Su empresa ha pasado de un sistema de contabilidad de hace 15 años a una solución moderna basada en la nube.
Una actualización emocionante, pero ¿qué sigue? El caos. 🤯
Los equipos se enfrentan a flujos de trabajo desconocidos, integraciones rotas y productividad reducida.
Según un estudio reciente de WTW, solo 43% de los empleados cree que su organización gestiona eficazmente el cambio -un descenso significativo desde casi el 60% en 2019. Esto pone de relieve la necesidad de un plan sólido para gestionar el cambio con éxito.
Ahí es donde entra en juego una lista de control de la gestión del cambio.
Este artículo le guiará a través de la creación y ejecución de una lista de comprobación viable lista de control para la gestión de cambios . Lo cubriremos todo, desde el ajuste de objetivos claros hasta la implicación de las partes interesadas y el uso de herramientas como las plataformas de adopción digital.
⏰ Resumen de 60 segundos
Gestionar con éxito el cambio organizativo requiere una cuidadosa planificación y ejecución. He aquí una rápida Panorámica:
- Empezar con un plan sólido: Definir metas claras, evaluar la preparación y desarrollar estrategias para formalizar el proceso de cambio
- Implicar al liderazgo: Los líderes deben defender el cambio para alinear a los equipos e impulsar la adopción.
- Comunicar con eficacia: Garantizar la coherencia de los mensajes y mantener informadas a todas las partes interesadas.
- **Formar y desarrollar: Dotar a los equipos de los conocimientos necesarios para una transición fluida.
- Hacer frente a la resistencia: Gestionar los retos de forma proactiva para fomentar la aceptación.
- **Seguimiento y mantenimiento: Supervisar los progresos y perfeccionar los procesos para lograr el intento correcto a largo plazo.
Herramientas como ClickUp pueden simplificar el proceso mediante la automatización de los flujos de trabajo, el seguimiento del progreso y el fomento de la colaboración para garantizar transiciones fluidas.
¿Qué es la gestión del cambio?
La gestión del cambio prepara a los equipos y las organizaciones para las transiciones, ya impliquen nuevos procesos, herramientas, métodos de trabajo o ajustes de la estructura organizativa. Sin ella, se corre el riesgo de confusión, falta de comunicación y pérdida de oportunidades.
Para comprender su importancia, he aquí un ejemplo. Adquisición de la competidora Elizabeth Arden por Revlon en 2016. En lugar de aprovechar los sistemas ERP existentes [Microsoft Dynamics AX y Oracle Fusion], Revlon introdujo un nuevo sistema SAP S4/HA con un plan mínimo y una integración informática deficiente.
¿El resultado? Un cierre de la fabricación, millones en pérdidas de ventas y demandas de los accionistas. 😱
Esto subraya la importancia de gestionar el cambio con eficacia.
Lea también: La importancia de la gestión del cambio en la ejecución de proyectos
Elaboración de un plan de acción para la gestión del cambio
Según McKinsey, el 70% de los programas de cambio no alcanzan sus metas debido a la resistencia de los empleados y a la falta de compatibilidad de la dirección. Un plan bien estructurado minimiza las interrupciones, alinea las transiciones con las metas y asegura la aceptación de las partes interesadas.
Veámoslo con un ejemplo.
Supongamos que usted es director regional de un banco y ha decidido sustituir el sistema de incorporación de clientes por una nueva plataforma digital. Aunque parece una actualización tecnológica, exige una ejecución cuidadosa para que la transición sea fluida.
He aquí cómo planificar guiar a su equipo a través de este cambio con éxito.
- Defina metas claras: Céntrese en objetivos como reducir el tiempo de incorporación o mejorar la experiencia del usuario
- Evaluar la preparación: Asegúrese de que los flujos de trabajo, la infraestructura y las capacidades del equipo existentes se alinean con el nuevo sistema. Identifique las carencias y subsánelas con antelación
- Formalice su plan: Presente un documentosolicitud de cambio esbozar los objetivos, beneficios, riesgos y aprobaciones necesarias de las partes interesadas
- Plan para una comunicación eficaz: Mantener informadas a todas las partes interesadas, desde los equipos internos hasta los clientes
Aplicación de la gestión del cambio
Un plan de gestión del cambio requiere una ejecución cuidadosa, y un fuerte liderazgo es clave para su intento correcto. El liderazgo va más allá de la toma de decisiones; capacita a los equipos para aceptar el cambio y gestionar las transiciones con eficacia.
