Rebosante de (excesiva) confianza tras construir con éxito el canal de Suez, Ferdinand de Lesseps intentó construir un canal a nivel del mar a través del istmo de Panamá. Por desgracia, subestimó enormemente los retos de ingeniería que planteaba el terreno panameño.
Acosado por las enfermedades y la falta de experiencia, tuvo que abandonar el proyecto en 1889. Su empresa quebró tras gastar 287 millones de dólares en él.
De Lesseps fue víctima de lo que los psicólogos Daniel Kahneman y Amos Tversky denominan «falacia de la planificación»
¿Qué es la falacia de la planificación? ¿Por qué somos susceptibles a ella? ¿Cómo se manifiestan nuestros sesgos en nuestro trabajo y en nuestra vida? ¿Y qué podemos hacer para mitigar la falacia de la planificación? ¡Sigue leyendo para descubrirlo!
Comprender en detalle la falacia de la planificación
En 1979, los psicólogos Kahneman y Tversky definieron la falacia de la planificación como «la tendencia a subestimar la cantidad de tiempo necesario para completar una tarea futura, debido en parte a la confianza en escenarios de rendimiento excesivamente optimistas»
En pocas palabras, la falacia de la planificación es un sesgo cognitivo que te lleva a subestimar el tiempo necesario para completar una tarea y a sobreestimar tu capacidad para llevarla a cabo.
Algunas de las características de la falacia de la planificación son las siguientes:
- Afecta a las predicciones de tus tareas (y las de tu equipo), pero no a las de los demás
- Tus predicciones se basan principalmente en juicios intuitivos pero inexactos
- Los errores son el resultado de sesgos y deseos, más que de aleatoriedad
- Ocurre independientemente de si el planificador ha experimentado fracasos similares en el pasado
- Ocurre independientemente de los rasgos de personalidad, la cultura, el género, el tamaño de la tarea o el tiempo
Pero, ¿por qué ocurre esto?
Razones para la falacia del plan
Los seres humanos percibimos los eventos de forma asimétrica. Tenemos un deseo innato de ser positivos y optimistas. Queremos creer que tenemos el poder y el control para completar una tarea, incluso cuando todas las pruebas indican lo contrario. He aquí el porqué.
Nos gusta ver el vaso medio lleno
Cuando nos disponemos a planificar un proyecto, es probable que nos centremos en lo positivo. Creemos que hemos aprendido la lección de los fracasos del pasado y que ahora somos mejores. Queremos hacer un plan que nos haga sentir bien y nos dé una buena imagen.
¿Cuántas veces has oído a un desarrollador decir «eso es un error que se arregla en cinco minutos»? El desarrollador cree que tiene la habilidad suficiente para resolver el error en cinco minutos, pero la realidad dista mucho de eso.
Somos reacios al cambio
El cambio nos obliga a modificar nuestra vista inicial del mundo. En medio de un proyecto, si recibimos nueva información que nos muestra que estamos desviados, respondemos rechazándola.
Los gestores de proyectos suelen pasar por alto las grandes desviaciones en el progreso como pequeños contratiempos debido al sesgo de anclaje. Anclan su proceso de pensamiento al plan inicial en lugar de a la nueva información.
No nos gusta la información negativa
Cuando estamos en medio de un proyecto, especialmente cuando ya hay mucho trabajo terminado, no nos gusta recibir malas noticias. Ignoramos la información que desafía nuestra perspectiva optimista porque puede perturbar todo el proyecto.
De hecho, consideramos que quienes se toman en serio la información negativa son cínicos o pesimistas. Como resultado, la presión de los compañeros y el sesgo de conformidad les llevan a adoptar la opinión popular.
Estamos acostumbrados a ser optimistas
Los practicantes de puenting creen que tienen menos riesgo de sufrir lesiones que otros saltadores, a pesar de que no hay datos que lo respalden. En un ejemplo más realista, ¡suponemos que gestionar un trabajo a tiempo completo y un trabajo secundario es fácil! Estos son ejemplos de sesgo optimista.
