¿Alguna vez ha terminado su jornada pensando que todo está listo, solo para recibir un mensaje de un cliente que le deja paralizado: «¿Aún no hemos recibido su informe?».
De repente, todo parece estar sin hacer. ¿Y lo peor? Has desconectado mentalmente y ahora te apresuras a arreglar lo que te has perdido.
Esto es precisamente lo que le ayuda a evitar ChatGPT Tasks. La última función de OpenAI facilita la configuración de recordatorios únicos y periódicos, para que nunca vuelva a perderse un seguimiento, una tarea o una fecha límite importantes.
En esta entrada del blog, explicaremos cómo utilizar las tareas de ChatGPT, compartiremos ejemplos reales y le mostraremos cómo solucionar sus limitaciones con soluciones de gestión de tareas más robustas, como ClickUp.
¡Hagamos que el pánico de última hora sea cosa del pasado! 🙌
⏰Resumen de 60 segundos
- La función de tareas programadas de ChatGPT le permite configurar fácilmente recordatorios tanto para tareas únicas como periódicas, lo que le permite mantenerse al día
- Recibirá notificaciones oportunas, lo que le garantizará que nunca se pierda una tarea importante, incluso cuando no esté conectado
- Las tareas de ChatGPT tienen limitaciones. Para superarlas, combine ChatGPT con un gestor de tareas para realizar un seguimiento en tiempo real, sea específico en las indicaciones y establezca recordatorios manuales para garantizar la responsabilidad
- El uso de herramientas alternativas más robustas como ClickUp también puede ser de ayuda. Ofrece plantillas y herramientas totalmente personalizables que se adaptan a sus necesidades específicas
- Con ClickUp, puedes organizar las tareas de manera eficiente utilizando listas predefinidas, vistas dinámicas y campos personalizados, todo ello adaptado a cualquier sector o flujo de trabajo
Cómo utilizar las tareas de ChatGPT
¿Alguna vez ha sentido que no está haciendo lo suficiente, incluso cuando está cumpliendo sus metas por todos lados? Eso es la culpa de la productividad que se está apoderando de usted. Pero aquí está la clave: ser productivo no se trata de trabajar constantemente, sino de trabajar de manera inteligente.
Ahí es donde las tareas programadas de ChatGPT pueden ayudarle. Así es como funciona ChatGPT para ayudarle a tachar esas tareas de su lista de pendientes y gestionar horarios complejos:
Paso 1: Acceda a las tareas de ChatGPT
Para programar una tarea con ChatGPT, haz clic en el icono de tu perfil en la esquina superior derecha. A continuación, selecciona «Tareas» en el menú desplegable. Verás una lista de todas tus acciones programadas y los próximos recordatorios.
📝Nota: Las tareas de ChatGPT solo están disponibles para los usuarios de ChatGPT Plus que tienen acceso al modelo GPT-4. Si aún no tienes Plus, deberás actualizar tu plan para utilizar esta función.
Paso 2: Configure un recordatorio o una tarea
Si es la primera vez que configura un recordatorio o una tarea, ¡tiene varias opciones! Puede seguir una de las prácticas sugerencias de ChatGPT o, si se siente un poco aventurero, hacer clic en «Pruébelo usted mismo» y tomar las riendas.
Esto es lo que puede hacer como alternativa:
- Seleccione «ChatGPT con tareas programadas» (lo encontrará en el menú desplegable)
- Pida a ChatGPT que cree tareas como: «Recordármelo sobre el cumpleaños de mi madre el 13 de marzo»
Una vez enviada la tarea, aparecerá esta notificación:
💡Consejo profesional: ¡Sea específico con sus recordatorios! En lugar de simplemente «recordarme enviar un correo electrónico a John», pruebe «recordarme enviar un correo electrónico a John sobre el informe del segundo trimestre antes de las 3 p. m.». Cuanto más claro sea, mejor podrá ChatGPT mantenerlo al día. ¡Se trata de proporcionarle el contexto adecuado para trabajar!
Paso 3: Actualizar, pausar o eliminar la tarea
En primer lugar, abra las tareas programadas desde la «página Tareas» en la web de ChatGPT. Desde el icono de su perfil, vaya al menú emergente. Busque y seleccione la tarea que desea actualizar y haga clic en el icono del lápiz.
