el 71% de los empleados declara sentirse estresado en el trabajo, según el informe de la American Psychological Association Encuesta sobre trabajo y bienestar . No se trata sólo de agotamiento mental: el 44% de los trabajadores declararon sentirse agotados físicamente.
En respuesta, las empresas empezaron a desplegar ventajas para los empleados ilimitadas y semanas laborales de cuatro días para animarles a tomarse un descanso.
Y, sin embargo, el estadounidense medio (con ilimitado PTO) sólo toma 10 días libres anuales.
Puede que las empresas digan: "Venga, tómate ese descanso" Pero las realidades operativas a menudo dificultan que los empleados desconecten y se recarguen plenamente. La abrumadora carga de trabajo, el estigma de pedir tiempo libre y otros factores hacen que los empleados lo rehúyan.
La solución: un proceso estandarizado de solicitud de tiempo libre -con plantilla(s) de solicitud de tiempo libre- que reduzca la carga emocional de solicitar y aprobar tiempo libre y garantice que todos los empleados reciben un trato equitativo cuando solicitan tiempo libre.
En este artículo se analiza este tema y se ofrecen 10 plantillas gratuitas que le ayudarán a crear un proceso de tiempo libre fluido y sin estrés para todos los implicados.
¿Qué son las plantillas de solicitud de tiempo libre?
Una plantilla de solicitud de tiempo libre es un documento estandarizado que los empleados utilizan para solicitar formalmente tiempo fuera del trabajo. Mediante la creación de plantillas para las solicitudes de tiempo libre, las empresas pueden acelerar el proceso de aprobación, reducir errores y, lo que es más importante, garantizar el cumplimiento de las políticas de permisos.
Una plantilla de solicitud de tiempo libre suele incluir las tres secciones siguientes:
- Datos del empleado: Información básica sobre el empleado, como su nombre, número de ID, departamento y título del puesto
- Datos de la solicitud: Las fechas de inicio y finalización, el tipo de baja (vacaciones, enfermedad, asuntos propios, etc.) y un breve motivo de la ausencia
- Sección de aprobación: Esta área está reservada a las firmas y fechas para documentar el proceso de aprobación e incluye la firma del empleado, la aprobación del supervisor y, a veces, la confirmación de RRHH
Además, aunque la estructura básica de los formularios de solicitud de tiempo libre sigue siendo la misma, puede haber variaciones en función del tamaño de la empresa, el sector y las políticas de permisos específicas. Por ejemplo, algunas empresas pueden pedirle un método preferido para ponerse en contacto con usted durante el PTO o mencionar quién será la Persona Directamente Responsable (DRI) de sus proyectos cuando usted no esté disponible.
¿En qué consiste una buena plantilla de solicitud de tiempo libre?
Una plantilla de solicitud de tiempo libre adecuada es importante para que el proceso de RRHH sea fluido y eficaz. Debe simplificar las cosas, no aumentar su carga de trabajo.
Estos son los factores clave que hay que tener en cuenta a la hora de elegir una plantilla:
- Seguimiento de auditoría: La plantilla debe incluir funciones para el seguimiento del estado de las solicitudes, incluidas las fechas de envío, los niveles de aprobación y los historiales de versiones, especialmente importante si considera que la transparencia es un valor fundamental de la empresa
- Incluye toda la información: Debe cubrir todos los detalles importantes requeridos tanto para el empleado como para el aprobador para que pueda minimizar la comunicación de ida y vuelta
- Adaptable: Más allá de la información básica, una buena plantilla debe ser personalizable para varios tipos de permisos
- Escalable: Debería poder utilizar la misma plantilla (quizá con ligeras modificaciones) durante al menos unos años, o si aumenta el número de empleados de su empresa
- Capacidad de integración: Busca una plantilla que se integre con tu software de RRHH y nóminas para poder hacer un seguimiento de las bajas de los empleados
Opcionalmente, busque plantillas que se puedan personalizar con el logotipo de su empresa y que sean compatibles con dispositivos móviles. Esto añade un aspecto profesional y garantiza un fácil acceso para los empleados en movimiento.
10 Plantillas Gratuitas de Solicitud de Tiempo Libre
Hemos preseleccionado 10 plantillas gratuitas de formularios de solicitud de tiempo libre para que pueda simplificar sus operaciones de RR.HH. y ponerse manos a la obra:
1. Plantilla ClickUp de solicitud de tiempo libre
Centralice todas las solicitudes de tiempo libre y mejore la visibilidad del equipo con la plantilla de solicitud de tiempo libre de ClickUp
En Plantilla de solicitud de tiempo libre de ClickUp está diseñada para simplificar todo el proceso de gestión de permisos, desde las solicitudes de los empleados hasta las aprobaciones de los jefes. Le ayuda a realizar un seguimiento del tiempo de los empleados y a saber quién está fuera de la oficina y cuándo, para que pueda planificar su carga de trabajo en consecuencia en su ausencia.
