Cómo implantar un proceso eficaz de gestión de proveedores

Según Statista, las empresas de todo el mundo trabajan con una media de 130 aplicaciones SaaS cada una. 😱

Las relaciones con los proveedores de TI que proporcionan estas aplicaciones deben gestionarse de forma holística; esto garantiza que se obtiene un mejor valor al tiempo que se incurre en menos riesgos.

Examinemos los aspectos esenciales de una gestión de proveedores de TI satisfactoria, los pasos para crear un proceso eficaz y los escollos comunes a los que puede enfrentarse por el camino.

Fundamentos de la gestión de proveedores de TI

La gestión de proveedores consiste en establecer relaciones sólidas con los proveedores de servicios externos para garantizar que prestan servicios de calidad al tiempo que se minimizan los riesgos y los costes.

Definición e importancia de la gestión de proveedores de TI

La gestión de proveedores de TI es un proceso estratégico que consiste en identificar, seleccionar y supervisar a los proveedores externos que suministran bienes o servicios a su empresa. Abarca la evaluación de proveedores, la negociación de contratos, la supervisión del rendimiento y la gestión de las relaciones.

Supongamos que su proveedor no entrega el software crítico que su equipo utiliza a diario. Esto puede poner en peligro todas sus operaciones.

Una adecuada gestión de proveedores de TI le ayuda a evitarlo. Garantiza que los proveedores cumplan las expectativas, lo que significa menos sorpresas y operaciones sólidas al tiempo que se optimizan los costes.

Adquisición de proveedores de TI frente a gestión de proveedores de TI

Mientras que la gestión de proveedores implica gestionar una relación con terceros, la adquisición de proveedores es el primer paso en esta relación. Es ahí donde se evalúa la compatibilidad, se negocian las condiciones y se decide si el proveedor es adecuado para usted.

A continuación le mostramos en qué se diferencian la adquisición y la gestión de proveedores de TI.

**Lea también Probamos los 10 mejores software de gestión de contratistas y sistemas de seguimiento

La importancia de la gestión estratégica de proveedores de TI

Sin un enfoque estratégico, es posible que los proveedores no estén alineados con sus metas. He aquí por qué es importante la gestión estratégica de proveedores:

• Ahorro: Puede negociar mejores condiciones. Por ejemplo, si mantiene una relación duradera con un proveedor de TI, puede obtener un descuento por renovar su contrato
• Seguridad: Al evaluar las prácticas de seguridad de datos de un proveedor, puede evitar posibles violaciones de datos
• Rendimiento: Para lograr la eficiencia operativa, puede responsabilizar a los proveedores si establece indicadores clave de rendimiento (KPI) para los tiempos de respuesta y los niveles de servicio
• Asociaciones: Con la atención adecuada, sus relaciones con los proveedores pueden florecer, lo que lleva a una mejor colaboración e innovación
• Alineación: Si su meta es lanzar un nuevo producto, es crucial alinearse con proveedores que puedan proporcionar la tecnología y compatibilidad necesarias

El rol esencial de un sistema de gestión de proveedores en TI

Un sistema de gestión de proveedores (VMS), que a menudo implica un software de gestión de proveedores, es un centro de mando centralizado para toda la información sobre proveedores, desde el conocimiento y el rendimiento de los contratos hasta el cumplimiento y el riesgo.

Un sistema de gestión de proveedores le ayuda a:

• Acceder a los contratos, las métricas de gestión del rendimiento y el historial de comunicaciones, todo en un mismo lugar
• Automatizar tareas rutinarias y mundanas como la incorporación y el procesamiento de facturas
• Supervisar el rendimiento y tomar medidas si un proveedor no es coherente
• Garantizar el cumplimiento de las leyes de protección de datos y propiedad intelectual (PI)
• Facilitar la comunicación, compartir actualizaciones puntuales y abordar problemas
• Utilizar los datos sobre el rendimiento de los proveedores para su selección y gestión

**Más información 10 Mejores Sistemas de Software de Gestión de Proveedores

Interacción con otras entidades

La gestión de proveedores de TI no funciona en el vacío. Interactúa con varias funciones dentro de su organización.