Para pausar o eliminar esa tarea, haz clic en los «tres puntos horizontales (elipsis)»
Si está actualizando la tarea, se le pedirá que introduzca los siguientes datos:
- Nombre de la tarea: Noticias financieras diarias
- Instrucciones: Busque fuentes líderes y proporcione resúmenes de noticias
- Ajustes de programación: Diariamente a las 9:00 a. m. PST (especifique aquí también las tareas únicas, si las hay)
Paso 4: Habilitar notificaciones
Una vez que hayas configurado el recordatorio, activa las notificaciones para estar siempre al día. Desde tu escritorio o aplicación móvil, ve a «Ajustes de notificaciones» en la web de ChatGPT.
Tendrá la opción de elegir entre correo electrónico, notificaciones push o ambos. Las notificaciones aparecerán en la pantalla, independientemente de si ChatGPT se ejecuta en segundo plano o no.
Es posible que tengas que actualizar los ajustes del navegador para habilitar las notificaciones en el escritorio. Si ChatGPT detecta que los permisos necesarios están desactivados, es posible que veas esto:
Haga clic en el botón «Permitir» para habilitar los permisos necesarios. Si utiliza Chrome, aparecerá algo similar a esto en su pantalla:
Más información: Las mejores herramientas de software de gestión de tareas para mejorar sus flujos de trabajo
Cómo sacar el máximo partido a las tareas de ChatGPT
Tanto si está haciendo malabarismos con varios proyectos como si solo necesita un poco de estructura, aquí le mostramos cómo utilizar ChatGPT para maximizar la productividad:
- Divida las metas grandes: En lugar de sentirse abrumado, deje que ChatGPT Tasks le ayude a dividir los proyectos importantes en pasos más pequeños y factibles para mantener las tareas en marcha
- Minimice el exceso de reflexión: ¿No sabe por dónde empezar? Pida a ChatGPT que le sugiera los siguientes pasos lógicos para cualquier tarea
- Priorice como un profesional: obtenga sugerencias basadas en IA sobre qué abordar primero en función de la urgencia, la importancia o el esfuerzo necesario para organizar mejor las metas
- Automatice el trabajo rutinario: utilice ChatGPT para redactar correos electrónicos, resumir notas de reuniones o crear plantillas reutilizables
- Realice un seguimiento del progreso y realice ajustes: revise periódicamente las tareas completadas para identificar patrones, delegar las tareas de forma eficaz y evitar el agotamiento
✍️Indicaciones para empezar
- Divida mi proyecto sobre [tema] en pasos pequeños y manejables.
- Priorice estas tareas según su urgencia e importancia: [enumere sus tareas].
- Sugiera un flujo de trabajo sencillo para gestionar mis tareas diarias de forma eficiente.
- Redacta un correo electrónico de seguimiento para un cliente sobre [tema].
- Ayúdame a crear un plan semanal para equilibrar el trabajo y gestionar las tareas personales
Limitaciones del uso de las tareas de ChatGPT
Aunque las tareas de ChatGPT pueden aumentar la productividad, hay algunas limitaciones que hay que tener en cuenta:
- Sin seguimiento en tiempo real: a diferencia de las apps de gestión de tareas, ChatGPT no se sincroniza entre dispositivos ni envía recordatorios
- Carece de integraciones: No se conecta con tu calendario, correo electrónico ni herramientas de gestión de proyectos, por lo que tendrás que realizar el seguimiento de las tareas manualmente
- Retención de contexto limitada: si no proporciona suficientes detalles, las respuestas pueden ser demasiado generales o perder matices clave
- Sin funciones de responsabilidad: ChatGPT puede sugerir tareas, pero no hará un seguimiento ni se asegurará de que las complete
- No diseñado para la gestión de proyectos complejos: para flujos de trabajo complejos con dependencias, es posible que resulten más eficaces herramientas específicas
¿Cómo solucionar estas limitaciones? 🤔📊 Utiliza ChatGPT junto con un gestor de tareas para realizar un seguimiento en tiempo real💬 Sé específico en tus indicaciones para obtener sugerencias más relevantes🕰️ Configura recordatorios manuales para mantenerte al día
Más información: Cómo sortear eficazmente las limitaciones de ChatGPT
Uso de tareas con ClickUp
¿Alguna vez se ha sentido frustrado al planificar sus tareas con ChatGPT y olvidarse de ellas unas horas más tarde? No hay integraciones, seguimientos ni sentido de la propiedad.