Construido sobre Proyectos ClickUp (la suite de gestión de tareas de ClickUp), la plantilla permite a los empleados enviar fácilmente solicitudes de tiempo libre, ver el estado de su solicitud e incluso recibir notificaciones cuando la solicitud es aprobada o rechazada.
Pida a los empleados que envíen sus solicitudes a través del Formulario de solicitud de tiempo libre de ClickUp
Lo mejor de esta plantilla es que incluye un Formulario de solicitud de tiempo libre con campos personalizados para el tipo de permiso, número de horas/días, fechas de inicio y finalización, y motivo de la solicitud formal. También tiene secciones separadas donde el solicitante y el supervisor pueden añadir sus firmas electrónicas.
Una vez que el empleado envíe el Formulario, puede utilizar Automatizaciones ClickUp **Los gestores también pueden utilizar las vistas Tablero y Lista para ver quién está de vacaciones y filtrar las solicitudes en función de su estado: nuevas, aprobadas o rechazadas.
Con campos designados para Todo, esta plantilla automatiza todo el proceso de solicitud de tiempo libre y garantiza que todos estén en la misma página. Además, la naturaleza objetiva del formulario da a los empleados la libertad de pedir tiempo libre sin sentirse restringidos o microgestionados.
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2. Plantilla de Calendario PTO de ClickUp
Obtenga una instantánea de quién está dentro y quién está fuera de la oficina con la Plantilla de Calendario PTO de ClickUp
Puede que exista un gran número de aplicaciones y cronómetros, pero nada puede superar a un calendario de empresa cuando se trata de organizar el tiempo. Ya sea para el seguimiento de tareas, reuniones o permisos de los empleados, un calendario proporciona una clara visión general que ningún otro sistema puede igualar.
Si le gusta la sencillez y la claridad visual de un calendario de empresa, el calendario de empresa es la solución perfecta plantilla de Calendario PTO de ClickUp es para ti. Crea una vista de Calendario compartible de todas las horas libres de sus empleados para que todo el mundo sepa si alguien está dentro o fuera.
El calendario no sólo muestra quién está fuera de la oficina, sino que también hace un seguimiento de cuántos días se ha tomado libre cada empleado. Esto es especialmente útil para animar a los miembros del equipo a utilizar su tiempo de vacaciones.
Así es como funciona:
- En primer lugar, cree un documento enDocumentos ClickUp y describa cuánto tiempo libre tienen los empleados y cómo se gestiona
- Construya el formulario de solicitud de PTO utilizando ClickUp Forms
- UtiliceVista del Calendario de ClickUp para visualizar el tiempo libre remunerado de los empleados
- Conecte ClickUp a su software de RR.HH. para realizar el seguimiento de las vacaciones de los empleados y actualizarlas
Por último, puede hacer público el Calendario para promover la visibilidad y la transparencia entre todos los empleados.
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3. Plantilla de Formulario de Solicitud de ClickUp
Incorpore a los nuevos miembros de su equipo a su sistema de tiempo libre con la plantilla de formulario de solicitud de ClickUp
No se trata de una plantilla de solicitud de baja directa, sino de la base para un proceso de baja fluido Plantilla de Formulario de Solicitud de ClickUp simplifica el proceso de incorporación al recopilar toda la información necesaria de las nuevas contrataciones de una sola vez.
Cada vez que se incorpora un nuevo miembro al equipo, el empleado (o su jefe de equipo) y su equipo pueden solicitar fácilmente al equipo de People Ops que configure su perfil de empleado y le dé acceso al formulario de PTO y al Calendario.
Aunque el formulario tiene algunos campos básicos, puede añadir campos adicionales para detalles de turnos, información basada en la ubicación u otros datos relevantes. Por ejemplo, si tiene diferentes políticas de permisos para diferentes regiones y diferentes tipos de permisos, como vacaciones y días de enfermedad, puede especificar qué política se aplica a la nueva contratación.
De este modo, demostrará su confirmación del bienestar de los empleados y de la conciliación de la vida laboral y familiar.
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4. Plantilla de Solicitudes de Equipo ClickUp
Unifique su proceso de solicitudes (desde tiempo libre hasta acceso a software) con la plantilla de solicitudes de equipo de ClickUp
Hacer malabares con varios formularios para diferentes solicitudes puede convertirse en un caos muy rápido, especialmente si usted es una empresa nueva o una PYME (Pequeña y Mediana Empresa) con demasiadas cosas en su plato. En estos casos, un único formulario para todas las solicitudes de los empleados puede ser de gran ayuda.
el Plantilla de solicitudes de equipos ClickUp es un formulario general que los empleados envían para solicitar cualquier cosa, desde acceso a equipos de hardware y herramientas hasta tiempo libre. Esto también facilita las cosas a los gestores, ya que no tienen que comprobar varios formularios para ver si ha habido una nueva solicitud.