Las investigaciones demuestran que el sesgo optimista es uno de los sesgos más constantes y prevalentes en los seres humanos. Se deriva de dos tendencias cognitivas: las personas sobreestiman la probabilidad de que les sucedan eventos positivos y subestiman la probabilidad de que les sucedan eventos adversos.
La tendencia y la presión social a mantener una perspectiva irrealmente positiva conducen a un exceso de confianza, una mala evaluación de los riesgos y la falta de planes de contingencia.
El sesgo optimista alimenta la falacia de la planificación entre los gestores de proyectos de varias formas clave.
- Tiendes a centrarte en los resultados positivos imaginarios e ignoras los posibles obstáculos cuando planificas
- Sobreestimas tu capacidad
- No se planifican los retrasos ni las complicaciones porque se cree que es poco probable que se produzcan
- Ignora los datos históricos y se basa en los mejores escenarios posibles
- Atribuyes los fracasos del pasado a factores externos que escapan a tu control
Nuestro razonamiento está motivado
El razonamiento motivado es una forma de sesgo emocional por la que se aceptan las pruebas que concuerdan con las creencias actuales y se rechaza cualquier información que contradiga ese estado mental.
Por ejemplo, si tu cliente quiere que le desarrolles un sitio web en dos semanas, pero sabes que la ejecución del proyecto llevará más tiempo, aceptas el encargo. Te convences a ti mismo de que solo son cinco páginas, que ya tienes una plantilla, que el contenido está listo, etc.
Así es como esto alimenta la falacia de la planificación:
- Sobreestimas la probabilidad de resultados positivos, lo que te lleva a un sesgo optimista
- Es más probable que recuerdes los intentos correctos del pasado de forma más favorable debido al sesgo que favorece la elección
- El anclaje te lleva a centrarte en detalles específicos en lugar de ver el panorama general
- Procesas la información de una manera que es compatible con tus suposiciones, creencias y actitudes preexistentes
Todos somos un poco parciales, confiados, optimistas y motivados. Entonces, ¿qué hay de malo en ello?, se preguntará usted.
Efectos adversos de la falacia de la planificación en la planificación de proyectos
Cuando caes en la falacia de la planificación, es probable que te equivoques en varias cosas. Esto puede tener consecuencias extremas.
Malentendidos en los cronogramas: La falacia de la planificación hace que los equipos subestimen el tiempo necesario para completar proyectos innovadores. Es posible que tengas demasiada confianza y no dejes espacio para la experimentación, el fracaso y la reelaboración. Esto lleva a predicciones de tiempo demasiado optimistas que no tienen en cuenta el alcance total del proyecto.
Presupuesto reducido: Cuando te convences a ti mismo de que algo se puede hacer rápidamente, también subestimas los recursos que se necesitan. Por lo tanto, es posible que contrates a un solo escritor para completar un libro electrónico, cuando en realidad se necesitan los servicios de un escritor, un editor y un diseñador.
Ignorar los riesgos externos: La falacia de la planificación actúa como una venda en los ojos, empujando a los equipos a centrarse exclusivamente en tareas específicas y a pasar por alto los riesgos externos, como el entorno normativo, la competencia, la dinámica del mercado, etc.
Presión autoimpuesta: Los equipos se sienten obligados a proporcionar cronogramas excesivamente optimistas para que los proyectos sean aprobados y financiados, incluso si saben que las estimaciones son poco realistas. Esto crea presión, lo que predispone a los empleados al fracaso y al agotamiento.
Innovación sofocada: Los proyectos innovadores son complejos e inciertos, lo que dificulta estimar con precisión el tiempo y los recursos necesarios. En estos casos, la planificación de proyectos es propicia a los sesgos. Subestimar el tiempo que lleva crear algo completamente nuevo socavará el objetivo que se ha fijado.
Si ahora mismo estás riéndote porque crees que solo los jóvenes o los entusiastas son susceptibles de caer en la falacia de la planificación, piénsalo de nuevo.