• Compras: Amejorar el proceso de adquisicióncomentarios sobrelos retos de la contratación para perfeccionar la futura selección de proveedores
• Gestión de contratos: Abarca todo el proceso de contratación: precontratación, redacción de contratos y ejecución
• Incorporación: El proceso de incorporación marca el tono de la relación con el proveedor. Si un proveedor no se incorpora adecuadamente, pueden surgir malentendidos
• Supervisión del rendimiento del proveedor: Se establecen indicadores clave de rendimiento para medir el rendimiento del proveedor con respecto a los niveles de servicio acordados
• Relaciones y gestión de riesgos: Para minimizar la rotación y mantener una calidad de servicio constante, se identifican los riesgos del proveedor, como la inestabilidad financiera, los problemas de rendimiento o el incumplimiento

💡Consejo profesional: Si busca una solución sencilla de gestión de contratos, pruebe Plantilla de gestión de contratos de ClickUp . Incluye vistas personalizadas como Lista maestra de contratos, Progreso de los contratos y Formulario de solicitud de contrato para que toda la información relacionada con los contratos esté fácilmente disponible en una única plataforma

Descargar esta plantilla

Formulario de solicitud de contrato

Pasos para implantar un proceso eficaz de gestión de proveedores de TI

La implantación de la gestión de proveedores de TI garantiza que su organización obtenga el máximo valor de sus relaciones con los proveedores.

Guía paso a paso para la implantación de la gestión de proveedores de TI

Cree un proceso de gestión de proveedores de TI sólido, eficiente y sin riesgos siguiendo estos pasos:

📌 Evaluar el panorama de proveedores: ¿Qué servicios prestan? Están cumpliendo las expectativas? Esto le ayudará a identificar áreas de mejora

📌 Define tus objetivos: ¿Quieres reducir costes? Mejorar la calidad del servicio? Defina claramente los objetivos que guiarán su estrategia

📌 Desarrolle un marco: Cree un marco para los procesos, roles y responsabilidades con directrices para la selección de proveedores, el rendimiento y la gestión de las relaciones

📌 Seleccione un VMS: Elija una plataforma que pueda centralizar la información de los proveedores, automatizar tareas y proporcionar información sobre el rendimiento de los proveedores

📌 Capacite a su equipo: Ofrezca sesiones de formación para ayudar a su equipo a navegar por el VMS y comprender sus roles en la gestión de las relaciones con los proveedores

📌 Implementar el proceso: Comunicar los cambios claramente a todas las partes interesadas y proporcionar compatibilidad según sea necesario

📌 Supervisar y ajustar: Medir periódicamente la eficacia de la gestión de proveedores y recabar comentarios de su equipo y proveedores para realizar ajustes

Diferentes fases de la gestión de proveedores de TI y su aplicación

La gestión de proveedores requiere una cuidadosa planificación y ejecución. Veamos cómo hacerlo.

1. Crear una estrategia de gestión de proveedores

Diseñar una mejor estrategia de gestión de proveedores:

• Identifique las partes interesadas clave: ¿Quién participará en la gestión de proveedores? Incluya a representantes de TI, compras, finanzas y otros departamentos relevantes
• Fije metas claras: ¿Qué quiere conseguir? Tanto si se trata de mejorar los niveles de servicio como de ahorrar costes, tener unas metas claras guiará su estrategia. Utilice herramientas comoMetas de ClickUp para ayudarle a establecer metas generales claras y especificar elementos de acción con los proveedores desde el principio

Establezca metas claras, elementos de acción asociados y personas asignadas con proveedores mediante Metas de ClickUp

• Desarrollo de políticas: Para mantener la coherencia y la responsabilidad, cree políticas que describan cómo se seleccionarán, gestionarán y evaluarán los proveedores

2. Definir los criterios de selección de proveedores y el documento de licitación

La meta aquí es conseguir los proveedores adecuados . Pendiente de ello:

• Establecer criterios de selección: Definir las cualidades (factores) de los proveedores, como la experiencia, la capacidad técnica, la reputación y la estabilidad financiera
• Crear un pliego de condiciones: En él se describirán los requisitos y servirá de invitación formal para que los proveedores presenten sus propuestas
• Evaluar las propuestas: Tras recibir las ofertas, contrastarlas con los criterios de selección e implicar a los principales interesados para garantizar una evaluación completa