Liderazgo eficaz: Un caso práctico de gestión del cambio El liderazgo de Jack Welch como Consejero Delegado de General Electric transformó la empresa con una
liderazgo del cambio . Bajo su mandato, de 1981 a 1998, el valor de mercado de GE se disparó de 13.000 a 450.000 millones de dólares.
Lo consiguió mediante la revisión de procesos, la implantación de Six Sigma, ahorros por valor de 10.000 millones de dólares y un fuerte crecimiento de la productividad gestión de equipos alineados con la visión y los valores de GE.
Creación de un equipo de gestión del cambio
Una vez establecido el liderazgo, lo siguiente es crear un equipo de gestión del cambio. Según Prosci Modelo ADKAR [Conciencia, Deseo, Conocimiento, Habilidad y Refuerzo], el equipo debe incluir:
- Patrocinador ejecutivo: Impulsa la alineación y la rendición de cuentas
- Gestor del cambio: Desarrolla y ejecuta estrategias de cambio
- Jefes de función: Representan a los departamentos y aportan información
- Responsable de comunicación: Gestiona los mensajes para darlos a conocer
- Responsable de formación: Capacita a los empleados para la transición
Asignación de roles en función de la experiencia y garantía de gestión de recursos garantizará que el equipo esté preparado para afrontar cualquier reto durante la fase de ejecución.
Pasos para ejecutar el plan de acción de gestión del cambio
La ejecución de un plan de gestión del cambio organizativo requiere compatibilidad de liderazgo, comunicación clara y un enfoque estructurado. Estos elementos garantizan una transición fluida y ayudan a su equipo a afrontar el cambio con eficacia.
- Estrategia y plan de gestión del cambio
- **Evaluación de la preparación para el cambio
- **Patrocinio y compatibilidad del liderazgo
- **Comunicación clara y coherente sobre la gestión del cambio
- **Formación y desarrollo integrales
- **Gestión de la resistencia
- **Sostenibilidad e intento correcto a largo plazo
Veamos ahora cada uno de estos pasos en detalle.
1. Estrategia y planificación de la gestión del cambio
Una estrategia clara y procesable mantiene el proceso organizado y garantiza la alineación del equipo.
Entre los pasos clave se incluyen:
- Definir objetivos claros para establecer métricas de éxito de la iniciativa de cambio
- Establecer hitos y cronogramas para seguir el progreso y mantener el impulso
- Asignar roles y responsabilidades específicos para que todos sepan cuál es su papel
- Asignar recursos -presupuesto, herramientas y personal- para satisfacer las necesidades del proyecto
- Planificar los riesgos con estrategias de mitigación para evitar interrupciones
2. Evaluación de la preparación para el cambio El Servicio Nacional de Salud del Reino Unido (NHS) puso en marcha un sistema de historiales electrónicos por valor de 12.000 millones de libras en 2002, pero fracasó debido a una evaluación deficiente de su preparación, sobre todo en lo que respecta a la formación del personal y la compatibilidad de la infraestructura técnica. Esto provocó retrasos y el colapso final.
Evaluar la preparación de la organización garantiza una transición más fluida. Para lograrlo:
- Realizar un análisis del estado actual para evaluar los flujos de trabajo, la infraestructura y los sistemas
- Evaluar la preparación de los empleados identificando posibles lagunas de conocimientos o actitudes
- Destaque las carencias de competencias o recursos que podrían afectar a la adopción
- Mida la adecuación del cambio a la cultura de la empresa para anticiparse a los puntos de resistencia
consejo profesional: Realice una prueba piloto con un grupo reducido antes de implantar los cambios en toda la organización. Esto puede ayudar a identificar problemas imprevistos y perfeccionar el plan.
3. Patrocinio y compatibilidad del liderazgo
Los líderes actúan como defensores del cambio, fomentando la confianza, ajustando las expectativas y proporcionando orientación. Su participación activa fomenta la aceptación del equipo y la adopción de nuevos procesos.
