Hay información que debe ser secreta, como la legendaria mezcla secreta de especias de KFC, que ha sido la piedra angular de su imperio del pollo frito durante décadas.
Ese es el poder de la información: preservar lo que funciona para que siga funcionando. Puede que tu Business no guarde un secreto comercial de 11 hierbas y especias, pero es probable que atesore un tesoro de estrategias y conocimientos que han impulsado intentos correctos en el pasado.
Entonces, ¿dónde va a parar todo ese conocimiento crítico? En el mejor de los casos, en un wiki corporativo.
Aunque los wikis tradicionales suelen considerarse una base de conocimientos más, un wiki corporativo ofrece mucho más al categorizar la información especializada en función de las necesidades de su equipo.
En este artículo, analizaremos en qué se diferencian los wikis corporativos de las bases de conocimiento y cómo puede beneficiarse su empresa de las soluciones wiki corporativas modernas.
⏰ Resumen de 60 segundos
- Entiende qué es un wiki corporativo: Comience con el propósito de su wiki corporativa: Quieres permitir que los equipos colaboren creando, editando y compartiendo el conocimiento interno
- Explore una base de conocimientos: Proporcionar un acceso estructurado a preguntas frecuentes, guías y documentación de productos para usuarios internos y externos
- Implantar buenas prácticas: Despliegue gradualmente su sistema wiki corporativo, establezca políticas claras y reconozca a los colaboradores por su mejora continua
- Utilizar wikis corporativos: Los wikis corporativos son fundamentales para múltiples procesos de una organización. Por ejemplo, para mejorar la incorporación, agilizar los procesos internos y mejorar la colaboración en equipo
- Elija ClickUp Docs: Combine wikis y bases de conocimiento con herramientas para crear y organizar el conocimiento de forma dinámica
- Colabore de forma eficaz: Utilice las actualizaciones en tiempo real, la asignación de comentarios y el enlazado de tareas en ClickUp
- Acceso seguro: Gestione el uso compartido de documentos con roles y permisos personalizables en ClickUp
- Optimice el contenido: Utilice ClickUp Brain para la creación, traducción y actualización impulsadas por IA para mejorar la claridad y eficiencia de nuestra wiki corporativa
¿Qué es un wiki corporativo?
Un wiki corporativo, también conocido como wiki de la corporación, wiki de la empresa o wiki interno, es una herramienta de colaboración que permite a los usuarios internos de una empresa -como empleados, equipos o departamentos- crear, editar y mantener contenidos sobre diversos temas.
Se trata de un repositorio centralizado de los conocimientos de la empresa, que ayuda a garantizar que no se pierda información vital en el abismo de las cadenas de correo electrónico o las notas olvidadas de las reuniones.
Si sabes cómo funciona Wikipedia, ya estás familiarizado con el concepto de wiki corporativa.
La diferencia clave: Un wiki corporativo es estrictamente para uso interno, actuando como un espacio seguro para que los empleados contribuyan, busquen y compartan información de manera eficiente.
Muchas empresas han adoptado los wikis corporativos con excelentes resultados. Pixar utiliza la suya para facilitar la producción de películas, dando a los equipos fácil acceso a los detalles y actualizaciones del proyecto.
carbon Five_ va un paso más allá y utiliza un wiki para compartir conocimientos internos y colaborar con los clientes a través de una extranet.
sony Ericsson_, por su parte, ofrece un wiki para desarrolladores que proporciona información detallada sobre los productos y servicios documentación técnica sobre sus tecnologías telefónicas.
🧠 ¿Sabías que...? Aunque es tentador atribuir el crédito de los wikis corporativos a la influencia de Wikipedia, la verdadera historia de su origen se remonta más atrás. El programa HyperCard de Apple, una reliquia de finales de los 80, permitía a los usuarios crear "pilas de tarjetas" virtuales con información enlazada. ¿Te suena? Pues porque sentó las bases de los wikis modernos. Wikipedia lo hizo público, y las empresas decidieron mantenerlo privado.
**Lea también Cómo crear un wiki de empresa para tu equipo
¿Qué es una base de conocimientos?
Ahora, vamos a sumergirnos en el contendiente que a menudo se confunde con un wiki corporativo: la base de conocimientos.
