Rebosante de (excesiva) confianza tras construir con éxito el canal de Suez, Ferdinand de Lesseps intentó construir un canal a nivel del mar a través del istmo de Panamá. Desgraciadamente, subestimó enormemente los retos de ingeniería que planteaba el terreno panameño.
Acosado por las enfermedades y la falta de experiencia, tuvo que abandonar el proyecto en 1889. Su empresa quebró tras gastar 287 millones de dólares en él.
De Lesseps fue víctima de lo que los psicólogos Daniel Kahneman y Amos Tversky denominan la «falacia de la planificación».
¿Qué es la falacia de la planificación? ¿Por qué somos susceptibles a ella? ¿Cómo se manifiestan nuestros sesgos en nuestro trabajo y en nuestra vida? ¿Y qué podemos hacer para mitigar la falacia de la planificación? ¡Sigue leyendo para descubrirlo!
Comprender en detalle la falacia de la planificación
En 1979, los psicólogos Kahneman y Tversky definieron la falacia de la planificación como «la tendencia a subestimar la cantidad de tiempo necesario para completar una tarea futura, debido en parte a la confianza en escenarios de rendimiento excesivamente optimistas».
En pocas palabras, la falacia de la planificación es un sesgo cognitivo que te lleva a subestimar el tiempo necesario para completar una tarea y a sobreestimar tu capacidad para terminarla.
Algunas de las características de la falacia de planificación son las siguientes:
- Afecta a las predicciones de tus tareas (y las de tu equipo), pero no a las de los demás.
- Tus predicciones se basan principalmente en juicios intuitivos pero inexactos.
- Los errores son el resultado de sesgos y deseos ilusorios, más que de manera aleatoria.
- Ocurre independientemente de si el planificador ha experimentado fracasos similares en el pasado.
- Ocurre independientemente de los rasgos de personalidad, la cultura, el género, el tamaño de la tarea o el tiempo.
¿Por qué ocurre esto?
Razones de la falacia de planificación
Los seres humanos percibimos los eventos de forma asimétrica. Tenemos un deseo innato de ser positivos y optimistas. Queremos creer que tenemos el poder y el control para llevar a cabo una tarea, incluso cuando todas las pruebas indican lo contrario. He aquí el motivo.
Nos gusta ver el vaso medio lleno
Cuando nos proponemos planificar un proyecto, es probable que nos centremos en lo positivo. Creemos que hemos aprendido la lección de los fracasos del pasado y que hoy somos mejores. Queremos hacer un plan que nos haga sentir bien y nos dé buena imagen.
¿Cuántas veces has oído a un desarrollador decir «eso es una corrección de errores de cinco minutos»? El desarrollador cree que tiene la habilidad suficiente para resolver el error en cinco minutos, pero la realidad dista mucho de eso.
Somos reacios al cambio
El cambio nos obliga a modificar nuestra vista inicial del mundo. En medio de un proyecto, si recibimos nueva información que nos indica que vamos por mal camino, nuestra respuesta es rechazarla.
Los gestores de proyectos suelen pasar por alto las grandes desviaciones en el progreso como pequeños contratiempos debido al sesgo de anclaje. Anclan su proceso de pensamiento al plan inicial en lugar de a la nueva información.
No nos gusta la información negativa
Cuando estamos en medio de un proyecto, especialmente cuando ya se ha terminado una buena parte del trabajo, no nos gusta escuchar malas noticias. Ignoramos la información que desafía nuestra visión optimista porque puede perturbar por completo el proyecto.
De hecho, consideramos que quienes se toman en serio la información negativa son cínicos o pesimistas. Como resultado, la presión de los compañeros y el sesgo de conformidad les llevan a adoptar la opinión popular.
Estamos acostumbrados a ser optimistas
Los practicantes de puenting creen que tienen menos riesgo de sufrir lesiones que otros saltadores, a pesar de que no hay datos que lo respalden. En un ejemplo más realista, ¡suponemos que compaginar un trabajo a tiempo completo con un trabajo extra es fácil! Estos son ejemplos de sesgo optimista.