He aquí cómo asegurarse de que los líderes defienden activamente el cambio:
- Implíquelos desde el principio: Alinee la iniciativa de cambio con las metas de la organización y sus prioridades
- Presentar argumentos sólidos: Utilizar datos para comunicar claramente las ventajas y los riesgos
- Mantenerles informados: Informarles periódicamente de los progresos y los retos
- Mostrar su impacto: Destaque cómo su participación impulsa la implicación del equipo y los resultados
4. Comunicación clara y coherente
La comunicación es la columna vertebral del cambio, y debe planificarla de forma proactiva. Comparta las novedades con regularidad, responda a las preocupaciones y asegúrese de que todo el mundo comprende su rol. La transparencia genera confianza y facilita la transición.
Asegúrese de que:
- Comparta actualizaciones periódicas sobre los progresos, las decisiones clave y los cronogramas
- Responda con prontitud a las dudas y preguntas para generar confianza
- Destaque las ventajas del cambio para fomentar su adopción
**Lea también Las 10 mejores herramientas de comunicación asíncrona
5. Formación y desarrollo integrales
Dotar a los equipos de los conocimientos adecuados facilita la integración de los cambios. He aquí algunas cosas que puede probar:
- Cree programas de formación a medida basados en las necesidades de los empleados
- Ofrezca sesiones prácticas de herramientas o sistemas
- Proporcione recursos de aprendizaje accesibles comoguías de gestión del cambio o módulos de aprendizaje electrónico
- Medir los resultados de la formación para garantizar la retención y aplicación de los conocimientos
- Fomentar la retroalimentación para mejorar continuamente la eficacia de la formación
6. Gestión de la resistencia
El cambio suele encontrar resistencia, y gestionarla es esencial para superar los obstáculos y garantizar la colaboración.
A continuación te explicamos cómo planificarla de forma proactiva:
- Identifique desde el principio las posibles fuentes de resistencia
- Entable un diálogo abierto con las partes interesadas para conocer sus preocupaciones
- Ofrezca sistemas de compatibilidad como tutorías o formación adicional
- Celebre y refuerce el impacto positivo del cambio en las personas y los equipos
💡Consejo profesional: Ofrezca sesiones individuales de coaching a los empleados que tengan dificultades para adaptarse al cambio. Un soporte personalizado puede ayudarles a sentirse más seguros y comprometidos.
7. Mantenimiento e intento correcto a largo plazo
Para que el cambio se mantenga, hay que centrarse en la mejora continua y el compromiso. Asegúrese de:
- Supervisar el progreso tras la implantación y hacer un seguimiento de las métricas clave
- Perfeccionar los procesos en función de los comentarios y los datos de rendimiento
- Celebrar los hitos e intentos correctos para motivar a los equipos
Siguiendo esta lista de control del proceso de gestión del cambio, su equipo podrá abordar con confianza cualquier cambio, garantizando un intento correcto inmediato y a largo plazo.
**Lea también ¿Qué es la gestión del cambio? 3 fases para una transición sin problemas
Pasos prácticos para acelerar el cambio
Gestionar el cambio organizativo puede suponer un reto, pero las herramientas y estrategias adecuadas lo convierten en un proceso estructurado y factible. Una de esas herramientas es ClickUp .
ClickUp es una completa software de gestión del cambio que ayuda a garantizar transiciones más fluidas y una ejecución eficaz de los cambios organizativos. A continuación le mostramos cómo puede acelerar el cambio con una combinación de estrategia y las capacidades de ClickUp:
Establecer metas claras y alinear a las partes interesadas con las Metas de ClickUp
Establecer metas y métricas claras es esencial para alinear a las partes interesadas de la organización durante las iniciativas de cambio. Metas de ClickUp ofrecen una potente forma de gestionar este proceso, ayudando a los equipos a establecer, seguir y alinear objetivos de forma eficaz.
Por ejemplo, al enlazar tareas con metas se realiza un seguimiento automático del progreso, lo que proporciona una vista clara de las contribuciones de cada equipo a los objetivos de la organización.