Una base de conocimientos es un cofre bien organizado de información diseñada para almacenar, recuperar y compartir detalles sobre productos, servicios o temas específicos de la empresa.
Hay dos tipos principales de bases de conocimientos:
- Base de conocimientos interna: Es su alijo privado, reservado a los empleados. En ella se guardan las políticas de la empresa, los materiales de formación y los detalles de los proyectos, para garantizar que todo el mundo está en la misma página (literalmente)
- Base de conocimientos externa: La versión pública, destinada a clientes y clientes potenciales. Responde a las preguntas más frecuentes, explica los productos y permite a los usuarios ayudarse a sí mismos
Aunque una base de conocimientos ofrece un gran número de funciones, éstas son las más importantes que debes conocer: Las funciones de búsqueda permiten a los usuarios encontrar información en cuestión de segundos, evitando el interminable desplazamiento por páginas irrelevantes. Mientras tanto, los análisis proporcionan información valiosa, ayudando a las empresas a identificar la información que falta y a mejorar el contenido.
Si todo esto le suena sospechosamente parecido a un wiki corporativo, no es el único que lo piensa. Sin embargo, las diferencias entre estas dos herramientas van más allá de la primera impresión.
**Lea también 10 Plantillas Wiki Gratuitas: Su atajo para una gestión de datos sin fisuras
Wiki Corporativo vs. Base de Conocimientos
Hasta hace una década, las empresas de la lista Fortune 500 perdían al menos 31.500 millones de dólares anuales debido al escaso uso compartido de los conocimientos.
Desde entonces, la situación ha cambiado radicalmente 90% de las organizaciones reconocen ahora el innegable valor de un buen sistema de gestión del conocimiento para mejorar la productividad de los empleados, agudizar la toma de decisiones y elevar el servicio al cliente.
Con este telón de fondo, es crucial examinar los dos principales actores en el ámbito del uso compartido y el almacenamiento del conocimiento: el wiki corporativo y la base de conocimientos.
Exploremos estos sistemas y sus diferencias para ver su compatibilidad en el apoyo a las empresas.
Wiki corporativo Base de conocimientos | |||||||
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Definición | Una plataforma de colaboración para que los empleados contribuyan, editen y gestionen el conocimiento interno de la empresa | Un repositorio centralizado de información diseñado para el acceso de autoservicio por parte de clientes o empleados | Una plataforma de colaboración para que los empleados contribuyan, editen y gestionen el conocimiento interno de la empresa | Un repositorio centralizado de información diseñado para el acceso de autoservicio por parte de clientes o empleados | Un repositorio centralizado de información diseñado para el acceso de autoservicio por parte de clientes o empleados | ||
Propósito principal | Facilitar el uso compartido del conocimiento y la colaboración dentro de una empresa | Proporcionar respuestas e información de fácil acceso tanto para clientes como para empleados | Base de usuarios | Una plataforma de colaboración para que los empleados contribuyan, editen y gestionen el conocimiento interno de la empresa | Un repositorio de información centralizado diseñado para el acceso de autoservicio por parte de clientes o empleados | ||
Base de usuarios | Usuarios internos (empleados, equipos y partes interesadas) | Usuarios internos (empleados) y usuarios externos (clientes y consumidores) | **Contribución de contenidos | ||||
Contribución al contenido | Edición colaborativa por parte de empleados de todos los departamentos | Contenido creado y gestionado por equipos designados o expertos en la materia | Funciones de búsqueda | Funciones de búsqueda | Funcionalidad de búsqueda | ||
Funcionalidad de búsqueda | Búsqueda avanzada y predictiva optimizada para la colaboración interna | Búsqueda robusta con autosugerencias, filtros y preguntas frecuentes para un rápido autoservicio del cliente | Capacidad de integración | ||||
Capacidades de integración | Se conecta con herramientas de gestión de proyectos, CRMs y plataformas internas | Se integra con CRM, herramientas de soporte al cliente y otros sistemas de cara al exterior | Analítica y compatibilidad | ||||
Análisis y elaboración de informes | Realiza un seguimiento del compromiso de los empleados e identifica las lagunas de conocimiento | Proporciona información sobre las consultas de los clientes, el compromiso de los usuarios e identifica /href/https://clickup.com/es-ES/blog/220709/areas-de-mejora/areas para mejorar/%href/ | |||||
Casos de uso | Incorporación de nuevos empleados, documentación de procesos internos, guías técnicas y conocimientos sobre proyectos | Portales de compatibilidad con el cliente, documentación técnica, actualizaciones de productos y materiales de formación | |||||
Personalización: Adaptado a la marca de la empresa y a los flujos de trabajo | |||||||
Ejemplo | Pixar usa un wiki corporativo para administrar los detalles de la producción de películas y la colaboración interna | La base de conocimientos de Zendesk permite a los clientes resolver problemas a través de portales de autoservicio | Personalización | Personalización |
📌 Ejemplo: Imagina Pixar y una empresa de SaaS como HubSpot.
