Todos hemos experimentado la diferencia que marca un entorno de trabajo auténticamente colaborativo. Es algo más que trabajar con alguien en una tarea complicada o ambiciosa; es un entorno abierto, en el que las ideas fluyen libremente y todo el mundo se siente capacitado para contribuir.
Cuando todo un equipo, una oficina o una organización adoptan esta actitud, fomentan un espacio de trabajo colaborativo, uno de los ingredientes fundamentales de una cultura empresarial sana y solidaria y del éxito a largo plazo.
En este blog le daremos consejos y plantillas para crear un entorno de trabajo así en su empresa.
¿Qué es un entorno de trabajo colaborativo?
Los entornos de trabajo colaborativos ayudan a los equipos a trabajar mejor juntos e individualmente [via Unsplash ]
Un espacio de trabajo colaborativo es un entorno de trabajo en el que los trabajadores tienen acceso seguro a apps, archivos y cualquier recurso que necesiten para colaborar eficazmente en cualquier dispositivo y desde cualquier ubicación.
En otras palabras, los entornos de trabajo colaborativos están explícitamente diseñados para facilitar la colaboración en equipo , la comunicación y la productividad del trabajo en equipo.
Repasemos primero los fundamentos de este tipo de entornos de trabajo para que dispongas de toda la información y las herramientas adecuadas que te permitan gestión del trabajo en colaboración .
Tipos de entornos de trabajo en colaboración
Un entorno de trabajo colaborativo puede adoptar muchos formularios, incluido el digital. Encontrar el más adecuado para su equipo puede ser la diferencia entre alcanzar sus metas o quedarse corto. Hay cinco formas principales de crear un espacio de trabajo colaborativo perfecto:
- Espacio de oficina compartido: El que todos conocemos: un plan de asientos abiertos con equipos de distintos departamentos trabajando en el mismo espacio. Fomenta la comunicación yla colaboración y la creación de ideas en equipos interfuncionales.
- Espacios de coworking: En todo el mundo hay espacios de coworking. Estos espacios de colaboración son ideales para pequeñas empresas que no necesitan un espacio de trabajo completo, pero desean reducir costes y beneficiarse de las ventajas de una configuración de oficina tradicional.
- **El hot desk es exactamente igual que un espacio de oficina compartido, pero con una diferencia clave: no se asignan mesas a los empleados. Los empleados pueden sentarse donde quieran, independientemente de su departamento. Los "hot desks" son una forma estupenda de fomentar la interacción entre miembros de distintos departamentos.
- Espacios de trabajo colaborativos virtuales: Con el teletrabajo como telón de fondo, muchas empresas de todo el mundo están trasladando algunos de sus equipos, si no todos, a entornos de trabajo virtuales. Un espacio de colaboración de este tipo ahorra costes de infraestructura, ofrece una reserva global de talentos para contratar y contribuye al bienestar de los empleados.
- Salas de reuniones: A veces, lo que se necesita es una colaboración individual con el equipo sin distracciones. Aquí es donde entran en juego las reuniones rápidas. Están diseñadas para que colaboren pequeños grupos de dos a cuatro personas. Las salas de reuniones, por su parte, fomentan la colaboración entre equipos o departamentos más grandes. Tanto las salas de reuniones rápidas como las de reuniones pueden ser digitales.
**Lea también Formas de mejorar la colaboración en los proyectos
Ventajas de los entornos de trabajo colaborativos
¿Cuáles son los beneficios más significativos de un entorno de trabajo colaborativo? Sin duda facilita planificar tanto las reuniones como las copas después del trabajo. Pero lo más importante es que un entorno de trabajo colaborativo agiliza los flujos de trabajo, mejora la productividad del equipo y potencia la comunicación.
He aquí un breve resumen de las ventajas de un entorno de trabajo colaborativo:
Mejora de la productividad
El trabajo en equipo puede hacer que el sueño funcione, pero se necesita una colaboración significativa para crear un equipo en primer lugar. Los entornos de trabajo colaborativos permiten a todos los miembros del equipo participar con ideas innovadoras y comentarios. Crean un entorno positivo que fomenta canales abiertos de comunicación y aumenta la productividad.