Establezca y realice el seguimiento de objetivos claros sin esfuerzo con ClickUp Metas para impulsar el éxito de su equipo
La función Metas de progreso también le permite realizar un seguimiento de las metas relacionadas en un solo lugar, especialmente durante iniciativas de cambio a gran escala. Esta función permite a los líderes ver el panorama general y garantizar la alineación entre varios equipos.
los *objetivos verdaderos/falsos agilizan el seguimiento de pasos esenciales, como las instalaciones de software o las sesiones de formación, ofreciendo marcadores claros de progreso.
Esto es lo que un cliente tiene que decir sobre las capacidades de ClickUp:
Es fácil hacer un seguimiento de las metas a nivel de toda la organización, y la planificación se vuelve más sencilla ya que podemos comprobar si estamos alineados con las metas en un panorama más amplio.
Kartikeya Thapliyal, Gestor de productos, smallcase
Seguimiento del progreso de toda la organización con los paneles de ClickUp Paneles de ClickUp ofrecen una vista única en tiempo real de los datos clave, lo que garantiza una comunicación óptima durante todo el proceso de gestión de cambios. Mediante el ajuste de widgets [como gráficos y listas] y tarjetas, puede centrarse en datos clave como la tarea completada, la carga de trabajo del equipo y los plazos.
Siga el progreso de sus proyectos en tiempo real con los cuadros de mando de ClickUp
Gracias a la integración con funciones como Sprints, control de tiempo y Campos personalizados, puede realizar un seguimiento y ajustar las métricas del proyecto en tiempo real. Esto le ayuda a mantenerse proactivo en la gestión del cambio. Los paneles fomentan la colaboración al permitir un uso compartido sencillo y garantizar que todo el mundo tenga acceso a información actualizada.
Automatice los flujos de trabajo con ClickUp para reducir las tareas repetitivas Automatización de ClickUp simplifica la gestión de cambios mediante la automatización de tareas repetitivas, lo que minimiza los errores manuales. ClickUp es compatible con más de 100 plantillas de automatización.
Estos son algunos casos de uso de automatización esenciales para la gestión de cambios:
- Actualización del estado de las tareas: Actualizar automáticamente los estados de las tareas a medida que progresan en el flujo de trabajo de gestión de cambios
- Ajustes de la persona asignada: Reasigne tareas o notifique a los miembros del equipo cuando cambien las responsabilidades para garantizar la rendición de cuentas
- Gestión de prioridades: Desencadena acciones como comentarios o notificaciones cuando cambia la prioridad de una tarea [por ejemplo, de "Alta" a "Crítica"]
- **Seguimiento de hitos : Ajuste desencadenantes para enviar actualizaciones o crear tareas de seguimiento cuando se alcancen determinados hitos
- Seguimiento de fechas límite: Automatizar recordatorios o escalar tareas que se acercan a sus fechas límite para mantener el progreso
Elimine las tareas manuales repetitivas con las Automatizaciones de ClickUp
Cree una sólida lista de control con la plantilla de lista de control de gestión de cambios de ClickUp
El cambio a nivel organizativo puede parecer abrumador, pero la ClickUp Plantilla de lista de control de la gestión del cambio está aquí para simplificar el proceso.
Plantilla de lista de control de la gestión de cambios de ClickUp
Así se hace plantillas de gestión del cambio como ésta pueden acelerar el proceso:
- Defina pasos claros para el cambio: Describa cada fase de la planificación de la gestión del cambio, desde la planificación y la alineación de las partes interesadas hasta la ejecución y la evaluación, manteniendo todo en orden
- Fomente la colaboración en equipo: Asigne tareas, establezca prioridades y deje comentarios directamente en la plantilla para garantizar una comunicación y una responsabilidad coherentes en todos los equipos
- Seguimiento del progreso en tiempo real: Utiliza paneles para visualizar métricas clave y mejorar el seguimientogestión de procesosasegúrese de que las iniciativas de cambio se mantienen en el buen camino minimizando los cuellos de botella
- /%href/ https://clickup.com/es-ES/blog/184543/automatizar-tareas-repetitivas/** Automatización de tareas repetitivas /%href/ : Simplifique sus flujos de trabajo automatizando las actualizaciones y notificaciones rutinarias, minimizando los retrasos y los errores manuales
- Personalice según sus necesidades: Utilice hasta 15 estados de tarea personalizados, como propuesta, en revisión, aprobado e implementado, para adaptarse perfectamente a su proceso de gestión de cambios
Ponga en marcha su estrategia con la plantilla de plan simple de gestión del cambio de ClickUp
En Plantilla de plan simple de gestión del cambio ClickUp es ideal para proyectos sencillos que requieren una estructura clara y sencilla. Con unos pasos fáciles de seguir, agiliza el proceso de cambio, ayudando a su equipo a realizar la transición sin problemas y con eficacia.