Ejemplos reales de la falacia de la planificación
Las falacias de planificación no discriminan entre el desarrollo de software a pequeña escala y los grandes proyectos de infraestructura. A continuación se muestran algunos ejemplos de cómo los planes poco realistas, los sesgos, la presión y las expectativas de los accionistas han afectado a grandes proyectos a lo largo de la historia.
La Ópera de Sídney
La construcción de la Ópera de Sídney, una de las estructuras más reconocibles del mundo, se retrasó al menos una década debido a errores de planificación. La estimación original, según se informó en 1957, era de 7 millones de dólares, con una duración estimada de seis años. Una versión reducida del proyecto original se inauguró finalmente 16 años más tarde, con un coste de 102 millones de dólares
La Ópera de Sídney tuvo dificultades debido a:
- Un comienzo apresurado: Teniendo en cuenta el clima político y la opinión pública favorable, el Gobierno australiano quería que la construcción comenzara antes de lo que era factible
- Planes incompletos: El arquitecto aún no había concretado los planes definitivos, lo que dio lugar a medidas provisionales y a problemas estructurales imprevistos
- Complejidad subestimada: Los retos que planteaba el techo en forma de concha obligaron a rediseñarlo y reconstruirlo por completo
El Ferrocarril Canadiense del Pacífico
En 1871, la colonia de Columbia Británica aceptó formar parte de Canadá. A cambio, Canadá prometió un ferrocarril transcontinental que conectara los territorios.
El proyecto, que debía completarse en 1881 con un crédito de 25 millones de dólares, tardó cuatro años más de lo previsto y requirió 22,5 millones de dólares adicionales en préstamos. He aquí el motivo.
- Falta de perspectiva externa: los planificadores no comprendían adecuadamente el terreno accidentado por el que debían tender las vías
- Falta de mano de obra: Había una grave escasez de trabajadores debido a los salarios mínimos y a las situaciones peligrosas, que los contratistas tuvieron que compensar con mano de obra extranjera
- Problemas normativos: Las presiones políticas, los problemas con los acuerdos sobre los terrenos y el poder del pueblo se sumaron al retraso en la construcción
Sitio web Healthcare.gov
El 20 de octubre de 2013, el presidente Barack Obama dijo: «No hay que endulzarlo: el sitio web ha sido demasiado lento, la gente se ha quedado atascada durante el proceso de solicitud y creo que es justo decir que nadie está más frustrado por ello que yo». Se refería al tan esperado sitio web healthcare.gov.
Una de las principales razones de este gran fracaso fue la falacia de la planificación.
- Subestimación de los costes: Las investigaciones revelaron que el coste previsto para el desarrollo del sitio web era de 292 millones de dólares, pero en realidad costó 2100 millones
- Inexperiencia: Los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) carecían de experiencia en la implementación de proyectos de software, especialmente de esta complejidad
- Limitaciones de tiempo: Los contratistas recibieron las especificaciones finales solo unos meses antes del lanzamiento, lo que redujo considerablemente el tiempo disponible
Lo positivo de este desastre es que no eres el único que ha planeado un proyecto de desarrollo de software de 12 meses que lleva ya 18 meses y aún no ha terminado.
¿O tal vez te perdonas a ti mismo por dedicar 15 minutos a ordenar tu casa y darte cuenta de que tres horas después sigues limpiando?
La falacia de la planificación tiene consecuencias en nuestra vida personal y profesional. Crea una presión innecesaria, nos mantiene sumidos en nuestros prejuicios y provoca un ciclo vicioso de exceso de trabajo o bajo rendimiento. Para evitarlo, se necesitan datos, marcos de planificación y una mente abierta.
Formas de evitar la falacia de la planificación
Creer que se puede terminar algo en menos tiempo del que realmente se necesita es uno de los errores de juicio más comunes, tanto en la vida personal como en la empresarial.
La solución: practicar, practicar y practicar. Se necesita práctica para darse cuenta de que se está cayendo en la trampa de la falacia de la planificación y aún más práctica para adquirir el hábito de construir estructuras que impidan sucumbir a ella.
Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo abordarlo con las intenciones y los procesos adecuados, y con un software de planificación estratégica como ClickUp.