Rentabilidad
Un entorno de trabajo colaborativo virtual puede reducir los costes de infraestructura. Pero eso no es todo. Un montón de herramientas como Google Workspace permiten una colaboración eficaz a distancia entre equipos. Dispondrás de todos los recursos necesarios para dirigir una empresa rentable sin moverte de casa
Los entornos de trabajo virtuales ahorran costes y ofrecen mayor flexibilidad [via Unsplash ]
Utilización del espacio
Un espacio de trabajo colaborativo no sólo ayuda a sus equipos a prosperar en un entorno productivo; también ayuda a las empresas a sacar más partido de los espacios físicos. Al haber relativamente menos cubículos, despachos personales y paredes, se obtiene un espacio más abierto para trabajar y se puede alojar cómodamente a más personas en el mismo espacio. El diseño lo es todo.
Libertad de elección
El trabajo a distancia ha cambiado por completo nuestra forma de trabajar. Un entorno de trabajo virtual puede abrir posibilidades ilimitadas para que usted y su equipo trabajen juntos. Es fácil con la ayuda de software de colaboración en línea y herramientas para equipos virtuales
Implantación de un entorno de trabajo colaborativo: Retos y soluciones
Ahora que ya conoce algunos de los diferentes tipos de entornos de trabajo colaborativos, es hora de hablar de tres retos a los que podría enfrentarse al configurar uno y cómo abordarlos.
Implicaciones de seguridad
Tanto si trabajas en una oficina física como si te inclinas por los espacios de trabajo digitales colaborativos, existen amenazas potenciales para la seguridad que debes estar preparado para afrontar. Los dispositivos compartidos (en espacios de oficina) y las redes (especialmente para empleados remotos) son vulnerables a las violaciones de datos. El uso de múltiples programas y herramientas pondrá en peligro tus datos y te hará vulnerable a contraseñas comprometidas o fugas de datos
Solución
Para hacer frente a estos riesgos, puedes formar a tus empleados en materia de privacidad y seguridad de los datos, aplicar una fuerte encriptación y una normativa estricta sobre contraseñas, establecer un control de acceso estricto y realizar auditorías periódicas
También podría optar por una herramienta como ClickUp con funciones diseñadas para ahorrar tiempo y esfuerzo y ayudar a los equipos a colaborar eficazmente .
**Lea también Herramientas de colaboración seguras para todo su entorno de trabajo
Consideraciones sobre privacidad
Los entornos de trabajo colaborativos son, por diseño, abiertos y a menudo cuentan con mesas compartidas. En estos casos, puede resultar difícil para los empleados encontrar un espacio personal o centrarse en el trabajo en profundidad sin distracciones. En las grandes organizaciones, esto puede resultar especialmente difícil de gestionar.
Solución
Cuando diseñe su entorno de trabajo, incluya algunos espacios que favorezcan la privacidad, como cabinas telefónicas, cabinas individuales, salas tranquilas, etc. Así te asegurarás de que quien necesite un lugar tranquilo para concentrarse en el trabajo o mantener conversaciones privadas tenga un sitio al que acudir.
Proporcione espacios privados en su oficina colaborativa [via Unsplash ]
Retos tecnológicos
Ya sea virtual o físico, un entorno de trabajo colaborativo requiere herramientas y tecnologías específicas para funcionar con eficacia. Cuando se cambia a uno, los equipos pueden tener dificultades con las nuevas herramientas o resistirse al cambio porque les parece demasiado.
Solución
Proporcionar formación suficiente a todos los empleados para ayudarles a aprender y adoptar la nueva tecnología necesaria en el trabajo. Desde videoconferencias hasta documentación colaborativa, cree guías de usuario y tutoriales para expertos para que los equipos puedan adoptarlas con confianza. También puede configurar un canal de soporte técnico especializado o una dirección de correo electrónico para ayudar a quienes necesiten que les echen una mano.
Consejo profesional: En configuraciones virtuales, ClickUp Clips es una herramienta excelente para mejorar los conocimientos de los equipos, mostrar a alguien cómo hacerlo rápidamente o simplemente proponer una idea a tus compañeros de equipo.
Cree vídeos de formación y tutoriales para su equipo con ClickUp Clips
Cómo crear un entorno de trabajo colaborativo
Para crear un espacio de trabajo colaborativo no basta con hacer una sola cosa: hay que crear el entorno físico o virtual adecuado y proporcionar a los empleados las herramientas que necesitan para tener éxito.