Plantilla de plan sencillo de gestión del cambio ClickUp
**Lea también 10 plantillas gratuitas de planificación estratégica en ClickUp, Word y Excel
Maximizar el ROI en la gestión del cambio
Un estudio de McKinsey concluyó que la gestión eficaz del cambio en todos los niveles organizativos puede ofrecer un retorno de la inversión del 143 .
El seguimiento del progreso y los resultados de las iniciativas de cambio se realiza sin problemas con las herramientas de elaboración de informes de ClickUp, como los cuadros de mando de ClickUp y ClickUp Vista Carga de trabajo .
Con estas herramientas, puede:
- Hacer un seguimiento de la capacidad de trabajo diaria de su equipo
- Identificar quién está sobrecargado o infrautilizado para reducir los cuellos de botella y asignar los recursos de forma eficaz
- Identificar áreas de mejora y mantener un rendimiento constante
Buenas prácticas para mantener el cambio
Aunque sostener el cambio es esencial, es igualmente importante reconocer y superar las barreras que pueden impedir su intento correcto. Analicemos algunas buenas prácticas que ayudan a los equipos a mantener el cambio.
- Integrar el cambio en la cultura de la organización: Para garantizar el intento correcto a largo plazo, el cambio debe formar parte de los valores y creencias fundamentales de la organización. Asegúrese de que la dirección se compromete a todos los niveles. También puede incorporar los valores del cambio a la misión y la visión de la empresa.
- Cree hitos claros y mensurables: El ajuste de metas ayuda a hacer un seguimiento del progreso y a mantener la atención durante todo el proceso de cambio. Establezca metas a corto y largo plazo para medir el intento correcto. UtiliceTareas de ClickUp para dividir los hitos en tareas realizables
- Fomente la retroalimentación continua: Una retroalimentación periódica garantiza que se aborden todos los problemas con rapidez y fomenta el compromiso de los empleados. Utilice encuestas o controles periódicos para recabar la opinión de los empleados. Analice los comentarios para identificar áreas de mejora.
Casos prácticos de éxito en la implantación de la gestión del cambio
1. La transformación digital de IKEA
A cargo de Barbara Martin Coppola, IKEA adoptó la transformación digital para seguir siendo relevante en una economía cambiante.
- Prioridades clave: IKEA se centró en ser más accesible, mantener la asequibilidad e impulsar la sostenibilidad. Las herramientas digitales permitieron nuevos servicios de venta y entrega en línea, mejorando el acceso de los clientes
- Colaboración interfuncional: Coppola permitió a los equipos tomar decisiones rápidas, especialmente durante el COVID, lo que aceleró la ejecución y la adaptación
- Integración de la sostenibilidad: IKEA combinó las herramientas digitales con la sostenibilidad mediante el lanzamiento de un modelo de negocio circular, que permite a los clientes reciclar los productos. En el Black Friday se devolvieron 100.000 elementos para reciclar
La transformación de IKEA pone de manifiesto el poder de la integración de las herramientas digitales con los valores fundamentales de la empresa para lograr un crecimiento sostenible.
2. Transformación de los RRHH de Adobe para un cambio estratégico La transición de Adobe a un modelo basado en la nube en 2011 requirió una transformación no solo en la estrategia de producto, sino también en su función de RRHH.