Confíe en los datos históricos
Fíjate en el tiempo que tardaste en completar la tarea la última vez, desde el inicio hasta el final. Utiliza las técnicas de previsión de clases de referencia, que consisten básicamente en pronosticar el futuro basándose en tareas similares, situaciones pasadas y resultados.
Al analizar cómo han evolucionado proyectos similares en el pasado, se pueden hacer predicciones precisas basadas en patrones de retrasos, retos y riesgos de costes del proyecto.
- Identificar una clase de referencia relevante de datos de proyectos similares del pasado
- Consolida estos datos en función del tiempo que han tardado en completarse estos proyectos, tanto dentro como fuera de la organización
- Utilice estos datos para establecer expectativas más realistas para el proyecto actual, en lugar de basarse en estimaciones fruto de su intuición
- Elabore planes de contingencia para hacer frente a las limitaciones de tiempo, los cuellos de botella y otros posibles obstáculos
Capturar y mantener datos históricos es la parte más complicada para la mayoría de las empresas. Las herramientas de planificación de proyectos de ClickUp están diseñadas para recopilar y organizar información sobre cómo va tu trabajo.
El seguimiento del tiempo de ClickUp te permite controlar cuánto tiempo lleva una tarea. La vista Carga de trabajo de ClickUp permite a los equipos registrar su disponibilidad y a los gestores de proyectos asignar los recursos en consecuencia. Las metas de ClickUp te permiten establecer objetivos y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real.
Si estás creando un producto, ClickUp para la planificación de productos tiene todo lo que necesitas para evitar los errores de planificación, incluyendo estimaciones, control de tiempo y paneles personalizables. ¡No deja nada al azar ni a tu propio optimismo desmedido!
Establecer intenciones de implementación
Las intenciones de implementación son estrategias del tipo «si esto, entonces aquello» que se utilizan para regular el propio comportamiento o crear hábitos. Son formas sencillas, realistas y viables de trabajar para alcanzar las metas de la gestión de proyectos.
Establece intenciones específicas de implementación sobre cómo y cuándo completarás el trabajo. Utiliza frases condicionales, como:
- Orientado a tareas: si tengo que cumplir un plazo, terminaré de programar en x-2 días
- Orientado a los obstáculos: Si me pongo enfermo, ajustaré mi estrategia de gestión de la capacidad y recurriré al tiempo de John Doe para que me sustituya
- Orientado a los resultados: Si el trabajo se retrasa, volveré a estimar los cronogramas e informaré al cliente con antelación
- Orientado a los procesos: si existe una dependencia, prestaré especial atención para agilizar el flujo de trabajo
El uso de una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp proporciona una forma sencilla y visual de gestionar las dependencias. Las tareas de ClickUp te permiten conectar elementos y añadir dependencias para que nunca te pierdas ninguna. Utiliza la vista de gráfico de Gantt para visualizar el impacto de los retrasos e implementar los procedimientos correctivos correspondientes.
Cuando sea necesario, realice un análisis SOAR exhaustivo para identificar sus fortalezas, oportunidades, aspiraciones y resultados.
Abordar el proyecto de esta manera permite superar el sesgo optimista al considerar deliberadamente las situaciones adversas.
Prueba el efecto de segmentación
En educación, el efecto de segmentación tiene como objetivo mejorar los resultados del aprendizaje dividiendo las lecciones en pequeños segmentos en lugar de elementos continuos.
En la gestión de proyectos, significa simplemente dividir un proyecto grande en partes más pequeñas, lo que lo hace más manejable. Al hacerlo, tenga en cuenta lo siguiente.
- Trabajo no laboral: Cuenta el tiempo dedicado a cada parte de la tarea, incluyendo la investigación, la experimentación, las conversaciones, etc.
- Coherencia: Divida el proyecto de forma similar a su plan habitual. Esto le ayudará a consultar datos históricos equivalentes para hacer predicciones
- Planificación de contingencias: Planificar la finalización de cada parte en lugar de todo el proyecto también te ayuda a tener en cuenta los posibles obstáculos y a trabajar por etapas
Utiliza el método de estimación de tres puntos
Utilice el método de estimación de tres puntos para contrarrestar la falacia de la planificación y desarrollar un cronograma más realista para el proyecto. Implica tres escenarios diferentes al estimar la duración de las tareas.