Solo una lista que se queda ahí mientras se acercan los plazos. Las limitaciones de ChatGPT: la falta de seguimiento y la ausencia total de responsabilidad pueden hacer que te sientas estancado en lugar de productivo.
Ahí es donde ClickUp puede ayudarte. Como app, aplicación para todo el trabajo, está diseñada para mantenerte organizado, centrado y adelantado a los plazos.
Con IA integrada para ayudarte a planificar de forma más inteligente, tareas para mantener tu trabajo estructurado, documentos para almacenar tus ideas, recordatorios para que nunca pierdas un plazo y un chat integrado para mantener a tu equipo conectado, ClickUp te ofrece todo lo que necesitas para trabajar, en un solo lugar. Y eso es solo el principio.
Echemos un vistazo a cómo las tareas de ClickUp pueden simplificar la gestión de tareas.
Gestión centralizada de tareas todo en uno
¿Tiene que hacer malabarismos con varias herramientas solo para realizar un seguimiento de las tareas? No es el único. El cambio constante entre plataformas puede suponer una pérdida de hasta 32 días laborables al año, tiempo que podría dedicar a realizar su trabajo.
Con las tareas de ClickUp, todo lo que necesitas para planificar, asignar y realizar un seguimiento del trabajo está en un solo lugar. Ya no tendrás que saltar de una app, aplicación, a otra para comprobar quién está haciendo qué o buscar a toda prisa las últimas novedades sobre el progreso. Tus tareas estarán alineadas y tu carga de trabajo organizada, lo que aumentará la productividad general del equipo.
📌Ejemplo: Estás dirigiendo el lanzamiento de un producto con un equipo de diez personas, pero todos utilizan herramientas diferentes: uno realiza el seguimiento de las tareas en una hoja de cálculo, otro gestiona los plazos en un calendario y las actualizaciones del equipo se dispersan entre Slack y el correo electrónico. Es un caos.
Cambie a ClickUp y todo (tareas, fechas límite y responsabilidades) estará en un panel de tareas compartido. Los miembros del equipo pueden asignar elementos de acción, comentar directamente en las tareas y obtener actualizaciones en tiempo real sin tener que cambiar de app. Se acabaron los plazos incumplidos, los mensajes perdidos y el cansancio por usar tantas herramientas: solo un flujo de trabajo optimizado que mantiene su lanzamiento por buen camino. 🚀
Otro ejemplo a tener en cuenta es el de The People Piece, una organización que integra los valores humanos en los lugares de trabajo. Estaban luchando contra la ineficiencia debido a flujos de trabajo dispersos en herramientas como Excel, Slack y documentos de Word.
Desde que adoptaron ClickUp, han podido centralizar todo en un solo lugar. Ahora, ClickUp les ayuda a organizar el trabajo por iniciativas y alinearlo con sus procesos existentes.
Exploremos todas las formas en que puede personalizar las tareas para obtener la máxima productividad en ClickUp:
1. Añada estados personalizados a las tareas
Puedes personalizar los estados de las tareas en ClickUp según tus flujos de trabajo. Por ejemplo, un equipo de contenido puede pasar una entrada de blog por las etapas «Borrador», «Formateo» y «Revisión editorial» antes de publicarla, mientras que un equipo de software puede colocar un código nuevo pendiente de aprobación en la etapa «Pruebas» para detectar cualquier error o problema, y luego pasar a «Implementación» cuando el código esté listo para su publicación.
2. Clasifique las tareas en los tipos de tareas adecuados
Clasifique las tareas según sus categorías o complejidad. Por ejemplo, puede clasificar las tareas de desarrollo en «Epics», «Bugs», «Soporte», etc.
3. Establezca niveles de prioridad
Para priorizar mejor sus tareas, asigne diferentes niveles de prioridad codificados por colores, como urgente, alto, normal y bajo.