- Adaptación al nuevo modelo de Business: Adobe pasó de vender software con licencia en cajas a ofrecer suscripciones basadas en la nube. Este cambio requirió que RR.HH. evolucionara de un rol tradicional y administrativo a uno que compatibilizara la innovación y el crecimiento de los empleados
- Enfoque de RR.HH. centrado en las personas: RR.HH. pasó de las operaciones basadas en la oficina a ser más interactivo, con personal que visitaba a los empleados en persona para ofrecerles asistencia y fomentando continuos circuitos de retroalimentación
- **Sustitución de las revisiones anuales por el método del "check-in", que permite a los empleados definir y hacer un seguimiento continuo de sus metas
Superar los obstáculos a la gestión del cambio
Como hemos visto en organizaciones como JPMorgan, IKEA y Blackwoods, la gestión del cambio requiere un esfuerzo constante y la capacidad de afrontar los retos de frente.
A continuación se presentan los obstáculos más comunes a los que se enfrentan las organizaciones durante las iniciativas de cambio, junto con estrategias para superarlos:
Resistencia de los empleados
Los empleados suelen resistirse al cambio por miedo a lo desconocido o por comodidad con el estado actual. Para hacer frente a la resistencia, implique a los empleados desde el principio, proporcióneles formación y haga hincapié en los beneficios personales y profesionales.
Falta de alineación del liderazgo
Los esfuerzos de cambio pueden fracasar si los líderes no están unidos o no se implican plenamente en la transformación. Los directivos deben establecer una visión clara y predicar con el ejemplo.
Recursos y compatibilidad inadecuados
Para que el cambio tenga éxito se necesitan los recursos adecuados, como tiempo, herramientas y personal. Las organizaciones deben optimizar sus gestión del flujo de trabajo proceso, asignar recursos suficientes y proporcionar los mecanismos de compatibilidad adecuados.
Desajuste cultural
El desajuste cultural puede obstaculizar los cambios deseados. Para superarlo, los líderes del cambio deben trabajar para cambiar la cultura gradualmente, promoviendo nuevos valores a través del comportamiento de los líderes y reforzándolos con iniciativas y comunicaciones específicas.
El rol de la retroalimentación y la adaptación continuas
La retroalimentación y la adaptación continuas son fundamentales para garantizar que el cambio se mantenga y evolucione eficazmente.
Una encuesta de McKinsey & Company reveló que los sistemas de feedback eficaces aumentan el compromiso de los empleados en un 14,2 y los resultados del cambio en un 30%.
A continuación se explica cómo las organizaciones pueden aplicar este enfoque con ClickUp:
Captar opiniones con Formularios ClickUp Utilice los Formularios ClickUp para recoger las opiniones de los equipos, las partes interesadas y los empleados. De este modo se garantiza que se tiene en cuenta la perspectiva de todos, lo que ayuda a identificar a tiempo cualquier preocupación y a realizar los ajustes necesarios en la estrategia de cambio.
Simplifique la captura de respuestas mediante lógica condicional con Formularios ClickUp
Utilizar ClickUp Comentarios para una comunicación continua
Con ClickUp Comentarios, puede habilitar la comunicación y la colaboración continuas. Cuando los comentarios requieran una acción, asígnelos para asegurarse de que no se pasa nada por alto.
Cree elementos de acción al instante asignando comentarios en ClickUp
💡Consejo profesional: Programe encuestas trimestrales de "toma de pulso" utilizando Formularios ClickUp para controlar el sentimiento de los empleados y los índices de adopción.
Haga preguntas como "¿Qué preocupaciones tiene sobre este cambio?" o "¿Qué recursos necesita para adaptarse?" Esto puede ayudarle a descubrir retos ocultos.
Implantar con éxito su estrategia de gestión del cambio
La gestión eficaz del cambio no consiste sólo en ejecutar un proceso de gestión del cambio; consiste en guiar a las personas a través de la transformación con confianza y claridad.
De cara al futuro, la importancia de la retroalimentación continua, la adaptabilidad y el compromiso de los empleados no hará sino crecer. Las organizaciones que den prioridad a estos aspectos garantizarán transiciones fluidas e intentos correctos a largo plazo.
Cree su lista de control para la gestión del cambio y guíe a su equipo hacia el intento correcto. Empiece a utilizar ClickUp hoy mismo 🚀