Ajuste el entorno adecuado
Su espacio de trabajo colaborativo necesita el entorno adecuado para impulsar la productividad y una colaboración significativa.
Cosas tan sencillas como el mobiliario ergonómico, la iluminación, las instalaciones y las comodidades garantizan que sus equipos estén contentos y trabajen en un entorno propicio.
Por ejemplo, la luz natural aumenta la productividad sin afectar a las personas sensibles a la luz fluorescente. Del mismo modo, determinados colores pueden aumentar la productividad y el pensamiento crítico, mientras que las plantas y las superficies texturizadas, como las paredes insonorizadas, pueden garantizar a su plantilla un entorno tranquilo.
Un espacio de trabajo colaborativo depende tanto de su entorno físico como de su gente. Contrate empleados con una actitud positiva que puedan trabajar bien con los demás. Forme a los empleados actuales para que mejoren su comunicación y colaboración en equipo habilidades.
Invertir en herramientas y tecnología
Crear un entorno de trabajo digital colaborativo, desde una oficina o virtualmente, es el primer paso hacia un trabajo con sentido. Los entornos de trabajo digitales pueden ser a menudo más colaborativos porque ofrecen un intervalo de herramientas integradas que facilitan la comunicación, el uso compartido de ideas y trabajar juntos en tiempo real .
Un moderno software de colaboración todo en uno como ClickUp puede ayudarle a avanzar fácilmente hacia un lugar de trabajo más colaborativo sin necesidad de añadir una docena de herramientas independientes para todas sus necesidades de colaboración.
Planifique, organice y colabore en cualquier proyecto con las tareas de ClickUp
Aquí tiene una lista muy rápida de lo que puede pendiente con la plataforma de fácil uso de ClickUp:
- Simplificar la gestión de tareas conTareas de ClickUp para promover la propiedad y garantizar que las cosas funcionen sin problemas, independientemente de la ubicación o el horario de trabajo de su equipo
- Promociónla comunicación abierta en torno a las tareas de trabajo mediante los comentarios de tareas integrados yChat ClickUpasegúrese de que todos los miembros del equipo están en la misma página
- Centralice los conocimientos y las políticas en un solo lugar conDocumentos de ClickUpla herramienta de documentación colaborativa que permite a los equipos trabajar juntos en documentos. La Detección de Colaboración de ClickUp le permite hacer un seguimiento automático de cuándo otros están comentando, editando e incluso viendo la misma tarea que usted
- Idear, planificar y ejecutar el trabajo con virtual*pizarras ClickUp donde los equipos trabajan juntos independientemente de su ubicación
- Establezca la responsabilidad y la transparencia dentro de los equipos con el establecimiento de objetivos de colaboración utilizandoMetas de ClickUp para mantener a los equipos alineados en sus esfuerzos yPaneles de ClickUp para asegurarse de que todo el mundo conoce su rendimiento
- Facilite el acceso a la información de ClickUp y de las aplicaciones conectadas a todos los miembros del equipo conLa búsqueda conectada de ClickUp ### Racionalizar procesos
Unos POE y procesos claros para las operaciones cotidianas ayudarán a que su lugar de trabajo colaborativo prospere. Ayude a los equipos a comprender las reglas básicas de su entorno de trabajo, por ejemplo:
- Protocolo de reuniones y chats
- Cómo reservar y utilizar las salas de reuniones
- Normas sobre el uso de zonas tranquilas
- Días obligatorios en la oficina para los trabajadores híbridos
Redacte rápidamente sus POE de forma colaborativa en ClickUp Docs
Además, anime a los equipos a establecer reuniones periódicas (en persona o a distancia) en las que compartan actualizaciones, discutan preocupaciones o bloqueos y se pongan al día sobre el progreso de otros equipos. Esto ayuda a mejorar la comunicación entre los equipos.
Trabajar bien en equipo, en distintas ubicaciones y zonas horarias requiere planificación y coordinación. Cree calendarios compartidos para que los equipos puedan ver los calendarios de los demás y planificar reuniones y eventos teniendo a todo el mundo en mente.