Todo lo que tiene que hacer es añadir una nueva categoría para "tiempo libre" en el formulario, junto con campos personalizados para los detalles de las vacaciones, y listo. Como los Formularios de ClickUp vienen con campos condicionales, puede mostrar a los empleados sólo los campos relevantes para cada tipo de solicitud.
Aunque la vista Tablero permite a los jefes de equipo categorizar las solicitudes, puede establecer las solicitudes de tiempo libre como de alta prioridad mediante las Automatizaciones de ClickUp para que las atiendan lo antes posible.
Esto le ayuda a crear un sistema único y eficaz para todas las solicitudes internas.
5. ClickUp Plantilla de Horario de Equipo
Agilice la gestión de la carga de trabajo de los empleados en excedencia con la plantilla de horarios de equipo de ClickUp.
La gestión de la carga de trabajo durante las ausencias de los empleados es fundamental para garantizar que todos los procesos de la empresa funcionen sin contratiempos. Ayuda a los gestores a redistribuir las tareas para garantizar que los proyectos siguen su curso, incluso cuando los miembros del equipo están ausentes fuera de la oficina . De este modo, los empleados pueden disfrutar de su tiempo libre sin estrés por la acumulación de trabajo, una de las principales razones por las que la mayoría de los empleados rehúyen solicitar tiempo libre.
La empresa Plantilla ClickUp de horarios de equipos es una sencilla plantilla de tareas que los jefes y gerentes de equipo pueden duplicar y utilizar cada vez que aprueben un tiempo libre solicitado. La lista de control incluye cuatro elementos de acción:
- Revisar los cronogramas y las fechas límite de las tareas en el horario de un empleado
- Comprobar quién más forma parte del proyecto (o puede colaborar)
- Comprobar su horario actual y futuro
- Confirmar con ellos si pueden ocuparse de alguna de las tareas de alta prioridad
Al ofrecer un enfoque estructurado de la redistribución de tareas, este sistema garantiza la continuidad del proyecto, evita los cuellos de botella y, lo que es más importante, reduce el estrés de los empleados de baja y de sus compañeros.
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6. Plantilla ClickUp de Horarios de Turno
Tenga en cuenta la falta de personal durante los periodos de descanso con la plantilla de programación de turnos de ClickUp
Si la gestión de la carga de trabajo de los empleados que trabajan de 9 a 5 es compleja, lo es doblemente para las empresas con varios turnos. Un calendario de turnos bien estructurado, que le ofrezca una visión clara de la disponibilidad del equipo, puede ayudarle a garantizar una planificación y aprobación eficaces del tiempo libre.
En Plantilla de turnos ClickUp lo simplifica en gran medida
La plantilla ayuda a desglosar los roles en turnos, asignarlos a la persona responsable y hacer un seguimiento de las ausencias. Esto le permite:
- Ver de un vistazo quién trabaja y cuándo
- Seguir fácilmente quién está fuera y por qué
- Ajustar los turnos en función de la disponibilidad del equipo
- Anticiparse a las necesidades de personal y a posibles carencias
Al centralizar la información de los turnos, la plantilla mejora estratégicamente la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo.
¿Cree que el proceso podría ser mejor? Metas de ClickUp puede ayudarle a medir la eficacia de sus turnos y a detectar áreas de mejora. Puede ajustar hitos y objetivos para medir la eficacia de sus procesos y encontrar áreas de mejora. Por ejemplo, puede utilizar metas de Verdadero/Falso en ClickUp para comprobar si cumple sus requisitos de personal diariamente.
Básicamente, no sólo gestiona los horarios de los turnos, sino que también los optimiza para obtener la máxima eficacia.
7. ClickUp Plantilla del Calendario del Equipo
Proporcione a su equipo visibilidad sobre las tareas de cada uno (y el tiempo libre) con la Plantilla de Calendario de ClickUp Team Schedule
En ClickUp Plantilla del Calendario del Equipo ayuda a facilitar el proceso de traspaso de un empleado que se toma un tiempo libre, asegurando que las tareas y la información esenciales se comparten antes de su ausencia. Esto minimiza los retrasos del proyecto, permite una transición sin problemas y permite a los empleados desconectar completamente durante su tiempo libre.