Pixar confía en su wiki corporativa para gestionar los detalles de producción de sus películas. Es un espacio interno donde los miembros del equipo contribuyen y acceden a información sobre cronogramas, guiones y flujos de trabajo de producción.
HubSpot, por su parte, utiliza una base de conocimientos para ofrecer compatibilidad a sus clientes. Su base de conocimientos ofrece preguntas frecuentes, guías de solución de problemas y tutoriales de productos que permiten a los clientes encontrar soluciones de forma independiente, reduciendo la dependencia de los equipos de soporte.
**Lea también ¿Cómo convertirse en gestor de una base de conocimientos?
Ventajas y posibles inconvenientes de utilizar un wiki corporativo
Ventajas de utilizar un wiki corporativo
1. Mejora la colaboración
Los wikis corporativos son una mina de oro para impulsar el compromiso de los empleados. Al ofrecer una plataforma compartida, animan a los equipos a trabajar juntos de forma más eficaz.
Ejemplo: Un equipo de marketing que trabaja en una campaña puede utilizar la wiki para compartir informes, actualizaciones y archivos de diseño, lo que permite a todos mantenerse alineados sin interminables hilos de correo electrónico.
2. Conservar más conocimientos
Un wiki corporativo actúa como repositorio centralizado, evitando la pérdida de conocimientos críticos cuando los empleados se marchan.
Con un buen sistema, las empresas salvaguardan la memoria institucional, garantizando que los intentos correctos del pasado y las lecciones aprendidas sigan siendo accesibles.
📌 Ejemplo: Cuando un ingeniero senior se va, sus procesos documentados de solución de problemas en el wiki siguen estando disponibles para el equipo, evitando el tiempo de inactividad durante las operaciones críticas.
3. Reducir el desgaste de los empleados
Cuando los empleados pueden acceder rápidamente a la información que necesitan, disminuyen los niveles de frustración y aumenta el compromiso. Un wiki corporativo fomenta un entorno en el que el personal se siente respaldado, lo que puede reducir los índices de rotación.
📌 Ejemplo: Los nuevos empleados pueden consultar en la wiki guías de incorporación y preguntas frecuentes, reduciendo su dependencia de los directivos para obtener información básica.
Lea también: 10 Mejor Software Wiki Interno de la Empresa
Inconvenientes de utilizar un wiki corporativo
1. Estructura limitada
Sin un sistema organizativo claro, los wikis corporativos pueden convertirse en un caos. La falta de jerarquía de contenidos dificulta a los usuarios la navegación y la búsqueda de información relevante, lo que provoca confusión y pérdida de tiempo.
2. Funcionalidad de búsqueda deficiente
Los wikis suelen carecer de funciones de búsqueda adecuadas, lo que dificulta encontrar información específica con rapidez. Esto puede dar lugar a que los empleados pierdan horas buscando algo que necesitan con urgencia.
3. Control de calidad deficiente
Cuando todo el mundo puede editar contenidos, pueden aparecer imprecisiones e información obsoleta. Esto puede dar lugar a la difusión de información errónea y a posibles ineficiencias.
📌 Ejemplo: Una guía de solución de problemas obsoleta en la wiki podría llevar a un agente de compatibilidad a dar consejos incorrectos a un cliente, escalando el problema en lugar de resolverlo.
4. Personalización limitada
La falta de opciones de personalización puede dificultar el uso del wiki. Una interfaz mal diseñada puede disuadir a los empleados de adoptar plenamente la herramienta.