💡Consejo profesional: El Vista del Calendario en ClickUp ayuda a los equipos a sincronizarse mejor. Además, se integra con su Calendario de Google para reunir todos sus horarios en una sola pantalla y facilitar su gestión. Y, por supuesto, comparte sólo con aquellos que elijas
Organice reuniones o seguimientos con la vista de Calendario de ClickUp
Independientemente del lugar de trabajo (virtual, físico o híbrido), a todos nos gustan las reuniones que respetan el tiempo de todos, que terminan y empiezan puntualmente, que consiguen lo que se supone que deben conseguir y que sientan las bases para la colaboración y la acción futura.
Para conseguirlo, añade la siguiente plantilla a tu kit de herramientas para el éxito para hacer que tus reuniones sean lo más productivas posible.
Plantilla de matriz de comunicación y reuniones de equipo de ClickUp
Plantilla de matriz de comunicación y reuniones de equipo de ClickUp le ayuda a elaborar rápidamente un plan detallado de comunicación en equipo.
Utilice esta plantilla para fomentar la responsabilidad, establecer líneas claras de comunicación entre los miembros del equipo y fijar calendarios de reuniones eficaces. La plantilla le ayuda:
- Definir roles y responsabilidades para cada proyecto o tarea
- Establecer directrices para las reuniones periódicas de control o StandUp
- Crear un cronograma para los próximos proyectos o tareas
**Lea también Plantillas para planes de comunicación colaborativa
Consideraciones y buenas prácticas para el mantenimiento de un entorno de trabajo colaborativo
Piense en la comodidad, la salud y la productividad
¿A Juan le gusta un escritorio de pie, mientras que Mariella prefiere un puf? ¿Pedro, de contabilidad, necesita un entorno tranquilo para ser productivo, a diferencia de Katie, de marketing, que prospera en el ajetreo de una oficina concurrida?
Comprender y aceptar las preferencias de cada persona le ayudará a crear un espacio de trabajo cómodo. Aunque no puedas satisfacer las necesidades individuales de cada persona, es importante que ofrezcas algunas opciones flexibles.
Disponer de una oficina de planta abierta con diferentes zonas que se adapten a las necesidades de los distintos estilos de trabajo es muy útil. Escritorios de pie, cabinas, salas de reuniones rápidas, salas de descanso y, por supuesto, incluso pufs, permiten a los empleados elegir las zonas en las que se sienten cómodos mientras trabajan.
Proporcione espacios que permitan trabajar en profundidad en un ajuste tranquilo [via Unsplash ]
Ser flexible e integrador
Un entorno de trabajo colaborativo necesita algo más que una cafetería y una sala de juegos. ¿Es su organización inclusiva? ¿Tiene una sala de oración? ¿Es accesible para personas con discapacidades? ¿Se puede cambiar el brillo de las luces en determinadas zonas para las personas sensibles a la luz?
Además de las comodidades físicas, también puede considerar la promoción de una cultura de colaboración a través de las políticas del lugar de trabajo. He aquí algunos ejemplos:
- Ofrecer la opción de teletrabajo o trabajo híbrido
- Soporte de horarios de trabajo flexibles que se adapten a las necesidades de cada persona
- Fomentar canales basados en intereses en el chat del equipo: club de trivialidades, aficionados a los videojuegos, etc
Fomentar las conversaciones
Haz que todo el equipo participe en la planificación y mejora de tu espacio de oficina colaborativo. Esto también ayuda a crear un mayor sentimiento de propiedad y pertenencia. Acepte las sugerencias de todo el mundo mientras planifica el espacio; más adelante, despliegue un mecanismo de retroalimentación para que la gente le dé ideas de mejora.
Programe reuniones periódicas en las que la dirección comparta información actualizada e ideas y pueda atender las consultas y dudas de todos.
Consejo profesional: Nos encanta Formularios ClickUp por su eficacia a la hora de recoger opiniones. No sólo son sencillos de ajustar y fáciles de usar, sino que también permiten a los miembros menos ruidosos de los equipos expresar sus opiniones. Pruébalos en tu propio proceso de recogida de opiniones.
El sitio Plantilla de comunicaciones internas de ClickUp le ayuda a ajustar procesos de comunicación transparentes en los que participan todos los miembros del equipo y las partes interesadas. Es una forma estupenda de mantener a los equipos alineados y productivos.
Plantilla de comunicación interna de ClickUp
Esta plantilla, lista para usar y personalizable, es excelente para equipos en los que prima la propiedad y la comunicación clara. Ofrece un lugar centralizado para las interacciones del equipo, seguimiento de actualizaciones y compatibilidad con la gestión de tareas.