3. Incorporar a los proveedores

Para acertar en la selección e incorporación de proveedores:

• Realizar entrevistas: Discutir propuestas, capacidades y evaluar el ajuste cultural
• Negociar los contratos: Ajustar claramente las expectativas en cuanto a resultados, cronogramas y condiciones de pago
• Incorporación del proveedor: Proporcionar formación y recursos para integrar al proveedor

4. Categorizar a los proveedores y los contratos

No todos los proveedores son iguales. Clasificarlos le ayudará a gestionarlos con eficacia. He aquí cómo hacerlo.

• **Agrupe a los proveedores en función de su importancia y sus servicios. Por ejemplo, puede clasificarlos como proveedores tácticos, operativos o estratégicos
• Clasificar los contratos: Identificar el riesgo y la propuesta de valor de los contratos y priorizarlos

5. Supervisar el rendimiento y revisar

Para saber si cumplen sus expectativas:

• **Para medir el rendimiento del proveedor, tenga en cuenta los plazos de entrega, la calidad del servicio y la capacidad de respuesta
• Realice revisiones periódicas: Lleve a cabo revisiones del rendimiento para debatir problemas, celebrar victorias y establecer metas de mejora

6. Gestionar las relaciones con los proveedores y su rotación

Construir relaciones sólidas con sus proveedores para lograr un intento correcto a largo plazo:

• Fomente una comunicación abierta: Sea transparente con sus proveedores. Esto ayuda a generar confianza y a detectar problemas antes de que se agraven
• **Identifique el motivo de la rotación: rendimiento, desajuste, calidad, competencia, etc., y redúzcala mediante contratos claros y concisos y revisiones periódicas del rendimiento

7. Mitigar los riesgos y prepararse para el futuro

Para mejorar la gestión de proveedores de TI, siga estas prácticas:

• Analizar: Averiguar la causa y la gravedad de los riesgos asociados a problemas financieros, de cumplimiento o de seguridad de los datos
• Desarrolle planes de contingencia: Cree planes para hacer frente a los riesgos potenciales. Por ejemplo, ¿qué pasos va a dar para encontrar un sustituto si un proveedor no cumple?
• Manténgase ágil: El panorama de proveedores cambia constantemente. Manténgase informado sobre las tendencias del sector y esté preparado para adaptar su estrategia de gestión de proveedores de TI según sea necesario

Por ejemplo Plantilla de lista de control para la gestión de proveedores de ClickUp le ayuda a controlar todas sus relaciones con los proveedores.

Descargar esta plantilla

Evalúe a sus proveedores de TI en función de métricas detalladas utilizando la plantilla de lista de control de gestión de proveedores de ClickUp

A continuación le mostramos cómo puede ayudarle esta plantilla:

• Seguimiento del estado de las evaluaciones de proveedores con estados personalizados
• Visualice los datos de los proveedores con Campos personalizados; utilice 16 atributos personalizados diferentes para guardarinformación vital sobre los proveedores
  • Acceda a cuatro vistas, incluidas Evaluaciones de proveedores, Información de proveedores y Formulario de evaluación de proveedores, para organizar y acceder a los detalles de los contratos
• Mejore el seguimiento de los proveedores conClickUp Control de tiempoetiquetas, advertencias de dependencia, etc

**Lea también Maximización de la externalización de proyectos de TI: Estrategias ágiles para el intento correcto

Desafíos en la gestión de proveedores de TI

Gestionar proveedores de TI puede ser todo un reto. Analicemos en detalle los retos clave.