- Estimación optimista: en el mejor de los casos, cuando todo sale bien
- Estimación más probable: resultados razonables que se esperan basándose en la experiencia y los datos disponibles
- Estimación pesimista: en el peor de los casos, se producirían retrasos significativos y surgirían problemas
La media ponderada de estos tres valores da la estimación más probable para la tarea. Intenta crear tu propia estimación de tres puntos para el tiempo que lleva cada tarea con las estimaciones de tiempo de ClickUp.
No reinventes la rueda
Los gestores de proyectos suelen basarse en la intuición para estimar cuánto tiempo llevará algo. Esto lleva a realizar cálculos innecesarios una y otra vez. Evítelo con plantillas personalizadas para sus necesidades.
Plantillas gratuitas y personalizables de ClickUp
Plan previo del proyecto: la plantilla de documento de planificación de ClickUp ayuda a preparar al equipo del proyecto para el éxito al capturar los objetivos, las metas y los elementos de acción. También ayuda a dividir las tareas en partes manejables para una entrega más rápida.
Planificación de proyectos: La plantilla de planificación de proyectos de ClickUp es un marco fácil de usar para principiantes que permite planificar tareas futuras al instante. Te proporciona la estructura necesaria para desarrollar un plan, organizar tareas, priorizar actividades de alto impacto y coordinar a los miembros del equipo, todo en un solo lugar.
Toma de decisiones: La plantilla de documento Marco para la toma de decisiones de ClickUp te ayuda a sopesar con rapidez y precisión los pros y los contras de cualquier decisión mediante:
- Analizando todas las opciones posibles
- Identificar las ideas con mayor prioridad para avanzar
- Alinear a los equipos en torno a lo que es más importante para el intento correcto colectivo
¿No encuentras lo que necesitas? Echa un vistazo a estas diez plantillas gratuitas de planificación estratégica para crear un marco que puedas utilizar para cualquier decisión que tengas que tomar.
Sé pesimista
La sabiduría popular dice que los pesimistas tienen más probabilidades de sobrevivir a un apocalipsis zombi porque se mantendrán alerta, planearán los peores escenarios, tomarán decisiones difíciles y abandonarán las ideas preconcebidas.
Aunque la gestión de proyectos no siempre es un apocalipsis zombi, un poco de pesimismo ayuda.
Una perspectiva pesimista conduce a evaluaciones más realistas, que incorporan amortiguadores y contingencias. Te empujará a examinar los datos del pasado e identificar todo lo que puede salir mal, lo que te dará una comprensión más racional de tus fortalezas y debilidades.
¿Qué hay mejor que un pesimista? Un pesimista con las herramientas adecuadas para visualizar los planes de los proyectos y evaluarlos.
Todo menos el sesgo: evita los errores de planificación con ClickUp
Daniel Kahneman, en su libro « Pensar, rápido y lento », dijo: «La mayoría de nosotros vemos el mundo como más benigno de lo que realmente es, nuestros atributos como más favorables de lo que realmente son y las metas que adoptamos como más alcanzables de lo que es probable que sean»
Lo que Ferdinand de Lesseps no pudo hacer, los Estados Unidos de América lo lograron con el Canal de Panamá. Siguieron al pie de la letra el manual, utilizando diligentemente los datos históricos para hacer estimaciones realistas, planificando todos los resultados posibles, realizando una encuesta exhaustiva y alineando a todas las partes interesadas en el proyecto. Completaron el proyecto en diez años.
A pesar de los innumerables ejemplos que advierten contra ello, la falacia de la planificación es un sesgo cognitivo generalizado que lleva a las personas y a los equipos a subestimar el tiempo, los costes y los riesgos de las tareas y proyectos futuros.
Aunque puedes usar toda tu fuerza de voluntad para evitarlo, ajustar los sistemas adecuados puede ser de gran ayuda.
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