Las investigaciones demuestran que el sesgo optimista es uno de los sesgos más constantes y prevalentes en los seres humanos. Se deriva de dos tendencias cognitivas: las personas sobreestiman la probabilidad de que les sucedan eventos positivos y subestiman la probabilidad de que les sucedan eventos adversos.
La tendencia y la presión social para mantener una perspectiva positiva poco realista conducen a un exceso de confianza, una evaluación deficiente de los riesgos y una falta de planes de contingencia.
El sesgo optimista alimenta la falacia de la planificación entre los gestores de proyectos de varias maneras clave.
- Tiendes a centrarte en los resultados positivos imaginarios y a ignorar los posibles obstáculos cuando planificas.
- Sobreestimas tu capacidad.
- No se planifican los retrasos ni las complicaciones porque se cree que es poco probable que se produzcan.
- Ignoras los datos históricos y te basas en los mejores escenarios posibles.
- Atribuyes los fracasos del pasado a factores externos que escapan a tu control.
Nuestro razonamiento está motivado
El razonamiento motivado es una forma de sesgo emocional en la que se aceptan las pruebas que coinciden con las creencias actuales y se rechaza cualquier información que contradiga ese estado mental.
Por ejemplo, si tu cliente quiere que se desarrolle un sitio web en dos semanas, pero sabes que la ejecución del proyecto llevará más tiempo, aceptas. Te convences a ti mismo de que solo son cinco páginas, que ya tienes una plantilla, que el contenido está listo, etc.
Así es como esto alimenta la falacia de la planificación:
- Sobreestimas la probabilidad de obtener resultados positivos, lo que te lleva a un sesgo optimista.
- Es más probable que recuerdes los éxitos pasados de forma más favorable debido al sesgo de apoyo a la elección.
- El anclaje te lleva a centrarte en detalles específicos en lugar de ver el panorama general.
- Procesas la información de una manera que respalda tus suposiciones, creencias y actitudes preexistentes.
Todos somos un poco parciales, confiados, optimistas y motivados. Entonces, ¿qué hay de malo en ello?, se preguntarán.
Efectos adversos de la falacia de la planificación en la planificación de proyectos
Cuando caes en la falacia de la planificación, es probable que cometas varios errores. Esto puede tener consecuencias extremas.
Malentendidos sobre los cronogramas: la falacia de la planificación hace que los equipos subestimen el tiempo necesario para completar proyectos innovadores. Es posible que se tenga demasiada confianza y no se deje espacio para la experimentación, el fracaso y la reelaboración. Esto conduce a predicciones de tiempo demasiado optimistas que no tienen en cuenta el alcance total del proyecto.
Presupuestos bajos: cuando te convences de que algo se puede hacer rápidamente, también subestimas los recursos que se necesitan. Por lo tanto, es posible que contrates a un solo escritor para completar un libro electrónico, cuando en realidad se necesitan los servicios de un escritor, un editor y un diseñador.
Ignorar los riesgos externos: la falacia de la planificación actúa como una venda en los ojos, empujando a los equipos a centrarse exclusivamente en tareas específicas y a pasar por alto los riesgos externos, como el entorno normativo, la competencia, la dinámica del mercado, etc.
Presión autoimpuesta: los equipos se sienten obligados a proporcionar cronogramas excesivamente optimistas para que los proyectos sean aprobados y financiados, incluso sabiendo que las estimaciones son poco realistas. Esto genera presión, lo que predispone a los empleados al fracaso y al agotamiento.
Innovación reprimida: los proyectos innovadores son complejos e inciertos, lo que dificulta estimar con precisión el tiempo y los recursos necesarios. En estos casos, la planificación de proyectos es propensa a los sesgos. Subestimar la duración necesaria para crear algo completamente nuevo socavará el objetivo que te has fijado.
Si ahora mismo estás burlándote pensando que solo los jóvenes o los excesivamente entusiastas son susceptibles de caer en la falacia de la planificación, piénsalo de nuevo.
Ejemplos reales de la falacia de la planificación
Las falacias de planificación no discriminan entre el desarrollo de software a pequeña escala y los grandes proyectos de infraestructura. A continuación se presentan ejemplos de cómo los planes poco realistas, los prejuicios, la presión y las expectativas de los accionistas han afectado a grandes proyectos a lo largo de la historia.