Desafíos y dificultades potenciales en la gestión de proveedores de TI

Algunos de los retos más comunes en la gestión de proveedores de TI incluyen:

1. Expectativas imprecisas

Esto ocurre cuando no se comunican los requisitos o los proveedores prometen más de la cuenta. Para solucionarlo:

• Colabore para establecer metas e hitos alcanzables
• Documente claramente las expectativas en contratos y acuerdos de nivel de servicio (SLA)
• Forme a los proveedores en los requisitos, sistemas y expectativas de la empresa

2. Problemas relacionados con los contratos

Garantizar contratos sean claros, completos y aplicables :

• Definir claramente las métricas y objetivos del contrato
• Incorporen disposiciones para poner fin a la asociación
• Crear mecanismos para adaptar los contratos a las necesidades y requisitos cambiantes
• Asegurarse de que todos los equipos respetan los términos y condiciones del contrato
• Revisar periódicamente los contratos para detectar y subsanar las deficiencias

3. Importancia de los problemas de privacidad y seguridad

Las organizaciones deben asegurarse de que los proveedores cumplen las normativas pertinentes, como la HIPAA, para organizaciones sanitarias. Pendiente de ello puede dar lugar a importantes multas y sanciones.

Al priorizar la privacidad y la seguridad en la gestión de proveedores, las organizaciones pueden proteger la información confidencial, mantener el cumplimiento y evitar costosas filtraciones de datos.

Rol de las auditorías internas para mitigar los retos

Las auditorías internas pueden identificar riesgos potenciales y garantizar la coherencia entre las actividades de los proveedores y las políticas de la organización. Estas auditorías evalúan periódicamente el cumplimiento y el rendimiento de los proveedores.

Esto es lo que implica una auditoría interna:

• Evaluar el cumplimiento por parte de los proveedores de las políticas y procedimientos de la organización y otras normativas pertinentes
• Evaluar el rendimiento de los proveedores con respecto a las métricas y los acuerdos de nivel de servicio establecidos
• Reunir a proveedores y equipos internos para mejorar las relaciones y la colaboración
• Hacer sugerencias para mejorar el proceso de gestión de proveedores y abordar los problemas identificados
• Ayudar a crear una documentación clara de las transacciones y actividades de los proveedores

Ninguna auditoría está realmente completada sin un inventario. En Plantilla de inventario de TI de ClickUp proporciona el equilibrio perfecto entre visibilidad y control de acceso para que usted pueda:

• Obtener una visibilidad total de sus activos informáticos
• Realizar un seguimiento sencillo de las herramientas de hardware y software
• Organizar la gestión de licencias

Descargar esta plantilla

Gestione y realice un seguimiento de sus activos informáticos y su inventario con la plantilla de inventario informático ClickUp

Utilice esta plantilla para:

• Realizar un seguimiento de todo su hardware, software y licencias
• Supervise el ciclo de vida de sus activos y sepa qué hay en stock con los estados personalizados de ClickUp como Disponible, Pedido completado y Por pedir
• Capture información vital de cada activo, como la marca, el modelo y el número de serie
• Acceda a diferentes vistas como Resumen, Inventario actual y Por estado para visualizar su inventario
• Utilice el control de tiempo integrado para supervisar cuánto tiempo han estado en uso los activos o con qué rapidez se cumplen los nuevos pedidos
• Ajuste tareas periódicas para asegurarse de que su inventario se mantiene al día

Estrategias de gestión de proveedores de TI

La planificación estratégica garantiza que las relaciones con los proveedores estén alineadas con las metas a largo plazo de la organización. De este modo, puede aprovechar las capacidades de los proveedores para impulsar la innovación y mejorar los procesos.

Rol de la planificación estratégica y la innovación en la gestión de proveedores de TI

Para incorporar la planificación estratégica y la innovación a la gestión de proveedores de TI, las organizaciones deben:

• Crear una cultura de innovación invitando a los proveedores a presentar nuevas ideas para mejorar los servicios. Por ejemplo, si un proveedor de software ha desarrollado una nueva función que podríamejorar sus operaciones informáticasanímele a compartirla
• Colabore con proveedores clave en proyectos de investigación y desarrollo. Esto podría implicar la creación conjunta de nuevos productos o servicios que beneficien a ambas partes
• Incluya métricas que valoren la contribución de un proveedor a la innovación en sus evaluaciones de rendimiento. Esto anima a los proveedores a centrarse en ofrecer valor más allá de lo básico

Gobernanza y gestión de riesgos en la gestión de proveedores de TI

Las organizaciones deben establecer políticas, procedimientos y medidas de responsabilidad claros para garantizar unas relaciones con los proveedores coherentes y eficaces. Entre los elementos clave se incluyen:

• Directrices para la selección de proveedores, la supervisión del rendimiento y la gestión de las relaciones, que deben documentarse y comunicarse a todas las partes interesadas
• Roles y responsabilidades de los equipos internos y los proveedores externos en la gestión de la relación, incluido un gestor de relaciones con los proveedores que supervise las comunicaciones
• Evaluación de riesgos de proveedores y estrategias de mitigación
• Auditorías de proveedores externos para comprobar el cumplimiento de las políticas organizativas, los requisitos normativos y las obligaciones contractuales
• Comités interfuncionales para gestionar el ciclo de vida de la gestión de proveedores, que pueden incluir personal de TI, adquisiciones y cumplimiento

Elementos clave de la gestión de contratos

La gestión de contratos define los términos y condiciones de la relación. Debe incluir:

• Los servicios que se prestarán, los resultados esperados y el cronograma de entrega
• Métricas y objetivos específicos para medir el rendimiento del proveedor. Por ejemplo, un SLA puede estipular que un proveedor debe responder a las solicitudes de compatibilidad en 24 horas
• Crear mecanismos para adaptar el contrato a las necesidades cambiantes. Por ejemplo, un proceso para modificar el contrato
• Pasos claros para resolver disputas y rescindir el contrato, de modo que ambas partes sepan cómo manejar los conflictos
• Revisiones del contrato para abordar cualquier problema y garantizar que los contratos siguen siendo pertinentes y prácticos

Métodos para crear relaciones beneficiosas para todos con los proveedores

Establecer relaciones sólidas y mutuamente beneficiosas con los proveedores puede fomentar la colaboración e impulsar la innovación. Los métodos incluyen:

• Estructurar contratos y métricas de rendimiento para incentivar a los proveedores externos. Por ejemplo, bonificaciones por reunión o superación de objetivos
• Proporcionar información a los proveedores sobre su rendimiento y reconocer sus contribuciones
• Asignación de recursos, como la organización de eventos o formación para proveedores, para demostrarles que usted valora su colaboración
• Animar a los equipos multifuncionales a trabajar en estrecha colaboración con los proveedores para resolver problemas, impulsar la innovación y fortalecer las relaciones

Estrategias para establecer asociaciones a largo plazo y fomentar la confianza con los proveedores

Si invierte en actividades de creación de confianza y se compromete a establecer relaciones a largo plazo, podrá establecer relaciones más valiosas y productivas con sus proveedores. Las estrategias incluyen:

• Mantener una comunicación abierta con los proveedores sobre las metas, retos y prioridades de la organización
• Demostrar el compromiso con la asociación mediante el nombramiento de un gestor de proveedores o a través de proyectos de innovación conjuntos
• Reconocer los intentos correctos de la asociación, como la entrega de proyectos con éxito o soluciones innovadoras
• Abordar los problemas de forma proactiva mediante comprobaciones periódicas antes de que se agraven

Herramientas para gestionar eficazmente el rendimiento de los proveedores

La gestión de proveedores es un proceso complejo y crítico. Incluso cuando se trata de unos pocos proveedores, hay mucho en juego.

El uso de software especializado como ClickUp puede simplificar su proceso de gestión de proveedores.

El sitio **Plataforma ClickUp de TI y PMO es una solución completa para gestionar las prácticas de TI y gestión de proyectos. Su interfaz intuitiva y su gran capacidad de personalización la hacen ideal para gestionar las relaciones con los proveedores.

Utilice la solución de TI y PMO de ClickUp para ver todos los aspectos de sus prácticas de gestión de proveedores

ClickUp le permite llevar a cabo las siguientes actividades con facilidad:

Seguimiento de tareas

Para asignar tareas y llevar pestañas, utilice estas funciones:

• Tareas de ClickUp para dividir los proyectos en tareas procesables y asignarlas a los proveedores en función de sus puntos fuertes y de los resultados acordados
• Chat ClickUp donde se pueden centralizar las comunicaciones con los proveedores para mejorar la transparencia y la rendición de cuentas

Obtenga visibilidad de la actividad de los proveedores y comuníquese a través de ClickUp Chat

• Bandeja de entrada de ClickUp como centro de comando donde todos los comentarios, actualizaciones y preguntas de los vendedores pueden ser atendidos de manera oportuna