Ventajas e inconvenientes de una base de conocimientos
Ventajas de una base de conocimientos
1. Control de calidad del contenido
Una de las ventajas más significativas de una base de conocimientos es su capacidad para mantener el control de calidad del contenido. A diferencia de los wikis corporativos, en los que cualquiera puede contribuir (a veces de forma desastrosa), una base de conocimientos está comisariada por escritores dedicados o expertos en la materia
**Estos expertos siguen una estrategia de contenidos definida, que garantiza la coherencia, la precisión y la alineación con la marca y la voz de la empresa
2. Organización adecuada
Las bases de conocimiento destacan por su organización y accesibilidad. El contenido se crea con una estructura clara y una jerarquía de la información que facilita su localización y navegación. Funciones como el etiquetado, la categorización y los menús intuitivos garantizan que los usuarios encuentren exactamente lo que necesitan sin tener que hacer una búsqueda del tesoro.
📌 Ejemplo: Un equipo de ventas que busca una comparación detallada de productos puede encontrarla al instante, gracias a una categorización y etiquetado adecuados, lo que les permite cerrar acuerdos más rápidamente.
3. Análisis integrados
Con una base de conocimientos, puede medir el impacto del conocimiento de su organización. **La analítica integrada realiza un seguimiento de los contenidos a los que acceden los usuarios, sus comportamientos de búsqueda y las lagunas de conocimiento de su sistema
📌 Ejemplo: Una empresa se da cuenta de que sus preguntas frecuentes sobre la incorporación son el contenido más buscado. Con esta información, las empresas pueden crear guías más detalladas, mejorando la experiencia de incorporación y la satisfacción de los empleados.
4. Potente función de búsqueda
Con etiquetas, metadatos y herramientas avanzadas como la IA y el aprendizaje automático, las bases de conocimiento permiten a los empleados encontrar respuestas precisas rápidamente. Esto es especialmente útil en las grandes organizaciones, donde la sobrecarga de información es habitual.
📌 Ejemplo: Un cliente que busca instrucciones de configuración de un producto puede buscar en una base de conocimientos utilizando palabras clave y encontrar una guía fácil paso a paso, reduciendo la necesidad de tickets de compatibilidad con el cliente.
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Inconvenientes de una base de conocimientos
1. Requiere una inversión inicial en contenidos
A diferencia de un wiki corporativo que crece orgánicamente a través de las contribuciones del equipo, una base de conocimientos exige una base estructurada desde el principio. Tendrás que dedicar recursos a crear la documentación esencial antes de ampliarla.
📌 Ejemplo: Una startup que lanza una base de conocimientos podría pasar semanas desarrollando guías de instrucciones y preguntas frecuentes para cada producto, lo que retrasaría el lanzamiento.
2. Dependencia de expertos en la materia
Mantener una base de conocimientos de alta calidad implica depender en gran medida de expertos en la materia. Estas personas deben crear, actualizar y perfeccionar constantemente los contenidos para que la base de conocimientos siga siendo pertinente y útil.
📌 Ejemplo: Una base de conocimientos técnicos para una empresa de SaaS puede requerir actualizaciones periódicas para reflejar las nuevas funciones, lo que puede llegar a consumir muchos recursos si el producto evoluciona rápidamente.
También lea: Los 10 mejores ejemplos de sistemas de gestión del conocimiento
Implementación de un wiki corporativo o base de conocimientos
Entendamos lo que se necesita para integrar un sistema de gestión del conocimiento en su flujo de trabajo.
Elegir el software adecuado: consideraciones y consejos
Tanto si está incorporando a un nuevo empleado, resolviendo problemas de los clientes o mejorando la productividad diaria, la gestión del conocimiento puede ahorrarle tiempo, dinero y quebraderos de cabeza.
**La ineficacia en el uso compartido del conocimiento cuesta a las grandes empresas de EE.UU. alrededor de 1.000 millones de euros al año 47 millones de dólares anuales .