La plantilla viene con cuatro vistas:
- Actividades del proyecto: Una "vista Lista" donde se puede obtener una visión general de todas las tareas asignadas al equipo, además de crear y gestionar nuevas tareas
- Programa semanal: Un Tablero de estilo Kanban que organiza visualmente las tareas en función de sus fechas límite
- Carga de trabajo: Esta vista proporciona una imagen clara de las cargas de trabajo individuales y de equipo, ayudando a equilibrar las asignaciones y evitar sobrecargas. Lo mejor es que puede modificar la duración de la vista a un mes, dos semanas o una semana y planificar de forma proactiva el tiempo libre de los empleados
- Programación del equipo: Se trata de una vista Calendario que muestra la duración de las tareas y los solapamientos, lo que permite una gestión eficaz del tiempo y la asignación de recursos
Esto ayuda a los compañeros de equipo a coordinar sus esfuerzos, ya sea asumiendo responsabilidades adicionales durante la ausencia de un compañero o identificando posibles dependencias. Al mismo tiempo, los gestores pueden redistribuir el trabajo de forma eficiente sin sobrecargar a nadie.
8. Plantilla de horarios ClickUp
Pague con precisión a los trabajadores por hora con la plantilla de horarios de ClickUp
El seguimiento del tiempo libre de los empleados por horas puede resultar caótico si no se dispone de un sistema preciso. A diferencia de los trabajadores asalariados, cuya remuneración es fija, a los empleados por horas se les paga en función de las horas reales trabajadas. Esto significa que tiene que hacer un seguimiento no sólo de los "días libres", sino también de las "horas libres"
el Plantilla de horarios ClickUp proporciona un marco para la gestión de los trabajadores por horas mediante una combinación de vistas de calendario y controles de tiempo. Esto le ayuda a realizar un seguimiento del tiempo real que alguien ha trabajado y garantiza la exactitud de los registros de nóminas.
La plantilla tiene una vista de Calendario Semanal, donde puede planificar el horario de un empleado para una gestión eficaz del tiempo.
Cada vez que un empleado quiera tomarse una hora (o un día) libre, puede bloquear ese bloque de tiempo específico como 'Fuera de la oficina' e incluir una nota explicando por qué se han tomado ese tiempo libre. Muy práctico, ¿verdad?
También leer: 15 técnicas de gestión del tiempo para aumentar la productividad de tu equipo
9. Plantilla HR de Registro de Tiempo Libre by Template.net
vía Plantilla Si tiene una pequeña empresa o prefiere un enfoque sencillo para el seguimiento de las solicitudes de tiempo libre, entonces esto Plantilla HR de registro de tiempo libre de Template.net **Simplemente duplíquelo para cada empleado y actualícelo cada vez que alguien se tome tiempo libre. Es una forma sencilla de llevar un seguimiento de los días de vacaciones y otras ausencias.
La plantilla incluye datos esenciales como la información del empleado, la asignación de PTO, los tipos de vacaciones, el saldo restante y un historial del tiempo libre tomado. Añadir la política a cada registro de empleado puede ser útil si tiene diferentes políticas y categorías de vacaciones, para empleados a tiempo completo, a tiempo parcial, etc.
De este modo, no sólo centraliza los registros de vacaciones de un empleado, sino que también garantiza el cumplimiento de las políticas de vacaciones de la empresa.
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10. Formulario de solicitud de tiempo libre para empleados por Plantilla.net
vía Plantilla La última plantilla de nuestra lista es muy sencilla. La Formulario de solicitud de tiempo libre para empleados de startups by Template.net es un formulario sencillo que los empleados pueden compartir con sus jefes cuando solicitan tiempo libre.
Tiene cuatro secciones: detalles del empleado, detalles del tiempo libre, aprobación del gerente (y comentarios) y aprobación de RRHH. También puedes adjuntar archivos si la política de tu empresa exige un certificado médico para solicitar la baja por enfermedad.
Esta plantilla es especialmente adecuada para pequeñas empresas y startups en las que se prefiere un sistema de gestión de bajas sencillo.
Gestionar las horas libres de los empleados con ClickUp
Un sistema de gestión del tiempo libre bien estructurado no sólo le ayuda a realizar un seguimiento de las ausencias y a gestionar la carga de trabajo, sino que también le garantiza el cumplimiento de la normativa laboral local. Y ClickUp puede ayudarle.
Su conjunto de herramientas de gestión del trabajo -plantillas de solicitud de tiempo libre, horarios de equipo, control de tiempo y funciones de gestión de la carga de trabajo- puede ayudarle a simplificar el proceso, reducir las idas y venidas y crear una cultura que dé prioridad al equilibrio entre la vida laboral y personal.
Además, como ClickUp se integra con más de 1.000 aplicaciones y plataformas (incluidas la mayoría de las aplicaciones de gestión de RR.HH. y nóminas), puede realizar un seguimiento automático de las bajas y garantizar la exactitud de los pagos.
¿Por qué no probarlo? Regístrate gratis, gratuito/a en ClickUp y estandarice su proceso de solicitud (y aprobación) de tiempo libre.