Pendiente de ayudarle a hacer esto:
- Organizar conversaciones, anuncios y documentos en un solo lugar
- Facilitando la comunicación con todo el equipo
- Aportar transparencia a los procesos e iniciativas de todo el equipo
La comunicación y la retroalimentación le ayudan a mejorar constantemente su entorno de trabajo y a influir positivamente en la productividad y el compromiso de los empleados.
Aproveche los formularios personalizables de ClickUp para crear sondeos y encuestas
Avanzar en tecnología
La tecnología libera el potencial de un espacio de trabajo colaborativo, transformándolo en un entorno digital sin fisuras donde las ideas fluyen libremente.
Ayude a los equipos a conectarse entre sí de diversas formas ofreciendo herramientas de videoconferencia y apps de mensajería instantánea. Además, asegúrese de que dispone de medios para la comunicación sincrónica y asincrónica
Utilice la vista Chat de ClickUp para colaborar mejor con su equipo
Si está cansado de cambiar entre múltiples herramientas y conversaciones dispersas, Chat ClickUp centralizará y agilizará sus conversaciones. ¿Prefiere una videollamada? Inicie una llamada Zoom directamente desde ClickUp con la integración de Zoom.
Estar a la última en tecnología también significa soluciones sencillas a confusiones interminables. Clips de ClickUp le ayudará a grabar esa "Guía de configuración de webinars para dummies" o a aclarar a su nuevo empleado exactamente cómo añadir imágenes a los documentos de ClickUp.
Y lo que es más importante, acelera el trabajo y reduce el tiempo dedicado a tareas rutinarias y sencillas. Con Automatizaciones ClickUp teams pueden automatizar tareas monótonas pero esenciales como actualizar estados de tareas, enviar recordatorios y mucho más.
💡Consejo profesional: Obtenga Cerebro ClickUp el asistente de IA integrado, para generar actualizaciones de proyectos y recordatorios de tareas automáticamente y compartirlos con los miembros del equipo pertinentes. Esto ayuda a reducir el número de reuniones y seguimientos en los calendarios de todos, ¡así que prepárate para ser el colega favorito de todos!
La puerta abierta del futuro
Es muy sencillo: los entornos de trabajo colaborativos son el futuro del trabajo, y los espacios de trabajo digitales colaborativos nos permiten trabajar desde cualquier lugar. puede que "Mi puerta está siempre abierta" sea sólo una forma de hablar hoy en día, pero los entornos de trabajo colaborativos son el formulario más preciso de esa metáfora. Permiten a los equipos -bajo el mismo techo o en distintos continentes- trabajar sin problemas y ayudarse mutuamente a prosperar.
Los entornos de trabajo colaborativos fomentan la creatividad, crean un ambiente propicio para el crecimiento y la innovación y permiten a las personas ser la mejor versión de sí mismas.
Las soluciones de gestión de proyectos y tareas colaborativas como ClickUp pueden ayudarle a conseguirlo sin esfuerzo. No se fíe de nuestra palabra: obtenga una cuenta gratuita/a hoy mismo y compruébelo usted mismo. Regístrese hoy mismo ¡!
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cuál es un ejemplo de trabajo en colaboración?
Imagine que los equipos de marketing y marca necesitan colaborar en una campaña. Un entorno de trabajo colaborativo les permitirá idear, ejecutar, aplicar y hacer el seguimiento de una nueva campaña sin tener que intercambiar innumerables correos electrónicos ni solicitar numerosas aprobaciones.
¿Qué es una plataforma de trabajo colaborativo?
Una plataforma de trabajo colaborativo es un software que ayuda a los equipos a resolver problemas de empresa o alcanzar metas específicas trabajando juntos. Puede ser mediante una combinación de uso compartido de ideas, gestión de documentos y administración de tareas. Una plataforma de trabajo colaborativo es la columna vertebral de un espacio de trabajo colaborativo moderno.
¿Por qué es importante mantener organizado el entorno de trabajo?
Un espacio de trabajo organizado crea un entorno propicio para el trabajo centrado, la creatividad, los pensamientos claros y las menores posibilidades de distraerse. Un entorno de trabajo organizado también puede mejorar la productividad, ya que menos distracciones pueden dar como resultado menos tiempo para realizar la misma tarea.