Por ejemplo, considere la posibilidad de marcar las solicitudes de los clientes como «urgentes» y las reuniones internas como de «baja» prioridad si se ajustan a los flujos de trabajo de su equipo.
📮ClickUp Insight: ¿Crees que tu lista de tareas pendientes funciona? Piénsalo de nuevo. Nuestra encuesta muestra que el 76 % de los profesionales utilizan su propio sistema de priorización para gestionar las tareas. Sin embargo, investigaciones recientes confirman que el 65 % de los trabajadores tienden a centrarse en tareas fáciles en lugar de en tareas de alto valor sin una priorización eficaz.
Las prioridades de tareas de ClickUp transforman la forma en que visualizas y abordas proyectos complejos, resaltando fácilmente las tareas críticas. Con los flujos de trabajo impulsados por IA y los indicadores de prioridad personalizados de ClickUp, siempre sabrás qué abordar primero.
👉🏼¿Quiere mejorar en la priorización? Descubra los consejos de los expertos en nuestro vídeo a continuación:
3. Capture detalles en campos personalizados
Añade campos especializados, como fechas, enlaces o números, a cada tarea para mantener todo el contexto centralizado y facilitar su consulta. Por ejemplo, puedes añadir un enlace de origen a una tarea de «Investigación», lo que facilitará al compañero asignado la consulta de la fuente.
4. Gestione las dependencias de las tareas y planifique mejor los resultados
Cree dependencias entre tareas en ClickUp para garantizar que una tarea dependiente o secundaria no pueda iniciarse hasta que se haya completado la principal, lo que mantendrá su flujo de trabajo fluido y organizado. Por ejemplo, una tarea como «Escribir el informe del proyecto» no puede iniciarse hasta que se haya completado «Recopilación de datos del proyecto».
5. Añadir tareas en varias listas
Organice tareas de categorías similares en listas separadas, manteniéndolas en un único entorno de trabajo. Por ejemplo, si tiene una entrada de blog asignada a Editor 1 en su equipo, puede aparecer en la lista acumulativa de entradas de blog de todos los editores combinados, así como por separado en la lista de entradas de blog asignadas específicamente a Editor 1.
🧠Dato curioso: Puedes crear hasta 50 000 tareas programadas o periódicas en cada lista de ClickUp, cada una con hasta 1000 subtareas y subtareas anidadas. Sin embargo, el límite para las descripciones de las tareas no debe superar los 256 KB.
Más información: Las mejores apps y herramientas para gestionar tareas
6. Cree tareas y subtareas con IA
ClickUp Brain, el asistente de IA nativo de ClickUp, ayuda a generar, perfeccionar y automatizar la creación de tareas en función de tu información.
Así es como funciona:
- Simplemente describa lo que necesita y ClickUp Brain generará una tarea estructurada con un título, una descripción, fechas límite y subtareas relevantes
- Analiza sus tareas y flujos de trabajo existentes para sugerir elementos de acción relevantes, lo que reduce la entrada manual
- ClickUp Brain entiende las dependencias, las prioridades y los plazos, y sugiere optimizaciones para que las tareas se adapten mejor a su flujo de trabajo
- ¿Necesita ajustar una tarea? La IA puede refinar las descripciones de las tareas, resumir actualizaciones largas o reformatear detalles para mayor claridad
Al aprovechar ClickUp Brain, dedicará menos tiempo al trabajo de administrador y más tiempo a ejecutar tareas de manera eficiente.
🧠Dato curioso: Al combinar las automatizaciones de ClickUp con ClickUp Brain, puedes automatizar tareas repetitivas utilizando comandos if-then en lenguaje natural
7. Establezca recordatorios personalizados y tareas periódicas
Una de las mayores ventajas de ClickUp sobre ChatGPT (o incluso otras herramientas de gestión de tareas) es su capacidad para configurar recordatorios y tareas periódicas altamente personalizados, lo que garantiza que nada se pase por alto.
ClickUp te permite configurar recordatorios para horas específicas o desencadenarlos en función de condiciones (por ejemplo, cuando una tarea está vencida o se acerca un hito del proyecto).