Bandeja de entrada de ClickUp centraliza la comunicación: no se le escapa ningún detalle

Asignación de recursos

Las herramientas de asignación de recursos de ClickUp para la gestión de proveedores incluyen:

• Tablero Kanban de ClickUp para mover tareas a través de diferentes fases de completada, lo que le permite ajustar la asignación de recursos del proveedor sobre la marcha
• ClickUp Gráficos de Gantt , para organizar flujos de trabajo, priorizar plazos y eliminar cuellos de botella que coincidan con su proceso de asignación de recursos

Análisis de datos

Para medir el rendimiento, manténgase al tanto de los datos de proveedores y gestión de proyectos mediante ClickUp:

• EnPanel de ClickUppodrá realizar fácilmente un seguimiento del rendimiento, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos sobre las relaciones con los proveedores
• Conecte más de 1.000 herramientas, incluida Tableau, medianteIntegraciones de ClickUp para consolidar datos y obtener información práctica

ClickUp facilita enormemente el ajuste de la gestión de proveedores de TI desde cero. Para cualquier ayuda adicional con el proceso, dispone de El cerebro de ClickUp asistente de ClickUp basado en IA.

Si desea conocer el estado de sus contratos, supervisar las entregas en función de los acuerdos de nivel de servicio o consultar métricas de rendimiento específicas de la semana pasada, no tiene más que pedírselo a la IA, que hará el trabajo por usted

Eso no es todo; si desea crear un contrato desde cero o actualizar una nueva sección, pídale al redactor de la IA que genere un primer borrador. Así es; las revisiones de contratos son tan fáciles como un pastel con ClickUp Brain.

Utilice ClickUp Brain para redactar rápidamente los primeros borradores de documentación importante

Desde el establecimiento de metas y acuerdos de nivel de servicio claros hasta la supervisión, revisión y cumplimiento de los contratos, ClickUp ofrece la solución perfecta para mantener el control de su proceso de gestión de proveedores de TI

Uso de la solicitud de propuesta (RFP) en la gestión de proveedores

El proceso de solicitud de propuestas (RFP) es un componente crítico de la gestión de proveedores de TI, que permite a las organizaciones identificar y seleccionar a los proveedores más adecuados.

Implica la emisión de una solicitud formal de propuestas a los posibles proveedores, la evaluación de sus respuestas y la selección del proveedor que mejor satisfaga los requisitos de la organización.

Entre los retos del proceso de solicitud de propuestas se incluyen:

• Complejidad de los requisitos: Definir claramente los requisitos puede ser difícil, lo que puede confundir a los vendedores
• Limitaciones de tiempo: El proceso de solicitud de ofertas puede llevar mucho tiempo, lo que retrasa el alcance y los plazos del proyecto
• Variabilidad de las respuestas de los proveedores: Los proveedores pueden interpretar la solicitud de manera diferente, lo que da lugar a propuestas incoherentes difíciles de comparar

La solución a estos problemas Plantilla ClickUp para el proceso de RFP .

Descargar esta plantilla

Obtenga detalles vitales como la persona asignada, la fecha límite, la prioridad y las tareas completadas con la plantilla del proceso de solicitud de propuestas de ClickUp

Con la plantilla de procesos de RFP de ClickUp, las organizaciones pueden:

• Asegurarse de que no se pasa por alto ninguna fecha importante, manteniendo el proceso de solicitud de propuestas en marcha
• Centralizar todos los documentos y comunicaciones relacionados con la RFP, facilitando a los equipos el acceso a la información que necesitan
• Facilitar la colaboración, manteniendo a todos alineados a lo largo del proceso de RFP

Mejore su gestión de proveedores con ClickUp

Un sólido proceso de gestión de proveedores de TI proporciona una ventaja competitiva que permite a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios del mercado.

La utilización de un software especializado en la gestión de proveedores de TI como ClickUp garantiza que su organización sea resistente, ágil y capaz de aprovechar la experiencia de los proveedores para impulsar futuros avances y alcanzar objetivos estratégicos. Empiece a utilizar ClickUp hoy mismo para comprobar de primera mano cómo puede transformar su estrategia de gestión de proveedores de TI.