Elegir el software wiki adecuado o software de base de conocimientos es fundamental para afrontar estos retos. Esto es lo que hay que buscar en una solución:
- Facilidad de uso: Seleccione una herramienta que sea intuitiva, para que los empleados puedan empezar a contribuir y acceder al contenido sin necesidad de un doctorado en sistemas informáticos
- Funciones de búsqueda: Las herramientas de búsqueda avanzada, como el etiquetado y las recomendaciones basadas en IA, garantizan que los usuarios encuentren rápidamente lo que necesitan
- Integración: Elija un software wiki corporativo que se conecte a la perfección con herramientas existentes como CRM, plataformas de gestión de proyectos, procesos de la empresa y sistemas de soporte al cliente
- Escalabilidad: Piense a largo plazo. Su sistema debe crecer con las necesidades de su empresa
🧠 Sabías que: Slack integró su base de conocimiento interna con Confluence para permitir a los empleados buscar directamente dentro de los hilos de chatear, ahorrando horas de productividad cada semana.
Pasos para crear y mantener un sistema de gestión del conocimiento eficaz
Paso nº 1. Obtenga la información
Empiece por identificar qué conocimientos necesitan documentación. Investiga las preguntas más frecuentes, las consultas repetitivas de los clientes y los retos internos comunes.
Paso #2. Organizar la información
Estructure su sistema con categorías claras y una navegación lógica. **Divida el contenido en secciones manejables y asegúrese de que los enlaces internos guían a los usuarios a los recursos relacionados
📌 Ejemplo: Google organiza su Centro de ayuda en categorías fáciles de usar como "Gmail", "Drive" y "Google Workspace", lo que facilita a los usuarios encontrar soluciones de un vistazo.
Paso #3. Analizar y optimizar
Realiza un seguimiento de métricas como **las tasas de intento correcto de búsqueda, las tasas de rebote y la valoración de los usuarios. Estos datos ponen de manifiesto las carencias de contenido y las áreas de mejora.
Paso 4. Manténgalo actualizado
La gestión del conocimiento es un maratón, no un sprint. Supervise las tendencias, actualice la información obsoleta y añada continuamente nuevos contenidos para seguir siendo relevante.
📌 Ejemplo: Shopify actualiza trimestralmente su documentación para comerciantes, incorporando los comentarios de los equipos de atención al cliente para abordar los problemas emergentes.
También puedes leer: Cómo optimizar su base de conocimientos interna para la productividad de los empleados y el intento correcto de gestión de proyectos
Buenas prácticas para la incorporación y la mejora continua
- Comprenda a las personas y la cultura de su organización: Evalúe el estilo de colaboración, los conocimientos y la competencia tecnológica de su equipo. Personalice su enfoque de la gestión del conocimiento para adaptarlo a sus necesidades y fomentar la participación
- Implantar en pasos planificados: Despliegue el sistema gradualmente. Empiece con la documentación esencial, analice los problemas de adopción y perfeccione el proceso sobre la marcha
- Establezca políticas claras: Defina niveles de acceso para proteger la información confidencial. Utilice permisos basados en roles para equilibrar apertura y seguridad
- Reconozca a los colaboradores: Recompense a los empleados que contribuyan activamente a su sistema. El reconocimiento puede ser tan sencillo como dar la enhorabuena en las reuniones de equipo o recompensas tangibles como tarjetas regalo
- Centrarse en la mejora continua: Revise periódicamente el rendimiento del sistema mediante comentarios y métricas de uso. Aborde los contenidos de bajo rendimiento y ajuste las estrategias para colmar las lagunas de conocimiento
**Lea también Cómo crear un plan de formación eficaz sobre el conocimiento de los productos
Uso de ClickUp para wikis y bases de conocimiento corporativas
Si está indeciso entre una base de conocimientos y un wiki corporativo, ClickUp te lo pone fácil.
¿Con qué frecuencia se dispersan los proyectos, el conocimiento y la comunicación a través de múltiples herramientas en una empresa? Esto ralentiza a todo el mundo y hace que se pierda información importante.
ClickUp combina todo en una app, incluidos los proyectos, el conocimiento y el chat impulsado por IA para ayudarle a trabajar de forma más inteligente y rápida. Exploremos cómo ClickUp puede ayudarle a crear el wiki corporativo ideal.
🚀 Documentos de ClickUp
Empecemos con Documentos de ClickUp .