Con las tareas periódicas de ClickUp, puede programar tareas para que se repitan diariamente, semanalmente, mensualmente o en función de su finalización. Esto es perfecto para:
- Revisiones semanales del equipo
- Informes mensuales
- Seguimiento de clientes
- Revisiones rutinarias de proyectos
💡Consejo profesional: A diferencia de las listas de tareas estáticas, ClickUp actualiza automáticamente la fecha límite de las tareas periódicas y permite una personalización completa: establece diferentes reglas de repetición / periodicidad, asigna miembros del equipo e incluso añade dependencias.
8. Disfrute de la compatibilidad entre dispositivos y plataformas
Las tareas de ClickUp son compatibles con todo, desde Android hasta iOS y desde MacOS hasta Windows. También puede acceder a las tareas y al flujo de trabajo de los proyectos desde su smartphone, tableta y escritorio.
👀¿Sabías que: Con ClickUp, puedes incluso incrustar contenido en tus tareas pegando un enlace a plataformas como YouTube, Vimeo, Loom, CloudApp, Google Drive, VideoPress y Figma.
Para cualquier organización que tenga dificultades para gestionar sus proyectos, ClickUp le ayudará en la colaboración en las tareas. Con este software, los usuarios pueden realizar un seguimiento de los elementos de la lista de tareas pendientes y trabajar en ellas dentro del tiempo estipulado. También ayuda al equipo de gestión de proyectos a realizar un seguimiento del progreso general de los proyectos para garantizar que se cumplan los plazos.
Para cualquier organización que tenga dificultades para gestionar sus proyectos, ClickUp le ayudará en la colaboración en las tareas. Con este software, los usuarios pueden realizar un seguimiento de los elementos de la lista de tareas pendientes y trabajar en ellas dentro del tiempo estipulado. También ayuda al equipo de gestión de proyectos a realizar un seguimiento del progreso general de los proyectos para garantizar que se cumplan los plazos.
Empiece gratis
Las tareas de ClickUp están disponibles tanto en la versión premium como en la gratuita. Por lo tanto, puede crear tareas programadas y periódicas ilimitadas hasta que su capacidad de almacenamiento alcance los 100 GB.
Una vez que su almacenamiento haya alcanzado el límite especificado, tendrá que actualizar el plan.
La versión de pago de ClickUp ofrece funciones y características adicionales para gestionar flujos de trabajo extensos y realizar un seguimiento del tiempo dedicado a tareas y proyectos. Esto es lo que un cliente de ClickUp opinó sobre las capacidades de ClickUp:
ahorre un 50 % en costes gracias a la consolidación de herramientas: tres herramientas en una potente plataforma por la mitad de precio (y con mejores funciones).
ahorre un 50 % en costes gracias a la consolidación de herramientas: tres herramientas en una potente plataforma por la mitad de precio (y con mejores funciones).
Para optimizar la gestión de tareas, la plantilla de gestión de tareas de ClickUp ofrece un enfoque estructurado para priorizar y organizar el trabajo.
Esta plantilla le permite identificar y centrarse en las tareas más críticas, al tiempo que ofrece opciones de visualización flexibles, incluidos los formatos de tablero, calendario y lista.
Úselo para:
- Clasifique las tareas por departamento, prioridad y estado para una supervisión clara
- Supervise el progreso de las tareas y el ancho de banda del equipo para mejorar la eficiencia
- Programe, asigne y complete tareas fácilmente para mantener los proyectos en marcha
Al aprovechar esta plantilla, los equipos pueden mantener la claridad, mejorar la responsabilidad e impulsar la productividad.
Impulse la colaboración y la productividad con las tareas de ClickUp
La gestión eficiente de las tareas es fundamental en todo lo que haces, ya sea en el trabajo o en tu vida personal. Con las tareas de ClickUp, puedes programar, asignar y personalizar tareas sin esfuerzo para mejorar la colaboración y la productividad del equipo.
Sus vistas flexibles y listas personalizables son perfectas para cualquier equipo, independientemente de su tamaño o sector. Es como tener todo lo que necesitas en un solo lugar, para que puedas dejar de preocuparte por las pequeñas cosas y centrarte en lo que realmente importa.
Regístrese hoy mismo en ClickUp y recupere el control.