La Ópera de Sídney
Una de las estructuras más reconocibles del mundo, la construcción de la Ópera de Sídney se retrasó al menos una década debido a errores de planificación. La estimación original, según se informó en 1957, era de 7 millones de dólares, con una duración estimada de seis años. Una versión reducida del proyecto original finalmente se inauguró 16 años después, con un coste de 102 millones de dólares.
La Ópera de Sídney tuvo dificultades debido a:
- Un comienzo precipitado: Teniendo en cuenta el clima político y la opinión pública favorable, el Gobierno australiano quería que la construcción comenzara antes de lo que era factible.
- Planes incompletos: el arquitecto aún no había concretado los planes definitivos, lo que dio lugar a medidas provisionales y a problemas estructurales imprevistos.
- Complejidad subestimada: los retos que planteaba el techo en forma de concha llevaron a su completo rediseño y reconstrucción.
El Ferrocarril Canadiense del Pacífico
En 1871, la colonia de Columbia Británica acordó formar parte de Canadá. A cambio, Canadá prometió construir un ferrocarril transcontinental que proporcionara una conexión entre los territorios.
El proyecto, que debía completarse en 1881 con un crédito de 25 millones de dólares, tardó cuatro años más de lo planificado y requirió 22,5 millones de dólares adicionales en préstamos. He aquí el motivo.
- Falta de vista externa: los planificadores no comprendieron adecuadamente el terreno accidentado por el que tenían que tender las vías.
- Falta de mano de obra: Había una grave escasez de trabajadores debido a los salarios mínimos y las situaciones peligrosas, que los contratistas tuvieron que compensar con mano de obra extranjera.
- Cuestiones normativas: Las presiones políticas, los problemas con los acuerdos sobre los terrenos y el poder del pueblo se sumaron al retraso en la construcción.
Sitio web Healthcare.gov
El 20 de octubre de 2013, el presidente Barack Obama dijo: «No hay que endulzarlo: el sitio web ha sido demasiado lento, la gente se ha quedado atascada durante el proceso de solicitud y creo que es justo decir que nadie está más frustrado por eso que yo». Se refería al tan esperado sitio web healthcare.gov.
Una de las principales razones de este gran fracaso fue la falacia de la planificación.
- Subestimación de los costes: Las investigaciones revelaron que el coste previsto para el proyecto de desarrollo del sitio web era de 292 millones de dólares, pero en realidad costó 2100 millones.
- Inexperiencia: Los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) carecían de experiencia en la implementación de proyectos de software, especialmente de esta complejidad.
- Limitaciones de tiempo: los contratistas recibieron las especificaciones finales solo unos meses antes del lanzamiento, lo que redujo considerablemente el tiempo disponible.
Lo positivo de este desastre es que no eres el único que planificó un proyecto de desarrollo de software de 12 meses que lleva ya 18 meses y aún no ha terminado.
¿O tal vez puedas perdonarte por dedicar 15 minutos a ordenar tu casa, solo para darte cuenta de que tres horas después seguías limpiando?
La falacia de la planificación tiene consecuencias en nuestra vida personal y profesional. Genera una presión innecesaria, nos mantiene sumidos en nuestros prejuicios y provoca un ciclo vicioso de exceso de trabajo o bajo rendimiento. Para evitarlo, se necesitan datos, marcos de planificación y una mente abierta.
Formas de evitar la falacia de la planificación
Creer que se puede terminar algo en menos tiempo del que realmente se necesita es uno de los errores de juicio más comunes, tanto en la vida personal como en la empresarial.
La solución: practicar, practicar y practicar. Se necesita práctica para darse cuenta de que se está cayendo en la trampa de la falacia de la planificación y aún más práctica para adquirir el hábito de construir estructuras que eviten sucumbir a ella.
Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo abordarlo con las intenciones y los procesos adecuados, y un software de planificación estratégica como ClickUp.
Confíe en los datos históricos
Fíjate en el tiempo que tardaste en completar la tarea la última vez, desde el principio hasta el final. Utiliza las técnicas de previsión de clase de referencia, que consisten básicamente en predecir el futuro basándose en tareas similares, situaciones pasadas y resultados.