Con ClickUp Docs, puede cargar documentos existentes o crear nuevos, planificar y asignar tareas, y realizar un seguimiento del tiempo dedicado a escribir o revisar documentos. Además, las opciones de formato de texto enriquecido, como títulos, tablas e imágenes de portada, ayudan a que su contenido sea más legible y profesional.
clickUp Docs te permite crear o subir documentos, asignar tareas y hacer un seguimiento del tiempo_
🚀 ClickUp Brain
Ahora, si necesitas ayuda para elaborar el contenido, Cerebro ClickUp se hace cargo.
Tanto si necesita redactar resúmenes de proyectos como pulir la documentación existente, sus indicaciones específicas para cada rol y funciones como Traducir y Resumir garantizan la claridad y accesibilidad para todos los empleados.
clickUp Brain ayuda en la creación de contenidos, ofreciendo indicaciones específicas para cada rol en la redacción de resúmenes de proyectos
También leer: Estrategias de transferencia de conocimientos para un uso compartido sin fisuras
🚀 Integración del software wiki en ClickUp
Lo mejor de utilizar ClickUp es que puede integrarse perfectamente en sus flujos de trabajo existentes.
Con roles de usuario personalizables y controles basados en el espacio de trabajo, puede gestionar quién ve o edita qué en su wiki corporativo. Compartir documentos es sencillo, ya sea a través de enlaces privados, URL públicas seguras o invitaciones a usuarios invitados.
el software wiki de ClickUp se integra sin esfuerzo en los flujos de trabajo, ofreciendo funciones personalizables a los usuarios_
Esta flexibilidad lo hace ideal tanto para equipos internos como para colaboradores externos.
**Lea también Las mejores estrategias de gestión del conocimiento y software para equipos
🚀 Funciones de colaboración en directo en ClickUp
La colaboración es donde ClickUp realmente brilla.
ClickUp permite actualizaciones en tiempo real y colaboración instantánea, permitiendo a los equipos revisar los cambios y comentar directamente las ediciones.
Para las tareas que requieren más discusión, puede etiquetar a los miembros del equipo utilizando ClickUp Asignar Comentarios o incluso asignar tareas directamente dentro del wiki.
clickUp destaca en la colaboración con actualizaciones en tiempo real y edición en directo
Además, añadir ayudas visuales como vídeos instructivos, diagramas de flujo o diagramas mejora la claridad. Herramientas como Clips de ClickUp le permiten crear grabaciones de pantalla rápidas para incrustarlas directamente en su wiki, lo que facilita a los equipos la comprensión de procesos complejos.
📌 Ejemplo: Los equipos de marketing que documentan el flujo de trabajo de una campaña pueden centralizar todos los recursos, como tutoriales, cronogramas y preguntas frecuentes, en un documento de ClickUp accesible, lo que garantiza que todos estén en la misma página.
ClickUp 🤝🏻 Lulu
El mejor ejemplo de cómo se puede utilizar ClickUp como única fuente de verdad es Estudio de caso de Lulu .
Lulu, una editorial con más de 500 empleados, recurrió a ClickUp para hacer frente a las ineficiencias en el desarrollo de productos y el marketing. Su meta era mejorar la transparencia, agilizar los procesos y facilitar la colaboración eficaz de los equipos.
Desafío: Las herramientas anticuadas y los procesos manuales ralentizaban la innovación y creaban ineficiencias en todos los departamentos.
Solución: ClickUp se convirtió en su única fuente de información y les ayudó a agilizar los ciclos de lanzamiento de productos, crear flujos de trabajo de marketing iterativos y mejorar la visibilidad de la organización.
Resultado: Lulu logró un aumento del 12% en la eficiencia del trabajo, unificó su fuerza de trabajo en una sola plataforma y retiró dos herramientas heredadas/a.
Nuestros ingenieros y gestores de producto estaban empantanados con las actualizaciones manuales de estado entre Jira y otras herramientas. Con ClickUp, hemos recuperado horas de tiempo perdido en tareas duplicadas. Y lo que es mejor, hemos acelerado los lanzamientos de productos al mejorar el traspaso de trabajo entre los departamentos de control de calidad, redacción técnica y marketing.
Nick Foster, Director de gestión de productos de Lulu Press
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