cualquier organización que tenga dificultades para gestionar sus proyectos, ClickUp le ayudará en la colaboración de tareas. Con este software, los usuarios pueden realizar un seguimiento de los elementos de la lista de tareas pendientes y trabajar en ellas dentro del plazo estipulado. También ayuda al equipo de gestión de proyectos a realizar el seguimiento del progreso general de los proyectos para garantizar que se cumplan los plazos.
Empiece gratis
Las tareas de ClickUp están disponibles tanto en la versión premium como en la gratuita. Por lo tanto, puede crear tareas programadas y periódicas ilimitadas hasta que su capacidad de almacenamiento alcance los 100 GB.
Una vez que su almacenamiento haya alcanzado el límite especificado, tendrá que actualizar el plan.
La versión de pago de ClickUp ofrece funciones y funcionalidades adicionales para gestionar flujos de trabajo extensos y realizar el seguimiento del tiempo dedicado a tareas y proyectos. Esto es lo que un cliente de ClickUp opinaba sobre las capacidades de ClickUp:
Ahorro del 50 % en costes gracias a la consolidación de herramientas: tres herramientas en una potente plataforma por la mitad de precio (y con mejores funciones).
Ahorre un 50 % en costes gracias a la consolidación de herramientas: tres herramientas en una potente plataforma por la mitad de precio (y con mejores funciones).
Para optimizar la gestión de tareas, la plantilla de gestión de tareas de ClickUp ofrece un enfoque estructurado para priorizar y organizar el trabajo.
Esta plantilla le permite identificar y centrarse en las tareas más importantes, al tiempo que ofrece opciones de vista flexibles, incluidos formatos de Tablero, Calendario y Lista.
Úselo para:
- Clasifique las tareas por departamento, prioridad y estado para obtener una visión general clara.
- Supervise el progreso de las tareas y el ancho de banda del equipo para mejorar la eficiencia.
- Programa, asigna y completa tareas fácilmente para mantener los proyectos en marcha.
Al aprovechar esta plantilla, los equipos pueden mantener la claridad, mejorar la responsabilidad e impulsar la productividad.
Aumente la colaboración y la productividad con las tareas de ClickUp.
La gestión eficiente de las tareas es fundamental en todo lo que haces, ya sea en el trabajo o en la vida personal. Con ClickUp Tasks, puedes programar, asignar y personalizar tareas sin esfuerzo para mejorar la colaboración y la productividad del equipo.
Sus vistas flexibles y listas personalizables son perfectas para cualquier equipo, independientemente de su tamaño o sector. Es como tener todo lo que necesita en un solo lugar, para que pueda dejar de preocuparse por las pequeñas cosas y centrarse en lo que realmente importa.
Regístrese hoy mismo en ClickUp y recupere el control.