Al analizar cómo han evolucionado proyectos similares en el pasado, se pueden hacer predicciones precisas basadas en patrones de retrasos, retos y riesgos de costes del proyecto.
- Identificar una clase de referencia relevante de datos de proyectos similares del pasado.
- Consolida estos datos en función del tiempo que han llevado estos proyectos, tanto dentro como fuera de la organización.
- Utilice estos datos para establecer expectativas más realistas para el proyecto actual, en lugar de basarse en estimaciones fruto de su intuición.
- Elaborar planes de contingencia para hacer frente a las limitaciones de tiempo, los cuellos de botella y otros posibles obstáculos.
Capturar y mantener datos históricos es la parte más complicada para la mayoría de las empresas. Las herramientas de planificación de proyectos de ClickUp están diseñadas para recopilar y seleccionar información sobre cómo va tu trabajo.
ClickUp Control de tiempo te permite controlar cuánto tiempo lleva una tarea. La vista Carga de trabajo de ClickUp permite a los equipos registrar su disponibilidad y a los gestores de proyectos asignar los recursos en consecuencia. ClickUp Metas te permite establecer metas y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real.
Si estás creando un producto, ClickUp for Product Planning tiene todo lo que necesitas para evitar los errores de planificación, incluyendo estimaciones, control de tiempo y paneles personalizables. ¡No deja nada al azar ni a tu propio optimismo desmedido!
Establecer intenciones de implementación
Las intenciones de implementación son estrategias del tipo «si esto, entonces aquello» que se utilizan para regular el propio comportamiento o crear hábitos. Son formas sencillas, realistas y viables de realizar el trabajo para alcanzar las metas de gestión de proyectos.
Establece intenciones de implementación específicas sobre cómo y cuándo completarás el trabajo. Utiliza frases condicionales, como:
- Orientado a tareas: si tengo que cumplir con el plazo, terminaré el código en x-2 días.
- Orientado a los obstáculos: si me pongo enfermo, ajustaré mi estrategia de gestión de la capacidad y recurriré al tiempo de John Doe para que me sustituya.
- Orientado a los resultados: si el trabajo se retrasa, volveré a estimar los cronogramas e informaré al cliente con antelación.
- Orientado a los procesos: si existe alguna dependencia, prestaré especial atención para facilitar el flujo de trabajo.
El uso de una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp proporciona una forma sencilla y visual de gestionar las dependencias. ClickUp Tasks te permite conectar elementos y añadir dependencias para que nunca te pierdas ninguna. Utiliza la vista Gantt para visualizar el impacto de los retrasos e implementar los procedimientos correctivos correspondientes.
Cuando sea necesario, realice un análisis SOAR exhaustivo para identificar sus fortalezas, oportunidades, aspiraciones y resultados.
Abordar el proyecto de esta manera permite superar el sesgo optimista al considerar deliberadamente las situaciones adversas.
Prueba el efecto de segmentación
En educación, el efecto de segmentación tiene como objetivo mejorar los resultados del aprendizaje dividiendo las lecciones en pequeños segmentos en lugar de elementos continuos.
En la gestión de proyectos, simplemente significa dividir un proyecto grande en partes más pequeñas, lo que lo hace más manejable. Al hacerlo, tenga en cuenta lo siguiente.
- Trabajo no laboral: contabiliza el tiempo dedicado a cada parte de la tarea, incluyendo la investigación, la experimentación, las conversaciones, etc.
- Coherencia: Desglose el proyecto de forma similar a su plan habitual. Esto le ayudará a consultar datos históricos equivalentes para realizar predicciones.
- Planificación de contingencias: planificar la completación de cada parte en lugar del conjunto también te ayuda a tener en cuenta los posibles obstáculos y a trabajar por etapas.
Utiliza el método de estimación de tres puntos.
Utiliza el método de estimación de tres puntos para contrarrestar la falacia de la planificación y desarrollar un cronograma de proyecto más realista. Implica tres escenarios diferentes a la hora de estimar la duración de las tareas.
- Estimación optimista: el mejor de los casos, en el que todo sale bien.
- Estimación más probable: resultados razonables que se esperan basándose en la experiencia y los datos.
- Estimación pesimista: en el peor de los casos, se producirían retrasos significativos y surgirían problemas.
La media ponderada de estos tres valores da la estimación más probable para la tarea. Intenta crear tu propia estimación de tres puntos para la duración estimada de cada tarea con ClickUp Time Estimates.
No reinventes la rueda
Los gestores de proyectos suelen basarse en su intuición para estimar cuánto tiempo llevará algo. Esto lleva a realizar cálculos innecesarios una y otra vez. Evítalo con plantillas personalizadas según tus necesidades.
Plantillas gratuitas y personalizables de ClickUp
Plan previo del proyecto: la plantilla de documento de planificación de ClickUp ayuda a preparar al equipo del proyecto para el éxito al recopilar los objetivos, las metas y las medidas a tomar. También ayuda a dividir las tareas en partes más manejables para acelerar la entrega.
Planificación de proyectos: la plantilla de planificación de proyectos de ClickUp es un marco fácil de usar para principiantes que permite planificar tareas futuras al instante. Te proporciona la estructura necesaria para desarrollar un plan, organizar tareas, priorizar actividades de gran impacto y coordinar a los miembros del equipo, todo en un solo lugar.
Toma de decisiones: la plantilla de documento del marco de toma de decisiones de ClickUp te ayuda a sopesar de forma rápida y precisa los pros y los contras de cualquier decisión mediante:
- Analizar todas las opciones posibles
- Identificar las ideas con mayor prioridad para seguir adelante
- Alinear a los equipos en torno a lo que es más importante para el éxito colectivo
¿No encuentras lo que necesitas? Echa un vistazo a estas diez plantillas gratuitas de planificación estratégica para crear un marco que puedas utilizar para cualquier decisión que tengas que tomar.
Sé pesimista.
La sabiduría popular dice que los pesimistas tienen más probabilidades de sobrevivir a un apocalipsis zombi porque se mantendrán alerta, planificarán los peores escenarios, tomarán decisiones difíciles y abandonarán sus prejuicios.
Aunque la gestión de proyectos no siempre es un apocalipsis zombi, un poco de pesimismo ayuda.
Una perspectiva pesimista conduce a evaluaciones más realistas, incorporando amortiguadores y contingencias. Te empujará a examinar los datos del pasado e identificar todo lo que puede salir mal, lo que te proporcionará una comprensión más racional de tus fortalezas y debilidades.
¿Qué hay mejor que un pesimista? Un pesimista con las herramientas adecuadas para visualizar los planes del proyecto y evaluarlos.
Todo menos el sesgo: evita la falacia de la planificación con ClickUp
Daniel Kahneman, en su libro «Pensar rápido, pensar despacio », dijo: «La mayoría de nosotros tenemos una vista más benigna del mundo de lo que realmente es, nuestros atributos como más favorables de lo que realmente son y las metas que adoptamos como más alcanzables de lo que probablemente sean».
Lo que Ferdinand de Lesseps no pudo hacer, los Estados Unidos de América lo lograron con el Canal de Panamá. Siguieron al pie de la letra los manuales, utilizando diligentemente los datos históricos para hacer estimaciones realistas, planificando todos los resultados posibles, realizando una encuesta exhaustiva y alineando a todas las partes interesadas en el proyecto. Completaron el proyecto en diez años.
A pesar de los innumerables ejemplos que contienen advertencias contra ella, la falacia de la planificación es un sesgo cognitivo generalizado que lleva a las personas y a los equipos a subestimar el tiempo, los costes y los riesgos de las tareas y proyectos futuros.
Aunque puedes usar toda tu fuerza de voluntad para evitarlo, establecer los sistemas adecuados puede ser de mayor ayuda.
El software de resolución de problemas y gestión de riesgos como ClickUp es una de las herramientas más eficaces para tomar decisiones realistas basadas en datos. Con funciones de gestión de proyectos, enfoque en los datos, plantillas intuitivas y una IA diseñada específicamente, ClickUp estructura tus pensamientos y aclara tu toma de decisiones. Prueba ClickUp. Prueba ClickUp gratis hoy mismo.